מידע בסיסי אודות מסדי נתונים

הערה: אנו מעוניינים לספק לך את תוכן העזרה העדכני ביותר במהירות האפשרית, בשפה שלך. דף זה תורגם באמצעות אוטומציה והוא עשוי לכלול שגיאות דקדוק או אי-דיוקים. מטרתנו היא כי תוכן זה יהיה שימושי עבורך. האם תוכל לספר לנו אם המידע הועיל לך, בחלק התחתון של דף זה? לנוחותך, הנה המאמר באנגלית.

מאמר זה מספק סקירה קצרה אודות מסדי נתונים – מהם מסדי נתונים, מדוע כדאי להשתמש בהם ואילו פעולות מבצעים החלקים השונים של מסד הנתונים. המינוח מתאים למסדי נתונים של Microsoft Access, אך המושגים חלים על כל מוצרי מסד הנתונים.

במאמר זה

מהו מסד נתונים?

החלקים של מסד נתונים של Access

מהו מסד נתונים?

מסד נתונים הוא כלי לאיסוף ולארגון של מידע. מסדי נתונים יכולים לאחסן מידע אודות אנשים, מוצרים, הזמנות או כל דבר אחר. מסדי נתונים רבים מתחילים כרשימה בתוכנית עיבוד תמלילים או בגיליון אלקטרוני. ככל שהרשימה גדלה, כפילויות וחוסר עקביות מתחילים להופיע בנתונים. קשה יותר להבין את הנתונים בצורת רשימה, וקיימות דרכים מוגבלות לחיפוש או למשיכה של ערכות משנה של נתונים לצרכי סקירה. לאחר שבעיות אלה מתחילות להופיע, מומלץ להעביר את הנתונים למסד נתונים שנוצר על-ידי מערכת ניהול מסדי נתונים (DBMS), כגון Access.

מסד נתונים ממוחשב הוא גורם מכיל של אובייקטים. מסד נתונים אחד יכול להכיל יותר מטבלה אחת. לדוגמה, מערכת מעקב אחר מלאי שמשתמשת בשלוש טבלאות אינה מהווה שלושה מסדי נתונים, אלא מסד נתונים אחד הכולל שלוש טבלאות. אלא אם מסד הנתונים של Access תוכנן במיוחד לשימוש בנתונים או בקוד ממקור אחר, הוא מאחסן את הטבלאות שלו בקובץ יחיד יחד עם אובייקטים אחרים, כגון טפסים, דוחות, פקודות מאקרו ומודולים. מסדי נתונים שנוצרו בתבנית Access 2007 (אשר נעשה בה שימוש גם ב- Access 2016‏, Access 2013 ו- Access 2010) כוללים את סיומת הקובץ ‎.accdb, ומסדי נתונים שנוצרו בתבניות Access קודמות כוללים את סיומת הקובץ ‎.mdb ניתן להשתמש ב- Access 2016‏, Access 2013‏, Access 2010 או Access 2007 כדי ליצור קבצים בתבניות קבצים קודמות (לדוגמה, Access 2000 ו- Access 2002-2003).

באמצעות Access, ניתן לבצע את הפעולות הבאות:

  • הוספת נתונים חדשים למסד נתונים, כגון פריט חדש במלאי

  • עריכת נתונים קיימים במסד הנתונים, כגון שינוי המיקום הנוכחי של הפריט

  • מחיקת מידע (לדוגמה, אם הפריט נמכר או בוטל)

  • ארגון והצגה של הנתונים בדרכים שונות

  • שיתוף הנתונים עם אנשים אחרים באמצעות דוחות או הודעות דואר אלקטרוני, באינטרא-נט או באינטרנט

החלקים של מסד נתונים של Access

הסעיפים הבאים הם תיאורים קצרים של חלקיו של מסד נתונים טיפוסי של Access.

טבלאות

טפסים

דוחות

שאילתות

פקודות מאקרו

מודולים

טבלאות

תמונת לחצן טבלת מסד נתונים דומה לגיליון אלקטרוני, בכך שהנתונים מאוחסנים בשורות ובעמודות. כתוצאה מכך, קל בדרך כלל לייבא גיליון אלקטרוני לטבלה במסד נתונים. ההבדל העיקרי בין אחסון הנתונים בגיליון אלקטרוני לאחסונם במסד נתונים קשור לאופן ארגון הנתונים.

