מטרת ניהול פרוייקטים: הוספת אנשים והקצאתם לפעילויות

הערה: אנו מעוניינים לספק לך את תוכן העזרה העדכני ביותר במהירות האפשרית, בשפה שלך. דף זה תורגם באמצעות אוטומציה והוא עשוי לכלול שגיאות דקדוק או אי-דיוקים. מטרתנו היא כי תוכן זה יהיה שימושי עבורך. האם תוכל לספר לנו אם המידע הועיל לך, בחלק התחתון של דף זה? לנוחותך, הנה המאמר באנגלית.

הוספת משאבים לפרוייקט

כאשר אתה מקצה אנשים לעבודה בפרוייקט, זכור שני דברים:

  1. עליך להוסיף אנשים ללוח הזמנים של הפרוייקט כדי . . .

  2. שתוכל להקצות אותם לעבודה על פעילויות.

הבדל זה גורם פעמים רבות לבלבול בעת עבודה עם התוכנות השונות לניהול פרוייקטים.

לקריאת מאמרים נוספים בסידרה זו של מדריכים לימודיים לניהול פרוייקטים, ראה מפת הדרכים לניהול פרוייקטים.

עצות לניהול פרוייקטים לפני שתתחיל . . .

אם אתה משתמש חדש בניהול פרוייקטים אם אתה משתמש חדש בניהול פרוייקטים, ייתכן שתבין שאין לך מה לדאוג יותר מאשר רק להוסיף משימות, כגון כמה אנשים לשים עליהם, כיצד להסביר את החגים והחופש של האנשים וכיצד והיכן להכניס מידע אישי כגון מספרי טלפון , כתובות דואר אלקטרוני ומידע אודות שכר.

להלן עצות שיסייעו לך להתחיל בעבודה.

  • למד אילו סוגי משאבים ניתן להקצות לפעילויות    לאחר שתאסוף את המידע הדרוש לך אודות פעילויות פרוייקט, זהה את סוגי המשאבים הדרושים לך.

    • משאבי אנשים    אלה משאבים שאנו בדרך כלל חושבים עליהם כעובדים על משימות. מנהלי פרוייקטים מתקשרים לעתים למשאבי עבודה אלה, בניגוד לחומרים ולציוד.

    • משאבים ארגוניים    משאבים אלה הם משאבי עבודה המנוהלים ומשותפים בכל ארגון. נעשה שימוש במשאבי ארגון עם Project Professional.

    • משאבי חומרים    משאבים אלה כוללים מחשבים או מכונות המשמשים להשלמת העבודה על פעילויות.

    • משאבים כלליים    משאבים אלה מציינים דרישות איוש עבור משימות ולא אנשים מסוימים, כגון נגרים או מפתחים.

  • שקול כיצד מספר המשאבים משנה משכים בעת הצבת משאבים מרובים בפעילות, מצפה למשך הזמן של פעילות לקצר. במקרים רבים, עם זאת, הוספת אנשים לפעילות יכולה לכלול את האפקט המנוגד. היא יכולה להוסיף עלויות נוספות, תקשורת נוספת וinefficiencies אחרות. לדוגמה, כנראה שהעיצוב עבור גשר אגרה חדש אינו מתקדם במהירות רבה יותר אם תכפיל את מספר הארכיטקטים בפרוייקט. Project מאפשר לך לשלוט במה שקורה למשכי זמן של פעילויות לאחר ההוספה לפעילויות.

  • שקול כיצד יכולות האדם משפיעות על משכי פעילויות חוויית אדם יכולה להשפיע ישירות על משך הפעילות. ייתכן שתצפה לאדם בעל ניסיון של חמש שנים להשלים משימה בפחות זמן מאשר אדם עם שניים.

אם אתה מנהל פרוייקט מנוסה כאשר פרוייקטים גדלים, עליך לחשוב על דברים נוספים. כעת עליך לדאוג לגבי השימוש במשאבים במחלקות אחרות, לשכור ספקים, לעקוב אחר מאה עבודות של אנשים, ליצור דוחות עבור מנהלים ועוד מורכבות אחרות שלא חשבת עליהן עדיין. למרבה המזל, Microsoft Project כולל את כלי המומחה הדרושים לך.

