מטרה: התחלת פרוייקט

חשוב: מאמר זה תורגם בתרגום מכונה, ראה כתב ויתור. תוכל למצוא את הגרסה באנגלית של המאמר כאן לעיונך.

שלב התכנון של פרוייקט באפשרותך להקיף את משך הזמן משמעותי, כרוכות לאנשים רבים, לכן חשוב להגדיר יעדי הפרוייקט, הנחות ועל אילוצים. שלב התכנון הפעם גם כדי להכין תוכנית ניהול היקף לטיפול שינויים יעדי הפרוייקט.

עבור פרוייקטים קטנים, ייתכן שלא שיהיה עליך לכתוב מסמכים מלאה עבור אחרים לסקור. עם זאת, ההנחיות במאמר זה יוכל להועיל בעת כתיבת הערות אודות הפרוייקט עבור רשומות משלך.

עצה: מאמר זה מהווה חלק מסידרה מאמרים בתוך מפת פרוייקטים המתארים קבוצה רחבה של פעולות ניהול פרוייקט. אנו קוראים פעילויות אלה "מטרות" מכיוון שהם מאורגנות סביב מחזור החיים של ניהול פרוייקט: בניית תוכנית, לעקוב אחר וניהול פרוייקט וסגירה של פרוייקט.

|  מטרה הבא

ראה כל המטרות הרבות של פרוייקטים במפת

גרפיקה של מטרת משתמש--התחל פרוייקט

מספר 1 הגדרת יעדי הפרוייקט     יעדי הפרוייקט נקה הם הכרחיים מכיוון שהצלחת הפרוייקט שלך תיקבע לפי מידת השגתם ביעדים. 

מידע נוסף...

יעד ברור של פרוייקט הוא גם ספציפי וגם ניתן למדידה. הימנע מיעדים מעורפלים כגון "ליצור תוצרים מיוחדים במינם". יעדים של פרוייקט עשויים לכלול:

  • רשימה של תוצרי פרוייקט.

  • תאריכי יעד ספציפיים, להשלמה ultimate של הפרוייקט והן עבור אבני דרך ביניים.

  • קריטריוני איכות ספציפיים שעל התוצרים לעמוד בהם.

  • תקרות של עלויות שאסור לפרוייקט לחרוג מהן.

עבור יעדי תהיה אפקטיבית, כל פרוייקט בעלי עניין וכן ולאחראים, מי אתה מימון הפרוייקט, עליך להסכים רשמית כדי ביעדים. לעתים קרובות מנהל הפרוייקט יוצר מסמך יעדי הופכת לחלק קבוע של הפרוייקט.

אם המסמך נוצר בתוכנית שאינה Microsoft Office Project 2007, כגון Microsoft Office Word 2007 או Microsoft Office OneNote 2007, באפשרותך לצרף את המסמך לקובץ הפרוייקט שלך לצורך גישה קלה.

אם אתה משתמש ב- Microsoft Office Project Web Access 2007, באפשרותך להעלות מסמכים תומכים התחלת פרוייקט בקלות. אפשרות זו שימושית אם הצוות שלך אינו כולל תיקיה משותפת או אתר אינטרנט שמכיל מידע רלוונטי לפרוייקטים או-מאמצי חברה אחרים.

אם אתה משתמש ב- Microsoft Office Project Portfolio Server 2007, באפשרותך גם להעלות מסמכים. בנוסף, באפשרותך לעקוב אחר פרוייקטים עד האתחול ותהליך האישור לפני ביצוע אותם. כפי פרוייקטים חדשים נוצרים, שתוכל להעריך אותם מול המטרות של הארגון.

הערה: כמו כן, באפשרותך להציב מידע ברמת הפרוייקט בתיבה הערות של תיבת הדו-שיח ' מאפיינים ' עבור פרוייקט. פעולה זו מסייעת לך לאתר מסמכים ועל פרוייקטים לאחר מתחיל פרוייקט.

מספר 2 זיהוי הנחות הפרוייקט שלך     במהלך שלב התכנון של פרוייקט, כנראה תהיה לך שאלות שלא נענו, חשוב רבים. לדוגמה, כאשר משאבים מפתח יהיה זמין להתחיל בעבודה? וכמה זמן תהיה take תהליך חדש? 

מידע נוסף...

כדי להתחיל לתכנן, השערות מושכלות ולאחר מכן להשתמש בהערכות אלה כדי ליצור לוח הזמנים שלך.

חשוב לעקוב אחר את הנחות שאתה מבצע, כך:

  • בעלי עניין של project וולאחראים באפשרותך critique את ההנחות ולאחר מכן רשמי מסכים סדרת פיקסל.

  • באפשרותך לעדכן את לוח הזמנים כשיש לך מידע נוסף אודות גורמים אלה.

שקול תחומי פרוייקט אלה בעת זיהוי הנחות היסוד שלך:

  • קבלת תוצרים פרוייקטים או מחלקות אחרות: אם הפרוייקט שלך תלוי בעבודתם של אחרים, האם הם מבינים את התלות שלך ומסכים לתאריכי המסירה?

  • זמינות משאבים והשימוש בה (כולל אנשים, חומרים וציוד): אם אתה לא מנהל חלק האנשים שעובדים על הפרוייקט, האם? ואדם זה אישר השימוש שלך משאבים אלה?

  • משכי זמן של פעילות: המשימה שלך הערכות בהתבסס על מידע מוצק או הערכות?

  • עלויות פרוייקט: חשוב כיצד הוא העלות לפרוייקט שלך? מי נדרש כדי לאשר את תקציב או להגדיל אותו במידת הצורך?

  • הזמן הפנוי: אם אתה עובד לקראת ידועות תאריך יעד, באפשרותך שבאפשרותך השלמת לכל הפעילויות עם רמת האיכות?

