ניהול רשומות של יישום

באפשרותך לנהל רשומות "במקום", כלומר, באפשרותך להשאיר מסמך במיקום הנוכחי שלו באתר, או לאחסן רשומות בארכיון ספציפי, כגון אתר מרכז הרשומות.

לפני שתיישם את ניהול הרשומות, מומלץ ליצור תחילה תוכנית ניהול רשומות עבור הארגון שלך. כדי לעזור לך לבחור את מערכת הניהול של רשומות מתאימות עבור הארגון שלך, ראה בחירת אופן האחסון והניהול של רשומות.

הערה: ב-SharePoint Online, הצגנו באמצעות תוויות שמירה כדי להצהיר על תוכן כרשומות, אשר מחליפה ביעילות את הצורך להשתמש במרכז הרשומות. אם אתה משתמש במרכז הרשומות, באפשרותך להמשיך להשתמש בה לצד תוויות שמירה. אך מעבר קדימה, למטרת ניהול רשומות, אנו ממליצים להשתמש בתוויות שמירה במקום במרכז הרשומות.

יצירה וקביעת תצורה של אתר מרכז רשומות

סעיף זה מספק מבט כולל על השלבים העיקריים שעליך לבצע כדי ליצור ולקבוע את התצורה של אתר מרכז הרשומות. לחץ על הקישורים כדי לראות הנחיות ספציפיות בכל שלב.

  1. צור את האתר ' מרכז הרשומות ' באמצעות תבנית האתר ' מרכז הרשומות '.

  2. צור ספריות רשומות או רשימות כדי לנהל ולאחסן כל סוג רשומה שצוין בתוכנית הקבצים שלך (def: תוכנית הקבצים מתארת את סוגי המסמכים או הפריטים שארגון מאשר כרשומות של העסק הרשמי. הוא מציין היכן מאוחסנים רשומות אלה, והוא מספק מידע המבדיל סוג רשומה אחד מאחר).

  3. הוסף סוג תוכן משויך לספריות ולרשימות שלך.

  4. צור והוסף עמודות אתר לסוגי התוכן הרלוונטיים כדי להכיל ולהציג את המטה-נתונים עבור כל סוג רשומה שצוין בתוכנית הקבצים שלך.

  5. הוסף מדיניות ניהול מידע לסוג תוכן באתר מרכז הרשומות.

  6. קבע את תצורת מארגן התוכן כדי לנתב כל סוג רשומה למיקום המתאים.

לראש הדף

יצירת אתר של מרכז הרשומות

אנו ממליצים ליצור מרכז רשומות כאוסף אתרים ברמה העליונה, ולא כאתר משנה. כדי ליצור אוסף אתרים, עליך להיות חבר בקבוצת SharePoint Administrators של מנהלי החווה במחשב שבו פועל אתר האינטרנט של הניהול המרכזי של SharePoint.

ב-SharePoint Online, באפשרותך ליצור אתר של מרכז הרשומות מהאתר ברמה העליונה של SharePoint. לחץ על + צור אתרולאחר מכן התחל בשלב 4 להלן.

  1. הפעל את SharePoint 2013 או את הניהול המרכזי של 2016.

    • עבור Windows Server 2008 R2:

      • לחץ על התחל, לחץ על Microsoft sharepoint 2013 products או על microsoft sharepoint 2013 products, ולאחר מכן לחץ על sharepoint 2013 ניהול מרכזי או sharepoint 2016 הניהול המרכזי.

    • עבור Windows Server 2012:

      • במסך התחל , לחץ על הניהול המרכזי של sharepoint 2013 או על הניהול המרכזי של sharepoint 2016.

        אם הניהול המרכזי של sharepoint 2013 או הניהול המרכזי של sharepoint 2016 אינו מופיע במסך התחל :

      • לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על מחשב, לחץ על כל היישומיםולאחר מכן לחץ על Sharepoint 2013 הניהול המרכזי או הניהול המרכזי של sharepoint 2016.

