מחיקת רשומה אחת או יותר ממסד נתונים

מחיקת נתונים לא מדויקים או מיושנים עשויה להפוך את מסד הנתונים של Access למהיר יותר וקל יותר לשימוש. לדוגמה, אם תעביר נתונים מלוח השנה הקודם או מרבעון קודם של שנת הכספים לקבוצה של טבלאות ארכיון במסד נתונים אחר, תוכל להקטין את גודל מסד הנתונים של העבודה ולגרום לו לעבוד מהר יותר. אם תסיר נתונים לא מדויקים או כפולים, תוכל לצמצם את העלויות העסקיות.

מאמר זה מסביר כיצד למחוק נתונים ממסד נתונים של Access. בנוסף, המאמר מסביר כיצד למחוק נתונים משדות ספציפיים -תהליך פשוט יחסית, וכיצד למחוק רשומות שלמות - תהליך שיכול להיות הרבה יותר מורכב.

הערה: כדי להבין ולהשתמש במידע במאמר זה, תחילה עליך להבין מהם מפתחות ראשיים ומפתחות זרים. לקבלת מידע מקדים על מפתחות ראשיים וזרים, עיין במאמר עקרונות בסיסיים של עיצוב מסדי נתונים.

במאמר זה

אודות מחיקת נתונים

מחיקת נתונים משדה

מחיקת נתונים מרשימה

מחיקת רשומות לא קשורות ממסד נתונים

מחיקת רשומות קשורות ממסד נתונים באמצעות שאילתת מחיקה

אודות מחיקת נתונים

Access מספק כמה סוגים או רמות של מחיקת נתונים. ניתן למחוק נתונים מנקודות נתונים ספציפיות ברשומה, ניתן למחוק רשומות שלמות מטבלה וניתן גם למחוק טבלאות שלמות.

מחק ערכים ספציפיים כאשר ברצונך לרוקן חלק מנקודות הנתונים ברשומה, או את כולן, אך עדיין ברצונך להשאיר את הרשומה עצמה (השורה) בטבלה. מחיקת ערך נתונים היא פעולה פשוטה למדי - בחר חלק מהנתונים בשדה, או את כולם, והקש על DELETE.

בעת מחיקת רשומה שלמה מסירה את כל הנתונים מכל השדות, וכן את ערך המפתח שהופך את הרשומה לייחודית. תהליך זה מסיר מהטבלה את השורה כולה. ניתן למחוק רשומות ספציפיות באופן ידני, או ליצור שאילתות מחיקה שמסירות כמויות גדולות של רשומות בבת אחת.

אם הרשומות שברצונך למחוק אינן קשורות לנתונים אחרים במסד הנתונים, תהליך המחיקה הוא פשוט למדי. באפשרותך לבחור שורה שלמה ולהקיש DELETE, או ליצור שאילתת מחיקה ולהפעיל אותה. עם זאת, אם הרשומות שיש למחוק קשורות לנתונים אחרים, ואם הן נמצאות בצד ה"יחיד" בקשר גומלין של יחיד לרבים, עליך לבצע כמה שלבים נוספים, מכיוון שכברירת מחדל Access לא מאפשר למחוק נתונים קשורים. בנוסף, זכור כי לאחר שתמחק רשומה שלמה, לא תוכל לבטל מחיקה זו. לכן, הקפד תמיד לגבות את מסד הנתונים שלך לפני שתמחק נתונים.

מחיקת טבלאות שלמות היא פחות מורכבת ממחיקת נתונים משדות או מחיקת רשומות שלמות, אך זכור כי כאשר תמחק טבלה שלמה, אתה עלול לנתק את הפונקציונליות של מסד הנתונים באופן חלקי, ואולי אף מלא, אם תסיר את הטבלה באופן שגוי. בנוסף, כל הנתונים בטבלה שנמחקה יאבדו לצמיתות. מסיבות אלה, הקפד תמיד לגבות את מסד הנתונים שלך לפני שתמחק טבלה.

לסיום, תוכל למחוק נתונים בפחות זמן וברמת דיוק גבוהה יותר אם תבין את העיצוב של מסדי נתונים יחסיים. אם אתה משתמש חדש ב- Access או במסדי נתונים יחסיים באופן כללי, ראה עקרונות בסיסיים של עיצוב מסדי נתונים.

ההליכים בסעיפים הבאים מסבירים כיצד למחוק נתונים משדות ספציפיים, כיצד למחוק רשומות שלמות וכיצד למחוק טבלאות שלמות. בכל סעיף מוצגים פרטי הרקע הדרושים לך כדי לבצע משימה נתונה.

