רענון חיבור נתונים חיצוני ב-Excel

באפשרותך לחבר את חוברת העבודה של Excel למקור נתונים חיצוני, כגון מסד נתונים של SQL Server, קוביית OLAP או אפילו חוברת עבודה אחרת של Excel. חיבור זה יכול להופיע בחוברת העבודה כטבלה, כדוח PivotTable או כ- PivotChart.

באפשרותך לשמור את נתוני חוברת העבודה שלך במצב עדכני על-ידי "רענון" הקישור למקור שלהם. בכל פעם שתרענן את החיבור, תראה את הנתונים העדכניים ביותר, כולל כל מה שנוסף כחדש וכל מה שנמחק.

הערת אבטחה: ייתכן שחיבורים לנתונים חיצוניים אינם זמינים כעת במחשב שלך. כדי לרענן את הנתונים בעת פתיחת חוברת עבודה, עליך להפוך את חיבורי הנתונים לזמינים באמצעות שורת מרכז יחסי האמון, או למקם את חוברת העבודה במיקום מהימן. לקבלת מידע נוסף, ראה הוספה, הסרה או שינוי של מיקום מהימן עבור הקבצים שלך, הוספה, הסרה או הצגה של מפרסם מהימןוהצגת האפשרויות וההגדרות במרכז יחסי האמון.

עבור רוב החיבורים, לחץ על תא כלשהו בטווח או בטבלה המשתמש בחיבור ולאחר מכן בצע אחת מהפעולות הבאות:

  • עדכון הנתונים שנבחרו בלבד   הקש ALT + F5, או בכרטיסיה נתונים , בקבוצה שאילתות & חיבורים , לחץ על החץ תחת רענן הכלולאחר מכן לחץ על רענן.

    עכבר המצביע על הפקודה ' רענן ' ברצועת הכלים

  • עדכון כל הנתונים בחוברת העבודה   הקש CTRL + ALT + F5, או בכרטיסיה נתונים , בקבוצה שאילתות & חיבורים , לחץ על רענן הכל.

    מצביע העכבר מעל לחצן ' רענן הכל '

  • שליטה באופן הרענון של החיבור   בכרטיסיה נתונים , לחץ על החץ תחת רענן הכלולאחר מכן לחץ על מאפייני חיבור.

    העכבר מצביע על הפקודה ' מאפייני חיבור ' ברצועת הכלים

    בתיבת הדו שנפתחת, בחר את האפשרויות הרצויות בכרטיסיה שימוש , תחת בקרת רענון.

פעולות רענון מסוימות דורשות שלבים נוספים, כמפורט בסעיפים הבאים. אם אתה רואה את מקור הנתונים שלך מופיע, עיין במקטע המתאים.

באפשרותך לרענן טווח נתונים חיצוניים באופן אוטומטי בעת פתיחת חוברת העבודה. באפשרותך לשמור את חוברת העבודה מבלי לשמור את הנתונים החיצוניים, כדי לכווץ את גודל הקובץ.

  1. לחץ על תא בטווח הנתונים החיצוני.

  2. בכרטיסיה נתונים , בקבוצה שאילתות & חיבורים , לחץ על החץ תחת רענן הכלולאחר מכן לחץ על מאפייני חיבור.

    העכבר מצביע על הפקודה ' מאפייני חיבור ' ברצועת הכלים

  3. בתיבת הדו מאפייני חיבור, בכרטיסיה שימוש , תחת בקרת רענון, בחר את תיבת הסימון רענן נתונים בעת פתיחת הקובץ .

  4. אם ברצונך לשמור את חוברת העבודה עם הגדרת השאילתה, אך בלי הנתונים החיצוניים, בחר בתיבת הסימון הסר נתונים מטווח הנתונים החיצוניים לפני שמירת חוברת העבודה.

  1. לחץ על תא בטווח הנתונים החיצוניים.

  2. בכרטיסיה נתונים , בקבוצה שאילתות & חיבורים , לחץ על החץ תחת רענן הכלולאחר מכן לחץ על מאפייני חיבור.

    העכבר מצביע על הפקודה ' מאפייני חיבור ' ברצועת הכלים

  3. לחץ על הכרטיסיה שימוש.

  4. בחר בתיבת הסימון רענן כל ולאחר מכן הזן את מספר הדקות בין כל פעולת רענון.

אם חוברת העבודה שלך מחוברת למקור נתונים גדול, הרענון עלול להימשך מעט יותר זמן מהצפוי. כדי לבדוק את הרענון או לבטל אותו, בצע אחת מהפעולות הבאות:

  • בדיקת מצב שאילתה   הודעה מופיעה בשורת המצב של Excel כדי לציין שהשאילתה פועלת. לחץ פעמיים על ההודעה כדי לבדוק את מצב השאילתה.

  • עצירת רענון רקע   כדי לעצור שאילתה הפועלת ברקע, לחץ פעמיים על הודעת מצב השאילתה בשורת המצב כדי להציג את תיבת הדו-שיח מצב רענון נתונים חיצוניים, ולאחר מכן לחץ על הפסק רענון.

  • עצירת שאילתה   כדי לעצור פעולת שאילתה כאשר רענון הרקע מבוטל, הקש על מקש Esc.

רענון קובץ קוביה לא מקוון, שיוצר את הקובץ מחדש באמצעות הנתונים המעודכנים ביותר מקוביית השרת, עשוי לצרוך זמן רב ולדרוש שטח דיסק זמני רב. התחל את התהליך בזמן שבו אינך זקוק לגישה מיידית לקבצים אחרים ב- Excel וודא שיש שטח דיסק מספיק לשמירה חוזרת של הקובץ.

  1. לחץ על ה- PivotTable המחובר לקובץ הקוביה הלא מקוון.

  2. בכרטיסיה נתונים , בקבוצה שאילתות & חיבורים , לחץ על החץ תחת רענן הכלולאחר מכן לחץ על רענן.

    מצביע העכבר מעל לחצן ' רענן הכל '

  1. בגליון העבודה, לחץ על תא ממופה כדי לבחור את מפת ה- XML שברצונך לרענן.

  2. אם הכרטיסיה מפתחים אינה זמינה, בצע את הפעולות הבאות כדי להציגה:

    1. לחץ על הכרטיסיה קובץ, לחץ על אפשרויות ולאחר מכן לחץ על התאמה אישית של רצועת הכלים.

    2. תחת כרטיסיות ראשיות, בחר בתיבת הסימון מפתחים ולאחר מכן לחץ על אישור.

  3. בכרטיסיה מפתחים, בקבוצה XML, לחץ על רענן נתונים.

    רענון נתוני XML

בעת שימוש בתוספת Power Pivot כדי לרענן נתונים שיובאו בעבר, באפשרותך לראות אם רענון מצליח, נכשל או מבוטל.

ב- Power Pivot, לחץ על Home > קבל נתונים חיצוניים > רענן או רענן הכל כדי לייבא מחדש את הטבלה הנוכחית או את כל הטבלאות במודל הנתונים.

מצב הרענון מצוין עבור כל חיבור שנעשה בו שימוש במודל הנתונים. קיימות שלוש תוצאות אפשריות.

הודעות מצב רענון נתונים ב- PowerPivot

דוחות "הצלחה" על מספר השורות המיובאות לכל טבלה.

השגיאה "שגיאה" עשויה להתרחש אם מסד הנתונים אינו מקוון, אין לך עוד הרשאות, או שטבלה או עמודה נמחקו או ששמם משתנה במקור. ודא שמסד הנתונים זמין, אולי על-ידי יצירת חיבור חדש בחוברת עבודה אחרת.

המשמעות "בוטלה" משמעותה ש-Excel לא הנפיק את בקשת הרענון, כנראה מכיוון שהרענון אינו זמין בחיבור.

עצה:  האם אתה משתף חוברת עבודה זו עם אנשים אחרים שעשויים לרצות לרענן נתונים? עזור לעמיתים שלך להימנע משגיאות רענון נתונים על-ידי הוספת הרשאות לבקשת הרשאות במקורות הנתונים המספקים את הנתונים.

מאפייני טבלה מראים שאילתות הנמצאות בשימוש ברענון נתונים

רענון נתונים פשוט מופעל מחדש באותה שאילתה ששימשה לקבלת הנתונים מלכתחילה. באפשרותך להציג ולעתים לשנות את השאילתה על-ידי הצגת מאפייני טבלה בחלון הPower Pivot.

  1. כדי להציג את השאילתה הנמצאת בשימוש במהלך רענון נתונים, לחץ על Power Pivot > ניהול כדי לפתוח את החלון Power Pivot.

  2. לחץ על עיצוב מאפייני טבלהשל >.

  3. עבור לעורך השאילתות כדי להציג את השאילתה המשמשת כבסיס.

שאילתות אינן גלויות עבור כל סוג של מקור נתונים. לדוגמה, שאילתות אינן מוצגות עבור ייבוא הזנת נתונים.

מאפייני חיבור המבטלים רענון נתונים

ב-Excel, באפשרותך להגדיר מאפייני חיבור שקובעים את תדירות רענון הנתונים. אם רענון אינו מותר בחיבור מסוים, תקבל הודעת ביטול כאשר תפעיל את ' רענן הכל ' או תנסה לרענן טבלה ספציפית המשתמשת בחיבור.

  1. כדי להציג מאפייני חיבור, ב-Excel, לחץ על Data _GT_ שאילתות & חיבורים כדי להציג רשימה של כל החיבורים הנמצאים בשימוש בחוברת העבודה.

  2. לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני ולאחר מכן לחץ על מאפיינים.

  3. בשימוש, תחת בקרת רענון, אם תיבת הסימון מנוקה לרענון חיבור זה בעת רענון הכל, תקבל ביטול בעת ניסיון לרענן הכל בחלון הPower Pivot.

רענון נתונים ב-SharePoint Server 2013

ב-SharePoint Server 2013, באפשרותך לתזמן רענון נתונים ללא התערבות בשרת, אך הדבר דורש שPower Pivot עבור SharePoint 2013 מותקן ומוגדר בסביבת sharepoint שלך. בדוק עם מנהל SharePoint כדי לבדוק אם רענון נתונים מתוזמן זמין.

