שיטות עבודה מומלצות לשימוש בלוח השנה של Outlook

שיטות עבודה מומלצות לשימוש בלוח השנה של Outlook

חשוב: מאמר זה תורגם בתרגום מכונה, ראה כתב ויתור. תוכל למצוא את הגרסה באנגלית של המאמר כאן לעיונך.

לוח השנה של Outlook משולב באופן מלא עם דואר אלקטרוני, אנשי קשר ותכונות נוספות. שילוב זה הופך את רכיב לוח השנה לאחת מהתכונות הפופולריות ביותר של Outlook. במאמר זה, תקבל הדרכה לשימוש בתכונות השונות של לוחות השנה. בנוסף, נציג את השיפורים בלוח השנה שנועדו במיוחד להפוך את החוויה שלך לעקבית יותר.

הערה: שיפורים רבים של לוח השנה נוספו ערכות service pack של Outlook 2007. מסיבה זו, תחילה ההמלצה שלנו היא לוודא לשימוש ב- Outlook 2007 Service Pack 3 (SP3) ואילך. הסעיפים הבאים מבוססים על ההנחה שאתה משתמש SP3 של Outlook 2007, Outlook 2010, Outlook 2013 או Outlook 2016.

העברת בקשות לפגישה

אם אתה משתמש ב- Outlook 2007, אינך אמור להעביר בקשות לפגישות. הדבר עלול להוביל לאובדן פגישות או לאי-התאמה בין פגישות. במקום זאת, בקש ממארגן הפגישה להוסיף את המשתתפים לבקשת הפגישה המקורית.

אם אתה משתמש ב- Outlook 2010 ואילך ותהיה המשתתפים בפגישה, באפשרותך להעביר פגישה לאדם אחר משתמשים ב- Outlook 2010 ואילך עם תכונת בהודעת קדימה של הפגישה. כאשר אתה משתמש ב- Outlook 2010 ואילך כדי להעביר פגישה לאדם לא במקור שהוזמנו לפגישה, Outlook שולח הודעת העברה לנמענים של פגישה למארגן הפגישה. כאשר המארגן מקבל בהודעת הפגישה, המשתתף חדש מתווסף הפגישה של המארגן. אם המשתתפים קיים עליך לדעת כי נוספה משתתפים נוספים לפגישה, המארגן עליך לפתוח את הפגישה ולאחר לשלוח עדכון פגישה לכל המשתתפים.

הערה: אם ברצונך לאפשר לאדם לדעת אודות פגישה, אך לא להזמין אותם, פשוט גרור את הבקשה לפגישה מלוח השנה שלך על סמל דואר בצד הימני התחתון של Outlook. פעולה זו פותחת הודעת דואר אלקטרוני עם מידע אודות הפגישה שניתן לשלוח החוצה. שים לב דואר אלקטרוני זה אינו מוסיף לנמענים לפגישה, שהיא מכילה רק את פרטי הפגישה, כגון תאריך, שעה, נושא סדר יום.

עבור משתמשי Microsoft Exchange

Microsoft Exchange Server 2007 הציגה גם הודעות העברה של פגישה כחלק התכונה מערכת ניתוב שיחות של לוח השנה. אם אתה משתמש ב- Outlook כדי להתחבר לתיבת דואר על ארגון Exchange Server, אופן הפעולה של הודעת העברה לנמענים של פגישה עשויים להיות כפופים הגדרות Exchange, אם מוגדר על-ידי מנהל Exchange. לדוגמה, מנהל המערכת Exchange, באפשרותך למנוע הודעת העברה לנמענים של פגישה להישלח לתחומים מרוחקים.

באופן כללי, מומלץ שמשתתפים לא יעבירו פגישות אם הם לא נמצאים באותו ארגון Exchange של מארגן הפגישה, אלא אם כן כל התנאים הבאים מתקיימים:

  • המשתתף משתמש ב- Microsoft Outlook 2010 ואילך.

  • מנהל Exchange של המשתתף מתיר שליחה של הודעות העברה לנמענים של פגישה לתחומים מרוחקים.

  • המארגן משתמש בלקוח Microsoft Outlook.

