ניהול שלך לקוחות פוטנציאליים או הפניות ב- Business Contact Manager

חשוב: מאמר זה תורגם בתרגום מכונה, ראה כתב ויתור. תוכל למצוא את הגרסה באנגלית של המאמר כאן לעיונך.

עם Business Contact Manager for Outlook אתה יכול עקוב אחר לקוחות פוטנציאליים ו להפוך ההתקדמות לקראת זכייה העסק שלהם.

הפניה הוא אדם, העסק או הארגון מתעניינים שעלולים להיות המכפלות או שירותים ההצעות העסק שלך. באפשרותך להשתמש Business Contact Manager for Outlook לניהול לקוחות פוטנציאליים או הפניות שלך על-ידי ניהול מעקב אחר מידע אודות הפניות בודדים. השתמש בקריטריוני הניקוד לדרג את איכות ההפניות שלך כדי להעניק לך טוב יותר היכן למקד את מאמצי מכירות. באפשרותך גם להשתמש Business Contact Manager for Outlook כדי לפקח על ההתקדמות שלך או הצוות ההתקדמות לקראת הפעלת הפניות למכירות.

איזו פעולה ברצונך לבצע?

יצירת הפניות

יצירת הפניות

הפניה יכולות להגיע מכל מקום — של פעילות שיווקית, הפניה הלקוח הנוכחי או פה של word. כבעלים של עסק קטן, חשוב עבורך לכידת והמשך טיפול על כל הפניה. אם אתה התמזל מכילה מספר רב של הפניות, מומלץ שתהליך כדי לסכם ולעקוב אחר מידע אודות ההפניה ומופעלת אם ההפניה לתוך מכירה. לדוגמה, ייתכן שתרצה:

  • לכידת מידע אודות הלקוח הפוטנציאלי ברשומה ההפניה, כולל מידע מאשר את ההפניה.

  • רישום מידע אודות המוצרים והשירותים שמעניינים ההפניה בטופס הזדמנות.

  • המשך טיפול עם אדם ומעקב ההפניה כפי שהוא מתפתח לתוך איש קשר עסקי.

הפניות מוצגים בכרטיסיה בסביבת העבודה Sales. מ- Sales סביבת עבודה, באפשרותך להציג רשומות בודדות הזדמנויות וקשרים.

בסעיף זה

יצירת רשומת הפניה חדשה

יצירת הפניות מהודעות דואר אלקטרוני או על-ידי ייבוא

יצירת הפניה מהודעת דואר אלקטרוני

ייבוא וייצוא של רשומות הפניה

יצירת רשומת הפניה חדשה

הראשוני מידע אודות אדם ייתכן וסך איתך עשוי להיות מוגבל, אך היא עדיין שווה ללכידה מה אתה יודע ברשומת ההפניה.

באפשרותך להזין מידע מקיף אודות הפניה, קישור רשומות ופריטי היסטוריית תקשורת אחרות, ולהוסיף שדות מותאמים אישית. כל מידע זה מאוחסן של ההפניה רשומה.

  1. בחלונית הניווט, תחת Business Contact Manager, לחץ על Sales.

  2. ברצועת הכלים, בכרטיסיה בית, בקבוצה חדש, לחץ על הפניות.

  3. במקטע הפניה, בתיבה Full Name, הקלד את שם ההפניה שלך.

    עצה: שם מלא הוא המידע היחיד הנדרש בטופס ההפניה.

  4. הזן מידע אחר שיש לך אודות ההפניה.

    רשומת הפניה יש עמוד כללי ודף היסטוריה.

הדף כללי

הדף כללי של רשומת הפניה מחולק למקטעים באופן הבא:

הפניה    הקלד את שם התפקיד של איש הקשר ולאחר מכן לחץ על האפשרות תיוק המועדפות עליך בשדה תייק בתור. אם ברצונך להקצות עובד להמשך טיפול עם ההפניה, לחץ על השם של עובד ברשימה Assigned to. רק אנשים שאיתם שיתפת את מסד הנתונים שלך מופיעים ברשימה זו. אם אתה רוצה בכך, באפשרותך ללחוץ על סמל התמונה כדי להוסיף תמונה של ההפניה על-ידי לחיצה על לחצן תמונה.

