מטרת המשתמש: בחירת התצוגה המתאימה של לוח הזמנים

חשוב: מאמר זה תורגם בתרגום מכונה, ראה כתב ויתור. תוכל למצוא את הגרסה באנגלית של המאמר כאן לעיונך.

בחירת התצוגה המתאימה

תרשימי גנט מספקים לך תצוגה אחת של התקדמות הפרוייקט שלך. עם זאת, באפשרותך לקבל משוב קריטי על כל תחומי לוח הזמנים שלך בתצוגות של Project.

בחירת התצוגה המתאימה של לוח הזמנים היא הצעד הגדול הראשון כדי להמשיך ולהוביל את הפרוייקט שלך בכיוון הנכון.

לקריאת מאמרים נוספים בסידרה זו של מדריכים לימודיים לניהול פרוייקטים, ראה מפת הדרכים של הפרוייקט.

עצות לניהול פרוייקטים לפני שתתחיל. ‏‏‏‏‏. ‏‏‏‏‏.

  • האם ברצונך להבין אילו מהפעילויות הן החשובות ביותר בלוח הזמנים?    כל הפעילויות חשובות בלוח הזמנים, אך לחלק מהפעילויות יש השפעה רבה יותר על תאריך הסיום של לוח הזמנים מפעילויות אחרות. במונחים של ניהול פרוייקטים, אלה הן פעילויות קריטיות. סקור פעילויות אלה תחילה כדי לפתור בעיות בלוח הזמנים.

  • האם ברצונך לגלות כיצד פעילויות קשורות זו לזו?   תרשים גנט הוא רק דרך אחת לראות כיצד פעילויות קשורות זו לזו. אל תהסס להשתמש בתצוגות אחרות. דיאגרמת הרשת חושפת קשרים מורכבים יותר בין פעילויות. לוח התאריכים מציג פעילויות בתבנית לוח תאריכים חודשי מוכרת. ציר הזמן מראה היכן חלות אבני הדרך העיקריות בלוח הזמנים.

  • האם ברצונך לראות איך מתקדמים האנשים שלך?   למבט מקיף יותר על לוח הזמנים שלך, למד להכיר את התצוגה 'שימוש במשאבים' או השתמש בתצוגה 'לוח תכנון של צוות' כדי להתבונן בפעילויות מנקודת המבט של מי שעובד עליהן.

  • האם ברצונך להציג את הפרוייקט שלך בפני מנהל?    במקרים רבים, שליחת עותק של לוח הזמנים שלך למנהל היא גישה לא נכונה. מנהלים ובעלי עניין אחרים מעוניינים רק בפרטים ברמה גבוהה המספיקים כדי להבין באופן כללי אם הפרוייקט מתבצע באופן תקין. למרבה המזל, Project 2013 כולל קבוצה חדשה לגמרי של דוחות חזותיים הלוכדים את כמות הפרטים הנכונה בגרפים ובתרשימים - ועם מעט מאמץ מצדך.

  • האם ברצונך להציג מידע הנוגע לעלויות ולתקציב?   Project יכול לספק לך תצוגה כוללת של עלויות או דוח מתוחכם של ערך מזוכה. לחלופין, תוכל תמיד לייצא ל- Excel כאשר תזדקק לניתוח מורכב של פרטי עלויות.

  • האם אתה נמצא בשלבי תכנון מוקדמים ואינך מעוניין להציג את הפרוייקט שלך באמצעות Microsoft Project עדיין?    אם אתה נמצא בתחילת תהליך התכנון, ייתכן שלא תרצה להשתמש ב- Project כלל. אולי יש לך רשימה פשוטה באתר SharePoint, או ב- Excel, או על מפית נייר. כדאי לשתף רעיונות אלה עם אנשים אחרים תחילה לפני שתפעיל את Project ותתכנן את לוח הזמנים.

שלב 1: חיפוש התצוגה המתאימה

בחירת התצוגה המתאימה

שלב ראשון - עליך למצוא את התצוגה הנכונה עבור המטרה הנכונה. לדוגמה, עדיף לצפות בפרטי צוות בתצוגה 'לוח תכנון של צוות' או בתצוגה 'שימוש במשאבים', ולא בתרשים גנט שבו מוצג מידע אודות פעילויות.

הצגת ההתקדמות של לוח הזמנים בתרשים גנט

הדרך הפשוטה ביותר להצגת ההתקדמות היא צפייה באופן שבו מייצגי פעילויות בתרשים גנט משתנים עם התקדמות העבודה.

הצגת פעילויות בפרוייקט על-גבי ציר זמן

ציר זמן עוזר לך לדווח על "התמונה הגדולה". הוא מעניק לך תמונת מצב של פעילויות מפתח ואבני דרך לפגישות מצב. פשוט שחרר אותו בשקופית PowerPoint, הדפס אותו או שלח אותו לממונה עליך בדואר אלקטרוני לצורך דיווח מיידי.

הצגת עבודה בדיאגרמת רשת

כאשר פרוייקטים הופכים למורכבים מאוד, דיאגרמת רשת של קשרים בין פעילויות עוזרת למיין את החלקים הרבים המחוברים הדדית בלוח זמנים. דיאגרמות רשת מציגות תצוגה קלאסית של מידע אודות פרוייקט עם תיבות וקווים מחוברים הדדית.

הצגת דוחות מצב של ערך מזוכה

ערך מזוכה הוא תכונת תקצוב ומעקב רבת-עוצמה ב- Project, ואינה מורכבת במיוחד. ערך מזוכה עוזר לך לענות על שאלות כגון "בהתחשב בכמות העבודה שבוצעה עד כה בפרוייקט זה, כמה כסף היינו אמורים להוציא?", או "האם נסיים בזמן?"

