מטרת ניהול פרוייקטים: העברת מידע אודות הפרוייקט

חשוב: מאמר זה תורגם בתרגום מכונה, ראה כתב ויתור. תוכל למצוא את הגרסה באנגלית של המאמר כאן לעיונך.

יצירת קשר עם הצוות שלך

העברת מידע לגבי הפרוייקט שלך עשויה להיות קשה לעתים קרובות, בין מדובר בקבלת פרטי מצב מהצוות שלך, או העברת מצב הפרוייקט לממונים עליך.

למד מתי וכיצד להעביר מידע לגבי הפרוייקט ולדווח עליו. אחרת, עלול להיווצר מצב שבו לא מתקיים שיתוף פעולה יעיל והצלחת הפרוייקט אינה מובטחת.

לקריאת מאמרים נוספים בסידרה זו של מדריכים לימודיים לניהול פרוייקטים, ראה מפת הדרכים לניהול פרוייקטים.

עצות לניהול פרוייקטים לפני שתתחיל . . .

  • פרט מיהם בעלי העניין    לפני תחילת פרוייקט, גלה מיהם בעלי העניין שלך. אחד בטוח עד תא פרוייקט הוא תשכח בעל עניין קריטי מי שיש לו השפעה עבור go/לא על הפרוייקט

  • ערוך תוכנית להעברת מידע בשלב מוקדם    עיצוב אסטרטגיות תקשורת ותהליכים לפרוייקט שלך לפני תחילת הפרוייקט. אפילו טוב יותר, יש תהליכי תקשורת תופיע כ פעילות בשורות הראשון של הפרוייקט כך חלק קריטי זה של שיתוף פעולה יהפוך ההתחייבות של כולם.

  • תקשורת לעתים קרובות    איסוף מידע אודות מצב פעילות לאחר שבוע עוסק הזכות ראשי בעיות לפני שהם להתקדם. אם לנהל תקשורת לעתים תכופות יותר מזה, חברי צוות עלול להפסיק לשלוח עדכונים עקב זמן נוסף בהכנת אותם.

  • חפש בעיות    אם הכל נראה למעבר משום טרם נשמע כל דבר שלילי, אתה כנראה ראש לכיוון בבעיות. אפילו בצורה הטובה ביותר ריצה הפרוייקטים להיתקל בבעיות. המשימה שלך היא לעבור לאתר אותן לפני שהם לגדול לתוך בעיות גדול יותר.

  • השתמש בטכנולוגיה המתאימה    הכרת שלך חבר צוות וצרכי תקשורת הסכמת בעלי העניין. לדוגמה, חברי צוות דיווח על מצב פעילות כדאי להשתמש דואר אלקטרוני או Project Server, בעוד מנהל ייתכן שתעדיף תרשים שמוצג כהלכה או PivotTable. להלן רשימה של תוכניות שבהן באפשרותך להשתמש כדי לסייע בתקשורת.

יישום

יתרונות

חסרונות

פרוייקט

  • כולל כלי מצגת מוכללים עבור כל רמות בעלי העניין.

  • כולל תצוגות קלות להבנה של צירי זמן ולוח תכנון של צוות.

  • מאפשר ייצוא נתונים ל- Excel ו- Visio עבור העברת נתונים מורכבים.

  • ייתכן שהחברה שלך לא משתמשת ב- Project.

  • הפרוייקטים שהחברה שלך עובדת עליהם עשויים להיות קטנים מדי בשביל תוכנת תכנון עוצמתית כמו זו.

Project Server

  • מושלם להעברת מידע מתקדמת ודיווח על פרטי הפרוייקט בכל רחבי הארגון.

  • מאפשר השוואת מצבם של פרוייקטים מרובים או לצורך תיק פרוייקטים.

  • ייתכן כי חברות קטנות יותר יזדקקו לסיוע של יועצים לצורך ההתקנה של Project Server והשימוש בו.

‏Excel‏

  • Project מאפשר ייצוא נתונים ל- Excel עבור ניתוח מתקדם, כגון ANOVA וניתוח ערך מזוכה.

  • אידיאלי לתכנון מוקדם של פרוייקטים או עבור תוצרים ברמה גבוהה שניתן להוסיף בשלב מאוחר יותר ל- Project.

  • Excel חסר תכונות של תזמון אוטומטי עבור פרוייקטים מורכבים יותר.

‏Word

  • אידאלי לשלב הראשוני, שבו עליך לשתף מסמכי תכנון כגון תקציבים ותוצרים.

  • לא אידיאלי עבור מצגות חזותיות בפני בעלי עניין מדרג ניהולי. במקום זאת, השתמש ב- Excel, ‏Visio, ‏PowerPoint או בפונקציונליות הדיווח שב- Project.

Windows PowerShell

  • מציע תכונות סינכרון ללא שימוש ב- Project Server. שינוי ברשימת פעילויות אחת ישתקף ברשימת הפעילויות האחרת.

