משימות בסיסיות ב- SharePoint Server 2010

חשוב: מאמר זה תורגם בתרגום מכונה, ראה כתב ויתור. תוכל למצוא את הגרסה באנגלית של המאמר כאן לעיונך.

תחילת העבודה עם Office 2010 להלן כמה משימות בסיסיות ומידע כדי לסייע לך ללמוד כיצד להשתמש Microsoft SharePoint Server 2010.

בנושא זה

מבט כולל על SharePoint Foundation ועל SharePoint Server

היכולות של SharePoint Server

החלקים של אתר SharePoint

פרטי אתר שמשפיעים על החוויה

הוספת תוכן לאתר

ניהול תוכן אתר ועבודה איתו

מבט כולל על SharePoint Foundation ועל SharePoint Server

SharePoint Foundation 2010 הוא הטכנולוגיה המשמשת כבסיס עבור אתרי SharePoint זמין ללא תשלום, והוא נקרא Windows SharePoint Services בגירסאות קודמות. SharePoint Server 2010 מסתמך על טכנולוגיית SharePoint Foundation כדי לספק מסגרת עקביים, מוכרים עבור רשימות, ניהול אתר וספריות התאמה אישית של אתר. כל התכונות הזמינות ב- SharePoint Foundation זמינות גם ב- SharePoint Server 2010.

עם זאת, SharePoint Server 2010 מרחיב את SharePoint Foundation על-ידי מתן יכולות ותכונות נוספות. לדוגמה, SharePoint Server ו- SharePoint Foundation לכלול תבניות אתר לשיתוף פעולה עם עמיתים לעבודה על אתרי צוות, לבלוגים סביבות עבודה של פגישה. עם זאת, SharePoint Server כולל תכונות משופרות של מיחשוב חברתיות כגון הזנות תיוג וחדשות לסייע לאנשים בארגון שלך כדי לגלות, לארגן, נווט אליהם ולשתף מידע עם עמיתים. באופן דומה, SharePoint Server משפר את טכנולוגיית חיפוש מ- SharePoint Foundation כדי לכלול תכונות שימושיות עבור עובדים בארגונים גדולים, כגון היכולת לחפש נתונים עסקיים ב- SAP, Siebel ויישומים עסקיים אחרים.

הן SharePoint Foundation והן SharePoint Server תוכננו כך שיפעלו ביעילות עם תוכניות, טכנולוגיות ושרתים אחרים, לרבות אלה של מערכות Microsoft Office. לדוגמה, באפשרותך להעביר אתר, רשימה או ספריה למצב לא מקוון ב- SharePoint Workspace, לעבוד עם תוכן האתר בזמן שאינך מחובר לרשת ולאחר מכן לבצע סינכרון אוטומטי של השינויים שלך כאשר תתחבר מחדש. באפשרותך להשלים משימות רבות של SharePoint מתוך תוכניות מוכרות של Microsoft Office. לדוגמה, באפשרותך להפעיל או להשתתף בזרימת עבודה כדי לאשר דוח הוצאות מתוך Microsoft Word.

היכולות של SharePoint Server

היכולות של SharePoint Server 2010 הם ממוקד באזורים שישה. מאמר זה מציג בקצרה כל אחד אלה יכולות ולאחר מכן קישורים למאמרים רלוונטיים שבו באפשרותך ללמוד עוד.

שיתוף פעולה ומיחשוב חברתי

SharePoint Server 2010 מרחיב את תכונות שיתוף פעולה של SharePoint Foundation על-ידי קידום עריכה קלה מהדפדפן או מיישומים מוכרים, כגון Microsoft Word, עזרה למשתמשים לקשר משאבים עם תיוג ודירוגי לסייע לאנשים למצוא תשובות מהיר יותר באמצעות הזנות חדשותיות ואנשים החיפוש.

אחד המיקומים העיקריים שבהם באפשרותך לנצל יכולות אלה הוא ב'האתר שלי'. 'האתר שלי' הוא אתר SharePoint משלך שבו באפשרותך לשתף מסמכים, קישורים ומידע אודותיך בפרופיל מקוון. באפשרותך גם לכתוב בלוג אודות תחומי עניין שונים או לחפש את המידע הדרוש לך לביצוע עבודתך.

פרופיל WN

אתה מחליט איזה מידע ברצונך לשתף ואיזה מידע ברצונך לשמור כמידע פרטי ב'האתר שלי'. לאחר מכן באפשרותך לתייג קישורים למידע ולאתר מידע שאנשים אחרים מתייגים או משתפים בהזנות החדשותיות שלהם. כדי ללמוד עוד אודת ניהול מידע ב'האתר שלי', ראה ניהול המידע שאתה משתף באמצעות 'האתר שלי' והפרופיל שלך.

SharePoint Server 2010 מאפשרת גם ההשתתפות במקום כלשהו על-ידי מציע חוויית SharePoint Workspace עשיר בעת למצב מקוון או מנותק מהרשת ולפנות למשתמשים לשתף תוך כדי תנועה.

ניהול תוכן ארגוני

ניהול תוכן ארגוני (ECM) מ- Microsoft מסייעת לארגונים לעמוד האתגרים הכרוכות בעבודה עם כמויות גדולות של תוכן לא מנוהל. SharePoint Server 2010 מהווה מרכיב מרכזי של הפתרון ניהול תוכן ארגוני של Microsoft, אשר מרחיבה את ניהול תוכן אל כל עובד בארגון באמצעות שילוב בכלים מוכרים כגון Microsoft Office system. הפתרון Microsoft ECM מספק יכולות ניהול מחזור חיי שלמה של תוכן — מיצירה, עריכה ושיתוף פעולה, כדי התפוגה — בפלטפורמה מאוחד יחיד.