כאשר הנתונים שבהם אתה משתמש עבור שינויים במפה, ניתן לרענן אותו באופן ידני במפות תלת-ממדיות. לאחר מכן השינויים ישתקפו במפה שלך. כך ניתן לעשות זאת:

  • במפות תלת-ממדיות, לחץ על Home _GT_ רענון נתונים.

רענן נתונים בכרטיסיה 'בית'

הוספת נתונים ל- Power Map

כדי להוסיף נתונים חדשים למפות תלת-ממדיותPower Map:

  1. במפות תלת-ממדיות, עבור אל המפה שבה ברצונך להוסיף נתונים.

  2. אם אתה משאיר את החלון ' מפות תלת-ממדיות ' פתוח, לחץ ב-Excel ובחר את נתוני גליון העבודה שברצונך להוסיף.

  3. ברצועת הכלים של Excel, לחץ על הוספה > מפה > חץ הוסף נתונים נבחרים ל- Power Map.

הפקודה 'הוסף נתונים נבחרים ל- Power Map'

מפות תלת-ממדיות שלך יתעדכנו באופן אוטומטי כדי להראות את הנתונים הנוספים.

נתונים בחוברת עבודה של Microsoft Office Excel שהוצגה ב-Excel Services יכולים להגיע משני מיקומים שונים. הנתונים עשויים להיות מאוחסנים ישירות בחוברת העבודה, או שהוא מאוחסן במקור נתונים חיצוני, כגון במסד נתונים או בקוביית עיבוד אנליטי מקוון (OLAP).

אם הנתונים מגיעים ממקור נתונים חיצוני, מחבר חוברת העבודה או מנהל המערכת הגדירו את פרטי החיבור, לעתים קרובות בקובץ חיבור נתונים של Office (. odc), שמתאר כיצד לאתר, להיכנס, לבצע שאילתה ולגשת למקור הנתונים החיצוני.

כאשר אתה מחובר למקור נתונים חיצוני ב-Excel Services, באפשרותך לבצע פעולת רענון כדי לאחזר את הנתונים המעודכנים. בכל פעם שאתה מרענן נתונים, אתה רואה את הגירסה העדכנית ביותר של הנתונים, כולל שינויים שבוצעו בנתונים מאז הרענון האחרון.

קבלת מידע אודות רענון נתונים

האיור הבא מסביר את התהליך הבסיסי של מה שקורה בעת רענון נתונים המחוברים למקור נתונים חיצוני.

התהליך הבסיסי של רענון נתונים חיצוניים

  1. פעולת רענון מקבלת נתונים מעודכנים.

  2. חיבור, שנשמר לעתים קרובות בקובץ חיבור, מגדיר את כל המידע הדרוש כדי לגשת ולאחזר נתונים ממקור נתונים חיצוני.

  3. קיימים מגוון של מקורות נתונים שניתן לגשת אליהם, כגון OLAP, SQL Server, ספקי OLEDB ומנהלי התקנים של ODBC.

  4. נתונים מעודכנים נוספים לחוברת העבודה הנוכחית.

קבלת מידע על חששות בנושא אבטחה

כאשר אתה מחובר למקור נתונים חיצוני ואתה מנסה לרענן את הנתונים, חשוב להיות מודע לבעיות אבטחה אפשריות ולדעת מה ניתן לעשות בנוגע לבעיות אבטחה.

קובץ חיבור נתונים מכיל לעתים קרובות שאילתה אחת או יותר המשמשות לרענון נתונים חיצוניים. על-ידי החלפת קובץ זה, משתמש בעל כוונות זדון יכול לעצב שאילתה כדי לגשת למידע סודי ולהפיץ אותו למשתמשים אחרים או לבצע פעולות מזיקות אחרות. לכן, חשוב לוודא כי:

  • קובץ החיבור נכתב על-ידי אדם אמין.

  • קובץ החיבור מאובטח ומגיע מספריית חיבורי נתונים מהימנים (DCL).

הערת אבטחה: גישה למקור נתונים חיצוני דורשת בדרך כלל אישורים (כגון שם משתמש וסיסמה) המשמשים לאימות המשתמש. ודא שאישורים אלה מוצגים עבורך באופן בטוח ומאובטח, ושלא תחשוף בטעות אישורים אלה לאנשים אחרים.

שליטה באופן הרענון של נתונים

באפשרותך לקבוע כיצד לרענן נתונים ממקור נתונים חיצוני על-ידי ביצוע אחת או יותר מהפעולות הבאות:

  • רענון ב-open   ב- Microsoft Office Excel 2007, מחבר בחוברת עבודה יכול ליצור חוברת עבודה שמרעננת באופן אוטומטי נתונים חיצוניים כאשר חוברת העבודה נפתחת על-ידי בחירה בתיבת הסימון רענן נתונים בעת פתיחת הקובץ בתיבת הדו מאפייני חיבור . (בכרטיסיה נתונים , בקבוצה חיבורים , לחץ על חיבורים, בחר את החיבור, לחץ על מאפיינים, לחץ על הכרטיסיה שימוש ולאחר מכן לחץ על רענן נתונים בעת פתיחת הקובץ.) במקרה זה, Excel Services תמיד מרענן את הנתונים לפני שהוא מציג חוברת עבודה ויוצר הפעלה חדשה. אם מחבר חוברת העבודה מנקה את תיבת הסימון רענן נתונים בעת פתיחת הקובץ , הנתונים המאוחסנים במטמון עם חוברת העבודה מוצגים, כלומר, כאשר משתמש מרענן את הנתונים באופן ידני, המשתמש רואה נתונים מעודכנים ועדכניים במהלך ההפעלה הנוכחית, אך הנתונים אינם נשמרים בחוברת העבודה. אם ברצונך להבטיח שהנתונים העדכניים יוצגו תמיד בעת הצגת חוברת העבודה ב-Excel Services, בחר בתיבת הסימון רענן נתונים בעת פתיחת הקובץ באמצעות Office Excel.

    אם אתה משתמש בקובץ חיבור נתונים של Office (. odc), הקפד גם להגדיר את תיבת הסימון השתמש תמיד בקובץ חיבור בתיבת הדו מאפייני חיבור (בכרטיסיה נתונים , בקבוצה חיבורים , לחץ על חיבורים, בחר את החיבור, לחץ על מאפיינים, לחץ על הכרטיסיה הגדרה ולאחר מכן לחץ על השתמש תמיד בקובץ חיבור

    הגדרות האתר ' מיקום קבצים מהימנים ', ' זמן קצוב להפעלה קצרה ' והמשך חיים של מטמון נתונים חיצונייםיכולים להשפיע גם על פעולות רענון. לקבלת מידע נוסף, עיין במנהל המערכת או במערכת העזרה של הניהול המרכזי של Microsoft Office SharePoint Server.

  • רענון ידני   

    הערה: באפשרותך לרענן באופן ידני דוח PivotTable בלבד.

    1. בחר תא בדוח PivotTable.

    2. בסרגל הכלים של Excel Web Access, תחת התפריט עדכן , לחץ על רענן את החיבור שנבחר.

      הערות: 

      • כל פעולה אינטראקטיבית הגורמת לביצוע שאילתה מחדש של מקור נתונים של OLAP יוזמת פעולת רענון ידני.

      • אם פקודת רענון זו אינה גלויה, מחבר ה-Web part ניקה את החיבור שנבחר ורענן את כל המאפיין חיבורים. לקבלת מידע נוסף, ראה מאפיינים מותאמים אישית של web Part של Excel Web Access.

  • רענן את כל החיבורים   בסרגל הכלים של Excel Web Access, תחת התפריט עדכן , לחץ על רענן את כל החיבורים.

  • רענון תקופתי   באמצעות Office Excel 2007, מחבר חוברת העבודה יכול לציין שהנתונים מתרעננים באופן אוטומטי במרווח שצוין לאחר פתיחת חוברת העבודה עבור כל חיבור בחוברת העבודה. לדוגמה, מסד נתונים של מלאי עשוי להתעדכן בכל שעה, ולכן מחבר חוברת העבודה הגדיר את חוברת העבודה לרענון אוטומטי כל 60 דקות.

    מחבר Web part יכול לבחור או לנקות את המאפיין אפשר רענון נתונים תקופתי של Excel Web Access כדי להפוך פעולת רענון תקופתי זו לזמינה או ללא זמינה, אם המאפיין הוגדר על-ידי מחבר חוברת העבודה. כאשר מרווח הזמן חולף, כברירת מחדל, ההנחיה הבאה של התראת רענון מוצגת בחלק התחתון של ה-Web part של Excel Web Access:

    לרענן נתונים ל<List של Connections>? עכשיו תמיד (אל תשאל אותי שוב)

    מחבר ב-Web part של Excel Web Access יכול גם להגדיר את המאפיין הצג בקשה לרענון נתונים תקופתי כדי לשלוט באופן הפעולה של ההודעה המוצגת כאשר Excel Services מבצע רענון נתונים תקופתי במהלך הפעלה:

    • תמיד     המשמעות היא שההודעה מוצגת עם הנחיה בכל מרווח זמן.

    • לחלופין     המשמעות היא שמשתמש יכול לבחור להמשיך ברענון תקופתי מבלי להציג הודעה.

    • עולם     המשמעות היא ש-Excel Web Access מבצע רענון תקופתי מבלי להציג הודעה או הנחיה.

    לקבלת מידע נוסף, ראה מאפיינים מותאמים אישית של web Part של Excel Web Access.

  • ביטול רענון   מאחר שפעולת רענון עשויה להימשך זמן רב יותר מהצפוי, באפשרותך לבטל אותה. כאשר פעולת הרענון מתרחשת, Excel Services מציג הודעה עם בקשה. לחץ על ביטול כדי להפריע לפעולה, כדי שתוכל להשלים את פעולת הרענון במועד נוח יותר. הנתונים המוחזרים על-ידי שאילתות לפני ביטול פעולת הרענון יוצגו.

סיסמאות מאוחסנות אינן מוצפנות, ולכן אינן מומלצות. אם מקור הנתונים שלך דורש סיסמה כדי להתחבר אליו, באפשרותך לדרוש שהמשתמשים יזינו את הסיסמה לפני שיוכלו לרענן את טווח הנתונים החיצוניים. ההליך הבא אינו חל על נתונים שאוחזרו מקובץ טקסט (‎.txt) או משאילתת אינטרנט (‎.iqy).

