ניהול רשומות של יישום

הערה:  אנו מעוניינים לספק לך את תוכן העזרה העדכני ביותר במהירות האפשרית, בשפה שלך. דף זה תורגם באמצעות אוטומציה והוא עשוי לכלול שגיאות דקדוק או אי-דיוקים. מטרתנו היא כי תוכן זה יהיה שימושי עבורך. האם תוכל לספר לנו אם המידע הועיל לך, בחלק התחתון של דף זה? לנוחותך, הנה המאמר באנגלית .

באפשרותך לנהל רשומות "במקום", כלומר להשאיר מסמך במיקומו הנוכחי באתר, או לאחסן רשומות בארכיון ספציפי, כגון אתר מרכז רשומות.

לפני ביצוע ניהול רשומות, מומלץ תחילה יצירת תוכנית של ניהול רשומות עבור הארגון שלך. כדי לעזור לך לבחור הרשומות השמאלית מערכת ניהול עבור הארגון שלך, ראה בחירת אופן האחסון והניהול של רשומות.

יצירה וקביעת תצורה של אתר מרכז רשומות

סעיף זה מספק מבט כולל על השלבים העיקריים שעליך לבצע כדי ליצור אתר של מרכז רשומות ולקבוע את תצורתו. לחץ על הקישורים כדי לראות הדרכה ספציפית עבור כל שלב.

  1. יצירת אתר מרכז הרשומות באמצעות תבנית האתר של מרכז הרשומות.

  2. יצירת רשומת ספריות או רשימות כדי לנהל ולאחסן כל סוג רשומה המצוין בתוכנית הקבצים שלך (ברירת: תוכנית תיוק מתארת את סוגי מסמכים או פריטים מאשר ארגון כרשומות עסקיות רשמיות. הוא מציין היכן מאוחסנות רשומות אלה, והיא מספקת מידע המבדיל סוג רשומה אחד מהשני).

  3. הוספת סוג תוכן משויך לספריות ולרשימות שלך.

  4. צור והוסף עמודות אתר לסוגי התוכן הרלוונטיים כדי להכיל ולהציג את המטה-נתונים עבור כל סוג רשומה המצוין בתוכנית הקבצים שלך.

  5. הקלד הוספה למדיניות ניהול מידע לתוכן אתר מרכז הרשומות.

  6. קבע את התצורה של סדרן התוכן לניתוב של כל סוג רשומה למיקום הנכון.

לראש הדף

יצירת אתר מרכז רשומות

מומלץ ליצור מרכז רשומות כאוסף אתר ברמה העליונה, לא כאתר משנה. כדי ליצור אוסף אתרים, עליך להיות חבר בקבוצת SharePoint מנהלי החווה במחשב שבו פועל האינטרנט של הניהול המרכזי של SharePoint.

ב- SharePoint Online, באפשרותך ליצור אתר מרכז הרשומות משלך ברמה העליונה באתר SharePoint. לחץ על + צור אתר ולאחר מכן התחל בשלב 4 להלן.

  1. התחל SharePoint 2013 או הניהול המרכזי של 2016.

    • עבור Windows Server 2008 R2:

      • לחץ על התחל, לחץ על מוצרי Microsoft SharePoint 2013 או מוצרי Microsoft SharePoint 2013 ולאחר מכן לחץ על הניהול המרכזי של SharePoint 2013 או הניהול המרכזי של SharePoint 2016.

    • עבור Windows Server 2012:

      • במסך ' התחל ', לחץ על הניהול המרכזי של SharePoint 2013 או הניהול המרכזי של SharePoint 2016.

        אם הניהול המרכזי של SharePoint 2013 או הניהול המרכזי של SharePoint 2016 אינו במסך התחלה:

      • לחץ לחיצה ימנית של המחשב, לחץ על כל היישומים ולאחר מכן לחץ על הניהול המרכזי של SharePoint 2013 או הניהול המרכזי של SharePoint 2016.