SharePoint Server 2010 מסייעת לארגונים לנהל את מחזור החיים שלמה של תוכן על-ידי מתן קבוצות שונות של תכונות המאפשרות ארגונים להשיג את המטרות הבאות:

  • ניהול תוכן מגוון    יכולות ניהול מסמכים ב- SharePoint Server 2010 לסייע לארגונים לאחד תוכן מגוון ממיקומים מרובים לתוך מאגר המנוהלים באופן מרכזי עם סיווג לקטגוריות עקבית. המסמך החדש מגדיר תכונה מאפשר לארגון שלך יצירה וניהול של תוצרי עבודה המתפרסות על מסמכים מרובים. חיפוש משולב יכולות לסייע לאנשים למצוא, לשתף ולהשתמש במידע זה. יכולות ניהול מטה-נתונים כגון התכונה החדשה של מאגר המונחים יכולים לסייע לארגונים לניהול מרכזי של מטה-נתונים על-פני אתרים. מטה-נתונים הוא מידע אודות נתונים הנמצא בשימוש כדי לסייע לזהות, מבנה, לגלות ולנהל מידע. תמיכה חדשה עבור ניווט מונחה מטה-נתונים, וכן את היכולת הטבעת שדות מטה-נתונים במסמכי משפר גילוי וחיפוש מידע. באפשרותך גם מוגן תוכן מפני גישה בלתי מורשית. כלי שיתוף פעולה, כגון זרימת עבודה, לסייע לאנשים לעבוד יחד בצורה טובה יותר כדי ליצור, לסקור ובחר אישור מסמכים באופן מובנה.

  • דרישות משפטיות ותאימות ממלאים    יכולות ניהול רשומות ב- SharePoint Server 2010 מאפשרים לארגונים לאחסן והגנה רשומות עסקיות, אחד במקום לצד רשומות בביצוע או במאגר מרכזי נעול למטה. ארגונים באפשרותך להחיל מדיניות תפוגה לרשומות כדי לוודא כי הן נשמרות לפרק הזמן המתאים לציית תקנות או מדיניות עסקיים, ובכך מקלים הסיכון משפטיים לארגון. נתיבי ביקורת לספק הוכחה כדי מבקרים פנימיים וחיצוניים רשומות נשמרו כראוי. ניתן למקם חסימות בעת ביצוע רשומות ספציפיות תחת גילוי משפטיים כדי למנוע הריסה שלהם.

  • לנהל ביעילות אתרי אינטרנט מרובים    יכולות ניהול תוכן אינטרנט ב- SharePoint Server 2010 לאפשר לאנשים לפרסם תוכן אינטרנט עם תוכן קלים לשימוש עריכה הכלי ועל תהליך אישור מוכלל. עובדים באפשרותך להעלות תוכן — לרבות תמונות, שמע ווידאו — לאתרי אינטרנט בצורה נוחה ללא תמיכה נרחבת מתוך לצוות ה-IT. ספריית נכסים חדשה, עם תצוגות עשיר ובוררי; כולל תמיכה חדשה מדיה עשירה תמיכה עבור סרטוני וידאו כסוג תוכן SharePoint; תשתית וידאו של זרימה ולאחר מכן נגן מדיה skinable Silverlight. תבניות טופס של דפי בסיס ופריסות דף מאפשרים לארגונים להחיל מיתוג עקביים לדפים. תכונות מוכללות של ניתוח אינטרנט מספקים תמיכה עבור דוחות ניתוח תעבורה, Search ומלאי. SharePoint Server 2010 מציע גם תשתית יחידה מרובת רמות הפריסה והניהול עבור באינטרא-נט, אקסטרא-נט, ואתרי אינטרנט, כמו גם אתרים רב-לשוניים.

חיפוש Enterprise

SharePoint Server 2010 מספק תשתית החיפוש רב-עוצמה משלימה את הפרודוקטיביות אחרים עסקית כגון ניהול תוכן ארגוני ושיתוף פעולה כדי לסייע לאנשים קבל תשובות טובה יותר מהר יותר ולהגביר את ההשפעה של הידע ומומחיות.

חיפוש מתחשב שלך הקשר אישי וסיוע מקד את החיפוש על-ידי שימוש הניווט אינטראקטיביים מובילים אותך המידע שהדרוש לך. SharePoint Server להרחבת להגיע את החיפוש על-פני מקורות תוכן נוספים וסוגי תוכן כדי להתחבר אל כל המידע בארגון שלך — כולל יישומים ארגוניים כגון SAP, Siebel או מסדי נתונים מותאמים אישית — לזמינים המידע לאנשים הזקוקים לה.

בינה עסקית

בינה עסקית היא סדרת לתמיכה, טכנולוגיה ותהליכים מקבלת מידע המאוחסן במערכות ארגוניות והופך אותה ניתנות להפעלה על-ידי למקם אותו לתוך ידיים האנשים זקוק לו ביותר כך שהם יכולים לקבל החלטות מושכלות. כחלק מפתח של פלטפורמת בינה עסקית של Microsoft, SharePoint Server 2010 יכול לעזור הרחבת יכולות הבינה העסקית לכל האנשים בארגון, כך שכולם יוכלו לגשת בנתונים המתאימים כדי להפוך את ההחלטות הנכון.

הארגון שלך מאחסן כנראה נתונים במגוון תבניות, כגון מסדי נתונים, הודעות דואר אלקטרוני וקבצים הגיליון האלקטרוני. SharePoint Server 2010 מסייע לך לחלץ נתונים ממגוון מקורות והצגה של הנתונים בדרכים כדי להקל ניתוח וקבלת ההחלטות.

Excel Services מעניק למקבלי החלטות את היכולת לפרסם, לשתף ולנהל חוברות עבודה של Excel באתר SharePoint. לאחר מכן, אנשים אחרים בארגון יכולים לשנות ערכי תאים, נוסחאות ועיצוב מהדפדפן בעודם מנתחים את הנתונים.

