מטרת ניהול פרוייקטים: העברת מידע אודות הפרוייקט

חשוב: מאמר זה תורגם בתרגום מכונה, ראה כתב ויתור. תוכל למצוא את הגרסה באנגלית של המאמר כאן לעיונך.

תמונה של מבט כולל על תרחיש הצגה

העברת מידע היא הרכיב החיוני ביותר המשפיע על הצלחתו, או כשלונו, של כל פרוייקט. למרבה המזל, ב- Project 2010, העברת מידע אודות פרוייקט הפכה להרבה יותר קלה - בין אם אתה מעביר מידע בתוך צוות מצומצם שעובד על פרוייקט אחד, או בתוך ארגון גדול בעל צרכי תקשורת גלובליים החובקים תיקים עסקיים ופרוייקטים רבים.

בנוסף, Project משתלב כעת עם SharePoint כדי לעזור לך לשתף מידע אודות הפרוייקט, גם ללא Project Server.

מאמר זה מהווה את אחת המטרות פרוייקטים ניהול על מפת הדרכים של הפרוייקט.

דוגמאות מניהול פרוייקטים...

המשימה שלך: נאמר לך שעליך לנהל פרוייקט חדש ולקיים תקשורת עם בעלי העניין באופן תדיר. כשאתה בודק את המילה "בעל עניין" לעומק, אתה מגלה שמדובר לא רק במנהל הישיר שלך. בעלי העניין הם כל מי שיש לו עניין בפרוייקט, החל מהמנהל, דרך ספקים חיצוניים ועד אפילו למנכ"ל הארגון שלך. אתה גם מבין שאין מדובר רק בבעלי העניין החשובים שצריכים לקבל דיווחים על התקדמות הפרוייקט. גם הצוות שלך צריך להיות מדווח. לפתע, העברת המידע נראית לך כמו עניין קצת מורכב.

אז נתחיל מההתחלה. עליך לנתח את צרכי התקשורת של בעלי העניין. גם החברות בעלות הכוונות הטובות ביותר בנוגע לתקשורת נכשלות מכיוון שהן אינן משכילות להבין כי תקשורת יעילה מתרחשת בדרכים רבות. אתה יכול להשתמש ב- Excel כדי ליצור תרשים רבעים של השפעות/עניין שיעזור לך להבין מי צריך לדעת מה, ובאיזו מידה. כפי שתוכל ללמוד מהתרשים, עליך להיות רגיש יותר מכל לצרכי האדם בעל ההשפעה הרבה ביותר על תוצאות הפרוייקט וכן ההשפעה הרבה ביותר על מהלך הפרוייקט.

תמונה של רשת השפעות ב- Excel

למרבה המזל, זה עתה גילית שהארגון שלך התקין ממש עכשיו את Microsoft Project 2010 בכל רחבי הארגון, ואתה שוקל לנסות את תכונות התקשורת העוצמתיות שלו. יצרת קשר עם מנהלי פרוייקטים מנוסים בארגון שיעזרו לך עם הדברים הבסיסיים שבניהול פרוייקט, וקיבלת עצות טובות לגבי תכונות המעקב והדיווח המתקדמות ב- Project עבור עבודת הצוות שלך. אך מעבר לזה, התחלת ממש להתעייף מלשלוח הודעות מתחננות בדואר האלקטרוני ומלדפוק על דלתות כדי לקבל עדכונים על התקדמות הפרוייקט.

לאחר שביצעת ניתוח של בעלי העניין, יכול להיות שתחליט כי יישום מסוים של Office מתאים יותר לסוג המידע שברצונך לשלוח. הנה סיכום מהיר של יישומי Office והיתרונות והחסרונות שלהם שעשויים להיות רלוונטיים לך, בהתאם לצרכי בעלי העניין שלך.

יישום

יתרונות

חסרונות

Excel

באפשרותך לייבא נתונים מ- Project עבור ניתוח, כגון ANOVA מתקדמות ושל ערך מזוכה. ללמוד עוד אודות הפרוייקט המתקדמות של יכולות לניתוח.

