עדכון הנתונים במסד הנתונים

חשוב: מאמר זה תורגם בתרגום מכונה, ראה כתב ויתור. תוכל למצוא את הגרסה באנגלית של המאמר כאן לעיונך.

מאמר זה מסביר כיצד לעדכן נתונים קיימים. Microsoft Office Access 2007 מספק מספר כלים לעדכון רשומות קיימות, לרבות גליונות נתונים, טפסים, שאילתות, חיפוש והחלפה והתכונה החדשה של איסוף נתונים.

בעודך ממשיך, זכור כי מעדכן נתונים אינו תהליך זהה להזנת נתונים חדשים. לקבלת מידע אודות הזנת נתונים חדשים במסד נתונים, עיין במאמר הוספת רשומה אחת או יותר למסד נתונים.

במאמר זה

כיצד עיצוב מסד הנתונים משפיע על עדכון

כיצד סוגי נתונים משפיעים על העדכון

כיצד מאפייני שדה טבלה משפיעים על העדכון

שימוש בטופס לעדכון נתונים

שימוש בגליון נתונים לעדכון נתונים

השתמש בשאילתת עדכון כדי לשנות נתונים קיימים

השתמש בשאילתת הוספה כדי להוסיף רשומות לטבלאות

שימוש איסוף נתונים לעדכון רשומות

שימוש בעדכונים מדורגים לשינוי ערכי מפתחות ראשיים וזרים

כיצד עיצוב מסד הנתונים משפיע על עדכון

קרא סעיף זה אם אתה משתמש חדש ב- Access או לא מכיר הרעיונות שמאחורי מסדי נתונים יחסיים. עדכונים גדולים הופכים קל יותר לבצע כאשר אתה מבין כמה עקרונות בסיסיים של עיצוב מסד הנתונים.

מסד נתונים של Access אינה קובץ מובן באותו מסמך Microsoft Office Word 2007 או חבילת שקופיות Microsoft Office PowerPoint 2007. במקום זאת, מסד נתונים של Access טיפוסיים הוא אוסף של טבלאות ובנוסף קבוצה של אובייקטים המבוססים על טבלאות אלה — טפסים, דוחות, שאילתות וכן הלאה.

בנוסף, אובייקטים אלה לציית לסידרת עקרונות עיצוב או מסד הנתונים יפעל כראוי או להיכשל לחלוטין. ובדרך עקרונות עיצוב אלה משפיעים על אופן הזנת הנתונים. זכור את העובדות הבאות לגבי אובייקטי מסד נתונים ועיצוב בהמשך.

  • יוצאי (כגון סוג של רשימה המכונה רשימת ערכים), Access מאחסן את כל הנתונים בטבלה אחת או יותר. מספר הטבלאות תלוי עיצוב ומורכבות של מסד הנתונים. אמנם באפשרותך להציג או לעדכן את הנתונים בטופס, בדוח, או בתוצאות המוחזרים על-ידי שאילתה, Access מאחסן את הנתונים בטבלאות בלבד.

  • כל טבלה יש לאחסן נתונים עבור בעיה בודדת, קטגוריה או המטרה. לדוגמה, טבלה של מידע איש הקשר העסקי אין לכלול מידע מכירות. אם כן, חיפוש המידע הנכון עשוי להוות קשה, אם לא בלתי אפשרי.

  • כל אחד מהשדות בטבלה לקבל סוג נתונים אחד בלבד. לדוגמה, עליך לא לאחסן הערות בשדה המוגדר לקבלת מספרים. אם תנסה להזין טקסט בשדה כזה, Access מציג הודעת שגיאה.

  • בהבדל אחד, השדות ברשומה לקבל ערך אחד בלבד. לדוגמה, מסד נתונים מעוצב כראוי תמנע ממך להזין יותר מכתובת אחת בשדה כתובת. זהו בניגוד ל- Microsoft Office Excel 2007, אשר, כברירת מחדל, מאפשר לך להזין כל מספר של שמות, כתובות או תמונות בתא אחד, אלא אם תגדיר תא זה לקבל סוגים מוגבלים של נתונים.

    עם זאת, Office Access 2007 גם מספק תכונה חדשה בשם שדה מרובה ערכים. באפשרותך להשתמש בשדות מרובי ערכים כדי לצרף חלקים מרובים של נתונים רשומה יחידה ולאחר מכן, ליצירת רשימות המקבלות ערכים מרובים. לדוגמה, באפשרותך לצרף קובץ טקסט של חבילת השקופיות Office PowerPoint 2007 וכן כל מספר של תמונות לרשומה במסד הנתונים שלך. ניתן גם ליצור רשימה של שמות ולבחור כמה שמות אלה לפי הצורך. השימוש בשדות מרובי ערכים נראה לנתק הכללים של עיצוב מסד הנתונים מאחר באפשרותך לאחסן יותר מפריט אחד הנתונים בכל שדה בטבלה, אך הוא למעשה אין, מאחר ש- Access אוכף את הכללים "מאחורי הקלעים," על-ידי אחסון הנתונים בטבלאות מוסתרות מיוחדות.

הקישורים הבאים יעבירו אותך למאמרים המספקים מידע נוסף אודות נושאים והתכונות המתוארים בסעיף זה.

לראש הדף

כיצד סוגי נתונים משפיעים על העדכון

קרא סעיף זה אם אתה משתמש חדש ב- Access או לא מכיר הרעיונות שמאחורי מסדי נתונים יחסיים. עדכונים גדולים הופכים קל יותר לבצע כאשר אתה מבין כמה עקרונות בסיסיים של עיצוב מסד הנתונים.

בעת עיצוב טבלת מסד נתונים, בחר סוג נתונים עבור כל השדות בטבלה זו, תהליך המסייע להבטיח הזנת נתונים מדויקת יותר. לדוגמה, נניח שאתה מציין את סוג הנתונים מספר עבור שדה מכיוון שיש צורך לחשב את נתוני המכירות. אם מישהו מנסה להזין טקסט בשדה זה, Access מציג הודעת שגיאה ו לא יאפשר למשתמש זה לשמור את הרשומה ששונתה, שלב המסייע בהגנה על איורים שלך.

הראה לי כיצד להציג סוגי נתונים

Access מספק כעת שתי דרכים להצגת סוגי הנתונים עבור שדה טבלה. באפשרותך להשתמש בפקודות בכרטיסיה גליון נתונים, או לפתוח את הטבלה בתצוגת עיצוב. קבוצות השלבים הבאות מסבירים כיצד להשתמש בשני טכניקות.

הצגת סוגי נתונים באמצעות פקודות בכרטיסיה גליון נתונים

  1. בחלונית הניווט, לחץ פעמיים על הטבלה שבה ברצונך להשתמש.

  2. לחץ על השדה שברצונך לחקור.

  3. בכרטיסיה גליון נתונים, בקבוצה סוג נתונים ועיצוב, לחץ על החץ למטה של הרשימה סוג נתונים להציג את סוג הנתונים שהוגדרה עבור השדה.

הצגת סוגי נתונים בתצוגת עיצוב

  • בחלונית הניווט, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על הטבלה ולחץ על תצוגת עיצוב בתפריט הקיצור.

    Access פותח את הטבלה ברשת העיצוב, ואינו החלק העליון של הרשת מציג את השם ואת סוג הנתונים של כל שדה טבלה.

    שדות בתצוגת עיצוב

סוג הנתונים המוגדר עבור כל שדה טבלה מספקת את הרמה הראשונה של שליטה על מה שניתן או לא ניתן להזין בשדה. במקרים מסוימים, הגדרה של סוג נתונים מונעת ממך להזין כל מידע כלל. הטבלה הבאה מפרטת את סוגי הנתונים זה Office Access 2007 מספק ומתארת כיצד הן משפיעות על הזנת נתונים.

סוג נתונים

השפעה על הזנת נתונים

טקסט

שדות טקסט מקבלים תווי טקסט או מספריים, כולל רשימות פריטים מופרדים. שדה טקסט מקבל מספר קטן יותר של תווים מאשר שדה תזכיר — בין 0 ל- 255 תווים. במקרים מסוימים, באפשרותך להשתמש בפונקציות המרה כדי לבצע חישובים על הנתונים בשדה טקסט.

