סינכרון רשימת SharePoint 2010 עם Access 2010

חשוב: מאמר זה תורגם בתרגום מכונה, ראה כתב ויתור. תוכל למצוא את הגרסה באנגלית של המאמר כאן לעיונך.

באפשרותך לסנכרן נתונים בין רשימת SharePoint 2010 לבין Office Access 2010, ולשמור על שתי ערכות הנתונים עדכניות. לדוגמה, ייתכן שתרצה לשמור פרטי מעקב אחר קמפיין מכירות ברשימת SharePoint כדי שתוכל לשתף פעולה בקלות עם חברי צוות אחרים, אך גם לבצע דיווח, שאילתות ושינויים בצובר באופן תקופתי באמצעות Access 2010.

במאמר זה

מבוא לסינכרון רשימת SharePoint עם Access

סינכרון נתוני רשימה באמצעות הפקודה 'פתח באמצעות Access'

סינכרון נתוני רשימה באמצעות הפקודה 'עקוב אחר רשימה זו' בתצוגת גליון נתונים

סינכרון נתוני רשימה באמצעות הפקודה 'רשימת SharePoint' ב- Access

היתרונות שבקישור טבלת Access לרשימת SharePoint

נתוני בדיקת מידע

שינויים מבניים

ביצועים

עריכות בצובר

העברת נתונים למצב לא מקוון ופתרון התנגשויות

שיקולים בעת סינכרון נתונים

סינכרון רשימת SharePoint עם Access

רענון נתונים מסונכרנים

מבוא לסינכרון רשימת SharePoint עם Access

באפשרותך לסנכרן נתונים בין רשימת SharePoint 2010 לבין Access 2010, ולשמור על שתי ערכות הנתונים עדכניות. לדוגמה, ייתכן שתרצה לשמור פרטי מעקב אחר קמפיין מכירות ברשימת SharePoint כדי שתוכל לשתף פעולה בקלות עם חברי צוות אחרים, אך גם לבצע דיווח, שאילתות ושינויים בצובר באופן תקופתי באמצעות Access 2010.

קיימות שלוש דרכים לסנכרן נתונים בין רשימת SharePoint לבין Access 2010. לא משנה באיזו דרך תבחר, הסינכרון הוא תמיד דו-כיווני. שינויים המתבצעים באמצעות Access בנתוני הרשימה מועלים לשרת SharePoint, ושינויים המתבצעים באמצעות השרת ברשימת SharePoint מורדים ל- Access במחשב שלך.

כדי לסנכרן רשימת SharePoint, ‏Access 2010 צריך להיות מותקן במחשב שלך, ודרושה לך רמת ההרשאה 'השתתפות' ברשימה.

ניתן למצוא מידע נוסף אודות השימוש ב- SharePoint 2010 עם Access 2010 בסעיף למידע נוסף ובמערכת העזרה של Access 2010.

הערה: אין באפשרותך לסנכרן רשימה חיצונית של SharePoint עם Access 2010.

לראש הדף

סינכרון נתוני רשימה באמצעות הפקודה 'פתח באמצעות Access'

באפשרותך לסנכרן את הנתונים שברשימת SharePoint עם Access 2010 באמצעות הפקודה פתח באמצעות Access שברצועת הכלים של הרשימה. פקודה זו יוצרת טבלת Access המקושרת לרשימת SharePoint, וטבלת UserInfo משלימה המכילה מידע נוסף, כגון שמות משתמשים, חשבונות וכתובות דואר אלקטרוני.

בכל פעם שאתה פותח את רשימת SharePoint או את טבלת Access המקושרת, אתה רואה את הנתונים העדכניים ביותר. בעוד רשימת SharePoint ממשיכה להתעדכן, באפשרותך גם לרענן באופן ידני את טבלת Access המקושרת עם השינויים האחרונים ברשימה. בעוד טבלת Access המקושרת ממשיכה להתעדכן, באפשרותך גם לרענן באופן ידני את נתוני רשימת SharePoint עם השינויים האחרונים ב- Access.