טופס הפניה עם המקטע Lead name

מידע אודות החברה    הקלד את שם החברה המייצג את ההפניה.

תיק לקוח מקושר    אם ברצונך לשייך ההפניה לאחד מהחשבונות שלך, לחץ על לחצן החשבון ובחר חשבון מהרשימה.

אינטרנט, טלפון, כתובות ומספרי    הזן את פרטי הקשר של ההפניה בסעיפים הבאים. בתיבה שדות הכוללים חץ, באפשרותך להזין פריטים מרובים. לדוגמה, באפשרותך הזן כתובות לעסקים, בית ו אחרים במקטע כתובות, ובחר את תיבת הסימון של הכתובת לשימוש עבור דברי דואר.

מידע מקור    השתמש במקטע זה כדי לתעד את האופן שבו אתה נמצא אודות הפניה זו. באפשרותך לבחור פריט מתוך הרשימה מקור, או הזן מקור חדש. לאחר מכן לחץ על-ידי Initiated כדי לציין את המקור המדויק. אם תבחר ב- Word פה בתור מקור, לדוגמה, ולאחר מכן לחץ Initiated על-ידי, תיבת הדו-שיח שנפתחת יציג את כל אנשי הקשר העסקיים ולאחר מכן באפשרותך לבחור את שם העובד או לקוח מי שאליו אתה ההפניה.

רשומת הפניה המציגה את המקטע 'מקור'

ניקוד הפניה    תוצאת או לדרג את ההפניה לפי מידת הסבירות באפשרותו היא לרכוש מהמוצרים או מהשירותים. באפשרותך באופן ידני הזן תוצאה על-ידי לחיצה על מספר כוכבים שהרצוי ההפניה ש-, או בחר סוג ניקוד אוטומטית. ניקוד אוטומטי המבוסס על קריטריוני ניקוד, שבו באפשרותך להתאים אישית, או פשוט להשתמש ערכי ברירת מחדל.

רשומת הפניה עם ניקוד הפניה

הערות    הוסף פרטים נוספים אודות ההפניה בשדה הערות. לחץ על הוספת חותמת זמן כדי לצרף את התאריך והשעה שהזנת את המידע.

הדף ' היסטוריה '

כדי לפתוח את הדף ' היסטוריה ', ברצועת הכלים, לחץ על הצג ולאחר מכן לחץ על היסטוריה. דף זה מכיל את כל פריטי היסטוריית התקשורת המקושרים עם זה רשומה.

כדי ליצור היסטוריה מפורט יותר אודות ההפניה, לחץ על חדש ולאחר מכן קשר פריט, כגון הערה עסקית, יומן שיחות טלפון, פעילות או משימה, לרשומה. לקבלת מידע נוסף אודות היסטוריית תקשורת, ראה מעקב אחר התקשורת עם לקוחות ב- Business Contact Manager.

  1. לחץ על שמור וסגור, או אם יש לך רשומות הפניה יותר כדי ליצור, לחץ על שמור וחדש כדי לפתוח טופס ההפניה ריק.

לראש הדף

יצירת הפניות מהודעות דואר אלקטרוני או על-ידי ייבוא

באפשרותך גם ליצור רשומת הפניה מהודעת דואר אלקטרוני, או על-ידי ייבוא של הרשומות.

יצירת הפניה מהודעת דואר אלקטרוני

תוכל לצלם את השם וכתובת הדואר האלקטרוני של הפניה ישירות מתוך הודעת דואר אלקטרוני.

  1. ב- Microsoft Outlook, לחץ פעמיים על הודעת הדואר האלקטרוני של איש הקשר.

