עצות Microsoft MyAnalytics

חשוב: מאמר זה תורגם בתרגום מכונה, ראה כתב ויתור. תוכל למצוא את הגרסה באנגלית של המאמר כאן לעיונך.

עצות אלה יכולים לעזור לך להשקיע את זמנך בצורה טובה יותר ולהתמקד מה שחשוב לך במהלך העבודה. לא כל תיאורי עבור כולם. מה ניתן ומה עליך לעשות תמיד תלוי התפקיד שלך הארגון שאתה עובד ב-.

השתמש ב- MyAnalytics ב- Outlook

אתה רוצה לדעת כמה אנשים קראו הודעת דואר אלקטרוני מסוימת ששלחת? עיין בתוספת Outlook של MyAnalytics כדי לראות כמה אנשים קראו, השיבו או העבירו את הודעת הדואר האלקטרוני שלך.

עצה: עבור אל Outlook ופתח הודעת דואר אלקטרוני ששלחת או קיבלת. לאחר מכן, לחץ על MyAnalytics בחלק העליון של הודעת הדואר האלקטרוני, מתחת לשורת הנמענים, כדי לראות את הנתונים הסטטיסטיים.

פגישות

פחות פגישות, פגישות קצרות יותר או פגישות ממוקדות יותר. להלן מספר אפשרויות שיעזרו לך לחסוך זמן שמוקדש לפגישות.

שלח סיכומים במקום הזמנות

דואר אלקטרוני אינו גורם תמיד לבזבוז זמן. הוא יכול לספק דרך שימושית להפחתת ההשתתפות בפגישות ועדיין לספק לאנשים את המידע העדכני. אם קיימים עמיתים שהמשוב שלהם אינו נדרש בפגישה, תוכל לשלוח להם עדכון בדואר אלקטרוני לאחר הפגישה כדי ליידע אותם לגבי ההחלטות שהתקבלו.

קצר את הפגישות שלך

סקר שנערך לאחרונה בקרב מנהלים גילה ש- 25% עד 50% מהזמן שהוקדש לפגישות היה מבוזבז. חברות מסוימות הציגו פגישות בעמידה. פגישות בעמידה אינן מתאימות לכל המצבים, אך מטבען הן יהיו קצרות ויעילות יותר מפגישה אופיינית שנערכת בישיבה. לחלופין, שקול לקצר או לאחד פגישות חוזרות, במיוחד אם הן כוללות יותר מ- 10 משתתפים.

בחן את הפגישות החוזרות

עצת פרודוקטיביות נפוצה היא "לבצע ניקיון" של לוח השנה שלך. נסה לבטל את כל הפגישות החוזרות במשך שבוע והוסף אותן מחדש בהתאם לצורך בהן. פעולה זו מקטינה את מספר הפגישות ב- 10%-30% כאשר היא מתבצעת בקרב הצוות.

בחן את רשימת המשתתפים

פגישות מצב ועדכון גדולות עבור משתתפים שנוכחותם נדרשת עלולות לגרוע מתשומת הלב כאשר לא כל המשתתפים מעורבים באופן מלא בפגישה. ריבוי משימות מצביע על כך שנוכחותו של האדם אינה דרושה בפגישה. האם ניתן לשלוח סיכום במקום זאת?

נסה למנוע "תיירות עסקית"

המונח "תיירים עסקיים" מתייחס לאנשים בארגון שמתעקשים להשתתף בכל הפגישות האפשריות, רק כדי להרגיש שהם בעניינים. פגישות מוצלחות דורשות משוב דינאמי ומיקוד מצד כל המשתתפים, והמשתתפים שאינם מעורבים בפגישה יכולים להפחית את יעילות הפגישה באופן משמעותי. כמארגן הפגישה, עליך לנסות להגביל את שיתוף הפעולה למשתתפי הפגישה כדי לצמצם את הסחות הדעת ולהבטיח השתתפות פעילה.

דואר אלקטרוני

בצע שיחות טלפון, אל תשתמש באפשרות 'השב לכולם', בטל את המנוי לכל רשימות הדואר האלקטרוני שאינן שימושיות – אלו רק חלק מהפעולות שתוכל לבצע אם אתה מגלה שאתה מקדיש זמן רב מדי לדואר אלקטרוני.

הסר נמעני דואר אלקטרוני שאינם נחוצים

לפני שתלחץ על 'שלח', בחן את רשימת הנמענים וודא שכל אחד מהם יוסיף ערך לשיחה. חשוב פעמיים לפני שתשתמש באפשרות השב לכולם. ברירת המחדל שלך צריכה להיות שליחת תשובה לשולח בלבד. השתמש באפשרות השב לכולם רק במקרים שבהם התשובה שלך רלוונטית לכל המעורבים. ייתכן שנמענים מסוימים יצטרכו לדעת רק את התוצאה של ההחלטות, במקום לקבל עותק של כל ההודעות בשיחה המלאה.