  2. באתר האינטרנט של הניהול המרכזי, במקטע ניהול יישומים , לחץ על צור אוספי אתרים.

  3. בדף יצירת אוסף אתרים , במקטע יישום אינטרנט , אם יישום האינטרנט שבו ברצונך ליצור את אוסף האתרים לא נבחר, לחץ על החץ למטה. בתפריט יישום אינטרנט , לחץ על שינוי יישום אינטרנטולאחר מכן לחץ על יישום האינטרנט שבו ברצונך ליצור את אוסף האתרים.

  4. במקטע כותרת ותיאור , הקלד את הכותרת והתיאור עבור אוסף האתרים.

  5. במקטע כתובת אתר אינטרנט , בחר את הנתיב לשימוש עבור כתובת ה-URL שלך (לדוגמה, נתיב של כלילת תווים כלליים, כגון/sites/, או את ספריית הבסיס (/).

    אם תבחר נתיב של כלילת תווים כלליים, עליך גם להקליד את שם האתר לשימוש בכתובת ה-URL של האתר שלך.

  6. במקטע בחירת תבנית , ברשימה בחר גירסה של ניסיון , בחר את גירסת חוויית SharePoint של התבניות שבהן ברצונך להשתמש.

    בחר את גירסת הניסיון אם ברצונך שאוסף האתרים ייראה ויפעל כמו אוסף אתרים ב-SharePoint Server. אוסף אתרים המשתמש בגירסה קודמת של ניסיון פועל בגירסה מאוחרת יותר של SharePoint, אך ממשק המשתמש וחוויית המשתמש של אוסף האתרים ישקפו את הגירסה הקודמת. אוסף אתרים שניתן לשדרג בכל עת לגירסת הניסיון העדכנית ביותר.

  7. במקטע בחירת תבנית , בחר את הכרטיסיה Enterprise ולאחר מכן לחץ על מרכז הרשומות.

  8. במקטע הראשי של מנהל אוסף האתרים , הקלד את שם המשתמש (בטופס DOMAIN\username) עבור המשתמש שיהיה מנהל אוסף האתרים.

  9. במקטע מנהל מערכת של אוסף אתרים משני , הקלד את שם המשתמש עבור מנהל המערכת המשני של אוסף האתרים. לייעד מנהל אוסף אתרים משני הוא שיטה מומלצת להבטיח שמישהו יוכל לנהל את אוסף האתרים כאשר מנהל אוסף אתרים ראשי אינו נמצא.

  10. אם אתה משתמש במיכסות כדי לנהל אחסון עבור אוספי אתרים, במקטע תבנית מיכסה , לחץ על תבנית ברשימה בחר תבנית מיכסה .

  11. לחץ על אישור.

יצירת ספריות או רשימות לניהול רשומות

ספריות ורשימות הן רכיבים חשובים בניהול רשומות. הם משמשים כארונות קבצים עבור כל סוג רשומה שברצונך לאחסן או לנהל. שיוך סוגי תוכן (מוסבר מאוחר יותר) לספריות ולרשימות מסייע עוד יותר לסווג את הרשומות שלך. מומלץ ליצור ספריית מסמכים או רשימה אחת עבור כל סוג תוכן בתוכנית הקבצים של הרשומות.

הוספת סוג תוכן קיים לרשימה או לספריה

בעת הוספת סוג תוכן לרשימה או לספריה, אתה מאפשר לרשימה או לספריה זו להכיל פריטים מסוג זה. בעת שליחת רשומות למרכז הרשומות, הן מנותבות לרשימה או לספריה הרלוונטיות בהתבסס על סוג התוכן של המסמך.

לראש הדף

יצירה והוספה של עמודות אתר לרשימות, ספריות או סוגי תוכן

העמודות עוזרות לך לקבץ, לחלק לקטגוריות ולעקוב אחר רשומות או פריטים אחרים. עמודת אתר מגדירה פריט של מטה-נתונים שניתן לשייך לסוג תוכן, לרשימה או לספריה. לדוגמה, ייתכן שתרצה להוסיף עמודות אתר כדי להגדיר "מחבר" או "תאריך הושלם". הוסף עמודת אתר לסוג תוכן עבור רשומות כדי לאחסן פריט מטה-נתונים שנשלח באמצעות רשומה, או כדי להוסיף מטה-נתונים כדי לסייע בניהול הרשומה.