  • יקרה פריסה ברחבי החברה. אם אין לך את המשאבים החברה להתקנת SharePoint, באפשרותך להשתמש Office 365 ב- SharePoint online.

PowerPoint‏

  • מושלם למצגות מרשימות בפני בעלי עניין בדרג ניהולי.

  • ייתכן כי אנליסטים ומהנדסים ידרשו תרשימים מפורטים יותר לצורך ניתוחי תקציב מורכבים.

Visio‏

  • אידאלי לשלבים ההתחלתיים של הפרוייקט כאשר עליך להעביר מידע לגבי תהליכים עסקיים ותהליכי ייצור באמצעות תרשימי זרימה או דיאגרמות אחרות.

  • עשוי להציג כמות רבה מדי של פרטים במצגות בפני קהל מהדרג הניהולי. השתמש במקום זאת בתכונות הדיווח הכלולות ב- Project.

Lync   

  • מושלם עבור צוותים הנמצאים במיקומים שונים. באפשרותך לשתף מידע לגבי פרוייקט באמצעות העברת הודעות מיידיות, שיחות קול, שיחות וידאו או במהלך פגישות מקוונות.

  • דורש מחלקת IT לפרוס. אם אין לך את המשאבים החברה כדי להתקין את Lync, באפשרותך להשתמש Office 365 עם Lync Online.

בדיקת עדכוני מצב מ- Project Server

אם הצוות שלך משתמש ב- Project Server, הורד עדכוני מצב פעילות מהשרת לפני שאתה מנהל תקשורת עם הצוות שלך לגבי התקדמות הפרוייקט.

מעקב אחר ההתקדמות של לוח הזמנים, מהרמה הפשוטה ועד לרמת המומחה

קיימות דרכים פשוטות למעקב אחר ההתקדמות, וישנן גם דרכים מורכבות יותר. מצא את הדרך המתאימה ביותר לפרוייקט ולצוות שלך.

ניהול צ'אט של הודעות מיידיות עם חבר צוות בפרוייקט באמצעות Lync

כאשר מתעוררת שאלה מהירה בעת העבודה על לוח זמנים של פרוייקט, רחף מעל השם של אדם כלשהו כדי לשתף איתו הודעה מיידית בעזרת Lync.

הצטרפות לפגישה מקוונת של Lync

אם אנשים מסוימים לא יכולים להגיע לפגישה, השתמש ב- Lync כדי לשתף איתם פרטי פרוייקט. שתף שקופיות של PowerPoint, גליונות Excel, או מחברת OneNote לשיתוף תוכניות לגבי פרוייקט. אנשים יכולים להשתתף בפגישות מקוונות במשרד, בבית או דרך הטלפון הנייד שלהם.

יצירת דוח פרוייקט

עם Project 2013, באפשרותך ליצור ולהתאים אישית דוחות גרפיים מרשימים של נתוני פרוייקט מכל סוג שתרצה, בלי להשתמש בתוכנות אחרות. בעת עבודה על פרוייקט, הדוחות משתנים כדי לשקף את המידע העדכני ביותר - לא נדרשים עדכונים ידניים!

סינכרון עם רשימת משימות של SharePoint

חברי הצוות יוכלו להציג את לוח הזמנים ולעדכן את עבודתם ב- SharePoint, ואתה תוכל לראות את השינויים ב- Project. ולהיפך.

שימוש ב- Office 365 עם SharePoint ו- Lync online

עבוד עם מפרטים מוקדמים של פרוייקט באמצעות Office 365. כל עוד אתה עובד במחשב בעל חיבור לאינטרנט, באפשרותך לעבוד על המסמכים שלך באמצעות גירסאות מלאות של Word, ‏Excel, ‏PowerPoint או OneNote - לפי דרישה, מכל מקום.

באפשרותך גם להשתמש ב- SharePoint וב- Lync Online אם החברה שלך לא התקינה תוכניות אלה במחשבי העובדים.

פרסום שינויים בפעילויות בשרת

בעת ביצוע שינויים בפעילויות, פרסם שינויים אלה ל- Project Server כך שלכל אחד יהיה את המידע העדכני לצורך המשך עבודתו.

חזור אל מפת הדרכים של ניהול פרוייקטים

הערה: כתב ויתור בנוגע לתרגום מכונה: מאמר זה תורגם על-ידי מערכת מחשב, ללא התערבות אדם. Microsoft מציעה את תרגומי המכונה כדי לסייע למשתמשים שאינם דוברי אנגלית ליהנות מתוכן בנושא מוצרים, שירותים וטכנולוגיות של Microsoft. מכיוון שהמאמר תורגם על-ידי מכונה, הוא עלול להכיל שגיאות באוצר המילים, בתחביר או בדקדוק.

הרחב את הכישורים שלך
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×