ניתוח מקרה של הלקוח: העברה מ- Excel ל- Access

הערה:  אנו מעוניינים לספק לך את תוכן העזרה העדכני ביותר במהירות האפשרית, בשפה שלך. דף זה תורגם באמצעות אוטומציה והוא עשוי לכלול שגיאות דקדוק או אי-דיוקים. מטרתנו היא כי תוכן זה יהיה שימושי עבורך. האם תוכל לספר לנו אם המידע הועיל לך, בחלק התחתון של דף זה? לנוחותך, הנה המאמר באנגלית .

לעתים פתרון עסקי נוצר על-ידי שימוש ב- Excel כאשר Access יותר מתאים. לחלופין, אולי לא Excel במקור כדאי, אך הנתונים לא נכנס עוד פתרון של Excel ולאחר הגיע הזמן לשימוש בתוכנית מסד נתונים. למזלך, באפשרותך להזיז את הנתונים העסקיים שלך מ- Excel ל- Access.

קו חיים של Cancer, הארגון ללא כוונת רווח בהתבסס על תל-אביב, מיועדת במקור מערכת מעקב אחר הענקת שלו על-ידי שימוש ב- Excel. לאחר המעבר בבעיה עם יתירות נתונים, הם החליט שלא היתה זמן כדי להעניק גישה try.

Kerry Fowler דוקטור מספק התנדבות תמיכת ה-IT של קו חיים של Cancer. הוא מסכים ראיון שבה אנו המוזכרים Cancer קו חיים IT צרכי, שלו תפקיד ורקע טכניים, אופן בהם Excel ומה לעשות עם Access.

הראיון, חלק 1

ST: אוקיי, ובכן, אני ת'ומאס ניתן לכתוב ל- Office Online ומסמכים שאני כאן היום עם Kerry Fowler דוקטור בחלק Cancer קו חיים. קו חיים של Cancer הוא הארגון ללא כוונת רווח שמסייע לאנשים live עם cancer.

ST: Fowler דוקטור, באפשרותך שאתם מתארים מעט אודות איזה סוג תמיכה קו חיים Cancer מציע לאנשים?

KF: גם סטיבן, קו חיים Cancer מציעה תמיכה שאינו רפואי לאנשים הגרים עם cancer אשר כולל חדשים, בני משפחה, חברים ויישומים עמיתים לעבודה, כך שהם קשת רחבה של ממש.

ST: לכן כאשר אתה אומר שאינו רפואי מה אתה המשמעות?

KF: אנשים לא מגיעים כדי Cancer חיים כדי לקבל עצות רפואי, אך שהן מגיעות עבור מחלקות, קיימות תרגיל מחלקות, yoga, מחלקות כתיבה, סידור פרח, מספר פעולות כדי לבנות תוכן קהילה בין חדשים cancer ולאחר מכן, כדי לקיים אינטראקציה עם אנשים אחרים באמצעות cancer.

ST: גם אשר נשמעת מגוון רחב של שירותים חשוב מאוד, תודה מידע זה. כן, יש מידה, ב- informatics ביולוגי, מתאים זה?

KF: למעשה שלו organic כימיה.

ST: כימיה organic, בסדר מתנצלים.

KF: אין מה מתנצלים.

ST: כך, כיצד אשר מסייעת לך כאן בחלק קו חיים Cancer?

KF: ניתן גם נמצא התעשייה תרופות וגילוי לסמים שנים מעט והעדכון כאשר משימת שלי נעלם לא נמצא/ת כחלק מיזוג חברות החברה ניתן זמן מה התנדבות כאן בחלק קו חיים Cancer כאשר wife שלי הוא מנכ"ל וניתן היה שאוחסן ביצוע כמה informatics כימית מעבר 10 שנים, כך ניתן היה די בנוח טיפול מידע, בעיקר הגדולה שטוחה וקבצים ניתן היה ללמוד כמה פקודות UNIX ושיש וסוג הדבר, אך לא כל חוויית עם מסדי נתונים יחסיים.

ST: אישור, גם תוכל לדעת לי מעט אודות המיון של ניהול מידע משימות שאתה בצע כאן כחלק ההתנדבות שלך?

KF: בטוח, כאשר אני תחילה הגיע ניתן היה ביצוע פעולות IT יומיומיות פשוט, ידוע לך, הוא עובד המדפסת, העכבר שלי אינו פועל. אך בסופו של דבר אני מקבל לב לכך שישנן פונקציות מסוימות קורה, לדוגמה גיוס סיוע מטופלים, שבו אנשים בדומה לשימוש בגליונות אלקטרוניים של Excel כדי לאחסן מידע חזרה מספר שנים אודות הבדיקות היה נשלחה אל אנשים כדי לעזור לו שכר עבור משכנתה , או עבור חשבונות רפואי או תחבורה.

