פתיחת תיבת דואר משותפת ושימוש בה ב- Outlook

פתיחת תיבת דואר משותפת ושימוש בה ב- Outlook

עדכון אחרון: 15 ביולי 2019

תיבת דואר משותפת מאפשרת לקבוצת אנשים לשלוח דואר אלקטרוני ולעקוב אחריו בקלות מכינוי דואר אלקטרוני ציבורי, כגון info@contoso.com. כשאדם בקבוצה משיב להודעה שנשלחה לתיבת הדואר המשותפת, הודעת הדואר האלקטרוני תיראה כאילו נשלחה מהכתובת המשותפת, ולא מהמשתמש הפרטי. ניתן גם להשתמש בתיבת הדואר המשותפת כלוח שנה משותף עבור הצוות.

עם זאת, תיבת דואר משותפת לא נועדה לכניסה ישירה. חשבון המשתמש עבור תיבת הדואר המשותפת צריך להישאר במצב לא זמין.

הדפדפן שלך אינו תומך בווידאו. התקן את Microsoft Silverlight‏, Adobe Flash Player או Internet Explorer 9.

עצה: לפני שתוכל להשתמש בתיבת דואר משותפת, מנהל המערכת של הארגון שלך ב-מנהל מערכת של Office 365 צריך ליצור את תיבת הדואר המשותפת ולהוסיף אותך כחבר בקבוצה. לקבלת מידע נוסף, עיין במאמר יצירת תיבת דואר משותפת, המתאר את השלבים שמנהל המערכת צריך לבצע.

הוספת תיבת דואר משותפת ל- Outlook

לאחר שמנהל המערכת יוסיף אותך כחבר בתיבת דואר משותפת, סגור את Outlook ולאחר מכן הפעל אותו מחדש. תיבת הדואר המשותפת תופיע באופן אוטומטי בחלונית התיקיות שלך ב- Outlook.

תיבת הדואר המשותפת מוצגת ברשימת התיקיות ב- Outlook

מה עליי לעשות אם התהליך לא הצליח?

  • אם מנהל המערכת הוסיף אותך לאחרונה לתיבת דואר משותפת, ייתכן שיחלפו כמה דקות עד שתיבת הדואר המשותפת תופיע. המתן זמן מה ולאחר מכן סגור שוב את Outlook והפעל אותו מחדש.

  • אם הבעיה לא נפתרה, הוסף את תיבת הדואר המשותפת באופן ידני ל- Outlook:

    1. פתח את Outlook.

    2. בחר את הכרטיסיה קובץ ברצועת הכלים.

    3. בחר הגדרות חשבון ולאחר מכן בחר הגדרות חשבון מהתפריט.

    4. בחר את הכרטיסיה דואר אלקטרוני.

    5. ודא שהחשבון הנכון מסומן ולאחר מכן בחר שינוי.

    6. בחר הגדרות נוספות > מתקדם > הוסף.

    7. הקלד את כתובת הדואר האלקטרוני המשותפת, כגון info@contoso.com.

    8. בחר אישור > אישור.

    9. בחר הבא > סיום > סגור.

שליחת דואר מתיבת הדואר המשותפת

  1. פתח את Outlook.

  2. בחר דואר אלקטרוני חדש.

  3. אם אינך רואה את השדה מאת בחלק העליון של ההודעה, בחר אפשרויות > מאת.

  4. לחץ על מאת בהודעה ולאחר מכן שנה את הכתובת לכתובת הדואר האלקטרוני המשותפת. אם אינך רואה את כתובת הדואר האלקטרוני המשותפת, בחר כתובת דואר אלקטרוני אחרת ולאחר מכן הקלד את כתובת הדואר האלקטרוני המשותפת.

  5. בחר אישור.

  6. סיים להקליד את ההודעה שלך ולאחר מכן בחר שלח.

    מעתה והלאה, כאשר תרצה לשלוח הודעה מתיבת הדואר המשותפת, הכתובת תהיה זמינה ברשימה הנפתחת 'מאת'.

    בכל פעם שתשלח הודעה מתיבת הדואר המשותפת, הנמענים יראו בהודעה רק את כתובת הדואר האלקטרוני המשותפת.

