קביעת תצורת תכונות של מדיניות ניהול מידע

חשוב: מאמר זה תורגם בתרגום מכונה, ראה כתב ויתור. תוכל למצוא את הגרסה באנגלית של המאמר כאן לעיונך.

ייתכן שלמנהלי אתרים תהיה גישה לכל התכונות הבאות או לחלק מהן בהתאם לתכונות ניהול המידע אשר הפכו לזמינות בניהול מרכזי. ייתכן שיהיו לך גם תכונות מותאמות אישית שנוצרו במיוחד עבור הארגון שלך.

איזו פעולה ברצונך לבצע?

פתח את הדף ' עריכת מדיניות

למד אודות תכונת מדיניות התווית

הוספת תוויות למדיניות

הוספת ביקורת אירוע למדיניות

הוספת ברקודים למדיניות

הוספת שמירת פריט ותכונות תפוגה למדיניות

פתיחת הדף 'עריכת מדיניות'

באפשרותך לגשת ' עריכת מדיניות ' מדיניות של אוסף אתרים או מדיניות נוספה לסוג תוכן אתר.

פתיחת הדף 'עריכת מדיניות' עבור מדיניות אוסף אתרים

  1. בדף הבית של אוסף האתרים, לחץ על פעולות אתר, הצבע על הגדרות האתר ולאחר מכן לחץ על שינוי כל הגדרות האתר.

  2. בדף הגדרות האתר, במקטע ניהול אוסף אתרים, לחץ על פריטי מדיניות של אוסף אתרים.

  3. בחר במדיניות אשר ברצונך לקבוע את תצורת תכונותיה.

פתיחת הדף 'עריכת מדיניות' עבור מדיניות סוג תוכן

  1. בדף הבית של אוסף האתרים, לחץ על פעולות אתר, הצבע על הגדרות האתר ולאחר מכן לחץ על שינוי כל הגדרות האתר.

  2. בדף הגדרות האתר, במקטע גלריות, לחץ על סוגי תוכן של אתר.

  3. בחר בסוג התוכן אשר אליו משויכת המדיניות ולאחר מכן לחץ על הגדרות מדיניות ניהול מידע.

  4. לחץ על הגדרת מדיניות כדי לפתוח את הדף ' עריכת מדיניות ' עבור סוג התוכן.

לראש הדף

קבלת מידע אודות תכונת מדיניות התווית

תכונת מדיניות התווית מאפשרת למנהלי אתרים ליצור תוויות אחידות עבור מסמכי Microsoft Office system 2007. תוויות הן שימושיות לשם הבטחה שהמידע אודות מאפייני המסמך מצורף למסמך בעת הדפסתו. מאפייני פריט המאוחסנים בעמודות, כגון שם קובץ, מחבר, תאריך יצירה, מצב, שם פרוייקט ומידע לוח זמנים, יכולים להיכלל בתווית.

כברירת מחדל, תוויות מוצגות בכותרת העליונה של המסמך; עם זאת, משתמשי קצה יכולים להוסיף תווית בכל מקום במסמך באמצעות הכרטיסיה הוספה בתוכניות מהדורה 2007 של Office, כגון Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007 ו- Microsoft Office PowerPoint 2007. תוויות מוחלות על כל המסמכים שעליהם חלה מדיניות זו.

מנהלי מדיניות יכולים לקבוע את תכונות התווית הבאות:

  • מהו המידע שייכלל בתווית, כגון מטה-נתונים המוגדרים בעמודות פריט, כמו גם קשיח טקסט ועיצוב של תווים. תוויות יכולות להכיל עד עשר הפניות לעמודות, שכל אחד מהם יכולים להכיל עד 255 תווים.

  • תבנית התווית, לרבות גובהה ורוחבה הכלליים, סגנון הטקסט, הגופן והגודל, מעברי שורה וטאבים. כברירת מחדל, גובה התווית הוא 2.5 ס"מ, אבל גובה התווית יכול להיות מוגדר בין 0.5 ס"מ ל- 50 ס"מ. רוחב תווית יכול לנוע בין 0.5 ס"מ ל- 50 ס"מ. טקסט תווית ממורכז תמיד באופן אנכי בתוך תמונת התווית.

