מטרת המשתמש: תכנון הפרוייקט שלך

הערה: אנו מעוניינים לספק לך את תוכן העזרה העדכני ביותר במהירות האפשרית, בשפה שלך. דף זה תורגם באמצעות אוטומציה והוא עשוי לכלול שגיאות דקדוק או אי-דיוקים. מטרתנו היא כי תוכן זה יהיה שימושי עבורך. האם תוכל לספר לנו אם המידע הועיל לך, בחלק התחתון של דף זה? לנוחותך, הנה המאמר באנגלית.

מטרת המשתמש - תכנון הפרוייקט שלך

כדאי להתחיל בתכנון לפני פתיחת Microsoft Project.

כדי לתעד את הרעיונות המוקדמים שלך לגבי מטרות הפרוייקט, השתמש ביישום כגון Word‏, Excel‏, OneNote או Outlook.

לאחר שכולם קיבלו את הרעיונות שלך, באפשרותך להתחיל בתכנון לוח הזמנים שלך בעזרת Project.

חזור אל מפת הדרכים של הפרוייקט למאמרים נוספים המלמדים כיצד לנהל פרוייקטים.

עצות לניהול פרוייקטים לפני שתתחיל. ‏‏‏‏‏. ‏‏‏‏‏.

  • ודא שיש לך פרוייקט    ודא שהדבר שאתה חושב עליו הוא אכן פרוייקט. לפרוייקט יש שלושה מאפיינים.

  • זמני וייחודי    עיצוב מכונית ייצור צמח הוא פרוייקט מכיוון שהיא מהווה פעילות חד-פעמית. ייצור מכוניות בחלק צמח סידרת פעילויות שחוזרות על עצמן ואינו לכן פרוייקט.

  • לפרוייקט יש תוצרים המוגדרים בבירור    תוצרים מעניקים לפרוייקט מוקד ותכלית. בעלי עניין לא ירגישו שההשקעות שלהם בפרוייקטים כדאיות אם התוצרים אינם מוגדרים בבירור.

  • לפרוייקט יש התחלה וסוף    ללא תאריך סיום לפרוייקט, בעלי עניין ומשקיעים לא ייהנו מתוצאות הפרוייקט ומהיתרונות המתאפשרים בזכות ההשקעה שלהם.

    להלן כמה דוגמאות שיעזרו לך להחליט אם יש לך פרוייקט.

פעילויות שאינן פרוייקטים

פרוייקטים המוגדרים בבירור

ייצור מכוניות

  • פרוייקט לשדרוג מפעל ייצור כדי לשפר את היעילות.

  • פרוייקט לקירוב מפעל תחזוקה למתקני ייצור.

הפחתת הסיכון מצד מתחרים

  • פרוייקט להחלפת תוכנת אבטחה.

  • פרוייקט לגיוס מומחים לסיכון מענפים קשורים.

  • זיהוי אילוצי הפרוייקט   . אילוצים גורמים להגביל את האפשרויות של מנהל הפרוייקט בתכנון וניהול פרוייקט. מרבית הפרוייקטים יש שלושת האילוצים.

  • טווח זמן מוגבל    תאריכי סיום לתוצרים עיקריים לרוב קובעים את משך הפרוייקט כולו.

  • מגבלת אנשים ומשאבים אחרים    לרשות מנהלי פרוייקטים עומד בדרך כלל מספר מוגבל של אנשים לביצוע העבודה בפרוייקט, או תקציב מוגבל.

  • היקף קטן    לרוב, פרוייקט מוגבל מבחינת היקף המשימות שהצוות יכול להשלים. אם הפרוייקט כולל יותר מדי תוצרים או תכונות, ייתכן שאין מספיק זמן בלוח הזמנים כדי להוציא את כולם לפועל.

שינוי באילוץ אחד בדרך כלל משפיע על השניים האחרים ויכול להשפיע על האיכות הכוללת. לדוגמה, קיצור משך הפרוייקט מאלץ את מנהל הפרוייקט לקבל החלטות בנוגע למספר העובדים הדרושים כדי להשלים את תוצרי הפרוייקט. אם אין מספיק עובדים, קיצור הפרוייקט עלול לבוא על חשבון דברים אחרים, כגון צמצום היקף הפרוייקט.

  • זהה את בעלי העניין בשלב מוקדם    הדבר הגורם לנזק הרב ביותר לפרוייקט הוא אי זיהוי בעלי העניין הקריטיים והדרך הטובה ביותר לתקשר איתם. אם אינך מזהה בעל עניין קריטי לאחר התחלת הפרוייקט, הפרוייקט עלול להאט עד כדי הפסקה, או לחרוג ממסגרת התקציב שלו לאור הצעת יעדים ושיטות פרוייקט חדשים.