תזכיר

באפשרותך להזין כמויות גדולות של טקסט ונתונים מספריים בשדה מסוג זה. כמו כן, אם מעצב מסד הנתונים מגדיר את השדה לתמיכה עיצוב טקסט עשיר, באפשרותך להחיל את סוגי העיצוב בדרך כלל למצוא בתוכניות עיבוד של word, כגון Office Word 2007. לדוגמה, אתה יכול להחיל וגדלי גופנים שונים על תווים ספציפיים בטקסט, ולהפוך אותן מודגש או נטוי וכן הלאה. באפשרותך גם להוסיף שפת סימון היפר-טקסט (html) על הנתונים.

לקבלת מידע נוסף אודות השימוש עיצוב טקסט עשיר בשדה תזכיר, עיין במאמר עיצוב נתונים בשורות ובעמודות.

כמו שדות טקסט, באפשרותך גם להפעיל פונקציות המרה על הנתונים בשדה תזכיר.

מספר

באפשרותך להזין רק מספרים בסוג זה של שדה והוא יכול לבצע חישובים על הערכים בשדה מספר.

תאריך/שעה

באפשרותך להזין תאריכים ושעות בלבד בשדה מסוג זה. בהתאם כיצד מעצב מסד הנתונים מגדיר את השדה, ייתכן שתיתקל בתנאים הבאים:

  • אם מעצב מסד הנתונים הגדיר מסיכת קלט עבור השדה (סידרה של תווי ליטרל ומצייני מיקום המופיעים בעת בחירת השדה), עליך להזין נתונים ברווחים ובצורה שתבנית המספק המסיכה. לדוגמה, אם אתה רואה מסיכה, כגון MMM_DD_YYYY, עליך להקליד תאריך בתבנית זו ברווחים שסופקו — לדוגמה, 11 אוק ' 2006. אין באפשרותך להקליד שם חודש מלא (כגון יולי), או ערך שנה שתי ספרות.

  • אם המעצב לא יצר מסיכת קלט כדי לשלוט ניתן להזין תאריך או שעה, באפשרותך להזין את הערך באמצעות כל תבנית שעה או תאריך חוקי. לדוגמה, באפשרותך להקליד 11 אוק ' 2006, 11/10/06 או 11 באוקטובר 2006.

  • מעצב מסד הנתונים עשוי להחיל תבנית תצוגה לשדה. בכך מקרה, אם לא מסיכת הקלט אינו מכיל נתונים, באפשרותך להזין ערך בכמעט כל תבנית, אך Access מציג את התאריכים בהתאם לתבנית התצוגה. לדוגמה, באפשרותך להקליד 10/11/2006, אך ייתכן שתבנית התצוגה מוגדרת כך שתציג את הערך כ- 11-Oct-2006.

    לקבלת מידע נוסף אודות מסיכות קלט, עיין במאמר עיצוב נתונים בשורות ובעמודות.

מטבע

באפשרותך להזין רק ערכי מטבע בשדה מסוג זה. כמו כן, לא תצטרך להזין באופן ידני את סמל מטבע. כברירת מחדל, Access מחיל את סמל המטבע (¥, £, $ וכן הלאה) המצוין בהגדרות האזוריות של Windows.

מספור אוטומטי

באפשרותך לא להזין או לשנות את הנתונים בשדה מסוג זה בכל עת. Access מוסיף את הערכים בשדה מספור אוטומטי בכל פעם שאתה מוסיף רשומה חדשה לטבלה.

כן/לא

בעת לחיצה על שדה המוגדר לסוג נתונים זה, Access מציג תיבת סימון או רשימה נפתחת, בהתאם לאופן שבו אתה מעצב את השדה. אם עיצבת את השדה להצגת רשימה, באפשרותך לבחור באפשרות כן או לא, True או False, או או ביטול מהרשימה, שוב בהתאם לתבנית שהוחלה על השדה. לא ניתן להזין ערכים ברשימה או לשנות את הערכים ברשימה ישירות מתוך טופס או טבלה.

אובייקט OLE

אתה משתמש סוג שדה זה כאשר ברצונך להציג נתונים מקובץ שנוצר באמצעות תוכנית אחרת. לדוגמה, באפשרותך להציג קובץ טקסט, תרשים של Excel או חבילת שקופיות של PowerPoint בשדה של אובייקט OLE.

קבצים מצורפים מספקים דרך מהירה יותר, לקל וגמיש יותר להצגת נתונים מתוכניות אחרות. עיין בערך קובץ מצורף, בהמשך טבלה זו, לקבלת מידע נוסף.

היפר-קישור

באפשרותך להזין נתונים בשדה מסוג זה ו- Access יהפוך אותם כתובת אינטרנט. לדוגמה, אם תקליד ערך בשדה, Access מקיף את הטקסט שלך עם טקסט מאתר משאבים אחיד (URL), כך: http://www.. com. your_text. אם תזין כתובת אינטרנט חוקית, יפעל הקישור — אחרת, יגרום הקישור להודעת שגיאה. כמו כן, עריכת היפר-קישורים קיימים שיהיה קשה מכיוון לחיצה על שדה היפר-קישור באמצעות העכבר מפעילה את דפדפן האינטרנט ומעבירה אותך לאתר שצוין בקישור. כדי לערוך שדה היפר-קישור, בחר בשדה הסמוך, השתמש במקשי TAB או חץ כדי להעביר את המוקד אל השדה hyperlink ולאחר מכן הקש F2 כדי להפוך עריכה לזמינה.

קובץ מצורף

באפשרותך לצרף נתונים מתוכניות אחרות סוג שדה זה, אך אין באפשרותך להקליד או אחרת, על-ידי הזנת טקסט או נתונים מספריים.

לקבלת מידע אודות השימוש שדה קובץ מצורף, עיין במאמר צירוף קבצים וגרפיקה לרשומות במסד הנתונים שלך.

אשף בדיקת מידע

אשף בדיקת המידע אינה סוג נתונים. במקום זאת, תוכל להשתמש באשף כדי ליצור שני סוגים של רשימות נפתחות: ערכים ורשימות שדות בדיקת מידע. רשימת ערכים משתמשת רשימה מופרדת של פריטים שאתה מזין באופן ידני בעת השימוש באשף בדיקת המידע. ערכים אלה יכולים להיות בלתי תלויים נתונים אחרים או אובייקט במסד הנתונים שלך.

לעומת זאת, שדה בדיקת מידע משתמש בשאילתה כדי לאחזר נתונים מטבלה אחת או יותר מהטבלאות האחרות במסד נתונים או במיקום אחר, כגון בשרת שפועל בו Windows SharePoint Services 3.0. לאחר מכן, שדה בדיקת המידע מציג את הנתונים ברשימה הנפתחת. כברירת מחדל, אשף בדיקת המידע מגדיר את שדה הטבלה לסוג נתונים מספר.

באפשרותך לעבוד עם שדות בדיקת מידע ישירות בטבלאות, וכן בטפסים ובדוחות. כברירת מחדל, הערכים בשדה בדיקת מידע מופיעים בסוג של פקד רשימה המכונה תיבה משולבת — רשימה הכוללת חץ נפתח: רשימת בדיקת מידע ריקה . בהתאם לאופן שבו מעצב מסד הנתונים הגדיר את שדה בדיקת המידע ואת התיבה המשולבת, באפשרותך לערוך את הפריטים ברשימה ולהוסיף פריטים לרשימה. לשם כך, על מעצב מסד הנתונים להגדיר מאפיין עבור שדה בדיקת המידע (המאפיין נקרא הגבל לרשימה, ועל המעצב לבטלו).

אם לא ניתן לערוך ישירות את הערכים ברשימת בדיקת מידע, עליך להוסיף או לשנות את הנתונים ברשימת ערכים מוגדרים מראש, או בטבלה המשמשת כמקור עבור שדה בדיקת המידע. לקבלת מידע אודות ביצוע פעולה זו, עיין בסעיף בשם "עריכת הפריטים בשדה בדיקת מידע" במאמר הוספת רשומה אחת או יותר למסד נתונים.

