ניתוח מקרה של הלקוח: העברה מ- Excel ל- Access

חשוב: מאמר זה תורגם בתרגום מכונה, ראה כתב ויתור. תוכל למצוא את הגרסה באנגלית של המאמר כאן לעיונך.

לעתים פתרון עסקי נוצר על-ידי שימוש ב- Excel כאשר Access יותר מתאים. לחלופין, אולי לא Excel במקור כדאי, אך הנתונים לא נכנס עוד פתרון של Excel ולאחר הגיע הזמן לשימוש בתוכנית מסד נתונים. למזלך, באפשרותך להזיז את הנתונים העסקיים שלך מ- Excel ל- Access.

קו חיים של Cancer, הארגון ללא כוונת רווח בהתבסס על תל-אביב, מיועדת במקור מערכת מעקב אחר הענקת שלו על-ידי שימוש ב- Excel. לאחר המעבר בבעיה עם יתירות נתונים, הם החליט שלא היתה זמן כדי להעניק גישה try.

Kerry Fowler דוקטור מספק התנדבות תמיכת ה-IT של קו חיים של Cancer. הוא מסכים ראיון שבה אנו המוזכרים Cancer קו חיים IT צרכי, שלו תפקיד ורקע טכניים, אופן בהם Excel ומה לעשות עם Access.

הראיון, חלק 1

ST: אוקיי, ובכן, אני ת'ומאס ניתן לכתוב ל- Office Online ומסמכים שאני כאן היום עם Kerry Fowler דוקטור בחלק Cancer קו חיים. קו חיים של Cancer הוא הארגון ללא כוונת רווח שמסייע לאנשים live עם cancer.

ST: Fowler דוקטור, באפשרותך שאתם מתארים מעט אודות איזה סוג תמיכה קו חיים Cancer מציע לאנשים?

KF: גם סטיבן, קו חיים של Cancer מציעה תמיכה שאינם רפואי לאנשים הגרים עם cancer אשר כולל חדשים, בני משפחה, חברים ובני עמיתים לעבודה, כך שהם קשת רחבה של ממש.

ST: לכן כאשר אתה אומר שאינו רפואי מה אתה המשמעות?

KF: אנשים לא מגיעים כדי Cancer חיים כדי לקבל עצות רפואי, אך שהן מגיעות עבור מחלקות, קיימות תרגיל מחלקות, yoga, מחלקות כתיבה, סידור פרח, מספר פעולות כדי לבנות תוכן קהילה בין חדשים cancer ולאחר מכן, כדי לקיים אינטראקציה עם אנשים אחרים באמצעות cancer.

ST: גם אשר נשמעת מגוון רחב של שירותים חשוב מאוד, תודה מידע זה. כן, יש מידה, ב- informatics ביולוגי, מתאים זה?

KF: למעשה שלו organic כימיה.

ST: כימיה organic, בסדר מתנצלים.

KF: אין מה מתנצלים.

ST: כך, כיצד אשר מסייעת לך כאן בחלק קו חיים Cancer?

KF: מאגר שניתן היה התעשייה תרופות וגילוי לסמים שנים מעט, וכאשר משימת שלי נעלם לא נמצא/ת כחלק מיזוג חברות החברה שניתן נמשך זמן מה התנדבות כאן בחלק Cancer כאשר wife שלי הוא מנכ"ל וניתן היה שאוחסן ביצוע כמה informatics כימית השנים האחרונות 10, כך ניתן היה די בנוח טיפול מידע של קו חיים , בעיקר קבצים שטוחים הגדולה, וניתן היה ללמוד כמה פקודות UNIX ושיש וסוג הדבר, אך לא כל חוויית עם מסדי נתונים יחסיים.

ST: אישור, גם תוכל לדעת לי מעט אודות המיון של ניהול מידע משימות שאתה בצע כאן כחלק ההתנדבות שלך?

KF: בטוח, כאשר אני תחילה הגיע ניתן היה פעולות יומיומיות פשוט IT, ידוע לך, הוא עובד המדפסת, העכבר שלי אינו פועל. אך בסופו של דבר אני מקבל לב לכך שישנן פונקציות מסוימות קורה, לדוגמה גיוס סיוע מטופלים, שבו השתמשת אנשים גליונות אלקטרוניים של Excel כדי לאחסן מידע חזרה מספר שנים אודות הבדיקות היה נשלחה אל אנשים כדי לעזור לו לשלם עבור משכנתה, או עבור חשבונות רפואי או עבור תחבורה.

ST: אז מאד קבצים שונים?

KF: גם היו כמות גדולה של ערכים בגיליון האלקטרוני.

ST: גיליון אלקטרוני גדול אחד כך?