  • אם תוכניות מהדורה 2007 של Office מבקשות ממשתמשי קצה להוסיף תווית לפני שמירה או הדפסה של מסמך או אם ניתן להוסיף את התווית באופן ידני לפי שיקולו של משתמש הקצה. משתמשים גם יכולים למחוק תווית ממסמך במקרה הצורך.

  • אם תוכן התווית צריך להיות נעול כאשר היא מתווספת לראשונה למסמך או אם ניתן לעדכן אותה כשינויי מידע עמודה. תוויות נעולות רק כאשר כל המטה-נתונים הדרושים נמצאים בתווית.

לראש הדף

הוספת תוויות למדיניות

  1. פתח את הדף ' עריכת מדיניות ' עבור מדיניות שאליו ברצונך להוסיף תוויות.

  2. בדף ' עריכת מדיניות ', במקטע תוויות, לחץ על הפעל תוויות.

  3. כדי לוודא שתווית מתווספת תמיד למסמך, בחר בתיבת הסימון בקש מהמשתמשים להוסיף תווית לפני שמירה או הדפסה.

    הערה: כל ההגדרות חלות על התווית כולה. ייתכן שתצטרך להתאים את עיצוב הטקסט או את גודל התווית כדי לוודא שהטקסט מוצג בצורה הנכונה.

    נקה תיבת סימון זו אם מדיניות התווית היא אופציונלית וברצונך שמשתמשי קצה יוסיפו באופן ידני תווית למסמכים שלהם.

  4. כדי לנעול תווית כך שלא יהיה ניתן לשנות אותה, אף אם מידע העמודה משתנה, בחר בתיבת הסימון מנע שינויים בתוויות לאחר הוספתן.

    כדי לאפשר שינויי תווית כאשר מידע בהגדרות העמודה משתנה, נקה תיבת סימון זו.

  5. בתיבה עיצוב תווית, הקלד את טקסט התווית באופן בו ברצונך שיוצג.

    • הקלד את שמות העמודות שברצונך שיוצגו בסדר בו ברצונך שיופיעו בתווית. הקף שמות עמודה בסוגריים מסולסלים ({ }) כפי שמוצג בדף.

    • אם אתה מעוניין במזהה עמודה, הקלד אותו מחוץ לסוגריים כפי שמוצג בדוגמה בדף.

    • כדי להוסיף מעבר שורה לתווית, הקלד ‎\n בתיבת התווית בה ברצונך שיופיע מעבר השורה.

    • כדי להוסיף טאב, הקלד \t בשדה התווית בו ברצונך להכניס את הטקסט.

  6. במקטע מראה בחר בעיצוב הטקסט עבור התווית. הקפד להשתמש בגופן ובסגנון גופן שיהיו זמינים במחשבי משתמשי הקצה. גודל הגופן גם ישפיע על כמות הטקסט שניתן להציג בתווית.

  7. במקטע גודל תווית הקלד את הגובה ואת הרוחב של התווית. גובה תווית יכול להיות באורך 0.5 ס"מ עד 50 ס"מ ורוחב תווית יכול לנוע בין 0.5 ס"מ ל- 50 ס"מ. טקסט תווית ממורכז תמיד באופן אנכי בתוך תמונת התווית.

  8. לחץ על רענן כדי להציג את תוכן התווית בתצוגה מקדימה.

    ודא שהטקסט שלך מתאים לגובה ולרוחב התווית שצוינו. טקסט שהוא גדול מדי עבור התווית לא יוצג.

    הערה: ערכי עמודה ממשיים לא יוצגו בתצוגה המקדימה.

  9. לחץ על אישור כדי להחיל את תכונת התווית על המדיניות.

תוויות פתרון בעיות

כדי לוודא שהתוויות מודפסות בצורה נכונה, בדוק את הדברים הבאים:

  • כל העמודות המפורטות בתבנית התווית מתקיימות בספריית המסמכים.

  • תוכן תווית אינו ארוך יותר מאורך התווית.

  • עיצוב טקסט (כגון סגנון גופן) הוא חוקי. אם פרמטרי עיצוב אינם חוקיים או שהם מתייחסים לגופנים שאינם קיימים במערכת הלקוח, נוצרת תבנית אך היא משתמשת בערכי העיצוב המשמשים כברירת מחדל.