  2. ברצועת הכלים, בכרטיסיה הודעה, בקבוצה Business, לחץ על יצירת רשומה.

  3. לחץ על הפניות ברשימה. טופס ההפניה חדש פותחת שם האדם, אם ידועות ולאחר כבר הזנת כתובת דואר אלקטרוני.

  4. מלא את הטופס ולאחר מכן לחץ על שמור וסגור.

לראש הדף

ייבוא וייצוא של רשומות הפניה

באפשרותך לייבא מידע על הפניות מתוכניות אחרות, כגון ACT! ו- Microsoft Excel. לקבלת מידע אודות ייבוא רשומות הפניה ונתונים אחרים, ראה ייבוא הנתונים לתוך Business Contact Manager.

מכיוון שהפניות הן סוג של רשומת איש הקשר העסקי, באפשרותך לנסות ייצוא אותן עם נתונים Business Contact Manager for Outlook. לקבלת מידע אודות ייצוא רשומות הפניה ונתונים אחרים, ראה ייצוא רשומות עסקיות ב- Business Contact Manager.

לראש הדף

אישור או לדירוג, הפניות

כאשר אתה זכאי הפניה, הם המציין את ההפניה הוא אדם שימוש או הדרוש עבור המוצר או השירות שלך. לדוגמה, אם העסק שלך מוכרת טיפול שירותים יארד, ההפניה שלך יצטרך יש מטרים.

עומדים לרשותך כמה קריטריונים הניקוד ברירת המחדל בטופס ההפניה. באפשרותך להשתמש בקריטריונים אלה כדי לחשב התוצאה של הפניה באופן אוטומטי, להתאים אותם אישית עבור העסק שלך, או באפשרותך למחוק אותן, הזן קריטריונים משלך.

השתמש במידע הניקוד לצבור את כל רשומות אנשי הקשר העסקיים שלך, או כל הרשומות מותאם אישית בהתבסס על סוג הרשומה איש קשר עסקי. זכור כי כל הקריטריונים הניקוד משפיעה על הפניה או התוצאה של איש הקשר. תיבות הסימון מסומנות הגדלת תוצאת מחושבים באופן אוטומטי של איש קשר, בעוד תיבות הסימון לא מסומנות הנמך הניקוד של איש הקשר.

בסעיף זה

תוצאת או לדרג את ההפניות

התאמה אישית של קריטריוני ניקוד הפניה

תוצאת או לדרג את ההפניות

השתמש בקריטריוני הניקוד לדרג את ההפניות על הסבירות שיבצעו רכישות.

  1. בחלונית הניווט, תחת Business Contact Manager, לחץ על Sales.

  2. לחץ על הכרטיסיה הפניות ולאחר מכן לחץ פעמיים על רשומה כדי לפתוח אותה.

  3. ברשומת ההפניה, במקטע ניקוד הפניה, בחר תיבת סימון כדי לציין כי ההפניה עומדת בדרישות קריטריון זה. מכיוון שכל קריטריון נכלל בחישובים הניקוד אוטומטית, תיבת סימון מסומן להעלות הניקוד של ההפניה ולאחר תיבת הסימון לא מסומנות תוריד אותו.

  4. אם אתה רוצה בכך, באפשרותך לשנות את הבסיס תוצאה על-ידי לחיצה על קריטריוני ניקוד. קריטריוני הניקוד כל מוקצים משקל של נמוכה, רגילה או גבוהה. על-ידי שינוי העובי של כל קריטריון, תשנה למידה שאליה אותו משפיעות על תוצאת סכום.

    בהתבסס על הכמות את חשיבות יחסית המוקצית לכל וקריטריונים שהושלמו, Business Contact Manager for Outlook מחשבת את התוצאה ומציג אותה ברכיב מספר כוכבים צהובים במקטע ניקוד הפניה.