הצגת מידע אודות פרוייקט עם דוח נאה

צור והתאם אישית דוחות גרפיים שובי-עין של כל המידע אודות הפרוייקט שתרצה. אם הדוח לא מוצא חן בעיניך חזותית, התאמה אישית אורכת כמה שניות בלבד.

סימון קישורים בין פעילויות

כשמדובר בפרוייקט מורכב, הצד של מייצגי הפעילויות בתרשים גנט עלול להיראות עמוס עם פסים בכל הצבעים וקווי קישורים בכל מקום. כדי לטפל בכך באופן חזותי, באפשרותך להציג נתיב פעילות המדגיש פעילויות קדם ופעילויות עוקבות של פעילות יחידה.

הדפסת תצוגה

הדפס תצוגות Project מהמדפסת בשולחן העבודה שלך או בתווין ענק התלוי במסדרון או על שולחן שרטוט.

שלב 2: כוונון התצוגה

הוספת עמודה לתצוגה

הוסף עמודות לתצוגת פרוייקט כדי לראות מידע נוסף אודות פעילות. באפשרותך גם להסתיר עמודה כדי להגן על מידע רגיש.

שינוי ציר הזמן בתצוגה

באפשרותך להתאים את ציר הזמן כדי להציג יחידות זמן קטנות או גדולות יותר, משעות ועד שנים. לדוגמה, ייתכן שתרצה להציג זמן בשנות כספים, ולא בשנים קלנדריות, או להציג מייצגי פעילויות בתרשים גנט על-פני חודשים, ולא ימים.

קיבוץ פעילויות או משאבים

אם יש לך יותר מדי פעילויות בפרוייקט ואין אפשרות להציגן בבירור, נסה לקבץ את הפעילויות לקטגוריות. קיבוץ מעניק לך המון אפשרויות מיון, כגון עדיפות, סוג אילוץ או מצב השלמה.

פיצול תצוגה

לעתים, עדיף לראות שתי תצוגות ולא אחת. לדוגמה, כאשר תרשים גנט נמצא בתצוגה עליונה, באפשרותך לבצע הסתעפות לתוך הפרטים אודות פעילות ספציפית באמצעות תצוגה תחתונה. מנהלי פרוייקטים מיומנים לומדים להשתמש בתצוגות מפוצלות כדי להאיץ את עבודת ניהול הפרוייקטים היומיומית שלהם.

מיון מידע אודות פרוייקט לפי פעילות, משאב או תאריך

רוב הזמן, תוכל להציג פעילויות בסדר כרונולוגי. אך ככל שהפרוייקט גדל, ייתכן שיהיה נוח לארגן פעילויות בסדר אלפביתי לפי מצב או משאב.

סינון התצוגה שלך

אינך צריך תמיד להביט במידע אודות הפרוייקט בתבנית הכרונולוגית הרגילה. באפשרותך לחתוך אותו איך שתרצה.

הסטה פנימה של פעילויות כדי ליצור תת-פעילויות ופעילויות ערסל

הסט פעילויות פנימה והחוצה כדי להציג הירארכיה או את הקשרים בין פעילויות בשלבים ובשלבי משנה.

שיתוף ההתאמות האישיות שלך בין פרוייקטים עתידיים

אינך מעוניין שהתצוגות המותאמות אישית שלך ילכו לאיבוד. שתף אותן עם אנשים אחרים או שמור אותן כתבניות לפרוייקטים עתידיים.

שלב 3: שימוש בתוכנית אחרת להצגת נתונים של Project

הצגת מידע אודות פרוייקט באתר SharePoint

אם תמיד רצית לסנכרן פרוייקטים עם רשימת פעילויות של SharePoint — מבלי להשתמש ב- Project Server — זו ההזדמנות שלך. Project Professional יכול לעזור לך להגדיר רשימת פעילויות של SharePoint המסתנכרנת עם הפרוייקט שלך. חברי הצוות שלך יוכלו להציג את לוח הזמנים ולעדכן את עבודתם ב- SharePoint, ואתה תוכל לראות את השינויים ב- Project.

הצגת פרוייקט ב- PDF

כשאתה הופך את תוכנית הפרוייקט שלך למסמך PDF או XPS, באפשרותך לשתף אותו עם כל מי שיש לו מחשב, גם אם Project לא מותקן במחשב שלו.

ייבוא נתוני Excel לתוך Project

אם ברשותך פרוייקט מורכב שהתחלת ב- Excel או מסד נתונים ואתה חושש משיבושים בנתונים בעת העברת הפרוייקט ל- Microsoft Project, השתמש באשף ייבוא. הוא מטפל בייבוא של פרוייקטים קשים.

שמירת קובץ פרוייקט בתבנית אחרת

Project תומך בייצוא מידע אודות פרוייקט ל- Excel, ‏Visio‏, PDF וכמה תבניות נפוצות אחרות.

חזור אל מפת הדרכים של הפרוייקט

הערה: כתב ויתור בנוגע לתרגום מכונה: מאמר זה תורגם על-ידי מערכת מחשב, ללא התערבות אדם. Microsoft מציעה את תרגומי המכונה כדי לסייע למשתמשים שאינם דוברי אנגלית ליהנות מתוכן בנושא מוצרים, שירותים וטכנולוגיות של Microsoft. מכיוון שהמאמר תורגם על-ידי מכונה, הוא עלול להכיל שגיאות באוצר המילים, בתחביר או בדקדוק.

הרחב את הכישורים שלך
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×