מיון וסינון של נתונים עבור מיזוג דואר

באפשרותך להשתמש במיזוג דואר כדי ליצור ולשלוח דואר מסחרי וכדי ליצור מעטפות ותוויות. רשימת הדיוור היא מקור הנתונים עבור מיזוג דואר. Word מושך את המידע מרשימת הדיוור ומוסיף אותו למסמך מיזוג הדואר.

עריכת רשימת הדיוור

באמצעות מיזוג דואר, באפשרותך למיין ולסנן את הנתונים ברשימת הדיוור כדי לבחור רק את הרשומות הרצויות.

  1. במידת הצורך, פתח את מסמך מיזוג הדואר.

  2. בכרטיסיה דברי דואר, בקבוצה הפעל מיזוג דואר, בחר ערוך רשימת נמענים.

    כחלק ממיזוג הדואר ב- Word, בכרטיסיה 'דברי דואר', בקבוצה 'התחל מיזוג', בחר 'עריכת רשימת נמענים'.

    עצה: אם האפשרות עריכת רשימת נמענים אינה זמינה, לחץ על בחירת נמענים וקשר את המסמך לרשימת הדיוור שבה ברצונך להשתמש.

  3. בתיבת הדו-שיח נמעני מיזוג דואר, בחר בתיבת הסימון לצד כל נמען שאת הרשומה שלו ברצונך לכלול במיזוג.

    עבור כל שורה, בחר בתיבת הסימון כדי לכלול את הנמען.

    עצה: כדי לקבץ את השורות או להגביל את התצוגה לשורות מסוימות, מיין או סנן את רשימת הדיוור.

אפשרויות נוספות

תיבת הדו-שיח נמעני מיזוג דואר כוללת אפשרויות למיקוד רשימת הנמענים. שתי האפשרויות הנפוצות ביותר הן מיון וסינון של הרשימה כדי שיהיה קל יותר לאתר שמות וכתובות. לקבלת פרטים, עבור אל "מיון רשימת הנמענים" או "סינון רשימת הנמענים" בהמשך.

במסמך מיזוג דואר של Word, בחר 'ערוך נמענים' ובתיבת הדו-שיח 'נמעני מיזוג דואר', תחת 'מקד את רשימת הנמענים', בחר אפשרות.

מיון רשימת הנמענים

ישנן דרכים רבות למיון רשימת הנמענים. השלבים הבאים מציגים דוגמה אחת למה שניתן לעשות כדי למיין רשומות.

  1. תחת מקד את רשימת הנמענים, בחר מיון כדי לפתוח את תיבת הדו-שיחסינון ומיון .

  2. בכרטיסיה מיון רשומות , בחר בחץ הנפתח מיון רשומות, בחר את שם עמודה ברשימת הדיוור של Excelשלפיה ברצונך למיין ולאחר מכן בחר בסדר מיון עולה או יורד.

    כחלק מתהליך מיזוג הדואר של Word, בחר 'עריכת רשימת נמענים' ותחת 'מקד את רשימת הנמענים', בחר 'מיון'.

  3. (אופציונלי) בחר בחץ הנפתח ולאחר מכן לפי , בחר את שם העמודה השנייה שלפיה ברצונך למיין ולאחר מכן בחר בסדר מיון עולה או יורד.

  4. (אופציונלי) חזור על שלב 3 אם עליך להוסיף שם של עמודה נוספת שלפיה ברצונך למיין.

  5. בחר אישור ועיין בתוצאות המיון.

    כחלק מתהליך מיזוג הדואר של Word, תוצאות המיון חלות על רשימת נמענים.

    הערה: רשימת הנמענים מופיעה כעת בסדר אלפביתי עולה.

סינון רשימת הנמענים

באפשרותך לסנן את רשימת הדיוור כדי לראות רק את הנמענים שברצונך לכלול במיזוג הדואר. לדוגמה, הסינון עשוי להחזיר רשומות עבור אנשים בעיר מסוימת או עבור פריטי מלאי במחיר ספציפי.