יצירת עמודת אתר

  1. באתר מרכז הרשומות, לחץ על הגדרות לחצן 'הגדרות' ב- Office 365 ולאחר מכן לחץ על הגדרות האתר.

    באתר המחובר לקבוצה של SharePoint, לחץ על הגדרות, לחץ על תוכן אתרולאחר מכן לחץ על הגדרות האתר.

  2. בדף הגדרות האתר, תחת גלריות מעצב אתרים, לחץ על עמודות אתר.

  3. בדף ' עמודות אתר ', לחץ על ' צור'.

  4. בדף ' עמודת אתר חדשה ', במקטע שם וסוג , בתיבה שם עמודה , הקלד את השם הרצוי.

  5. בחר את סוג המידע שברצונך לאחסן בעמודה — לדוגמה, מטבע, תאריך ושעה או טקסט.

  6. במקטע קבוצה , בחר את הקבוצה הקיימת שבה ברצונך לאחסן את עמודת האתר החדשה או בחר קבוצה חדשה כדי ליצור קבוצה חדשה לאחסון העמודה. קבוצות מספקות דרך לארגון עמודות ולאפשר להן למצוא אותן בקלות.

במקטע הגדרות עמודה נוספות , בחר את הגדרות העמודה הנוספות הרצויות. האפשרויות הזמינות בסעיף זה משתנות בהתאם לסוג העמודה שבחרת במקטע שם וסוג . לדוגמה, אם סוג המידע שברצונך לאחסן בעמודה הוא בחירה, באפשרותך להגדיר את האפשרויות לספירה במקטע הגדרות עמודה נוספות .

  1. לחץ על אישור.

הוספת עמודת אתר לסוג תוכן עבור רשומות

  1. מדף הבית של אתר מרכז הרשומות, לחץ על הגדרות ולאחר מכן לחץ על הגדרות האתר.

    באתר המחובר לקבוצה של SharePoint, לחץ על הגדרות, לחץ על תוכן אתרולאחר מכן לחץ על הגדרות האתר.

  2. במקטע גלריות מעצב אתרים , לחץ על סוגי תוכן של אתר.

  3. בדף ' סוגי תוכן של אתר ', לחץ על סוג תוכן האתר שברצונך לקבוע את תצורתו.

  4. לאחר שבחרת סוג תוכן אתר מאתר האב, או שיצרת סוג תוכן אתר חדש, בדף סוג תוכן אתר שנבחר, במקטע עמודות , לחץ על הוסף מעמודות אתר קיימות.

  5. בדף הוספת עמודות לסוג תוכן, במקטע בחירת עמודות , בחר את הקבוצה שברצונך לסנן לפיה מהרשימה בחר עמודות מתוך .

  6. בחר את העמודה שברצונך להוסיף מהרשימה עמודות זמינות ולאחר מכן לחץ על הוסף.

  7. במקטע עדכן רשימות וסוגי תוכן אתר , ציין אם סוגי תוכן האתר של הצאצא היורשים מסוג תוכן אתר זה יתעדכנו בשינויים שביצעת.

  8. לאחר שתסיים להוסיף את העמודות הרצויות, לחץ על אישור.

הערה: אם סוג התוכן שברצונך לבחור אינו מופיע כקישור (מופיע באפור) בדף זה, סוג התוכן שייך לאתר אב של אתר מרכז הרשומות, ולכן יש לבחור אותו ולקבוע את תצורתו מאתר האב. באפשרותך לעשות זאת על-ידי לחיצה על הקישור תחת העמודה Source לצד סוג התוכן של האתר האפור תחת העמודה סוג תוכן אתר .