שלב 1: לכידת המחשבות המוקדמות שלך

לכידת המחשבות המוקדמות ב- OneNote

רשום הערות בעזרת OneNote בזמן שאתה חושב על הפרוייקט שלך ועל הדברים שברצונך להשיג. ההערות שלך יכולות להכיל הודעות דואר אלקטרוני, קישורים לאתרי אינטרנט, סרטוני וידאו או מפרטים מוקדמים.

ייבוא נתוני Excel לתוך Project

לעתים פרוייקטים מתחילים כרשימות פשוטות ב- Excel. אך כאשר הם גדלים, יבא אותם ל- Project, שם ניתן לארגן ולתזמן פעילויות בצורה יעילה יותר.

שימוש ב- Office 365 בכל מחשב כדי ללכוד את הערות הפרוייקט בכל מקום

עבוד עם מפרטים מוקדמים של פרוייקט באמצעות Office 365. כל עוד אתה עובד במחשב בעל חיבור לאינטרנט, באפשרותך לעבוד על המסמכים שלך באמצעות גירסאות מלאות של Word, ‏Excel, ‏PowerPoint או OneNote - לפי דרישה, מכל מקום.

שימוש ב- Office Online בדפדפן אינטרנט

עבוד עם Office Online ללא Office 365. כל עוד יש לך חשבון Microsoft, באפשרותך להשתמש בגירסאות האינטרנט של Word, ‏Excel, ‏PowerPoint או OneNote כדי ללכוד את הרעיונות המוקדמים של הפרוייקט.

לראש הדף

שלב 2: יצירת קשר עם בעלי העניין

דיווח על התקדמות מוקדמת

ללא קשר לשלב שבו אתה נמצא בתכנון הפרוייקט, דוח שמוצג כהלכה מסייע לך להשיג את הסכמת בעלי העניין לתוצרי הפרוייקט.

הצטרפות לפגישה מקוונת

אם בעלי העניין אינם יכולים להגיע למקום, השתמש בפגישות מקוונות כדי ליצור עמם קשר. שתף שקופיות של PowerPoint, גליונות של Excel או הערות של OneNote כדי לדון בתוכניות הפרוייקט המוקדמות. אנשים יכולים להשתתף בפגישות מקוונות מהמשרד שלהם, בדרכים או מהמכשיר הנייד שלהם.

ניהול צ'אט של הודעות מיידיות עם חבר צוות בפרוייקט

כאשר צצות שאלות תוך כדי עבודה על לוח הזמנים של פרוייקט, רחף מעל לשמות של אנשים ושתף הודעה מיידית באמצעות Lync.

לראש הדף

שלב 3: התחלת פרוייקט

העתקה והדבקה מ- Word, Outlook או PowerPoint לתוך Project

העתקת רשימת פעילויות ב- Word, Outlook או PowerPoint והדבקתו ב- Project כדי להתחיל במהירות לוח זמנים. Project ישמור את החלוקה לרמות המבנה והעיצוב.

יצירת פרוייקט חדש מפרוייקט אחר או מתבנית

צור פרוייקט חדש בהתבסס על תבנית מאוכלסת מראש המכילה פעילויות מפרוייקטים שדומים לשלך. מומחים בענף יצרו רבים מפרוייקטים אלה כדי לסייע לך להתחיל לעבוד במהירות.

ייבוא נתוני Excel לתוך Project

העבר רשימת פעילויות שנוצרה ב- Excel אל Project. Project ישמור את מבנה החלוקה לרמות ואת העיצוב.

ייבוא רשימת פעילויות של SharePoint כפרוייקט מוקדם

פרוייקטים מתחילים לעתים כרשימות של פעילויות ב- SharePoint לצורך שיתוף עם אנשים ללא Microsoft Project. לאחר שרשימת הפעילויות מגיעה לגודל מסוים, העבר אותה ל- Project כדי להמשיך לעבוד עליה שם.

מטרת ניהול פרוייקטים: יצירת לוח זמנים חדש של פרוייקט

לאחר שהתחלת את הפרוייקט שלך ב- Microsoft Project, באפשרותך להתחיל להוסיף פעילויות, לארגן אותן, לקשר אותן יחד, להוסיף אנשים וכן הלאה.

חזור אל מפת הדרכים של הפרוייקט

שפר את הכישורים שלך ב- Office
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×