מעקב אחר התקשורת עם לקוחות ב- Business Contact Manager

חשוב: מאמר זה תורגם בתרגום מכונה, ראה כתב ויתור. תוכל למצוא את הגרסה באנגלית של המאמר כאן לעיונך.

ב- Business Contact Manager for Outlook, תקשורת לכלול לא רק הודעות דואר אלקטרוני ויומני שיחות טלפון, אלא גם מידע, כגון קובץ, של הזדמנות או פרוייקט עסקי קשור לקוח מסוים. הפריטים הופכים חלק היסטוריית התקשורת עבור לקוח זה.

מאמר זה מתאר את אופן היצירה והעריכה של פריטי היסטוריית תקשורת.

איזו פעולה ברצונך לבצע?

יצירה וקישור של פריטי היסטוריית תקשורת

הצגה ועריכה של פריטי היסטוריית תקשורת

מחיקת פריט היסטוריית תקשורת

מיין את פריטי היסטוריית התקשורת

שימוש בטופס הפעילות העסקית

יצירה וקישור של פריטי היסטוריית תקשורת

פריטי היסטוריית התקשורת לכלול הודעות דואר אלקטרוני של Outlook, פגישות ומשימות. גם הם לכלול, רשומות פרוייקט עסקי, פעילויות פרוייקט, הזדמנויות, הערות עסקיות וקבצים יומני שיחות טלפון.

כל פריטי היסטוריית תקשורת חייב להיות מקושר לרשומה. באפשרותך לקשר פריטים קיימים, כגון הודעת דואר אלקטרוני או קובץ לרשומה, או ליצור פריט היסטוריית תקשורת מבתוך רשומה. הפריט מקושר באופן אוטומטי הרשומה.

הפריטים מפורטים בדף History של הרשומה ובתיקיה היסטוריית תקשורת.

רק הזדמנויות פרוייקטים עסקיים הן פריטי היסטוריית התקשורת עשויה גם להכיל את פריטי היסטוריית התקשורת אחרים.

פריט היסטוריית תקשורת

פריטי היסטוריית התקשורת שניתן לקשר אליו

הזדמנות

  • הודעת דואר אלקטרוני

  • הערה עסקית

  • יומן שיחות טלפון

  • קובץ

  • משימה של outlook

  • פעילות

פרוייקט עסקי

  • הערה עסקית

  • יומן שיחות טלפון

  • קובץ

  • משימה של outlook

  • פעילות

הדף היסטוריית התקשורת של תיקי לקוחות ואנשי קשר עסקיים

תיקי לקוחות ואנשי קשר עסקיים מקבלים בירושה את פריטי היסטוריית התקשורת של רשומות המקושרות עליהם.

אם פריט היסטוריית תקשורת, כגון יומן שיחות טלפון, מקושר אחר פריט היסטוריית תקשורת, כגון פרוייקט עסקי, יומן שיחות הטלפון מפורט בדף History של הפרוייקט העסקי וכן בדף History של רשומת תיק לקוח או איש קשר עסקי שמקושר הפרוייקט העסקי.

רשומות תיק לקוח ' ו'איש קשר עסקי גם היורשים פעילויות הפרוייקט רשומות של פרוייקטים עסקיים.

לראש הדף

צור פריט היסטוריית תקשורת

  1. בחלונית הניווט, תחת Business Contact Manager, לחץ על אחת מהתיקיות הבאות כדי להציג את סביבת העבודה:

    • Contact Management.

    • Sales.

    • ניהול פרוייקטים. (פרוייקטים עסקיים בלבד)

      מדוע התיקיה Marketing אינה מפורטת?

      כברירת מחדל, התיקיה Marketing אינו מכיל רשומות תיק הלקוח או איש הקשר העסקי. אין באפשרותך להוסיף פריט היסטוריית תקשורת כל פעילות שיווקית, מאחר שהן אינן מקושרות סוג רשומת תיק הלקוח או איש הקשר העסקי.

  2. לחץ על הכרטיסיה שמכילה את הרשומה הרצויה.

