פתיחה, עריכה ועדכון של קבצים מאתר SharePoint

חשוב: מאמר זה תורגם בתרגום מכונה, ראה כתב ויתור. תוכל למצוא את הגרסה באנגלית של המאמר כאן לעיונך.

באפשרותך להתחבר ספריה באתר SharePoint באמצעות Outlook 2007 או Outlook 2010 ועיון, עריכת ולאחר ואפילו לחפש את הקבצים. לאחר שתתחבר בספריית SharePoint שלך ל- Outlook, באפשרותך לעבוד עם הקבצים בדיסק הקשיח שלך, גם כאשר אינך נמצא במשרד.

הערה: התכונות המתוארות במאמר זה לעבוד עם אתרי SharePoint הפועלים Windows SharePoint Services 3.0 או Microsoft Office SharePoint Server 2007. אם אינך בטוח אילו גירסאות של מוצרי Microsoft SharePoint Technologies פועלים בשרת, בקש ממנהל השרת.

  1. בדפדפן אינטרנט, פתח את הספריה באתר SharePoint.

    אם אינך מצליח לאתר את הספריה, לחץ על הצג את כל תוכן האתר ולאחר מכן לחץ על שם הספריה.

  2. בכרטיסיה ' ספריה ', בקבוצה התחברות וייצוא, לחץ על התחבר ל- Outlook.

הפקודה 'התחבר ל- Outlook'

  1. כאשר תתבקש לפתוח תוכנית במחשב שלך, לחץ על אפשר.

    ב- Outlook, הספריה יתווסף לחלונית הניווט בתיקיה חדשה בשם רשימות SharePoint.

    הקבצים בספריה מתנהגים דומה להודעות דואר אלקטרוני. לחץ כדי להציג בתצוגה מקדימה את הקובץ בחלונית הקריאה או לחץ פעמיים על הקובץ כדי לפתוח אותו. לחץ פעמיים על הקובץ לקבלת אפשרויות נוספות.

    הערות: 

    • אם הספריה מכילה תיקיות משנה וברצונך לקבל גישה אל כל הקבצים ב- Outlook, הצג את הספריה ברמה העליונה שלה ולאחר מכן חבר אותו ל- Outlook. כברירת מחדל, אם אתה עובד בתיקיית משנה של ספריה ולאחר מכן לחבר את הספריה ל- Outlook, מחוברות רק התוכן של תיקיה זו.

    • כדי לגשת רק את התוכן של תיקיה יחידה ב- Outlook, קיימות שתי אפשרויות. אם התיקיה המכילה את הקבצים שברצונך לגשת ב- Outlook אינה פתוחה, הצבע על התיקיה, לחץ על פתיחת תפריט החץ שמופיע ולאחר מכן לחץ על התחבר ל- Outlook. אם התיקיה שברצונך לחבר כבר פתוחה, בצע את השלבים לחיבור ספריה. בתפריט פעולות, לחץ על התחבר ל- Outlook.

    • לאחר חיבור ספריה ל- Outlook, באפשרותך להזמין את חברי צוות אחרים להתחבר לספריה. לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על שם הספריה ב- Outlook ולאחר מכן לחץ על שתף תיקיה זו.

אם כל הקבצים החדשים זמינים בספריית SharePoint, קבצים אלה מופיעים בקבוצה זמין להורדה ברשימת ההודעות. באפשרותך לסמן קבצים להורדה במהלך הפקודה הבאה של שליחה/קבלה, או להוריד קבצים באופן מיידי אם זמין חיבור אל אתר SharePoint.

  1. ברשימת ההודעות, בקבוצה זמין להורדה לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על הקובץ שברצונך להוריד.

    עצה: כדי לבחור מרובים קבצים לחיצה והחזקה של מקש CTRL לחוץ בעת לחיצה על כל כותרת עליונה של קובץ.

  2. לחץ על סמן להורדת מסמכים.

הערה: אם התצוגה המקדימה מציגה קובץ שטרם הורד, לחץ על הורד מסמך זה.

לאחר הורדת הקבצים ל- Outlook, באפשרותך לפתוח את הקבצים בכל עת, כגון בעת עבודה במצב לא מקוון. כדי לקבוע אם קבצים זמינים, בחלק העליון של רשימת ההודעות, לחץ על סדר לפי ולאחר מכן לחץ על זמינות. קבצים שהורדו לא מופיעים בקבוצה זמין להורדה.