  5. אם ברצונך לעקוף את תהליך הניקוד אוטומטי, באפשרותך להקצות לתוצאה קבוע ההפניה. מהרשימה סוג ניקוד, לחץ על ידני ולאחר מכן לחץ על מספר כוכבים שברצונך להקצות.

לראש הדף

התאמה אישית של קריטריוני ניקוד הפניה

Business Contact Manager for Outlook כולל קריטריוני ניקוד המהווים ברירת מחדל, אך באפשרותך לשנות את הקריטריונים כך שיתאים טוב יותר את תהליכי המכירה שלך.

  1. לחץ על הכרטיסיה קובץ.

  2. לחץ על Business Contact Manager.

  3. לחץ על התאמה אישית ולאחר מכן לחץ על שינוי קריטריוני ניקוד.

    עצה: באפשרותך גם להתאים אישית את קריטריוני ניקוד הפניה על-ידי פתיחת רשומת הפניה ולאחר מכן, במקטע ניקוד הפניה, לחיצה על קריטריוני ניקוד.

    רשומת הפניה עם ניקוד הפניה

  4. כדי לערוך קריטריון, בחר אותו ולאחר מכן לחץ על ערוך. שינוי התיאור של הפריט, החשיבות או שניהם ולאחר מכן לחץ על אישור.

  5. כדי ליצור קריטריון חדש, לחץ על הוסף. הקלד תיאור, בחר את רמת החשיבות ולאחר מכן לחץ על אישור.

  6. כדי למחוק קריטריון, בחר אותו ולאחר מכן לחץ על מחק.

לראש הדף

הקצאת הפניות

Business Contact Manager for Outlook מאחסן את הנתונים העסקיים שלך במסד נתונים. באפשרותך לשתף אותו נתונים עסקיים עם עמיתים לעבודה כך יש להם את המידע הדרוש כדי לטפל ללקוחותיך. באפשרותך להקצות הפניה לכל שאיתם שיתפת את מסד הנתונים.

  1. בחלונית הניווט, תחת Business Contact Manager, לחץ על Sales.

  2. לחץ על הכרטיסיה הפניות ולאחר מכן בחר את ההפניה או ההפניות שברצונך להקצות.

כיצד ניתן לבחור יותר מרשומה אחת?

כדי לבחור רשומות סמוכים זה לזה, הקש על מקש SHIFT ולאחר מכן לחץ על רשומות פרטי ושם משפחה של הקבוצה שברצונך להוסיף. כדי לבחור רשומות שאינם סמוכים, הקש על מקש CTRL ולאחר מכן לחץ על הרשומות הבודדות. כדי לבחור את כל הרשומות, לחץ על אחת ולאחר מכן הקש CTRL + A

  1. ברצועת הכלים, בקבוצה פעולות, לחץ על הקצה ולאחר מכן בחר את האדם שברצונך לעבוד עם ההפניה.

לראש הדף

עריכת הפניה יותר מרשומה אחת בכל פעם

קל העריכה בו-זמנית במספר רשומות הפניה, לדוגמה, כדי לעדכן מספר הציונים ידנית או כדי לזהות את כל ההפניות ממקור ספציפי.

  1. בחלונית הניווט, תחת Business Contact Manager, לחץ על Sales.

  2. לחץ על הכרטיסיה הפניות ולאחר מכן לחץ על הרשומות שברצונך לשנות.

כיצד ניתן לבחור יותר מרשומה אחת?

כדי לבחור רשומות הסמוכות זו לזו, הקש על מקש Shift ולאחר מכן לחץ על הרשומה הראשונה ועל הרשומה האחרונה בקבוצה שברצונך להוסיף. כדי לבחור רשומות שאינן סמוכות, הקש על מקש Ctrl ולאחר מכן לחץ על הרשומות הבודדות. כדי לבחור את כל הרשומות, לחץ על רשומה אחת ולאחר מכן הקש Ctrl+A.

  1. ברצועת הכלים, בכרטיסיה Home, בקבוצה Edit, לחץ על Bulk Edit.