שירותי PerformancePoint ב- SharePoint Server 2010 באפשרותך להגדיל ניראות יעדים ארגוניים מפתח ומדדים, ולאפשר עומק עשירה יותר של ניתוח ופתרון תובנות. אתה או אנשים אחרים בארגון שלך יכולים ליצור ולהשתמש לוחות מחוונים אינטראקטיביים עם כרטיסי ניקוד, דוחות ומסננים לאיתור מגמות. באפשרותך גם להוסיף תרשימים עשיר לאתרי SharePoint שלך ולאחר להתחבר התרשימים נתונים ממגוון מקורות, כגון רשימות SharePoint, רשימות נתונים חיצוניים, שירותי קישוריות לנתונים עסקיים, Excel Services או Web Part אחרים.

פורטלים

עם SharePoint Server 2010, ארגונים באפשרותך לבנות ולתחזק אתרי פורטל עבור כל היבט של העסק שלהם (פורטלי באינטרא-נט של ארגון, אתרי אינטרנט ארגוניים ולאחר המפעילות אתרי פורטל). ארגון אינטרא-נט ופורטלים מחלקתיות באפשרותך להתחבר אתרים בודדים על-פני ארגון ולאחר לאחד גישה ליישומים עסקיים קיימים. צוותים והאנשים בארגון באפשרותך להשתמש אתר פורטל כדי לגשת את המומחיות, מתן פרטי ויישומים יישומים עסקיים הדרושים להם כדי לבצע משימות שלהם.

יחידים בתוך ארגון המשתמשים באתר פורטל יכולים להפיק תועלת מאתרי 'האתר שלי'. 'האתר שלי' הוא אתר אישי המהווה עבורך מיקום מרכזי לניהול ולאחסון מסמכים, תוכן, קישורים ואנשי קשר. 'האתר שלי' משמש כנקודת קשר עבור משתמשים אחרים בארגון שלך לחיפוש מידע אודותיך ואודות הכישורים ותחומי העניין שלך. אתרי 'האתר שלי' כוללים את תכונות המיחשוב החברתי שהוזכרו לעיל במאמר זה.

SharePoint Server 2010 כולל גם תכונות שבהן ארגונים יכולים להשתמש כדי להתאים אישית את חוויית של אתר פורטל עבור משתמשים בודדים, כגון פילוח תוכן סוגים ספציפיים של משתמשים. הארגון שלך, באפשרותך להתאים אישית את אתר הפורטל באמצעות תוכנית עיצוב אתרים התואמת ל- SharePoint כגון SharePoint Server 2010.

תהליך עסקי וטפסים

SharePoint Server 2010 מספק תכונות רבות שיכולות לעזור לך לשלב ייעול תהליכים עסקיים שלך. זרימות עבודה באפשרותך לייעל את העלות של ותיאום תהליכים עסקיים נפוצים, כגון אישור פרוייקט או מסמך סקירת, על-ידי ניהול ומעקב אחר המשימות המעורבות תהליכים אלה. SharePoint Server 2010 כולל כמה זרימות העבודה המוגדרות מראש באפשרותך להשתמש כפי שהם או להתאים אישית בהתאם לצרכיך. באפשרותך גם להשתמש ב- SharePoint Designer כדי ליצור זרימות עבודה מותאמות אישית התומכות שלך תהליכים עסקיים ייחודיים.

באפשרותך גם ליצור טפסים מבוססות-דפדפן, איסוף הנתונים מארגונים משתמש Microsoft InfoPath 2010.

החלקים של אתר SharePoint

אתר הוא קבוצה של דפי אינטרנט קשורים שבהם יכול הארגון שלך לעבוד על פרוייקטים, לקיים פגישות ולשתף מידע. לדוגמה, ייתכן שלצוות שלך יהיה אתר משלו שבו הוא יאחסן לוחות זמנים, קבצים ומידע פרוצדורלי. אתר הצוות שלך עשוי להיות חלק מאתר פורטל ארגוני גדול שבו מחלקות כגון משאבי אנוש כותבות ומפרסמות מידע ומשאבים עבור שאר הארגון.

לכל אתרי SharePoint יש רכיבים משותפים שעליך להכיר כדי להתחיל לעבוד: רשימות, ספריות, רכיבי Web Part ותצוגות.

אתר צוות

רשימות    רשימה היא רכיב אתר אינטרנט שבו הארגון שלך יכול לאחסן, לשתף ולנהל מידע. לדוגמה, באפשרותך ליצור רשימת משימות כדי לעקוב אחר משימות עבודה או לעקוב אחר אירועי צוות בלוח שנה. כמו כן, באפשרותך לערוך סקר או לארח דיונים בלוח דיונים.

ספריות    ספריה הוא סוג מיוחד של רשימה המאחסנת קבצים, כמו גם מידע אודות קבצים. באפשרותך לקבוע כיצד הם להצגה, מתבצע מעקב אחר, מנוהל וקבצים שנוצרו בספריות.

תצוגות    באפשרותך להשתמש בתצוגות כדי לראות את הפריטים החשובים לך ביותר או שמתאימים ביותר למטרה מסוימת ברשימה או בספריה. לדוגמה, באפשרותך ליצור תצוגה של כל הפריטים ברשימה שחלים על מחלקה מסוימת או לסמן מסמכים מסוימים בספריה. באפשרותך ליצור תצוגות מרובות של רשימה או של ספריה שמתוכן אנשים יוכלו לבחור. כמו כן, באפשרותך להשתמש ב- Web Part כדי להציג תצוגה של רשימה או של ספריה בדף נפרד של האתר שלך.

תצוגת 'המשימות שלי'

רכיבי Web Part    רכיב Web Part הוא יחידת מידע מודולרית המהווה אבן בניין בסיסית של רוב הדפים באתר. אם יש לך הרשאה לעריכת דפים באתר שלך, באפשרותך להשתמש ברכיבי Web Part כדי להתאים אישית את האתר שלך כך שיציג תמונות ותרשימים, חלקים של דפי אינטרנט אחרים, רשימות של מסמכים, תצוגות מותאמות אישית של נתונים עסקיים, ועוד.

