מיזוג דואר עם מעטפות

כאשר ברצונך לשלוח דואר מסחרי לאנשים ברשימת דיוור, באפשרותך להשתמש במיזוג דואר כדי ליצור מקבץ של מעטפות ממוענות. כל מעטפה תכיל כתובת מרשימת הדיוור. ניתן גם ליצור ולהדפיס מעטפות מבלי להשתמש במיזוג דואר.

הערות: 

שלושה קבצים בתהליך מיזוג הדואר: מסמך ראשי בנוסף לרשימת דיוור המפיקה קבוצות של מכתבים או הודעות דואר אלקטרוני, מעטפות או תוויות.

להלן המסמכים המעורבים ביצירה ובהדפסה של מעטפות באמצעות תהליך מיזוג הדואר:

  • המסמך הראשי
    מסמך זה מכיל טקסט וגרפיקה (סמל או תמונה, לדוגמה) זהים עבור כל גירסה של המעטפה הממוזגת. כתובת השולח על המעטפה היא דוגמה לתוכן זהה.

  • רשימת הדיוור שלך
    מסמך זה מכיל את הכתובות שיודפסו על המעטפות.

כאשר תשלב שני מסמכים אלה באמצעות השלבים הבאים, יהיו לך מעטפות ממוענות.

שלב 1: הגדרת רשימת הדיוור

רשימת הדיוור היא מקור הנתונים שלך. היא יכולה להיות גיליון אלקטרוני של Excel, מדריך אנשי קשר של Outlook, מסד נתונים של Access, או רשימת כתובות של Office. היא מכילה את הרשומות שמהן Word מושך מידע לבניית הכתובות שיודפסו על המעטפות.

עצות

  • אם אין לך רשימת דיוור, באפשרותך ליצור אחת במהלך מיזוג הדואר. לפני שתתחיל בתהליך מיזוג הדואר, אסוף את כל רשימות הכתובות והוסף אותן למקור הנתונים שלך.

  • אם אתה משתמש בגיליון אלקטרוני של Excel, ודא שעמודת המיקוד מעוצבת כטקסט כדי שלא תאבד אפסים. לקבלת מידע נוסף, ראה עיצוב מספרים, תאריכים וערכים אחרים של מיזוג דואר ב- Excel

  • אם ברצונך להשתמש באנשי הקשר שלך ב- Outlook, ודא ש- Outlook הוא תוכנית הדואר האלקטרוני המהווה ברירת מחדל.

שלב 2: בדיקת פריסת המעטפה

שלב ראשוני בתהליך מיזוג הדואר הוא הגדרת המעטפה למיזוג. תמיד מומלץ להפעיל קבוצת מעטפות קטנה לבדיקה לפני הביצוע של מיזוג הדואר האמיתי.

הערה: אם אתה חש בנוח עם הדפסת מעטפות במערכת שלך, תוכל לדלג לשלב 3.

  1. ב- Word, בחר קובץ > חדש > מסמך ריק.

  2. בכרטיסיה דברי דואר, בקבוצה יצירה, בחר מעטפות.

    הדפסת מעטפות

  3. בתיבה כתובת הנמען, הקלד כתובת לדוגמה כדי לבדוק כיצד המעטפה תיראה כאשר היא תודפס.

    תיבת כתובת הנמען של המעטפה

    הערה: הכתובת לדוגמה לא תופיע במיזוג הדואר.

  4. בתיבה כתובת השולח, הקלד את הכתובת שלך.

    התיבה 'כתובת השולח'

  5. בחר אפשרויות > אפשרויות מעטפה ובצע את הפעולות הבאות:

    • ברשימה הנפתחת גודל מעטפה, בחר את הגודל שמתאים למעטפה שלך או בחר גודל מותאם אישית.

      הכרטיסיה 'אפשרויות מעטפה' להגדרת גודל מעטפה וגופני כתובת

      הערה: אם תבחר גודל מותאם אישית, הזן את מידות המעטפה בתיבות רוחב וגובה. כשתסיים, בחר אישור.

    • תחת כתובת המשלוח וכתובת השולח, בחר גופן וציין את מיקום ההיסט הימני העליון של כל כתובת.

      הערה: בהתבסס על התצוגה המקדימה של פריסת מעטפה, התאם את הבחירות שלך לפי הצורך.

  6. בכרטיסיה אפשרויות הדפסה, ודא ששיטת ההזנה הנכונה נבחרה, טען את המעטפה בהתאם לאיור, ולאחר מכן בחר אישור.

    הערה: המדפסת שולחת ל- Word מידע אודות האופן שבו יש לטעון את המעטפה במדפסת. מידע זה מופיע תחת שיטת הזנה.

    דיאגרמת אפשרויות הזנה להזנת מעטפות במדפסת

  7. בחר הדפסה, ולאחר מכן בחר כן כדי לשמור את כתובת השולח ככתובת ברירת המחדל.