במקרה של משתתף משתמש במערכת דואר שאינה של Exchange, בדרך כלל אנו ממליצים לא להעביר פגישה, אלא אם כן כל התנאים הבאים מתקיימים:

  • המשתתף משתמש ב- Microsoft Outlook 2010 ואילך.

  • המארגן משתמש בלקוח Microsoft Outlook.

אם מסיבה כלשהי המארגן מקבל את הודעת העברה לנמענים של פגישה, המשתתפים בפגישה לא נוסף הפגישה של המארגן. אם המארגן פתחת משתנה לפגישה שולחת עדכון, העדכון רק נשלחת למוזמנים המקורי. המשתתפים שקיבלו קודם לכן את העותק שהועברו הפגישה לא תקבל את העדכון.

אם המגבלות לעיל מונעות ממך בהצלחה ועקבי העברת הזמנות לפגישה, מומלץ פשוט בקש מארגן הפגישה כדי להוסיף את המשתתפים הרצוי. חשוב לבקש מארגן הפגישה כדי להוסיף את המשתתפים הרצוי אם אינך בטוח כי הן שלך ואת הסביבות של המשתתפים הרצוי לעמוד בתנאים שלעיל.

הערה: נציגי Outlook אינם מקבלים הודעות העברה לנמענים של פגישה.

עיבוד כל בקשות הפגישה וביטולים

למרות שלא ניתן למחוק בקשה לפגישה ישירות מתיבת הדואר הנכנס שלך, עליך לעבד כראוי את הבקשה לפגישה על-ידי לקבל או לדחות אותו. השתמש תמיד הסר מהפקודה לוח שנה כדי ביטולים לפגישה מתיבת הדואר הנכנס שלך. הימנע פגישות עיבוד ישירות ממודול לוח שנה.

עבודה עם פגישות חוזרות

קביעת תאריכי סיום והגבלת מספר המופעים

Outlook מקל עליך תזמון פגישה הכוללת מופעים מרובים רגילה. אנו ממליצים לך תמיד הגדרת תאריך סיום להגביל החוזרות למספר ספציפי המופעים. פגישות חוזרות, סביר להניח ידרשו שינויים בנקודה מסוימת. לדוגמה, ניתן להוסיף או להסיר ממופע יחיד משתתפים או עקב תאריכים חופשה או נסיבות שהבקרה ישנה מיקום הפגישה או את השעה. Outlook שומר את כל השינויים הללו ייחודי בתור חריג של הפגישה. פגישות עם מספר גדול מאוד החריגים יגרמו סדרת פגישות קשה לניהול. בנוסף, הוא יכול להציג פעולה לא צפוי. באפשרותך ליצור סדרת פגישות חדש תמיד כאשר מסתיים לשורה הנוכחית. כאשר חושבת על מספר המופעים, קח בחשבון את התדירות. תקופת של שנה, פגישות שבועיות פעמיים תהיה מופעים נוספים כ- 90 מפגישה חודשית במהלך תקופה זו אותו.

סיום פגישה חוזרת לפני תאריך הסיום המקורי

אמנם, באפשרותך לבטל פגישה חוזרת, אולם אפשרות טובה יותר היא לשנות את תאריך הסיום של הסידרה. באופן זה אתה והמשתתפים תוכלו לשמור תיעוד של הפגישות שהתרחשו בעבר. אם תבטל את הפגישה החוזרת כולה, היסטוריה זו תאבד. האפשרות הטובה ביותר היא להגדיר תאריך סיום חדש ולאחר מכן לשלוח את העדכון לכל המשתתפים. פעולה זו תגרום לסיום סידרת הפגישות מוקדם יותר, תוך שמירת תיעוד של הפגישות הקודמות.

הערה: אם תסיים את סידרת הפגישות מוקדם, החריגים המשויכים לפגישה חוזרת אינם נשמרים. כדי ללמוד עוד אודות חריגים, ראה "הגדר סיום תאריכים והגבלת מספר המופעים" לעיל.