לבסוף, בעת יצירת שדה בדיקת מידע, באפשרותך באופן אופציונלי להגדיר אותו לתמיכה בערכים מרובים. כאשר אתה עושה זאת, הרשימה הנוצרת תציג תיבת סימון לצד כל פריט ברשימה ובאפשרותך לבחור או לנקות כמה הפריטים לפי הצורך. איור זה מציג רשימה מרובת ערכים טיפוסית:

רשימת תיבות סימון.

לקבלת מידע אודות יצירת שדות בדיקת מידע מרובה ערכים ושימוש ברשימות המתקבל, עיין במאמרים שימוש ברשימה המאחסנת ערכים מרוביםומדריך לשדות בעלי ערכים מרובים.

לראש הדף

כיצד מאפייני שדה טבלה משפיעים על העדכון

קרא סעיף זה אם אתה משתמש חדש ב- Access או לא מכיר הרעיונות שמאחורי מסדי נתונים יחסיים. אין באפשרותך לבצע עדכונים גדולים בהצלחה אלא אם אתה מבין כיצד ערכת המאפיינים עבור שדות טבלה משפיעים על העדכון.

בעת עיצוב מסד נתונים, עליך להתחיל בדרך כלל על-ידי עיצוב טבלה אחת או יותר. באפשרותך להחליט אילו סוגים של נתונים כל טבלה תכיל, אתה מגדיר מפתחות ראשיים — שדה שמזהה באופן ייחודי כל רשומה (שורה) — עבור כל טבלה, ואתה יוצר את קשרי הגומלין בין הטבלאות.

כחלק מתהליך זה, תוכל להגדיר מאפיינים עבור השדות בכל טבלה. לדוגמה, באפשרותך להגדיר שדה טקסט כדי לקבל לא יותר מ- 50 תווים, ולהגדיר בשדה מספר כדי לקבל ערכי מטבע בלבד.

באפשרותך להגדיר מאפייני שדה רוב באמצעות תצוגת עיצוב. עם זאת, באפשרותך גם להגדיר כמה מאפיינים באמצעות פקודות בקבוצות ברצועת הכלים, חלק ממשק המשתמש של Microsoft Office Fluent. לדוגמה, באפשרותך להגדיר תבניות חזותיות עבור שדות טקסט ותזכירים באמצעות הפקודות בקבוצה גופן בכרטיסיה בית. לקבלת מידע נוסף אודות שימוש בפקודות אלה, עיין במאמר עיצוב נתונים בשורות ובעמודות.

הראה לי כיצד הגדרה או שינוי של המאפיינים עבור שדה טבלה.

Access מספק כעת שתי דרכים כדי להציג את המאפיינים עבור שדה טבלה — באפשרותך להשתמש בפקודות בכרטיסיה גליון נתונים, או לפתוח את הטבלה בתצוגת עיצוב. קבוצות השלבים הבאות מסבירים כיצד להשתמש בשני טכניקות.

הצגת מאפייני טבלה באמצעות הפקודות בכרטיסיה גליון נתונים

  1. בחלונית הניווט, לחץ פעמיים על הטבלה שבה ברצונך להשתמש.

  2. לחץ על הכרטיסיה גליון נתונים, והשתמש בפקודות בקבוצה סוג נתונים ועיצוב כדי להציג את המאפיינים עבור כל שדה טבלה.

הצגת מאפייני טבלה בתצוגת עיצוב

  1. בחלונית הניווט, באמצעות לחצן העכבר הימני על הטבלה ולחץ על תצוגת עיצוב.

    Access פותח את הטבלה ברשת העיצוב.

  2. בחלק התחתון של הרשת, תחת מאפייני שדה, לחץ על הכרטיסיה כללי, אם היא עדיין לא נבחרה.

    -לחלופין-

    כדי להציג את המאפיינים עבור שדה בדיקת מידע, לחץ על הכרטיסיה בדיקת מידע.

    שדה בדיקת מידע הוא שדה טבלה המשתמש רשימת ערכים קשיח, או שאילתה מאחזרת את הערכים מטבלה אחת או יותר במסד נתונים. כברירת מחדל, שדה בדיקת המידע מציג ערכים אלה בצורת רשימה. בהתאם כיצד מעצב מסד הנתונים מגדיר את שדה בדיקת המידע, באפשרותך לבחור פריט אחד או יותר מרשימה זו.

    שדות בדיקת מידע לבלבל משתמשים חדשים של Access לעתים קרובות מאחר רשימה של פריטים מוצגת במיקום אחד (הרשימה ש- Access יוצר מהנתונים בשדה בדיקת המידע), אך באפשרותך הנתונים שוכנים במיקום אחר (הטבלה המכילה את הנתונים). זכור כי בעת עדכון הנתונים בשדה בדיקת מידע, עליך לעדכן את טבלת המקור (המיקום השני). אין אפשרות לעדכן שדה בדיקת מידע מתוך הרשימה.

הטבלה הבאה מפרטת את מאפייני הטבלה בעלי ההשפעה הרבה ביותר על הזנת נתונים ומסבירה את השפעתם.

מאפיין

המיקום ברשת העיצוב של טבלה

ערכים אפשריים

אופן הפעולה בעת ניסיון להזין נתונים

גודל שדה

הכרטיסיה כללי

0-255

מגבלת התווים חלה רק על שדות המוגדרים לסוג הנתונים טקסט. אם תנסה להזין יותר ממספר התווים שצוין, השדה יקטע אותם.

נדרש

הכרטיסיה כללי

כן/לא

בעת הפעלת, מאפיין זה מחייבת אותך להזין ערך בשדה ו- Access לא יאפשר לך לשמור כל נתונים חדשים עד להשלמת השדה. כאשר מופעל, השדה יקבל ערכי null, כלומר שהשדה יכול להישאר ריק.

הערה: ערך null אינה זהה אפס. אפס הוא ספרה ו- Access יכול להשתמש בו בחישובים. Null הוא ערך חסר, לא מוגדר או לא ידוע.

אפשר מחרוזות באורך אפס

הכרטיסיה כללי

כן/לא

בעת הפעלת, באפשרותך להזין מחרוזות באורך אפס — מחרוזות שאינן מכילות תווים. כדי ליצור מחרוזת באורך אפס, עליך להקליד זוג מרכאות כפולות ללא רווח ביניהן ("") והקש ENTER.

אינדקס

הכרטיסיה כללי

כן/לא

בעת יצירת אינדקס של שדה בטבלה, Access מונע ממך להוסיף ערכים כפולים.

מסיכת קלט

הכרטיסיה כללי

קבוצות מוגדרות מראש או מותאם אישית של תווי ליטרל ומצייני מיקום

מסיכת קלט מחייבת אותך להזין נתונים בתבנית מוגדרת מראש. המסיכה מוצגת בעת בחירת שדה בטבלה או פקד טופס. לדוגמה, נניח שאתה לוחץ על שדה תאריך ורואה בערכת תווים זו: MMM-DD-YYYY. ערכת תווים שמכונה מסיכת קלט. היא מחייבת אותך להזין ערכי חודש כקיצור קיצורים שלוש אותיות, כגון OCT, ואת ערך השנה בארבע ספרות, במקום פעמיים. לכן אם אתה רואה מסיכה זו, תזין תאריך כגון OCT-15-2006.

הערה: זכור כי מסיכות קלט רק לשלוט ניתן להזין נתונים, לא כיצד Access מציג נתונים אלה. לדוגמה, באפשרותך להזין תאריך כ- OCT-15-2006, אך Access עלול לאחסן את הערך כ- 10152006 — כלומר, ללא תווי עיצוב. לאחר מכן, בעת הצגת התאריך טבלה, טופס או דוח, ייתכן מוגדרת Access כדי להציג אותו כ- 10/15/2006.

לקבלת מידע נוסף אודות יצירה ושימוש של מסיכות קלט, עיין במאמר עיצוב נתונים בשורות ובעמודות.

