ניהול שיתוף חיצוני עבור סביבת SharePoint Online שלך

אם הארגון שלך מבצע עבודה הכרוכה בשיתוף מסמכים או שיתוף פעולה ישירות עם ספקים או לקוחות, באפשרותך להשתמש בתכונות השיתוף החיצוני של SharePoint Online כדי לשתף תוכן עם אנשים מחוץ לארגון שלך. לחלופין, אם אין זה המצב, ייתכן שאתה מעוניין להגביל את השימוש בשיתוף חיצוני בארגון שלך. במאמר זה, נבחן את אפשרויות השיתוף של SharePoint Online וכיצד להתכונן עבורן.

(אם ברצונך לעבור ישירות להגדרת השיתוף, ראה הפעלה או ביטול של שיתוף חיצוני עבור SharePoint Online. אם אתה מנסה לשתף קובץ או תיקיה, ראה שיתוף תיקיות וקבצים של OneDrive או שיתוף קבצים או תיקיות של SharePoint ב- Office 365.)

ניתן לכלול את התכנון עבור שיתוף חיצוני כחלק מתכנון ההרשאות הכולל עבור SharePoint Online.

שים לב ששיתוף חיצוני מופעל כברירת מחדל עבור סביבת SharePoint Online כולה ואוספי האתרים שנמצאים בה. ייתכן שתרצה לבטל אותו באופן כללי לפני שאנשים יתחילו להשתמש באתרים או עד שתדע בדיוק כיצד ברצונך להשתמש בתכונה.

מהן תכונות השיתוף החיצוני של SharePoint Online?

SharePoint Online כולל הגדרות כלליות (עבור הדייר כולו) והגדרות אוסף אתרים הנוגעות לשיתוף חיצוני. ההגדרות ברמת הדייר עוקפות את כל ההגדרות ברמת אוסף האתרים.

עבור דייר SharePoint Online שלך ועבור כל אוסף אתרים בודד, באפשרותך לבחור מבין אפשרויות השיתוף הבסיסיות הבאות:

  • ללא שיתוף חיצוני – ניתן לשתף אתרים ומסמכים רק עם משתמשים פנימיים במנוי Office 365 שלך.

  • שיתוף רק עם משתמשים חיצוניים שנמצאים במדריך הכתובות שלך – ניתן לשתף אתרים, תיקיות ומסמכים רק עם משתמשים חיצוניים שכבר נמצאים במדריך כתובות המשתמשים של Office 365. לדוגמה, המשתמשים שקיבלו בעבר הזמנה לשיתוף או משתמשים שייבאת מדייר אחר של Office 365 או Azure Active Directory.

  • שיתוף עם משתמשים חיצוניים מאומתים – ניתן לשתף אתרים עם משתמשים חיצוניים בעלי חשבון Microsoft או חשבון בעבודה או בבית ספר דרך מנוי Office 365 אחר או דרך מנוי של Azure Active Directory. בעת שיתוף תיקיות או מסמכים, למשתמש שעמו מתבצע שיתוף נשלח קוד חד-פעמי שבו הוא יכול להשתמש כדי לאמת את זהותו. הוא אינו נדרש להיכנס באמצעות חשבון Microsoft או חשבון בעבודה או בבית ספר.

  • שיתוף עם משתמשים אנונימיים – ניתן לשתף מסמכים ותיקיות (אך לא אתרים) באמצעות קישור אנונימי, כאשר כל משתמש עם הקישור יכול להציג או לערוך את המסמך או להעלות פריטים לתיקיה.

הרשימה לעיל מסודרת מהאפשרות המגבילה ביותר לאפשרות הכי פחות מגבילה. ללא קשר לאפשרות שתבחר, הפונקציונליות המגבילה יותר עדיין זמינה עבורך. לדוגמה, אם תבחר לאפשר שיתוף עם משתמשים אנונימיים, תוכל עדיין לשתף עם משתמשים חיצוניים מאומתים ומשתמשים שכבר נמצאים במדריך הכתובות, כולל משתמשים פנימיים.