Web Part

פרטי אתר שמשפיעים על החוויה

פרטי ההתקנה וקביעת התצורה של SharePoint משפיעים על מה שתראה ועל האפשרויות שיהיו זמינות עבורך באתר שלך.

הרשאות    אם הוקצתה רמת ההרשאה שליטה מלאה ברירת המחדל, תקבל בטווח המלא של אפשרויות לניהול האתר. אם הוקצתה את רמת ההרשאה ' השתתפות ' או ' קרא, אפשרויות ולבני גישה לתוכן באתר מוגבלים יותר. רבות מהאפשרויות המוזכרים במאמר זה אינן זמינות למשתמשים בעלי רמת ההרשאה קורא, המאפשרת למשתמשים לקרוא תוכן אך לא לבצע בו שינויים. מאחר הרשאות מיועד להיות גמיש וניתן להתאמה אישית, ייתכן שלארגון שלך יש הגדרות ייחודיות משלו.

התאמה אישית    ייתכן שהארגון שלך התאים אישית את ההרשאות של האתר ואת התאמתו למותג, או אף התאים אישית את הניווט באתר והעביר פקדים כגון התפריט פעולות אתר למיקום אחר בדף. באופן דומה, ייתכן שהארגון שלך החליט לא להשתמש בפונקציונליות של רצועת הכלים שהוצגה ב- SharePoint 2010.

הגירסה של SharePoint    מאמר זה דן אופן תחילת העבודה ב- SharePoint Server 2010. אם הארגון שלך משתמש ב- SharePoint Foundation 2010, ראה תחילת העבודה עם SharePoint Foundation 2010. אם אתה משתמש בגירסה קודמת של SharePoint, עיין בעזרה עבור גירסה זו.

הוספת תוכן לאתר

באפשרותך להוסיף פריטים לרשימות וקבצים לספריות באמצעות דפדפן אינטרנט. הלחצנים המשמשים לביצוע הפעולות הנפוצות ביותר נמצאים ברצועת הכלים, הממוקמת ליד הקצה העליון של הדף ברוב הדפים של אתר.

רצועת הכלים של WN

לחצנים ברצועת הכלים עשויים להופיע בצבע אפור מעומעם מכל אחת מהסיבות שלהלן:

  • הפעולה אינה ישימה או שהיא תלויה בפעולה אחרת. לדוגמה, עליך לבחור בתיבת הסימון עבור מסמך לפני שיהיה באפשרותך להוציא אותו.

  • אין לך הרשאה לביצוע המשימה.

  • התכונה אינה זמינה עבור האתר. לדוגמה, ייתכן שזרימות עבודה לא יהיו זמינות באתר.

באפשרותך גם לשמור קבצים לספריה מתוכניות לקוח מסוימות התואמות ל- SharePoint Server. לדוגמה, באפשרותך לשמור מסמך Microsoft Word בספריה באתר SharePoint בעת העבודה ב- Word.

כדי להוסיף פריט לרשימה או קובץ לספריה, עליך להיות בעל הרשאת תרומה לרשימה או לספריה. לקבלת מידע נוסף אודות האופן שבו הארגון שלך משתמש בהרשאות וברמות הרשאה, פנה לבעל האתר או למנהל האתר שלך.

בעת הוספת הפריט או הקובץ, אנשים אחרים שיש להם הרשאה לקרוא את הרשימה יכולים להציג את הפריט או הקובץ, אלא אם הוא מחייב אישור. אם הפריט או הקובץ מחייב אישור, הוא מאוחסן במצב המתנה ברשימה או בספריה, עד לאישורו על-ידי אדם בעל ההרשאות המתאימות. אם אתה כבר מציג את הרשימה או הספריה, כאשר נוסף פריט או קובץ, ייתכן שתצטרך לרענן את הדפדפן כדי לראות את הפריט או הקובץ החדש.

רשימות וספריות יכולות גם לנצל תכונות של דואר אלקטרוני, אם דואר נכנס או יוצא זמין באתר. רשימות אחדות, כגון לוחות שנה, הודעות, בלוגים ולוחות דיונים, ניתנות להגדרה כך שאנשים יוכלו להוסיף להן תוכן על-ידי שליחת דואר אלקטרוני. רשימות אחרות, כגון משימות ורשימות מעקב אחר בעיות, ניתנות להגדרה כך שיישלח דואר אלקטרוני למשתמשים כאשר מוקצים פריטים עבורם.

בנוסף להוספת תוכן לרשימות ולספריות קיימות, ייתכן שיש לך הרשאה ליצור רשימות וספריות חדשות. תבניות הרשימה והספריה נותנות לך יתרון. בהתאם לרמת ההרשאה שלך, תוכל גם ליצור ולהתאים אישית דפים ואתרים חדשים.

רשימות

על-אף שקיימים סוגים שונים של רשימות, ההליך של הוספת פריטים אליהן דומה, כך שאין צורך ללמוד מספר שיטות חדשות כדי לעבוד עם סוגים שונים של רשימות. פריט רשימה מכיל טקסט בסדרה של עמודות, אך מספר רשימות עשויות לאפשר הוספת קבצים מצורפים לפריט.

הוספת פריט לרשימה

  1. ברשימה שבה ברצונך להוסיף את הפריט, לחץ על הכרטיסיה פריטים ברצועת הכלים. (הכרטיסיה אירועים של לוח שנה.)

  2. לחץ על פריט חדש (אירוע חדש עבור לוח שנה).

    עצה: דרך מהירה נוספת להוספת אירוע ללוח שנה היא להצביע על התאריך בלוח השנה ולאחר מכן ללחוץ על הוסף.

  3. מלא את השדות הדרושים ושדות אחרים שברצונך למלא.

  4. לחץ על שמור.

עריכה או מחיקה של פריט ברשימה

  1. הצבע על פריט ולאחר מכן בחר בתיבת הסימון המופיעה לצד הפריט.

