מפת דרכים עבור יצירה והגדרה של ספריות SharePoint

חשוב: מאמר זה תורגם בתרגום מכונה, ראה כתב ויתור. תוכל למצוא את הגרסה באנגלית של המאמר כאן לעיונך.

ספריה היא מקום באתר שבו חברי צוות יכולים לעבוד יחד כדי ליצור, לעדכן ולנהל קבצים. הדרך הטובה ביותר הגדרת ספריה תלוי אופן השימוש הספריה מספר האנשים שישתמשו בו.

נדרשים רק כמה שלבים כדי להגדיר ספריה בסיסיות שיסייעו לך בניהול מסמכי צוות מסוימים. אם לארגון שלך יש תהליך מוגדר לפיתוח מסמכים שלו, או אם מספר אנשים עובדים על אותו מסמך, שקול היכרות עם תכונות ניהול מתקדמות יותר של מסמך, כגון סוגי תוכן וזרימות עבודה.

מפת דרכים זה מיועד לאנשים מי אתה יצירה והגדרה של ספריות עבור אתר Microsoft Office SharePoint Server 2007 אך מי אינם למומחי IT. אם אתה מומחה, ייתכן TechNet טוב יותר עונה על צרכיך.

מושגים ותכנון

אם הארגון שלך פועלת על מספר רב של מסמכים, מומלץ פיתוח אסטרטגיה עבור ארגון וניהול של המסמכים שלך לפני שהאנשים להתחיל להוסיף תוכן. לדוגמה, באפשרותך להשתמש עמודות ותצוגות כדי לסייע להגביל את מספר המסמכים המוצגים בבת אחת.

ספריות יכול גם להיות חלק מרכזי של תהליך ניהול מסמכים, עם כלים כדי לספק עקביות, ניהול כמויות גדולות של תוכן ולשלוט זרימת העבודה בפיתוח תוכן.

היכרות עם ספריות

ייתכן שלארגון שלך יש מספר ספריות באתר SharePoint, כגון ספריות אחד או יותר עבור מסמכי צוות, ספריה עבור דפי אינטרנט, ספריית שקופיות עבור מצגות ספריית תמונות עבור צילומים ותמונות אחרות.

הרעיון

תיאור

מבוא לספריות

קרא אודות היתרונות, סוגי ותכונות של ספריות.

ארגון קבצים בספריה

למד אסטרטגיות ארגון קבצים בספריות לפני שאתה יוצר ספריות שלך.

מפת דרכים להדרכה ספריית מסמכים של SharePoint

הצגת מפת דרכים של חמש קורסים שונים על ספריות מסמכים.

תכנון כיצד לארגן ולנהל קבצים

ספריות SharePoint יש כמה תכונות שיעזרו לצוות שלך לנהל ולסדר מסמכים שלו. תכנון מוקדם יכול לסייע לך להגדיר את המבנה הטוב ביותר עבור הארגון שלך.

האופן שבו ניתן לארגן את הקבצים שלך בספריה תלויה בצרכים של הקבוצה שלך לגבי האופן שבו אתה מעדיף לאחסן וחפש את המידע שלך. תצוגות ותיקיות יכולה לסייע לצוות שלך לעבוד בצורה מאורגנת.

הוצאת קבצים הוא כלי המאפשר חברי הצוות שלך לעבוד על קבצים באופן בלעדי ולמנוע התנגשויות קבצים. הצוות שלך ייתכן שתרצה גם להשתמש ניהול גירסאות, שבו נוצרת היסטוריית גירסאות של הקבצים. ניהול גירסאות נמשך יותר שטח בשרת, אך מאפשרת הצוות שלך לשחזר גירסאות קודמות של קבצי אם הם תקינים בטעות.

לדוגמה, הארגון שלך באפשרותך להשתמש הוצאת קבצים של מסמכים וניהול גירסאות כדי לסייע בניהול כיצד אנשים לעבוד על קבצים. כדי לעבוד על קובץ, מישהו מוציאה אותה כך שאף אחד אחר אינו יכול תמחק בטעות חלק מהשינויים. כאשר ניהול גירסאות, הצוות באפשרותך לעקוב אחר היסטוריית גירסאות ' באפשרותך לשחזר גירסה קודמת אם מישהו מבצע טעות.

הרעיון

תיאור

כיצד פועל ניהול גירסאות ברשימה או בספריה

למד אודות ניהול גירסאות, אשר מאפשר לך לעקוב אחר היסטוריית גירסאות והצגה של ולשחזר גירסאות קודמות של מסמך.

