מה מנהלי המערכת צריכים לדעת על שמירה אוטומטית

"שמור מוקדם, שמור לעתים קרובות" הוא קטע של העבר. כעת יש שמירה אוטומטית, אשר שומרת כל כמה שניות כדי שהמשתמשים לא יצטרכו לעשות זאת.

שמירה אוטומטית זמינה כאשר קובץ מאוחסן ב- OneDrive, OneDrive for Business או SharePoint Online. הוא שומר באופן אוטומטי את השינויים של המשתמשים בענן בזמן העבודה. אם אנשים אחרים עובדים על אותו קובץ, האפשרות ' שמירה אוטומטית ' מאפשרת לראות שינויים בתוך שניות. ללא שמירה אוטומטית מופעלת, משתמשים שמשתפים פעולה באותו מסמך בו לא יוכלו לראות זה את זה בזמן אמת ובמקום זאת הם ימשיכו לראות עדכונים זמינים כאשר השינויים מתבצעים על-ידי אחרים.

עם זאת, שמירה אוטומטית גורמת לשינויים מסוימים באופן שבו המשתמשים יפעלו עם Office, ולכן במאמר זה נתאר חלק מהתרחישים המאתגרים יותר, וכן כיצד לקבוע את התצורה של הגדרות שמירה אוטומטית. אנו ממליצים לקיים תקשורת עם המשתמשים שלך שינויים אלה המשפיעים על האופן שבו הם פועלים ב-Office. 

הערה: באמצעות שמירה אוטומטית, אין השפעה על ביצועי המערכת. עם זאת, יהיה ניצול רשת גבוה יותר כאשר השינויים יישלחו כאשר הם יבוצעו במקום זאת בבת אחת כאשר משתמשים מבצעים שינויים, שעשויים להשפיע על אנשים עם רוחב פס מוגבל או שימוש בנתונים בעלות גבוהה, כגון בנקודה חמה ניידת.

שינוי זרימות עבודה

שמירה אוטומטית שימושית ברוב התרחישים, אך קיימים כמה מקרים שבהם ייתכן שהמשתמשים יצטרכו לשנות את האופן שבו הם פועלים בדרך כלל ואנו מעוניינים שתתכונן לעזור להם. עבור כל אחד מהתרחישים, הצגנו את התסריט, מה עלול להשתבש והמלצה לגבי פתרון הבעיה.

  • החל מקובץ קיים, ביצוע פעולות עריכה ולאחר מכן ביצוע שמירת עותק לקובץ חדש -כל מי שמתחיל מקובץ קודם (לדוגמה, דוח הרווחים של הרבעון האחרון), עריכות ולאחר מכן עושה שמירת עותק כדי להפעיל את דוח הרווחים של רבעון זה יגרום ל שינויים שיישמרו בשני הקבצים אם שמירה אוטומטית מופעלת. מומלץ שכל אחד יבצע את שמירת העותק לפני ביצוע שינויים כלשהם ואפילו הוסיף תזכורת במוצר כאשר פעולה זו תתבצע. אם משתמש מבצע שינויים בטעות, עליו להשתמש בתכונת היסטוריית הגירסאות כדי לשחזר את המסמך המקורי. 

  • ביצוע שינויים היפותטית או "מה-אם" לקובץ -כל מי שפותח קובץ ומבצע ניתוח היפותטי (כגון חיזוי ההשפעה של שינויי שוק בתקציב) עם הרצון לסגור את הקובץ מבלי לשמור אותו בטעות שמרת את כל השינויים בקובץ בזמן שמירה אוטומטית מופעלת. מומלץ לבטל את שמירה אוטומטית בעת ביצוע הניתוח ההיפותטיי ולאחר מכן להפעיל אותה שוב לאחר שהמשתמש יהיה מוכן לשמור שוב.

  • לוחות מחוונים והצגת קבצים באמצעות מיונים/מסננים ב-Excel -כל מי שממיין או מסנן לוח מחוונים כאשר האפשרות ' שמירה אוטומטית ' משפיע על התצוגה של כל האנשים האחרים בקובץ. אם הקובץ אמור להיות לוח מחוונים או להשתמש בו אנשים מרובים באמצעות מיונים ומסננים, מומלץ להגדיר את המאפיין המומלץ לקריאה בלבד בקובץ זה באמצעות קובץ > Info > הגן על חוברת העבודה > תמיד לפתוח לקריאה בלבד, כך שהצופים בלוח המחוונים לא יישמרו השינויים שלהם, אלא אם הם בוחרים באופן מפורש לערוך את הקובץ.

  • קבצים מוסופים או שיפורסמו-כל מי שעורך בטעות קובץ שפורסם בטעות באמצעות שמירה אוטומטית ישמור את השינויים שלהם בקובץ. לאחר שהקובץ הושלם, אנו ממליצים להגדיר את המאפיין המומלץ לקריאה בלבד או לסמן כמאפיין סופי בקובץ, כך שעריכות בשוגג מפני הצופים והקוראים של הקובץ לא יישמרו.