לראש הדף

יצירת מדיניות ניהול מידע עבור רשומות

מדיניות ניהול מידע היא ערכת כללים עבור סוג תוכן. מדיניות ניהול מידע מאפשרת לארגונים לשלוט ולעקוב אחר דברים כגון משך הזמן שבו התוכן נשמר או אילו פעולות משתמשים יכולים לבצע עם תוכן זה.

הערה: עליך להיות חבר בקבוצה ' בעלים ' עבור אתר מרכז הרשומות כדי להשלים משימה זו.

הוספת מדיניות ניהול מידע לסוג תוכן

הערה: אין באפשרותך לציין מדיניות ניהול מידע עבור סוג תוכן מרכזי. סוגי תוכן מרכזיים מותקנים בעת יצירת אוסף אתרים. עליך ליצור סוג תוכן שנגזר מסוג תוכן מרכזי ולהחיל מדיניות ניהול מידע על סוג התוכן הנגזר.

  1. באתר, לחץ על הגדרות לחצן 'הגדרות' ב- Office 365 ולאחר מכן לחץ על הגדרות האתר.

    באתר המחובר לקבוצה של SharePoint, לחץ על הגדרות, לחץ על תוכן אתרולאחר מכן לחץ על הגדרות האתר.

  2. בדף הגדרות האתר, במקטע גלריות מעצב אתרים , לחץ על סוגי תוכן של אתר.

  3. בדף ' סוגי תוכן של אתר ', לחץ על סוג התוכן שאליו ברצונך להוסיף מדיניות ניהול מידע.

  4. בדף ' סוג תוכן ', לחץ על הגדרות מדיניות ניהול מידע.

  5. בדף עריכת מדיניות, הקלד תיאור עבור המדיניות ולאחר מכן כתוב משפט מדיניות קצר שמסביר למשתמשים באיזו מדיניות מדובר. הצהרת מדיניות יכולה להכיל עד 512 תווים.

  6. לאחר מכן, עליך להוסיף תכונת מדיניות אחת או יותר למדיניות ניהול המידע. כאשר תהפוך תכונות לזמינות, יוצגו הגדרות נוספות.

הוספת תכונות מדיניות למדיניות ניהול המידע

תכונות המדיניות שניתן להוסיף למדיניות מידע הן תוויות, ביקורת, תפוגה וברקודים.

הוספת תכונת מדיניות שמירה למדיניות ניהול מידע

  1. בדף ' עריכת מדיניות ', בחר בתיבת הסימון אפשר שמירה .

  2. לחץ על הוסף שלב שמירה ובחר אחת מהאפשרויות הבאות של תקופת שמירה כדי לציין מתי מסמכים פגו: כדי להגדיר את תאריך התפוגה בהתבסס על מאפיין תאריך, בחר שלב זה מבוסס על מאפיין תאריך בפריט ולאחר מכן בחר את הפעולה ( נוצר או שונה) ואת פרק הזמן (ימים, חודשים או שנים).

  3. הקלד ערך בתיבה שבין הרשימות כדי לציין את פרק הזמן.

  4. בחר את הפעולה שאמורה להתרחש כאשר פג התוקף של המסמך.

  5. אם ברצונך לחזור על הפעולה שנבחרה, בחר את תיבת הסימון במקטע מופע חוזר ולאחר מכן בחר את תקופת המופע החוזר.

  6. לחץ על אישור.

לראש הדף

הוספת תכונת מדיניות ביקורת למדיניות ניהול מידע

  1. בדף ' עריכת מדיניות ', במקטע ביקורת , בחר באפשרות הפוך ביקורת לזמינהולאחר מכן בחר את תיבות הסימון לצד האירועים שעבורם ברצונך לשמור על נתיב ביקורת.

  2. לחץ על אישור.

    הערה: כדי להציג את יומני הביקורת, בדף ' הגדרות אוסף אתרים ', לחץ על דוחות יומן ביקורתולאחר מכן בחר את הדוח להצגה.