ארגון קבצים בספריה

קרא אודות דרכים שונות כדי לארגן קבצים בספריה. כדאי תכנון המבנה של הספריה שלך לפני שאתה יוצר וקבע את תצורתו.

מפת דרכים למתן גישה למשתמשים לאתרים ולתוכן אתרים

ראה מבט כולל על ניהול גישה לאתרים ולתוכן אתרים, כולל אם יורשים הרשאות באתרי משנה או להחיל הרשאות ייחודיות.

הערכת אם להשתמש ניהול מסמכים מתקדמות

כאשר אין ארגונים כל סוג של מערכת ניהול מסמכים רשמית במקום, תוכן הוא לעתים קרובות יצרת ושמרת בדרך לא מנוהל ו- decentralized משותפים של קבצים מפוזרים והן כוננים בודדים. כך הקשיח לעובדים שבו יוכלו למצוא, שיתוף ושיתוף פעולה באופן יעיל על התוכן. גם כך קשה עבור ארגונים לשימוש את מידע עסקי בעל ערך והנתונים את התוכן.

Office SharePoint Server 2007 תומך צרכי ניהול מסמכים בארגון שלך על-ידי מתן ערכה רחב של המסמך יכולות ניהול המאפשרות לך לבצע את הפעולות הבאות:

  • לאחסן, לארגן ולשתף מסמכים לאתר.

  • ודא העקביות של מסמכים.

  • ניהול מטה-נתונים עבור מסמכים.

  • לעזור להגן על מסמכים מפני גישה בלתי מורשית או להשתמש.

  • ודא תהליכים עסקיים עקביים (זרימות עבודה) עבור אופן הטיפול מסמכים.

הרעיון

תיאור

מבוא לניהול מסמכים

למד דרכים שונות, באפשרותך להשתמש ניהול מסמכים לניהול תוכן ותהליכים בארגון שלך.

מבוא לזרימת עבודה של SharePoint

קרא אודות זרימות עבודה וכיצד הן עוזרות לאנשים ליישם תהליכים עסקיים, כגון ניהול משימות ושיתוף פעולה, פריטי רשימה ומסמכים.

מבוא לסוגי תוכן

גלה כיצד תוכן סוגי ארגונים הפוך לזמין כדי לנהל את המטה-נתונים, תבניות ואת אופני פעולה של פריטים ומסמכים באופן עקבי. סוגי תוכן מוגדרות ברמת האתר ומשמשות ברשימות ובספריות.

ניהול ספריות גדולות

ספריות SharePoint נועדו לטפל קיבולת גדול של קבצים, סכום כולל של עד 5 מיליון אם משתמש בתיקיות לארגון, אך ישנם אסטרטגיות שעליך להשתמש כדי למטב את הביצועים.

עבור תרחישים הלקוח טיפוסי שבו נעשה שימוש את ממשק המשתמש מבוססי-דפדפן הרגילה של SharePoint Server 2007, ההמלצה היא כי רשימה אחת לא יכולים להיות יותר מ- 2,000 פריטים לכל גורם מכיל של הרשימה. במקרה זה, גורם מכיל פירושו הבסיס של הרשימה, כמו גם כל התיקיות ברשימה. תיקיה היא גורם מכיל מאחר פריטים אחרים מאוחסנים בתוכו.

לדוגמה, החברה AdventureWorks משתמש תיקיות עבור סוגים שונים של מסמכים, כגון הדרכה או רשימות price, בתוך ספריה שלו. תצוגות ויצירת אינדקס יכול לשמש גם כדי לשפר את הביצועים ואת חוויית הגלישה של המשתמש. המאמרים הבאים יסייעו לך לתכנן את האסטרטגיה שלך עבור רשימות וספריות גדולות.

הרעיון

תיאור

תכנון לאחסון תוכן ארגוני

לקבלת הדרכה לגבי קביעת תצורה וניהול של ספריות עם מספר גדול של קבצים.

ניהול מספר גדול של קבצים באמצעות מרכז המסמכים

קרא אודות היתרונות, סוגי ותכונות של מרכז המסמכים.

ניהול רשימות וספריות בעלות פריטים רבים

למד המלצות קיבולת, כולל כיצד למטב את הביצועים של רשימה באמצעות מגבלות על מספר הפריטים המופיעים ולאחר מכן, על-ידי בחירת השיטה המתאימה ביותר לאחזור תוכן.