  2. באתר האינטרנט של הניהול המרכזי, במקטע ניהול יישומים, לחץ על יצירת אוספי אתרים.

  3. בדף ' יצירת אוסף אתרים ', במקטע יישום אינטרנט, אם יישום האינטרנט שבו ברצונך ליצור את אוסף האתרים לא נבחר, לחץ על החץ למטה. בתפריט יישום אינטרנט, לחץ על שינוי יישום אינטרנט ולאחר מכן לחץ על יישום האינטרנט שבו ברצונך ליצור את אוסף האתרים.

  4. במקטע כותרת ותיאור, הקלד את הכותרת והתיאור עבור אוסף האתרים.

  5. במקטע כתובת אתר אינטרנט, בחר בנתיב לשימוש עבור כתובת ה-URL (לדוגמה, נתיב כלילת תווים כלליים כגון/אתרים /, או ספריית הבסיס (/).

    אם תבחר באפשרות נתיב כלילת תווים כלליים, עליך גם להקליד את שם האתר לשימוש בכתובת URL של האתר שלך.

  6. במקטע בחירת תבנית, ברשימה גירסה חוויית בחירה, בחר את הגירסה חוויית SharePoint של תבניות שבה ברצונך להשתמש.

    בחר את הגירסה חוויית לפי רצונך אוסף האתרים חפש והפעלה כגון אוסף אתרים ב- SharePoint Server. אוסף אתרים גירסה קודמת של חוויית המשתמש פועל בגירסה מתקדמת יותר של SharePoint, אך וממשק המשתמש חוויית המשתמש של אוסף האתרים ישקפו את הגירסה הקודמת. אוסף אתרים המעניק זכאות לשדרוג בכל עת את הגירסה העדכנית ביותר של חוויית.

  7. במקטע בחירת תבנית, בחר את הכרטיסיה ארגון ולאחר מכן לחץ על מרכז הרשומות.

  8. במקטע מנהל ראשי של אוסף אתרים, הקלד את שם המשתמש (בטופס תחום \ שם משתמש) עבור המשתמש שישמש כמנהל אוסף אתרים.

  9. במקטע מנהל משני של אוסף אתרים, הקלד את שם המשתמש עבור המנהל המשני של אוסף האתרים. מנהל אוסף אתרים משני מייעד הוא עבודה מומלצת כדי לוודא כי מישהו יכולים לנהל את אוסף האתרים כאשר מנהל אוסף אתרים ראשי אינה קיימת.

  10. אם אתה משתמש מיכסות כדי לנהל את שטח האחסון של אוספי אתרים, במקטע תבנית מיכסה, לחץ על תבנית ברשימה בחר תבנית מיכסה.

  11. לחץ על אישור.

יצירת ספריות או רשימות לניהול רשומות

ספריות ורשימות הן רכיבים חשובים בניהול רשומות. הן משמשות כארונות תיוק עבור כל סוג רשומה שברצונך לאחסן או לנהל. שיוך סוגי תוכן (שיוסבר בהמשך) לספריות ולרשימות מוסיף ומסייע בחלוקת הרשומות שלך לקטגוריות. מומלץ ליצור ספריית מסמכים או רשימה אחת עבור כל סוג תוכן בתוכנית הקבצים של הרשומות שלך.

הוספת סוג תוכן קיים לרשימה או לספריה

בעת הוספת סוג תוכן לרשימה או לספריה, אתה מאפשר לרשימה או לספריה זו להכיל פריטים מסוג זה. כאשר רשומות נשלחות למרכז הרשומות, הן מנותבות אל הרשימה או הספריה הרלוונטית בהתבסס על סוג התוכן של המסמך.