    עצה: באפשרותך לבצע פעולות בפריטים מרובים על-ידי בחירה בתיבות סימון מרובות.

  2. בכרטיסיה פריטים ברצועת הכלים, לחץ על ערוך פריט או על מחק פריט, בהתאם לצורך.

בסוגים רבים של אתרים, חלק מהרשימות נוצרות עבורך. רשימות ברירת מחדל אלה נעות מלוח דיונים ועד לרשימת לוח שנה. אם יש לך הרשאה, באפשרותך גם ליצור רשימות ממספר סוגים של תבניות רשימה, המספקות מבנה והגדרות שמעניקים לך יתרון.

יצירת רשימה

  1. כדי ליצור רשימה, לחץ על התפריט פעולות אתר תפריט 'פעולות אתר' ולאחר מכן לחץ על אפשרויות יצירה נוספות.

    הערה: אם אינך רואה את התפריט פעולות אתר או אם אפשרות היצירה אינה מופיעה, ייתכן שאין לך הרשאה ליצור רשימה.

  2. בדף 'יצירה', לחץ על סוג הרשימה שברצונך ליצור. לדוגמה, קישורים.

  3. הקלד שם עבור הרשימה, מלא את כל השדות האחרים שברצונך למלא ולאחר מכן לחץ על צור.

ספריות

ספריה היא מיקום באתר שבו באפשרותך ליצור, לאסוף, לעדכן ולנהל קבצים עם חברי צוות. בכל ספריה מוצגת רשימת קבצים ומידע מפתח אודות הקבצים, המסייעים לאנשים להשתמש בקבצים כדי לעבוד יחד.

באפשרותך להוסיף קובץ לספריה על-ידי העלאתו מדפדפן האינטרנט שלך. לאחר שתוסיף את הקובץ לספריה, אנשים אחרים בעלי ההרשאה המתאימה יוכלו לראות את הקובץ. אם אתה כבר מציג את הספריה בעת הוספת קובץ, ייתכן שתצטרך לרענן את הדפדפן כדי לראות את הקובץ החדש.

אם אתה משתמש בתוכנית התואמת ל- SharePoint Server, באפשרותך ליצור קובץ חדש בהתבסס על תבנית בעת העבודה בספריה. כמו כן, באפשרותך לשמור קובץ בספריה מתוכנית אחרת כגון SharePoint Workspace או Microsoft Word.

הוספת קובץ לספריה

  1. בספריה שבה ברצונך להוסיף את הקובץ, לחץ על הכרטיסיה מסמכים ברצועת הכלים.

  2. לחץ על העלה מסמך.

  3. עבור למסמך ולאחר מכן לחץ על אישור.

עצה: אם אתה משתמש תוכנית התואמת ל- SharePoint Server 2010, כגון Microsoft Word 2010, באפשרותך לגרור ולשחרר מסמכים מתוך סייר Windows לתוך תיבת הדו-שיח העלה מסמך.

עריכה או מחיקה של קובץ בספריה

  1. הצבע על קובץ ולאחר מכן בחר בתיבת הסימון המופיעה לצד הקובץ.

  2. בכרטיסיה מסמכים ברצועת הכלים, לחץ על ערוך מסמך או על מחק מסמך, בהתאם לצורך.

ספריית ברירת מחדל, הנקראת מסמכים משותפים, נוצרת עבורך כאשר אתה יוצר סוגים רבים של אתרים. מסמכים משותפים היא ספריית מסמכים שיכולה לשמש אותך לשם אחסון מספר סוגים של קבצים. באפשרותך ליצור ספריות נוספות, כגון ספריית תמונות עבור אחסון תמונות, אם יש לך הרשאה לנהל רשימות.

יצירה של ספריית מסמכים

  1. כדי ליצור ספריית מסמכים, לחץ על התפריט פעולות אתר תפריט 'פעולות אתר' ולאחר מכן לחץ על ספריית מסמכים חדשה.

    הערה: אם אינך רואה את התפריט פעולות אתר או אם אפשרות היצירה אינה מופיעה, ייתכן שאין לך הרשאה ליצירת ספריה.

  2. הקלד שם עבור הספריה, מלא את כל השדות האחרים שברצונך למלא ולאחר מכן לחץ על צור.

כדי להציג את שאר סוגי הספריות שבאפשרותך ליצור, לחץ על פעולות אתר ולאחר מכן לחץ על אפשרויות יצירה נוספות. הצבע על אפשרות ספריה כדי להציג תיאור עבורה.

יצירת ספריה מסוג אחר

  1. כדי ליצור ספריה, לחץ על תפריט פעולות אתר תפריט 'פעולות אתר' ולאחר מכן לחץ על אפשרויות נוספות.

    הערה: אם אינך רואה את תפריט פעולות אתר, או אם האפשרות ליצירה אינה מופיעה, ייתכן שאין לך הרשאה ליצירת ספריה.

  2. הצבע על אפשרות ספריה כדי להציג תיאור עבורה.

  3. הקלד שם עבור הספריה, מלא את כל השדות האחרים שברצונך למלא ולאחר מכן לחץ על צור.

    כדי להגדיר אפשרויות כגון קביעה אם הספריה תופיע או לא ב'הפעלה מהירה', לחץ על אפשרויות נוספות לפני שתלחץ על צור.

אתרים ודפים

אתר יכול לשרת מטרה כללית, כגון אחסון לוחות זמנים, הנחיות, קבצים ומידע אחר שהצוות מעיין בו לעיתים תכופות. לחלופין, אתר יכול לשרת מטרה ספציפית יותר, כגון מעקב אחר פגישות או אירוח בלוגים, בהם חבר מהארגון מציב חדשות ורעיונות בתכיפות.

אתר בלוג

באפשרות הארגון להשתמש בדפים, אתרי משנה, ואתרים ברמה העליונה כדי לחלק תוכן אתר לאתרים ייחודיים הניתנים לניהול בנפרד. לדוגמה, לכל מחלקה בארגון שלך עשוי להיות אתר צוות משלה המהווה חלק מאתר פורטל גדול יותר.

