מיון רשומות לפי סדר מותאם אישית

חשוב: מאמר זה תורגם בתרגום מכונה, ראה כתב ויתור. תוכל למצוא את הגרסה באנגלית של המאמר כאן לעיונך.

ייתכן כי תרצה למיין נתונים לא לפי סדר האלפבית או סדר מספרי, אלא לפי סדר מוגדר על-ידי המשתמש (הנקרא גם סדר לוגי או סדר מותאם אישית). לדוגמה, מיון חודשי השנה כך שינואר יופיע ראשון הגיוני יותר ממיון לפי סדר האלפבית, לפיו אוגוסט יופיע ראשון.

איזו פעולה ברצונך לבצע?

מיון מספר קטן, סופי של ערכי שדה ייחודיים

מיון מספר גדול של ערכי שדה ייחודיים

מיון מספר קטן ומוגבל של ערכי שדה ייחודיים

בהליך זה, תכתוב ביטוי המשתמש בפונקציה IIf כדי לדרג את תפקידי העובדים.

תחילה, צור טבלה המכילה שלושה שדות — תפקיד, שם פרטי ושם משפחה. בשדה תפקיד, הזן את הערכים הבאים עבור ארבע רשומות חדשות:

  • מתאם מכירות פנים

  • מנהל מכירות

  • נציג מכירות

  • סגן נשיא, מכירות

בשדות שם פרטי ושם משפחה של ארבע הרשומות, הזן שמות כלשהם.

  1. כעת, פתח את הטבלה בתצוגת גליון נתונים.

  2. בכרטיסיה בית, בקבוצה מיון וסינון, לחץ על מתקדם ולאחר מכן לחץ על סינון/מיון מתקדם בתפריט הקיצור.

  3. הוסף לרשת את השדות הרצויים, כגון שם פרטי, שם משפחה ותפקיד.

  4. לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על השורה שדה בעמודה הראשונה הריקה, לחץ שינוי גודל תצוגה ולאחר מכן הקלד את הביטוי הבא:

    IIf ([כותרת] = "סמנכ"ל, Sales", 1, IIf ([כותרת] ="מנהל מכירות", 2, IIf ([כותרת] ="נציג מכירות", 3, IIf ([כותרת] ="מתאם מכירות פנים", 4, 5)))

    תפקיד הוא שם השדה המכיל את הערכים שאתה מדרג. הערכים המוקפים במרכאות כפולות הם הערכים הייחודיים המאוחסנים בשדה. הערך המספרי העוקב הוא הדרגה המוקצית לערך. הביטוי לעיל מקצה את הדרגות 1 עד 4 לארבעה תפקידים שונים, ומקצה 5 לכל השאר. בעת ביצוע המיון, התפקידים שלא צוינו בביטוי זה יקבלו כולם דרגה זהה (5).

  5. בשורה מיין עבור העמודה המכילה את הביטוי, לחץ על סדר עולה.

  6. בכרטיסיה בית, בקבוצה מיון וסינון, לחץ על החלף מצב מסנן.

    הפונקציה IIf מחזירה את הערך המספרי התואם לערך בשדה תפקיד. לדוגמה, אם הערך בשדה תפקיד הוא מנהל מכירות, המספר המוקצה לו הוא 2. אם יש ערך בשדה תפקיד שאינו רשום כארגומנט בפונקציה — לדוגמה, מתאם אזורי — מוקצה לו המספר 5. לאחר מכן השאילתה ממיינת את המספרים האלה בסדר עולה.

לראש הדף

מיון מספר גדול של ערכי שדה ייחודיים

אם ברשותך מספר גדול של ערכים לדרג, דרך מועדפת למיין נתונים היא על-ידי יצירת טבלת חיפוש.

הנח כי טבלת העובדים מתייחסת ליותר מ- 50 תפקידים שונים. עליך ליצור תחילה טבלת חיפוש ולאחר מכן להכין את הטבלה הקיימת לחפש את הטבלה החדשה. לאחר מכן עליך לשייך בין שתי הטבלאות וליצור שאילתה.