לראש הדף

יצירה והוספה של עמודות אתר לרשימות, ספריות או סוגי תוכן

עמודות מסייעות לך לקבץ, לחלק לקטגוריות ולעקוב אחר רשומות או פריטים אחרים. עמודת אתר מגדירה פריט של מטה-נתונים שניתן לשייכו לסוג תוכן, רשימה או ספריה. לדוגמה, ייתכן שתרצה להוסיף עמודות אתר כדי להגדיר "מחבר" או "תאריך סיום". הוסף עמודת אתר לסוג תוכן עבור רשומות כדי לאחסן פריט מטה-נתונים הנשלח עם רשומה, או כדי להוסיף מטה-נתונים לסיוע בניהול הרשומה.

יצירת עמודת אתר

  1. באתר מרכז הרשומות, לחץ על הגדרות לחצן 'הגדרות' ב- Office 365 ולאחר מכן לחץ על הגדרות האתר.

    ב- SharePoint המחוברים קבוצת אתר, לחץ על הגדרות, לחץ על תוכן אתר ולאחר מכן לחץ על הגדרות האתר.

  2. בדף הגדרות האתר, תחת גלריות מעצב אתרים, לחץ על עמודות אתר.

  3. בדף עמודות אתר, לחץ על צור.

  4. בדף 'עמודת אתר חדשה', במקטע שם וסוג, בתיבה שם עמודה, הקלד את השם הרצוי.

  5. בחר את סוג המידע שברצונך לאחסן בעמודה  - לדוגמה, מטבע, תאריך ושעה או טקסט.

  6. במקטע קבוצה, בחר בקבוצה הקיימת שבה יש לאחסן את עמודת האתר החדשה, או בחר באפשרות קבוצה חדשה כדי ליצור קבוצה חדשה לאחסון העמודה. קבוצות מספקות דרך לארגן עמודות ולהפוך את איתורן לקל יותר.

במקטע הגדרות נוספות של עמודות, בחר בהגדרות העמודות הנוספות הרצויות. האפשרויות הזמינות במקטע זה משתנות בהתאם לסוג העמודה שבחרת במקטע שם וסוג. לדוגמה, אם סוג המידע לאחסון בעמודה הוא בחירה, באפשרותך להגדיר את אפשרויות הבחירה שיש למנות במקטע הגדרות נוספות של עמודות.

  1. לחץ על אישור.

הוספת עמודת אתר לסוג תוכן עבור רשומות

  1. מדף הבית של אתר מרכז הרשומות, לחץ על הגדרות ולאחר מכן לחץ על הגדרות האתר.

    ב- SharePoint המחוברים קבוצת אתר, לחץ על הגדרות, לחץ על תוכן אתר ולאחר מכן לחץ על הגדרות האתר.

  2. במקטע גלריות מעצב אתרים, לחץ על סוגי תוכן של אתר.

  3. בדף 'סוגי תוכן של אתר', לחץ על סוג תוכן האתר שברצונך לקבוע את תצורתו.

  4. לאחר שבחרת סוג תוכן אתר מאתר האב או שיצרת סוג תוכן אתר חדש, בדף של סוג תוכן האתר שנבחר, במקטע עמודות, לחץ על הוסף מעמודות אתר קיימות.

  5. בדף 'הוספת עמודות לסוג תוכן', במקטע בחירת עמודות, בחר בקבוצה שלפיה ברצונך לסנן מהרשימה בחר עמודות מתוך.

  6. בחר את העמודה שברצונך להוסיף מהרשימה עמודות זמינות ולאחר מכן לחץ על הוסף.

  7. במקטע עדכון רשימות וסוגי תוכן של אתר, ציין אם סוגי תוכן האתר המהווים צאצא אשר יורשים מסוג תוכן אתר זה יעודכנו בשינויים.

  8. לאחר שתסיים להוסיף את העמודות הרצויות, לחץ על אישור.

הערה:  אם סוג התוכן שברצונך לבחור אינו מופיע כקישור (מעומעם) בדף זה, הרי שסוג התוכן שייך לאתר אב של אתר מרכז הרשומות ולכן יש לבחור בו ולקבוע את תצורתו מאתר האב. באפשרותך לעשות זאת על-ידי לחיצה על הקישור תחת העמודה מקור לצד סוג תוכן האתר המעומעם תחת העמודה סוג תוכן של אתר.