פקד תצוגה

הכרטיסיה בדיקת מידע

ערכים תלויים בסוג הנתונים שהוגדרה עבור השדה

עבור שדות טקסט ומספר, באפשרותך לבחור בין תיבת טקסט, תיבת רשימה, או פקד תיבה משולבת. לציון כן/לא שדות, באפשרותך לבחור בין תיבת סימון, תיבת טקסט, או פקד תיבה משולבת.

הערה: אם תבחר במשהו שאינו תיבת רשימה או תיבה משולבת, Access מסתיר את המאפיינים הנותרים בכרטיסיה בדיקת מידע.

סוג מקור שורה

הכרטיסיה בדיקת מידע

טבלה/שאילתה
רשימת ערכים
רשימת שדות

אם תגדיר את תיבת המאפיין הצג פקד תיבת רשימה או תיבה משולבת, באפשרותך להגדיר מאפיין זה טבלה/שאילתה, רשימת ערכים או רשימת שדות. ובדרך מאפיין זה קובע את סוג הערך שבו באפשרותך להשתמש במאפיין מקור שורה. לראות את הערך הבא.

מקור שורה

הכרטיסיה בדיקת מידע

תלוי המאפיין סוג מקור שורה.

אם הגדרת את המאפיין סוג מקור שורהלטבלה/שאילתה, שדה מאפיין זה יכול להכיל את השם של טבלה או שאילתה. אם הגדרת את המאפיין כרשימת ערכים, מאפיין זה מכיל רשימה של ערכים המופרדים באמצעות נקודה-פסיק (;). אם הגדרת את המאפיין סוג מקור שורהלרשימת שדות, מאפיין זה מכיל את השם של טבלה, שאילתה, או משפט שפת שאילתות מובנית (SQL).

הגבל לרשימה

הכרטיסיה בדיקת מידע

כן/לא

כאשר מוגדר ככן, Access מחפש ערכים תואמים בזמן שמשתמשים מזינים טקסט בתוך פקד תיבה משולבת. דרך נוספת, ההגדרה כן מאפשרת השלמת הקלדה. ההגדרה כן גם מונעת ממשתמשים לערוך את הפריטים ברשימה ישירות מהרשימה פקד תיבת רשימה או משולבת. במקום זאת, משתמשים חייבים לערוך את הפריטים בתיבת המאפיין מקור שורה, או במקרה של שדות בדיקת מידע, לערוך את הפריטים בטבלה המכילה את נתוני המקור עבור שדה בדיקת המידע. לקבלת מידע נוסף אודות שימוש בשדות בדיקת מידע, עיין בסעיף בשם "עריכת הפריטים בשדה בדיקת מידע" במאמר הוספת רשומה אחת או יותר למסד נתונים.

אפשר פעולות עריכה של רשימת ערכים

הכרטיסיה בדיקת מידע

כן/לא

הפעלה או ביטול של הפקודה עריכת פריטי רשימה עבור רשימות ערכים, אך לא עבור שדות בדיקת מידע. כדי לאפשר פקודה זו עבור שדות בדיקת מידע, הזן שם טופס חוקי במאפיין טופס עריכה של פריטי רשימה . הפקודה ' אפשר פעולות עריכה של רשימת ערכים ' מופיעה בתפריט קיצור שאתה פותח על-ידי לחיצה ימנית של פקד תיבת רשימה תיבת או משולבת. בעת הפעלת הפקודה, מופיעה תיבת הדו-שיח עריכת פריטי רשימה. לחלופין, אם אתה מציין השם של טופס בתיבת המאפיין טופס עריכה של פריטי רשימה, Access יפעיל טופס זה במקום תיבת הדו-שיח.

באפשרותך להפעיל את הפקודה עריכת פריטי רשימה מתוך תיבת הרשימה ולחץ פקדי תיבה משולבת הממוקמים בטפסים, ומגדיר ומתוך פקדי תיבות משולבות הממוקמים בטבלאות תוצאת שאילתה. טפסים להיות פתוחים בתצוגת עיצוב או בתצוגת עיון; עליך להיות בטבלאות ובערכות תוצאות השאילתה פתוחה בתצוגת גליון נתונים.

טופס עריכה של פריטי רשימה

הכרטיסיה בדיקת מידע

שם של טופס הזנת נתונים

אם תציין שם טופס הזנת נתונים במאפיין טבלה זה, טופס זה נפתח כאשר משתמש מפעיל את הפקודה עריכת פריטי רשימה. אחרת, תיבת הדו-שיח עריכת פריטי רשימה מופיעה כאשר משתמשים מפעילים את הפקודה.

לקבלת מידע נוסף אודות עיצוב טבלאות מסד נתונים והגדרת מאפיינים, עיין במאמרים הבאים.

  • יסודות עיצוב מסדי נתונים מסביר מושגי יסוד, כגון תכנון מסד נתונים, עיצוב את הנתונים ונורמליזציה — תהליך פיצול הנתונים לטבלאות קשורות ומחיקת הנתונים המיותרים.

  • יצירת טבלאות במסד נתונים מסביר כיצד ליצור טבלאות, להוסיף מפתחות ראשיים (שדות המזהים באופן ייחודי כל שורה או רשומה בטבלה) וכיצד להגדיר סוגי נתונים ומאפייני טבלה.

לראש הדף

שימוש בטופס לעדכון נתונים

עליך להשתמש טופס כדי לעדכן כמויות קטנות של נתונים. במקרה זה, "קטנה" פירושו כל מספר הרשומות שברצונך לעדכן באופן ידני. טפסים יכולים לספק דרך קלה, מהירה ומדויקת יותר לערוך ולעדכן כמויות קטנות של נתונים.

כיצד להשתמש בטופס לעריכת נתונים תלוי בעיצוב של הטופס. טפסים יכולים להכיל כל מספר של פקדים כגון רשימות, תיבות טקסט, לחצנים וגליונות נתונים — רשתות הנראות כמו גליונות עבודה של Excel. ובדרך כל אחד מהפקדים בטופס קורא נתונים מתוך או כותב נתונים לשדה טבלה המשמש כבסיס. מה לעשות עם פקד נתון תלויה בסוג הנתונים המוגדר עבור שדה הטבלה המשמש כבסיס, במאפיינים שהוגדרו עבור שדה זה, אולי במספר מאפיינים מעצב מסד הנתונים מגדיר עבור כל פקד. לקבלת מידע נוסף אודות האופן שבו סוגי נתונים ומאפייני שדה משפיעים על הזנת נתונים, ראה כיצד סוגי נתונים משפיעים על אופן הזנת הנתונים ואת כיצד מאפייני שדה טבלה משפיעים על אופן הזנת הנתונים, מוקדם יותר במאמר זה.

הסעיפים הבאים מסבירים כיצד להשתמש בפקדי הזנת הנתונים הנפוצים ביותר. אם יש לך שאלות אודות למסד הנתונים הספציפי שלך, פנה למנהל המערכת או מעצב מסד הנתונים.

להוסיף או לערוך טקסט בתיבת טקסט

Access מספק פקד טקסט אחד לשימוש עם שדות טקסט ותזכירים. בדרך כלל, ניתן לדעת אם שדה המשמש כבסיס הוא טקסט או תזכיר לפי גודל הפקד, אשר לרוב משקף את הגודל של שדה הטבלה המשמש כבסיס. לדוגמה, אם תאגד את הפקד לשדה טקסט המקבל לא יותר מ- 50 תווים, גודל הפקד בהתאם. לעומת זאת, אם תאגד את הפקד לשדה תזכיר, תוכל לשנות את גודל הפקד כך שיציג פיסקת טקסט אחת או שתיים ללא צורך בגלילה.

בנוסף, באפשרותך להגדיר שדה תזכיר לתמיכה בעיצוב טקסט עשיר. לאחר מכן באפשרותך להחיל גופנים שונים, גדלים, סגנונות וצבעים על הטקסט שלך.

עריכת טקסט בתוך תיבת טקסט

  • מקם את הסמן בתוך תיבת הטקסט ושנה את הנתונים שלך. זכור שלא ניתן לבצע חישובים על מספרים בשדה טקסט או תזכיר.