בשלבים הבאים תגדיר את התנאים שבהם יש להשתמש כדי לסנן את רשימת הדיוור. הסינון משתמש בקריטריונים פשוטים (ביטויים) המבוססים על הבחירות שתבצע כדי להעריך את קיומם של הנתונים שהגדרת.

  1. תחת מקד את רשימת הנמענים, בחר סינון כדי לפתוח את תיבת הדו-שיחסינון ומיון .

  2. בכרטיסיה סינון רשומות , בחר בחץ למטה שדה ולאחר מכן בחר את שם העמודה ברשימת הדיוור של Excel שבה ברצונך להשתמש כמסנן ברמה הראשונה.

    הערה: הכרטיסיה סינון רשומות מעוצבת כמו טופס בעל ארבע עמודות. העמודות הן, מימין לשמאל, תנאי, שדה, אופרטור השוואה וקריטריוני התאמה המוגדרים על-ידי המשתמש.

  3. בחר בחץ למטה של התיבה השוואה ולאחר מכן בחר שווה ל- או באפשרות השוואה אחרת.

  4. בתיבה בהשוואה ל-, הקלד את הנתונים שלהם ברצונך שהבחירה בתיבה שדה תתאים.

  5. (אופציונלי) כדי להוסיף מסנן ברמה שניה, בעמודה הימנית ביותר, בצע אחת מהפעולות הבאות:

    • בחר וגם כדי להבטיח ששני תנאי הסינון יתקיימו תנאים ולאחר מכן חזור על שלבים 2 עד 4.

      לחלופין

    • בחר או כדי להבטיח שתנאי הסינון יתקיים תנאים ולאחר מכן חזור על שלבים 2 עד 4.

    כחלק מתהליך מיזוג הדואר של Word, בחר 'עריכת רשימת נמענים' ותחת 'מקד את רשימת הנמענים', בחר 'סינון'.

  6. חזור על שלב 5 לפי הצורך.

  7. לסיום בחר אישור, ולאחר מכן הצג את התוצאות של הרשומות המסוננות.

    כחלק מתהליך מיזוג הדואר של Word, תוצאות הסינון חלות על רשימת נמענים.

חיפוש נמען

באפשרותך לחפש את רשימת הדיוור ולמצוא נמען ספציפי או קבוצת נמענים בעלי תכונה משותפת, כגון שם משפחה, מיקוד או מספר לקוח.

  1. בתיבת הדו-שיח נמעני מיזוג דואר, תחת מקד את רשימת הנמענים, בחר חפש נמען.

  2. בתיבת הדו-שיח חיפוש ערך , בתיבה חיפוש , הקלד את שם התכונה שברצונך לחפש ברשימת הדיוור.

    הקלד שם בתיבת הדו-שיח 'חיפוש ערך' כדי לאתר נמען.

  3. תחת חפש ב, בצע אחת מהפעולות הבאות:

    • קבל את אפשרות ברירת המחדל כל השדות.

      לחלופין

    • בחר שדה זה, וברשימה הנפתחת בחר את שם העמודה שברצונך לחפש.

  4. בחר חפש את הבא.

    הערה: אם נמצאה התאמה לערך החיפוש הערך ברשימת הדיוור יסומן. בחר שוב חפש את הבא, ואם קיימת התאמה אחרת, גם היא תסומן.

למידע נוסף

צפה בסרטון הווידאו עבור לרמה מתקדמת יותר של מיזוג דואר, סרטון הדרכה שמסביר כיצד למיין ולסנן שדות מיזוג דואר וכן כיצד להתאים אישית את מיזוג הדואר עם הודעות מותאמת אישית וכיצד להוסיף שדות מיזוג מותאמים אישית.

במקרים מסוימים, ייתכן שלא תרצה להשתמש בכל המידע שלך ברשימת הנמענים של מיזוג הדואר. יש לך אפשרות לבחור רק חלק מהאנשים ברשימה, וכן למיין ולסנן את הנתונים, כדי לכלול רק את המידע הרצוי במיזוג הדואר.