יותר מדי קל ליצור גרפים מורכבים, כאשר פירוט ברמות גבוהות יותר יותר מתאים.

Word

מסמכי Word יכולים לשמש דרך מחזור החיים של הפרוייקט, במיוחד במהלך שלב האתחול כאשר מסמכי תכנון מפרטים צורך שיצרת והוא משותף. ללמוד עוד אודות השימוש יצירת מסמך Word במהלך האתחול פרוייקט (וידאו).

כמה מבעלי העניין עשויים לדרוש מצגת חזותית של ביצועי הפרוייקט המתנהל, יכולת שמספקים בצורה טובה יותר Excel, ‏Project ו- Visio.

Project

Microsoft Project מכיל כלי מצגת מוכללים עבור כל רמות בעלי העניין, כולל ציר זמן, צוות תכנון תכונות ונתוני ייצוא יכולות. למד עוד אודות דרכים להציג והצגה של מידע אודות פרוייקט.

ייתכן ש- Project אינו מותקן במחשבים של בעלי העניין שלך, ואם הוא כן מותקן, מורכבות הנתונים עלולה להיות מבלבלת. שיטה טובה יותר היא להשתמש בתכונות הדיווח של Project, כגון צירי הזמן והדוחות החזותיים, כדי להעביר מידע לבעלי עניין בכירים.

SharePoint

אם אתה בעבודה עם רשימות משימות של SharePoint, באפשרותך לייבא אותו לתוך Project. שינוי ברשימת המשימות אחד ישתקפו ברשימת המשימות אחרים. ללמוד עוד באמצעות SharePoint ב- Project.

דורש מחלקת IT או ספק IT שמסוגל להשקיע בנכסי החברה לצורך פיתוח. עם זאת, באפשרותך למזער את טרחה הניהול של SharePoint על-ידי פריסת אותו מהענן.

Project Server

להעברת enterprise ודיווח, במיוחד ברמת תיקים, Project Server הכוללת מתקדמת ודיווח על כלי. קבלת מידע נוסף אודות Project Server.

עבור חברות קטנות המעסיקות כמה עובדים בודדים, הפריסה של Project Server עשויה להוות אתגר. כדי להשתמש באופן יעיל ב- Project Server, הארגון שלך צריך להבין את התהליכים העסקיים, המתודולוגיה ואת יכולות ניהול הפרוייקטים שלו, וכיצד להגדיר ולנהל את הפער שבין מקומו של הארגון היום לבין היעד שהוא מעוניין להגיע אליו כדי לנצל את מלוא היתרונות של Project Server.

PowerPoint

מושלם למצגות מרשימות בפני בעלי עניין ברמה גבוהה. קבלת מידע נוסף אודות אופן השימוש ב- PowerPoint עבור מצגות יעילות.

עבור ספקים, אנליסטים ומהנדסים, יישום כגון Excel עשוי להיות מתאים יותר ליצירת תרשימים מפורטים.

Visio

אידיאלי עבור שלבים הראשוני של פרוייקט שבו שימושית זרימה שרטוט תרשימים של העסק וותהליכי ייצור. קבלת מידע נוסף תרשימי זרימה ביצירת לתקשורת פרוייקט באמצעות Visio.

עשוי להציג יותר מדי מידע תהליכי אם מוצג בפני קהל ברמה הניהולית.

Lync Server

מאפשר חוויה צוות מחובר אשר המרות כל התקשורת לתוך אינטראקציה שנמצא שיתופית, למעניינים ויהיו נגישות מכל מקום.

דורש מחלקת IT או ספק IT שמסוגל להשקיע בנכסי החברה לצורך פיתוח.

תוכניות Office Online (בענן)

נאה ופשוטה כדי להציג מידע אודות פרוייקט בדף האינטרנט של החברה שלך באמצעות קוד מוטבע של גליון עבודה מ- Excel Online. דוגמה מתוך הבלוג של Excel.