שיתוף ואבטחה   

אם יש לך מידע סודי שלא נועד לשיתוף עם משתמשים חיצוניים, מומלץ ליצור אוסף אתרים אחד או יותר שבו שיתוף חיצוני מבוטל ולשמור שם את המידע הסודי. צור אוספי אתרים נוספים לפי הצורך לשימוש עבור שיתוף חיצוני. פעולה זו מסייעת לך לנהל סיכוני אבטחה על-ידי מניעת גישה חיצונית למידע רגיש.

מהו משתמש חיצוני?

משתמש חיצוני הוא אדם מחוץ למנוי Office 365 שלך שהענקת לו גישה לפריט אחד או יותר מהסוגים הבאים: אתרים, קבצים או תיקיות. קיימים שני סוגים של משתמשים חיצוניים:

משתמשים מאומתים   

משתמשים מאומתים הם משתמשים בעלי חשבון Microsoft או חשבון בעבודה או בבית ספר דרך מנוי Office 365 אחר. באפשרותך לשתף אתרים ומסמכים עם משתמשים אלה כפי שאתה משתף אתרים ומסמכים עם המשתמשים הפנימיים. הרשאות וקבוצות פועלות באופן זהה עבור משתמשים חיצוניים מאומתים ומשתמשים פנימיים.

מאחר שלמשתמשים חיצוניים אין רשיון למנוי Office 365 שלך, הם מוגבלים למשימות שיתוף פעולה בסיסיות בלבד:

  • משתמש חיצוני מאומת יכול לבצע משימות באתר שתואמות לרמת ההרשאה שהוקצתה לו. לדוגמה, אם אתה מוסיף משתמש חיצוני לקבוצה 'חברים', יהיו לו הרשאות עריכה והוא יוכל להוסיף, לערוך ולמחוק רשימות; הוא יוכל גם להציג, להוסיף, לעדכן ולמחוק פריטי רשימה ומסמכים.

  • משתמשים חיצוניים מאומתים יכולים להשתמש ב- Office Online להצגה ולעריכה של מסמכים. אם התוכנית שלך כוללת את Office Professional Plus, הם יוכלו להתקין את גירסת שולחן העבודה של Office במחשבים שלהם רק אם תקצה להם רשיון.

  • משתמשים חיצוניים מאומתים יוכלו לראות סוגים אחרים של תוכן באתרים, בהתאם להרשאות שתעניק להם. לדוגמה, הם יכולים לנווט לאתרי משנה שונים בתוך אוסף האתרים שאליו הוזמנו. הם יוכלו גם לבצע פעולות כגון הצגת הזנות אתר.

אם המשתמשים החיצוניים המאומתים שלך זקוקים ליכולת רחבה יותר, עליך להקצות להם רשיון מתאים ל- Office 365. עשה זאת בדיוק כפי שאתה מקצה רשיון למשתמש פנימי.

משתמשים אנונימיים   

משתמשים אנונימיים הם משתמשים שקיבלו קישור הניתן לשיתוף לתיקיה או למסמך, ובאפשרותם להציג או לערוך את המסמך או להעלות פריטים לתיקיה (בהתאם לסוג הקישור) ללא צורך בכניסה באמצעות שם משתמש או סיסמה. ניתן לשתף קישורים אנונימיים באופן חופשי בין משתמשים, והם נותרים בתוקף עד שאתה הופך אותם ללא זמינים או עד שתוקפם פג (אם קבעת עבורם תאריך תפוגה).

משתמשים אנונימיים אינם יכולים לגשת לאתרים, ולא ניתן להקצות להם רשיונות. באפשרותם רק להציג או לערוך את המסמך או התיקיה הספציפיים שעבורם יש להם קישור לגישה אנונימית.

מה קורה כאשר אני משתף אתר או מסמך?

בעת שיתוף אתר, תיקיה או מסמך, מה שקורה מאחורי הקלעים תלוי בסוג המשתמשים שאיתם בחרת לשתף: משתמשים חיצוניים מאומתים או משתמשים אנונימיים.