    הערה: לא ניתן להוסיף פריט היסטוריית תקשורת לכל רשומה פעילות פרוייקט, מאחר שהן אינן מקושרות סוג רשומת תיק הלקוח או איש הקשר העסקי.

  3. לחץ פעמיים על הרשומה שאליו ברצונך לקשר פריט היסטוריית תקשורת חדשה.

  4. ברצועת הכלים, בקבוצה Show, לחץ על History.

  5. לחץ על חדש ולאחר מכן לחץ על סוג פריט היסטוריית התקשורת שברצונך להוסיף.

    הערה: לא ניתן ליצור קבצים חדשים ב- Business Contact Manager for Outlook. באפשרותך לקשר קבצים קיימים רק על רשומות. כלול סוגי קבצים שלא ניתן לקשר Microsoft Excel, PowerPoint, Publisher, Word וקבצי תמונה. לקבלת מידע נוסף, ראה קישור קובץ Microsoft Excel, PowerPoint, Publisher, או Word קיים לרשומה בהמשך מאמר זה.

  6. מלא את הטופס עבור הפריט החדש, ולאחר מכן לחץ על שמור וסגור או שליחת הודעת הדואר האלקטרוני.

    הפריט מפורט בדף History.

    קבצי בהיסטוריית התקשורת מקושר ולא המאוחסנים במסד הנתונים של Business Contact מנהל. אם אתה משתף את מסד הנתונים שלך משתמש אין גישה לרשת שלך ועליו לגשת לקבצים הנמצאים היסטוריית התקשורת, צרף את הקבצים למקטע Comments במקום קישור הקבצים להיסטוריית התקשורת. שים לב מגבלת גודל מסד הנתונים היא 4 ג'יגה-בתים, הקבצים המצורפים הגדלת גודל מסד הנתונים.

לראש הדף

קישור פריטי היסטוריית התקשורת קיים לרשומות

ניתן לקשר הערות עסקיות, יומני שיחות טלפון, הודעות דואר אלקטרוני, פעילויות, משימות ואנשי קבצים יותר מרשומה אחת.

ניתן לקשר הזדמנויות לרשומת תיק לקוח או איש קשר עסקי אחד בלבד.

פרוייקטים עסקיים שניתן לקשר לרשומת תיק לקוח או איש קשר עסקי יותר מרשומה אחת, אך רק אחד של תיקי לקוחות או אנשי קשר עסקיים יכול להיות לרשומה הראשית.

ניתן לקשר פעילויות פרוייקט לרשומה אחת בלבד של פרוייקט עסקי.

באפשרותך לשנות את הרשומה אחת של פריטי היסטוריית התקשורת מקושרות. לקבלת מידע נוסף, ראה הצג וערוך את פריטי היסטוריית התקשורת בהמשך מאמר זה.

קישור של הודעת דואר אלקטרוני קיים של Outlook, פגישה או פעילות לרשומה

  1. פתח את פריט Outlook שברצונך לקשר לרשומה.

  2. ברצועת הכלים, בקבוצה Business, לחץ על קשר לרשומה.

  3. בתיבת הדו-שיח קישור לרשומה של Business Contact Manager, ברשימה Item Type, לחץ על סוג הרשומה שאליו ברצונך לקשר את הפריט.

  4. ברשימה של רשומות, לחץ על רשומה.

    אם ברצונך לקשר את הפריט יותר מרשומה אחת, בחר רשומות אלה.

    כיצד ניתן לבחור יותר מרשומה אחת?

    כדי לבחור רשומות הסמוכות זו לזו, הקש על מקש Shift ולאחר מכן לחץ על הרשומה הראשונה ועל הרשומה האחרונה בקבוצה שברצונך להוסיף. כדי לבחור רשומות שאינן סמוכות, הקש על מקש Ctrl ולאחר מכן לחץ על הרשומות הבודדות. כדי לבחור את כל הרשומות, לחץ על רשומה אחת ולאחר מכן הקש Ctrl+A.

  5. תחת רשומות מקושרות, לחץ על Link To.

    הרשומות שבחרת מפורטים בתיבה Link To.