מחיקת הנתונים בשדה

באפשרותך למחוק את הנתונים בשדות ספציפיים כאשר יש לך טבלאות או שאילתות פתוחות בתצוגת גליון נתונים תמונת לחצן , וכאשר ישנם טופסי הזנת נתונים פתוחים בתצוגות 'טופס' תמונת לחצן ו'פריסה' תמונת לחצן .

מחיקת נתונים מגליון נתונים

  1. בחלונית הניווט, לחץ פעמיים על הטבלה או השאילתה שבהן ברצונך להשתמש. פעולה זו תפתח את הטבלה או השאילתה בתצוגת גליון נתונים.

  2. בחר את הנתונים שברצונך למחוק.

    באפשרותך לסמן חלק מהנתונים, או את כולם, או רק למקם את הסמן בשדה.

  3. אם בחרת את כל הנתונים בשדה, הקש DELETE.

    -לחלופין-

    בכרטיסיה בית, בקבוצה רשומות, לחץ על מחק.

    -לחלופין-

    אם תמקם את הסמן בשדה, הקש DELETE או BACKSPACE לפי הצורך.

מחיקת נתונים מטופס

  1. בחלונית הניווט, לחץ פעמיים על הטופס שבו ברצונך להשתמש. פעולה זו פותחת את הטופס בתצוגת 'טופס'.

    -לחלופין-

    בחלונית הניווט, בחר את הטופס שבו ברצונך להשתמש, ולאחר מכן בכרטיסיה בית, בקבוצה תצוגות, לחץ על תצוגה ולאחר מכן לחץ על תצוגת פריסה.

  2. בחר את הנתונים שברצונך למחוק.

    באפשרותך לסמן חלק מהנתונים, או את כולם, או רק למקם את הסמן בשדה.

  3. אם בחרת את כל הנתונים בשדה, הקש DELETE.

    -לחלופין-

    בכרטיסיה בית, בקבוצה רשומות, לחץ על מחק.

    -לחלופין-

    אם תמקם את הסמן בשדה, הקש DELETE או BACKSPACE לפי הצורך.

    הערות: Access עשוי להציג הודעת שגיאה ולמנוע ממך למחוק נתונים. כמה גורמים עשויים לעצור את פעולת המחיקה:

    • לפי התכנון המקורי, לא ניתן למחוק נתונים מסוגים מסוימים של שאילתות    לדוגמה, אין באפשרותך לערוך את הנתונים המוחזרים על-ידי שאילתת הצלבות ולא ניתן לערוך או להסיר שדות מחושבים, שהם הערכים המחושבים בנוסחה בזמן שאתה משתמש במסד הנתונים, אך אינם שמורים בטבלה. אם הטופס שלך מבוסס על שאילתה שלא יכולה למחוק נתונים, לא תוכל למחוק נתונים מהטופס.

    • אין לך את ההרשאות הדרושות למחיקת נתונים    פנה למנהל המערכת או למעצב מסד הנתונים.

    • השדה אינו מקבל ערכים ריקים או ערכי null    אם יש לך את ההרשאות הדרושות, פתח את הטבלה בתצוגת עיצוב, ולאחר מכן שנה את מאפיין הטבלה נדרש מכן לללא.

    • אתה מנסה למחוק מידע מרשימה    בגליון נתונים של טופס, תמיד תוכל לאתר רשימה, מכיוון ש- Access ממקם חץ למטה בקצה הרשימה, באופן הבא: רשימת בדיקת מידע ריקה . לקבלת מידע על מחיקת הערכים המופיעים ברשימה, עיין בסעיף הבא במאמר זה.

לראש הדף

מחיקת הנתונים שמופיעים ברשימה

ניתן למחוק נתונים משני סוגים של רשימות: רשימות ערכים ורשימות בדיקת מידע. רשימות ערכים מציגות קבוצת ערכים מוגדרים מראש - ערכים שאתה או מעצב מסד הנתונים מזינים באופן ידני. לעומת זאת, רשימות בדיקת מידע משתמשות בשאילתה לאחזור ערכים מטבלה או משאילתה אחרת, ולאחר מכן הערכים המוחזרים מאכלסים את הרשימה.

הפריטים שמופיעים ברשימת הערכים נמצאים באותה טבלה שבה נמצאים הערכים ברשומה. לעומת זאת, הנתונים ברשימת בדיקת מידע נמצאים בטבלה אחרת אחת או יותר. כדי להסיר נתונים מרשימת ערכים, פתח את הטבלה וערוך את הפריטים.

הסרת נתונים מרשימת בדיקת מידע מחייבת לבצע שלבים נוספים, שמשתנות בהתאם למקור שממנו השאילתה עבור רשימות בדיקת המידע לוקחת את הנתונים שלה: טבלה או שאילתה אחרת. אם השאילתה עבור רשימת בדיקת המידע מבוססת על טבלה, עליך לזהות טבלה זו ואת השדה שמכיל את הנתונים שמופיעים ברשימה. לאחר מכן, תפתח את טבלת המקור ותערוך את הנתונים בשדה זה.