  1. בדואר אורשימת התיקיות, בחלונית הניווט, הרחב את התיקיה רשימות SharePoint ולאחר מכן בחר את השם של ספריית SharePoint.

  2. כדי לפתוח קובץ, לחץ פעמיים על שם הקובץ. אם תתבקש לאמת את המקור של הקובץ, לחץ על פתח אם ידוע לך שבבטחה לעשות.

  3. אם הקובץ עודכן בשרת SharePoint לאחר הורדת אותו ב- Outlook, ייתכן שתתבקש כדי לפתוח את הגירסה החדשה ביותר של הקובץ. לחץ על כן או לא, בהתאם לרצונך לפתוח את העותק במחשב שלך או את העותק המעודכן משרת SharePoint.

    הקובץ נפתח בתוכנית בה הוא נוצר, אם תוכנית זו מותקנת במחשב שלך.

לאחר הורדת הקבצים ל- Outlook, באפשרותך לפתוח את הקבצים בכל עת, כגון בעת עבודה במצב לא מקוון. כדי לקבוע אם קבצים זמינים, בחלק העליון של רשימת ההודעות, לחץ על סדר לפי ולאחר מכן לחץ על זמינות. קבצים שהורדו לא מופיעים בקבוצה זמין להורדה.

עצה: כדי למנוע מאדם אחר לבצע שינויים בקובץ בשרת SharePoint בזמן שאתה עובד עליו, להוציא את הקובץ. בעת פתיחת קובץ שהוצאת מאחסון, הוא נפתח במצב עריכה. באפשרותך להתחיל לבצע שינויים באופן מיידי.

  1. בדואר אורשימת התיקיות, בחלונית הניווט, הרחב את התיקיה רשימות SharePoint ולאחר מכן בחר את השם של ספריית SharePoint.

  2. כדי לפתוח קובץ, לחץ פעמיים על שם הקובץ. אם תתבקש לאמת את המקור של הקובץ, לחץ על פתח אם ידוע לך שבבטחה לעשות.

  3. אם הקובץ עודכן בשרת SharePoint לאחר הורדת אותו ב- Outlook, ייתכן שתתבקש כדי לפתוח את הגירסה החדשה ביותר של הקובץ. לחץ על כן או לא, בהתאם לרצונך לפתוח את העותק במחשב שלך או את העותק המעודכן משרת SharePoint.

    הקובץ נפתח בתוכנית שבה הוא נוצר, אם יש לך תוכנית זו מותקנת במחשב שלך. אם הקובץ נוצר בתוכנית התואמת ל- SharePoint, כגון תוכנית של Microsoft Office, סרגל ההודעות עשויים להופיע בחלק העליון של המסמך.

  4. בסרגל ההודעות, לחץ על ערוך במצב לא מקוון.

    ייתכן שתופיע הודעה המספקת מידע אודות עבודה במצב לא מקוון, כגון קישורים לתיקיית הטיוטות של SharePoint במחשב שלך ולאפשרויות עריכה לא מקוונת עבור התוכנית שלך.

  5. לאחר עריכת הקובץ, שמור את הקובץ כפי שאתה עושה בדרך כלל.

  6. סגור את הקובץ.

    אם חיבור לשרת אינו זמין כאשר אתה סוגר את הקובץ, תיבת הדו-שיח עריכה לא מקוונת עשויה להופיע כדי לאפשר לך לעדכן את השינויים בשרת. אם חיבור לשרת אינו זמין, תיבת הדו-שיח אינו מופיע כאשר אתה סוגר את הקובץ, עם זאת, היא עשויה להופיע בעת חיבור מחדש, ופתח את הקובץ.

  7. לחץ על עדכן כדי לעדכן את הקובץ בשרת.

  8. אם הקובץ הוצא, אנשים אחרים לא יוכל לראות את השינויים עד שתכניס את הקובץ. אם הקובץ הוצא, ייתכן שתתבקש להכניס את הקובץ. כדי להכניס את הקובץ, לחץ על כן.

    אתה עשוי לקבל בקשה להזנת פרטים נוספים, כגון הערות אודות השינויים שביצעת או פרטים נוספים אודות הקובץ.