    כדי לקשר פריט Outlook סוגים שונים של רשומות, לחץ על סוג הרשומה ברשימה Item Type ולאחר מכן לחץ על הרשומה.

  6. לחץ על אישור.

    כדי לוודא כי כל הודעות הדואר האלקטרוני או מתוך תיק לקוח או איש קשר עסקי כלולות בהיסטוריית התקשורת של רשומה, ב- Outlook, לחיצה ימנית של הודעת הדואר האלקטרוני שברצונך לקשר לרשומה ולאחר מכן לחץ על קישור ומעקב. לקבלת מידע אודות אופן הקישור באופן אוטומטי הודעות דואר אלקטרוני לרשומות, ראה קישור ומעקב אחר הודעות דואר אלקטרוני ב- Business Contact Manager.

הערה: ישנו ללא מחוון לומר לך הודעת דואר אלקטרוני, פעילות או פעילות מקושר לרשומה. באפשרותך ללחוץ על לחצן ' קישור לרשומה ב- Outlook כדי לראות אם הפריט מקושר והפריטים הרשומות שמקושר הפריט.

לראש הדף

קישור קובץ קיים של Microsoft Excel, PowerPoint, Publisher או Word לרשומה

  1. ב- Excel, PowerPoint, Publisher או Word, פתח את הקובץ שברצונך לקשר לרשומה.

  2. לחץ על הכרטיסיה קובץ.

  3. לחץ על הכרטיסיה Business Contact Manager ולאחר מכן לחץ על לחצן קישור לרשומה.

  4. בתיבת הדו-שיח קישור לרשומה של Business Contact Manager, ברשימת התיקיות, לחץ על סוג הרשומה שאליו ברצונך לקשר את הקובץ.

  5. ברשימה של רשומות, לחץ על רשומה.

    כדי לקשר את הקובץ יותר מרשומה אחת, בחר רשומות אלה.

כיצד ניתן לבחור יותר מרשומה אחת?

כדי לבחור רשומות סמוכים זה לזה, הקש על מקש SHIFT ולאחר מכן לחץ על הרשומות הראשון והאחרון של הקבוצה שברצונך להוסיף. כדי לבחור רשומות שאינם סמוכים, הקש על מקש CTRL ולאחר מכן לחץ על הרשומות הבודדות. כדי לבחור את כל הרשומות, לחץ על אחת ולאחר מכן הקש CTRL + A.

  1. תחת רשומות מקושרות, לחץ על Link To.

    הרשומות שבחרת מפורטים בתיבה Link To.

  2. לחץ על אישור.

    לקבלת מידע נוסף, ראה קישור קובץ לרשומה של Business Contact Manager.

לראש הדף

הצגה ועריכה של פריטי היסטוריית תקשורת

באפשרותך להציג ולערוך את פריטי היסטוריית התקשורת בדף היסטוריית התקשורת של רשומה, או בתיקיה היסטוריית תקשורת. פריטים הניתנים לעריכה כוללות משימות, פעילויות, הערות עסקיות ואנשי יומני שיחות טלפון. אין אפשרות לערוך את הודעות הדואר האלקטרוני.

  1. בצע אחת מהפעולות הבאות:

    פתח רשומה

    1. בחלונית הניווט, תחת Business Contact Manager, לחץ על אחת מהתיקיות הבאות כדי להציג את סביבת העבודה:

      • Contact Management.

      • Sales.

      • ניהול פרוייקטים. (פרוייקטים עסקיים בלבד)

        מדוע התיקיה Marketing אינה מפורטת?

        כברירת מחדל, פעילויות שיווקיות אין עמוד היסטוריה. אין באפשרותך להוסיף פריט היסטוריית תקשורת כל פעילות שיווקית, מאחר שהן אינן מקושרות סוג רשומת תיק הלקוח או איש הקשר העסקי.

    2. לחץ על הכרטיסיה שמכילה את הרשומה הרצויה.

    3. לחץ פעמיים על הרשומה הכוללת את פריטי היסטוריית התקשורת שברצונך להציג.

    4. ברצועת הכלים, בקבוצה Show, לחץ על History.