אם חלק מערכי המטה-נתונים דרושים כעת לתווית אך הם עדיין לא מולאו, תיבת דו-שיח של הודעה תוצג ותודיע למשתמשים שחלק מהמטה-נתונים הדרושים עבור התווית חסרים. משתמשים יכולים לעבור ל'לוח פרטי מסמך' כדי למלא את המטה-נתונים החסרים.

לראש הדף

הוספת ביקורת אירוע למדיניות

תכונת הביקורת של אוסף אתרים מאפשרת לחברות ליצור ולנתח מעקב עבור המסמכים שלהם וכן עבור פריטי רשימה שאינם מסמכים, כגון רשימות משימות, רשימות של בעיות, קבוצות דיון ולוחות שנה. התכונה מספקת יומן ביקורת המתעד אירועים, כגון המועד בו הוצג, נערך ופורסם התוכן וכן הלאה. כאשר ביקורת הופכת לזמינה במדיניות, מנהלי מדיניות יכולים להציג את המידע המבוקר בדוחות שימוש במדיניות המבוססים על Excel אשר מסכמים שימוש נוכחי. באפשרותך לסקור כל דוח כדי לסקור את האופן בו נעשה שימוש במידע בתוך הארגון. דוחות יומן ביקורת יכולים לסייע לארגונים לאשר ולתעד בדיקה מווסתת או לחקור דאגות אפשריות.

יומן הביקורת לוכד את המידע הבא:

  • שם אירוע.

  • תאריך ושעה של האירוע.

  • שם המערכת של המשתמש המבצע את הפעולה.

  • פתח את הדף ' עריכת מדיניות ' עבור מדיניות שאליו ברצונך להוסיף ביקורת.

  • בדף ' עריכת מדיניות ', במקטע ביקורת, בחר את תיבת הסימון הפעל ביקורת ולאחר מכן בחר את תיבות הסימון ליד האירועים שברצונך להשאיר נתיב ביקורת עבור.

  • לחץ על אישור כדי להחיל את תכונת הביקורת על המדיניות.

כאשר ביקורת הופכת לזמינה, אירועים הקשורים לפריטים שמכסה מדיניות זו יפורטו ביומן. כדי להציג הביקורת יומני רישום, בדף הגדרות האתר, לחץ על דוחות של יומן רישום הביקורת ולאחר מכן בחר את הדוח שהגדרת.

הערה: ביקורת מספקת מידע על מועד שינוי של פריט, אבל לא את הפרטים לגבי הפריטים שהשתנו. לכן לא צריך להחשיב אותה כניהול גירסאות של מסמך או ככלי גיבוי.

לראש הדף

הוספת ברקודים למדיניות

ברקודים שימושיים באופן מיוחד בניהול רשומות פיזיות משום שהם מספקים דרך לעקוב אחר נכסים שאינם דיגיטליים, כגון מסמכים מודפסים ופריטים פיזיים, כגון מוצרים, אב-טיפוס וחומרת מחשב. שלא כמו תוויות, ברקודים אינם מציגים מידע אודות הפריט כך שמידע רגיש יכול להיות מאוחסן בבטחה בצורה מקוונת ולהיות משויך לעותק הקשיח או לפריטים פיזיים מבלי לחשוף את המידע.

ברקודים אלה זמינות כחלק מדיניות, הם הם מתווספים למאפייני מסמך ומוצגים באזור הכותרת העליונה של המסמך עליו מוחל הברקוד. כמו תוויות, ברקודים יכולים גם באופן ידני יוסרו ממסמך.

באפשרותך לציין אם על משתמשים להתבקש לכלול את הברקוד בעת הדפסה או שמירה של פריט או אם צריך להוסיף את הברקוד באופן ידני באמצעות הכרטיסיה הוספה בתוכניות מהדורה 2007 של Office.