השתמש בסיסמאות חזקות המשלבות אותיות רישיות וקטנות, מספרים וסימנים. סיסמאות חלשות אינן משלבות רכיבים אלה. לדוגמה, סיסמה חזקה: Y6dh!et5. סיסמה חלשה: House27. סיסמאות צריכות להכיל 8 תווים או יותר. ביטוי סיסמה המשתמש ב- 14 תווים או יותר עדיף.

חיוני לזכור את הסיסמה. אם תשכח את הסיסמה שלך, Microsoft לא תוכל לאחזר אותה. שמור את הסיסמאות שאתה רושם במקום בטוח, הרחק מהמידע המוגן באמצעות סיסמאות אלה.

  1. לחץ על תא בטווח הנתונים החיצוני.

  2. בכרטיסיה נתונים , בקבוצה שאילתות & חיבורים , לחץ על רענן הכלולאחר מכן לחץ על מאפייני חיבור.

    מאפייני חיבור

  3. לחץ על הכרטיסיה הגדרה ולאחר מכן נקה את תיבת הסימון שמור סיסמה.

הערה: ‏Excel מבקש ממך את הסיסמה רק בפעם הראשונה שבה מבוצע רענון של טווח הנתונים החיצוניים בכל הפעלה של Excel. בפעם הבאה שתפעיל את Excel, תתבקש להזין שוב את הסיסמה אם תפתח את חוברת העבודה המכילה את השאילתה ותנסה לבצע פעולת רענון.

עבור ערכות נתונים גדולות מאוד, שקול להפעיל רענון ברקע. פעולה זו מחזירה לך את השליטה ב- Excel במקום שתצטרך להמתין מספר דקות או יותר עד לסיום הרענון.

  1. לחץ על תא בטווח הנתונים החיצוני.

  2. בכרטיסיה נתונים , בקבוצה שאילתות & חיבורים , לחץ על רענן הכלולאחר מכן לחץ על מאפייני חיבור.

    העכבר מצביע על הפקודה ' מאפייני חיבור ' ברצועת הכלים

    הערה: לא ניתן להפעיל שאילתת OLAP ברקע.

    הערה: לא ניתן להפעיל שאילתה עבור סוגי חיבור המאחזרים נתונים עבור מודל הנתונים.

  3. לחץ על הכרטיסיה שימוש.

  4. בחר בתיבת הסימון הפוך רענון רקע לזמין כדי להפעיל את השאילתה ברקע. נקה תיבת סימון זו כדי להפעיל את השאילתה בזמן המתנה.

    בזמן שאתה מקליט מאקרו המכיל שאילתה, Excel אינו מפעיל את השאילתה ברקע. כדי לשנות את המאקרו המוקלט כך שהשאילתה תפעל ברקע, ערוך את המאקרו בעורך Visual Basic. שנה את שיטת הרענון של אובייקט ‏QueryTable מ- ‏‏BackgroundQuery := False‏ ל- ‏BackgroundQuery := True‏.

עבור רוב החיבורים, לחץ על תא כלשהו בטווח או בטבלה המשתמש בחיבור ולאחר מכן בצע אחת מהפעולות הבאות:

  • עדכון הנתונים שנבחרו בלבד   הקש ALT + F5, או בכרטיסיה נתונים , בקבוצה חיבורים , לחץ על החץ תחת רענן הכלולאחר מכן לחץ על רענן.

    עכבר המצביע על הפקודה ' רענן ' ברצועת הכלים

  • עדכון כל הנתונים בחוברת העבודה   הקש CTRL + ALT + F5, או בכרטיסיה נתונים , בקבוצה חיבורים , לחץ על רענן הכל.

    מצביע העכבר מעל לחצן ' רענן הכל '

  • שליטה באופן הרענון של החיבור   בכרטיסיה נתונים , בקבוצה חיבורים , לחץ על החץ תחת רענן הכלולאחר מכן לחץ על מאפייני חיבור.

    העכבר מצביע על הפקודה ' מאפייני חיבור ' ברצועת הכלים

    בתיבת הדו שנפתחת, בחר את האפשרויות הרצויות בכרטיסיה שימוש , תחת בקרת רענון.

פעולות רענון מסוימות דורשות שלבים נוספים, כמפורט בסעיפים הבאים. אם אתה רואה את מקור הנתונים שלך מופיע, עיין במקטע המתאים.

באפשרותך לרענן טווח נתונים חיצוניים באופן אוטומטי בעת פתיחת חוברת העבודה. באפשרותך לשמור את חוברת העבודה מבלי לשמור את הנתונים החיצוניים, כדי לכווץ את גודל הקובץ.

  1. לחץ על תא בטווח הנתונים החיצוני.

  2. בכרטיסיה נתונים, בקבוצה חיבורים, לחץ על רענן הכל ולאחר מכן לחץ על מאפייני חיבור.

    מאפייני חיבור

  1. לחץ על הכרטיסיה שימוש.

  2. תחת בקרת רענון, בחר בתיבת הסימון רענן נתונים בעת פתיחת הקובץ.

  3. אם ברצונך לשמור את חוברת העבודה עם הגדרת השאילתה, אך בלי הנתונים החיצוניים, בחר בתיבת הסימון הסר נתונים מטווח הנתונים החיצוניים לפני שמירת חוברת העבודה.

  1. לחץ על תא בטווח הנתונים החיצוניים.

  2. בכרטיסיה נתונים, בקבוצה חיבורים, לחץ על רענן הכל ולאחר מכן לחץ על מאפייני חיבור.

    מאפייני חיבור

  3. לחץ על הכרטיסיה שימוש.

  4. בחר בתיבת הסימון רענן כל ולאחר מכן הזן את מספר הדקות בין כל פעולת רענון.

סיסמאות מאוחסנות אינן מוצפנות, ולכן אינן מומלצות. אם מקור הנתונים שלך דורש סיסמה כדי להתחבר אליו, באפשרותך לדרוש שהמשתמשים יזינו את הסיסמה לפני שיוכלו לרענן את טווח הנתונים החיצוניים. ההליך הבא אינו חל על נתונים שאוחזרו מקובץ טקסט (‎.txt) או משאילתת אינטרנט (‎.iqy).

השתמש בסיסמאות חזקות המשלבות אותיות רישיות וקטנות, מספרים וסימנים. סיסמאות חלשות אינן משלבות רכיבים אלה. לדוגמה, סיסמה חזקה: Y6dh!et5. סיסמה חלשה: House27. סיסמאות צריכות להכיל 8 תווים או יותר. ביטוי סיסמה המשתמש ב- 14 תווים או יותר עדיף.

חיוני לזכור את הסיסמה. אם תשכח את הסיסמה שלך, Microsoft לא תוכל לאחזר אותה. שמור את הסיסמאות שאתה רושם במקום בטוח, הרחק מהמידע המוגן באמצעות סיסמאות אלה.

  1. לחץ על תא בטווח הנתונים החיצוני.

  2. בכרטיסיה נתונים, בקבוצה חיבורים, לחץ על רענן הכל ולאחר מכן לחץ על מאפייני חיבור.

    מאפייני חיבור

  3. לחץ על הכרטיסיה הגדרה ולאחר מכן נקה את תיבת הסימון שמור סיסמה.

הערה: ‏Excel מבקש ממך את הסיסמה רק בפעם הראשונה שבה מבוצע רענון של טווח הנתונים החיצוניים בכל הפעלה של Excel. בפעם הבאה שתפעיל את Excel, תתבקש להזין שוב את הסיסמה אם תפתח את חוברת העבודה המכילה את השאילתה ותנסה לבצע פעולת רענון.

עבור ערכות נתונים גדולות מאוד, שקול להפעיל רענון ברקע. פעולה זו מחזירה לך את השליטה ב- Excel במקום שתצטרך להמתין מספר דקות או יותר עד לסיום הרענון.

  1. לחץ על תא בטווח הנתונים החיצוני.

  2. בכרטיסיה נתונים, בקבוצה חיבורים, לחץ על רענן הכל ולאחר מכן לחץ על מאפייני חיבור.

    מאפייני חיבור

    הערה: לא ניתן להפעיל שאילתת OLAP ברקע.

    הערה: לא ניתן להפעיל שאילתה עבור סוגי חיבור המאחזרים נתונים עבור מודל הנתונים.

  3. לחץ על הכרטיסיה שימוש.

  4. בחר בתיבת הסימון הפוך רענון רקע לזמין כדי להפעיל את השאילתה ברקע. נקה תיבת סימון זו כדי להפעיל את השאילתה בזמן המתנה.

    בזמן שאתה מקליט מאקרו המכיל שאילתה, Excel אינו מפעיל את השאילתה ברקע. כדי לשנות את המאקרו המוקלט כך שהשאילתה תפעל ברקע, ערוך את המאקרו בעורך Visual Basic. שנה את שיטת הרענון של אובייקט ‏QueryTable מ- ‏‏BackgroundQuery := False‏ ל- ‏BackgroundQuery := True‏.

אם חוברת העבודה שלך מחוברת למקור נתונים גדול, הרענון עלול להימשך מעט יותר זמן מהצפוי. כדי לבדוק את הרענון או לבטל אותו, בצע אחת מהפעולות הבאות:

  • בדיקת מצב שאילתה    הודעה מופיעה בשורת המצב של Excel כדי לציין שהשאילתה פועלת. לחץ פעמיים על ההודעה כדי לבדוק את מצב השאילתה.

  • עצירת רענון רקע    כדי לעצור שאילתה הפועלת ברקע, לחץ פעמיים על הודעת מצב השאילתה בשורת המצב כדי להציג את תיבת הדו-שיח מצב רענון נתונים חיצוניים, ולאחר מכן לחץ על הפסק רענון.

  • עצירת שאילתה    כדי לעצור פעולת שאילתה כאשר רענון הרקע מבוטל, הקש על מקש Esc.