להלן עצות לקידום המומחיות שלך.

  • סקירה ועידון של הערכות המשך    השתמש במידע שאתה אוסף אודות הפרוייקט הנוכחי ופרוייקטים דומים כדי למקד את הערכות המשך שלך. הדיוק של ההערכות שלך עבור דרישות משאבים (ובסופו של דבר עלויות פרוייקט) תלוי במידה רבה בדיוק של הערכות משך הפעילות שלך.

  • מעקב אחר התקדמות משאבים    ודא שהאנשים בפרוייקט שלך מעבירים עדכונים רגילים של מצב פעילות. התצוגות והדוחות ב-Microsoft Project מסייעים לך לא לאבד את המעקב אחר מה שכולם עושים.

  • זיהוי בעיות של הקצאת יתר של משאבים    Project יכול לעזור לך לזהות מתי אנשים עובדים על משימות רבות מדי בו.

  • שים עין על התוכניות הבסיסיות שלך    תוכניות בסיסיות נותנות לך תמונת מצב של הפרוייקט כדי שתוכל להשוות את ההתקדמות הנוכחית לתכנון המקורי.

  • הפצת עבודה על-ידי החלקה    כאשר אנשים עובדים על משימות רבות מדי בו, Project יכול להתאים את ההקצאות לעומס עבודה ריאליסטי יותר. החלקת הקצאות משאבים היא דרך אחת להוריד את העומס.

  • יצא נתוני פרוייקט ל- Excel לצורך ניתוח נוסף Excel יכול לעזור לך כאשר אתה זקוק לניתוח נוסף של מידע מ- Project. לדוגמה, באפשרותך לייצא מידע אודות פעילויות ומשאבים ל- Excel להפקת דוחות ערך מזוכה מתקדמים, ולאחר מכן להציג את המידע באמצעות 'תרשימים זעירים' כדי לראות כיצד מושקעות עלויות ביחס לכמות העבודה שהושלמה.

    שימוש בתרשימים זעירים בניהול פרוייקטים

    הדרך עובדים להקניית מיומנויות חדשות    ארגונים גדולים משקיעים זמן וכסף בהדרכת העובדים שלהם להקניית מיומנויות חדשות ולעבודה בסביבות מגוונות. הדרכת עובדים קיימים יכולה להיות דרך משתלמת יותר לשיפור ביצועים מאשר גיוס אנשים חדשים.

שלב 1: הוספת אנשים לפרוייקט

הוספת אנשים לפרוייקט שלך

עליך להוסיף אנשים וכן משאבים אחרים כדי שתוכל להקצות אותם לעבודה על פעילויות. משאבים אחרים עשויים לכלול משאבי חומרים כגון מלט או צבע, או משאבי עלות כמו טיסה ואוכל.

שינוי ימי העבודה עבור לוח התאריכים של פרוייקט

לאחר הוספת אנשים לפרוייקט, שנה את לוחות השנה בעבודה כדי להתחשב בזמן העבודה שלהם. Project מניח שרוב האנשים עובדים בשבוע רגיל, בימים שני עד שישי, 8 בבוקר עד 5:00 בערב. אך אינך צריך להיצמד ללוח הזמנים של העבודה.

הוספת ימי חג וחופשה

כולנו זקוקים לחופשות. כולנו חולים לפעמים. וכולנו אוהבים את החגים שלנו. למד כיצד לקחת בחשבון את כל אותם פרקי זמן לא מתוזמנים על-ידי הוספתם ללוח הזמנים.

שיתוף אנשים באמצעות מאגר משאבים

באפשרותך להוסיף אנשים לפרוייקט מתוך מאגר של משאבים. מאגר משאבים מאפשר לך לשמור את כל המידע אודות האנשים בקובץ אחד של Project שישמש כחלק מפרוייקטי אב.