מיון וסינון של רשימת מיזוג הדואר

  1. פתח את מסמך מיזוג הדואר, אם הוא עדיין לא פתוח.

  2. לחץ על דיוור >‏ עריכת נמענים.

    לחץ כדי לערוך את רשימת הנמענים

    אם האפשרות עריכת נמענים מעומעמת, לחץ על בחירת נמענים וקשר את המסמך לרשימת הדיוור שבה ברצונך להשתמש.

  3. בערוך ערכי רשימה, כדי להוסיף או להסיר אנשים ברשימה, לחץ על סימן החיבור (+) כדי להוסיף אדם או על סימן החיסור (-) כדי להסיר אדם מהרשימה.

    לחץ על סימן החיבור או החיסור כדי להוסיף או להסיר אנשים ברשימה.

  4. כאשר תסיים לבחור את האנשים שברצונך לכלול ברשימה, לחץ על אישור.

מיון הרשימה לצורך איתור קבוצות

באפשרותך למיין את רשימת הנמענים כדי לקבץ את המידע שלך בדרכים מסוימות. לדוגמה, אם ברצונך לשלוח דוא"ל רק לאנשים המתגוררים בערים מסוימות, מיין לפי ערים כך שכל האנשים בכל עיר יקובצו יחדיו. פעולה זו תקל עליך לבחור אותם כשתתחיל את המיזוג.

  1. לחץ על דיוור >‏ סנן נמענים.

  2. לחץ על מיין רשומות > מיין לפי ובחר את שם השדה שלפיו ברצונך למיין.

    לחץ על 'מיין רשומות' כדי למיין פריטים במיזוג הדואר

    כדי למיין לפי שדות מרובים – לדוגמה, לפי מדינה ולאחר מכן לפי עיר – לחץ על לאחר מכן, לפי ולאחר מכן בחר את השדות הנוספים שלפיהם ברצונך למיין.

    לחץ כדי למיין לפי שדות מרובים

  3. כאשר כל השדות ממוינים לפי רצונך, לחץ על אישור.

סינון הרשימה כדי להציג רק את השורות שברצונך לכלול

באפשרותך לסנן את הרשימה כדי שיופיעו רק האנשים או הפריטים שברצונך לכלול במיזוג – לדוגמה, רק אנשים מעיר מסוימת או פריטים ברשימת מלאי במחיר מסוים.

  1. לחץ על דיוור >‏ סנן נמענים.

    לחץ כדי לסנן רשימת מיזוג דואר

  2. בסנן רשומות, לחץ על החץ לצד התיבה שדה ולאחר מכן לחץ על העמודה שברצונך לסנן, כגון כותרת או שם_משפחה.

    לחץ על השדה שלפיו ברצונך לסנן

  3. לחץ על השוואה ולאחר מכן לחץ על סוג ההשוואה שברצונך לבצע.

    לחץ על אפשרויות ההשוואה שברצונך להגדיר

  4. בתיבה השווה ל, הקלד את הערך עבור המסנן. לדוגמה, אם בחרת באפשרות 'עיר' ברשימה שדה, הקלד את שם העיר.

  5. לחץ על ו או על או ולאחר מכן הוסף תנאי נוסף עבור המסנן. לדוגמה, אם ברצונך לקבל תוצאות עבור שתי ערים, לחץ על או, לחץ על "עיר" ברשימה שדה, לחץ על שווה ל‏ ולאחר מכן הקלד את שם העיר השניה.

  6. לחץ על אישור.

כעת אתה מוכן להוספת שדות מיזוג דואר במסמך המשמש אותך למיזוג דואר אלקטרוני או למיזוג דואר ב- Word עבור Mac. לקבלת מידע נוסף, ראה הוספת שדות מיזוג דואר.

שפר את הכישורים שלך ב- Office
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×