יצירה וקביעת תצורה של ספריות

כדי ליצור ספריה, עליך להיות חבר בקבוצת בעלי שם האתר או שיש לך הרשאה ספציפיות עיצוב אתר או ליצור רשימות וספריות. באפשרותך להחיל הגדרות מסוימות בזמן שאתה יוצר ספריות ולאחר באפשרותך להחיל הגדרות נוספות מאוחר יותר מתוך התפריט הגדרות ספריה.

יצירת ספריות

פעילות

תיאור

יצירת ספריה

למד כיצד ליצור ספריה כדי ליצור, לאסוף, לעדכן ולנהל קבצים עם חברי צוות.

יצירת ספריית טפסים

למד כיצד באפשרותך ליצור ספריה במיוחד עבור טפסים, כגון דוחות הוצאות.

קביעת תצורה של ספריות

פעילות

תיאור

הוספה או שינוי של זרימת עבודה עבור רשימה, ספריה או סוג תוכן

השתמש זרימות העבודה המהווה ברירת מחדל או להתאים אישית והגדר משלך לניהול מסמכים ותהליכים עסקיים.

הפעלה וקביעת תצורה של ניהול גירסאות עבור רשימה או ספריה

הפיכת ספריה לעקוב אחר גירסאות בהיסטוריית גירסאות ולשחזר גירסאות קודמות.

יצירה או שינוי של תצוגה

יצירת תצוגות כדי לאפשר לאנשים לראות את הפריטים הרלוונטיים אליהם או החשובות ביותר.

דרישת הוצאה עבור קבצים בספריה

למד כיצד באפשרותך לדרוש לכל המשתמשים להוציא קבצים לפני עובד עליהם, אם ברצונך להגדיר דרישה זו. דרישת הוצאה מונעת מאנשים מרובים ביצוע השינויים בבת אחת, שבו באפשרותך ליצור התנגשויות בשינויים ולגרום לבלבול.

שינוי סוג תוכן עבור רשימה או ספריה

למד כיצד לקבוע תצורה של סוג תוכן ולהוסיף אותו לספריה.

הגדרת תבנית עבור ספריה

למד כיצד להוסיף תבנית לספריה, אם אינך משתמש סוגי תוכן.

מתן גישה לספריות

באפשרותך להתאים אישית רשימה או ספריה בתוך אתר כדי להרחיב או להגביל אילו משתמשים יכולים לגשת לרשימה או לספריה, ומה המשתמשים לעשות לתוכן של הרשימה או הספריה.

כברירת מחדל, ברשימה או בספריה יורש הרשאות מאתר שהיא מופעלת. באתר שבו נמצא ברשימה או בספריה מכונה אתר האב. שינויים בהרשאות באתר האב חלים על כל הרשימות, ספריות, ותוכן אחר שיורשים הרשאות מהאב זה.

באפשרותך להפסיק יורש הרשאות מאתר SharePoint האב וליצור הרשאות ייחודיות עבור רשימה או ספריה. לדוגמה, ייתכן שתרצה ליצור הרשאות ייחודיות עבור רשימה המכילה רשומות עובדים או מוצר תכנון מסמך שאינו הסופי. באפשרותך גם להרחיב או להגביל את הגישה תיקיות ספציפיות ופריטי רשימה, כגון מידע השכר או צוות.

הרעיון

תיאור

התאמה אישית של גישת משתמשים לרשימה או לספריה

למד אודות התאמה אישית של המשתמש בגישה לספריות בזרימת מפורטות, או ללמוד את ההליכים בודדים מפורט עבור התאמות אישיות נוספות.

התאמה אישית של גישת משתמשים תיקיות, פריטי רשימה וקבצים ספריה

קרא אודות כיצד להרחיב או להגביל את הגישה לקבצים ספציפיים או תיקיות, אם הארגון שלך צריך לבצע התאמה אישית של גישה לתוכן ספציפי.

מפת דרכים למתן גישה למשתמשים לאתרים ולתוכן אתרים

ראה מבט כולל על ניהול גישה לאתרים ולתוכן אתרים, כולל אם יורשים הרשאות באתרי משנה או להחיל הרשאות ייחודיות.

הערה: כתב ויתור בנוגע לתרגום מכונה: מאמר זה תורגם על-ידי מערכת מחשב, ללא התערבות אדם. Microsoft מציעה את תרגומי המכונה כדי לסייע למשתמשים שאינם דוברי אנגלית ליהנות מתוכן בנושא מוצרים, שירותים וטכנולוגיות של Microsoft. מכיוון שהמאמר תורגם על-ידי מכונה, הוא עלול להכיל שגיאות באוצר המילים, בתחביר או בדקדוק.

הרחב את הכישורים שלך
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×