לראש הדף

סינכרון נתוני רשימה באמצעות הפקודה 'עקוב אחר רשימה זו' בתצוגת גליון נתונים

באפשרותך גם לסנכרן רשימת SharePoint מתצוגת גליון נתונים באמצעות הפקודה 'עקוב אחר רשימה זו' הזמינה בחלונית המשימות של תצוגת גליון נתונים, ויוצרת גם טבלה מקושרת ב- Access. באמצעות פקודות נוספות בחלונית המשימות, באפשרותך גם לסנכרן את נתוני הרשימה ולבצע את הפעולות הבאות:

  • לדווח באמצעות Access.

  • לייצא ל- Access.

לקבלת מידע נוסף, עיין במערכת העזרה של תצוגת גליון הנתונים (בתחתית תצוגת גליון נתונים, לחץ על הקישור עזרה.)

לראש הדף

סינכרון נתוני רשימה באמצעות הפקודה 'רשימת SharePoint' ב- Access

ב- Access 2010, באפשרותך גם לקשר טבלה לרשימת SharePoint קיימת באמצעות הפקודה רשימת SharePoint שבקבוצה ייבוא וקישור שבכרטיסיה נתונים חיצוניים.

באפשרותך גם ליצור רשימת SharePoint ריקה מ- Access. ברצועת הכלים, בכרטיסיה יצירה, בקבוצה טבלאות, לחץ על רשימות SharePoint ולאחר מכן לחץ על אחת מהאפשרויות הבאות: אנשי קשר, משימות, נושאים, אירועים או מותאם אישית.

גלה מידע נוסף אודות השימוש ב- Access במערכת העזרה של Access 2010.

לראש הדף

היתרונות שבקישור טבלת Access לרשימת SharePoint

לא משנה איך תבחר לסנכרן רשימת SharePoint, ‏Access 2010 יוצר טבלה מקושרת המשקפת את המבנה והתוכן של רשימת SharePoint. Access בוחר את סוג הנתונים המתאים עבור כל שדה התואם לעמודת הרשימה. טבלאות מקושרות אלו פועלות לאחר מכן כמו כל טבלת Access, וכך באפשרותך גם ליצור שאילתות, טפסים, דוחות, פקודות מאקרו או קוד כדי לעבוד עם הנתונים ב- Access 2010.

לראש הדף

נתוני בדיקת מידע

Access גם יוצר באופן אוטומטי טבלאות מקושרות עבור כל רשימות בדיקת המידע (אלא אם רשימות בדיקת המידע מקושרות כבר למסד הנתונים). אם רשימות בדיקת המידע מכילות עמודות הבודקות מידע ברשימות אחרות, רשימות אלה נכללות גם הן בפעולת יצירת הקישור, כדי שלרשימת בדיקת המידע של כל טבלה מקושרת תהיה טבלה מקושרת מתאימה במסד הנתונים. בנוסף, Access יוצר קשרי גומלין בין טבלאות מקושרות אלה.

לראש הדף

שינויים מבניים

בדומה לסוגים אחרים של טבלאות מקושרות, אין באפשרותך להוסיף, למחוק או לשנות את השדות בטבלה מקושרת בזמן העבודה ב- Access. אם ברצונך לערוך שינויים מבניים, כגון הסרה או שינוי של עמודה, עליך לפתוח את הרשימה באתר SharePoint. מ- Access באפשרותך להציג את דף ההגדרות של רשימת SharePoint כדי לשנות את מבנה הרשימה. לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על טבלת Access בחלונית הניווט, הצבע על אפשרויות נוספות ולאחר מכן לחץ על שנה עמודות והגדרות.

שינויים מבניים המתבצעים ברשימת SharePoint אינם משתקפים באופן אוטומטי בטבלה מקושרת. כדי לעדכן טבלה מקושרת על-ידי החלת מבנה הרשימה העדכני ביותר, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על טבלת Access בחלונית הניווט, הצבע על אפשרויות נוספות ולאחר מכן לחץ על רענן רשימה.

לראש הדף

ביצועים

מאחר שהנתונים מרשימות SharePoint מקושרות מסתנכרנים באופן אוטומטי עם טבלאות מקומיות, ומשתמשים תמיד עובדים עם נתונים מקומיים, הביצועים של טבלאות Access מקושרות השתפרו בהשוואה לגירסאות הקודמות ל- Access 2010.