אם השתמשת ב-Get & Transform כדי לבצע שאילתה על קובץ טקסט, אין צורך בשלבים נוספים. אם ייבאת את קובץ הטקסט, השלבים לרענון הם כדלקמן:

  1. לחץ על תא כלשהו בטבלה או בטווח המכילים את הקישור לקובץ הטקסט המיובא.

  2. בכרטיסיה נתונים, בקבוצה חיבורים, לחץ על רענן הכל.

    עכבר המצביע על הפקודה ' רענן ' ברצועת הכלים

    כדי לעדכן רק את הנתונים שנבחרו, לחץ על רענן.

    ניתן גם ללחוץ באמצעות לחצן העכבר הימני על תא בטווח או בטבלה ולאחר מכן ללחוץ על רענן.

  3. בתיבת הדו-שיח ייבוא קובץ טקסט, אתר את קובץ הטקסט ולאחר מכן לחץ על יבא.

רענון קובץ קוביה לא מקוון, שיוצר את הקובץ מחדש באמצעות הנתונים המעודכנים ביותר מקוביית השרת, עשוי לצרוך זמן רב ולדרוש שטח דיסק זמני רב. התחל את התהליך בזמן שבו אינך זקוק לגישה מיידית לקבצים אחרים ב- Excel וודא שיש שטח דיסק מספיק לשמירה חוזרת של הקובץ.

  1. לחץ על ה- PivotTable המחובר לקובץ הקוביה הלא מקוון.

  2. בכרטיסיה נתונים, בקבוצה חיבורים, לחץ על רענן הכל ולאחר מכן לחץ על רענן.

    עכבר המצביע על הפקודה ' רענן ' ברצועת הכלים

  1. בגליון העבודה, לחץ על תא ממופה כדי לבחור את מפת ה- XML שברצונך לרענן.

  2. אם הכרטיסיה מפתחים אינה זמינה, בצע את הפעולות הבאות כדי להציגה:

    1. לחץ על הכרטיסיה קובץ, לחץ על אפשרויות ולאחר מכן לחץ על התאמה אישית של רצועת הכלים.

    2. תחת כרטיסיות ראשיות, בחר בתיבת הסימון מפתחים ולאחר מכן לחץ על אישור.

  3. בכרטיסיה מפתחים, בקבוצה XML, לחץ על רענן נתונים.

    רענון נתוני XML

  • בכרטיסיה נתונים , בקבוצה חיבורים , לחץ על רענן הכל.

אם יש לך חיבורים מרובים וברצונך לעדכן רק מספר מסוים, בחר תא כלשהו בטווח נתונים זה, לחץ על החץ לצד רענן הכלולחץ על רענן.

עכבר המצביע על הפקודה ' רענן ' ברצועת הכלים

שליטה באופן הרענון של החיבור

  1. לחץ על תא כלשהו המכיל את הנתונים המחוברים.

  2. בכרטיסיה נתונים , בקבוצה חיבורים , לחץ על החץ לצד רענן הכלולחץ על מאפייני חיבור.

    מאפייני חיבור

  3. בכרטיסיה שימוש , הגדר את כל האפשרויות שברצונך לשנות.

    עבור ערכות נתונים גדולות מאוד, שקול לבדוק את האפשרות אפשר רענון רקע . פעולה זו מחזירה שליטה ב-Excel עבורך ברגע שהרענון מתחיל, במקום להמתין לסיום הרענון.

ביטול או בדיקת מצב הרענון

אם חוברת העבודה שלך מחוברת למקור נתונים גדול, הרענון עלול להימשך מעט יותר זמן מהצפוי. כדי לבדוק את הרענון או לבטל אותו, בצע אחת מהפעולות הבאות:

  • בדיקת מצב שאילתה    הודעה מופיעה בשורת המצב של Excel כדי לציין שהשאילתה פועלת. לחץ פעמיים על ההודעה כדי לבדוק את מצב השאילתה.

  • עצירת רענון רקע    כדי לעצור שאילתה הפועלת ברקע, לחץ פעמיים על הודעת מצב השאילתה בשורת המצב כדי להציג את תיבת הדו-שיח מצב רענון נתונים חיצוניים, ולאחר מכן לחץ על הפסק רענון.

  • עצירת שאילתה    כדי לעצור פעולת שאילתה כאשר רענון הרקע מבוטל, הקש על מקש Esc.

בעת שימוש בתוספת Power Pivot כדי לרענן נתונים שיובאו בעבר, באפשרותך לראות אם רענון מצליח, נכשל או מבוטל.

ב- Power Pivot, לחץ על Home > קבל נתונים חיצוניים > רענן או רענן הכל כדי לייבא מחדש את הטבלה הנוכחית או את כל הטבלאות במודל הנתונים.

מצב הרענון מצוין עבור כל חיבור שנעשה בו שימוש במודל הנתונים. קיימות שלוש תוצאות אפשריות.

הודעות מצב רענון נתונים ב- PowerPivot

דוחות "הצלחה" על מספר השורות המיובאות לכל טבלה.

השגיאה "שגיאה" עשויה להתרחש אם מסד הנתונים אינו מקוון, אין לך עוד הרשאות, או שטבלה או עמודה נמחקו או ששמם משתנה במקור. ודא שמסד הנתונים זמין, אולי על-ידי יצירת חיבור חדש בחוברת עבודה אחרת.

המשמעות "בוטלה" משמעותה ש-Excel לא הנפיק את בקשת הרענון, כנראה מכיוון שהרענון אינו זמין בחיבור.

עצה:  האם אתה משתף חוברת עבודה זו עם אנשים אחרים שעשויים לרצות לרענן נתונים? עזור לעמיתים שלך להימנע משגיאות רענון נתונים על-ידי הוספת הרשאות לבקשת הרשאות במקורות הנתונים המספקים את הנתונים.

מאפייני טבלה מראים שאילתות הנמצאות בשימוש ברענון נתונים

רענון נתונים פשוט מופעל מחדש באותה שאילתה ששימשה לקבלת הנתונים מלכתחילה. באפשרותך להציג ולעתים לשנות את השאילתה על-ידי הצגת מאפייני טבלה בחלון הPower Pivot.

  1. כדי להציג את השאילתה הנמצאת בשימוש במהלך רענון נתונים, לחץ על Power Pivot > ניהול כדי לפתוח את החלון Power Pivot.

  2. לחץ על עיצוב מאפייני טבלהשל >.

  3. עבור לעורך השאילתות כדי להציג את השאילתה המשמשת כבסיס.

שאילתות אינן גלויות עבור כל סוג של מקור נתונים. לדוגמה, שאילתות אינן מוצגות עבור ייבוא הזנת נתונים.

מאפייני חיבור המבטלים רענון נתונים

ב-Excel, באפשרותך להגדיר מאפייני חיבור שקובעים את תדירות רענון הנתונים. אם רענון אינו מותר בחיבור מסוים, תקבל הודעת ביטול כאשר תפעיל את ' רענן הכל ' או תנסה לרענן טבלה ספציפית המשתמשת בחיבור.

  1. כדי להציג מאפייני חיבור, ב-Excel, לחץ על > Dataconnections כדי להציג רשימה של כל החיבורים הנמצאים בשימוש בחוברת העבודה.

  2. בחר חיבור ולחץ על מאפיינים.

  3. בשימוש, תחת בקרת רענון, אם תיבת הסימון מנוקה לרענון חיבור זה בעת רענון הכל, תקבל ביטול בעת ניסיון לרענן הכל בחלון הPower Pivot.

רענון נתונים ב-SharePoint Server 2013

ב-SharePoint Server 2013, באפשרותך לתזמן רענון נתונים ללא התערבות בשרת, אך הדבר דורש שPower Pivot עבור SharePoint 2013 מותקן ומוגדר בסביבת sharepoint שלך. בדוק עם מנהל SharePoint כדי לבדוק אם רענון נתונים מתוזמן זמין.

הערה: עורך השאילתות של Power הוא חלק מ- Get & Transform. לקבלת מידע נוסף, ראה קבלה והמרה ב- Excel 2016.

באמצעות עורך השאילתות של Power Query, באפשרותך לרענן שאילתה כדי לייבא את הנתונים העדכניים ביותר לטבלה מבלי ליצור מחדש את השאילתה.

כדי לרענן שאילתה:

  1. לחץ על Get _AMP_ Transform > הוראות שאילתות.

  2. בחלונית שאילתות חוברת עבודה , בחר את השאילתה שברצונך לרענן.

  3. ברצועת הכלים של עורך השאילתות של Power Query , לחץ על Home > Query > Refresh preview.

רצועת הכלים של Query Editor

כאשר הנתונים שבהם אתה משתמש עבור שינויים במפה, ניתן לרענן אותו באופן ידני במפות תלת-ממדיות. לאחר מכן השינויים ישתקפו במפה שלך. כך ניתן לעשות זאת:

  • במפות תלת-ממדיות, לחץ על Home _GT_ רענון נתונים.

רענן נתונים בכרטיסיה 'בית'

הוספת נתונים ל- Power Map

כדי להוסיף נתונים חדשים למפות תלת-ממדיותPower Map:

  1. במפות תלת-ממדיות, עבור אל המפה שבה ברצונך להוסיף נתונים.

  2. אם אתה משאיר את החלון ' מפות תלת-ממדיות ' פתוח, לחץ ב-Excel ובחר את נתוני גליון העבודה שברצונך להוסיף.

  3. ברצועת הכלים של Excel, לחץ על הוספה > מפה > חץ הוסף נתונים נבחרים ל- Power Map.

הפקודה 'הוסף נתונים נבחרים ל- Power Map'

מפות תלת-ממדיות שלך יתעדכנו באופן אוטומטי כדי להראות את הנתונים הנוספים.

נתונים בחוברת עבודה של Microsoft Office Excel שהוצגה ב-Excel Services יכולים להגיע משני מיקומים שונים. הנתונים עשויים להיות מאוחסנים ישירות בחוברת העבודה, או שהוא מאוחסן במקור נתונים חיצוני, כגון במסד נתונים או בקוביית עיבוד אנליטי מקוון (OLAP).