  9. אם אתה עובד על הקובץ בזמן שאתה עובד ללא חיבור לשרת, לא תתבקש לעדכן את הקובץ לאחר סגירתו. כדי לעדכן את הקובץ בשרת, פתח את הקובץ שוב, בצע שינויים נוספים הרצוי ולאחר מכן סגור את הקובץ. כאשר מופיעה תיבת הדו-שיח עריכה במצב לא מקוון, לחץ על עדכן.

    הערה: אם אתה לא הוצאת את הקובץ תחילה, מישהו מעדכן את הקובץ בשרת SharePoint, מופיעה הודעה כדי ליידע אותך לגבי התנגשות שינויים. בצע את ההוראות שעל המסך כדי להסדיר את השינויים.

אם אתר SharePoint וספריית שלך מוגדר לקבל הודעות דואר אלקטרוני, באפשרותך להוסיף קובץ לספריה על-ידי שליחתו כקובץ מצורף להודעה. אם תעשה זאת, אין לך להתחבר בספריית SharePoint שלך ל- Outlook.

לפני שתוכל לשלוח הודעות לספריה, עליך לדעת מהי כתובת הדואר האלקטרוני לשימוש ואם הספריה מוגדר לקבל דואר אלקטרוני קבצים מצורפים.

  1. כדי למצוא את כתובת הדואר האלקטרוני עבור הספריה, בצע אחת מהפעולות הבאות:

    • חפש בפנקס הכתובות. אם כתובת הדואר האלקטרוני אינה קיימת, באפשרותך להשיג אותה מהאדם שהגדיר את הספריה. לאחר מכן באפשרותך להוסיף אותו לרשימת אנשי הקשר שלך כך שתוכל למצוא אותו בקלות מאוחר יותר.

    • הצג את תיאור הספריה באתר SharePoint, המופיע מתחת לכותרת הספריה. הבעלים של האתר ייתכן שהוספת את כתובת הדואר האלקטרוני של הספריה על תיאור.

    • הצג את הגדרות הדואר האלקטרוני עבור הספריה. לשם כך נדרש לך הרשאה להציג את הגדרות הספריה:

      1. בדפדפן אינטרנט, פתח את האתר ולאחר מכן, כדי לפתוח ספריה, לחץ על שם הספריה.

        אם שם הספריה לא מופיע, לחץ על הצג את כל תוכן האתר ולאחר מכן לחץ על שם הספריה.

      2. בתפריט הגדרות, לחץ על ההגדרות עבור סוג הספריה שאתה פותח.

        לדוגמה בספריית מסמכים, לחץ על הגדרות ספריית מסמכים.

      3. אם הספריה זמינה לקבל הודעות, כתובת הדואר האלקטרוני מופיעה תחת פרטי רשימה, ליד כתובת דואר אלקטרוני.

        ייתכן שלארגון שלך יש רשימת דואר אלקטרוני משלו, הנקראת קבוצת SharePoint, המאפשרת לחברים לשליחת הודעות אחד לשני. כתובת קבוצת SharePoint יכולה להכיל את הכתובות של ספריות כך בעת שליחת הודעות החברים בקבוצה, קבצים מצורפים להודעה נוספים באופן אוטומטי אל אתר SharePoint. מנהל SharePoint יכול לספק לך מידע נוסף על ספריות SharePoint של הארגון שלך.

  2. ב- Outlook, צור הודעה ולאחר מכן הוסף קובץ כקובץ מצורף.

  3. בתיבה אל או עותק, הזן את כתובת הדואר האלקטרוני של ספריית SharePoint. אם הארגון שלך משתמש קבוצת SharePoint הכוללת את הספריה, השתמש במקום זאת את כתובת הדואר האלקטרוני של קבוצת SharePoint.

  4. לחץ על שלח.

אם אתה משתמש בתכיפות ב- Outlook לניהול המידע שלך, ייתכן שתעדיף לעבוד על קבצים מספריית SharePoint שלך ישירות ב- Office Outlook 2007 במקום בדפדפן אינטרנט. לדוגמה, ייתכן שתוך כדי יצירת תגובה לדואר אלקטרוני, עליך לעיין בהנחיות צוות מסוימות באתר SharePoint שלך. אם חיברת את ספריית SharePoint שלך ל- Outlook, תוכל לדפדף ולהציג את הקובץ בדיוק כפי שהיית עושה עם הודעת דואר אלקטרוני, מבלי לצאת מ- Outlook.