מדיניות הברקוד יוצרת ברקודים מתקן קוד 39. כל תמונת ברקוד כוללת טקסט מתחת לסמל הברקוד אשר מייצג את ערך הברקוד. דבר זה מאפשר שימוש בנתוני הברקוד אפילו כאשר חומרת סריקה אינה זמינה. משתמשים יכולים להקליד באופן ידני את מספר הברקוד בתיבת החיפוש Microsoft Office SharePoint Server 2007 כדי לאתר את הפריט באתר.

  1. בדף ' עריכת מדיניות ', במקטע ברקודים, בחר בתיבת הסימון הפוך ברקודים לזמינים.

  2. כדי להנחות משתמשים להוסיף ברקודים אלה למסמכים, בחר את תיבת הסימון בקש מהמשתמשים להוסיף ברקוד לפני שמירה או הדפסה.

  3. לחץ על אישור כדי להחיל את תכונת הברקוד על המדיניות.

לראש הדף

הוספת שמירת פריט ותכונות תפוגה למדיניות

כאשר היא זמינה, מדיניות התפוגה מחפשת את אוסף האתרים כדי למצוא פריטים אלה אשר חרגו מתקופת השימור. מה שקורה לפריטים אלה תלוי באופן בו הוגדרה המערכת שלך לטפל בפריטים אשר חרגו מתקופת השימור שלהם. לדוגמה, יכולים להיות העברה של פריטים לסל המחזור, הפעלה של זרימת עבודה של תפוגה או ביצוע של תהליך מותאם אישית.

מדיניות התפוגה הופכת לזמינה על-ידי הגדרת תקופת שימור ופעולת תפוגה.

  1. פתח את הדף ' עריכת מדיניות ' עבור מדיניות שאליו ברצונך להגדיר פריט שימור ותפוגה.

  2. בדף ' עריכת מדיניות ', בחר את תיבת הסימון הפעל תפוגה כדי לקבוע את אופן חיסול תוכן המנוהל על-ידי מדיניות זו.

  3. בחר אפשרות תקופת שימור כדי לציין את מועד התפוגה של מסמכים. ניתן לבטא זאת גם בזרימת עבודה נפרדת או בנוסחת שימור מותאמת אישית.

    • כדי להגדיר את תאריך התפוגה בהתבסס על מאפיין תאריך, לחץ על פרק זמן המבוסס על מאפייני הפריט ולאחר מכן בחר את הפעולה ואת פרק הזמן (ימים, חודשים או שנים). הקלד מספר בתיבה בין הרשימות כדי להגדיר את תקופת הזמן.

      הערות: 

      • בעת יצירת מדיניות כחלק מסוג תוכן, באפשרותך לבחור בכל מאפיין תאריך שהוגדר בסוג תוכן זה כדי להשתמש בו כערך תפוגה.

      • אפשרויות אלה זמינות רק בעת יצירת מדיניות אוסף אתרים.

    • כדי להשתמש בזרימת עבודה או בנוסחת שימור מותאמת אישית כדי לקבוע תפוגה, לחץ על מוגדרת באופן תוכניתי.

  4. הגדר את הפעולות שברצונך שיתרחשו כאשר פג תוקפו של המסמך.

    • כדי להפוך פעולה שהוגדרה מראש (כגון מחיקה) לזמינה, לחץ על בצע פעולה זו ולאחר מכן בחר בפעולה מתוך הרשימה.

    • כדי להפעיל זרימת עבודה של תפוגה, לחץ על התחל זרימת עבודה זו ולאחר מכן בחר בשם זרימת העבודה.

      הערה: תכונה זו זמינה רק אם אתה מגדיר מדיניות עבור סוג תוכן שכבר משויכת אליו זרימת עבודה.

  5. לחץ על אישור כדי להחיל את תכונת התפוגה על המדיניות.

לראש הדף

הערה: כתב ויתור בנוגע לתרגום מכונה: מאמר זה תורגם על-ידי מערכת מחשב, ללא התערבות אדם. Microsoft מציעה את תרגומי המכונה כדי לסייע למשתמשים שאינם דוברי אנגלית ליהנות מתוכן בנושא מוצרים, שירותים וטכנולוגיות של Microsoft. מכיוון שהמאמר תורגם על-ידי מכונה, הוא עלול להכיל שגיאות באוצר המילים, בתחביר או בדקדוק.

הרחב את הכישורים שלך
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×