קביעת התצורה של הגדרות שמירה אוטומטית ב-Office

ניתן לקבוע את התצורה של שמירה אוטומטית בדרכים הבאות:

  • הבעלים של קובץ יכול להגדיר אותו כך שייפתח תמיד לקריאה בלבד כדי לסייע במניעת עריכות בשוגג. ניתן לעשות זאת על-ידי הגדרת הקובץ כך שייפתח במומלץ לקריאה בלבד (file _GT_ Info > הגנה על מסמך/ חוברת עבודה/מצגת > תמיד פתוחה לקריאה בלבד) או על-ידי שיתוף הקובץ ללא מתן אפשרות לאחרים לערוך (קובץ _GT_ שתףאנשים > עם הקישור יכול לערוך ולבטל את הסימון של התיבה אפשר עריכה ).

    תפריט ' הגנה על מצגת ' עם אפשרות פתוחה תמיד לקריאה בלבד
  • משתמש יכול לבטל את שמירה אוטומטית עבור קובץ כשהוא פתוח על-ידי לחיצה על הדו-מצבי שמירה אוטומטית . פעולה זו מבטלת את האפשרות שמירה אוטומטית עבור המסמך הנוכחי עבור משתמש זה. בפעם הבאה שאותו משתמש יפתח את המסמך, האפשרות שמירה אוטומטית לא תבוטל. אם הם פותחים מסמך אחר, שמירה אוטומטית לא תושפע מהבחירה שלהם במסמך האחר.

    החלפת שמירה אוטומטית ב-Excel
  • משתמש יכול להגדיר שמירה אוטומטית מבוטלת כברירת מחדל עבור כל הקבצים שנפתחו ביישום ספציפי זה (Word, Excel, PowerPoint ) במכשיר זה. 

    הפעלת שמירה אוטומטית המוגדרת כברירת מחדל ב-Word

    הערה: המשתמש עדיין יכול להגדיר שמירה אוטומטית מופעלת עבור קבצים בודדים באמצעות שינוי המצב של שמירה אוטומטית שתואר לעיל.

  • אתה, מנהל המערכת, באפשרותך להגדיר שמירה אוטומטית מבוטלת כברירת מחדל עבור כל הקבצים שנפתחו ביישום ספציפי זה (Word, Excel, PowerPoint ) באמצעות מדיניות קבוצתית.

הערה: המשתמש עדיין יכול להגדיר שמירה אוטומטית מופעלת כברירת מחדל ביישום, או עבור קבצים בודדים, באמצעות ההגדרות המתוארות לעיל.

הגדרות מדיניות קבוצתית עבור שמירה אוטומטית

אנו מחליפים את ההגדרה "אל תאפשר שמירה אוטומטית של קבצים ב- Excel /PowerPoint /Word " עם ההגדרה החדשה "בטל שמירה אוטומטית כברירת מחדל ב- Excel /PowerPoint /Word " הגדרת מדיניות קבוצתית.

אם אתה משתמש במדיניות קבוצתית בארגון שלך, באפשרותך להשתמש בהגדרת מדיניות כדי לבטל את שמירה אוטומטית כברירת מחדל. קיימות הגדרות מדיניות נפרדות עבור Excel, PowerPoint ו- Word.

לדוגמה, הגדרת המדיניות עבור Word נקראת "בטל את שמירה אוטומטית כברירת מחדל ב-Word" וניתן למצוא אותה בנתיב המדיניות "Microsoft Office 2016 \ שמירה אוטומטית".

כדי להשתמש בהגדרות מדיניות אלה, הקפד להוריד את קבצי התבנית הניהולית העדכנית ביותר (ADMX/ADML) ממרכז ההורדות של Microsoft.

עבודה עם קבצים מקומיים

שמירה אוטומטית אינה זמינה בעת עבודה עם קבצים מקומיים. אופן הפעולה הישן של שחזור עדיין זמין כדי לשמור באופן תקופתי עותקים של קבצים שהשתנו כדי לעזור למזער את אובדן הנתונים במקרה של תרחיש בלתי צפוי, כגון קריסה.

עם זאת, אנו ממליצים על מנהלי IT לעודד משתמשים לשמור את הקבצים שלהם ב- OneDrive, OneDrive for Business או SharePoint Online כדי לאפשר שמירה אוטומטית ולמנוע אובדן נתונים. באפשרותך לעודד אימוץ של OneDrive, OneDrive for Business או SharePoint Online באמצעות השכלה משתמשים וגם על-ידי פריסת העברת תיקיה ידועה, אשר מסנכרנת באופן אוטומטי את תיקיות המפתח לענן. פעולה זו מאפשרת להם לגשת לקבצים מכל מקום, ולא לדאוג לאובדן נתונים חשובים.

למידע נוסף

מהי שמירה אוטומטית?

עזרה במניעת שינויים בגירסה סופית של קובץ

הצגת גירסאות קודמות של קבצי Office

עזור להגן על הקבצים שלך במקרה של קריסה ב-שחזור

עדכון אחרון-4 ביוני 2019

הערה:  דף זה תורגם באמצעות אוטומציה והוא עשוי לכלול שגיאות דקדוק או אי-דיוקים. מטרתנו היא כי תוכן זה יהיה שימושי עבורך. תוכל לספר לנו אם המידע היה מועיל? הנה המאמר באנגלית לעיונך.​

שפר את הכישורים שלך ב- Office
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×