אם הנתונים מגיעים ממקור נתונים חיצוני, מחבר חוברת העבודה או מנהל המערכת הגדירו את פרטי החיבור, לעתים קרובות בקובץ חיבור נתונים של Office (. odc), שמתאר כיצד לאתר, להיכנס, לבצע שאילתה ולגשת למקור הנתונים החיצוני.

כאשר אתה מחובר למקור נתונים חיצוני, באפשרותך לבצע פעולת רענון כדי לאחזר את הנתונים המעודכנים. בכל פעם שאתה מרענן נתונים, אתה רואה את הגירסה העדכנית ביותר של הנתונים, כולל שינויים שבוצעו בנתונים מאז הרענון האחרון.

קבלת מידע אודות רענון נתונים

האיור הבא מסביר את התהליך הבסיסי של מה שקורה בעת רענון נתונים המחוברים למקור נתונים חיצוני.

התהליך הבסיסי של רענון נתונים חיצוניים

  1. פעולת רענון מקבלת נתונים מעודכנים.

  2. חיבור, שנשמר לעתים קרובות בקובץ חיבור, מגדיר את כל המידע הדרוש כדי לגשת ולאחזר נתונים ממקור נתונים חיצוני.

  3. קיימים מגוון של מקורות נתונים שניתן לגשת אליהם, כגון OLAP, SQL Server, ספקי OLEDB ומנהלי התקנים של ODBC.

  4. נתונים מעודכנים נוספים לחוברת העבודה הנוכחית.

קבלת מידע על חששות בנושא אבטחה

כאשר אתה מחובר למקור נתונים חיצוני ואתה מנסה לרענן את הנתונים, חשוב להיות מודע לבעיות אבטחה אפשריות ולדעת מה ניתן לעשות בנוגע לבעיות אבטחה.

קובץ חיבור נתונים מכיל לעתים קרובות שאילתה אחת או יותר המשמשות לרענון נתונים חיצוניים. על-ידי החלפת קובץ זה, משתמש בעל כוונות זדון יכול לעצב שאילתה כדי לגשת למידע סודי ולהפיץ אותו למשתמשים אחרים או לבצע פעולות מזיקות אחרות. לכן, חשוב לוודא כי:

  • קובץ החיבור נכתב על-ידי אדם אמין.

  • קובץ החיבור מאובטח ומגיע מספריית חיבורי נתונים מהימנים (DCL).

לקבלת מידע נוסף אודות האופן שבו מנהל מערכת יכול לחבר קבצי חיבור, ליצור מיקומים מהימנים וקבצי חיבור מאובטחים, ראה עזרה של Microsoft Office Excel 2007 ועזרה לניהול מרכזי של Office SharePoint Server.

הערת אבטחה: גישה למקור נתונים חיצוני דורשת בדרך כלל אישורים (כגון שם משתמש וסיסמה) המשמשים לאימות המשתמש. ודא שאישורים אלה מוצגים עבורך באופן בטוח ומאובטח, ושלא תחשוף בטעות אישורים אלה לאנשים אחרים.

שליטה באופן הרענון של נתונים

באפשרותך לקבוע כיצד לרענן נתונים ממקור נתונים חיצוני על-ידי ביצוע אחת או יותר מהפעולות הבאות:

  • רענון ב-open   ב- Microsoft Office Excel 2007, מחבר בחוברת עבודה יכול ליצור חוברת עבודה שמרעננת באופן אוטומטי נתונים חיצוניים כאשר חוברת העבודה נפתחת על-ידי בחירה בתיבת הסימון רענן נתונים בעת פתיחת הקובץ בתיבת הדו מאפייני חיבור . (בכרטיסיה נתונים , בקבוצה חיבורים , לחץ על חיבורים, בחר את החיבור, לחץ על מאפיינים, לחץ על הכרטיסיה שימוש ולאחר מכן לחץ על רענן נתונים בעת פתיחת הקובץ.) במקרה זה, Excel Services תמיד מרענן את הנתונים לפני שהוא מציג חוברת עבודה ויוצר הפעלה חדשה. אם מחבר חוברת העבודה מנקה את תיבת הסימון רענן נתונים בעת פתיחת הקובץ , הנתונים המאוחסנים במטמון עם חוברת העבודה מוצגים, כלומר, כאשר משתמש מרענן את הנתונים באופן ידני, המשתמש רואה נתונים מעודכנים ועדכניים במהלך ההפעלה הנוכחית, אך הנתונים אינם נשמרים בחוברת העבודה. אם ברצונך להבטיח שהנתונים העדכניים יוצגו תמיד בעת הצגת חוברת העבודה ב-Excel Services, בחר בתיבת הסימון רענן נתונים בעת פתיחת הקובץ באמצעות Office Excel.

    אם אתה משתמש בקובץ חיבור נתונים של Office (. odc), הקפד גם להגדיר את תיבת הסימון השתמש תמיד בקובץ חיבור בתיבת הדו מאפייני חיבור (בכרטיסיה נתונים , בקבוצה חיבורים , לחץ על חיבורים, בחר את החיבור, לחץ על מאפיינים, לחץ על הכרטיסיה הגדרה ולאחר מכן לחץ על השתמש תמיד בקובץ חיבור

    הגדרות האתר ' מיקום קבצים מהימנים ', ' זמן קצוב להפעלה קצרה ' והמשך חיים של מטמון נתונים חיצונייםיכולים להשפיע גם על פעולות רענון. לקבלת מידע נוסף, עיין במנהל המערכת או במערכת העזרה של הניהול המרכזי של Microsoft Office SharePoint Server.

  • רענון ידני   

    הערה: באפשרותך לרענן באופן ידני דוח PivotTable בלבד.

    1. בחר תא בדוח PivotTable.

    2. בסרגל הכלים של Excel Web Access, תחת התפריט עדכן , לחץ על רענן את החיבור שנבחר.

      הערות: 

      • כל פעולה אינטראקטיבית הגורמת לביצוע שאילתה מחדש של מקור נתונים של OLAP יוזמת פעולת רענון ידני.

      • אם פקודת רענון זו אינה גלויה, מחבר ה-Web part ניקה את החיבור שנבחר ורענן את כל המאפיין חיבורים. לקבלת מידע נוסף, ראה מאפיינים מותאמים אישית של web Part של Excel Web Access.

  • רענן את כל החיבורים   בסרגל הכלים של Excel Web Access, תחת התפריט עדכן , לחץ על רענן את כל החיבורים.

  • רענון תקופתי   באמצעות Office Excel 2007, מחבר חוברת העבודה יכול לציין שהנתונים מתרעננים באופן אוטומטי במרווח שצוין לאחר פתיחת חוברת העבודה עבור כל חיבור בחוברת העבודה. לדוגמה, מסד נתונים של מלאי עשוי להתעדכן בכל שעה, ולכן מחבר חוברת העבודה הגדיר את חוברת העבודה לרענון אוטומטי כל 60 דקות.

    מחבר Web part יכול לבחור או לנקות את המאפיין אפשר רענון נתונים תקופתי של Excel Web Access כדי להפוך פעולת רענון תקופתי זו לזמינה או ללא זמינה, אם המאפיין הוגדר על-ידי מחבר חוברת העבודה. כאשר מרווח הזמן חולף, כברירת מחדל, ההנחיה הבאה של התראת רענון מוצגת בחלק התחתון של ה-Web part של Excel Web Access:

    לרענן נתונים ל<List של Connections>? עכשיו תמיד (אל תשאל אותי שוב)

    מחבר ב-Web part של Excel Web Access יכול גם להגדיר את המאפיין הצג בקשה לרענון נתונים תקופתי כדי לשלוט באופן הפעולה של ההודעה המוצגת כאשר Excel Services מבצע רענון נתונים תקופתי במהלך הפעלה:

    • תמיד     המשמעות היא שההודעה מוצגת עם הנחיה בכל מרווח זמן.

    • לחלופין     המשמעות היא שמשתמש יכול לבחור להמשיך ברענון תקופתי מבלי להציג הודעה.

    • עולם     המשמעות היא ש-Excel Web Access מבצע רענון תקופתי מבלי להציג הודעה או הנחיה.

    לקבלת מידע נוסף, ראה מאפיינים מותאמים אישית של web Part של Excel Web Access.

  • ביטול רענון   מאחר שפעולת רענון עשויה להימשך זמן רב יותר מהצפוי, באפשרותך לבטל אותה. כאשר פעולת הרענון מתרחשת, Excel Services מציג הודעה עם בקשה. לחץ על ביטול כדי להפריע לפעולה, כדי שתוכל להשלים את פעולת הרענון במועד נוח יותר. הנתונים המוחזרים על-ידי שאילתות לפני ביטול פעולת הרענון יוצגו.

  1. לחץ על תא כלשהו בטבלה או בטווח המכילים את הקישור לנתונים החיצוניים.

  2. בכרטיסיה נתונים , בקבוצה חיבורים , לחץ על רענן הכל.

    רענון חיבור נתונים

    כדי לעדכן רק את הנתונים שנבחרו, לחץ על רענן.

    ניתן גם ללחוץ באמצעות לחצן העכבר הימני על תא בטווח או בטבלה ולאחר מכן ללחוץ על רענן.

    הערה: אם יותר מחוברת עבודה אחת פתוחה, עליך לחזור על הפעולה בכל חוברת עבודה.

  1. לחץ על תא כלשהו בטבלה או בטווח המכילים את הקישור לקובץ הטקסט המיובא.

  2. בכרטיסיה נתונים, בקבוצה חיבורים, לחץ על רענן הכל.

    רענון חיבור נתונים

    כדי לעדכן רק את הנתונים שנבחרו, לחץ על רענן.

    ניתן גם ללחוץ באמצעות לחצן העכבר הימני על תא בטווח או בטבלה ולאחר מכן ללחוץ על רענן.

  3. בתיבת הדו-שיח ייבוא קובץ טקסט, אתר את קובץ הטקסט ולאחר מכן לחץ על יבא.

רענון קובץ קוביה לא מקוון, שיוצר את הקובץ מחדש באמצעות הנתונים המעודכנים ביותר מקוביית השרת, עשוי לצרוך זמן רב ולדרוש שטח דיסק זמני רב. התחל את התהליך בזמן שבו אינך זקוק לגישה מיידית לקבצים אחרים ב- Excel וודא שיש שטח דיסק מספיק לשמירה חוזרת של הקובץ.