לקבלת גמישות מרבית במסד נתונים, הנתונים צריכים להיות מאורגנים בטבלאות, כדי למנוע יצירת כפילויות. לדוגמה, אם אתה מאחסן מידע אודות עובדים, יש להזין כל עובד פעם אחת בטבלה המוגדרת לשמירת נתוני עובדים. נתונים אודות מוצרים יאוחסנו בטבלה נפרדת, ונתונים אודות סניפים יאוחסנו בטבלה אחרת. תהליך זה נקרא נרמול.

כל שורה בטבלה נקראת "רשומה". רשומות הן המקום שבו מאוחסנות פיסות מידע בודדות. כל רשומה כוללת שדה אחד או יותר. השדות תואמים לעמודות בטבלה. לדוגמה, נניח שיש לך טבלה בשם "עובדים", שבה כל רשומה (שורה) מכילה מידע אודות עובד כלשהו, וכל שדה (עמודה) מכיל סוג אחר של מידע, כגון שם פרטי, שם משפחה, כתובת וכן הלאה. יש לייעד את השדות כסוג נתונים מסוים: טקסט, תאריך או שעה, מספר או סוג אחר.

דרך נוספת לתיאור הרשומות והשדות היא כקטלוג כרטיסים של ספריה. כל כרטיס בארונית תואם לרשומה במסד הנתונים. כל פיסת מידע בכרטיס יחיד (מחבר, כותר וכן הלאה) תואמת לשדה במסד הנתונים.

לקבלת מידע נוסף אודות טבלאות, עיין במאמר מבוא לטבלאות.

טפסים

תמונת לחצן טפסים מאפשרים לך ליצור ממשק משתמש שבו ניתן להזין ולערוך את הנתונים. טפסים מכילים לעתים קרובות לחצני פקודות ופקדים אחרים שמבצעים מגוון משימות. ניתן ליצור מסד נתונים ללא שימוש בטפסים, על-ידי עריכת הנתונים בגליונות הנתונים של הטבלאות. עם זאת, רוב המשתמשים במסדי נתונים מעדיפים להשתמש בטפסים לצורך הצגה, הזנה ועריכה של נתונים בטבלאות.

ניתן לתכנת לחצני פקודות כדי לקבוע אילו נתונים יופיעו בטופס, לפתוח טפסים או דוחות אחרים או לבצע מגוון משימות אחרות. לדוגמה, נניח שיש לך טופס בשם "טופס לקוח" שבו אתה עובד עם נתוני לקוחות. טופס הלקוח עשוי לכלול לחצן הפותח טופס הזמנה, שבו ניתן להזין הזמנה חדשה עבור לקוח זה.

בנוסף, טפסים מאפשרים לך לשלוט באופן שבו משתמשים אחרים מקיימים אינטראקציה עם הנתונים במסד הנתונים. לדוגמה, באפשרותך ליצור טופס שמציג שדות מסוימים בלבד ומאפשר ביצוע של פעולות מסוימות בלבד. פעולה זו עוזרת להגן על הנתונים ולהבטיח שהנתונים יוזנו כראוי.

לקבלת מידע נוסף אודות טפסים, עיין במאמר מבוא לטפסים.

דוחות

תמונת לחצן דוחות משמשים לעיצוב, לסיכום ולהצגה של נתונים. דוח משיב בדרך כלל לשאלה מסוימת, כגון "כמה כסף קיבלנו מכל לקוח השנה?" או "באילו ערים ממוקמים הלקוחות שלנו?". ניתן לעצב כל דוח לצורך הצגת המידע באופן הקריא ביותר.

ניתן להפעיל דוח בכל עת, והוא תמיד ישקף את הנתונים הנוכחיים במסד הנתונים. דוחות מעוצבים בדרך כלל לצורך הדפסה, אך ניתן גם להציג אותם על המסך, לייצא אותם לתוכנית אחרת או לשלוח אותם כקובץ מצורף להודעת דואר אלקטרוני.

