קביעת תצורה של ניהול רשומות במקום

הערה:  אנו מעוניינים לספק לך את תוכן העזרה העדכני ביותר במהירות האפשרית, בשפה שלך. דף זה תורגם באמצעות אוטומציה והוא עשוי לכלול שגיאות דקדוק או אי-דיוקים. מטרתנו היא כי תוכן זה יהיה שימושי עבורך. האם תוכל לספר לנו אם המידע הועיל לך, בחלק התחתון של דף זה? לנוחותך, הנה המאמר באנגלית .

היכולת לנהל רשומות בכל אתר מעניקה למנהלי רשומות שליטה רבה יותר על אופן הטיפול ברשומות עסקיות ומשפטיות בעלות ערך לטווח ארוך. ניהול רשומות "במקום" גם מאפשר לרשומות אלה להיות חלק מסביבת עבודה שיתופית, בכך שהן מתקיימות לצד מסמכים אחרים שאתה עובד עליהם.

בהתאם למבנה הארגוני של פתרון ניהול הרשומות שלך, באפשרותך להפעיל ניהול רשומות במקום ברמת אוסף האתרים ולהמשיך ולבטל הצהרה ידנית על רשומות ברמת הרשימה או הספריה. עם זאת, ברירת המחדל עבור רשימות וספריות היא הפעלת הצהרה ידנית על רשומות כאשר התכונה מופעלת ברמת אוסף האתרים.

הפעלת ניהול רשומות במקום ב- SharePoint

אם לא עשית, עליך להפעיל ניהול רשומות במקום לפני שתוכל לבצע משימות אלה. אם שהפעלת את אותה, דלג על שלבים אלה.

  1. נווט לאתר ברמה העליונה.

  2. לחץ על הגדרות לחצן 'הגדרות' ב- Office 365 ולאחר מכן לחץ על הגדרות האתר.

    ב- SharePoint המחוברים קבוצת אתר, לחץ על הגדרות, לחץ על תוכן אתר ולאחר מכן לחץ על הגדרות האתר.

  3. תחת ניהול אוסף אתרים, לחץ על תכונות אוסף אתרים.

  4. תכונות אוסף אתרים, ניהול רשומות במקום לחפש ולחץ על הפעל.

קביעת תצורה של ניהול רשומות במקום עבור אוסף אתרים

אם פתרון ניהול הרשומות שלך מתפרס על אתרים מרובים, באפשרותך לקבוע את התצורה של הגדרות ניהול הרשומות בדרכים הבאות:

  • ציין את סוגי ההגבלות שיש להחיל על מסמך כשהוא מוצהר כרשומה.

  • ציין אם כל הרשימות או כל הספריות באתר מאפשרות הצהרה ידנית על רשומות.

  • ציין מי יכול להצהיר באופן ידני על מסמכים כרשומות ולבטל הצהרה זו.

כדי לקבוע תצורה של ניהול רשומות במקום עבור אוסף אתרים

הערה: לפני שתוכל להשלים הליך זה, עליך להפעיל תחילה ברמת אוסף האתרים את תכונת ניהול הרשומות במקום.

  1. נווט לאתר ברמה העליונה.

  2. לחץ על הגדרות לחצן 'הגדרות' ב- Office 365 ולאחר מכן לחץ על הגדרות האתר.

    ב- SharePoint המחוברים קבוצת אתר, לחץ על הגדרות, לחץ על תוכן אתר ולאחר מכן לחץ על הגדרות האתר.

  3. תחת ניהול אוסף אתרים, לחץ על הגדרות הצהרת רשומות.

  4. בדף 'הגדרות הצהרת רשומות', במקטע הגבלות רשומה, בחר באפשרות שמציינת את סוג ההגבלות שיחולו על פריט כשהוא מוצהר כרשומה. הגדרה זו אינה משפיעה על פריטים שכבר הוצהרו כרשומות.

    • אין הגבלות נוספות   הגבלה זו שימושית אם ברצונך שלרשומות תהיה מדיניות שמירה נפרדת מזו של פריטים שאינם רשומות, אך אינך מעוניין לחסום מחיקה או עריכה של הרשומות.

    • חסום מחיקה   זוהי הגבלת ברירת המחדל עבור מרכז הרשומות.