    הערה: אם המעטפה הודפסה כראוי, ברכותינו, אתה מוכן לעבור לשלב הבא בתהליך מיזוג הדואר. אם המעטפה לא הודפסה כפי שציפית, חזור על שלב 5 וכוונן מחדש את אפשרויות פריסת המעטפה ואת אפשרויות הזנת הטופס לפי הצורך.

שלב 3: התחלת מיזוג הדואר

  1. בכרטיסיה דברי דואר, בקבוצה הפעל מיזוג דואר, בחר הפעל מיזוג דואר > מעטפות.

    תפריט 'הפעל מיזוג דואר'

  2. בתיבת הדו-שיח אפשרויות מעטפה, הגדר את המעטפה על-ידי בחירת אפשרויות כמו בשלב 2: בדיקת פריסת המעטפה, ולאחר מכן בחר אישור.

    הערה: Word יוצר מסמך שמותאם בגודלו למידות המעטפה ומציג את המיקום שבו תופיע כתובת השולח על המעטפה.

  3. אם ברצונך להוסיף כתובת שולח או סמל למעטפה שלך כעת, זה הזמן לעשות זאת.

  4. בחר קובץ > שמור, והוסף שם קובץ.

שלב 4: קישור רשימת הדיוור למסמך הראשי

כעת אתה מוכן לפתוח את מקור הנתונים עבור רשימת הדיוור שלך.

  1. בכרטיסיה דברי דואר, בקבוצה הפעל מיזוג דואר, בחר בחירת נמענים ולאחר מכן בחר אפשרות.

    הפקודה 'הקלד רשימה חדשה'

  2. בצע אחת מהפעולות הבאות:

    • אם אין לך רשימת דיוור, בחר הקלד רשימה חדשה וצור אחת.

      או

    • אם רשימת הדיוור נמצאת בגיליון אלקטרוני של Excel, מסד נתונים של Access, או סוג אחר של קובץ נתונים, בחר השתמש ברשימה קיימת. לאחר מכן אתר את הרשימה שלך ובחר פתח.

      או

    • אם אתה משתמש באנשי הקשר שלך ב- Outlook, בחר בחר מתוך אנשי הקשר של Outlook.

  3. בחר קובץ > שמור.

עריכת רשימת הדיוור

אם אתה מדפיס מעטפות לכולם ברשימה, עבור אל שלב 5: הוספת בלוק הכתובת למעטפה. אם ברצונך להדפיס את המעטפות לאנשים ברשימה שגרים, לדוגמה, במרחק 20 ק"מ מהאירוע שאתה מארח, השתמש במסנן כמו המיקוד כדי לצמצם את הרשימה. לקבלת מידע נוסף על סינון הנתונים שלך, ראה מיון וסינון של הנתונים עבור מיזוג דואר.

עצה: ייתכן שיהיה לך נוח להשתמש בתכונת הסינון כדי לסנן את אנשי הקשר שעבורם אין לך כתובת למשלוח דואר. כך לא תבזבז מעטפות שלא תוכל לשלוח בדואר.

כדי לבחור משתמשים בודדים ברשימה שעבורם ברצונך ליצור מעטפות, בצע את הפעולות הבאות:

  1. בחר עריכת רשימת נמענים.

    צילום מסך של הכרטיסיה 'דברי דואר' ב- Word, המציג את הפקודה 'ערוך רשימת נמענים' כמסומנת.

  2. סמן את השמות האנשים שברצונך שיקבלו את הדואר שלך.

    בחירת שורות על-ידי סימון תיבת הסימון

    ניתן גם למיין או לסנן את הרשימה כדי לאתר שמות וכתובות ביתר קלות.

שלב 5: הוספת בלוק הכתובת למעטפה

בלוק הכתובת הוא שדה מיזוג דואר. באפשרותך להשתמש בשדה מיזוג דואר, שנקרא גם מציין מיקום, כדי לסמן את המקום שבו ברצונך שהכתובות יופיעו על המעטפה.

הערה: לעתים קרובות כדאי להפעיל קודם הצגת סימוני פיסקה (¶) כדי לסייע לבצע את יישור בלוק הכתובת כראוי. לשם כך, עבור לכרטיסיה בית ברצועת הכלים ולחץ על לחצן הצג/הסתר ¶ או הקש CTRL+SHIFT+8.

  1. מקם את הסמן במקום שבו ברצונך שבלוק הכתובת יופיע. אם הצגת סימוני פיסקה מופעלת, לחץ מיד לאחר סימון הפיסקה (¶) ש- Word הציב באמצע המעטפה.

  2. בכרטיסיה דברי דואר, בקבוצה כתיבה והוספה של שדות, בחר בלוק הכתובת.