מסמכים מספריית SharePoint ב- Outlook

1. באפשרותך לסדר ולמיין את התצוגה של ספריית SharePoint בדרכים שונות ב- Outlook 2007.

2. החץ האדום מופיע בעת עבודה על קובץ במצב לא מקוון. באפשרותך ללחוץ עליו כדי להציג מידע נוסף אודות מצב הקובץ, כגון מתי הוא שונה.

יתרון נוסף בעריכת הקבצים שלך מ- Outlook הוא שהקבצים שלך מאוחסנים בדיסק הקשיח שלך בזמן העבודה עליהם, מצב שהוא בדרך כלל מהיר יותר מאשר עבודה בשרת.

עבודה עם קבצים מאתר SharePoint שלך ב- Outlook טובה ביותר עבור דפדוף בתוך ועריכה של קבצים שגרתיים המאוחסנים בספריית מסמכים, כגון מסמכים, גליונות אלקטרוניים ומצגות. באפשרותך גם לדפדף בתןך קבצים בסוגים אחרים של ספריות, כגון ספריות של תמונות. פעולות נתונים מורכבות יותר, כגון עבודה עם רשימות מותאמות אישית או עדכון יישומי מסד נתונים, יטופלו טוב יותר ישירות באתר SharePoint . אם ברצונך לשנות את ההגדרות או המבנה של ספריה או ליצור ספריה חדשה, עליך לעבוד עם הספריה ישירות באתר SharePoint.

באפשרותך לפתוח קבצים מסוגים רבים של יישומים ב- Office Outlook 2007. אם הקובץ תואם Windows SharePoint Services 3.0 או תואם Office SharePoint Server 2007, באפשרותך גם לערוך את הקובץ ולעדכן את השינויים שלך בשרת כאשר תסיים. דוגמאות לקבצים תואמים הם גליונות עבודה של Microsoft Office Excel 2007, מצגות של Microsoft Office PowerPoint 2007 ומסמכי Microsoft Office Word 2007.

באפשרותך גם לקחת את הקבצים במצב לא מקוון כדי לעבוד עליהם, כגון בזמן טיסה. כשתחזור למשרד, תוכל לעדכן את הגירסאות באתר SharePoint שלך.

השינויים המבוצעים בקובץ אינם מעודכנים באופן אוטומטי בשרת בעת עריכה ושמירה של הקובץ. עובדה זו מאפשרת לך לעבוד מהר יותר עם קבצים לא מקוונים, כיוון שהמחשב שלך אינו צריך להתחבר לשרת תוך כדי עבודה. בעת סגירת קובץ, תתבקש לעדכן את השינויים בשרת. יעודכנו רק השינויים שביצעת בקבצים ספציפיים ומשמעות הדבר היא ש- Outlook אינו צריך לסנכרן שוב את הספריה כולה עם השרת.

אם אדם אחר יבצע שינויים בקובץ לפני שתעדכן אותו בשרת, התוכנית תבקש ממך למזג את שתי ערכות השינויים כאשר תעדכן את הקובץ בשרת או לציין איזו גירסה של הקובץ ברצונך לשמור. כדי למנוע מאחרים לבצע שינויים בקובץ, באפשרותך להוציא את הקובץ לפני שאתה עובד עליו.

בעת חיבור ספריית SharePoint ל- Office Outlook 2007, הספריה מופיעה בתיקיה הנקראת רשימות SharePoint. משם, באפשרותך להשתמש בתכונות המעקב והתקשורת בהם אתה משתמש בדרך כלל ב- Outlook, כגון סימון קובץ בדגל למעקב, סיווג הקובץ לקטגוריות והעברת הקבצים לעמיתים. הדגלים והקטגוריות המוחלים באמצעות Outlook אינם זמינים בעת עבודה באתר שלך בדפדפן אינטרנט, אך הם יכולים לסייע לך בארגון העבודה שלך ב- Outlook.