ST: אז מאד קבצים שונים?

KF: גם היו כמות גדולה של ערכים בגיליון האלקטרוני.

ST: גיליון אלקטרוני גדול אחד כך?

KF: כן גיליון אלקטרוני גדול אחד עם כמות גדולה של כרטיסיות, אך הוא היה קשה עבורם כדי לציין באיזו מידה כסף יש קיבלת השנה של אדם זה, כמה שטח יש הם קיבלת השנים האחרונות 4, כמה אנשים מקבלות עזרה עם משכנתא שלהם?

ST: בטוח אשר נשמעת בעיות קלאסית באפשרותך לקבוע, העברת נתונים רבים כולו ב- Excel מנסה להסתעף, לגיליון אחד במצב זה.

KF: כך נראו מאסון הממתינים התרחשה, בלחיצה אחת מיון שגוי הרחק catastrophe מלאה, אז אני החליט לחקור לעומק למידה Microsoft Access כדי לפתור בעיה זו. הפעולה אחרים שלא היתה קורה היה כעת מחדש הוזנו נתונים פעמים מרובות.

ST: איזה סוג נתונים?

KF: רק שמות, השמות של אנשים, מספרי מיקוד, השמות של העובד זהות, פעולות רבות.

ST: אז אותו אדם בדרך כלל יגיעו עם שתי רשומות שונות אולי?

KF: בדיוק, אתה מקבל איותים creative מאוד של תל-אביב לדוגמה.

ST: בטוח, לכן מדוע לגשת? האם פשוט יש לך אותה כאן האם שאתה משיג אותו למטרה זו או מה שבוצעו לך להגיע ל- Access?

KF: גם Access נובע זמינה בהיקף נרחב כאן קו חיים Cancer משתמש ב- Microsoft Office ושימוש הם Small Business Server 2003, כך בכל מחשב מקום שיש להם גישה, וניתן היה נבדק לתוך Access רק על משלי אודות לפני שנה למרות באמת לא לי כל פיתוח , כך ניתן לחשוב זה היה הזדמנות למידה עבורי והוא היה דרך שעלולות להיות לסייע Cancer קו חיים לענות מטרות שלהם.

ST: Cool, גם אני חושב שביצעת החלטה טוב. יש לי מעט חוויית העבודה עם Access ולא לגמרי רב לעבודה עם Excel, אך ניתן לדעת למה מיועד Access וזהו בוודאי טוב יותר מתאימה בסוג לשיחה אודות משימות ניהול.

ST: בואו מעט לנתק ולאחר מכן חזור עבור המחצית השניה של ראיון זה.

הראיון, חלק 2

ST: אוקיי, ובכן, זהו ת'ומאס שוב, עם החלק השני שלי ראיון של Kerry Fowler דוקטור בחלק קו חיים Cancer בחזרה.

ST: בוא נדבר על התהליך של העברת מ- Excel ל- Access. כמות העבודה היית אומר שהיתה מעורבת? האם סיימת עם העבודה?

KF: אני חושב תסיים לעולם לא לגמרי עם העבודה, במיוחד כאשר אתה העוסקים נתונים מדור קודם שהיה בגיליון אלקטרוני היכן ייתכן שקיימת פיסוק נצפה שאינך מעוניין. הכולל אני חושב את הדבר ניתן למצוא שמאתגרת רוב היה תואמים בדיוק, גם אני אשתמש הפוך אותו סביב כאן במשך זמן מה. אני חושב כי התאמת הנתונים סוגי תואמים חשובה, זהו דבר dumb כך שתציג את הכיתוב.

ST: היא אינה דבר dumb כך שתציג את הכיתוב, חשוב וזהו מאתגרות להשיגם right, מכיוון ש- Excel הוא forgiving מעט יותר אודות סוג הנתונים אותו יהיה ולהפעיל לא יקבל.

KF: מימין כן, מנקה את הנתונים, מה ניתן למצוא הפך מאתגרת רוב נוקט את הנתונים הישנים, הסרת ערכים כפולים, מוצא שגיאות איות, איתור פיסוק נצפה וקבלת דברים tidied כך שהוא קל יותר לייבא ל- Access אינו גורמים לשגיאות. אז הוא למעשה כמות גדולה של עבודה הכולל כדי לעבור לחשבון את הגיליון האלקטרוני של Excel או את קובץ הטקסט שאתה מייבא. לאחר כל דבר המותאם הייבוא הוא קלה למדי.

ST: כך יש כך העברת תהליכים עסקיים להמתנה בינתיים?