לקבלת מידע נוסף אודות דוחות, עיין במאמר מבוא לדוחות ב- Access.

שאילתות

תמונת לחצן שאילתות יכולות לבצע מגוון פעולות שונות במסד נתונים. תפקידן הנפוץ ביותר הוא לאחזר נתונים ספציפיים מהטבלאות. הנתונים שברצונך לראות מתפרסים בדרך כלל על-פני כמה טבלאות, ושאילתות מאפשרות לך להציג אותם בגליון נתונים יחיד. בנוסף, מכיוון שבדרך כלל אינך מעוניין לראות את כל הרשומות בבת אחת, שאילתות מאפשרות לך להוסיף קריטריונים כדי "לסנן" את הנתונים, לקבלת הרשומות הרצויות בלבד.

שאילתות מסוימות "ניתנות לעדכון", כלומר שבאפשרותך לערוך את הנתונים בטבלאות המשמשות כבסיס דרך גליון הנתונים של השאילתה. אם אתה עובד בשאילתה הניתנת לעדכון, זכור שהשינויים שלך מתבצעים בטבלאות עצמן, ולא רק בגליון הנתונים של השאילתה.

לשאילתות יש שני סוגים בסיסיים: שאילתות בחירה ושאילתות פעולה. שאילתת בחירה פשוטה מאחזרת את הנתונים והופכת אותם לזמינים לשימוש. ניתן להציג את תוצאות השאילתה על המסך, להדפיס אותן או להעתיק אותן ללוח. לחלופין, תוכל להשתמש בפלט השאילתה כמקור רשומה עבור טופס או דוח.

שאילתת פעולה, כפי שמשתמע משמה, מבצעת משימה עם הנתונים. ניתן להשתמש בשאילתות פעולה כדי ליצור טבלאות חדשות, להוסיף נתונים לטבלאות קיימות, לעדכן נתונים או למחוק נתונים.

לקבלת מידע נוסף אודות שאילתות, עיין במאמר מבוא לשאילתות.

פקודות מאקרו

תמונת לחצן ניתן לחשוב על פקודות מאקרו ב- Access כעל שפת תיכנות פשוטה שבה ניתן להשתמש כדי להוסיף פונקציונליות למסד הנתונים. לדוגמה, באפשרותך לצרף מאקרו ללחצן פקודה בטופס כך שהמאקרו יופעל בעת לחיצה על הלחצן. פקודות מאקרו מכילות פעולות המבצעות משימות, כגון פתיחת דוח, הפעלת שאילתה או סגירת מסד הנתונים. רוב פעולות מסד הנתונים שאתה מבצע באופן ידני יכולות להפוך לאוטומטיות באמצעות פקודות מאקרו, כך שהן חוסכות לך זמן.

לקבלת מידע נוסף אודות פקודות מאקרו, עיין במאמר מבוא לתיכנות ב- Access.

מודולים

תמונת לחצן מודולים, בדומה לפקודות מאקרו, הם אובייקטים שבהם ניתן להשתמש כדי להוסיף פונקציונליות למסד הנתונים. בעוד שיצירת פקודות מאקרו ב- Access מתבצעת על-ידי בחירה מתוך רשימה של פעולות מאקרו, עליך לכתוב מודולים בשפת התיכנות Visual Basic for Applications ‏(VBA). מודול הוא אוסף של הצהרות, משפטים ופרוצדורות המאוחסנים יחד כיחידה אחת. מודול יכול להיות מודול מחלקה או מודול רגיל. מודולי מחלקה מצורפים לטפסים או לדוחות וכוללים בדרך כלל פרוצדורות ספציפיות לטופס או לדוח שאליהם הם מצורפים. מודולים רגילים מכילים פרוצדורות כלליות שאינן משויכות לאובייקטים אחרים. מודולים רגילים מפורטים תחת מודולים בחלונית הניווט, ומודולי מחלקה אינם מופיעים שם.

לקבלת מידע נוסף אודות מודולים, עיין במאמר מבוא למודולים ב- Access.

לראש הדף

שפר את הכישורים שלך ב- Office
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×