מטרת ניהול פרוייקטים: יצירת לוח זמנים חדש של פרוייקט

מטרת ניהול פרוייקטים: יצירת לוח זמנים חדש של פרוייקט

תמונה המתארת שתי תצוגות של תוכנית פרוייקט

לאחר השלמת החשיבה המוקדמת על יעדי הפרוייקט, הגיע הזמן להכין לוח זמנים.

כאשר אתה מתחיל לוח זמנים חדש, עליך להוסיף פעילויות ולארגן אותן ביעילות כך שתאריך סיום הפרוייקט יחול בהקדם האפשרי.

לקריאת מאמרים נוספים בסידרה זו של מדריכים לימודיים לניהול פרוייקטים, ראה מפת הדרכים של הפרוייקט.

עצות לניהול פרוייקטים לפני שתתחיל . . .

  • ודא שאתה מתחיל במקום הנכון.    אם אתה בתחילת תהליך התכנון, ייתכן שלא תרצה להשתמש ב- Project כלל. אולי יש לך רשימה פשוטה באתר SharePoint, או ב- Excel, או על מפית נייר. שתף תחילה רעיונות אלה עם אנשים אחרים לפני שתפעיל את Project ותיצור לוח זמנים. קבל מידע נוסף אודות השלבים המוקדמים של תכנון פרוייקט.

  • ודא שאתה יודע מהו פרוייקט ומה אינו פרוייקט    בשלבים המוקדמים של יצירת פרוייקט, הפרוייקט שלך עלול להיות לא ברור או להיות מוגדר באופן רחב מדי. להלן כמה דוגמאות שיעזרו לך למקד את יעדי הפרוייקט.

    פרוייקטים המוגדרים באופן רחב מדי

    פרוייקטים המוגדרים ביתר בהירות

    הפחת עלויות התקורה

    • פרוייקט לשדרוג מפעל ייצור כדי לשפר את היעילות.

    • פרוייקט לקירוב מפעל תחזוקה למתקני ייצור.

    הפחתת הסיכון מצד מתחרים

    • פרוייקט להחלפת תוכנת אבטחה.

    • פרוייקט לגיוס מומחים לסיכון מענפים קשורים.

  • בסדר, כולם קיבלו את הרעיון הנהדר שלך. מה עושים עכשיו?    הפעל את Microsoft Project והתחל לעבוד. הוסף פעילויות, ארגן אותן בחלוקה לרמות והגדר לוח תאריכים של הפרוייקט כדי שתדע מהן שעות העבודה. ניתן גם להתחיל להוסיף אנשים בשלב זה, אך בדרך כלל זה קורה מאוחר יותר. קבל מידע נוסף אודות הוספת אנשים לפרוייקט.

שלב 1: יצירת פרוייקט חדש

יצירת פרוייקט חדש מתבנית

בסס פרוייקט חדש על תבנית מאוכלסת מראש המכילה פעילויות מפרוייקטים שדומים לשלך. רבות מתבניות אלה נוצרו על ידי מומחים בענף כדי לסייע לך להתחיל בעבודה.

יצירת פרוייקט חדש מאפס

התחל מדף חדש ואכלס אותו בפעילויות, באנשים ובפרטי תזמון אחרים.

פתיחת פרוייקט קיים

פתח פרוייקט שכבר הגדרת ובסס עליו את הפרוייקט הנוכחי.

פתיחת פרוייקט מגירסה קודמת

פתח פרוייקט שיצרת בגירסה קודמת של Project.

לראש הדף

שלב 2: הוספת פעילויות

הוספת פעילויות חדשות

הוסף פעילויות ללוח זמנים כדי לפצל את העבודה לחלקים הניתנים לניהול.

הגדרת משך הפעילות

הגדר את טווח הזמן (או זמן בלוח התאריכים) של פעילות. באפשרותך להזין מספר או פשוט להקליד משך מציין מיקום כגון "טרם נקבע" או "לדבר קודם עם טלי".

הגדרת כמות העבודה שאנשים יבצעו בפעילויות.