      כל פריטי היסטוריית התקשורת המקושרים לרשומה מפורטים.

פתח את התיקיה היסטוריית תקשורת

  1. בחלונית הניווט, לחץ על לחצן Business Contact Manager.

  2. לחץ פעמיים על התיקיה Business Records כדי להרחיב אותו ולאחר מכן לחץ על היסטוריית תקשורת.

    הערה: פריטי היסטוריית התקשורת המקושרים יותר מרשומה אחת מופיעות בתיקיה Communication History יותר מפעם אחת. בעת מחיקת עותק אחד של פריט היסטוריית תקשורת בעל מספר העותקים, העותקים אחרים עדיין מקושרים לרשומות. השמות של הרשומות מקושרים מוצגים בעמודה מקושר אל התיקיה היסטוריית תקשורת.

באפשרותך למיין או לסנן את הרשימה כדי לראות את הפריטים הרצויים לך. לחץ על הכרטיסיה תצוגה ולאחר מכן לחץ על סידור או המסנן הרצוי. לקבלת מידע אודות אופן החלת מסנן מתקדמת יותר, ראה סינון רשומות ב- Business Contact Manager.

  1. לחץ פעמיים על פריט היסטוריית התקשורת שברצונך לערוך.

  2. בצע את השינויים הרצויים ולאחר מכן לשמור אותם.

לראש הדף

מדוע חלק פריטי היסטוריית התקשורת מפורטים יותר מפעם אחת

פריט יכול להופיע בדף History ובתיקיה היסטוריית תקשורת יותר מפעם אחת, אם הפריט מקושר ליותר מרשומה אחת.

הדף ' היסטוריה ' של רשומת תיק לקוח או איש קשר עסקי ברשימת פריט יותר מפעם אחת אם:

  • הפריט מקושר לרשומת תיק הלקוח ולאחר הרשומות המקושרות לרשומת תיק הלקוח גם מקושרות אל הפריט. רשומת תיק לקוח יורשת את פריטי היסטוריית התקשורת של רשומות המקושרות לה.

  • הפריט מקושר לרשומה איש קשר עסקי, ומכילה הזדמנות או פרוייקט עסקי שמקושר איש הקשר העסקי קישור אותו פריט היסטוריית תקשורת. רשומה של איש קשר עסקי יורש היסטוריית התקשורת מקושר הזדמנויות ופרוייקטים עסקיים.

התיקיה היסטוריית תקשורת מציג פריט יותר מפעם אחת רק אם הפריט מקושר ליותר מרשומה אחת. אם פריט מפורט בדף History של רשומת תיק לקוח מאחר רשומת תיק הלקוח בירושה אותו, אך פריט זה אינו מקושר ישירות לרשומת תיק הלקוח, הפריט שלא מופיע בתיקיה היסטוריית תקשורת כמקושרת לרשומת תיק הלקוח.

עריכת פריט ברשומה, הפריט משתנה ברשומות כל המקושרים.

לראש הדף

מחיקת פריט היסטוריית תקשורת

פריטי היסטוריית התקשורת שנמחקו לא כל פועלים באותו אופן.

בעת מחיקת פעילות, פגישה, הודעת דואר אלקטרוני, פעילויות, או קובץ מתוך רשומה, הפריט נשארת כמות שהיא במיקומה המקורי. באפשרותך לקשר אותו לרשומה אחרת בכל עת. פעילות שנמחקו, הפגישה, הודעת דואר אלקטרוני או פעילות מועבר התיקיה 'פריטים שנמחקו' ב- Business Contact Manager for Outlook.

אם אתה מוחק פעילות, פגישה, הודעת דואר אלקטרוני, או משימה ממיקומו המקורי, אך לא ב- Business Contact Manager for Outlook, בערך 4 KB של הפריט נשאר Business Contact Manager for Outlook. אם אתה פותח פעילות, פגישה, הודעת דואר אלקטרוני, פעילויות, או קובץ אשר נמחק ממיקומו המקורי, הוא מציג בטופס הפעילות העסקית. לקבלת מידע, ראה שימוש טופס הפעילות העסקית בהמשך מאמר זה.