    שדה המיזוג 'הוסף בלוק כתובת'

  3. בתיבת הדו-שיח הוספת בלוק כתובת, בחר תבנית עבור שם הנמען כפי שיופיע על המעטפה.

    אפשרויות בלוק כתובת

    הערה: תחת תצוגה מקדימה, בחר בלחצן הרשומה הבאה לחצן הרשומה הבאה עבור תוצאות תצוגה מקדימה של מיזוג דואר או הקודמת לחצן הרשומה הקודמת עבור תוצאות תצוגה מקדימה של מיזוג דואר כדי לעבור בין הרשומות במקור הנתונים ולראות כיצד הכתובת תופיע על המעטפה.

  4. בחר אישור.

  5. בחר קובץ > שמור כדי לשמור את מסמך המיזוג שלך לפני שתמשיך.

וידוא שמות של שדות מיזוג

ודא ש- Word ממקם את השמות והכתובות מרשימת הדיוור במקומות הנכונים על המעטפה שלך.

  1. בכרטיסיה דברי דואר בקבוצה כתיבה והוספה של שדות, בחר התאמת שדות.

  2. בתיבת הדו-שיח התאמת שדות, העמודה בצד ימין מכילה את שמות השדות שבהם Word ישתמש בבלוק הכתובת. העמודה בצד שמאל מאפשרת לך להתאים את השדות במקור הנתונים לשמות שדות אלה. ודא ששמות השדות שמופיעים בצד הימני מתאימים לשמות כותרות עמודות עבור הרשומות ברשימת הדיוור כך ש- Word יוכל להציב את הנתונים הנכונים במקום הנכון על המעטפה.

    תיבת הדו-שיח התאמת שדות
  3. בצע אחת מהפעולות הבאות:

    • אם שמות השדות המופיעים מתאימים לכותרות העמודות שבהן השתמשת עבור רשומות במקור הנתונים ברשימת הדיוור שלך, אל תעשה דבר.

      או

    • אם מופיע הכיתוב (לא תואם) בשם שדה שציפית שיתאים לכותרת עמודה במקור הנתונים, בחר את החץ הנפתח ולאחר מכן בחר את שם השדה במקור הנתונים ברשימת הדיוור שלך. חזור על הפעולה לפי הצורך.

  4. בחר באפשרות אישור.

שלב 6: הצגת תצוגה מקדימה והדפסה של המעטפות

בצע בדיקת סופית לפני הדפסת המעטפות.

  1. בחר תצוגה מקדימה של תוצאות, ולאחר מכן בחר ברשומה הבאה לחצן הרשומה הבאה עבור תוצאות תצוגה מקדימה של מיזוג דואר או הקודמת לחצן הרשומה הקודמת עבור תוצאות תצוגה מקדימה של מיזוג דואר כדי להבטיח שהשמות והכתובות בכל המעטפות נראים תקינים.

    צילום מסך של הכרטיסיה 'דברי דואר' ב- Word, המציג את הקבוצה 'תצוגה מקדימה של תוצאות'.

    עצה:  כדי לעבור לתחילת הרשימה, בחר את לחצן הרשומה הראשון לחצן הרשומה הראשונה עבור תוצאות תצוגה מקדימה של מיזוג דואר וכדי לעבור לסוף הרשימה, בחר את לחצן הרשומה האחרון לחצן הרשומה האחרונה עבור תוצאות תצוגה מקדימה של מיזוג דואר .

  2. בחר סיים ומזג > הדפס מסמכים.

    צילום מסך של הכרטיסיה 'דברי דואר' ב- Word, המציג את הפקודה 'סיים ומזג' ואת האפשרויות שלה.

שלב 7: שמירת מסמך המעטפה של מיזוג הדואר

בעת שמירת מסמך מעטפה של מיזוג דואר, הוא נשאר מחובר לרשימת הדיוור כך שתוכל להשתמש בו לדיוור המסחרי הבא.

כדי לעשות שימוש חוזר במסמך מיזוג הדואר של מעטפה

  • פתח את מסמך מיזוג הדואר למעטפות ובחר כן כאשר Word יציג לך הנחיה לשמור את החיבור.

כדי לשנות כתובות במסמך מיזוג דואר של מעטפה

  • פתח את מסמך מיזוג דואר עבור מעטפות ובחר עריכת רשימת נמענים כדי למיין, לסנן ולבחור כתובות ספציפיות.

למידע נוסף

יש לך שאלה לגבי מיזוג דואר ב- Word שלא השבנו עליה כאן?

פרסם שאלה בפורום הקהילה של Word

עזור לנו לשפר את Word

האם יש לך הצעות לשיפור מיזוג הדואר (או כל תכונה אחרת) של Word? אם כן, בקר ב- User Voice עבור Word וספר לנו על כך!

שפר את הכישורים שלך ב- Office
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×