הסתרת עמודה של מידע רגיש

באפשרותך להוסיף מידע רגיש כמו משכורות ומספרי טלפון לפרוייקט, אך להסתיר מידע זה בתצוגות - מבלי לאבד מידע.

לראש הדף

שלב 2: הקצאת אנשים ומשאבים אחרים לפעילויות

הקצאת אנשים לעבודה על פעילויות

לאחר שהוספת פעילויות ללוח הזמנים, ניתן להתחיל להקצות אנשים לעבוד עליהן.

הצגת עומסי עבודה וזמינות של משאבים

באפשרותך למצוא משאבים המכילים הקצאת יתר או הקצאת חסר בפרוייקט או בכל פרוייקטים, ולראות אם ההקצאות שיצרת גרמו להתנגשויות כלשהן.

הצגת שמות פעילויות לצד מייצגי פעילויות בתרשים גנט

תוכל להבין מייצגי פעילויות בתרשים גנט בקלות רבה יותר אם שמות פעילויות יופיעו לצדם. אפשרות זו שימושית בדוחות ובפגישות.

הזנת עלויות של אנשים וחומרים

בעת הוספת אנשים לפרוייקט, עליך להוסיף עלויות עבורם. לאחר הקצאת אנשים לעבודה על פעילויות, Microsoft Project מחשב באופן אוטומטי את עלות הפרוייקט.

בדיקת עדכוני מצב

אם אנשים נכנסו למצב העבודה שלהם ב-project Web App, באפשרותך לראות שינויים בלוח הזמנים ב-project.

הסרת אדם מהפרוייקט

אנשים עוזבים פרוייקטים, עוזבים את החברה, או אולי בשל איות שגוי של שם, מעולם לא היו קיימים באמת מלכתחילה. מכל הסיבות הללו, ייתכן שיהיה עליך להסיר אנשים מפרוייקט.

לראש הדף

שלב 3: ניהול אנשים ומשאבים אחרים

בחירת התצוגה הנכונה להצגת משאבים‏

לאחר שהקצית אנשים לפעילויות והעבודה החלה, השתמש בתצוגות הרבות ב- Project כדי לפקח על ההתקדמות שלהם ולבצע שינויים בלוח הזמנים.

שינוי משך פעילות

שיטה אחת לטיפול בבעיות של עומס עבודה היא קיצור משכי פעילויות.

חלוקת עבודה להקלת עומס העבודה של אנשים

כאשר אנשים בפרוייקט שלך עובדים על יותר מדי הקצאות בו-זמנית, באפשרותך לאפשר ל- Project לבצע חלוקה שווה יותר.

שינוי ההגדרה 'מונחה מאמץ' עבור סוגי פעילויות

בעת הוספת אנשים לפעילות או הסרתם ממנה, Project מאריך או מקצר את משך הפעילות. הדבר קרוי תזמון מונחה מאמץ. אם אינך מעוניין לשנות את משך הפעילות, באפשרותך לשנות את ההגדרה 'מונחה מאמץ' של הפעילות.

מעקב אחר ההתקדמות של לוח הזמנים

מעקב אחר עבודה בפרוייקט אינו רק חיוני לסיום הפרוייקט בזמן. הוא גם מאפשר לך ללמוד מטעויות ומהצלחות בפרוייקט.

שמירת תוכנית בסיסית

כאשר הממונה עליך שואל כיצד מתקדם הפרוייקט שלך בהשוואה לתוכנית המקורית, הדבר האחרון שאתה רוצה לומר הוא, "אני לא יודע". הימנע מתשובה כזו על-ידי הגדרת תוכנית בסיסית שתשמש תמונת מצב של לוח הזמנים המקורי שלך, לפני שהפרוייקט יוצא לדרך.

הצגת דוח פרוייקט אודות התקדמות של אנשים

צור והתאם אישית דוחות גרפיים של התקדמות הפרוייקט. באפשרותך להציג דוחות אלה ב- Project או לייצא אותם ליישומים אחרים, כגון PowerPoint, ‏Word או Excel.

חזור אל מפת הדרכים של ניהול פרוייקטים

שפר את הכישורים שלך ב- Office
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×