הגדר את משך הזמן (או שעות אדם) להשלמת פעילות. זהו משך הזמן ללא קשר למספר האנשים המוקצים לפעילות.

ייבוא נתוני Excel לתוך Project

אם הפעילויות שלך כבר ב- Excel, באפשרותך להעתיק אותן מ- Excel לתוך Project. Project ישמור את העיצוב והמבנה הארגוני של רשימת הפעילויות.

הוספת אבן דרך

סמן את הסיום של חלקים או שלבים עיקריים בפרוייקט שלך באבני דרך להצגת ההתקדמות לקראת התוצרים העיקריים.

ביטול פעילות במקום מחיקתה

באפשרותך לבטל פעילות אך לשמור תיעוד שלה בתוכנית הפרוייקט. זוהי דרך שימושית כדי לבדוק כיצד שינויים עשויים להשפיע על הפרוייקט שלך.

לראש הדף

שלב 3: ארגון פעילויות

קישור פעילויות בפרוייקט

קשר כל שתי פעילויות בפרוייקט כדי להציג את הקשר ביניהן (הנקרא גם תלות בין פעילויות). פעילויות מקושרות משקפות את המציאות בפרוייקט. כאשר פעילות אחת משתנה, גם השניה משתנה.

חלוקת פעילויות לרמות של תת-פעילויות ופעילויות ערסל

הצג הירארכיה של פעילויות על-ידי יצירת חלוקה לרמות עם הלחצנים 'הסט פנימה' ו'הסט החוצה'.

פיצול פעילות

כאשר יש הפרעות בפעילות, ניתן לפצל אותה למקטעים כדי להראות היכן היא מתחילה והיכן היא מפסיקה.

יצירת קודי WBS

השתמש בקודים של מבנה התפלגות עבודה (או WBS) כדי לחלק פעילויות לרמות באופן מספרי כך שהעבודה תתאים לנוהגי החשבונאות של העסק שלך.

תכנון מלמעלה למטה

הגדר תחילה את השלבים העיקריים ולאחר מכן פצל אותם לפעילויות נפרדות.

אופן הפעולה של לוחות זמנים של פרוייקטים: מאחורי הקלעים

למד עוד כיצד Project עובד עם פעילויות וקשרי הגומלין ביניהן כדי לסייע בחישוב לוח הזמנים.

לראש הדף

שלב 4: הגדרת לוחות התאריכים של פרוייקטים

הגדרת ימי עבודה עבור כולם בפרוייקט

הגדר את ימי העבודה הרגילים עבור כולם בפרוייקט, כגון שני עד שישי, 8:00 עד 17:00.

הוספת ימי חג וחופשה

שנה את לוחות זמני העבודה של האנשים על-ידי הוספת חגים וחופשות.

יצירת לוח תאריכים עבור משימה אחת בלבד

זהה זמן עבודה וזמן שאינו זמן עבודה עבור פעילות אחת בלבד, כגון תהליך במחשב שפועל בעצמו במהלך לוח זמנים בן 24 שעות עם הפסקה של יום אחד לצורך תחזוקה.

כיצד Project משתמש בלוחות תאריכים: מאחורי הקלעים

למד עוד כיצד לוחות תאריכים של פרוייקטים ומשאבים עובדים יחד כדי לסייע ל- Project לחשב את לוח הזמנים.

לראש הדף

שלב 5: שמירה ופרסום של לוח הזמנים

שמירת פרוייקט

שמור עותק מקומי של הפרוייקט כקובץ MPP.

שמירה ופרסום של פרוייקט ב- Project Web App

הפוך את עבודת הפרוייקט לזמינה באופן מקוון למשתמשים אחרים ב- Project Web App.

שמירת קובץ פרוייקט כ- PDF

שמור פרוייקט בתבנית PDF שניתן לקרוא באמצעות קורא PDF או בדף אינטרנט.

חזור אל מפת הדרכים של הפרוייקט

שפר את הכישורים שלך ב- Office
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×