בעת מחיקת של הערה עסקית, הזדמנות או יומן שיחות טלפון מתוך רשומה — כל עוד הפריט לא מקושר לרשומה אחרת — ההערה העסקית בפועל, הזדמנות או יומן שיחות טלפון מועברת לתיקיה ' פריטים שנמחקו ' ב- Business Contact Manager for Outlook.

כדי למחוק פריט היסטוריית תקשורת Business Contact Manager for Outlook לחלוטין, עליך למחוק אותה מכל רשומה שהפריט מקושר ולאחר ריקון התיקיה ' פריטים שנמחקו '.

הערה: רק הבעלים של מסד הנתונים יכול רוקן את התיקיה ' פריטים שנמחקו ' ב- Business Contact Manager for Outlook.

לקבלת מידע נוסף אודות מחיקת רשומות, ראה מחיקת Business Contact Manager רשומות.

  1. בחלונית הניווט, לחץ על לחצן Business Contact Manager.

  2. לחץ פעמיים על התיקיה Business Records כדי להרחיב אותו ולאחר מכן לחץ על היסטוריית תקשורת.

  3. לחץ על אחד או יותר של עותקים של פריט היסטוריית התקשורת שברצונך למחוק.

    כיצד ניתן לבחור יותר מרשומה אחת?

כדי לבחור רשומות סמוכים זה לזה, הקש על מקש SHIFT ולאחר מכן לחץ על הרשומות הראשון והאחרון של הקבוצה שברצונך להוסיף. כדי לבחור רשומות שאינם סמוכים, הקש על מקש CTRL ולאחר מכן לחץ על הרשומות הבודדות. כדי לבחור את כל הרשומות, לחץ על אחת ולאחר מכן הקש CTRL + A.

  1. באמצעות לחצן העכבר הימני על הפריטים שנבחרו ולאחר מכן לחץ על מחק.

    הערה: ברשומה, אל תלחץ על לחצן מחק הנמצא ברצועת הכלים, בקבוצה פעולות מאחר יגרום למחיקת הרשומה כולו, ולא רק פריט היסטוריית התקשורת שנבחרו.

הטבלה הבאה מפרטת את פריטי היסטוריית התקשורת, אם הם נשמרים ב- Business Contact Manager for Outlook. אם הפריט מאוחסן ב- Business Contact Manager for Outlook בלבד, הוא נמחק יחד עם הרשומה המקושרת של תיק לקוח, איש קשר עסקי, הזדמנות או פרוייקט עסקי.

סוג פריט היסטוריית תקשורת

שמורות ב
Business Contact Manager for Outlook בלבד?

הערה עסקית

כן

פרוייקט עסקי

כן

משימת פרוייקט

כן

הזדמנות

כן

יומן שיחות טלפון

כן

הודעת דואר אלקטרוני

לא

פעילות

לא

משימה

לא

קובץ

לא

הערה: בעת ריקון התיקיה פריטים שנמחקו, כל הפריטים בתיקיה נמחק לצמיתות. עם זאת, אם הפריט מקושר רשומה קיימת במקום אחר בשם קובץ או פעילות ב- Outlook, פעילות או הודעת דואר אלקטרוני ולאחר מכן שניתן לקשר אותו לרשומות אחרות. יומני שיחות טלפון וההערות העסקיות הן מקרה מיוחד, מאחר שהן לא באופן עצמאי. חייב להיות מקושר לרשומות תיק לקוח, איש קשר עסקי, הזדמנות או פרוייקט עסקי. לכן, לאחר הרשומות שאליה הם מקושרים נמחק לצמיתות, לא ניתן לשחזר פריטים אלה. לקבלת מידע נוסף אודות שחזור פריטים שנמחקו, ראה שחזור רשומה ב- Business Contact Manager.

לראש הדף

מיין את פריטי היסטוריית התקשורת

באפשרותך למיין את פריטי היסטוריית התקשורת במספר דרכים.

  1. בצע אחת מהפעולות הבאות:

    למיין את פריטי היסטוריית התקשורת בדף History של רשומה

    1. בחלונית הניווט, תחת Business Contact Manager, לחץ על אחת מהתיקיות הבאות כדי להציג את סביבת העבודה:

      • Contact Management.