KF: כן הגיליון האלקטרוני גדול אחד עם כמות גדולה של כרטיסיות, אך הוא היה קשה עבורם כדי לציין באיזו מידה כסף יש קיבלת השנה של אדם זה, כמה שטח יש הם קיבלת השנים האחרונות 4, כמה אנשים מקבלות עזרה עם משכנתא שלהם?

ST: בטוח אשר נשמעת בעיות קלאסית באפשרותך לקבוע, העברת נתונים רבים כולו ב- Excel מנסה להסתעף, לגיליון אחד במצב זה.

KF: כך נראו מאסון הממתינים התרחשה, בלחיצה אחת מיון שגוי הרחק catastrophe מלאה, אז אני החליט לחקור לעומק למידה Microsoft Access כדי לפתור בעיה זו. הפעולה אחרים שלא היתה קורה היה כעת מחדש הוזנו נתונים פעמים מרובות.

ST: איזה סוג נתונים?

KF: רק שמות, השמות של אנשים, מספרי מיקוד, השמות של העובד חברתית, פעולות רבות.

ST: אז אותו אדם בדרך כלל יגיעו עם שתי רשומות שונות אולי?

KF: בדיוק, אתה מקבל איותים creative מאוד של תל-אביב לדוגמה.

ST: בטוח, לכן מדוע לגשת? האם פשוט יש לך אותה כאן האם שאתה משיג אותו למטרה זו או מה שבוצעו לך להגיע ל- Access?

KF: גם לגשת לשירותך זמינה בהיקף נרחב מאחר קו חיים Cancer משתמש ב- Microsoft Office ושימוש הם Small Business Server 2003, כך בכל מחשב מקום שיש להם גישה והאנשים ניתן היה נבדק לתוך לגשת רק בעצמי אודות לפני שנה למרות באמת לא לי פיתוח כלשהו, כך ניתן לחשוב זה היה הזדמנות למידה עבורי והוא היה דרך שעלולות להיות לסייע Cancer קו חיים לענות מטרות שלהם.

ST: Cool, גם אני חושב שביצעת החלטה טוב. יש לי מעט חוויית העבודה עם Access ולא לגמרי רב לעבודה עם Excel, אך ניתן לדעת למה מיועד Access וזהו בוודאי טוב יותר מתאימה בסוג לשיחה אודות משימות ניהול.

ST: בואו מעט לנתק ולאחר מכן חזור עבור המחצית השניה של ראיון זה.

הראיון, חלק 2

ST: אוקיי, ובכן, זהו ת'ומאס שוב, עם החלק השני שלי ראיון של Kerry Fowler דוקטור בחלק קו חיים Cancer בחזרה.

ST: בוא נדבר על התהליך של העברת מ- Excel ל- Access. כמות העבודה היית אומר שהיתה מעורבת? האם סיימת עם העבודה?

KF: אני חושב תסיים לעולם לא לגמרי עם העבודה, במיוחד כאשר אתה העוסקים נתונים מדור קודם שהיה בגיליון אלקטרוני היכן ייתכן שקיימת פיסוק נצפה שאינך מעוניין. הכולל אני חושב את הדבר ניתן למצוא שמאתגרת רוב היה תואמים בדיוק, היטב אני אשתמש הפוך אותו סביב כאן למשך זמן מה. אני חושב כי התאמת הנתונים סוגי תואמים חשובה, כלומר דבר dumb כך שתציג את הכיתוב.

ST: היא אינה דבר dumb כך שתציג את הכיתוב, חשוב וזהו מאתגרות להשיגם ימינה, מכיוון ש- Excel הוא forgiving מעט יותר אודות סוג הנתונים אותו יהיה ולהפעיל לא יקבל.

KF: מימין כן, מנקה את הנתונים, מה ניתן למצוא הפך מאתגרת רוב נוקט את הנתונים הישנים, הסרת ערכים כפולים, מוצא שגיאות איות, איתור פיסוק נצפה וקבלת דברים tidied כך שהוא קל יותר לייבא ל- Access אינו גורמים לשגיאות. אז הוא למעשה כמות גדולה של עבודה הכולל כדי לעבור לחשבון את הגיליון האלקטרוני של Excel או את קובץ הטקסט שאתה מייבא. לאחר כל דבר המותאם הייבוא הוא קלה למדי.

ST: כך יש כך העברת תהליכים עסקיים להמתנה בינתיים?

KF: לא, אנשים עבדת מסביב, אחד הדברים שלה לעשות בנוסף לעבודה על מסד נתונים סיוע מטופלים נמשכת ישנים במסד נתונים של Access שהיו להם הוא למעשה רשימת דיוור הגדולה ושהיה לקובץ שטוח הגדולה פשוט. אז אני נמשך כמה שלבים כדי לנקות אשר ולהפוך אותם לקלים יותר לחפש ערכים כפולים.

ST: אך הם משתמשים את מסד הנתונים של גיוס סיוע מטופלים כעת?