בעת עבודה ב- Outlook, באפשרותך לחפש בקלות קבצים עמם אתה עובד באמצעות תיקיות חיפוש ש- Outlook מספק לך בתיקיה רשימות SharePoint. תיקיות חיפוש לא מאחסנות בפועל פריטים אלא הן תצוגות המסייעות לך לחפש במהירות פריטים המאוחסנים בתיקיות אחרות.

בדיוק כפי שבאפשרותך להציג את ההודעות בתיבת הדואר הנכנס שלך, באפשרותך להציג את הכותרות של הקבצים בספריה שלך, לחפש בהם ולפתוח אותם. כל מבני התיקיות בספריה מופיעים גם ב- Outlook. הקבצים אינם מוסיפים לגודל תיבת הדואר הנכנס שלך, אלא מאוחסנים במקום זאת בקובץ תיקיות אישיות (‎.pst) בדיסק הקשיח שלך.

באפשרותך גם להוריד קובץ בודד או תיקיה בודדת, אם ברצונך לעבור רק על אלה ב- Outlook. אם הקובץ או הקבצים עליהם אתה עובד נמצאים בתיקיות, Outlook מוריד גם את מבנה התיקיה. עם זאת, אין באפשרותך להוריד תצוגה מסוננת של ספריה, כגון הקבצים שנוצרו על-ידי מחלקה ספציפית.

בחלונית התצוגה המקדימה ב- Office Outlook 2007, באפשרותך להציג בתצוגה מקדימה סוגים רבים של קבצים המאוחסנים בספריית SharePoint. מידע נוסף אודות מצב הקובץ, כגון מתי הוא נערך לאחרונה, עשוי להופיע בראש הקובץ.

מידע אודות קובץ מספריית SharePoint מופיע בחלונית תצוגה מקדימה

  1. בדפדפן אינטרנט, פתח את הספריה באתר SharePoint.

    אם אין באפשרותך לאתר את הספריה שלך, לחץ על הצג את כל תוכן האתר ולאחר מכן לחץ על שם הספריה שלך.

  2. תפריט ' פעולות ' תמונת תפריט , לחץ על חיבור ל- Outlook.

    תפריט פעולות במסמכים משותפים

  3. כאשר תתבקש לאשר שברצונך לחבר את הספריה ל- Outlook, לחץ על כן.

    ב- Outlook, הספריה נוספת לרשימת התיקיות בתיקיה חדשה הנקראת רשימות SharePoint.

    בעת לחיצה על הספריה שנוספה, הקבצים בה מופיעים באותו אופן בו מופיעות הודעות דואר אלקטרוני. לחץ פעמיים על קובץ כדי לפתוח אותו או לחץ עליו באמצעות לחצן העכבר הימני כדי לראות אפשרויות נוספות.

    הערות: 

    • אם הספריה שלך מכילה תיקיות וברצונך לחבר את כל התיקיות והקבצים ל- Outlook, הצג את הספריה ברמה העליונה שלה לפני חיבורה ל- Outlook. אם תדפדף בתוכן תיקיה בספריה בעת החיבור, יחובר רק תוכן התיקיה.

    • כדי לחבר רק את תוכן התיקיה ל- Outlook, קיימות שתי אפשרויות. אם התיקיה המכילה את הקבצים שלך אינה פתוחה, הצבע על התיקיה, לחץ על החץ המופיע ולאחר מכן לחץ על התחבר אל Outlook. אם התיקיה שברצונך לחבר כבר פתוחה, בצע את השלבים לחיבור ספריה על-ידי לחיצה על התחבר אל Outlook בתפריט פעולות.

עצה: לאחר חיבור ספריה ל- Outlook, באפשרותך לשלוח הודעת שיתוף חברי צוות אחרים מזמין אותם כדי להתחבר אל הספריה. באמצעות לחצן העכבר הימני על שם הספריה ב- Outlook ולאחר מכן לחץ על שיתוף שם הספריה. פעולה זו יוצרת הודעת דואר אלקטרוני המכילה קישור ואת פקודה כדי להתחבר אל הספריה.

אם לא הורדת קובץ, הוא מופיע בקבוצה זמין להורדה ברשימת ההודעות. באפשרותך לסמן את הקובץ להורדה במהלך הפקודה הבאה של שלח/קבל או שתוכל להורידו מיד אם יש לך חיבור לאתר SharePoint.