החלת עיצוב טקסט עשיר

הערה: באפשרותך לבצע שלבים אלה רק כאשר תיבת טקסט מאוגדת לשדה תזכיר. עיין בשלבים בסעיף הצגת מאפיינים עבור שדה טבלה, מוקדם יותר במאמר זה.

  1. כאשר הטבלה פתוחה בתצוגת גליון נתונים, בחר את שדה התזכיר. בדרך כלל, באפשרותך לחפש שדה בשם "הערות", הערות,"או"תיאור".

  2. בכרטיסיה בית, בקבוצה גופן, השתמש הלחצנים והתפריטים כדי לעצב את הטקסט.

    באפשרותך להחיל גופנים וגדלים שונים, להפוך טקסט מודגש או נטוי, לשנות צבעים, וכן הלאה.

לראש הדף

שימוש בגליון נתונים לעדכון נתונים

באפשרותך לשנות נתונים על-ידי עבודה ישירות בתצוגת גליון נתונים (השורה והעמודה רשת הדומה לגליון עבודה של Excel). באפשרותך לשנות נתונים בטבלאות, ערכות תוצאות של שאילתה, וטפסים המציגים גליונות נתונים.

בדרך כלל, תשתמש גליונות נתונים כאשר עליך לשנות רק מספר קטן של רשומות או חלקים של רשומה בודדת. אם אתה מתמצא ב- Excel, גליונות נתונים אמורים להיות קלים יחסית להבנה ולאחר באפשרותך לבצע שינויים ללא ידע מעמיק של Access, כגון היכולת ליצור ולהפעיל שאילתות.

זכור את העובדות הבאות בהמשך העבודה.

  • לא עליך לשמור את השינויים באופן מפורש. Access מוסר אותם לטבלה כשאתה מעביר את הסמן לשדה חדש באותה שורה, או בעת העברת המצביע לשורה אחרת.

  • כברירת מחדל, עליך להגדיר את השדות במסד נתונים של Access כדי לקבל את סוג מסוים של נתונים, כגון טקסט או מספרים. עליך להזין את סוג הנתונים שהשדה מוגדר לקבל. אם לא, Access מציג הודעת שגיאה.

  • ייתכן מסיכת קלט שהוחלו על שדה. מסיכת קלט היא ערכה של תווים ליטרל ומצייני מיקום לכפות עליך להזין נתונים בתבנית ספציפית. לדוגמה, מסיכת קלט עבור מיקוד עשוי לדרוש נתונים שתואמים לתבנית בצרפתית, בעוד מסיכת קלט עבור מספר טלפון עשוי לדרוש ממך להזין מספרים בתבנית גרמנית.

    לקבלת מידע נוסף אודות מסיכות קלט, עיין במאמר עיצוב נתונים בשורות ובעמודות.

  • קבצים מצורפים ולרשימות רשימות מרובות ערכים, באפשרותך להזין רק ערך אחד ברוב השדות. אם אינך יודע אם שדה מקבל קבצים מצורפים, פנה למנהל המערכת או מעצב מסד הנתונים שלך. באפשרותך לזהות תמיד רשימה מרובת ערכים מאחר ש- Access מציג את תיבת הסימון לצד כל פריט ברשימה.

שינוי נתונים בגליון נתונים

  1. בחלונית הניווט, לחץ פעמיים על הטבלה או השאילתה המכילה את הנתונים שברצונך לשנות.

    כברירת מחדל, Access פותח את הטבלה או השאילתה בתצוגת גליון נתונים — רשת הדומה לגליון עבודה של Excel.

  2. לחץ על או אחרת להעביר את המוקד לרצועת השדה הראשון שברצונך לשנות וערוך את הנתונים.

  3. כדי לעבור לשדה הבא, הקש TAB, השתמש באחד ממקשי החצים או לחץ על השדה הבא.

    בעת הקשה על TAB, כברירת מחדל, Access משתמש בהגדרות האזוריות של Windows כדי לקבוע אם הוא מזיז את הסמן שמאלה או ימינה. אם המחשב מוגדר לשימוש בשפה שקוראת משמאל לימין, יזוז הסמן לימין בעת הקשה על מקש TAB. אם המחשב מוגדר לשפה שקוראת מימין לשמאל, והסמן עובר שמאלה.

החלת עיצוב טקסט עשיר על נתונים בשדה תזכיר

  1. בתוצאה הטבלה או השאילתה פתוחה בתצוגת גליון נתונים, בחר את שדה התזכיר.

    בדרך כלל, באפשרותך לחפש שדה בשם "הערות", "הערות" או "תיאור". אם עדיין אינך מוצא את שדה התזכיר, עיין בשלבים בסעיף הצגת מאפיינים עבור שדה טבלה, מוקדם יותר במאמר זה.

  2. בכרטיסיה בית, בקבוצה גופן, השתמש הלחצנים והתפריטים כדי לעצב את הטקסט.

    באפשרותך להחיל גופנים וגדלים שונים, להפוך טקסט מודגש או נטוי, לשנות צבעים, וכן הלאה.

לראש הדף

השתמש בשאילתת עדכון כדי לשנות נתונים קיימים

שימוש בשאילתות עדכון כדי להוסיף, לשנות או למחוק חלק של רשומה קיימת אחת או יותר (אך לא כולם). תוכל לחשוב על שאילתות עדכון כתבנית רבת עוצמה של תיבת הדו-שיח חיפוש והחלפה. אתה מזין קריטריון בחירה (מקביל של מחרוזת חיפוש) וקריטריון עדכון (מקביל של מחרוזת החלפה). בשונה מתיבת הדו-שיח, שאילתות עדכון יכולים לקבל קריטריונים מרובים, מאפשרות לך לעדכן מספר גדול של רשומות במעבר אחד, ומאפשרים לך לשנות רשומות ביותר מטבלה אחת.

זכור שאין באפשרותך להשתמש בשאילתות עדכון כדי להוסיף רשומות שלמות. לשם כך, השתמש בשאילתת הוספה.

לקבלת מידע נוסף, עיין במאמר הוספת רשומות לטבלה באמצעות שאילתת הוספה.

הערה: הדרך הבטוחה ביותר להשתמש בשאילתת עדכון היא ליצור תחילה שאילתת בחירה הבודק קריטריוני הבחירה שלך. לדוגמה, נניח שברצונך לעדכן סדרה של כן/לא שדות מ לאככן עבור לקוח מסוים. לשם כך, הוספת קריטריונים לשאילתת הבחירה שלך עד שהיא מחזירה את כל הרשומות ללא הרצוי עבור לקוח זה. כאשר אתה בטוח שיש לך את הרשומות הנכונות, אתה ולאחר מכן להמיר את שאילתת הבחירה לשאילתת עדכון, הזן קריטריוני העדכון שלך ולאחר מכן הפעל את השאילתה כדי לעדכן את הערכים שנבחרו. השלבים בסעיף זה מסבירים כיצד ליצור שאילתת בחירה ולאחר מכן להמיר אותה לשאילתת עדכון.

יצירת שאילתת בחירה

  1. פתח את מסד הנתונים המכיל את הרשומות שברצונך לעדכן.

  2. בכרטיסיה יצירה, בקבוצה אחר, לחץ על עיצוב שאילתה.

    מעצב השאילתות נפתח, הכרטיסיה עיצוב מופיעה, ותיבת הדו-שיח הצגת טבלה נפתחת.

  3. בחר את הטבלה או הטבלאות המכילות את הרשומות שברצונך לעדכן ולחץ על הוסף ולאחר מכן לחץ על סגור.

    הטבלה או הטבלאות תופיע כחלון אחד או יותר במקטע העליון של רשת עיצוב השאילתה ו- windows רשימה של כל השדות בכל טבלה. האיור הבא מדגים את מעצב השאילתות עם טבלה טיפוסית.

    טבלה במעצב השאילתות

  4. לחץ פעמיים על השדות שברצונך לעדכן. השדות שנבחרו מופיעים בשורה שדה במקטע התחתון של מעצב השאילתות.