מענה לדואר שנשלח אל תיבת הדואר המשותפת

  1. פתח את Outlook.

  2. פתח את הודעת הדואר האלקטרוני שברצונך להשיב לה.

  3. בשדה מאת, בחלק העליון של ההודעה, אתה אמור לראות את שם תיבת הדואר המשותפת. אם אינך רואה אותה, בחר את התיבה הנפתחת ' מאת ' ובחר את תיבת הדואר המשותפת.

  4. סיים להקליד את ההודעה שלך ולאחר מכן בחר שלח.

    כאשר תרצה לשלוח הודעה מתיבת הדואר המשותפת, הכתובת תהיה זמינה ברשימה הנפתחת 'מאת'.

    בכל פעם שתשלח הודעה מתיבת הדואר המשותפת, הנמענים יראו בהודעה רק את כתובת הדואר האלקטרוני המשותפת.

שימוש בלוח השנה המשותף

לאחר שמנהל המערכת יוסיף אותך כחבר בתיבת דואר משותפת, סגור את Outlook ולאחר מכן הפעל אותו מחדש. לוח השנה המשותף שמשויך לתיבת הדואר המשותפת מתווסף באופן אוטומטי לרשימה לוחות שנה שלך.

  1. ב- Outlook, עבור אל תצוגת לוח השנה ובחר את תיבת הדואר המשותפת.

    בחר את תצוגת לוח השנה

  2. בעת הזנת פעילויות, כל החברים בתיבת הדואר המשותפת יוכלו לראות אותן.

  3. כל חבר בתיבת הדואר המשותפת יכול ליצור, להציג ולנהל פעילויות בלוח השנה, באותו אופן שבו הוא מבצע זאת עבור הפעילויות האישיות שלו. כל חבר בתיבת הדואר המשותפת יכול לראות את השינויים שבוצעו בלוח השנה המשותף.

שימוש ברשימת אנשי הקשר המשותפת

לאחר שמנהל המערכת יוסיף אותך כחבר בתיבת דואר משותפת, סגור את Outlook ולאחר מכן הפעל אותו מחדש. רשימת אנשי הקשר המשותפת שמשויכת לתיבת הדואר המשותפת מתווספת באופן אוטומטי לרשימה אנשי הקשר שלי שלך.

  1. ב- Outlook, בחר אנשים.

  2. תחת אנשי הקשר שלי, בחר את תיקיית אנשי הקשר עבור רשימת אנשי הקשר המשותפת.

    רשימת אנשי הקשר המשותפת מוצגת בחלונית אנשי הקשר ב- Outlook

שימוש בתיבת דואר משותפת במכשיר נייד (טלפון או Tablet)

כדי לגשת לתיבת דואר משותפת במכשיר נייד, השתמש בשלבים הבאים. 

  1. היכנס לחשבון הראשי שלך ב- Outlook עבור iOS או Android.

  2. הקש על לחצן הוסף חשבון בחלונית הניווט הימנית ולאחר מכן הקש על הוסף תיבת דואר משותפת
    הוסף תיבת דואר משותפת ל- Outlook Mobile.

  3. אם יש לך כמה חשבונות ב- Outlook Mobile, בחר את החשבון שכולל הרשאות גישה לתיבת הדואר המשותפת. 
    בחר את החשבון שכולל הרשאות עבור תיבת הדואר המשותפת.

לאחר שתשלים את תהליך הגדרת החשבון, תיבת הדואר המשותפת תוצג ברשימת החשבונות שלך ב- Outlook עבור iOS או ב- Outlook עבור Android. 

כדי להסיר תיבת דואר משותפת, עבור אל הגדרות > חשבונות. לאחר מכן, הקש על תיבת הדואר המשותפת ובחר מחק חשבון

שליחת תשובות אוטומטיות מתיבת דואר משותפת

רק ל-מנהל מערכת של Office 365 שלך יש את ההרשאות להגדרת האפשרות הזו. לקבלת הוראות, ראה יצירת תיבת דואר משותפת.

נושאים קשורים

הוספת כללים לתיבת דואר משותפת

הוספת תיבת דואר משותפת ל- Outlook באינטרנט

שפר את הכישורים שלך ב- Office
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×