  1. ברשימת ההודעות, בקבוצה זמין להורדה לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על הקובץ שברצונך להוריד.

    עצה: באפשרותך לבחור קבצים מרובים בו-זמנית על-ידי החזקת מקש CTRL לחוץ תוך לחיצה על כותרות הקבצים.

  2. לחץ על סמן להורדת מסמכים בתפריט הקיצור.

הערה: בתצוגה המקדימה של קובץ שטרם הורד, ייתכן שיוצג לחצן הורד מסמך זה שעליו תוכל ללחוץ כדי להוריד את המסמך אם יש לך חיבור לשרת.

לראש הדף

כדי לפתוח קובץ ב- Office Outlook 2007, תחילה עליך לחבר את הספריה ל- Outlook. לקבלת מידע נוסף, ראה חיבור בספריית SharePoint ל- Outlook במאמר זה.

לאחר הורדת קבצים ל- Outlook, באפשרותך לפתוח את הקבצים בעת עבודה במצב לא מקוון. כדי לוודא אם קבצים זמינים, לתצוגה סידור הקבצים שלך בהתבסס על זמינות שלהם. קבצים שהורדו לא מופיעים בקבוצה זמין להורדה. חפש קישורים למידע כללי אודות סידור התצוגות ב- Outlook בסעיף למידע נוסף.

  1. בדואר, בחלונית הניווט, הרחב את התיקיה רשימות SharePoint‏ ולאחר מכן בחר את השם של ספריית SharePoint שלך.

    אם אינך רואה את התיקיה רשימות SharePoint‏, לחץ על החץ לצד כל פריטי הדואר וודא שהאפשרות רשימות SharePoint‏ נבחרה.

  2. לחץ פעמיים על שם הקובץ שלך כדי לפתוח אותו. אם תתבקש לאמת את מקור הקובץ, לחץ על פתח אם אתה סבור שניתן לפתוח את הקובץ בביטחה.

  3. אם הקובץ עודכן בשרת לאחר שהורדת אותו אל Outlook, ייתכן שתתבקש לבחור אם ברצונך לפתוח את הגירסה החדשה ביותר של הקובץ. לחץ על כן או על לא, בהתאם להחלטתך אם לפתוח את העותק בדיסק הקשיח שלך או את העותק מהשרת.

  4. הקובץ נפתח בתוכנית בה הוא נוצר, אם תוכנית זו מותקנת במחשב שלך.

לראש הדף

כדי לערוך קובץ ב- Office Outlook 2007, תחילה עליך לחבר את הספריה ל- Outlook. לקבלת מידע נוסף, ראה חיבור בספריית SharePoint ל- Outlook במאמר זה.

עצה: כדי למנוע מאדם אחר לבצע שינויים בקובץ בעת שאתה עובד עליו, באפשרותך להוציא את הקובץ תחילה מהספריה שבאתר SharePoint. אם תוציא את המסמך לפני שתפתח אותו, הקובץ ייפתח במצב עריכה ותוכל להתחיל לבצע שינויים מיד.

לאחר הורדת קבצים ל- Outlook, באפשרותך לפתוח את הקבצים בעת עבודה במצב לא מקוון. כדי לוודא אם קבצים זמינים, לתצוגה סידור הקבצים שלך בהתבסס על זמינות שלהם. קבצים שהורדו לא מופיעים בקבוצה זמין להורדה. חפש קישורים למידע כללי אודות סידור התצוגות ב- Outlook בסעיף למידע נוסף.

  1. בדואר, בחלונית הניווט, הרחב את התיקיה רשימות SharePoint‏ ולאחר מכן בחר את השם של ספריית SharePoint שלך.

    אם אינך רואה את התיקיה רשימות SharePoint‏, לחץ על החץ לצד כל פריטי הדואר וודא שהאפשרות רשימות SharePoint‏ נבחרה.

  2. לחץ פעמיים על שם הקובץ שלך כדי לפתוח אותו. אם תתבקש לאמת את מקור הקובץ, לחץ על פתח אם אתה סבור שניתן לפתוח את הקובץ בביטחה.

  3. אם הקובץ עודכן בשרת לאחר שהורדת אותו אל Outlook, ייתכן שתתבקש לבחור אם ברצונך לפתוח את הגירסה החדשה ביותר של הקובץ. לחץ על כן או על לא, בהתאם להחלטתך אם לפתוח את העותק בדיסק הקשיח שלך או את העותק מהשרת.

