מיזוג דואר באמצעות גיליון אלקטרוני של Excel

מיזוג דואר באמצעות גיליון אלקטרוני של Excel

מיזוג דואר משמש ליצירת מסמכים מרובים בבת אחת. מסמכים אלה זהים מבחינת הפריסה , העיצוב, הטקסט והגרפיקה. רק מקטעים מסוימים בכל מסמך משתנים ומותאמים אישית. המסמכים ש- Word יכול ליצור באמצעות מיזוג דואר כוללים תוויות, מכתבים, מעטפות והודעות דואר אלקטרוני בצובר. בתהליך מיזוג הדואר מעורבים שלושה מסמכים:

  • המסמך הראשי

  • מקור הנתונים

  • המסמך הממוזג

באפשרותך לקבל מידע נוסף על אופן השימוש בנתונים של Excel למיזוג דואר בסרטון הווידאו הבא שהוא חלק מקורס הדרכה - קידום מיזוג הדואר לרמה הבאה

שלב 1: הכנת נתונים ב- Excel למיזוג דואר

השלב החשוב ביותר בתהליך מיזוג הדואר הוא הגדרה והכנה של הנתונים. יהיה עליך להשתמש בגיליון אלקטרוני של Excel כמקור הנתונים עבור רשימת הנמענים.

הנה כמה עצות להכנת הנתונים עבור מיזוג דואר. ודא כי:

  • שמות העמודות בגיליון האלקטרוני מתאימים לשמות השדות שברצונך להוסיף במיזוג הדואר. לדוגמה, כדי לפנות לקוראים בשמם הפרטי במסמך שלך, תצטרך עמודות נפרדות לשם פרטי ולשם משפחה.

  • כל הנתונים שיש למזג נמצאים בגיליון הראשון של הגיליון האלקטרוני.

  • נתונים עם אחוזים, מטבעות ומיקוד מעוצבים כראוי בגיליון האלקטרוני כך ש- Word יוכל לקרוא כראוי את הערכים שלהם.

  • הגיליון האלקטרוני של Excel שישמש למיזוג דואר מאוחסן במחשב המקומי.

  • שינויים או תוספות בגיליון האלקטרוני הושלמו לפני יצירת החיבור בינו לבין מסמך מיזוג הדואר ב- Word.

הערות: 

  • באפשרותך לייבא מידע מתוך גיליון אלקטרוני קיים של Excel על-ידי ייבוא המידע מקובץ ערך מופרד באמצעות פסיק (‎.csv) או מקובץ טקסט (‎.txt), ולהשתמש באשף ייבוא הטקסט כדי לבנות גיליון אלקטרוני חדש.

  • לקבלת מידע נוסף, ראה הכנת מקור הנתונים שלך ב- Excel למיזוג דואר ב- Word.

שלב 2: התחלת מיזוג הדואר

  1. ב- Word, בחר קובץ > חדש > מסמך ריק.

  2. בכרטיסיה דברי דואר, בקבוצה התחלת מיזוג דואר , בחר התחל מיזוג דואר ולאחר מכן בחר את סוג המיזוג שברצונך להפעיל.

    צילום מסך של הכרטיסיה 'דברי דואר' ב- Word, המציג את הפקודה 'התחל מיזוג דואר' ואת רשימת האפשרויות הזמינות עבור סוג המיזוג שברצונך להפעיל.

  3. בחר באפשרות בחר נמענים > השתמש ברשימה קיימת.

    צילום מסך של הכרטיסיה 'דברי דואר' ב- Word, שמציגה את הפקודה 'בחר נמענים' כשהאפשרות 'השתמש ברשימה קיימת' מסומנת.

  4. עבור אל הגיליון האלקטרוני של Excel ולאחר מכן בחר פתח.

  5. אם Word יציג לך הנחיה, בחר Sheet1$ > אישור.

    הערה: כעת הגיליון האלקטרוני של Excel מחובר למסמך מיזוג הדואר שאתה יוצר ב- Word.


עריכת רשימת הדיוור

באפשרותך לקבוע מי יקבל את הדואר שלך.

  1. בחר עריכת רשימת נמענים.

    צילום מסך של הכרטיסיה 'דברי דואר' ב- Word, המציג את הפקודה 'ערוך רשימת נמענים' כמסומנת.

  2. בתיבת הדו-שיח נמעני מיזוג דואר, נקה את תיבת הסימון לצד שם האדם שאינך רוצה שיקבל את הדואר שלך.