      • Sales.

      • ניהול פרוייקטים. (פרוייקטים עסקיים בלבד)

        מדוע התיקיה Marketing אינה מפורטת?

        כברירת מחדל, התיקיה Marketing אינו מכיל רשומות תיק הלקוח או איש הקשר העסקי. אין באפשרותך להוסיף פריט היסטוריית תקשורת כל פעילות שיווקית, מאחר שהן אינן מקושרות סוג רשומת תיק הלקוח או איש הקשר העסקי.

    2. לחץ על הכרטיסיה שמכילה את הרשומה שהרצויה.

    3. לחץ פעמיים על הרשומה המכילה את פריטי היסטוריית התקשורת שברצונך להציג.

    4. ברצועת הכלים, בקבוצה Show, לחץ על History.

    למיין את הרשומות בתיקיה היסטוריית תקשורת

    1. בחלונית הניווט, לחץ על לחצן Business Contact Manager.

    2. לחץ פעמיים על התיקיה Business Records כדי להרחיב אותו ולאחר מכן לחץ על היסטוריית תקשורת.

  2. ברצועת הכלים, לחץ על הכרטיסיה View.

  3. בקבוצה סידור, לחץ על אחת מהאפשרויות הזמינות:

    1. לפי סוג או סוג

    2. לפי תאריך יצירה

    3. לפי תאריך שינוי

    4. על-ידי יוצר

    5. על-ידי מקושר

    6. הפוך מיון

    7. הרחבה/כיווץ

      באפשרותך גם למיין את הרשימה על-ידי לחיצה על כותרת עמודה.

הערה: מיין נשמר בעת הרשומה או התיקיה היסטוריית תקשורת פתוח. כאשר אתה סוגר את הרשומה או תיקיה, מיין מוסר.

לראש הדף

שימוש בטופס הפעילות העסקית

אם תפתח פריט היסטוריית תקשורת, כגון פגישה, הודעת דואר אלקטרוני, פעילות או קובץ הפריט אינה זמינה, הוא פותח בטופס הפעילות העסקית. ייתכן פריט היסטוריית התקשורת המקורי לא תהיה זמינה באופן מאחר שהוא נמחק ממיקומו המקורי, או עוד מחובר למחשב שבו ממוקם הפריט המקורי.

טופס הפעילות Business כולל מידע בסיסי. לדוגמה, עבור הודעות דואר אלקטרוני, הוא כולל נושאLink To וכן את הראשון 4 קילו-בתים (KB) של ההודעה. עבור קובץ, הוא כולל את שם הקובץ, Link To, את מיקום הקובץ המקורי.

הערה: אין אפשרות לערוך את השדות המכילים מידע מתוך הפריט המקורי.

  • נושא     בנושא או הכותרת של הפריט המקורי.

  • קישור אל     רשומה שיצר קישור פריט זה.

  • יצירה/תאריך יעד     התאריך שבו נוצר על-ידי הפריט המקורי או היעד.

  • שנשלחו     התאריך נשלחה הפריט המקורי (חל רק על פגישה או הודעת דואר אלקטרוני).

  • שינוי     התאריך שהשינויים האחרונים שביצעת נשמרו אל הפריט המקורי.

  • הערות     הראשון 4 קילו-בתים (KB) של הודעת הדואר האלקטרוני, מידע בסיסי אודות לפגישה או פעילות, או את מיקום הקובץ המקורי.

לראש הדף

הערה: כתב ויתור בנוגע לתרגום מכונה: מאמר זה תורגם על-ידי מערכת מחשב, ללא התערבות אדם. Microsoft מציעה את תרגומי המכונה כדי לסייע למשתמשים שאינם דוברי אנגלית ליהנות מתוכן בנושא מוצרים, שירותים וטכנולוגיות של Microsoft. מכיוון שהמאמר תורגם על-ידי מכונה, הוא עלול להכיל שגיאות באוצר המילים, בתחביר או בדקדוק.

הרחב את הכישורים שלך
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×