  1. לחץ על ה- PivotTable המחובר לקובץ הקוביה הלא מקוון.

  2. בכרטיסיה נתונים, בקבוצה חיבורים, לחץ על רענן הכל ולאחר מכן לחץ על רענן.

    רענון חיבור נתונים

  1. בגליון העבודה, לחץ על תא ממופה כדי לבחור את מפת ה- XML שברצונך לרענן.

  2. אם הכרטיסיה מפתחים אינה זמינה, בצע את הפעולות הבאות כדי להציגה:

    1. לחץ על הכרטיסיה קובץ, לחץ על אפשרויות ולאחר מכן לחץ על התאמה אישית של רצועת הכלים.

    2. תחת כרטיסיות ראשיות, בחר בתיבת הסימון מפתחים ולאחר מכן לחץ על אישור.

  3. בכרטיסיה מפתחים, בקבוצה XML, לחץ על רענן נתונים.

    רענון נתוני XML

  • בכרטיסיה נתונים , לחץ על רענן הכל.

אם יש לך חיבורים מרובים וברצונך לעדכן רק מספר מסוים, בחר תא כלשהו בטווח נתונים זה, לחץ על החץ לצד רענן הכלולחץ על רענן.

רענון חיבור נתונים

שליטה באופן הרענון של החיבור

  1. לחץ על תא כלשהו המכיל את הנתונים המחוברים.

  2. בכרטיסיה נתונים , לחץ על החץ לצד רענן הכלולחץ על מאפייני חיבור.

    מאפייני חיבור

  3. בכרטיסיה שימוש , הגדר את כל האפשרויות שברצונך לשנות.

    עבור ערכות נתונים גדולות מאוד, שקול לבדוק את האפשרות אפשר רענון רקע . פעולה זו מחזירה שליטה ב-Excel עבורך, במקום להמתין לסיום הרענון.

ביטול או בדיקת מצב הרענון

אם חוברת העבודה שלך מחוברת למקור נתונים גדול, הרענון עלול להימשך מעט יותר זמן מהצפוי. כדי לבדוק את הרענון או לבטל אותו, בצע אחת מהפעולות הבאות:

  • בדיקת מצב שאילתה    הודעה מופיעה בשורת המצב של Excel כדי לציין שהשאילתה פועלת. לחץ פעמיים על ההודעה כדי לבדוק את מצב השאילתה.

  • עצירת רענון רקע    כדי לעצור שאילתה הפועלת ברקע, לחץ פעמיים על הודעת מצב השאילתה בשורת המצב כדי להציג את תיבת הדו-שיח מצב רענון נתונים חיצוניים, ולאחר מכן לחץ על הפסק רענון.

  • עצירת שאילתה    כדי לעצור פעולת שאילתה כאשר רענון הרקע מבוטל, הקש על מקש Esc.

בעת שימוש בתוספת Power Pivot כדי לרענן נתונים שיובאו בעבר, באפשרותך לראות אם רענון מצליח, נכשל או מבוטל.

ב- Power Pivot, לחץ על Home > קבל נתונים חיצוניים > רענן או רענן הכל כדי לייבא מחדש את הטבלה הנוכחית או את כל הטבלאות במודל הנתונים.

מצב הרענון מצוין עבור כל חיבור שנעשה בו שימוש במודל הנתונים. קיימות שלוש תוצאות אפשריות.

הודעות מצב רענון נתונים ב- PowerPivot

דוחות "הצלחה" על מספר השורות המיובאות לכל טבלה.

השגיאה "שגיאה" עשויה להתרחש אם מסד הנתונים אינו מקוון, אין לך עוד הרשאות, או שטבלה או עמודה נמחקו או ששמם משתנה במקור. ודא שמסד הנתונים זמין, אולי על-ידי יצירת חיבור חדש בחוברת עבודה אחרת.

המשמעות "בוטלה" משמעותה ש-Excel לא הנפיק את בקשת הרענון, כנראה מכיוון שהרענון אינו זמין בחיבור.

עצה:  האם אתה משתף חוברת עבודה זו עם אנשים אחרים שעשויים לרצות לרענן נתונים? עזור לעמיתים שלך להימנע משגיאות רענון נתונים על-ידי הוספת הרשאות לבקשת הרשאות במקורות הנתונים המספקים את הנתונים.

מאפייני טבלה מראים שאילתות הנמצאות בשימוש ברענון נתונים

רענון נתונים פשוט מופעל מחדש באותה שאילתה ששימשה לקבלת הנתונים מלכתחילה. באפשרותך להציג ולעתים לשנות את השאילתה על-ידי הצגת מאפייני טבלה בחלון הPower Pivot.

  1. כדי להציג את השאילתה הנמצאת בשימוש במהלך רענון נתונים, לחץ על Power Pivot > ניהול כדי לפתוח את החלון Power Pivot.

  2. לחץ על עיצוב מאפייני טבלהשל >.

  3. עבור לעורך השאילתות כדי להציג את השאילתה המשמשת כבסיס.

שאילתות אינן גלויות עבור כל סוג של מקור נתונים. לדוגמה, שאילתות אינן מוצגות עבור ייבוא הזנת נתונים.

מאפייני חיבור המבטלים רענון נתונים

ב-Excel, באפשרותך להגדיר מאפייני חיבור שקובעים את תדירות רענון הנתונים. אם רענון אינו מותר בחיבור מסוים, תקבל הודעת ביטול כאשר תפעיל את ' רענן הכל ' או תנסה לרענן טבלה ספציפית המשתמשת בחיבור.

  1. כדי להציג מאפייני חיבור, ב-Excel, לחץ על > Dataconnections כדי להציג רשימה של כל החיבורים הנמצאים בשימוש בחוברת העבודה.

  2. בחר חיבור ולחץ על מאפיינים.

  3. בשימוש, תחת בקרת רענון, אם תיבת הסימון מנוקה לרענון חיבור זה בעת רענון הכל, תקבל ביטול בעת ניסיון לרענן הכל בחלון הPower Pivot.

רענון נתונים ב-SharePoint Server 2013

ב-SharePoint Server 2013, באפשרותך לתזמן רענון נתונים ללא התערבות בשרת, אך הדבר דורש שPower Pivot עבור SharePoint 2013 מותקן ומוגדר בסביבת sharepoint שלך. בדוק עם מנהל SharePoint כדי לבדוק אם רענון נתונים מתוזמן זמין.

באמצעות Power Query, באפשרותך לרענן שאילתה כדי לייבא את הנתונים העדכניים ביותר לטבלה מבלי ליצור מחדש את השאילתה.

חשוב: 

  • Excel 2010   Power Query אינו כלול ב-Excel 2010, אך באפשרותך להוריד, להתקין ולהפעיל את התוספת Power Query.

  • כדי להפעיל את התוספת Power Query , לחץ על File _GT_ options > add-Ins. במקטע נהל בחלק התחתון, בחר באפשרות תוספות COM מתוך הרשימה הנפתחת ולאחר מכן לחץ על ביצוע. לחץ על תיבת הסימון Power Query ולאחר מכן לחץ על אישור. רצועת הכלים של Power Query אמורה להופיע באופן אוטומטי, אך אם היא אינה מופיעה, סגור והפעל מחדש את Excel.

כדי לרענן שאילתה:

  1. ברצועת הכלים של עורך השאילתות , לחץ על רענן תצוגה מקדימה.

רצועת הכלים של Query Editor

הערה: עורך השאילתות מופיע רק בעת טעינה, עריכה או יצירה של שאילתה חדשה באמצעות Power Query. סרטון הווידאו הבא מציג את חלון עורך השאילתות שמופיע לאחר עריכת שאילתה מתוך חוברת עבודה של Excel. כדי להציג את עורך השאילתות ללא טעינה או עריכה של שאילתה קיימת בחוברת עבודה, במקטע קבל נתונים חיצוניים של כרטיסיית רצועת הכלים של Power Query, בחר ממקורות אחרים > שאילתה ריקה. סרטון הווידאו הבא מציג דרך אחת להצגת עורך השאילתות.

כיצד לראות עורך שאילתות ב- Excel

אם חוברת העבודה של Excel כוללת חיבור לטבלה או לשאילתה במסד נתונים של Access, באפשרותך לוודא שהיא מציגה את המידע העדכני ביותר. השתמש בפקודה רענן (בכרטיסיה נתונים ) כדי לעשות זאת.

  1. בגליון העבודה, לחץ על תא כלשהו המכיל את נתוני Access שלך.

  2. בכרטיסיה נתונים , בקבוצה חיבורים , לחץ על החץ לצד רענן הכלולאחר מכן לחץ על רענן.

רענון חיבור נתונים

כדי לשלוט באופן שבו מתבצע רענון של החיבור, או באיזו תדירות:

  1. לחץ על תא כלשהו המכיל את נתוני Access שלך.

  2. בקבוצה חיבורים , לחץ על החץ לצד רענן הכלולחץ על מאפייני חיבור.

עבור ערכות נתונים גדולות מאוד, שקול להפעיל רענון ברקע. פעולה זו מחזירה לך את השליטה ב- Excel במקום שתצטרך להמתין מספר דקות או יותר עד לסיום הרענון.

מאפייני חיבור

  1. בכרטיסיה שימוש , הגדר את כל האפשרויות שברצונך לשנות.

בדיקת המצב של רענון או ביטול רענון

אם חוברת העבודה שלך מחוברת למקור נתונים גדול, הרענון עלול להימשך מעט יותר זמן מהצפוי. כדי לבדוק את הרענון, או כדי לבטל אותו, בצע אחת או יותר מהפעולות הבאות:

  • בדיקת מצב שאילתה    הודעה מופיעה בשורת המצב של Excel כדי לציין שהשאילתה פועלת. לחץ פעמיים על ההודעה כדי לבדוק את מצב השאילתה.

  • עצירת רענון רקע    כדי לעצור שאילתה הפועלת ברקע, לחץ פעמיים על הודעת מצב השאילתה בשורת המצב כדי להציג את תיבת הדו-שיח מצב רענון נתונים חיצוניים, ולאחר מכן לחץ על הפסק רענון.