אם השאילתה עבור רשימת בדיקת המידע מבוססת על שאילתה אחרת, עליך לפתוח את השאילתה השנייה, לאתר את טבלת המקור ואת השדה שממנו השאילתה השנייה לוקחת את הנתונים שלה, ולשנות את הערכים בטבלה זו.

ההליכים הבאים מסבירים כיצד למחוק את הנתונים שמופיעים ברשימת ערכים וברשימת בדיקת מידע.

הסרת נתונים מרשימת ערכים

  1. בחלונית הניווט, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על הטבלה שברצונך לשנות ולחץ על תצוגת עיצוב בתפריט הקיצור.

  2. בחלק העליון של רשת העיצוב, בחר את שדה הטבלה שמכיל את רשימת הערכים.

  3. בחלק התחתון של הרשת, לחץ על הכרטיסיה בדיקת מידע ולאחר מכן אתר המאפיין מקור שורה.

    כברירת מחדל, פריטים ברשימת ערכים מופיעים בין סימני מרכאות כפולות, והפריטים מופרדים באמצעות תווי נקודה-פסיק:"Excellent";"Fair";"Average";"Poor"

  4. הסר את הפריטים מהרשימה לפי הצורך. זכור למחוק את המרכאות שמקיפות כל פריט שנמחק. כמו כן, הקפד לא להשאיר תו נקודה-פסיק מוביל, לא להשאיר זוגות של תווי נקודה-פסיק יחד (;;), ואם אתה מסיר את הפריט האחרון ברשימה, מחק את תו הנקודה-פסיק האחרון.

    הערה: אם אתה מוחק פריט מרשימת ערכים, והרשומות בטבלה כבר משתמשות בפריט שנמחק, הפריט שנמחק נשאר חלק מהרשומה עד שתשנה אותה. לדוגמה, נניח שלחברה שלך יש מחסן בעיר א', אך בשלב מסוים היא מוכרת מבנה זה. אם תסיר את "עיר א" מרשימת המחסנים, תראה "עיר א" בטבלה עד שתשנה ערכים אלה.

הסרת נתונים מרשימת בדיקת מידע

  1. בחלונית הניווט, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על הטבלה שברצונך לשנות ולחץ על תצוגת עיצוב בתפריט הקיצור.

  2. במקטע העליון של רשת העיצוב, בחר את שדה בדיקת המידע.

  3. בחלק התחתון של הרשת, לחץ על הכרטיסיה בדיקת מידע ואתר את המאפיינים סוג מקור שורה ומקור שורה.

    במאפיין סוג מקור שורה אמור להופיע טבלה/שאילתה, והמאפיין מקור שורה חייב להכיל שאילתה שמפנה לטבלה או לשאילתה אחרת.

    הערה: שאילתות עבור שדות בדיקת מידע מתחילות תמיד במילה SELECT.

    בדרך כלל (אך לא תמיד), שאילתת בחירה משתמשת בתחביר בסיסי זה: SELECT [table_or_query_name].[field_name] FROM [table_or_query_name].

    במקרה זה, השאילתה מכילה שני משפטים (SELECT ו- FROM). המשפט הראשון מפנה לטבלה ולשדה בטבלה זו; לעומת זאת, המשפט השני מפנה לטבלה בלבד. נקודה שיש לזכור: המשפט FROM יציין תמיד את שם טבלת המקור או השאילתה. ייתכן שמשפטי SELECT לא תמיד יכילו שם של טבלה או של שאילתה, למרות שהם תמיד מכילים שם של שדה אחד לפחות. עם זאת, כל משפטי FROM חייבים להפנות לטבלה או לשאילתה.

  4. בצע אחת מהפעולות הבאות:

    • אם השאילתה בשדה בדיקת מידע מפנה לשאילתה אחרת, לחץ על לחצן בנייה (בכרטיסיה נתונים של גליון המאפיינים, לחץ על לחצן 'בונה' 'הבא') כדי לפתוח את השאילתה בתצוגת עיצוב. רשום לעצמך שם הטבלה שמופיע בחלק העליון של מעצב השאילתות, ולאחר מכן המשך לשלב 5.

    • אם השאילתה בשדה 'בדיקת מידע' מפנה לטבלה, רשום לעצמך את שם הטבלה ולאחר מכן המשך לשלב 5.

  5. בחלונית הניווט, לחץ פעמיים על טבלת המקור כדי לפתוח אותה בתצוגת גליון נתונים.