שלח פחות הודעות דואר אלקטרוני – השתמש ב- Skype או בטלפון

לפני שתשלח הודעת דואר אלקטרוני, קח בחשבון את התובנות הבאות. כוח משימה לפשטות ארגונית גילה כי הפחתת כמות הדואר האלקטרוני הניהולי ב- 54% הביאה לגידול של 7% בפרודוקטיביות ברחבי החברה כולה. טור שמספק עצות למנהלים תמך בגישה זו ועודד את המנהלים "להשתמש בטלפון". לעתים קרובות, שיחות טלפון יעילות יותר מתכתובות דואר אלקטרוני ומאפשרות מענה לשאלות בזמן אמת. Skype הוא אפשרות טובה.

בטל את המנוי לקבוצות שאתה לא קורא

שקול להסיר את עצמך מקבוצות שאינך צריך להיות חלק בהן. אם אתה מוחק את הודעות הדואר האלקטרוני או מעביר אותן לתיקיה 'לקרוא מאוחר יותר' ולא מעיין בהן יותר, אולי כדאי למנוע את הגעתן לתיבת הדואר הנכנס מלכתחילה.

התחשב בתיבת הדואר הנכנס של אנשים אחרים

אתה יכול להציג את הנוהל הבא עבור כל עובדי החברה לגבי שליחת עותק של הודעות דואר אלקטרוני. זה פשוט מאוד: בעת שליחת תשובה להודעת דואר אלקטרוני, העבר את כל הנמענים האפשריים ל'עותק מוסתר' עם הערה בנוסח "מעביר את אברי, מעיין ונויה ל'עותק מוסתר' כדי להתחשב בתיבת הדואר הנכנס שלהם". בכך תספק לעמיתים אלה הזדמנות להתנגד אם ברצונם להישאר חלק מהתכתובת, אך גם תספק להם "דרך מילוט "מהודעות דואר אלקטרוני שגורמות לעומס בתיבת הדואר הנכנס ולבזבוז זמן. בכך שתכיר בערך הטמון בזמנם של אנשים אחרים, תעזור להפיץ את הנוהג הזה לכל המעורבים. תעביר את זה הלאה.

שעות לאחר העבודה

התחשב בעמיתים שלך!

  • שלח תקציר יומי או שבועי של הודעות דואר אלקטרוני ועדכוני מצב עבור הודעות שכוללות מידע רב. כך תתרום להפחתת ה"רעש" והאקראיות שנגרמים על-ידי עומס דואר אלקטרוני.

  • שמור טיוטות או השהה את המסירה של דואר אלקטרוני עד לשעות העבודה הרגילות של הנמענים. הגבל שליחה של הודעות בשעות הלילה המאוחרות או בשעות הבוקר המוקדמות להודעות דחופות בלבד, כדי שלא יאבדו בעומס.

  • בטל התראות בטלפון ובמחשב השולחני כאשר אתה מנסה להתמקד.

בקרב הצוות:

  • לדוגמה: ימי רביעי ללא פגישות

  • "שעות צוות" מוסכמות

  • התחשב בזמנם של אנשים אחרים

  • שים לב לזמני הפגישות ולאנשים שאתה מזמין

זמן ממוקד

אנו מגדירים "זמן ממוקד" כשעתיים רצופות לפחות שאינן כוללות פגישות. הזמן הממוקד מייצג משך זמן מספיק להתמקדות בתוצרים או להשלמת משימות חשובות אחרות.

שריין זמן ממוקד בלוח השנה שלך

שריין לעצמך זמן ממוקד ומנע קביעת פגישות באותו זמן. באותו אופן, התחשב בזמן הממוקד של חברי הצוות ואל תקבע פגישות במהלכו.  

פחות פגישות

הקטנת מספר הפגישות מספקת לך זמן רב יותר להתרכז במשימות חשובות או לנוח.

זמן רב יותר ליצירת קשרים יכול לתרום לרמות פרודוקטיביות גבוהות יותר

זמן הירגעות במהלך שעות העבודה יכול לתרום להצלחה המקצועית שלך הרבה מעבר למנוחה. הקדשת זמן ליצירת קשרים ורשתות תורמת באופן משמעותי לקידום מקצועי. מחקר שנערך על-ידי צוות שותפים גילה מתאם בין אנשי מכירות מוצלחים לבין רשתות גדולות. הם גילו שהרשתות הפנימיות של אנשי המכירות המובילים היו גדולות ב- 33% מהרשתות של אנשי המכירות שביצועיהם היו מתחת לממוצע. במקרה זה, ההשקעה ביצירת קשרים משמעותיים עם עמיתים תרמה לביצועים גבוהים יותר.

פנה זמן לדברים החשובים

במקום לוותר על ארוחת הצהריים ולשתות כוס קפה ליד השולחן, צא לארוחה עם הצוות שלך. כך תוכל לתת מנוחה למוח, להרחיב את הרשת שלך וגם לשפר את הפרודוקטיביות שלך.

הערה: כתב ויתור בנוגע לתרגום מכונה: מאמר זה תורגם על-ידי מערכת מחשב, ללא התערבות אדם. Microsoft מציעה את תרגומי המכונה כדי לסייע למשתמשים שאינם דוברי אנגלית ליהנות מתוכן בנושא מוצרים, שירותים וטכנולוגיות של Microsoft. מכיוון שהמאמר תורגם על-ידי מכונה, הוא עלול להכיל שגיאות באוצר המילים, בתחביר או בדקדוק.

הרחב את הכישורים שלך
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×