  • תוצרים: רשימת יחסי תלות בין פרוייקטים ותוצרים תואם למה הלקוחות ואחרים בעלי עניין לצפות? אם עליך בסכנה על תוצר, בעלי העניין שלך הסכמת על בדרך כלל להיות בסכנה אילו היבטים של התוצר תחילה?

אלה הן רק כמה בעיות שיש לשקול לפני שתתחיל בכל פרוייקט מורכבת. להצלחת הפרוייקט ultimate תלוי זיהוי הנחות וביצוע תוכניות גיבוי ככל האפשר המבוצעת על ביצוע לתכנון.

Microsoft Office system 2007 מציע כמה פתרונות תוכנה, באפשרותך להשתמש כדי לסייע לך להבין מורכבויות של פרוייקט לפני תחילת העבודה עם Project. לדוגמה, באפשרותך ליצור תרשים זרימה חוצה ארגון מורכבות או של בלוג כדי ללכוד את הרעיונות חברי הצוות כפי שהם לבצע סיעור מוחות תוכניות פרוייקט.

מספר 3 זיהוי אילוצי הפרוייקט שלך     אילוצים של פרוייקט הם גורמים שעשויים להגביל את האפשרויות של מנהל הפרוייקט. 

מידע נוסף...

בדרך כלל, שלושת האילוצים העיקריים הם:

  • תזמון, כגון תאריך סיום או תאריך יעד עבור העיקריים אבן דרך.

  • משאבים, כגון מוגדרת מראש תקציב.

  • היקף, כגון דרישה לפיתוח שלושה המוצר דגמים.

שינוי באחד מאילוצים אלה משפיע בדרך כלל על שני האחרים ויכול להשפיע על האיכות הכוללת.

לדוגמה, קיצור משך הפרוייקט (לוח זמנים) עשוי להגדיל את מספר העובדים שיידרשו לך (משאבים) ולהפחית את מספר התכונות שניתן לכלול במוצר (היקף).

מנהל הפרוייקט קובע לאחר מכן אם שינויים אלה מקובלים. עיקרון זה נקרא "משולש האילוצים של ניהול פרוייקט" או "משולש הפרוייקט".

בתהליך התכנון, פרט את אילוצי הפרוייקט שלך כדי להבטיח שכל בעלי עניין של הפרוייקט מודעים להם ולאפשר להם להגיב על הרשימה.

כדאי גם שבעלי עניין יסכימו לגבי אופן התגובה לאילוצים בלתי צפויים המתעוררים במהלך הפרוייקט.

לדוגמה, אם יהיה גבוה יותר מקנה להפעיל עלויות עבודה, ייתכן בעלי העניין וברצונך לצמצם את היקף הפרוייקט בדרכים ספציפיות, מוגדרת מראש.

הערה: ב- Project, המילה "אילוץ" פירושו הגבלה או מגבלה שאתה מגדיר משימה. לדוגמה, באפשרותך לציין כי חייב להתחיל בתאריך מסוים או סיום של פעילות לא יאוחר מתאריך מסוים.

מספר 4 הכן תוכנית ניהול היקף     לאחר שתזהה יעדי הפרוייקט, הנחות ועל אילוצים, אתה מוכן טיוטה תוכנית ניהול היקף. 

מידע נוסף...

היקף הפרוייקט הוא שילוב של כל יעדי הפרוייקט, הפעילויות שלו והעבודה הנדרשת לשם השגתם.

תוכנית ניהול ההיקף היא מסמך המתאר כיצד ינוהל היקף הפרוייקט וכיצד שינויים בהיקף ישולבו בפרוייקט.

תוכנית זו שימושית מכיוון לצוותי הפרוייקטים לעתים קרובות עליך להתאים יעדי שלהם במהלך פרוייקט.

תוכנית ניהול היקף עשויה לכלול:

  • הערכה של מידת הסבירות טווח לכך ישתנה, באיזו תדירות ובאיזו מידה.

  • תיאור של האופן שבו שינויים ישתנה המזוהים ואז לסווג.

    לדוגמה, בפרוייקט בניה, ייתכן שתחליט שמנהל צוות העבודה יכול לאשר את העבודה אם הלקוח מבקש שינוי בתכנון שיעלה פחות מ- $1,000, אך אם השינוי יעלה יותר, מנהל הפרוייקט והלקוח יצטרכו להעריך מחדש את היקף הפרוייקט מבחינת עלות, משאבים וגורמים אחרים.

  • תוכנית למקרה שבו מזוהה שינוי בהיקף (לדוגמה, ליידע את גורם המימון ולתת הזמנת שינוי בחוזה).

תוכנית ניהול היקף הנערכת בקפידה יכולה לשמש כבסיס לתוכנית לשעת חירום הפרוייקט שלך.

למרות שניתן ליצור תוכנית ניהול היקף באמצעות Project, מנהלי פרוייקטים יוצרים אותה בדרך כלל באמצעות תוכניות אחרות, כגון Word 2007 או ב- OneNote 2007.

|  מטרה הבא

ראה כל המטרות הרבות של פרוייקטים במפת

הערה: כתב ויתור בנוגע לתרגום מכונה: מאמר זה תורגם על-ידי מערכת מחשב, ללא התערבות אדם. Microsoft מציעה את תרגומי המכונה כדי לסייע למשתמשים שאינם דוברי אנגלית ליהנות מתוכן בנושא מוצרים, שירותים וטכנולוגיות של Microsoft. מכיוון שהמאמר תורגם על-ידי מכונה, הוא עלול להכיל שגיאות באוצר המילים, בתחביר או בדקדוק.

הרחב את הכישורים שלך
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×