    • חסום עריכה ומחיקה    הגבלה זו שימושית אם ברצונך לנעול מסמך לחלוטין כך שלא תהיה אפשרות לערוך או למחוק אותו. סמל "מנעול" משויך למסמך כדי לציין באופן חזותי שהפריט נעול.

  5. במקטע זמינות הצהרה על רשומות, בחר באפשרות המציינת אם ניתן או לא ניתן להצהיר על פריטים כרשומות באופן ידני ברשימות ובספריות כברירת מחדל. אם האפשרות לא זמינה בכל המיקומים כברירת מחדל נבחרת, ניתן להצהיר על פריטים כרשומות רק באמצעות מדיניות או זרימת עבודה.

    אפשרות אחת במקטע זמינות הצהרה על רשומות מאפשרת לך לבטל הצהרה על רשומה. לביצוע פעולה זו, בפרטי תאימות, לצד מצב רשומה, לחץ על בטל הצהרה על רשומה. כעת תתבקש לאשר שברצונך לבטל את ההצהרה על הפריט כרשומה.

    הערה: האפשרות 'בטל הצהרה' מופיעה רק עבור פריטים שהוצהרו בעבר כרשומות.

  6. במקטע תפקידי הצהרה, ציין את סוגי המשתמשים שיכולים להצהיר או לבטל הצהרה על פריטים כרשומות.

    • כל המשתתפים והמנהלים של רשימות    כל משתמש בעל הרשאות 'עריכת פריטים' עבור רשימה יכול להצהיר ולבטל הצהרה על פריטים כרשומות.

    • רק מנהלי רשימות    רק משתמשים בעלי הרשאות 'ניהול רשימה' עבור רשימה יכולים להצהיר ולבטל הצהרה על פריטים כרשומות.

    • רק פעולות מדיניות    רק פעולות מדיניות או קוד מותאם אישית שפועלים כחשבון המערכת יכולים להצהיר ולבטל הצהרה על פריטים כרשומות.

  7. לחץ על אישור.

לראש הדף

קביעת תצורה של ניהול רשומות במקום עבור רשימה או ספריה

באפשרותך לקבוע את תצורתן של הגדרות ניהול רשומות כדי לאפשר או למנוע יצירת רשומות בתוך רשימות או ספריות ספציפיות באתר. באפשרותך גם לקבוע את תצורתן של רשימות וספריות כך שכל הפריטים שנוספים אליהן יוצהרו באופן אוטומטי כרשומות.

כדי לקבוע תצורה של ניהול רשומות במקום עבור רשימה או ספריה

  1. עבור אל הרשימה או אל הספריה שברצונך לקבוע את תצורתה עבור ניהול רשומות.

  2. עבור ספריות, תחת כלי ספריה, לחץ על הכרטיסיה ספריה. עבור רשימות, תחת כלי רשימה, לחץ על הכרטיסיה רשימה.

  3. ברצועת הכלים של הספריה, לחץ על הגדרות ספריה. עבור רשימות, לחץ על הגדרות רשימה.

    ב- SharePoint Online, לחץ על הגדרות ולאחר מכן לחץ על הגדרות רשימה או הגדרות ספריה.

    הערה: אם אינך רואה את לחצן רצועת הכלים שהוזכר בהליך זה, ייתכן שעליך לכוונן את רזולוציית המסך או את גודל החלון של הדפדפן כדי להרחיב את כל לחצני רצועת הכלים הזמינים. באפשרותך גם ללחוץ על לחצן הקבוצה כדי להרחיב את בחירת הלחצנים של קבוצה זו.

  4. בדף 'הגדרות רשימה', לחץ על הגדרות הצהרת רשומות.

  5. בדף הגדרות הצהרת רשומות, במקטע זמינות הצהרה על רשומות באופן ידני, בצע אחת מהפעולות הבאות:

    • בחר אם ברצונך להשתמש בהגדרת ברירת המחדל של אוסף האתרים.

    • אפשר הצהרה ידנית על רשומות עבור רשימה או ספריה זו.

    • אל תאפשר אף פעם הצהרה ידנית על רשומות עבור רשימה או ספריה זו.

  6. במקטע הצהרה אוטומטית, בחר אם ברצונך שפריטים שנוספים לרשימה או לספריה זו יוצהרו באופן אוטומטי כרשומות.

  7. לחץ על אישור.

שפר את הכישורים שלך ב- Office
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×