  4. הקובץ נפתח בתוכנית בה הוא נוצר, אם תוכנית זו מותקנת במחשב שלך.

    אם הקובץ נוצר בתוכנית תואמת Windows SharePoint Services 3.0, כגון Word 2007, Excel 2007 או PowerPoint 2007, ייתכן שיופיע סרגל הודעות בראש הקובץ. סרגל הודעות מופיע מתחת לשורת הכותרת של הקובץ וכל סרגלי הכלים המוצגים בראש הקובץ. סרגל הודעות מכיל את הטקסט מסמך שרת לא מקוון ולחצן ערוך במצב לא מקוון.

  5. לחץ על לחצן ערוך במצב לא מקוון.

    ייתכן שתופיע הודעה המספקת מידע אודות עבודה במצב לא מקוון, כגון קישורים לתיקיית הטיוטות של SharePoint בדיסק הקשיח שלך ולאפשרויות עריכה לא מקוונת עבור התוכנית שלך.

  6. בצע את השינויים הרצויים בקובץ ולאחר מכן שמור את הקובץ כמו שאתה עושה בדרך כלל.

  7. סגור את הקובץ.

    אם אתה מחובר לשרת בעת סגירת הקובץ, תיבת הדו-שיח עריכה לא מקוונת עשויה להופיע כדי לאפשר לך לשמור את השינויים שלך בשרת. אם אינך מחובר לשרת של אתר SharePoint שלך, תיבת הדו-שיח אינה מופיעה בעת סגירת הקובץ, אך היא עשויה להופיע בעת חיבור מחדש ואז לפתוח מחדש את הקובץ.

  8. לחץ על עדכן אם אתה מוכן לעדכן את הקובץ בשרת.

  9. אם הקובץ הוצא, אנשים אחרים אינם יכולים לראות את השינויים בשרת עד שתכניס את הקובץ חזרה פנימה. אם הקובץ הוצא, ייתכן שתתבקש להכניס חזרה את הקובץ. אם אתה מוכן להכניס את הקובץ, לחץ על כן.

    ייתכן שתתבקש להזין מידע נוסף, כגון הערות אודות השינויים שביצעת או פרטים נוספים אודות הקובץ.

  10. אם אתה עובד על הקובץ בעת ניתוק מהשרת, לא תתבקש לעדכן את הקובץ בעת סגירתו. כאשר תהיה מוכן לעדכן את הקובץ בשרת, פתח שוב את הקובץ, בצע את כל השינויים הנוספים הרצויים ולאחר מכן סגור אותו. כאשר תיבת הדו-שיח עריכה לא מקוונת מופיעה, לחץ על עדכן.

הערה: אם לא הוצאת את הקובץ לפני עבודה עליו ואדם אחר עידכן את הקובץ בשרת בזמן שעבדת עליו, מופיעה הודעת התנגשויות של השרת. בצע את ההוראות כדי להסדיר את השינויים.

אם ברשותך ספריה גדולה, ייתכן שלא תרצה להציג את כל הקבצים שבה ב- Outlook 2007. באפשרותך להסיר קבצים או תיקיות בודדים מהתיקיה רשימות SharePoint ב- Outlook אם אינך צריך לעבוד עליהם. הליך זה אינו מוחק את הקבצים מספריית SharePoint.

  1. בדואר, בחלונית ניווט, בתיקיה רשימות SharePoint, בחר את הספריה ממנה ברצונך להסיר קובץ אחד או יותר.

  2. ברשימת ההודעות, בחר את הקובץ שברצונך להסיר.

    כדי לבחור קבצים מרובים, החזק את מקש CTRL לחוץ תוך לחיצה על כותרות הקבצים. כדי לבחור את כל הקבצים, הקש CTRL+A.

  3. לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על הקטע הנבחר ולאחר מכן לחץ הסר עותק לא מקוון.

כותרות הקבצים שהוסרו עוברות לאחר מכן מהקבוצה מסמכים להורדה לקבוצה זמין להורדה. בעת לחיצה על הכותרת של הקובץ שהוסר, חלונית הקריאה לא תציג תצוגה מקדימה כיוון שהעותק המקומי של הקובץ הוסר.

