מיון רשומות לפי ערכי טקסט, ערכים מספריים או ערכי תאריכים

חשוב: מאמר זה תורגם בתרגום מכונה, ראה כתב ויתור. תוכל למצוא את הגרסה באנגלית של המאמר כאן לעיונך.

מיון נתונים משחק תפקיד חשוב בהפיכת דוח או טופס ליעילים ולקלים לשימוש. לדוגמה, קטלוג מוצרים המפרט את המוצרים בסדר אלפביתי או על בסיס המחיר ליחידה קל יותר לשימוש מאשר קטלוג המפרט את הפריטים בסדר אקראי.

נושא זה מסביר כיצד למיין רשומות בעת הצגה ועיצוב של טבלאות, שאילתות, טפסים או דוחות.

בנושא זה

מבוא

מיון הרשומות בתצוגה כלשהי

הסרת סדר מיון

שמירת סדר מיון עם אובייקט

מבוא

חלק מהרשימות בהן אתה נתקל בחיי היומיום ממוינות כבר או מאפשרות לך למיין אותן בדרך הרצויה לך. לוחות שנה או יומנים ממוינים לפי תאריך. לעומת זאת, בעת רכישת כרטיסי טיסה או עיון ברשומות בתיבת הדואר האלקטרוני שלך, באפשרותך לבצע מיון לפי שדות זמינים רבים. באפשרותך למיין את הכרטיסים על בסיס מחיר, מועד המראה או חברת תעופה, ובאפשרותך למיין את הרשומות בתיבת הדואר שלך לפי שולח, נושא או תאריך. רשימה ממוינת מסייעת למשתמשים להציג ולאתר את המידע הרצוי להם ללא צורך בעיון בנתונים.

באפשרותך למיין את הנתונים בטבלאות, בשאילתות, בטפסים או בדוחות לפי שדה אחד או יותר. באמצעות עבודת עיצוב מזערית, הן אתה והן המשתמשים בטופס או בדוח שלך תוכלו לבחור כיצד ימוינו הרשומות.

לדוגמה, בעת עיצוב דוח של קטלוג מוצרים, ייתכן שתבחר לפרט את המוצרים בסדר אלפביתי. הסדר בו תבחר בעת עיצוב האובייקט הופך לסדר המיון המשמש כברירת מחדל עבור אובייקט זה. בעת הצגת השאילתה או הדוח, יוכל כל אחד מהמשתמשים למיין את הרשומות בדרך הרצויה לו, כגון לפי מחיר או לפי ספק.

הערה: ניתן למיין תצוגה לפי כל שדה המוצג בתצוגה זו, למעט שדות הכוללים קבצים מצורפים או אובייקטי OLE.

באפשרותך למקד את התוצאות על-ידי מיון הרשומות לפי יותר משדה אחד. בעת מיון לפי שדות מרובים, חשוב לזהות את השדות הקרויים שדות המיון החיצוניים ביותר והפנימיים ביותר. קביעת השדות המתאימים כשדות מיון פנימיים וחיצוניים חיונית להשגת התוצאות הרצויות. לדוגמה, נניח כי ברצונך למיין את טבלת אנשי הקשר לפי השדות 'FirstName' ו'LastName'. אם ברצונך למיין את השמות הפרטיים מא' ועד ת' (או מת' ועד א') בתוך כל שם משפחה, 'FirstName' הוא השדה הפנימי ביותר. לעומת זאת, אם ברצונך למיין את שמות המשפחה בתוך כל שם פרטי, 'LastName' הוא השדה הפנימי ביותר. במילים אחרות, הרשומות ממוינות תחילה (חיצוני) לפי השדה 'LastName' ולאחר מכן (פנימי) לפי השדה 'FirstName'.

שדות מיון פנימיים ביותר וחיצוניים ביותר

1. LastName הוא השדה החיצוני ביותר ו- FirstName הוא השדה הפנימי ביותר

2. FirstName הוא השדה החיצוני ביותר ו- LastName הוא השדה הפנימי ביותר

בעת החלת סדרי מיון, יש לזכור כי מספרים, טקסט ותווים מיוחדים ממוינים בהתאם לשפה הנבחרת ולהגדרות האזוריות של המחשב שלך. אם השפה וההגדרות האזוריות המצוינות בתיבת הדו-שיח אפשרויות Access אינן תואמות לשפה ולהגדרות האזוריות המצוינות בלוח הבקרה, סדרי המיון שייווצרו עלולים לא להתאים לציפיותיך.