הוספת תכונת מדיניות ברקוד למדיניות ניהול מידע

  1. בדף ' עריכת מדיניות ', במקטע ברקודים , בחר באפשרות הפוך ברקודים לזמינים.

  2. בחר את האפשרות משתמשים בבקשה להוסיף ברקוד... תיבת סימון אם ברצונך שיישומי לקוח של Office ידרשו מהמשתמשים להוסיף ברקוד למסמכים שלהם.

הוספת תכונת מדיניות תווית למדיניות ניהול מידע

  1. בדף ' עריכת מדיניות ', במקטע תוויות , בחר בתיבת הסימון הפוך תוויות לזמינות .

  2. כדי לדרוש מהמשתמשים להוסיף תווית לפני שמירה או הדפסה של מסמך, בחר באפשרות בקש מהמשתמשים להוסיף תווית לפני שמירה או הדפסה.

  3. כדי למנוע החלפת תוויות לאחר הוספתן, בחר מנע שינויים בתוויות לאחר הוספתן.

  4. בתיבה עיצוב תווית , הקלד את הטקסט שברצונך שיופיע בתווית. באפשרותך להשתמש בכל שילוב של מאפייני טקסט או מסמך קבועים, למעט מאפיינים מחושבים או מוכללים, כגון מזהה ייחודי כללי (GUID) או שנוצר על-ידי. כדי להתחיל שורה חדשה, השתמש ברצף התווים של \n .

  5. בחר גופן, גודל גופן, סגנון גופן ויישור לטקסט התוויות.

  6. הקלד גובה תווית באינצ בתיבה גובה ורוחב תווית באינצ בתיבה רוחב .

  7. לחץ על ' רענן ' כדי להציג את השינויים שביצעת.

  8. לחץ על אישור.

קביעת תצורה של ניהול רשומות במקום

בעת שימוש במרכז הרשומות, אתה עובד במאגר נעול ובאפשרותך להשתמש בפעולה ' שלח אל ' כדי להכניס רשומות למאגר זה. עם זאת, ניתן להגדיר כל אתר לזמין עבור ניהול רשומות מקומיות כמערכת ניהול רשומות. בסוג זה של מערכת, בניגוד למרכז הרשומות, באפשרותך לאחסן רשומות יחד עם מסמכים פעילים בשטח שיתוף פעולה. כמה יתרונות נוספים של שימוש במערכת ניהול רשומות במקום הם:

  • רשומות יכולות להתקיים ולהיות מנוהלות על-פני אתרים מרובים.

  • כאשר ניהול גירסאות זמין, שמירה על גירסאות של רשומות היא אוטומטית.

  • ניתן לבצע חיפוש ב-גילוי אלקטרוני כנגד רשומות ומסמכים פעילים בו.

  • שליטה רחבה יותר על הרישום של רשומה בארגון שלך ומי יכול ליצור רשומה.

קיימים שלושה שלבים עיקריים לקביעת התצורה של ניהול רשומות במקום:

  1. הפעלת ניהול רשומות במקום ברמת אוסף האתרים.

  2. קביעת התצורה של הגדרות הצהרת רשומות ברמת אוסף האתרים.

  3. קביעת תצורה של הגדרות הצהרת רשומות ברמת הרשימה או הספריה.

    הערה: עליך להיות משתתף ברשימה או מנהל מערכת כדי להצהיר באופן ידני על פריטים כרשומות.

לראש הדף

הפעלת ניהול רשומות במקום ברמת אוסף האתרים

השלב הראשון בקביעת התצורה של מערכת ניהול רשומות מקומית הוא להפעיל את התכונה ברמת אוסף האתרים. הפעלת התכונה הופכת את הפקודה ' הצהרה/הצהרה לא מוצהרת ' ברצועת הכלים.

הערה: עליך להיות מנהל אוסף אתרים כדי לבצע משימה זו.

  1. ברמת האתר העליונה ביותר, לחץ על הגדרות לחצן 'הגדרות' ב- Office 365 ולאחר מכן לחץ על הגדרות האתר.