שיתוף אתרים עם משתמשים חיצוניים מאומתים   

בעת שיתוף אתר עם משתמש חיצוני מאומת, נשלחת אליו בדואר אלקטרוני הזמנה הכוללת קישור לאתר או למסמך. כאשר הוא לוחץ על הקישור, הוא מתבקש להיכנס באמצעות שם המשתמש והסיסמה של חשבון Microsoft או החשבון בעבודה או בבית ספר שלו. כאשר המשתמש נכנס, הוא מתווסף לרשימת המשתמשים במנוי Office 365 שלך (הוא יופיע עם הכיתוב ‎#EXT#‎ בשם המשתמש) ומקבל גישה לאתר או למסמך.

לאחר שהוא מופיע ברשימת המשתמשים של מנוי Office 365, תוכל להעניק לו גישה לאתרים או מסמכים אחרים מבלי לשלוח לו הזמנות נוספות (ייתכן שתצטרך לשלוח לו קישור לאתר או למסמך כדי שהוא יוכל למצוא אותו). ניתן גם להקצות להם רשיון Office 365, לפי הצורך.

באפשרותך להפסיק את השיתוף עם משתמש חיצוני מאומת על-ידי הסרת ההרשאות שלו מהאתר או על-ידי הסרתו מרשימת המשתמשים ב- Office 365.

שיתוף קבצים ותיקיות עם משתמשים חיצוניים מאומתים   

בעת שיתוף קובץ או תיקיה עם משתמש חיצוני מאומת, נשלחת אליו בדואר אלקטרוני הזמנה הכוללת קישור לאתר או למסמך. בכל פעם שהוא ניגש אל הקובץ או התיקיה באמצעות הקישור, נשלח אליו קוד תלוי זמן שבו הוא יכול להשתמש כדי לאמת את זהותו. עליו להזין את הקוד כדי לגשת אל הקובץ או התיקיה.

באפשרותך להפסיק את השיתוף עם משתמש חיצוני מאומת על-ידי הסרת ההרשאות שלו מהקובץ או מהתיקיה.

שיתוף עם משתמשים אנונימיים   

בעת שיתוף עם משתמשים אנונימיים, ניתן לאפשר להם לערוך או להציג מסמך או להעלות פריטים לתיקיה. הקישורים להצגה ולעריכה נוצרים בנפרד, וניתן לקבוע עבורם מועד תפוגה. לאחר יצירת קישורים אלה, המשתמשים האנונימיים יוכלו לעשות בהם שימוש חוזר ולהפיץ אותם באופן חופשי. כל משתמש עם הקישור יוכל לגשת למסמך.

משתמשים אנונימיים לא נוספים לרשימת המשתמשים ב- Office 365. באפשרותך להפסיק את השיתוף איתם על-ידי מעבר אל המסמך או התיקיה ששיתפת ומחיקת הקישור האנונימי.

שיתוף פעולה עם שותפים עסקיים חיצוניים

אם עליך לשתף פעולה או לשתף מסמכים עם שותפים עסקיים או ספקים, תוכל להגדיר אתר אקסטרא-נט של SharePoint Online. אתר אקסטרא-נט הוא אוסף אתרים ייעודי שבו אתה משתמש עבור שיתוף פעולה העסקי עם שותף או ספק מסוים. באפשרותך לנעול אתר זה כך שרק בעלי האתר יוכלו להזמין משתמשים חיצוניים ושתהיה אפשרות להזמין רק משתמשים חיצוניים מתחומים ספציפיים.

קל מאוד להגדיר אתרי אקסטרא-נט של SharePoint Online, והתחזוקה שלהם פשוטה וחסכונית יותר בהשוואה לאתרי אקסטרא-נט מקומיים. לקבלת פרטים, ראה שימוש ב- Office 365 SharePoint Online כפתרון אקסטרא-נט עסקי (B2B).

נושאים קשורים

ניהול שיתוף עם משתמשים חיצוניים ב- Office 365 Small Business
הגדרה וניהול של בקשות גישה
חיפוש תוכן אתר המשותף עם משתמשים חיצוניים
תכנון אסטרטגיית הרשאות

הרחב את הכישורים שלך
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×