לראש הדף

יצירת מדיניות ניהול מידע עבור רשומות

מדיניות ניהול מידע היא קבוצה של כללים עבור סוג תוכן. מדיניות ניהול מידע מאפשרת לארגונים לשלוט ולעקוב אחר דברים כגון כמה זמן יישמר תוכן או אילו פעולות יוכלו משתמשים לבצע בתוכן זה.

הערה: עליך להיות חבר בקבוצה 'בעלים' עבור אתר מרכז הרשומות כדי לבצע משימה זו.

הוספת מדיניות ניהול מידע לסוג תוכן

הערה: אין באפשרותך לציין מדיניות ניהול מידע עבור סוג תוכן מרכזי. סוגי תוכן הליבה מותקנים בעת יצירת אוסף אתרים. עליך ליצור סוג תוכן הנגזר מסוג תוכן הליבה והחלה של מדיניות ניהול מידע לסוג התוכן נגזר.

  1. באתר, לחץ על הגדרות לחצן 'הגדרות' ב- Office 365 ולאחר מכן לחץ על הגדרות האתר.

    ב- SharePoint המחוברים קבוצת אתר, לחץ על הגדרות, לחץ על תוכן אתר ולאחר מכן לחץ על הגדרות האתר.

  2. בדף הגדרות האתר, במקטע גלריות מעצב אתרים, לחץ על סוגי תוכן של אתר.

  3. בדף 'סוגי תוכן של אתר', לחץ על סוג התוכן שברצונך להוסיף לו מדיניות ניהול מידע.

  4. בדף 'סוג תוכן', לחץ על הגדרות מדיניות ניהול מידע.

  5. בדף 'עריכת מדיניות', הקלד תיאור עבור המדיניות ולאחר מכן כתוב משפט מדיניות קצר שמסביר למשתמשים למה מיועדת המדיניות. הצהרת מדיניות יכולה לכלול עד 512 תווים.

  6. בשלב הבא, עליך להוסיף תכונת מדיניות אחת או יותר למדיניות ניהול מידע. בעת הפיכת תכונות לזמינות, יוצגו הגדרות נוספות.

הוספת תכונות מדיניות למדיניות ניהול המידע

תכונות המדיניות שבאפשרותך להוסיף למדיניות מידע הן תוויות, ביקורת, תפוגה וברקודים.

הוספת תכונת מדיניות של שמירה ניהול מידע מדיניות

  1. בדף 'עריכת מדיניות', בחר בתיבת הסימון הפוך שמירה לזמינה.

  2. לחץ על הוספת שלב שמירה ובחר אחת מאפשרויות תקופת השמירה הבאות כדי לציין מתי פג תוקפם של מסמכים: כדי להגדיר את תאריך התפוגה בהתבסס על מאפיין תאריך, בחר באפשרות 'שלב זה מבוסס על מאפיין תאריך בפריט' ולאחר מכן בחר את הפעולה (נוצר או השתנה) ואת תקופת הזמן (ימים, חודשים או שנים).

  3. הקלד ערך בתיבה בין הרשימות כדי לציין את תקופת הזמן.

  4. בחר בפעולה שאמורה להתרחש כאשר תוקף המסמך פג.

  5. אם ברצונך שהפעולה הנבחרת תחזור על עצמה, בחר בתיבת הסימון במקטע מופע חוזר ולאחר מכן בחר במשך הזמן של המופע החוזר.

  6. לחץ על אישור.

לראש הדף

הוספת תכונת מדיניות של ביקורת למדיניות ניהול מידע

  1. בדף 'עריכת מדיניות', במקטע ביקורת, בחר באפשרות הפוך ביקורת לזמינה ולאחר מכן בחר בתיבות הסימון לצד האירועים שעבורם ברצונך לשמור נתיב ביקורת.

  2. לחץ על אישור.

    הערה: כדי להציג את יומני הביקורת, בדף 'הגדרות אוסף אתרים', לחץ על דוחות של יומן רישום הביקורת ולאחר מכן בחר את הדוח להצגה.