לראש הדף

עריכות בצובר

סינכרון רשימת SharePoint עם Access 2010 מאפשר לך לבצע שינויים בצובר בנתוני רשימת SharePoint ביתר קלות. כדי להוסיף, לעדכן או למחוק נתונים בצובר מרשימת SharePoint, הפעל שאילתת הוספה, עדכון או מחיקה ב- Access 2010 ולאחר מכן פתח או רענן את רשימת SharePoint.

לראש הדף

העברת נתונים למצב לא מקוון ופתרון התנגשויות

אם ברצונך לקחת איתך עבודה הביתה או לנסיעה, באפשרותך להעביר את רשימות SharePoint המקושרות שלך למצב לא מקוון באמצעות Access 2010. לדוגמה, ייתכן שתרצה לספק קטלוג חלקים ללקוח בזמן שאתה בנסיעה. תוכל לעבוד על הנתונים ב- Access 2010 ולאחר מכן לסנכרן את השינויים כאשר תתחבר מחדש לאתר SharePoint במועד מאוחר יותר.

אם מתרחשות התנגשויות - לדוגמה, אם מישהו אחר מעדכן את אותה הרשומה בשרת או בשעה שגם אותו אדם עובד במצב לא מקוון - באפשרותך לפתור את ההתנגשות כאשר תחזור למצב מקוון באמצעות תיבת הדו-שיח פתרון התנגשויות. תיבת דו-שיח זו מציגה מידע אודות ההתנגשות, כגון הסיבה להתרחשות השגיאה, ומספקת לך אפשרויות לנסות ולשלוח שוב את הנתונים או לבטל את השינויים שלך. אם קיימות שגיאות מרובות, באפשרותך להציג את הפרטים של כל שגיאה על-ידי לחיצה על הלחצנים הקודם והבא בתיבת הדו-שיח. שגיאות מסוימות ניתנות לפתרון רק על-ידי ביטול השינויים שלך.

לראש הדף

שיקולים בעת סינכרון נתונים

הטבלה הבאה מסבירה כמה שיקולים שעליך לזכור בעת סינכרון נתונים בין רשימת SharePoint לבין טבלת Access מקושרת.

תכונה

השוואה

עמודות

Access תומך ב- 256 שדות בטבלה לכל היותר, כך שהטבלה המקושרת כוללת את 256 העמודות הראשונות בלבד.

תיקיות

כל תיקיה ברשימת SharePoint מופיעה כרשומה בטבלת Access. הפריטים בתוך תיקיה מופיעים אף הם כרשומות, ישירות מתחת לרשומה המקבילה לתיקיה זו.

עמודות בדיקת מידע

אם עמודה בודקת מידע אודות ערכים ברשימה אחרת והרשימה הקשורה אינה נמצאת כבר במסד הנתונים, Access יוצר באופן אוטומטי טבלאות קשורות עבור הרשימות הקשורות.

הערה: עמודה מסוג 'אדם' או 'קבוצה' היא סוג מיוחד של עמודת בדיקת מידע אשר בודקת ערכים ברשימה 'פרטי משתמש'. אם תיצור קישור לרשימה המכילה עמודת 'אדם' או 'קבוצה', Access ייצור באופן אוטומטי טבלה מקושרת עבור הרשימה 'פרטי משתמש'.

עמודות מחושבות

התוצאות בעמודה מחושבת מוצגות בשדה התואם, אך אינך יכול להציג או לשנות את הנוסחה ב- Access.

קבצים מצורפים

עמודת הקבצים המצורפים של הרשימה מוצגת כשדה בשם 'קבצים מצורפים'.

עמודות לקריאה בלבד

העמודות המוגדרות לקריאה בלבד ברשימת SharePoint ימשיכו להיות מוגדרות לקריאה בלבד ב- Access. בנוסף, ייתכן שלא תוכל להוסיף, למחוק או לשנות עמודות ב- Access.

עמודות מרובות ערכים

עמודה מסוג 'אפשרות' או 'בדיקת מידע' יכולה להכיל ערכים מרובים. עבור עמודות כגון אלה, פעולת יצירת הקישור יוצרת שדות התומכים בערכים מרובים. עמודות בדיקת מידע מרובות ערכים נוצרות בטבלה המקושרת אם העמודה היא מסוג 'בדיקת מידע'.