לקבלת מידע נוסף אודות ביטול כל הפגישות העתידיות בסידרה, ראה: ביטול כל הפגישות העתידיות בסידרה

החלפת המארגן

‏Outlook אינו מספק דרך לשינוי מארגן פגישה. כדי לשנות את מארגן הפגישה של פגישה חוזרת, סיים את הפגישה החוזרת. לשם כך, הגדר תאריך סיום מוקדם יותר ושלח את העדכון לכל המשתתפים. לאחר ביצוע שלב זה, המארגן החדש יצטרך ליצור פגישה חוזרת חדשה.

לקבלת מידע נוסף אודות הגדרת תאריך סיום מוקדם יותר, ראה ביטול פגישה.

הימנעות משימוש בפגישה חוזרת לשיתוף קבצים מצורפים

קבצים מצורפים מוסיפים למידת המורכבות של חריגות בפגישות חוזרות. כל חריגה מכילה עותק משלה של הקבצים המצורפים. כאשר חריגות נוספות לפגישות חוזרות, נוצרים עותקים חדשים של הקבצים המצורפים. אם אתה מבצע שינויים בקבוצה אחת של קבצים מצורפים, שינויים אלה אינם מופצים בחריגות האחרות. אם אתה דורש שכל המשתתפים יקבלו את העותק העדכני ביותר של השינויים עבור כל פגישה ופגישה, שתף את המסמכים באמצעות שירות שיתוף, כגון OneDrive. משתמשים ארגוניים יכולים לנצל את היתרון של SharePoint או של שרת קבצים משותפים אחר ברשת.

הימנעות מהעתקת פגישות

במכוון, Outlook מסיר את כל הקישורים בין פגישה שהועתקו המקורית לפגישה. פעולה זו מסייעת למנוע חוסר עקביות. גירסאות חדשות יותר של Outlook הוספת מחרוזת הטקסט "עותק:" לנושא. הדבר מקל עליך לזהות עותקים לפגישה.

פעולות הקשורות פגישות שהועתקו yield תוצאות לא צפויות, ולכן מומלץ הימנעות מהעתקת פגישות. אפשרות זו חלה על הן פגישות העתקת מלוח שנה של משתמש אחר, וכן לאלה העתקת מתוך תיקיית לוח שנה אחרת בבעלותך.

לקבלת מידע נוסף אודות העברה של פגישות שאתה הוא המארגן שלהן אל תיקיית לוח שנה אחרת, ראה:

כיצד להזיז פגישות ב- Outlook מבלי לאבד את האפשרות "שלח עדכון"

עדכון מכשירים המתחברים ללוח השנה שלך

ודא בכל מכשיר המתחבר אל לוח השנה שלך יש כל התקנת את העדכונים האחרונים. התקנים מסוימים השתמש Exchange ActiveSync כדי לסנכרן את לוח השנה ותיקיות אחרות. התקנים אלה כוללים Windows Phone, Windows RT, Apple, מכשירי iOS ו- Android. בחלונית מחקר Motion (RIM) BlackBerry והתקנים אחרים ניתן גם לסנכרן עם לוח השנה.

לקבלת מידע נוסף אודות כמה מהבעיות הידועות, ראה: בעיות נוכחיות עם Microsoft Exchange ActiveSync ומכשירים של ספקים חיצוניים.

הערה: במקרים מסוימים, לקוחות Outlook ומכשירים מרובים שעשויה לשנות פריטים בבת אחת, אשר יכול להציג התנגשויות. כדי לצמצם את הסבירות, אל תעבד את אותו פריט אחד או יותר לקוחות או במכשירים בתוך פרק זמן קצר יחסית.

עדכון תוספים המשתלבים עם Outlook

ביותר, אם לא כולן, תוספות של Outlook לגשת לנתונים ב- Outlook. תוספת עשויים להשתנות פריט Outlook שאתה עורך בבת אחת, אם ב- Outlook או במכשיר אחר. דבר זה יכול להציג התנגשויות. כדי לצמצם את הסבירות, הקפד להתקין את העדכונים האחרונים עבור כל תוספות או תוכניות שמשתלבות עם Outlook. הסרת התקנה או ביטול של כל אחד אלה תוכניות ותוספות שבהם אינך משתמש או שבהם אינך צריך לבצע שילוב עם Outlook.