    באפשרותך להוסיף שדה טבלה אחד לעמודה במקטע התחתון, לחלופין, באפשרותך להוסיף כל השדות בטבלה במהירות על-ידי לחיצה כפולה על הכוכבית (*) בחלק העליון של רשימת שדות הטבלה. האיור הבא מציג את מעצב השאילתות עם כל השדות שנוספו.

    שאילתה עם כל שדות הטבלה שנוספו.

  5. אם תרצה בכך, תוכל להזין קריטריון אחד או יותר בשורה קריטריונים של רשת העיצוב. הטבלה הבאה מציגה כמה קריטריונים לדוגמה ומסבירה את ההשפעה שיש להם על שאילתה.

קריטריונים

השפעה

‎>234

החזרת כל המספרים הגדולים מ- 234. כדי למצוא את כל המספרים הקטנים מ- 234, השתמש באפשרות ‎< 234.

‎>= "Callahan"‎

החזרת כל הרשומות מ- Callahan עד סיום האלף-בית

בין #2/2/2006# לבין #1/12/2006#

החזרת תאריכים מ- 2-פבר-06 עד 1-דצמ-06 (ANSI-89). אם מסד הנתונים שלך משתמש בתווים כלליים ANSI-92, השתמש בסימני גרש בודד (') במקום בסימני סולמית. דוגמה: בין ' 2/2/2006' ו- ' 12/1/2006 '

Not "Germany"‎

איתור כל הרשומות שבהן התוכן המדויק של השדה אינו שווה באופן מדויק לערך "Germany". הקריטריון יחזיר רשומות המכילות תווים בנוסף ל-"Germany", כגון "Germany (euro)‎" או "Europe (Germany)‎".

Not "T*"‎

איתור כל הרשומות, למעט אלה המתחילות ב- T. אם מסד הנתונים שלך משתמש בערכת התווים הכלליים ANSI-92, השתמש בסימן האחוז (%) במקום בכוכבית.

‎Not "*t"‎

איתור כל הרשומות שאינן מסתיימות ב- t. אם מסד הנתונים שלך משתמש בערכת התווים הכלליים ANSI-92, השתמש בסימן האחוז (%) במקום בכוכבית.

In(Canada,UK)‎

ברשימה, איתור כל הרשומות הכוללות את Canada או את UK.

Like "[A-D]*"‎

בשדה טקסט, איתור כל הרשומות המתחילות באות A עד D. אם מסד הנתונים שלך משתמש בערכת התווים הכלליים ANSI-92, השתמש את סימן האחוז (%)) במקום הכוכבית.

Like "*ar*"‎

איתור כל הרשומות המכילות את רצף האותיות "ar". אם מסד הנתונים שלך משתמש בערכת התווים הכלליים ANSI-92, השתמש בסימן האחוז (%) במקום בכוכבית.

Like "Maison Dewe?"‎

איתור כל הרשומות המתחילות ב- "Maison" ומכילות מחרוזת שנייה בת 5 אותיות, שבה 4 האותיות הראשונות הן "Dewe" והאות האחרונה אינה ידועה. אם מסד הנתונים שלך משתמש בערכת התווים הכלליים ANSI-92, השתמש במקף תחתון (_) במקום בסימן השאלה.

#02/02/2006#

איתור כל הרשומות עבור 2 בפברואר, 2006. אם מסד הנתונים משתמש בערכת התווים הכלליים ANSI-92, הקף את התאריך במרכאות בודדות במקום בסולמיות ('02/02/2006').

‎‎< Date() - 30

החזרת כל התאריכים בני יותר מ- 30 יום.

Date() ‎

החזרת כל הרשומות הכוללות את התאריך של היום.

Between Date( ) And DateAdd("M", 3, Date( ))‎

החזרת כל הרשומות בין התאריך של היום לבין שלושה חודשים מהתאריך של היום.

Is Null

החזרת כל הרשומות הכוללות ערך Null (ריק או שלא הוגדר).

Is Not Null

החזרת כל הרשומות המכילות ערך.

""

החזרת כל הרשומות המכילות מחרוזת באורך אפס. ניתן להשתמש במחרוזות באורך אפס כאשר יש להוסיף ערך לשדה נדרש, אך לא ידוע עדיין מהו הערך. לדוגמה, שדה עשוי לדרוש מספר פקס, אך ייתכן שלחלק מהלקוחות אין מכשיר פקס. במקרה זה, עליך להזין זוג מרכאות כפולות ללא רווח ביניהן ("") במקום מספר.

  1. בכרטיסיה עיצוב, בקבוצה תוצאות, לחץ על הפעל.

    ודא כי השאילתה החזירה רק את הרשומות שברצונך לעדכן. בהתאם לצורך, באפשרותך לבחור שדות שאינך מעוניין והקש DELETE כדי להסיר אותם, באפשרותך לגרור שדות נוספים לרשת העיצוב ולאחר באפשרותך לשנות את קריטריוני עד שתהיה מרוצה תוצאות השאילתה.

  2. עבור לשלבים הבאים.

עדכון רשומות

  1. בכרטיסיה עיצוב, בקבוצה סוג שאילתה, לחץ על עדכן.

    פעולה זו משנה את שאילתת הבחירה לשאילתת עדכון. Access מוסיף את השורה עדכן ל מקטע התחתון של מעצב השאילתות.

    שאילתת עדכון עם קריטריון עדכון יחיד.

  2. אתר את השדה המכיל את הנתונים שברצונך לשנות ולאחר מכן הזן את הביטוי שלך (אשר תשנה את הנתונים שלך) בשורה עדכן של שדה זה.

    טבלה זו מציגה כמה ביטויים לדוגמה ומסבירה כיצד הם משנים נתונים.

ביטוי

תוצאה

"Salesperson"

בשדה טקסט, שינוי ערך טקסט ל- Salesperson.

# #8/10/06

בשדה תאריך/שעה, שינוי ערך תאריך ל- 10-אוג-06.

כן

בשדה 'כן/לא', שינוי ערך לא לכן.

‎"PN" & [PartNumber]‎

הוספת "PN" לתחילת כל מספר חלק שצוין.

[UnitPrice] * [Quantity]

הכפלת הערכים בשדות הנקראים UnitPrice ו- Quantity.

‎[Freight] * 1.5

הגדלת הערכים בשדה הנקרא Freight ב- 50 אחוז.

DSum("[Quantity] * [UnitPrice]",
"Order Details", "[ProductID]=" & [ProductID])‎

שבהן הערכים ProductID בטבלה הנוכחית תואמים הערכים ProductID בטבלה Order Details, בשם זה סכומי מכירות עדכונים ביטוי על-ידי הכפלת הערכים בשדה בשם כמות לפי הערכים בשדה הנקרא UnitPrice.

Right([ShipPostalCode], 5)‎

חיתוך התווים השמאליים ביותר במחרוזת טקסט או מחרוזת מספרית והשארת את חמשת התווים הימניים ביותר.

IIf(IsNull([UnitPrice]), 0, [UnitPrice‎])‎

שינוי ערך null (לא ידוע או לא מוגדר) לאפס (0) בשדה הנקרא UnitPrice.

  1. בכרטיסיה עיצוב, בקבוצה תוצאות, לחץ על הפעל.

    מופיעה הודעת התראה. האיור הבא מציג את ההודעה:

    הודעת ההתראה של שאילתת העדכון

  2. לחץ על כן כדי להפעיל את השאילתה.

    הערה: באפשרותך לבטל את הודעות ההתראה. לשם כך, לחץ על לחצן Microsoft Office תמונת לחצן Office , לחץ על אפשרויות Access, לחץ על מתקדם ולאחר תחת אשר, נקה את תיבת הסימון שאילתות פעולה.

  3. כדי להציג את תוצאות שאילתת העדכון, בכרטיסיה בית או בכרטיסיה עיצוב, בקבוצה תצוגות, לחץ על תצוגה ולאחר מכן לחץ על תצוגת גליון נתונים. כמו כן, באפשרותך ללחוץ על לחצן תצוגת גליון נתונים הממוקם בשורת המצב של Access.