  • עצירת שאילתה    כדי לעצור פעולת שאילתה כאשר רענון הרקע מבוטל, הקש על מקש Esc.

אם חוברת העבודה של Excel כוללת חיבור לטבלה או לשאילתה במסד נתונים של SQL Server, באפשרותך לוודא שהיא מציגה את פרטי התאריך העדכניים ביותר. השתמש בפקודה רענן (בכרטיסיה נתונים ) כדי לעשות זאת.

  1. בגליון העבודה, לחץ על תא כלשהו המכיל את נתוני SQL Server.

  2. בכרטיסיה נתונים , בקבוצה חיבורים , לחץ על החץ לצד רענן הכלולאחר מכן לחץ על רענן.

רענון חיבור נתונים

כדי לשלוט באופן שבו מתבצע רענון של החיבור, או באיזו תדירות:

  1. לחץ על תא כלשהו המכיל את נתוני SQL Server.

  2. בקבוצה חיבורים , לחץ על החץ לצד רענן הכלולחץ על מאפייני חיבור.

עבור ערכות נתונים גדולות מאוד, שקול להפעיל רענון ברקע. פעולה זו מחזירה לך את השליטה ב- Excel במקום שתצטרך להמתין מספר דקות או יותר עד לסיום הרענון.

מאפייני חיבור

  1. בכרטיסיה שימוש , הגדר את כל האפשרויות שברצונך לשנות, כגון הפעלת רענון רקע.

ביטול או בדיקת מצב הרענון

אם חוברת העבודה שלך מחוברת למקור נתונים גדול, הרענון עלול להימשך מעט יותר זמן מהצפוי. כדי לבדוק את הרענון או לבטל אותו, בצע אחת מהפעולות הבאות:

  • בדיקת מצב שאילתה    הודעה מופיעה בשורת המצב של Excel כדי לציין שהשאילתה פועלת. לחץ פעמיים על ההודעה כדי לבדוק את מצב השאילתה.

  • עצירת רענון רקע    כדי לעצור שאילתה הפועלת ברקע, לחץ פעמיים על הודעת מצב השאילתה בשורת המצב כדי להציג את תיבת הדו-שיח מצב רענון נתונים חיצוניים, ולאחר מכן לחץ על הפסק רענון.

  • עצירת שאילתה    כדי לעצור פעולת שאילתה כאשר רענון הרקע מבוטל, הקש על מקש Esc.

אם חוברת העבודה של Excel כוללת חיבור לטבלה או לשאילתה במקור נתונים של OLE DB, באפשרותך לוודא שהיא מציגה את פרטי התאריך העדכניים ביותר. השתמש בפקודה רענן (בכרטיסיה נתונים ) כדי לעשות זאת.

  1. בגליון העבודה, לחץ על תא כלשהו המכיל את נתוני OLE DB שלך.

  2. בכרטיסיה נתונים , בקבוצה חיבורים , לחץ על החץ לצד רענן הכלולאחר מכן לחץ על רענן.

רענון חיבור נתונים

כדי לשלוט באופן שבו מתבצע רענון של החיבור, או באיזו תדירות:

  1. לחץ על תא כלשהו המכיל את נתוני OLE DB שלך.

  2. בקבוצה חיבורים , לחץ על החץ לצד רענן הכלולחץ על מאפייני חיבור.

עבור ערכות נתונים גדולות מאוד, שקול להפעיל רענון ברקע. פעולה זו מחזירה לך את השליטה ב- Excel במקום שתצטרך להמתין מספר דקות או יותר עד לסיום הרענון.

מאפייני חיבור

  1. בכרטיסיה שימוש , הגדר את כל האפשרויות שברצונך לשנות.

בדיקה או ביטול רענון

אם חוברת העבודה שלך מחוברת למקור נתונים גדול, הרענון עלול להימשך מעט יותר זמן מהצפוי. כדי לבדוק או לבטל רענון, בצע אחת מהפעולות הבאות:

  • בדיקת מצב שאילתה    הודעה מופיעה בשורת המצב של Excel כדי לציין שהשאילתה פועלת. לחץ פעמיים על ההודעה כדי לבדוק את מצב השאילתה.

  • עצירת רענון רקע    כדי לעצור שאילתה הפועלת ברקע, לחץ פעמיים על הודעת מצב השאילתה בשורת המצב כדי להציג את תיבת הדו-שיח מצב רענון נתונים חיצוניים, ולאחר מכן לחץ על הפסק רענון.

  • עצירת שאילתה    כדי לעצור פעולת שאילתה כאשר רענון הרקע מבוטל, הקש על מקש Esc.

כאשר הנתונים שבהם אתה משתמש עבור שינויים במפה, ניתן לרענן אותו באופן ידני במפות תלת-ממדיות. לאחר מכן השינויים ישתקפו במפה שלך. כך ניתן לעשות זאת:

  • במפות תלת-ממדיות, לחץ על Home _GT_ רענון נתונים.

רענן נתונים בכרטיסיה 'בית'

הוספת נתונים ל- Power Map

כדי להוסיף נתונים חדשים למפות תלת-ממדיותPower Map:

  1. במפות תלת-ממדיות, עבור אל המפה שבה ברצונך להוסיף נתונים.

  2. אם אתה משאיר את החלון ' מפות תלת-ממדיות ' פתוח, לחץ ב-Excel ובחר את נתוני גליון העבודה שברצונך להוסיף.

  3. ברצועת הכלים של Excel, לחץ על הוספה > מפה > חץ הוסף נתונים נבחרים ל- Power Map.

הפקודה 'הוסף נתונים נבחרים ל- Power Map'

מפות תלת-ממדיות שלך יתעדכנו באופן אוטומטי כדי להראות את הנתונים הנוספים.

נתונים בחוברת עבודה של Microsoft Office Excel שהוצגה ב-Excel Services יכולים להגיע משני מיקומים שונים. הנתונים עשויים להיות מאוחסנים ישירות בחוברת העבודה, או שהוא מאוחסן במקור נתונים חיצוני, כגון במסד נתונים או בקוביית עיבוד אנליטי מקוון (OLAP).

אם הנתונים מגיעים ממקור נתונים חיצוני, מחבר חוברת העבודה או מנהל המערכת הגדירו את פרטי החיבור, לעתים קרובות בקובץ חיבור נתונים של Office (. odc), שמתאר כיצד לאתר, להיכנס, לבצע שאילתה ולגשת למקור הנתונים החיצוני.

כאשר אתה מחובר למקור נתונים חיצוני, באפשרותך לבצע פעולת רענון כדי לאחזר את הנתונים המעודכנים. בכל פעם שאתה מרענן נתונים, אתה רואה את הגירסה העדכנית ביותר של הנתונים, כולל שינויים שבוצעו בנתונים מאז הרענון האחרון.

קבלת מידע אודות רענון נתונים

האיור הבא מסביר את התהליך הבסיסי של מה שקורה בעת רענון נתונים המחוברים למקור נתונים חיצוני.

התהליך הבסיסי של רענון נתונים חיצוניים

  1. פעולת רענון מקבלת נתונים מעודכנים.

  2. חיבור, שנשמר לעתים קרובות בקובץ חיבור, מגדיר את כל המידע הדרוש כדי לגשת ולאחזר נתונים ממקור נתונים חיצוני.

  3. קיימים מגוון של מקורות נתונים שניתן לגשת אליהם, כגון OLAP, SQL Server, ספקי OLEDB ומנהלי התקנים של ODBC.

  4. נתונים מעודכנים נוספים לחוברת העבודה הנוכחית.

קבלת מידע על חששות בנושא אבטחה

כאשר אתה מחובר למקור נתונים חיצוני ואתה מנסה לרענן את הנתונים, חשוב להיות מודע לבעיות אבטחה אפשריות ולדעת מה ניתן לעשות בנוגע לבעיות אבטחה.

קובץ חיבור נתונים מכיל לעתים קרובות שאילתה אחת או יותר המשמשות לרענון נתונים חיצוניים. על-ידי החלפת קובץ זה, משתמש בעל כוונות זדון יכול לעצב שאילתה כדי לגשת למידע סודי ולהפיץ אותו למשתמשים אחרים או לבצע פעולות מזיקות אחרות. לכן, חשוב לוודא כי:

  • קובץ החיבור נכתב על-ידי אדם אמין.

  • קובץ החיבור מאובטח ומגיע מספריית חיבורי נתונים מהימנים (DCL).

לקבלת מידע נוסף אודות האופן שבו מנהל מערכת יכול לחבר קבצי חיבור, ליצור מיקומים מהימנים וקבצי חיבור מאובטחים, ראה עזרה של Microsoft Office Excel 2007 ועזרה לניהול מרכזי של Office SharePoint Server.

הערת אבטחה: גישה למקור נתונים חיצוני דורשת בדרך כלל אישורים (כגון שם משתמש וסיסמה) המשמשים לאימות המשתמש. ודא שאישורים אלה מוצגים עבורך באופן בטוח ומאובטח, ושלא תחשוף בטעות אישורים אלה לאנשים אחרים.

שליטה באופן הרענון של נתונים

באפשרותך לקבוע כיצד לרענן נתונים ממקור נתונים חיצוני על-ידי ביצוע אחת או יותר מהפעולות הבאות:

  • רענון ב-open   ב- Microsoft Office Excel 2007, מחבר בחוברת עבודה יכול ליצור חוברת עבודה שמרעננת באופן אוטומטי נתונים חיצוניים כאשר חוברת העבודה נפתחת על-ידי בחירה בתיבת הסימון רענן נתונים בעת פתיחת הקובץ בתיבת הדו מאפייני חיבור . (בכרטיסיה נתונים , בקבוצה חיבורים , לחץ על חיבורים, בחר את החיבור, לחץ על מאפיינים, לחץ על הכרטיסיה שימוש ולאחר מכן לחץ על רענן נתונים בעת פתיחת הקובץ.) במקרה זה, Excel Services תמיד מרענן את הנתונים לפני שהוא מציג חוברת עבודה ויוצר הפעלה חדשה. אם מחבר חוברת העבודה מנקה את תיבת הסימון רענן נתונים בעת פתיחת הקובץ , הנתונים המאוחסנים במטמון עם חוברת העבודה מוצגים, כלומר, כאשר משתמש מרענן את הנתונים באופן ידני, המשתמש רואה נתונים מעודכנים ועדכניים במהלך ההפעלה הנוכחית, אך הנתונים אינם נשמרים בחוברת העבודה. אם ברצונך להבטיח שהנתונים העדכניים יוצגו תמיד בעת הצגת חוברת העבודה ב-Excel Services, בחר בתיבת הסימון רענן נתונים בעת פתיחת הקובץ באמצעות Office Excel.