רשימות שאינן נתמכות

הרשימות הבאות אינן נתמכות:

  • סקרים

  • לוחות דיונים

לראש הדף

סינכרון רשימת SharePoint עם Access

  1. נווט אל אתר SharePoint המכיל את הרשימה שברצונך לסנכרן עם תוכנית גליונות אלקטרוניים.

  2. לחץ על שם הרשימה ב'הפעלה מהירה', או לחץ על פעולות אתר, לחץ על הצג את כל תוכן האתר ולאחר מכן, במקטע הרשימות המתאים, לחץ על שם הרשימה.

    הערה: ניתן לשנות אתר SharePoint באופן ניכר מבחינת המראה והניווט. אם אין באפשרותך לאתר אפשרות כגון פקודה, לחצן או קישור, פנה למנהל המערכת.

  3. ברצועת הכלים, לחץ על הכרטיסיה רשימה ולאחר מכן, בקבוצה התחברות וייצוא, לחץ על פתח באמצעות Access.

  4. ציין מיקום עבור מסד הנתונים החדש או הקיים, או לחץ על עיון כדי לאתר מסד נתונים.

  5. בחר באפשרות 'קשר לנתונים באתר SharePoint' ולאחר מכן לחץ על אישור.

    הערה: באפשרותך גם ללחוץ על 'יצא עותק של הנתונים'. ייצוא נתונים, בניגוד לקישור נתונים, הוא פעולת העתקה חד-פעמית של הנתונים הנוכחיים שאינה יוצרת סינכרון בין טבלת Access הנוצרת לבין רשימת SharePoint.

  6. אם אתה מקבל הודעה המבקשת ממך לאשר את הפעולה, לחץ על אישור.

  7. בתיבת הדו-שיח הורדת קובץ, לחץ על פתח.

  8. אם אתה מקבל הודעה השואלת אם להפוך חיבורי נתונים לזמינים במחשב שלך, לחץ על הפוך לזמין אם אתה מאמין שהחיבור אל הנתונים באתר SharePoint הוא בטוח.

Access 2010 יוצר טבלת Access מקושרת לרשימת SharePoint, טבלת UserInfo וטבלאות קשורות נוספות, אם רשימת SharePoint מכילה עמודות בדיקת מידע.

לראש הדף

רענון נתונים מסונכרנים

בכל פעם שאתה פותח את רשימת SharePoint המסונכרנת או את טבלת Access המקושרת המסונכרנת, אתה רואה את הנתונים העדכניים ביותר. כדי לוודא שאתה רואה את הנתונים העדכניים ביותר כאשר רשימת SharePoint או טבלת Access המקושרת פתוחות, באפשרותך לרענן באופן ידני את הנתונים.

כדי לרענן את הנתונים המסונכרנים, בצע אחת מהפעולות הבאות:

  • ב- Access 2010, ברצועת הכלים של טבלת Access המקושרת, בכרטיסיה בית, בקבוצה רשומות, לחץ על רענון ולאחר מכן לחץ על רענן.

  • ברשימת SharePoint, בצע אחת מהפעולות הבאות:

    • בתצוגת גליון נתונים, ברצועת הכלים, לחץ על הכרטיסיה רשימה ולאחר מכן, בקבוצה גליון נתונים, לחץ על רענן נתונים.

    • בתצוגה רגילה, בשורת הכתובת של Internet Explorer, לחץ על רענן או הקש F5.

לראש הדף

הערה: כתב ויתור בנוגע לתרגום מכונה: מאמר זה תורגם על-ידי מערכת מחשב, ללא התערבות אדם. Microsoft מציעה את תרגומי המכונה כדי לסייע למשתמשים שאינם דוברי אנגלית ליהנות מתוכן בנושא מוצרים, שירותים וטכנולוגיות של Microsoft. מכיוון שהמאמר תורגם על-ידי מכונה, הוא עלול להכיל שגיאות באוצר המילים, בתחביר או בדקדוק.

הרחב את הכישורים שלך
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×