    הערה: כשתפעיל את השאילתה, ייתכן שתבחין כי חלק מהשדות חסרים מערכת התוצאות שלך. אם השאילתה מכילה שדות שלא עדכנת, Access מסיר שדות אלה כברירת מחדל. לדוגמה, באפשרותך לכלול שדות מזהה משתי טבלאות כדי להבטיח שהשאילתה שלך מחזירה ופועלת על הרשומות הנכונות. אם אינך מעדכן שדות מזהה אלה, Access מסיר אותם.

לראש הדף

השתמש בשאילתת הוספה כדי להוסיף רשומות לטבלאות

אחד השימושים הנפוצים ביותר של שאילתת הוספה היא הוספת קבוצת רשומות מטבלה אחת או יותר במסד נתונים מקור לטבלה אחת או יותר במסד נתונים המשמש כיעד. לדוגמה, נניח שרכשת מספר לקוחות חדשים ומסד נתונים המכיל טבלת מידע אודות לקוחות אלה. כדי להימנע מהזנת נתונים חדשים באופן ידני, באפשרותך לצרף אותו המתאים לטבלה או לטבלאות במסד הנתונים שלך. באפשרותך גם להשתמש בשאילתות הוספה כדי:

  • הוספת רשומות בהתבסס על קריטריונים. לדוגמה, ייתכן שתרצה להוסיף רק את שמות וכתובות של לקוחות עם הזמנות פתוחות.

  • הוספת רשומות כאשר חלק מהשדות בטבלה אחת אינם קיימים בטבלה האחרת. לדוגמה, נניח שבטבלה לקוחות שלך ישנם 11 שדות, השדות בטבלה Customers במסד נתונים אחר תואמים 9 מתוך 11 השדות שלך. באפשרותך להשתמש בשאילתת הוספה כדי להוסיף רק את הנתונים בשדות התואמים ולהתעלם האחרים.

תהליך היצירה של שאילתת הוספה להוספת נתונים ממסד נתונים אחד למסד נתונים אחר כולל את השלבים הבסיסיים:

  • פתח את מסד הנתונים המשמש כמקור (מסד הנתונים המכיל את הרשומות שברצונך להוסיף) וצור שאילתת בחירה המחזירה רק את הרשומות לך שברצונך לצרף.

  • המר אותו שאילתת הבחירה לשאילתת הוספה.

  • להוסיף שדות וטבלאות היעד שאילתת ההוספה. אם אתה מוסיף רשומות למסד נתונים אחר, עליך תחילה לפתוח מסד נתונים זה ולאחר מכן בחר הטבלאות.

  • הפעל את השאילתה כדי להוסיף את הרשומות.

הערה: לפני שתתחיל, גבה את הנתונים שלך. אם תעשה טעות, באפשרותך למחוק את הרשומות המצורפות מטבלת היעד, אך מחיקה ידנית של מספר רשומות גדול עשוי להימשך זמן רב. נתקל גיבוי בהישג יד יכול לסייע לך לתקן שגיאות בפחות זמן.

יצירת שאילתת בחירה

  1. פתח את מסד הנתונים המקורי שלך — מסד הנתונים המכיל את הרשומות שברצונך לצרף.

  2. בכרטיסיה יצירה, בקבוצה אחר, לחץ על עיצוב שאילתה.

    ברשת עיצוב השאילתה מופיעה, והכרטיסיה מופיעה תיבת הדו-שיח הצגת טבלה.

  3. בחר את הטבלה המכילה את הרשומות שברצונך להוסיף, לחץ על הוסף ולאחר מכן לחץ על סגור.

    הטבלה ' יופיע בתור חלון במקטע העליון של רשת עיצוב השאילתה. החלון מפרט את כל השדות בטבלה. איור זה מציג טבלה אופיינית במעצב השאילתות:

    טבלה במעצב השאילתות

  4. גרור את השדות שברצונך להוסיף מהטבלה אל השורה שדה במקטע התחתון של רשת עיצוב השאילתה.

    באפשרותך להוסיף שדה טבלה אחד לעמודה במקטע התחתון. כדי להוסיף במהירות את כל השדות, לחץ על הכוכבית (*) בחלק העליון של רשימת שדות הטבלה. איור זה מדגים את מעצב השאילתות עם מספר שדות טבלה שנוספו:

    שאילתה עם שלושה שדות ברשת העיצוב

    איור זה מדגים את המעצב עם כל השדות שנוספו:

    שאילתה עם כל שדות הטבלה.

  5. בכרטיסיה עיצוב, בקבוצה תוצאות, לחץ על הפעל.

    ודא כי השאילתה החזירה את הרשומות שברצונך לצרף. לפי הצורך, באפשרותך לנקות את תיבת הסימון הצג או להקיש על DELETE כדי להסיר שדות לא רצויים. באפשרותך גם לגרור שדות נוספים לרשת העיצוב עד שתהיה מרוצה תוצאות השאילתה.

  6. המשך לשלבים הבאים.

המרת השאילתה לשאילתת הוספה

  1. בכרטיסיה עיצוב, בקבוצה סוג שאילתה, לחץ על הוסף.

    תיבת הדו-שיח הוספה מופיעה.

  2. בשלב זה, באפשרותך להוסיף רשומות מטבלה אחת לאחרת באותו מסד נתונים, או להוסיף רשומות לטבלה במסד נתונים אחר.

    • להוסיף רשומות לטבלה באותו מסד נתונים

      1. בתיבת הדו-שיח הוספה, לחץ על מסד נתונים נוכחי (אם אפשרות זו טרם נבחרה) ולאחר מכן בחר את טבלת היעד מהרשימה שם הטבלה.

      2. לחץ על אישור.

        בשלב 4 בסעיף הקודם, הוספת חלק מהשדות או את כל השדות בטבלת המקור לרשת עיצוב השאילתה. אם הוספת טבלה שלמה במהלך שלב זה, Access מוסיף כעת את כל טבלת היעד לשורה הוסף ל, כמוצג להלן:

        שאילתת הוספה שכוללת את כל השדות משתי טבלאות

        -לחלופין-

        אם הוספת שדות בודדים בשלב 4 בסעיף הקודם ושמות השדות בטבלת המקור ובטבלת היעד תואמים, Access מוסיף באופן אוטומטי את שמות שדות היעד לשורה הוסף ל, כמוצג להלן:

        שאילתת הוספה עם שדות תואמים

        -לחלופין-

        אם הוספת שדות בודדים, כל או חלק ממנו מהשמות בטבלת המקור ובטבלת היעד אינם תואמים, Access משאיר את השדות שאינם תואמים בשורה הוסף ל ריק. לחץ על כל שדה ריק ובחר את שדה המקור שהרצוי מהרשימה שנוצרה, כפי שמוצג כאן.

        בחירת שדות יעד לשאילתת הוספה

      3. כדי להציג בתצוגה מקדימה את השינויים, לחץ על תצוגה.

      4. חזור לתצוגת עיצוב ולאחר מכן לחץ על הפעל כדי להוסיף את הרשומות.

    • להוסיף רשומות לטבלה במסד נתונים אחר

      1. בתיבת הדו-שיח הוספה, לחץ על מסד נתונים אחר.

      2. בשדה שם הקובץ, הקלד את המיקום והשם של מסד הנתונים של היעד.

      3. בשדה שם טבלה, הקלד את שם טבלת היעד ולאחר מכן לחץ על אישור.

        -לחלופין-

        לחץ על עיון והשתמש את תיבת הדו-שיח הוספה השנייה כדי לאתר את מסד הנתונים המשמש כיעד. לחץ על אישור לאחר אתר ובחר את מסד הנתונים המשמש כיעד. פעולה זו סגירת תיבת הדו-שיח השניה. בתיבת הדו-שיח הראשונה, בשדה שם טבלה, הזן את שם טבלת היעד ולאחר מכן לחץ על אישור.

        הקלד את שם טבלת היעד ולאחר מכן לחץ על אישור כדי לסגור את תיבת הדו-שיח הוספה הראשונה.