באפשרותך להוסיף תוכן לאתרים על-ידי הוספת רשימות וספריות. אם יש לך הרשאה, תוכל גם להוסיף דפים לאתר שלך. ייתכן שתשקול שימוש בדפי Web Part, המאפשרים לך להשתמש ברכיבי Web Part כדי להוסיף תוכן דינמי במהירות.

אם עליך ליצור אתרים חדשים, באפשרותך לבחור מתוך מספר סוגים של תבניות אתר לקבלת יתרון ביצירת אתר חדש. יצירת אתרים ואתרי משנה תלויה באופן שבו הגדיר הארגון את האתרים שלו ואת ההרשאות ליצור אותם. לקבלת מידע נוסף אודות האופן שבו הארגון שלך מנהל הרשאות לאתרים, פנה לבעל האתר או למנהל האתר.

יצירת אתר

  1. כדי ליצור אתר, לחץ על התפריט פעולות אתר תפריט 'פעולות אתר' ולאחר מכן לחץ על אתר חדש.

    הערה: אם אינך רואה את התפריט פעולות אתר או אם אפשרות היצירה אינה מופיעה, ייתכן שאין לך הרשאה ליצירת אתר.

  2. הקלד כותרת ושםURL עבור האתר.

  3. תחת בחירת תבנית, בחר תבנית אתר.

  4. בחר את כל האפשרויות האחרות הרצויות לך ולאחר מכן לחץ על צור.

יצירת דף

הערה: השלבים ליצירת דף עשויים להשתנות בהתאם לסוג האתר שאתה נמצא בו, בהתאם לזמינותן של תכונות פרסום ובהתאם לצורך באישור לשם פרסום דפים.

  1. כדי ליצור עמוד, לחץ על תפריט פעולות אתר תפריט 'פעולות אתר' ולאחר מכן לחץ על עמוד חדש.

    הערה: אם אינך רואה את תפריט פעולות אתר, או אם אפשרות היצירה אינה מופיעה, ייתכן שאין לך הרשאה ליצור דף.

  2. הקלד שם עבור הדף ולאחר מכן לחץ על צור.

  3. בדף החדש שיצרת, בצע אחת או יותר מהפעולות הבאות:

    • כדי להוסיף טקסט, הקלד או העתק טקסט לתוך תיבת הטקסט.

    • כדי לעצב את הטקסט שלך, לחץ על הכרטיסיה עיצוב טקסט ברצועת הכלים ובחר בלחצן.

    • כדי להוסיף Web Part או רשימה קיימת, לחץ על הכרטיסיה הוספה, לחץ על הלחצן המתאים, בחר ב- Web Part או ברשימה הרצויים ולאחר מכן לחץ על הוסף.

    • כדי להוסיף רשימה חדשה, לחץ על הכרטיסיה הוספה, הקלד כותרת עבור הרשימה שלך, לחץ על סוג רשימה כדי לבחור בה ולאחר מכן לחץ על אישור.

  4. לאחר שתסיים לערוך את הדף, לחץ על שמור ברצועת הכלים.

עריכת דף

  1. כדי לערוך דף, לחץ על לחצן ערוך ברצועת הכלים.

    הערה: אם אינך רואה את לחצן ערוך, ייתכן שאין לך הרשאה ליצירת דף.

  2. בצע אחת או יותר מהפעולות הבאות:

    • כדי להוסיף טקסט, הקלד או העתק טקסט לתוך תיבת הטקסט.

    • כדי לעצב את הטקסט שלך, לחץ על הכרטיסיה עיצוב טקסט ברצועת הכלים ובחר בלחצן.

    • כדי להוסיף Web Part או רשימה קיימת, לחץ על הכרטיסיה הוספה, לחץ על הלחצן המתאים, בחר ב- Web Part או ברשימה הרצויים ולאחר מכן לחץ על הוסף.

    • כדי להוסיף רשימה חדשה, לחץ על הכרטיסיה הוספה, הקלד כותרת עבור הרשימה שלך, לחץ על סוג רשימה כדי לבחור בה ולאחר מכן לחץ על אישור.

  3. לאחר שתסיים לערוך את הדף, לחץ על שמור ברצועת הכלים.

ניהול תוכן אתר ועבודה איתו

כדי לעזור לצוות שלך להיות פרודוקטיבי יותר, ישנם מספר אופנים של ניהול והרחבה של תוכן ברשימות, בספריות ובאתרים. חלק מהתכונות עוזרות לצוות שלך למצוא מידע ולעבוד איתו בצורה יעילה יותר. תכונות אחרות מסייעות לך לנהל את הגישה למידע.

ניווט לתוכן

רכיבי ניווט מסייעים לאנשים לאתר את התוכן הנחוץ להם. שני פריטי ניווט אותם תוכל להתאים אישית הם סרגל הקישורים העליון וה'הפעלה המהירה'.

על-ידי שימוש בעמודי ההגדרות עבור כל רשימה או ספריה, באפשרותך לבחור אילו רשימות ומופיעות ספריות בהפעלה המהירה. באפשרותך גם לשנות את סדר הקישורים, להוסיף או למחוק קישורים, ולהוסיף או למחוק את המקטעים שלתוכו מאורגנים הקישורים. לדוגמה, אם יש לך רשימות רבות מדי במקטע רשימה, באפשרותך להוסיף מקטע חדש עבור רשימות משימות שבו באפשרותך לכלול קישורים אל רשימות המשימות שלך. באפשרותך לבצע את כל השינויים הללו בהפעלה המהירה מתוך דפדפן התואמת ל- SharePoint Server 2010. באפשרותך גם להוסיף קישורים לדפים מחוץ לאתר.