    באתר המחובר לקבוצה של SharePoint, לחץ על הגדרות, לחץ על תוכן אתרולאחר מכן לחץ על הגדרות האתר.

  2. תחת ניהול אוסף אתרים, לחץ על תכונות אוסף אתרים.

  3. לצד ניהול רשומות במקום, לחץ על הפעל.

קביעת התצורה של הגדרות הצהרת רשומות ברמת אוסף האתרים

  1. ברמת האתר העליונה ביותר, לחץ על הגדרות לחצן 'הגדרות' ב- Office 365 ולאחר מכן לחץ על הגדרות האתר.

    באתר המחובר לקבוצה של SharePoint, לחץ על הגדרות, לחץ על תוכן אתרולאחר מכן לחץ על הגדרות האתר.

  2. תחת ניהול אוסף אתרים, לחץ על הגדרות הצהרת רשומות.

  3. בדף הגדרות הצהרת רשומות, אם ברצונך לבצע מגבלה על הפעולות שניתן לבצע לפריטים המוצהרים כרשומות, בחר אחת מהאפשרויות במקטע הגבלות רשומה .

  4. במקטע זמינות הצהרת רשומות , בחר אם ההצהרה הידנית של רשומות צריכה להיות זמינה ברשימות ובספריות כברירת מחדל. אם תבחר באפשרות לא זמין בכל המיקומים כברירת מחדל, ניתן להצהיר על רשומות רק באמצעות מדיניות או זרימת עבודה.

  5. במקטע תפקידי הצהרה , בחר את התפקידים שיכולים להצהיר על רשומות באופן ידני ולבטל הצהרה.

  6. בחר באפשרות אישור.

קביעת תצורה של הגדרות הצהרת רשומות ברמת הרשימה או הספריה

באפשרותך לקבל שליטה רבה יותר על המקום שבו ניתן להצהיר על פריטים כרשומות על-ידי קביעת התצורה של הצהרות רשומות עבור רשימה או ספריה. בעת קביעת התצורה של רשימה או ספריה עבור הצהרת רשומות, באפשרותך להצהיר על פריטים באופן אוטומטי כרשומות כאשר הם נוספים לרשימה או לספריה.

  1. מתוך הרשימה או הספריה שבה ברצונך לקבוע את התצורה של הגדרות הצהרת רשומות, לחץ על הכרטיסיה ספריה או רשימה ברצועת הכלים ולאחר מכן לחץ על הגדרות ספריה או הגדרות רשימה.

    ב-SharePoint Online, לחץ על settings לחצן 'הגדרות' ב- Office 365 ולאחר מכן לחץ על הגדרות רשימה או הגדרות ספריה.

  2. תחת דף הגדרות ספריית מסמכים/רשימה, תחת הרשאות וניהול, לחץ על הגדרות הצהרת רשומות.

  3. במקטע זמינות הצהרת רשומות ידני , בחר:

  4. אם ברצונך להשתמש ברשימה או בספריה כדי להשתמש בהגדרות ברירת המחדל של הצהרת רשומות שנמצאות בשימוש על-ידי אוסף האתרים,

  5. אם תמיד ניתן לאפשר למשתמשים להצהיר באופן ידני על פריטים כרשומות עבור הרשימה או הספריה, או

  6. אם משתמשים לא יכולים להצהיר באופן ידני על רשומות בתוך הרשימה או הספריה.

  7. במקטע הצהרה אוטומטית , בחר את תיבת הסימון אם ברצונך שכל הפריטים שיתווספו לרשימה או לספריה יוצהר באופן אוטומטי כרשומות.

  8. לחץ על אישור.

לראש הדף

הערה:  דף זה תורגם באמצעות אוטומציה והוא עשוי לכלול שגיאות דקדוק או אי-דיוקים. מטרתנו היא כי תוכן זה יהיה שימושי עבורך. תוכל לספר לנו אם המידע היה מועיל? הנה המאמר באנגלית לעיונך.​

שפר את הכישורים שלך ב- Office
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×