  1. בדואר, בחלונית ניווט, בתיקיה רשימות SharePoint, בחר בספריה שברצונך להסיר.

  2. באמצעות לחצן העכבר הימני על התיקיה ולאחר מכן לחץ על מחק שם ספריית בתפריט הקיצור.

  3. כאשר תתבקש לאשר את המחיקה, לחץ על כן.

    הערה: הליך זה מסיר את הספריה מ- Outlook בלבד, לא מאתר SharePoint.

אם אתר וספריית SharePoint שלך מוגדרים לקבלת דואר אלקטרוני, באפשרותך להוסיף קובץ לספריה על-ידי שליחתו כקובץ מצורף בהודעת דואר אלקטרוני, בדומה לאופן בו אתה שולח קובץ מצורף בהודעת דואר אלקטרוני לעמית בעבודה. אינך צריך לחבר את הספריה שלך ל- Outlook.

לפני שתוכל לשלוח דואר אלקטרוני לספריה, עליך לדעת אם הספריה מוגדרת לקבלת דואר אלקטרוני ואם כן, להשיג את הכתובת.

  1. בצע אחת או יותר מהפעולות הבאות כדי לקבל את כתובת הדואר האלקטרוני של הספריה:

    • חפש בפנקס הכתובות. אם כתובת הדואר האלקטרוני אינה מופיעה בו, תוכל להשיגה מהאדם שהגדיר את הספריה. לאחר מכן תוכל להוסיפה לרשימת אנשי הקשר שלך, כך שתוכל למצוא אותה בקלות בהמשך.

    • הצג את תיאור הספריה באתר SharePoint, המופיע בדיוק מתחת לכותרת הספריה. ייתכן כי בעל האתר שלך הוסיף את כתובת הדואר האלקטרוני של הספריה לתיאור שלה.

    • הצג את הגדרות הדואר האלקטרוני של הספריה, אם יש לך הרשאה להציג את הגדרות הספריה:

      1. באתר שלך בדפדפן, לחץ על שם הספריה כדי לפתוח אותה.
        אם שם הספריה שלך אינו מופיע, לחץ על הצג את כל תוכן האתר ולאחר מכן לחץ על שם הספריה שלך.

      2. בכרטיסיה תפריט הגדרות תפריט הגדרות , לחץ על ההגדרות עבור סוג הספריה שאתה פותח.
        לדוגמה, בספריית מסמכים, לחץ על הגדרות של ספריית מסמכים.

      3. אם הספריה זמינה לקבלת דואר אלקטרוני, הכתובת שלה מופיעה תחת פרטי רשימה, לצד כתובת דואר אלקטרוני.

    • השתמש בכתובת הדואר האלקטרוני של קבוצת SharePointשלך כדי לשלוח את הקובץ כקובץ מצורף. ייתכן שלארגון שלך יש רשימת דואר אלקטרוני משלו, הנקראת קבוצת SharePoint, המאפשרת לחברים בה לשלוח דואר זה לזה. הכתובת של קבוצת SharePoint יכולה להכיל את הכתובות של ספריות, כך שבעת שליחת דואר אלקטרוני לחברים בקבוצה, קבצים מצורפים להודעה נוספים באופן אוטומטי לאתר Windows SharePoint Services 3.0 שלך.

  2. ב- Outlook, צרף את הקובץ, כגון מסמך או גליון עבודה, להודעת דואר אלקטרוני.

  3. בתיבה אל או העתק, הוסף את כתובת הספריה. אם קבוצת SharePoint שלך כבר כוללת את הספריה, הוסף במקום זאת את כתובת הדואר האלקטרוני של קבוצת SharePoint.

  4. לחץ על שלח.

הערה: כתב ויתור בנוגע לתרגום מכונה: מאמר זה תורגם על-ידי מערכת מחשב, ללא התערבות אדם. Microsoft מציעה את תרגומי המכונה כדי לסייע למשתמשים שאינם דוברי אנגלית ליהנות מתוכן בנושא מוצרים, שירותים וטכנולוגיות של Microsoft. מכיוון שהמאמר תורגם על-ידי מכונה, הוא עלול להכיל שגיאות באוצר המילים, בתחביר או בדקדוק.

הרחב את הכישורים שלך
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×