משימות בסיסיות עבור מסד נתונים של שולחן העבודה של Access

משימות בסיסיות עבור מסד נתונים של שולחן העבודה של Access

הערה: אנו מעוניינים לספק לך את תוכן העזרה העדכני ביותר במהירות האפשרית, בשפה שלך. דף זה תורגם באמצעות אוטומציה והוא עשוי לכלול שגיאות דקדוק או אי-דיוקים. מטרתנו היא כי תוכן זה יהיה שימושי עבורך. האם תוכל לספר לנו אם המידע הועיל לך, בחלק התחתון של דף זה? לנוחותך, הנה המאמר באנגלית.

מסדי נתונים שולחניים של access יכול לסייע לך לאחסן ולאתר כמעט כל סוג של מידע, כגון מלאי, אנשי קשר או תהליכים עסקיים. בואו הסבר שלבי הנתיבים שבאפשרותך לבצע כדי ליצור מסד נתונים שולחני של Access, להוסיף נתונים למסד נתונים ולאחר מכן ללמוד אודות השלבים הבאים לעבר התאמה אישית ושימוש מסד הנתונים החדש.

במאמר זה

בחירת תבנית

תבניות Access כוללות טבלאות, שאילתות, טפסים ודוחות מוכללים המוכנים לשימוש. הבחירה בין תבניות היא הדבר הראשון שתראה בעת הפעלת Access, ובאפשרותך לבצע חיפוש מקוון אחר תבניות נוספות.

תצוגת תבניות במסך אתחול ב- Access

  1. ב- Access לחץ על קובץ > חדש.

  2. בחר תבנית מסד נתונים שולחני והזן שם עבור מסד הנתונים שלך, תחת שם קובץ.(אם אינך רואה תבנית אשר עשויה להתאים לך, להשתמשחיפוש תבניות מקוונותתיבת.)

  3. באפשרותך להשתמש במיקום ברירת המחדל ש- Access מציג מתחת לתיבה שם הקובץ או ללחוץ על סמל התיקיה כדי לבחור מיקום.

  4. לחץ על צור.

יצירת מסד נתונים של שולחן עבודה ב- Access מתבנית

בהתאם לתבנית, ייתכן שתצטרך לבצע אחת מהפעולות הבאות כדי להתחיל לעבוד:

  • אם Access מציג תיבת הדו-שיח כניסה עם רשימה ריקה משתמשים:

    1. לחץ על משתמש חדש.

    2. מלא הטופס פרטי משתמש.

    3. לחץ על שמור וסגור.

    4. בחר את שם המשתמש שזה עתה הזנת, ולאחר מכן לחץ על Login.

  • אם Access מציג בהודעה אזהרת אבטחה בסרגל ההודעות, ואתה נותן אמון במקור התבנית, לחץ על הפוך תוכן לזמין. אם מסד הנתונים דורש כניסה, היכנס שוב.

לקבלת פרטים נוספים, קרא את הנושא יצירת מסד נתונים של שולחן עבודה של Access מתבנית.

יצירת מסד נתונים מאפס

אם אף אחת מהתבניות לא מתאימה לצרכיך, באפשרותך להתחיל עם מסד נתונים ריק של שולחן עבודה.

  1. מ- Access, לחץ על חדש > מסד נתונים ריק של שולחן עבודה.

  2. הקלד שם עבור מסד הנתונים בתיבה שם הקובץ.

  3. באפשרותך להשתמש במיקום ברירת המחדל ש- Access מציג מתחת לתיבה שם הקובץ או ללחוץ על סמל התיקיה כדי לבחור מיקום.

  4. לחץ על צור.

הוספת טבלה

במסד נתונים, המידע שלך מאוחסן בטבלאות קשורות מרובות. כדי ליצור טבלה:

  1. בעת פתיחת מסד הנתונים בפעם הראשונה, תראה טבלה ריקה בתצוגת גליון נתונים שבו באפשרותך להוסיף נתונים. כדי להוסיף טבלה אחרת, לחץ על הכרטיסיה יצירה > טבלה. באפשרותך להתחיל להזין נתונים בשדה הריק (תא) או להדביק נתונים ממקור אחר, כגון חוברת עבודה של Excel.

  2. כדי לשנות שם של עמודה (שדה), לחץ פעמיים על כותרת העמודה ולאחר מכן הקלד את השם החדש.

עצה:  שמות בעלי משמעות מאפשרים לך לדעת מה כל שדה מכיל מבלי לראות את תוכנו.

  1. לחץ על קובץ ‏> שמור.

  • כדי להוסיף שדות נוספים, הקלד בעמודה לחץ כדי להוסיף.

  • כדי להזיז עמודה, בחר אותה על-ידי לחיצה על כותרת העמודה ולאחר מכן גרור אותה למיקום הרצוי. באפשרותך גם לבחור כמה עמודות רציפות ולגרור את כולן למיקום חדש.

לקבלת מידע נוסף, ראה מבוא לטבלאות.