יצירת טבלת חיפוש ושינוי הטבלה הנוכחית

  1. צור טבלת חיפוש חדשה שתאחסן את התפקידים. קרא לטבלה tblTitles, וקבע את השדות לסוגי הנתונים המצוינים בסוגריים, כפי שמודגם בטבלה הבאה:

מזהה תפקיד
(מספור אוטומטי)

כותרת
(Text)

1

סגן נשיא, מכירות

2

מנהל מכירות

3

נציג מכירות

4

מתאם מכירות פנים

  1. קבע את שדה מזהה תפקיד כמפתח הראשי.

  2. עדכן את טבלת העובדים כך שתחפש את הטבלה tblTitles.

    • בתצוגת עיצוב, שנה את שם השדה תפקיד למזהה תפקיד.

    • בעמודה סוג נתונים, שנה את סוג נתונים למספר.

  3. בכרטיסיה כללי, תחת מאפייני שדה, שנה את גודל שדה למספר שלם ארוך.

  4. שמור את הטבלה והתעלם מהאזהרה אודות איבוד הנתונים.

  5. עבור לתצוגת גליון נתונים.

  6. אכלס את עמודת התפקידים בערכי מזהה התפקיד התואמים לערכי התפקיד.

    לדוגמה, עבור רשומות בהן ערך התפקיד הוא מנהל מכירות, הקלד 2. עבור נציג מכירות, הקלד 3.

  7. שמור וסגור את הטבלה.

שיוך שתי הטבלאות

  1. בכרטיסיה כלי מסד נתונים, בקבוצה הצג/הסתר, לחץ על קשרי גומלין.

  2. בכרטיסיה עיצוב, בקבוצה הצג/הסתר, לחץ על שמות הטבלאות.

  3. בחר את הטבלאות tblTitles ועובדים ולחץ על הוסף כדי להוסיף אותן לחלון קשרי גומלין. סגור את תיבת הדו-שיח הצגת טבלה.

  4. גרור את שדה מזהה התפקיד מהטבלה tblTitles לשדה מזהה התפקיד בטבלת העובדים.

    תיבת הדו שיח עריכת קשרי גומלין נפתחת.

  5. ודא כי שמות השדות המוצגים בשתי העמודות הם שניהם מזהה תפקיד, וכן כי התיבה סוג קשר גומלין מציגה יחיד לרבים. באפשרותך לשנות את שמות השדות בעת הצורך.

  6. בחר בתיבת הסימון אכוף שלמות הקשרים בין הטבלאות.

  7. לחץ על צור כדי ליצור את קשר הגומלין.

    תיבת הדו-שיח עריכת קשרי גומלין נסגרת, והשינויים נשמרים.

  8. סגור את הכרטיסיה קשרי גומלין.

יצירת שאילתה

  1. בכרטיסיה יצירה, בקבוצה אחר, לחץ על שאילתה.

  2. בתיבת הדו-שיח הצגת טבלה, לחץ על הכרטיסיה טבלאות, לחץ פעמיים על עובדים ולאחר מכן לחץ על tblTitles.

  3. סגור את תיבת הדו-שיח הצגת טבלה.

  4. הוסף את השדות מזהה עובד, שם משפחה ושם פרטי מטבלת העובדים ואת השדה תפקיד מהטבלה tblTitles לרשת עיצוב השאילתה.

  5. עבור לתצוגת גליון נתונים.

לראש הדף

הערה: כתב ויתור בנוגע לתרגום מכונה: מאמר זה תורגם על-ידי מערכת מחשב, ללא התערבות אדם. Microsoft מציעה את תרגומי המכונה כדי לסייע למשתמשים שאינם דוברי אנגלית ליהנות מתוכן בנושא מוצרים, שירותים וטכנולוגיות של Microsoft. מכיוון שהמאמר תורגם על-ידי מכונה, הוא עלול להכיל שגיאות באוצר המילים, בתחביר או בדקדוק.

הרחב את הכישורים שלך
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×