        בשלב 4 בסעיף הקודם, הוספת חלק מהשדות או את כל השדות בטבלת המקור לשורה שדה ברשת עיצוב השאילתה. אם הוספת טבלה שלמה במהלך שלב זה, Access מוסיף כעת את כל טבלת היעד לשורה הוסף ל, כמוצג להלן:

        שאילתת הוספה שכוללת את כל השדות משתי טבלאות

        -לחלופין-

        אם הוספת שדות בודדים בשלב 4 ושמות השדות בטבלאות המקור והיעד תואמות, Access מוסיף באופן אוטומטי את שמות שדות היעד לשורה הוסף ל, כך:

        שאילתת הוספה עם שדות תואמים

        -לחלופין-

        אם הוספת שדות בודדים, כל או חלק ממנו מהשמות בטבלת המקור ובטבלת היעד אינם תואמים, Access משאיר את השדות שאינם תואמים בשורה הוסף ל ריק. לחץ על כל שדה ריק ובחר את שדה היעד הרצוי מהרשימה שנוצרה, כך:

        בחירת שדות יעד לשאילתת הוספה

      4. כדי להציג בתצוגה מקדימה את השינויים, לחץ על תצוגה.

      5. עבור לתצוגת עיצוב ולאחר מכן לחץ על הפעל כדי להוסיף את הרשומות.

לראש הדף

שימוש איסוף נתונים לעדכון רשומות

Office Access 2007 מספק תכונה חדשה בשם איסוף נתונים. באפשרותך להגדיר את טופס הזנת נתונים ב- Microsoft Office Outlook 2007, לאסוף מידע ולאחסן נתונים אלה במסד נתונים של Access. הסבר אודות אופן השימוש בתכונה איסוף נתונים אינו נכלל במאמר זה.

לקבלת מידע אודות השימוש איסוף נתונים, עיין במאמר שכותרתו איסוף נתונים דרך הודעות דואר אלקטרוני.

לראש הדף

שימוש בתיבת הדו-שיח 'חיפוש והחלפה' כדי לשנות נתונים

תיבת הדו-שיח חיפוש והחלפה מספקת דרך נוספת לשינוי כמויות קטנות של נתונים בזמן פחות, עם פחות מאמץ. הסבר אודות אופן השימוש בתיבת הדו-שיח מתוארת במאמר זה.

לקבלת מידע אודות שימוש בתיבת הדו-שיח, עיין במאמר שימוש את תיבת הדו-שיח ' חיפוש והחלפה ' כדי לשנות נתונים.

לראש הדף

שימוש בעדכונים מדורגים לשינוי ערכי מפתחות ראשיים וזרים

לפעמים, ייתכן שתצטרך לעדכן ערך של מפתח ראשי. אם אתה משתמש למפתח ראשי כמפתח זר, באפשרותך לעדכן באופן אוטומטי את השינויים באמצעות כל מופעי הצאצא של מפתח זר.

כתזכורת, המפתח הראשי הוא ערך שאינו זיהוי ייחודי לכל שורה (רשומה) בטבלת מסד נתונים. מפתח זר הוא עמודה שתואמת את המפתח הראשי. בדרך כלל, מפתחות זרים שוכנים בטבלאות אחרות ולאחר שהן מאפשרות לך ליצור קשר גומלין (קישור) בין הנתונים בטבלאות.

לדוגמה, נניח שאתה משתמש במספר מזהה של מוצר כמפתח ראשי. מספר מזהה אחד מזהה באופן ייחודי מוצר אחד. בנוסף, להשתמש במספר מזהה כמפתח זר בטבלה של נתוני הזמנה. בדרך זו, באפשרותך למצוא כל ההזמנות הכרוכות כל מוצר, משום בכל פעם שמישהו מבצע הזמנה עבור מוצר זה, המזהה נהפך לחלק מההזמנה.

לפעמים, מספרי מזהה אלה (או סוגים אחרים של מפתחות ראשיים) משתנים. כאשר הם פועלים, באפשרותך לשנות ערך המפתח הראשי שלך ולגרום לכך שהשינוי מדורגת באופן אוטומטי של כל רשומות הצאצא הקשורות. ניתן לאפשר התנהגות זו על-ידי הפעלה של שלמות הקשרים ושל עדכונים מדורגים בין שתי הטבלאות.

זכור כללים אלה בהמשך העבודה:

  • באפשרותך להפוך עדכונים מדורגים עבור שדות המפתח הראשי המוגדרים לסוגי הנתונים טקסט או מספר בלבד. לא ניתן להשתמש בעדכונים מדורגים עבור שדות המוגדרים לסוג הנתונים מספור אוטומטי.

  • באפשרותך להפעיל עדכון מדורג רק בין הטבלאות בקשר גומלין של יחיד לרבים.

השלבים הבאים מסבירים כיצד ליצור קשרי גומלין ולאפשר עדכונים מדורגים עבור קשר גומלין זה.

יצירת קשר הגומלין

  1. בכרטיסיה כלי מסד נתונים, בקבוצה הצג/הסתר, לחץ על קשרי גומלין.

  2. בכרטיסיה עיצוב, בקבוצה קשרי גומלין, לחץ על הצגת טבלה.

    תיבת הדו-שיח הצגת טבלה מופיעה.

  3. אם עדיין לא נבחרה, לחץ על הכרטיסיה טבלאות, בחר את הטבלאות שברצונך לשנות, לחץ על הוסף ולאחר מכן לחץ על סגור.

    באפשרותך להקיש SHIFT כדי לבחור טבלאות מרובות, או באפשרותך להוסיף כל טבלה בנפרד. בחר רק את הטבלאות הצדדים "אחד" ו- "רבים" של קשר הגומלין.

  4. בחלון ' קשרי גומלין ', גרור את המפתח הראשי מהטבלה בצד ה"יחיד" של קשר הגומלין ושחרר אותו בשדה מפתח זר של הטבלה בצד ה"רבים" של קשר הגומלין.

    תיבת הדו-שיח עריכת קשרי גומלין מופיעה. האיור הבא מציג את תיבת הדו-שיח:

    תיבת הדו-שיח 'עריכת קשרי גומלין'

  5. בחר את תיבת הסימון אכוף שלמות הקשרים בין הטבלאות ולחץ על צור.

  6. מעבר אל קבוצת השלבים הבאה.

הפיכת עדכונים מדורגים במפתחות ראשיים

  1. אם לא תבצע את השלבים בסעיף הקודם, פתח את מסד הנתונים המכיל את קשר הגומלין שברצונך לשנות.

  2. בכרטיסיה כלי מסד נתונים, בקבוצה הצג/הסתר, לחץ על קשרי גומלין.

    חלון קשרי גומלין מופיע ומציג את החיבורים (מוצגים קווים מחברים כתוצאה) בין הטבלאות במסד הנתונים. האיור הבא מציג קשר גומלין טיפוסי:

    קשרי גומלין בין שתי טבלאות

  3. באמצעות לחצן העכבר הימני על קו החיבור בין טבלאות האב והצאצא, ולחץ על עריכת קשר גומלין.

    תיבת הדו-שיח עריכת קשרי גומלין מופיעה. האיור הבא מציג את תיבת הדו-שיח:

    תיבת הדו-שיח 'עריכת קשרי גומלין' עם קשר גומלין קיים

  4. בחר באפשרות עדכן שדות קשורים בהתאם להירארכיית הקשרים, ודא תיבת הסימון אכוף שלמות הקשרים נבחרה ולאחר מכן לחץ על אישור.

לקבלת מידע נוסף אודות יצירת קשרי גומלין. עיין במאמרים הבאים:

לראש הדף

הערה: כתב ויתור בנוגע לתרגום מכונה: מאמר זה תורגם על-ידי מערכת מחשב, ללא התערבות אדם. Microsoft מציעה את תרגומי המכונה כדי לסייע למשתמשים שאינם דוברי אנגלית ליהנות מתוכן בנושא מוצרים, שירותים וטכנולוגיות של Microsoft. מכיוון שהמאמר תורגם על-ידי מכונה, הוא עלול להכיל שגיאות באוצר המילים, בתחביר או בדקדוק.

הרחב את הכישורים שלך
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×