KF: כן.

ST: אך אין עדיין נתונים ב- Excel לא יובא שלא עדיין, הוא עדיין תרצה לייבא נתונים מדור קודם.

KF: הסיבה היא true. יש לי המידע 2008 יובא, אך ניתן עדיין להכיל נתונים 2004 2007 כדי לנקות את ולייבוא.

ST: אוקיי, כך שאנשים לא שיהיה עליך להמתין או כל דבר?

KF: לא. זוהי בעיה עם כך לשימוש הנוכחי.

ST: כך מה היה אתגרי לך פנים או אתה פונה בניית אחרים כזה שעמו אתה מדבר אודות המערכת חדש, כולל זו.

KF: גם כמה פריטים המהווים הספציפיים ל- Access, ניתן היה מסוימים אתגר עם חלק מהדברים Visual Basic וגם ביצוע Dlookup() וביצוע הפועלות right, ובמקרים מסוימים יש לך לקבל המרכאות והסוגריים המרובעים כל במקומות הנכונים או הן אינן פועלות. אך הכולל שעברו מאד לקלה יותר מאשר מחשבה ניתן יהיה וזהו rewarding מאוד כדי שתוכל להפוך משהו העונה.

ST: כך תוכל עושים כל דבר עם Access שבה אתה לא בקשר עם Excel מאחר הלא מסומן מעשיות? שום דבר חדש מלבד בולט, אתה יודע מוסיף נתונים בטבלאות שונות ומיון דבר זה?

KF: מאגר אחד מהדברים שניתן האחרים לביצוע שבו ניתן לדעת יהיה גלוי לעין בפני משתמש מנוסה אך, לדוגמה, המיקוד הוא מידע עודף ביחס העיר ואת המצב המחוז, כך ניתן מעולם יעיל יותר, הקלט נתונים עבור רשימות דיוור כך רק המיקוד יש אפשרות לייבא ולאחר מכן יש לי טבלה של כל קודי מיקוד ארה"ב עם מצב שלהם , city ומחוז. כך שלא פשוטה דברים מאד והקטנת שגיאות איות.

ST: זהו נהדר. מה לגבי דיווח? ראית רווחים כלשהו ביכולתך להפקת דוחות כעת, לאחר שעברת ל- Access?

KF: כן ניתן המוזכרות לפני שהיא היתה קשה בעת השימוש את גליונות אלקטרוניים של Excel כדי לקבוע כמה כסף היה שניתנו על-ידי אדם מסוים בפרק זמן מסוים, אך כעת עם מערכת Access היית אני יכול ליצור דוחות מסוימים היוצרים באופן אוטומטי בקשות הסימון, קוד אותם עבור סוג המתאים cancer שבו יש להם ולאחר שהוא מחולל גם בגיליון סיכום עבור finance (פיננסים) של כל שונים בודק שנכתבו אשר שבוע עבור כל החשבונות וסכומי.

ST: Wow אשר נשמעת התפשטות יפה. לבסוף, אז מה העמיתים שלך כאן אומרים? כל אחד העניק לך משוב התהליך והן למוצר שבנית עבורם?

KF: גם הם באמת אוהב אותו. עבור גיוס סיוע מטופלים אותו מכיל באמת יעיל יותר בתהליך. מכיוון שקיימים פחות שגיאות שהמשמעות הבדיקות באפשרותך נכתב במהירות רבה יותר, והם באמת היתה בעיה בעבר, מידע יצטרך להישלח מ- finance לתיקון, אינו שמתרחשים כפי לעתים קרובות כעת, אז הלקוחות הם למעשה benefitting ישירות המוגדרת יפה מאוד.

ST: דבר ענק, כלומר יפה מאוד. אישור היטב תודה מאוד הראיון אנו תהיה קשר שוב מוקדם שאני בטוח, להכניס על ההתקדמות שלך עם גיוס סיוע מטופלים, או, מהו שהתמונה החדשה שאתה עובד עליהם שוב?

KF: החדש היא רשימת הדיוור הגדולה.

ST: רשימת דיוור מסד הנתונים. אישור היטב ניתן יהיה מעוניין כדי להכניס בחזרה ולראות כיצד זה קורה, תודה שוב.

KF: למהנה שלי.

הערה: כתב ויתור בנוגע לתרגום מכונה: מאמר זה תורגם על-ידי מערכת מחשב, ללא התערבות אדם. Microsoft מציעה את תרגומי המכונה כדי לסייע למשתמשים שאינם דוברי אנגלית ליהנות מתוכן בנושא מוצרים, שירותים וטכנולוגיות של Microsoft. מכיוון שהמאמר תורגם על-ידי מכונה, הוא עלול להכיל שגיאות באוצר המילים, בתחביר או בדקדוק.

הרחב את הכישורים שלך
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×