    אם אתה משתמש בקובץ חיבור נתונים של Office (. odc), הקפד גם להגדיר את תיבת הסימון השתמש תמיד בקובץ חיבור בתיבת הדו מאפייני חיבור (בכרטיסיה נתונים , בקבוצה חיבורים , לחץ על חיבורים, בחר את החיבור, לחץ על מאפיינים, לחץ על הכרטיסיה הגדרה ולאחר מכן לחץ על השתמש תמיד בקובץ חיבור

    הגדרות האתר ' מיקום קבצים מהימנים ', ' זמן קצוב להפעלה קצרה ' והמשך חיים של מטמון נתונים חיצונייםיכולים להשפיע גם על פעולות רענון. לקבלת מידע נוסף, עיין במנהל המערכת או במערכת העזרה של הניהול המרכזי של Microsoft Office SharePoint Server.

  • רענון ידני   

    הערה: באפשרותך לרענן באופן ידני דוח PivotTable בלבד.

    1. בחר תא בדוח PivotTable.

    2. בסרגל הכלים של Excel Web Access, תחת התפריט עדכן , לחץ על רענן את החיבור שנבחר.

      הערות: 

      • כל פעולה אינטראקטיבית הגורמת לביצוע שאילתה מחדש של מקור נתונים של OLAP יוזמת פעולת רענון ידני.

      • אם פקודת רענון זו אינה גלויה, מחבר ה-Web part ניקה את החיבור שנבחר ורענן את כל המאפיין חיבורים. לקבלת מידע נוסף, ראה מאפיינים מותאמים אישית של web Part של Excel Web Access.

  • רענן את כל החיבורים   בסרגל הכלים של Excel Web Access, תחת התפריט עדכן , לחץ על רענן את כל החיבורים.

  • רענון תקופתי   באמצעות Office Excel 2007, מחבר חוברת העבודה יכול לציין שהנתונים מתרעננים באופן אוטומטי במרווח שצוין לאחר פתיחת חוברת העבודה עבור כל חיבור בחוברת העבודה. לדוגמה, מסד נתונים של מלאי עשוי להתעדכן בכל שעה, ולכן מחבר חוברת העבודה הגדיר את חוברת העבודה לרענון אוטומטי כל 60 דקות.

    מחבר Web part יכול לבחור או לנקות את המאפיין אפשר רענון נתונים תקופתי של Excel Web Access כדי להפוך פעולת רענון תקופתי זו לזמינה או ללא זמינה, אם המאפיין הוגדר על-ידי מחבר חוברת העבודה. כאשר מרווח הזמן חולף, כברירת מחדל, ההנחיה הבאה של התראת רענון מוצגת בחלק התחתון של ה-Web part של Excel Web Access:

    לרענן נתונים ל<List של Connections>? עכשיו תמיד (אל תשאל אותי שוב)

    מחבר ב-Web part של Excel Web Access יכול גם להגדיר את המאפיין הצג בקשה לרענון נתונים תקופתי כדי לשלוט באופן הפעולה של ההודעה המוצגת כאשר Excel Services מבצע רענון נתונים תקופתי במהלך הפעלה:

    • תמיד     המשמעות היא שההודעה מוצגת עם הנחיה בכל מרווח זמן.

    • לחלופין     המשמעות היא שמשתמש יכול לבחור להמשיך ברענון תקופתי מבלי להציג הודעה.

    • עולם     המשמעות היא ש-Excel Web Access מבצע רענון תקופתי מבלי להציג הודעה או הנחיה.

    לקבלת מידע נוסף, ראה מאפיינים מותאמים אישית של web Part של Excel Web Access.

  • ביטול רענון   מאחר שפעולת רענון עשויה להימשך זמן רב יותר מהצפוי, באפשרותך לבטל אותה. כאשר פעולת הרענון מתרחשת, Excel Services מציג הודעה עם בקשה. לחץ על ביטול כדי להפריע לפעולה, כדי שתוכל להשלים את פעולת הרענון במועד נוח יותר. הנתונים המוחזרים על-ידי שאילתות לפני ביטול פעולת הרענון יוצגו.

באפשרותך לרענן טווח נתונים חיצוניים באופן אוטומטי בעת פתיחת חוברת העבודה. באפשרותך לשמור את חוברת העבודה מבלי לשמור את הנתונים החיצוניים, כדי לכווץ את גודל הקובץ.

  1. לחץ על תא בטווח הנתונים החיצוני.

  2. בכרטיסיה נתונים, בקבוצה חיבורים, לחץ על רענן הכל ולאחר מכן לחץ על מאפייני חיבור.

    מאפייני חיבור

  1. לחץ על הכרטיסיה שימוש.

  2. תחת בקרת רענון, בחר בתיבת הסימון רענן נתונים בעת פתיחת הקובץ.

  3. אם ברצונך לשמור את חוברת העבודה עם הגדרת השאילתה, אך בלי הנתונים החיצוניים, בחר בתיבת הסימון הסר נתונים מטווח הנתונים החיצוניים לפני שמירת חוברת העבודה.

  1. לחץ על תא בטווח הנתונים החיצוניים.

  2. בכרטיסיה נתונים, בקבוצה חיבורים, לחץ על רענן הכל ולאחר מכן לחץ על מאפייני חיבור.

    מאפייני חיבור

  3. לחץ על הכרטיסיה שימוש.

  4. בחר בתיבת הסימון רענן כל ולאחר מכן הזן את מספר הדקות בין כל פעולת רענון.

סיסמאות מאוחסנות אינן מוצפנות, ולכן אינן מומלצות. אם מקור הנתונים שלך דורש סיסמה כדי להתחבר אליו, באפשרותך לדרוש שהמשתמשים יזינו את הסיסמה לפני שיוכלו לרענן את טווח הנתונים החיצוניים. ההליך הבא אינו חל על נתונים שאוחזרו מקובץ טקסט (‎.txt) או משאילתת אינטרנט (‎.iqy).

השתמש בסיסמאות חזקות המשלבות אותיות רישיות וקטנות, מספרים וסימנים. סיסמאות חלשות אינן משלבות רכיבים אלה. לדוגמה, סיסמה חזקה: Y6dh!et5. סיסמה חלשה: House27. סיסמאות צריכות להכיל 8 תווים או יותר. ביטוי סיסמה המשתמש ב- 14 תווים או יותר עדיף.

חיוני לזכור את הסיסמה. אם תשכח את הסיסמה שלך, Microsoft לא תוכל לאחזר אותה. שמור את הסיסמאות שאתה רושם במקום בטוח, הרחק מהמידע המוגן באמצעות סיסמאות אלה.

  1. לחץ על תא בטווח הנתונים החיצוני.

  2. בכרטיסיה נתונים, בקבוצה חיבורים, לחץ על רענן הכל ולאחר מכן לחץ על מאפייני חיבור.

    מאפייני חיבור

  3. לחץ על הכרטיסיה הגדרה ולאחר מכן נקה את תיבת הסימון שמור סיסמה.

הערה: ‏Excel מבקש ממך את הסיסמה רק בפעם הראשונה שבה מבוצע רענון של טווח הנתונים החיצוניים בכל הפעלה של Excel. בפעם הבאה שתפעיל את Excel, תתבקש להזין שוב את הסיסמה אם תפתח את חוברת העבודה המכילה את השאילתה ותנסה לבצע פעולת רענון.

עבור ערכות נתונים גדולות מאוד, שקול להפעיל רענון ברקע. פעולה זו מחזירה לך את השליטה ב- Excel במקום שתצטרך להמתין מספר דקות או יותר עד לסיום הרענון.

  1. לחץ על תא בטווח הנתונים החיצוני.

  2. בכרטיסיה נתונים, בקבוצה חיבורים, לחץ על רענן הכל ולאחר מכן לחץ על מאפייני חיבור.

    מאפייני חיבור

    הערה: לא ניתן להפעיל שאילתת OLAP ברקע.

    הערה: לא ניתן להפעיל שאילתה עבור סוגי חיבור המאחזרים נתונים עבור מודל הנתונים.

  3. לחץ על הכרטיסיה שימוש.

  4. בחר בתיבת הסימון הפוך רענון רקע לזמין כדי להפעיל את השאילתה ברקע. נקה תיבת סימון זו כדי להפעיל את השאילתה בזמן המתנה.

    בזמן שאתה מקליט מאקרו המכיל שאילתה, Excel אינו מפעיל את השאילתה ברקע. כדי לשנות את המאקרו המוקלט כך שהשאילתה תפעל ברקע, ערוך את המאקרו בעורך Visual Basic. שנה את שיטת הרענון של אובייקט ‏QueryTable מ- ‏‏BackgroundQuery := False‏ ל- ‏BackgroundQuery := True‏.

אם חוברת העבודה שלך מחוברת למקור נתונים גדול, הרענון עלול להימשך מעט יותר זמן מהצפוי. כדי לבדוק את הרענון או לבטל אותו, בצע אחת מהפעולות הבאות:

  • בדיקת מצב שאילתה    הודעה מופיעה בשורת המצב של Excel כדי לציין שהשאילתה פועלת. לחץ פעמיים על ההודעה כדי לבדוק את מצב השאילתה.

  • עצירת רענון רקע    כדי לעצור שאילתה הפועלת ברקע, לחץ פעמיים על הודעת מצב השאילתה בשורת המצב כדי להציג את תיבת הדו-שיח מצב רענון נתונים חיצוניים, ולאחר מכן לחץ על הפסק רענון.

  • עצירת שאילתה    כדי לעצור פעולת שאילתה כאשר רענון הרקע מבוטל, הקש על מקש Esc.

תוכן קשור

שפר את הכישורים שלך ב- Office
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×