הפעלה מהירה

סרגל הקישורים העליון מספק למשתמשי האתר דרך להגיע לאתרים אחרים באוסף האתרים על-ידי הצגת שורת לשוניות בראש כל דף באתר. בעת יצירת אתר חדש, באפשרותך לבחור אם לכלול את האתר בסרגל הקישורים העליון של אתר האב ואם להשתמש בסרגל הקישורים העליון מאתר האב.

סרגל קישורים עליון

אם האתר משתמש בסרגל קישורים עליון ייחודי, באפשרותך להתאים אישית את הקישורים שמופיעים בסרגל הקישורים העליון של האתר. אפשר להציג כל אתר שנוצר בתוך אתר האב בסרגל הקישורים העליון, בתנאי שתצורת האתרים הוגדרה כך שהם יורשים את סרגל הקישורים העליון מאתר האב. באפשרותך גם לכלול קישורים לאתרים אחרים מחוץ לאוסף האתרים.

ניהול גישה לתוכן

באפשרותו של בעל אתר או מנהל אתר להעניק רמות הרשאה למשתמשים ולקבוצות SharePoint, המכילות משתמשים. ההרשאות ניתנות להחלה על אתר, הרשימות והספריות באתר והפריטים ברשימות ובספריות.

באפשרותך להקצות רמות הרשאה שונות עבור אובייקטים שונים, כגון אתר, רשימה, ספריה, תיקיה בתוך רשימה או ספריה, פריט רשימה או מסמך ספציפיים.

ארגון רשימות וספריות

הדרך שבה תארגן את הרשימות והספריות שלך תלויה בצרכי הקבוצה שלך ובהעדפות שלך לאחסון ולחיפוש המידע. תכנון מראש עשוי לסייע לך להגדיר את המבנה שפועל באופן הטוב ביותר עבור הארגון שלך.

מידע ברשימות ובספריות מאוחסן בעמודות, כגון 'תואר', 'שם משפחה' או 'חברה'. באפשרותך להשתמש בעמודות כדי למיין ולסנן פריטים כפי שתעשה זאת בגליון אלקטרוני על-ידי לחיצה על כותרות העמודות ברשימה או בספריה. בנוסף, באפשרותך להשתמש בתצוגות כדי לראות את הפריטים ברשימה או בספריה שהם החשובים לך ביותר.

שינוי התצוגה של רשימה או ספריה

  1. ברשימה או בספריה שבהן ברצונך לשנות את התצוגה, לחץ על הכרטיסיה רשימה או ספריה ברצועת הכלים.

  2. בקבוצה ניהול תצוגות, תחת תצוגה נוכחית, לחץ על החץ שליד רשימת התצוגות ולאחר מכן בחר תצוגה.

תצוגת 'המשימות שלי'

אם עליך לאחסן מידע נוסף אודות פריטי רשימה או קבצים בספריה, באפשרותך להוסיף עמודות כדי לסייע לך במיון, קיבוץ ויצירת תצוגות מרובות של הרשימה. לדוגמה, באפשרותך למיין רשימה לפי תאריך היעד שלה או לקבץ את הפריטים לפי שם המחלקה.

קיימות מספר אפשרויות עבור סוג העמודה שתיצור, כולל שורה בודדת של טקסט, רשימה נפתחת של אפשרויות, מספר המחושב מתוך עמודות אחרות או אפילו השם והתמונה של אדם באתר שלך.

יצירת עמודה

  1. ברשימה או בספריה שבהן ברצונך להוסיף את הקובץ, לחץ על הכרטיסיה רשימה או ספריה ברצועת הכלים.

  2. לחץ על צור עמודה.

  3. הקלד שם עבור העמודה ובחר סוג עמודה.

  4. בחר הגדרות נוספות כלשהן ולאחר מכן לחץ על אישור.

בנוסף, באפשרותך להשתמש בעמודות שברשימה או בספריה כדי ליצור תצוגות שיסייעו למחלקות ספציפיות לחפש את המידע המעניין אותן ביותר, כגון משימות בעדיפות הגבוהה ביותר או כל הפריטים שהוקצו לכל אדם. לקבלת מידע אודות יצירה ושינוי ל תצוגות, ראה יצירה, שינוי או מחיקת תצוגה.

תכונות מסוימות של רשימות יכולות לסייע לצוות שלך ליצור ולנהל פריטים ביעילות על-פני מספר רשימות או ספריות. לדוגמה, באפשרותך ליצור עמודה המספקת מידע אודות פריטי רשימה ולאחר מכן לשתף אותה על פני רשימות אחרות. לחלופין, אם ברצונך שקובץ יהיה זמין בספריות מרובות, באפשרותך להעתיק אותו בקלות לספריות נוספות באתר. באפשרותך להגדיר כי תתבקש לבצע עדכונים אם הקובץ השתנה.

לקבלת מידע אודות ניהול רשימות וספריות גדולות, ראה ניהול רשימות וספריות עם פריטים רבים.

שימוש בתכונות נגישות

אתרים מעוצבים כך שתהיה גישה מלאה אל רשימות, ספריות ותכונות אחרות באמצעות מקשים בלבד. 'מצב נגיש יותר' מאפשר למשתמשים של טכנולוגיות נגישות לקיים אינטראקציה ביתר קלות עם תפריטים ופקדים שונים. קישורי דלג לתוכן ראשי מאפשרים למשתמשי לוח מקשים לדלג על קישורי ניווט חוזרים ולהגיע אל התוכן המשמעותי יותר בדף.

הסימון של כותרות נועד להגדיר בצורה טובה יותר את המבנה ולשפר את הניווט עבור אנשים המשתמשים בקוראי מסך. תמונות שתעלה לאתר מאפשרות הגדרת טקסט חלופי מותאם אישית. לדוגמה, באפשרותך להקצות טקסט מותאם אישית חלופי לתמונה שמופיעה בדף הבית ברכיב Web Part של תמונת אתר או לתמונה שהוספת לספריית תמונות. לצורך הצגה של אתרים, אפשרויות הניגודיות הגבוהה ב- Windows מתאימות למשתמשים לקויי ראיה.