KF: לא, אנשים עבדת מסביב, אחד הדברים שלה לעשות בנוסף לעבודה על מסד נתונים סיוע מטופלים נמשכת ישנים במסד נתונים של Access שהיו להם הוא למעשה רשימת דיוור הגדולה ושהיה לקובץ שטוח הגדולה פשוט. אז אני נמשך כמה שלבים כדי לנקות אשר ולהפוך אותם לקלים יותר לחפש ערכים כפולים.

ST: אך הם משתמשים את מסד הנתונים של גיוס סיוע מטופלים כעת?

KF: כן.

ST: אך אין עדיין נתונים ב- Excel לא יובא שלא עדיין, הוא עדיין בכוונתך לייבא נתונים מדור קודם.

KF: הסיבה היא true. יש לי המידע 2008 יובא, אך ניתן עדיין להכיל נתונים 2004 2007 כדי לנקות את ולייבוא.

ST: אוקיי, כך שאנשים לא שיהיה עליך להמתין או כל דבר?

KF: לא. זוהי בעיה עם כך לשימוש הנוכחי.

ST: כך מה היה אתגרי לך פנים או אתה פונה בניית אחרים כזה שעמו אתה מדבר אודות המערכת חדש, כולל זו.

KF: ישנו גם כמה פריטים המהווים הספציפיים ל- Access, ניתן היה מסוימים אתגר עם חלק מהדברים Visual Basic וגם ביצוע Dlookup() וביצוע הפועלות right, במקרים מסוימים יש לך לקבל המרכאות והסוגריים המרובעים כל במקומות הנכונים או הם אינם עבודה. אך הכולל שעברו קלה בהרבה מכפי מחשבה ניתן יהיה וזהו rewarding מאוד כדי שתוכל להפוך משהו העונה.

ST: כך תוכל עושים כל דבר עם Access שבה אתה לא בקשר עם Excel מאחר הלא מסומן מעשיות? שום דבר חדש מלבד בולט, אתה יודע מוסיף נתונים בטבלאות שונות ומיון דבר זה?

KF: מאגר אחד מהדברים שניתן האחרים לביצוע שבו ניתן לדעת יהיה גלוי לעין בפני משתמש מנוסה אך, לדוגמה, המיקוד הוא מידע עודף ביחס העיר ואת המצב והמחוז, כך ניתן מעולם יעיל יותר, הנתונים קלט עבור רשימות דיוור כך זה בלבד y המיקוד שיש לייבא, ולאחר מכן יש לי טבלה של כל קודי מיקוד בארצות הברית עם שלהם מצב, עיר מחוז. כך שלא פשוטה הרבה דברים והקטנת שגיאות איות.

ST: זה נפלא. מה לגבי דיווח? ראית רווחים כלשהו ביכולתך להפקת דוחות כעת, לאחר שעברת ל- Access?

KF: כן ניתן המוזכרות לפני שהיה קשה בעת השימוש את גליונות אלקטרוניים של Excel כדי לקבוע כמה כסף היה שניתנו על-ידי אדם מסוים בפרק זמן מסוים, אך כעת עם מערכת Access היית אני יכול ליצור כמה דיווחים באופן אוטומטי יצירת בקשות הסימון, קוד אותם עבור סוג המתאים cancer שיש להם ולאחר שהוא מחולל גם בגיליון סיכום עבור finance (פיננסים) של כל הבדיקות שונים נכתבו שבוע זה עבור כל החשבונות וסכומי.

ST: Wow אשר נשמעת התפשטות יפה. לבסוף, אז מה העמיתים שלך כאן אומרים? כל אחד העניק לך משוב התהליך והן למוצר שבנית עבורם?

KF: גם הם באמת אוהב אותו. עבור גיוס סיוע מטופלים אותו מכיל באמת יעיל יותר בתהליך. מכיוון שקיימים פחות שגיאות משמעות הדבר לקבל שנכתבו הבדיקות במהירות רבה יותר, והוא באמת היה בעיה בעבר, מידע יצטרך להישלח מ- finance לתיקון, אינו שמתרחשים כפי לעתים קרובות כעת, לכן הלקוחות הם למעשה benefitting ישירות המוגדרת יפה מאוד.

ST: דבר ענק, כלומר יפה מאוד. אישור היטב תודה מאוד הראיון אנו תהיה קשר שוב מוקדם שאני בטוח, להכניס על ההתקדמות שלך עם גיוס סיוע מטופלים, או, מהו שהתמונה החדשה שאתה עובד עליהם שוב?

KF: החדש היא רשימת הדיוור הגדולה.

ST: רשימת דיוור מסד הנתונים. אישור היטב ניתן יהיה מעוניין כדי להכניס בחזרה ולראות כיצד זה קורה, תודה שוב.

KF: בשמחה.

שפר את הכישורים שלך ב- Office
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×