הצגה או שינוי של שפת ברירת המחדל או של אזור ברירת המחדל

כדי לסקור את הגדרות השפה ב- Access, לחץ על לחצן Microsoft Office תמונת לחצן Office ולאחר מכן לחץ על אפשרויות Access. תחת הגדרה, הצג או שנה את הערך בתיבת הרשימה סדר מיון מסד נתונים חדש. הגדר את האפשרות כללי אם ברצונך להשתמש באחת בשפות אלה — אפריקאנס, אלבנית, ערבית, בסקית (בסקית), בולגרית, בלרוסית, קטלונית, הולנדית, אנגלית, פארואזית, פרסית, גרמנית-רגילה, יוונית, עברית, הינדי, אינדונזית, איטלקית, מלאית, פורטוגזית, רוסית, סרבית, סוואהילי ואורדו. שים לב כי הגדרה זו משפיעה על מסדי נתונים חדשים בלבד. כדי להחיל הגדרה זו על מסד נתונים קיים, הראשון לדחוס את מסד הנתונים.

כדי לדחוס את מסד הנתונים:

  • לחץ על לחצן Microsoft Office תמונת לחצן Office , הצבע על ניהול ולאחר מכן, תחת ניהול מסד נתונים זה, לחץ על דחיסה ותיקון של מסד נתונים.

כדי להציג את ההגדרות האזוריות עבור המחשב שלך, פתח את אפשרויות אזור ושפה בלוח הבקרה. בכרטיסיה אפשרויות אזוריות, הצג ובצע את השינויים הרצויים. לקבלת מידע נוסף, עיין בעזרה של Microsoft Windows.

לראש הדף

מיון הרשומות בתצוגה כלשהי

הערה: ב- Access, מיון דוחות שונה במקצת ממיון טבלאות, שאילתות או טפסים.

מיון דוחות

מיון טבלאות, שאילתות או טפסים

מיון דוחות

  1. פתיחת דוחות בתצוגת 'פריסה' או בתצוגת 'עיצוב'.

  2. אם חלונית קיבוץ, מיון וסיכום אינה פתוחה, בקבוצה קיבוץ וסכומים (בכרטיסיה עיצוב בתצוגת פריסה), או בכרטיסיה עיצוב בתצוגת עיצוב, לחץ על קבץ ומיין.

  3. בצע אחת מהפעולות הבאות: 

    • אם הדוח אינו מקובץ ואינו ממוין, לחץ על הוסף קבוצה בחלונית קיבוץ, מיון וסיכוםולאחר מכן בחר את שדה המיון החיצוני ביותר. לחץ על חץ הרשימה הנפתחת השני ובחר את אופן סידור הערכים הרצוי. לחץ על יותר ולאחר מכן לחץ על החץ מימין לעם מקטע כותרת עליונה ובחר את ללא מקטע כותרת עליונה. חזור על צעדים אלה עבור כל שדה מיון, כאשר שדה המיון הפנימי ביותר מופיע בתחתית.

    • אם הדוח מקובץ או ממוין כבר, הצג את הרמות הקיימות ובצע שינויים בזהירות. כדי לשנות שדה כלשהו, השתמש בחץ הרשימה הנפתחת הראשון. כדי לשנות את הסדר, לחץ על חץ הרשימה הנפתחת השני. כדי לשנות את רמת הקיבוץ לרמת מיון בלבד, שנה את עם מקטע כותרת עליונה לללא מקטע כותרת עליונה.

עצה: כדי למיין דוח לפי שדה יחיד, פתח את הדוח בתצוגת 'פריסה', לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על השדה ובחר את פקודת המיון הרצויה. לדוגמה, אם תבחר את השדה גיל, לחץ על מיין מהקטן ביותר לגדול ביותר או על מיין מהגדול ביותר לקטן ביותר. אך אם הדוח מקובץ או אם ברצונך למיין אותו לפי שדות מרובים, עליך להשתמש בחלונית קיבוץ, מיון וסיכום.

מיון טבלאות, שאילתות או טפסים

  1. זיהוי השדות לפיהם ברצונך לבצע את המיון. כדי לבצע מיון לפי שני שדות או יותר, זהה את השדות אשר ישמשו כשדות המיון הפנימיים ביותר והחיצוניים ביותר.

  2. לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני במיקום כלשהו בעמודה או בפקד המתאימים לשדה הפנימי ביותר ולחץ על אחת מפקודות המיון. פקודות אלה משתנות בהתאם לסוג הנתונים המופיעים בשדה הנבחר.