מעקב אחר גירסאות

ייתכן כי הרשימה או הספריה מוגדרת לבצע מעקב אחר גירסאות, כך שתוכל לשחזר גירסה קודמת אם תעשה טעות ולהציג היסטוריית גירסאות של השינויים. כאשר מתבצע מעקב אחר גירסאות, מהדורות הפריטים או הקבצים והמאפיינים שלהם מאוחסנים. מצב זה מאפשר לך לנהל תוכן טוב יותר כאשר הוא משתנה ואפילו לשחזר גירסה קודמת, אם תעשה טעות בגירסה הנוכחית. ניהול גירסאות מועיל במיוחד כאשר מספר אנשים עובדים יחד על פרוייקט או כאשר מידע עובר דרך מספר שלבים של פיתוח ובדיקה.

היסטוריית גירסאות

1. הגירסה הראשית הנוכחית שפורסמה מסומנת, ומספר הגירסה הוא מספר שלם.

2. גירסה נוצרת כאשר מאפיינים או מטה-נתונים משתנים.

3. הגירסה הראשונה של קובץ היא תמיד גירסה משנית מספר 0.1.

ניהול גירסאות זמין עבור פריטי רשימות בכל סוגי הרשימות המהווים ברירת מחדל - כולל לוחות שנה, רשימות מעקב אחר בעיות ורשימות מותאמות אישית - כן עבור כל סוגי הקבצים שניתן לאחסן בספריות, כולל דפי Web Part.

עריכה משותפת של מסמכים

באפשרות שני משתמשים או יותר לערוך מסמך Word או מצגת PowerPoint בו-זמנית. תכונה חדשה זו מאפשרת לך לקרוא ולכתוב חלקים מקובץ המאוחסן ב- SharePoint. לדוגמה, באפשרותך לעבוד על פיסקה אחת במסמך Word בזמן שעמיתך עובד על פיסקה אחרת באותו מסמך ובאותו זמן.

עדכון רציף לגבי שינויים

RSS מספק לך דרך נוחה להפיץ ולקבל מידע בתבנית תקנית, כולל עדכונים לרשימות ולספריות. תבנית קובץ XML תקנית מאפשרת להציג את המידע בתוכניות שונות רבות. כמו כן, באפשרותך להירשם לרשימות ולספריות על-ידי הגדרת התראות, כדי לדעת מתי תוכן השתנה.

צוות יכול להשתמש בהזנות כדרך להתאים אישית את התוכן עבור חברי צוות הנרשמים כמנויים להזנות ולהציע קישורים חזרה לאתרי האינטרנט שלהם. הזנות RSS הן דרך קלה לעקוב אחר התקדמות הצוות ועדכונים בפרוייקט. במקום לדפדף באתרי אינטרנט מרובים, תקבל את החדשות או העדכונים העדכניים ביותר מאתרים אלה באופן אוטומטי.

ניהול זרימת עבודה

זרימת עבודה מסייעת לאנשים לשתף פעולה במסמכים ולנהל משימות פרוייקט על-ידי יישום תהליכים עסקיים ספציפיים על מסמכים ופריטים באתר. זרימות עבודה מסייעות לארגונים לדבוק בתהליכים עסקיים עקביים. זרימות עבודה גם משפרות יעילות ויצרנות ארגונית על-ידי ניהול המשימות והשלבים בהם כרוך תהליך עסקי ספציפי. מצב זה מאפשר לאנשים המבצעים משימות אלו להתרכז בביצוע העבודה במקום בניהול זרימת העבודה.

זרימות עבודה יכולות לייעל את העלות ואת הזמן הדרושים כדי לתאם תהליכים עסקיים נפוצים, כגון אישור פרוייקט או סקירת מסמך על-ידי ניהול ומעקב אחר משימות האנוש המעורבות בתהליכים אלה. לדוגמה, ארגון יכול להשתמש בזרימת עבודה מוגדרת מראש עבור אישור או ליצור ולפרוס זרימת עבודה מותאמת אישית כדי לנהל תהליך עסקי אחר.

עבודה עם סוגי תוכן

ייתכן כי הרשימה או הספריה תומכת בסוגי תוכן מרובים. סוגי תוכן מאפשרים לארגונים לארגן, לנהל ולטפל בכמויות גדולות של תוכן ביתר יעילות. אם הרשימה או הספריה מוגדרת לאפשר סוגי תוכן מרובים, תוכל להוסיף סוגי תוכן מרשימה של אפשרויות זמינות שבהן משתמש הארגון שלך בתכיפות, כגון מצגות שיווק או חוזים.

לאחר הוספת סוג תוכן לרשימה או ספריה, אתה מאפשר לרשימה או ספריה זו להכיל פריטים מסוג זה. משתמשים יוכלו לאחר מכן להשתמש בלחצן פריט חדש באותה רשימה או ספריה כדי ליצור פריטים חדשים מסוג זה.

אחד מהיתרונות העיקריים של סוגי תוכן עבור רשימות וספריות הוא שהם מאפשרים לרשימה או לספריה בודדות להכיל סוגי פריטים מרובים או סוגי מסמכים מרובים, שכל אחד מהם עשוי להכיל מטה-נתונים, מדיניות או אופני פעולה ייחודיים. לקבלת מידע נוסף אודות עבודה עם סוגי תוכן, ראה מבוא לסוגי תוכן ופרסום סוגי תוכן.

הערה: כתב ויתור בנוגע לתרגום מכונה: מאמר זה תורגם על-ידי מערכת מחשב, ללא התערבות אדם. Microsoft מציעה את תרגומי המכונה כדי לסייע למשתמשים שאינם דוברי אנגלית ליהנות מתוכן בנושא מוצרים, שירותים וטכנולוגיות של Microsoft. מכיוון שהמאמר תורגם על-ידי מכונה, הוא עלול להכיל שגיאות באוצר המילים, בתחביר או בדקדוק.

שפר את הכישורים שלך ב- Office
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×