הוספת תכונת מדיניות של ברקוד למדיניות ניהול מידע

  1. בדף 'עריכת מדיניות', במקטע ברקודים, בחר באפשרות הפוך ברקודים לזמינים.

  2. בחר בתיבת הסימון בקש מהמשתמשים להוסיף ברקודאם ברצונך שיישומי לקוח של Office ידרשו ממשתמשים להוסיף ברקוד למסמכים שלהם.

הוספת תכונת מדיניות של תוויות למדיניות ניהול מידע

  1. בדף 'עריכת מדיניות', במקטע תוויות, בחר בתיבת הסימון הפוך תוויות לזמינות.

  2. כדי לדרוש מהמשתמשים להוסיף תווית לפני שמירה או הדפסה של מסמך, בחר באפשרות בקש מהמשתמשים להוסיף תווית לפני שמירה או הדפסה.

  3. כדי למנוע שינוי של תוויות לאחר הוספתן, בחר באפשרות מנע שינויים בתוויות לאחר הוספתן.

  4. בתיבה עיצוב תווית, הקלד את הטקסט שברצונך שיופיע על גבי התווית. באפשרותך להשתמש בכל שילוב של טקסט קבוע או מאפייני מסמך, מלבד מאפיינים מחושבים או מוכללים כגון מזהה ייחודי כללי (GUID) או 'נוצר על-ידי'. כדי להתחיל שורה חדשה, השתמש ברצף התווים \n.

  5. בחר גופן, גודל גופן, סגנון גופן ויישור לשני הצדדים עבור טקסט התווית.

  6. הקלד גובה תווית בסנטימטרים בתיבה גובה ורוחב תווית בסנטימטרים בתיבה רוחב.

  7. לחץ על רענן כדי להציג את השינויים.

  8. לחץ על אישור.

קביעת תצורה של ניהול רשומות במקום

בעת שימוש במרכז הרשומות, אתה עובד במאגר נעול ותוכל להשתמש בפעולת 'שלח אל' כדי להעביר רשומות למאגר זה. עם זאת, ניתן להפוך ניהול רשומות במקום לזמין בכל אתר ולקבוע את תצורת האתר כמערכת לניהול רשומות. בסוג זה של מערכת, שלא כמו ב'מרכז הרשומות', באפשרותך לאחסן רשומות ביחד עם המסמכים הפעילים באזור שיתוף פעולה. מספר יתרונות נוספים של שימוש במערכת לניהול רשומות במקום הם:

  • הרשומות יכולות להתקיים וניתנות לניהול באתרים מרובים.

  • כאשר ניהול גירסאות זמין, שמירת גירסאות של רשומות היא אוטומטית.

  • ניתן לבצע חיפוש של גילוי אלקטרוני הן מול רשומות והן מול מסמכים פעילים בו-זמנית.

  • קיימת שליטה רחבה יותר בקביעה מהי רשומה בארגון שלך ומי יכול ליצור רשומה.

ישנם שלושה שלבים עיקריים לקביעת התצורה של ניהול רשומות במקום:

  1. הפעלת ניהול רשומות במקום ברמת אוסף האתרים.

  2. קביעת תצורה של הגדרות הצהרת רשומות ברמת אוסף האתרים.

  3. קביעת תצורה של הגדרות הצהרת רשומות ברמת הרשימה או הספריה.

    הערה: עליך להיות משתתף ברשימה או מנהל רשימה כדי להצהיר על פריטים כרשומות באופן ידני.

לראש הדף

הפעלת ניהול רשומות במקום ברמת אוסף האתרים

השלב הראשון בקביעת התצורה של מערכת לניהול רשומות במקום היא הפעלת התכונה ברמת אוסף האתרים. הפעלת התכונה הופכת את הפקודה 'הצהר/בטל הצהרה על רשומה' ברצועת הכלים לזמינה.