    הערה: בעת מיון נתונים עבור שדה מסוג נתונים כן/לא, ערך של "כן", "True" או "פועל" נחשב "נבחר", וערך של "לא", "False" או "לא פועל" נחשב "לא מסומן". תצוגת ברירת המחדל עבור סוג שדה זה היא תיבת סימון אך באפשרותך להגדיר תצוגה של תיבת טקסט או תיבה משולבת, זו עדיין תמויין כ"נבחר" או "לא מסומן".

    אפשרויות מיון

    1. מספר, מטבע, מספור אוטומטי

    2. טקסט, תזכיר, היפר-קישור

    3. כן/לא

    4. תאריך/שעה

  3. חזור על הצעד הקודם עבור כל שדה מיון, וסיים את הפעולה בשדה המיון החיצוני ביותר.

    הרשומות יסודרו מחדש כך שיתאימו לסדר המיון.

    הערה: אם שדה טקסט כולל מחרוזות Null ומחרוזות באורך אפס, בעת מיון בסדר עולה, הרשומות בעלות ערכי Null יפורטו תחילה, לאחר מכן יפורטו המחרוזות באורך אפס ובסוף יפורטו הרשומות בעלות ערכים שאינם ריקים.

    למד אודות אופן הטיפול בתווים מיוחדים, ברווחים מובילים ובערכים שליליים בעת מיון

    אם ערך בשדה כלשהו מתחיל בתו מיוחד — כגון מקף, סוגריים או כל סמל אחר — תבחין בהתנהגות הבאה בעת מיון בסדר עולה:

    • ערכים המתחילים בתו רווח יופיעו לפני ערכים אלפאנומריים.

    • ערכים המוקפים במירכאות יופיעו לאחר ערכים המתחילים ברווח, אך לפני ערכים אלפאנומריים.

    • ערכים המתחילים בסימון מינוס (-) יופיעו לפני ערכים המתחילים בסימון פלוס (+).

    • עבור כל שאר הסמלים, ייקבע הסדר בהתאם לקוד תווי ASCII עבור כל אחד מהתווים. לדוגמה, הקוד עבור סמל הדולר ($) הוא 36 והקוד עבור סימן השוויון (=) הוא 61, כך שערכים המתחילים ב- $ יופיעו לפני ערכים המתחילים ב- =.

      כדי לעקוף סדר זה, באפשרותך לבחור להתעלם מהתו הראשון של כל אחד מהערכים בשדה. טכניקה זו פועלת אם הערכים בשדה מתחילים תמיד בתו מיוחד יחיד, כגון סימן מינוס, או באותו מספר של תווים מיוחדים — באופן זה תוכל לדעת מכמה תווים יש להתעלם. לקבלת מידע שלב אחר שלב אודות אופן המיון לפי ערכים חלקיים, עיין במאמר מיון רשומות על בסיס ערכים חלקיים בשדה. אם מספר התווים המיוחדים מהם יש להתעלם משתנה, באפשרותך לציין סדר מיון מותאם אישית. לקבלת מידע שלב אחר שלב, עיין במאמר מיון רשומות בסדר מותאם אישית.

זכור כי אין באפשרותך להסיר סדר מיון משדה יחיד בלבד. כדי להסיר את המיון מכל שדות המיון, בכרטיסיה בית, בקבוצה מיין וסנן, לחץ על ניקוי כל המיונים ולאחר מכן החל את סדרי המיון הרצויים.

תרחישי מיון נוספים   

בעת השימוש בפקודות מיון, נעשה שימוש בסוג הנתונים של השדה ובערכים השלמים של כל שדה כדי לקבוע את סדר הרשומות. אך מה עליך לעשות אם ברצונך למיין ערכי טקסט, כגון ראשון, שני וכן הלאה, בסדר מותאם אישית ולא בסדר אלפביתי? או אם ברצונך למיין שדה טקסט הכולל כתובות IP? עיין בנושאים הבאים אם פקודות המיון אינן עונות על צרכי המיון שלך:

  • מיון רשומות על בסיס ערכים חלקיים בשדה האם ברצונך למיין רשומות על בסיס מספר תווים ראשונים או אחרונים בשדה כלשהו? אם אינך מתקשה בכתיבת ביטויים פשוטים, עיין בנושא זה, המסביר כיצד יש להשתמש בביטויים כדי לחלץ ערכים חלקיים.

  • מיון רשומות בסדר תלוי רישיות Access מתעלם מהרישיות של ערכי טקסט. לדוגמה, אופן הטיפול בערכים smith ו- Smith יהיה זהה לחלוטין, ואין באפשרותך לבחור מי מהם יופיע תחילה. עיין בנושא זה אם ברצונך לבצע מיון תלוי רישיות.