נושא האבטחה עשוי להוות בעיה עבור חברות מסוימות. ודא כי גליונות העבודה המוטבעים מופיעים באתר אינטרנט מאובטח, או מוצגים מתיקיית OneDrive פרטית (ולא ציבורית).

מדיה חברתית

Twitter, Facebook ואחרים מדיה חברתית יכולה לסייע ניהול פרוייקטים וצוותים, במיוחד במהלך שלב האתחול של פרוייקט. למד עוד אודות השימוש מדיה חברתית ניהול פרוייקט

חברי הצוות עשויים להביע התנגדות לשתף מידע באופן פחות מאובטח מאשר בשרתי SharePoint.

לראש הדף

העברת מידע אודות פרוייקט

בדיקת בעיות בתכנון שיש להעביר הלאה

איתור בעיות בתכנון הוא מפתח חיוני להצלחת העברת המידע לחברי הצוות ובעלי העניין.

העברת מידע אודות ערך מזוכה

לכידת ערך מזוכה היא שלב מתקדם יותר, אך עוצמתי מאד, לקראת גילוי נקודות החוזק והחולשה בביצועי הפרוייקט. העובדות ברמה הגבוהה שאתה לומד מתהליך זה הן הדבר שבעלי העניין רוצים לראות.

סינכרון פעילויות פרוייקט עם רשימת משימות של SharePoint

אם כבר יצרת פרוייקט, באפשרותך לסנכרן את רשימת הפעילויות של הפרוייקט עם רשימת פעילויות של SharePoint. שינוי ברשימת פעילויות אחת ישתקף ברשימת הפעילויות האחרת.

ייצוא רשימת SharePoint לתוך רשימת פעילויות פרוייקט

אם התחלת לעבוד עם רשימת פעילויות של SharePoint, באפשרותך לייבא אותה לתוך Project. שינוי ברשימת פעילויות אחת ישתקף ברשימת הפעילויות האחרת.

יצירה וניהול של רשימת פעילויות פרוייקט של SharePoint

אם הגדרת רשימת פעילויות ב- SharePoint, תוכל להוסיף פעילויות, להקצות אנשים לפעילויות אלה ולנהל את העבודה מבלי להשתמש ב- Project Server.

הצגת מידע אודות פרוייקט ללא Project 2010

אם אתה מחפש דרכים אחרות להציג מידע אודות פרוייקט ללא Project וללא SharePoint, באפשרותך לייצא מידע אודות פרוייקט באמצעות מגוון של תבניות וכלים.

היכרות עם Project Web App

למד כיצד Project Server ו- Project Web App יכולים לעזור לארגון שלך; סרטוני וידאו אלה מדריכים אותך לגבי היסודות.

שימוש ב- Outlook 2010 כדי לקיים תקשורת עם הצוות שלך

למד את שיטות העבודה המומלצות לשימוש ב- Outlook לצורך מיטוב היעילות של הדואר האלקטרוני שאתה שולח לחברי צוות. פתור בעיות במקום ליצור אותן!

הטבעת חוברת עבודה של Excel בדף אינטרנט

הצג גליון עבודה מוטבע באתר אינטרא-נט כדי שבעלי העניין יוכלו לראות מידע עדכני אודות הפרוייקט. חוברת העבודה מאוחסנת במיקום ציבורי, כגון Windows Live OneDrive

צור דיאגרמות של Visio

Visio 2010 יכול לעזור לך ליצור תרשימים מרשימים שמעבירים מידע ברמה גבוהה לבעלי העניין.

לראש הדף | חזור אל מפת הדרכים של הפרוייקט

הערה: כתב ויתור בנוגע לתרגום מכונה: מאמר זה תורגם על-ידי מערכת מחשב, ללא התערבות אדם. Microsoft מציעה את תרגומי המכונה כדי לסייע למשתמשים שאינם דוברי אנגלית ליהנות מתוכן בנושא מוצרים, שירותים וטכנולוגיות של Microsoft. מכיוון שהמאמר תורגם על-ידי מכונה, הוא עלול להכיל שגיאות באוצר המילים, בתחביר או בדקדוק.

הרחב את הכישורים שלך
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×