ניהול מספר רב של מסמכים באמצעות מרכז המסמכים

הערה:  אנו מעוניינים לספק לך את תוכן העזרה העדכני ביותר במהירות האפשרית, בשפה שלך. דף זה תורגם באמצעות אוטומציה והוא עשוי לכלול שגיאות דקדוק או אי-דיוקים. מטרתנו היא כי תוכן זה יהיה שימושי עבורך. האם תוכל לספר לנו אם המידע הועיל לך, בחלק התחתון של דף זה? לנוחותך, הנה המאמר באנגלית .

הערה: מאמר זה מתייחס לאתר SharePoint דוגמה שנוצר על-ידי Adventure Works, חברה בדויה מייצרת אופניים, רכיבי אופניים ועזרים bicycling.

Microsoft Office SharePoint Server 2007 כולל תבנית אתר מרכז המסמכים. כאשר אתה משתמש בתבנית, האתר המתקבל ממוטבת עבור יצירת, באמצעות מאחסון מספר גדול של מסמכים. לדוגמה, Adventure Works משתמש באתר מרכז המסמכים שלו כדי לאחסן ולנהל שלו מדריכים טכניים, רשימות price, מפרטי מוצר והשוואות.

דרכים לשימוש באתר מרכז המסמכים

באפשרותך להשתמש באתר מרכז המסמכים כסביבת עריכה או כארכיון תוכן. כסביבת עריכה, משתמשים באופן פעיל סמן קבצים כניסה ויציאה ולאחר ליצור מבני תיקיות עבור קבצים אלה. ניהול גירסאות זמין, ו- 10 או יותר בגירסאות קודמות של כל מסמך יכולות להתקיים. משתמשים בדוק מסמכי כניסה ויציאה לעתים קרובות ולשלוט זרימות עבודה באפשרותך במחזור החיים. מרכז המסמכים Adventure Works מוגדר ככסביבת עריכה.

לעומת זאת, עריכה קטן מאוד מתרחשת כארכיון תוכן. משתמשים תצוגה או העלה מסמכים בלבד. תבנית האתר מרכז המסמכים תומכת ביצירת ארכיונים מאגר הידע. בדרך כלל, בסיסי ידע מכילים יחיד גירסאות של מסמכים, ויש אתר יכולים לשנות את קנה המידה לקבצי 10 מיליון. בתרחיש אופייני, כגון מרכז תמיכה טכנית עבור ארגון גדול, ייתכן 10,000 משתמשים לגשת לתוכן, בעיקר כדי לקרוא אותה. קבוצת משנה של משתמשים 3,000 כדי 4,000 ייתכן להעלות תוכן חדש לאתר.

הערה: באפשרותך גם ליצור סוג אחר של archiveby בקנה מידה גדול באמצעות תבנית האתר של מרכז הרשומות. התבנית מכילה תכונות לניהול השימור ופריסה של רשומות.

תכונות מרכז המסמכים

אתר מרכז המסמכים מספק תכונות ליצירה וניהול של קבוצות גדולות של מסמכים. תבנית האתר מרכז המסמכים מכיל את תכונות ניהול מסמכים מומלצים מופעל כברירת מחדל. הסעיפים הבאים מתארים בקצרה את תכונות עיקריות.

ניווט של תצוגת עץ

תצוגת העץ אמור להיות רכיב ניווט מוכרים עבור רוב משתמשי Microsoft Windows. ספריית המסמכים עשויות להיות רמות רבות של תיקיות ותיקיות משנה, כדי שתוכל להשתמש בתצוגת העץ כדי לאתר במהירות המסמך הרצוי. האיור הבא מציג את תצוגת עץ במרכז המסמכים Adventure Works.

ניווט של תצוגת עץ במרכז המסמכים

ניהול גירסאות ראשיות ומשניות מסמכים

באפשרותך להפעיל ניהול גירסאות עבור ספריית מסמכים כלשהם. מרכז המסמכים Adventure Works משתמשת ניהול גירסאות ראשיות ומשניות, הגדרות ברירת המחדל עבור ספריית המסמכים.