הערה: במקרים מסוימים, לקוחות Outlook ומכשירים מרובים שעשויה לשנות פריטים בבת אחת, אשר יכול להציג התנגשויות. כדי לצמצם את הסבירות, אל תעבד את אותו פריט אחד או יותר לקוחות או במכשירים בתוך פרק זמן קצר יחסית.

המלצות נוספות עבור משתמשי Microsoft Exchange

עבודה בתרחיש מנהל/נציג

אם הארגון שלך מאפשר זאת, קבע את תצורת Outlook כך שיתחבר לתיבת הדואר שלך ב- Exchange באמצעות מצב Cached Exchange. מצב זה מספק את הביצועים הטובים ביותר.

גירסאות חדשות יותר של Microsoft Outlook, ‏Microsoft Entourage ו- Microsoft Outlook for Mac כוללות שיפורים רבים בתכונת הנציג. לקבלת מידע נוסף אודות גירסאות אלה, ראה:

Outlook להקצות תכונה בגירסאות מעורבות של Microsoft Outlook ו- Entourage

הגבלת מספר הנציגים

Outlook לא מגביל את מספר הנציגים שניתן להוסיף. עם זאת, מומלץ להעניק הרשאות עורך לנציג אחד (1) בלבד. הדבר מאפשר לך לעקוב אחר המועד והאופן שבו הפגישה עברה עיבוד. אם לוקחים בחשבון את העובדה שהנציג יכול להשתמש במכשירים מרובים כדי לגשת לנתונים שלך, הרי שהקצאת מספר רב של נציגים בעלי הרשאת עורך עלולה להקשות עליך מאוד לקבוע מדוע פגישות מסוימות חסרות או לא מעודכנות.

גם אם רק הענקת הרשאות עורך למנציג אחד, הימנע מהוספת מספר גדול של נציגים עם הרשאות סוקר או משתתפים . הסיבה לכך היא הוספת מספר רב של נציגים עשוי לנצל משאבים אחרים. לדוגמה, ייתכן ניתן להגיע ממגבלת הגודל עבור נתוני כלל. בעת הוספת נציג, השינויים השונים שתתרחש:

  • Outlook מחיל הרשאות על תיקיות רלוונטיות.

  • התכונה PublicDelegates של Active Directory מתעדכנת כדי להוסיף הרשאות "שליחה בשם" לנציג.

  • Outlook מוסיף את הנציג לכלל העברה בתיבת הדואר של המנהל. פעולה זו מעבירה בקשות לפגישה אל הנציג.

  • Outlook שומר פרטי נציגים נוספים בתיבת הדואר של המנהל.

לכל אחד בתחומי רכיבים אלה עשויות להיות מגבלות שונות. התקרבות למגבלות אלה עשויה להשפיע על הביצועים והיציבות.

הערות: 

  • במהלך שלבי הפיתוח והבדיקות של המוצר, Microsoft השתמשה במספר מרבי של ארבעה (4) נציגים. בנוסף, נציגים אלה השתמשו רק ב- Outlook. הבדיקות לא כללה שימוש במכשירים.

  • אם עליך להחליף את הנציג שהוענקה לו הרשאת עורך, זמנית או לצמיתות, שנה את ההרשאות מעורך לסוקר או ללא. לאחר מכן, הענק הרשאות עורך לנציג החדש או לנציג הגיבוי.

למידע נוסף

מידע office Configuration Analyzer Tool

מידע אודות Calendar Checking Tool for Outlook (CalCheck)

הערה: כתב ויתור בנוגע לתרגום מכונה: מאמר זה תורגם על-ידי מערכת מחשב, ללא התערבות אדם. Microsoft מציעה את תרגומי המכונה כדי לסייע למשתמשים שאינם דוברי אנגלית ליהנות מתוכן בנושא מוצרים, שירותים וטכנולוגיות של Microsoft. מכיוון שהמאמר תורגם על-ידי מכונה, הוא עלול להכיל שגיאות באוצר המילים, בתחביר או בדקדוק.

הרחב את הכישורים שלך
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×