  • מיון רשומות לפי ערכים מספריים המאוחסנים בשדה טקסט האם אתה רואה כי הרשומות ממוינות לפי הספרות הנפרדות ולא לפי ערכיהן המספרים - לדוגמה, רשומות בעלות ערכים של 11 ו- 121 מופיעות לפני רשומות בעלות ערכים של 2 או 25, עיין במאמר זה.

  • מיון רשומות בסדר מותאם אישית אם ברצונך למיין ערכים מסוימים, כגון שמות ימי השבוע (ראשון, שני וכן הלאה) או תארים של עובדים (מנהל, דירקטור) בסדר בעל משמעות עבורך, עיין במאמר זה.

  • מיון כתובות IP לשדה המאחסן כתובות IP אין אפשרות לכלול מספרים ונקודות (.) מרובים, ולפיכך מיון פשוט של טקסט או מספרים לא יפעל עבור כתובות IP. עיין בנושא זה כדי ללמוד כיצד למיין כתובות IP.

לראש הדף

הסרת סדר מיון

  • כדי להסיר סדר מיון מטבלה, משאילתה או מטופס, בכרטיסיה בית, בקבוצה מיין וסנן, לחץ על ניקוי כל המיונים.

    פעולה זו תסיר את סדר המיון מכל השדות בתצוגה.

  • כדי להסיר סדר מיון מדוח, פתח את חלונית קיבוץ, מיון וסיכום על-ידי לחיצה על קבץ ומיין בקבוצה קיבוץ וסכומים (בכרטיסיה עיצוב בתצוגת פריסה, בכרטיסיה עיצוב בתצוגת עיצוב). לאחר מכן, לחץ על רמת המיון שברצונך להסיר, ולחץ על מחק. ערך המתאים לשדה מיון יתחיל במילים מיין לפי. הימנעות ממחיקת ערכים המתחילים קיבוץ לפי, מאחר שלא לשנות את העיצוב של הדוח.

לראש הדף

שמירת סדר מיון עם אובייקט

סדר המיון האחרון שהוחל נשמר באופן אוטומטי עם הטבלה, השאילתה או הטופס. אם ברצונך להחיל סדר זה באופן אוטומטי בפעם הבאה שתפתח את האובייקט, ודא כי המאפיין OrderByOnLoad של האובייקט מוגדר לכן.

מאחר שסדר המיון האחרון שהוחל משתנה מעת לעת, ייתכן שתעדיף להגדיר סדר מיון קבוע (או ברירת מחדל). באפשרותך לציין סדר מיון שישמש כברירת מחדל עבור שאילתה או דוח. חשוב לציין כי למרות שסדר המיון המשמש כברירת מחדל אינו מוחלף על-ידי סדר המיון הנוכחי או האחרון שהוחל, הוא ייכנס לתוקף רק לאחר הסרת סדר המיון הנוכחי או סדר המיון האחרון שהוחל מהתצוגה.

  • כדי להגדיר סדר מיון שישמש כברירת מחדל עבור שאילתה, פתח את השאילתה בתצוגת 'עיצוב'. הוסף את שדות המיון לרשת העיצוב ובשורה מיון, ציין את הסדר הרצוי.

  • כדי להגדיר סדר מיון שישמש כברירת מחדל עבור דוח, השתמש בחלונית קיבוץ, מיון וסיכום בתצוגת 'פריסה' או 'עיצוב'. לקבלת מידע שלב אחר שלב, עיין בחלק מיון דוחות.

כדי לראות את הרשומות ממוינות בסדר המיון המשמש כברירת המחדל, בכרטיסיה בית, בקבוצה מיין וסנן, לחץ על ניקוי כל המיונים. פעולה זו תסיר את המסנן הנוכחי או המסנן האחרון שנשמר מהתצוגה ותאפשר לך להציג את הרשומות בסדר ברירת המחדל.

לראש הדף

הערה: כתב ויתור בנוגע לתרגום מכונה: מאמר זה תורגם על-ידי מערכת מחשב, ללא התערבות אדם. Microsoft מציעה את תרגומי המכונה כדי לסייע למשתמשים שאינם דוברי אנגלית ליהנות מתוכן בנושא מוצרים, שירותים וטכנולוגיות של Microsoft. מכיוון שהמאמר תורגם על-ידי מכונה, הוא עלול להכיל שגיאות באוצר המילים, בתחביר או בדקדוק.

הרחב את הכישורים שלך
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×