ניהול גירסאות מאפשר לך לעקוב אחר שינויים במסמכים ולאחר יעזור לך לנהל תוכן כפי תתקן אותה. ניהול גירסאות שימושי במיוחד כאשר מספר אנשים עובדים יחד על פרוייקט או כאשר מידע עובר כמה שלבים של פיתוח וסקירה.

כאשר ניהול גירסאות מופעלת, באפשרותך לשחזר גירסה קודמת המסמך הנוכחי שלך, או להציג גירסה קודמת מבלי להחליף את המסמך הנוכחי. האיור הבא מציג את היסטוריית הגירסאות עבור מסמך במרכז Adventure Works המסמך.

היסטוריית גירסאות

הכנסה והוצאה

הגדרות ברירת המחדל במרכז מסמך לדרוש ממשתמשים להוציא ולהכניס בקבצי. דרישת הוצאה עוזרת למנוע התנגשויות ובלבול מעל שינויים, מאחר משתמש אחד בלבד, באפשרותך לשנות קובץ בכל פעם. בעת דרישת הוצאה, קובץ הוצא באופן אוטומטי בעת פתיחתה לעריכה, אלא אם כבר שמשתמש אחר הוציא אותו.

כאשר יש לך קובץ במצב הוצאה, השינויים אינם גלויים לאחרים עד שתכניס את הקובץ שוב. כך יש לנהוג אם אתה עובד בדיסק הקשיח שלך או בשרת. בעת הכנסת קובץ, אתה מתבקש להזין הערות אודות השינויים שביצעת ולאחר ההערות הופכות לחלק מהיסטוריית הגירסאות. ומכיוון ספריית המסמכים עוקב אחר גירסאות ראשיות ומשניות של קובץ, תתבקש לבחור איזה סוג גירסה אתה מכניס.

סוגי תוכן

סוג תוכן הוא קבוצת הגדרות עבור קטגוריית תוכן הניתן לשימוש חוזר. באפשרותך להשתמש בסוגי תוכן כדי לנהל את המטה-נתונים, תבניות ואת אופני פעולה של פריטים ומסמכים באופן עקבי. לדוגמה, מרכז המסמכים של Adventure Works מגדיר שישה סוגי תוכן, ומשתמש כל סוג תוכן בתבנית הספציפית לסוג קבצים שמשתמשים יכולים ליצור. Adventure Works משתמש Microsoft Office Publisher 2007 קבצים עבור חוברות עבודה Excel 2007 לצורך השוואות מוצר ורשימות מחיר. תפריט חדש מציג את סוגי התוכן המשמשים כברירת המחדל של האתר מרכז המסמכים ואת סוגי התוכן שהוגדרו עבור כל רשימה או ספריה.

תפריט 'חדש' מציג סוגי תוכן

ה-Web Part של מסמכים רלוונטיים

Web Part של מסמכים רלוונטיים מסייע לך ליצור תצוגה אישית של המסמכים שאתה יוצר, להוציא ושנה. בבאתר מרכז המסמכים גדולים, ה-Web Part באפשרותך לחסוך לך זמן ומאמץ ומאפשר לך קבצים ביתר קלות לאתר ולהשתמש בהן. האיור הבא מציג את ה-Web Part:

Web Part של מסמכים רלוונטיים

בנוסף לעמודות המוצגות באיור הקודם, ה-Web Part של מסמכים רלוונטיים מספק קישור אל התיקיה המכילה את המסמך ואת המאפיינים של המסמך.

ה-Web Part של פעילויות קרבות

ה-Web Part של משימות קרובות מספק לך התראה משימות הקשורות המסמך. לדוגמה, אם הצוות שלך משתמש זרימת עבודה באופן אוטומטי ארכיוני מסמכים לפי לוח זמנים, באפשרותך להגדיר משימות קרובות ה-Web Part כדי להזהיר אותך לפני המערכת מבצע פעולה זו.

Web Part של המשימות הבאות

בנוסף לעמודות המוצגות באיור הקודם, ה-Web Part של משימות קרובות מספק את המיקום של המסמך ואת המאפיינים של המסמך.

שפר את הכישורים שלך ב- Office
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×