    בחירת שורות על-ידי סימון תיבת הסימון

    הערה: ניתן גם למיין או לסנן את הרשימה כדי להקל על איתור השמות והכתובות. לקבלת מידע נוסף אודות מיון וסינון של פריטים, ראה מיון וסינון של הנתונים עבור מיזוג דואר.

שלב 3: הוספת שדה מיזוג

באפשרותך להוסיף שדה מיזוג דואר אחד או יותר למשיכת המידע מהגיליון האלקטרוני לתוך המסמך שלך.

כדי להוסיף בלוק כתובת עבור מעטפה, תווית, הודעת דואר אלקטרוני או מכתב

  1. בכרטיסיה דברי דואר, בקבוצה כתיבה והוספה של שדות, בחר בלוק הכתובת.

    שדה המיזוג 'הוסף בלוק כתובת'

  2. בתיבת הדו-שיח הוספת בלוק כתובת, בחר תבנית עבור שם הנמען כפי שיופיע על המעטפה.

    אפשרויות בלוק כתובת

  3. בחר באפשרות אישור.

  4. בחר קובץ > שמור.

כדי להוסיף שורת ברכה להודעת דואר אלקטרוני או מכתב

  1. בכרטיסיה דברי דואר, בקבוצה כתיבה והוספה של שדות, בחר שורת ברכה.

    צילום מסך של הכרטיסיה 'דברי דואר' ב- Word, המציג את הפקודה 'שורת ברכה' כמסומנת.

  2. בתיבת הדו-שיח הוספת שורת ברכה, בצע את הפעולות הבאות:

    • תחת התבנית שורת ברכה, שנה את הברכה במידת הצורך על-ידי בחירת הברכה (ברירת המחדל היא יקר), התבנית של שם הנמען וסימן הפיסוק שיופיע בסיום (ברירת המחדל היא פסיק).

      וכן

    • תחת שורת ברכה עבור שמות נמענים לא חוקיים, בחר אפשרות ברשימת הברכות.

  3. בחר באפשרות אישור.

  4. בחר קובץ > שמור.

כדי להוסיף נתונים מתוך הגיליון האלקטרוני להודעת דואר אלקטרוני או למכתב

  1. בכרטיסיה דברי דואר, בקבוצה כתיבה והוספה של שדות, בחר הוסף שדה מיזוג.

  2. בתיבת הדו-שיח הוספת שדה מיזוג, תחת שדות, בחר שם שדה (שם עמודה בגיליון האלקטרוני שלך) ולאחר מכן בחר הוסף.

  3. חזור על שלב 2 לפי הצורך, ולסיום בחר סגור.

  4. בחר קובץ > שמור.

לקבלת מידע נוסף על הוספת שדות מהגיליון האלקטרוני למסמך המיזוג, ראה הוספת שדות מיזוג דואר. אם ברצונך לקבל מידע נוסף על האפשרויות להגדרת הודעת דואר אלקטרוני, ראה מיזוג דואר אלקטרוני ב- Word.

שלב 4: תצוגה מקדימה וסיום מיזוג הדואר

לאחר שתוסיף את שדות המיזוג הרצויים, הצג את התוצאות בתצוגה מקדימה כדי לאשר שהתוכן הוא לשביעות רצונך. לאחר מכן תהיה מוכן להשלים את תהליך המיזוג.

  1. בכרטיסיה דברי דואר , בחר הצג תוצאות בתצוגה מקדימה.

    צילום מסך של הכרטיסיה 'דברי דואר' ב- Word, המציג את הקבוצה 'תצוגה מקדימה של תוצאות'.

  2. בחר את לחצן הרשומה הבא לחצן הרשומה הבאה עבור תוצאות תצוגה מקדימה של מיזוג דואר או הקודם לחצן הרשומה הקודמת עבור תוצאות תצוגה מקדימה של מיזוג דואר כדי לעבור בין הרשומות במקור הנתונים ולהציג כיצד הרשומות יופיעו במסמך.

  3. בקבוצה סיום, בחר סיים ומזג, ולאחר מכן בחר הדפסת מסמכים או שליחת הודעות דואר אלקטרוני.

    צילום מסך של הכרטיסיה 'דברי דואר' ב- Word, המציג את הפקודה 'סיים ומזג' ואת האפשרויות שלה.

שלב 5: שמירת מיזוג הדואר

בעת שמירת מסמך מיזוג הדואר, הוא נשאר מחובר למקור הנתונים. באפשרותך להשתמש מחדש במסמך מיזוג הדואר עבור הדיוור בצובר הבא.

  • פתח את מסמך מיזוג הדואר ובחר כן כאשר Word יציג לך הנחיה לשמור את החיבור.

למידע נוסף

הרחב את הכישורים שלך
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×