העתקה והדבקה של נתונים

באפשרותך להעתיק ולהדביק נתונים מתוכנית אחרת כגון Excel או Word לטבלת Access. אפשרות זו פועלת בצורה הטובה ביותר אם הנתונים מופרדים לעמודות. אם הנתונים נמצאים בתוכנית עיבוד תמלילים כגון Word, השתמש בתגיות כדי להפריד בין העמודות או המר את הנתונים לתבנית טבלה לפני ההעתקה.

  1. אם הנתונים זקוקים לעריכה, כגון הפרדת שמות מלאים לשמות פרטיים ושמות משפחה, עשה זאת תחילה בתוכנית המקור.

  2. פתח את המקור והעתק (‎CTRL + C‏) את הנתונים.

  3. פתח את טבלת Access שאליה ברצונך להוסיף את הנתונים בתצוגת גליון נתונים והדבק אותם (‎CTRL + V).

  4. לחץ פעמיים על כל כותרת עמודה והקלד שם בעל משמעות.

  5. לחץ על קובץ > שמור תן שם לטבלה החדשה שלך.

    הערה: ‏Access מגדיר את סוג הנתונים של כל שדה בהתבסס על הנתונים שאתה מדביק בשורה הראשונה של כל עמודה. לכן, ודא שהנתונים שבשורות הבאות תואמים לשורה הראשונה.

ייבוא נתונים או קישור אליהם

באפשרותך לייבא נתונים ממקורות אחרים, או באפשרותך לקשר הנתונים מ- Access מבלי להעביר את המידע מתוך שבה הוא מאוחסן. קישור יכול להיות אפשרות טובה אם יש לך משתמשים מרובים מעדכן את הנתונים וברצונך לוודא שאתה רואה את הגירסה העדכנית ביותר, או אם ברצונך לשמור שטח אחסון. באפשרותך לבחור אם ברצונך לקשר או לייבא נתונים עבור רוב תבניות. לקבלת מידע נוסף, ראה ייבוא או קישור לנתונים במסד נתונים אחר של Access .

אפשרויות הכרטיסיה 'נתונים חיצוניים' ב- Access

התהליך משתנה במקצת בהתאם למקור הנתונים, אך ההוראות הבאות יאפשרו לך להתחיל:

  1. בכרטיסיה נתונים חיצוניים טאב, לחץ על תבנית נתונים תקבל להיות ייבוא או קישור. אם אינך רואה את התבנית המתאימה, לחץ על יותר.

הערה: אם אתה עדיין לא מוצא את התבנית המתאימה, ייתכן שיהיה עליך לייצא את הנתונים תחילה לתבנית קובץ ש- Access תומך בה (כגון קובץ טקסט מופרד).

  1. פעל בהתאם להוראות אלה בתיבת הדו-שיח קבלת נתונים חיצוניים.

בעת הקישור, תבניות מסוימות זמינות לקריאה בלבד. הנה המקורות החיצוניים שבאפשרותך לייבא מהם נתונים או לקשר אליהם:

ייבוא

קישור

Microsoft Excel

כן

כן
(לקריאה בלבד)

Microsoft Access

כן

כן

מסדי נתונים של ODBC, כגון SQL Server

כן

כן

קבצי טקסט או קבצי ערכים המופרדים באמצעות פסיק (CSV)‏

כן

כן
(הוספת רשומות חדשות בלבד)

רשימת SharePoint

כן

כן

XML

כן

שירותי נתונים

כן
(לקריאה בלבד)

מסמך HTML

כן

כן

תיקיית Outlook

כן

כן

לקבלת מידע נוסף, ראה ייבוא או קישור לנתונים במסד נתונים אחר של Access.

ארגון נתונים בעזרת מנתח הטבלאות

באפשרותך להשתמש באשף מנתח הטבלאות כדי לזהות נתונים מיותרים במהירות. בשלב זה האשף מספק דרך פשוטה לארגון הנתונים בטבלאות נפרדות. Access שומר את הטבלה המקורית כגיבוי.

  1. פתח את מסד הנתונים של Access המכיל את הטבלה שברצונך לנתח.

  2. לחץ על כלי מסד נתונים > נתח טבלה.

    שני העמודים הראשונים של האשף מכילים ערכת לימוד קצרה עם דוגמאות. אם אתה רואה תיבת סימון עם התווית האם להציג עמודי מבוא? סמן את התיבה ולאחר מכן לחץ על חזרה פעמיים כדי לראות את המבוא. אם אינך מעוניין לראות שוב את עמודי המבוא, בטל את הבחירה בתיבה האם להציג עמודי מבוא?

לראש הדף

השלבים הבאים

המשך תהליך העיצוב משתנה בהתאם למה שברצונך לעשות, אך כדאי לבחון נושאים כגון יצירת שאילתות, טפסים, דוחות ופקודות מאקרו. מאמרים אלה יכולים לסייע:

לראש הדף

שפר את הכישורים שלך ב- Office
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×