    לחצן עריכה בצובר ברצועת הכלים

  2. לחץ על השדה שברצונך לערוך ברשימה בחר את השדה.

  3. הזן את הערך החדש הרצוי בשדה, או לחץ על נקה את הערך למחוק הערך של השדה בכל של הרשומות שנבחרו.

  4. לחץ על אישור כדי להשלים את העריכה בצובר ולסגור את תיבת הדו-שיח.

לראש הדף

המרת הפניה אל איש קשר עסקי

בכל קבוצה של הפניות, חלק לא יביא sales, ותימחק; אנשים אחרים להוכיח להיות חשוב. באפשרותך להמיר הפניות חשובים אלה לאנשי קשר עסקיים. רשומות של אנשי קשר עסקיים משמשים עבור אנשי קשר שאיתם יש לך גומלין business מתמשך.

  1. בחלונית הניווט, תחת Business Contact Manager, לחץ על Sales.

  2. בסביבת העבודה, בחר בכרטיסיה הפניות ולאחר מכן לחץ פעמיים על רשומת הפניה כדי לפתוח אותו.

  3. ברצועת הכלים, בקבוצה עריכה, לחץ על Convert To ולאחר מכן לחץ על איש הקשר העסקי.

  4. ערוך את רשומת איש הקשר העסקי לפי הצורך ולאחר מכן לחץ על שמור וסגור.

הערה: Business Contact טפסים דומים מאוד טפסים הפניה, אך יש להם שהדף: פרטים ושיטות עבודה שדות המוגדרים על-ידי המשתמש. לקבלת מידע נוסף אודות מילוי טופס איש קשר עסקי, ראה שימוש אנשי קשר עסקיים ב- Business Contact Manager.

לראש הדף

יצירת דוחות מתוך רשומות של הפניה

דוחות ההפניות המובנות ב- Business Contact Manager for Outlook ובקלות משתנות בהתאם לצרכים שלך.

  1. בחלונית הניווט, תחת Business Contact Manager, לחץ על אחת מהתיקיות הבאות כדי להציג את סביבת העבודה:

    • ניהול אנשי קשר.

    • מכירות.

    • שיווק.

    • ניהול פרוייקטים.

  2. כדי להציג את אחד המהווה ברירת מחדל דוחות ההפניה, ברצועת הכלים, לחץ על הכרטיסיה דוחות. בנושא ניהול אנשי קשרקיבוץ, לחץ על הפניות ולאחר מכן בחר דוח:

    • הפניות לפי הוקצה ל .

    • הפניות לפי משא ומתן דירוג .

    • הפניות לפי ניקוד.

  3. כדי ליצור דוח חדש, פתיחת דוח ברירת מחדל. לחץ על האפשרויות בקבוצה פריסה או למיין ולסנן כדי לשנות את הנתונים המוצגים והמראה של הדוח.

  4. לחץ על שמירה בשם והקלד שם עבור הדוח. הדוח נשמר לקטגוריה הפניות. כדי לפתוח אותו, לחץ על Saved Reports, לחץ על הפניות ברשימה, לחץ על שם הדוח בתיבת הדו-שיח ולאחר מכן לחץ על פתח.

לקבלת מידע נוסף אודות יצירה והתאמה אישית של דוחות, ראה שימוש בדוחות ובתרשימים ב- Business Contact Manager.

לראש הדף

הערה: כתב ויתור בנוגע לתרגום מכונה: מאמר זה תורגם על-ידי מערכת מחשב, ללא התערבות אדם. Microsoft מציעה את תרגומי המכונה כדי לסייע למשתמשים שאינם דוברי אנגלית ליהנות מתוכן בנושא מוצרים, שירותים וטכנולוגיות של Microsoft. מכיוון שהמאמר תורגם על-ידי מכונה, הוא עלול להכיל שגיאות באוצר המילים, בתחביר או בדקדוק.

הרחב את הכישורים שלך
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×