  6. אתר את השדה שמכיל את הנתונים שנמצאים בשימוש ברשימת בדיקת המידע ולאחר מכן ערוך את הנתונים לפי הצורך.

לראש הדף

מחיקת רשומות לא קשורות ממסד נתונים

בעת מחיקת רשומות שלמות ממסד נתונים, אתה מוחק את הנתונים בכל שדה וכן את ערך המפתח - הערך שהופך את הרשומה לייחודית. אם הרשומה אינה קשורה לרשומות אחרות כלשהן (כלומר, אם ערך המפתח לא נמצא ברשומות או בטבלאות אחרות במסד הנתונים), באפשרותך למחוק את הרשומה על-ידי בחירתה והקשה על DELETE. אם ברצונך למחוק מספר רב של רשומות שאינן קשורות זו לזו - כמות רבה מדי למחיקה ידנית - באפשרותך להשתמש בשאילתת מחיקה כדי להסיר אותן. ההליכים בסעיפים הבאים מסבירים כיצד לבצע את שתי המשימות.

מחיקה ידנית של רשומה לא קשורה

  1. בתצוגת גליון נתונים, פתח את הטבלה או השאילתה שמכילות את הנתונים שברצונך למחוק.

  2. אתר את הרשומה (השורה) שברצונך למחוק ולאחר מכן לחץ על לחצן בחר הכל - הריבוע שמופיע בקצה השמאלי או הימני של הרשומה. באפשרותך לבחור שורות בודדות, ללחוץ ולגרור כדי לבחור קבוצה רציפה של שורות או להקיש CTRL ולחץ על לחצן העכבר כדי לבחור שורות מרובות שאינן סמוכות זו לזו.

    Access מציב גבול סביב הרשומה כולה (השורה כולה) או סביב בלוק של רשומות שנבחרו.

  3. הקש Delete.

    -לחלופין-

    בכרטיסיה בית, בקבוצה רשומות, לחץ על מחק.

    -לחלופין-

    לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על לחצן בחר הכל ולחץ על מחק רשומה.

    אם אינך יכול ללחוץ על לחצן בחר הכל, מקם את הסמן בשדה ברשומה. לאחר מכן, בכרטיסיה בית, בקבוצה רשומות , לחץ על החץ למטה לצד מחק ולאחר מכן לחץ על מחק רשומה.

    הערה:  בשלב זה, Access עשוי להציג הודעת שגיאה שמציינת כי אין באפשרותך למחוק את הרשומה מאחר שהיא מקושרת לנתונים אחרים. אם תראה הודעה כזו, לחץ על אישור ועבור אל מחיקת רשומות קשורות ממסד נתונים באמצעות שאילתת מחיקה, בהמשך מאמר זה.

  4. כאשר Access יציג לך הנחיה לאשר את המחיקה, לחץ על כן.

מחיקת רשומות לא מקושרות באמצעות שאילתת מחיקה

בעת שימוש בשאילתת מחיקה להסרת נתונים, בצע את אותו תהליך עבור רשומות לא קשורות ועבור רשומות קשורות - תחילה צור שאילתת בחירה ולאחר מכן ודא שהיא מחזירה רק את הרשומות שברצונך למחוק. לסיום, המר את שאילתת הבחירה לשאילתת מחיקה. פרטי הרקע והשלבים בסעיף הבא מסבירים כיצד למחוק רשומות לא קשורות.

מחיקת רשומות קשורות ממסד נתונים באמצעות שאילתת מחיקה

תהליך המחיקה של רשומות קשורות מתבצע בהתאם לשלבים כלליים אלה.

  • תכנן את המחיקה. ודא שיש לך את ההרשאות הדרושות למחיקת הנתונים, ודא שכל המשתמשים האחרים סגרו את כל האובייקטים שמשתמשים בטבלאות המושפעות ולאחר מכן גבה את מסד הנתונים.

  • שנה את קשרי הגומלין בין הטבלאות המעורבות במחיקה. באופן ספציפי, הפוך את האפשרויות שלמות הקשרים ומחק רשומות קשורות בהתאם להירארכיית הקשרים לזמינות. פעולה זו מאפשרת מחיקה מדורגת של כל הטבלאות המושפעות והסדרה של כל הנתונים הקשורים.

  • צור שאילתת בחירה ולאחר מכן הוסף קריטריונים כנדרש, עד שהשאילתה תחזיר את קבוצת הרשומות הנכונה.

  • המר את שאילתת הבחירה לשאילתת מחיקה, ולאחר מכן השתמש בה כדי למחוק את הנתונים.

ראה יצירה והפעלה של שאילתת מחיקה לקבלת הסבר מלא של תהליך זה.

לראש הדף

הרחב את הכישורים שלך
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×