הערה: עליך להיות מנהל אוסף אתרים כדי לבצע משימה זו.

  1. ברמה העליונה ביותר באתר, לחץ על הגדרות לחצן 'הגדרות' ב- Office 365 ולאחר מכן לחץ על הגדרות האתר.

    ב- SharePoint המחוברים קבוצת אתר, לחץ על הגדרות, לחץ על תוכן אתר ולאחר מכן לחץ על הגדרות האתר.

  2. תחת ניהול אוסף אתרים, לחץ על תכונות אוסף אתרים.

  3. לצד ניהול רשומות במקום, לחץ על הפעל.

קביעת תצורה של הגדרות הצהרת רשומות ברמת אוסף האתרים

  1. ברמה העליונה ביותר באתר, לחץ על הגדרות לחצן 'הגדרות' ב- Office 365 ולאחר מכן לחץ על הגדרות האתר.

    ב- SharePoint המחוברים קבוצת אתר, לחץ על הגדרות, לחץ על תוכן אתר ולאחר מכן לחץ על הגדרות האתר.

  2. תחת ניהול אוסף אתרים, לחץ על הגדרות הצהרת רשומות.

  3. בדף 'הגדרות הצהרת רשומות', אם ברצונך להציב הגבלה על הפעולות שניתן לבצע בפריטים המוצהרים כרשומות, בחר באחת מהאפשרויות במקטע הגבלות רשומה.

  4. במקטע זמינות הצהרה על רשומות, בחר ובין אם לאו הצהרה ידנית על רשומות אמור להיות זמין ברשימות ובספריות כברירת מחדל. אם תבחר לא זמין בכל המיקומים כברירת מחדלאפשרות, רשומות באפשרותך רק יוצהרו באמצעות מדיניות או זרימת עבודה.

  5. במקטע תפקידי הצהרה, בחר בתפקידים שיכולים להצהיר ולבטל הצהרה על רשומות באופן ידני.

  6. בחר באפשרות אישור.

קביעת תצורה של הגדרות הצהרת רשומות ברמת הרשימה או הספריה

באפשרותך לקבל שליטה רבה יותר על המיקום שבו ניתן להצהיר על פריטים כרשומות על-ידי קביעת התצורה של הצהרות רשומות עבור רשימה או ספריה. בעת קביעת התצורה של רשימה או ספריה עבור הצהרת רשומות, באפשרותך לקבוע שפריטים יוצהרו באופן אוטומטי כרשומות בעת הוספתם לרשימה או לספריה.

  1. מתוך הרשימה או הספריה שבה ברצונך לקבוע תצורה של הגדרות הצהרת רשומות, לחץ על הכרטיסיה ספריה או רשימה ברצועת הכלים ולאחר מכן לחץ על הגדרות רשימה או הגדרות ספריה.

    ב- SharePoint Online, לחץ על הגדרות לחצן 'הגדרות' ב- Office 365 ולאחר מכן לחץ על הגדרות רשימה או הגדרות ספריה.

  2. תחת הדף 'הגדרות רשימה/ספריית מסמכים', תחת הרשאות וניהול, לחץ על הגדרות הצהרת רשומות.

  3. במקטע זמינות הצהרה על רשומות באופן ידני, בחר:

  4. אם ברצונך שהרשימה או הספריה ישתמשו בהגדרות הצהרת הרשומות המהוות ברירת מחדל שבהן משתמש אוסף האתרים,

  5. אם למשתמשים תהיה תמיד אפשרות להצהיר ידנית על פריטים כרשומות עבור הרשימה או הספריה, או

  6. אם משתמשים לא יוכלו כלל להצהיר ידנית על רשומות בתוך הרשימה או הספריה.

  7. במקטע הצהרה אוטומטית, בחר בתיבת הסימון אם ברצונך שכל הפריטים הנוספים לרשימה או לספריה יוצהרו באופן אוטומטי כרשומות.

  8. לחץ על אישור.

לראש הדף

שפר את הכישורים שלך ב- Office
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×