מהו אתר מרכז המסמכים?

מהו אתר מרכז המסמכים?

הערה: אנו מעוניינים לספק לך את תוכן העזרה העדכני ביותר במהירות האפשרית, בשפה שלך. דף זה תורגם באמצעות אוטומציה והוא עשוי לכלול שגיאות דקדוק או אי-דיוקים. מטרתנו היא כי תוכן זה יהיה שימושי עבורך. האם תוכל לספר לנו אם המידע הועיל לך, בחלק התחתון של דף זה? לנוחותך, הנה המאמר באנגלית.

SharePoint מציע חוויה עשירה scalable, תכונה לניהול תוכן. אם יש לך כמות גדולה של קבצים כדי לנהל, שקול להשתמש תבנית אתר מרכז המסמכים. תבנית זו ממוטבת עבור ניהול מסמכים בקנה מידה גדול. אותו באפשרותך לחסוך זמן ולסייע לך להיות יעיל יותר. ערכות מסמכים גירסאות, מזהי מסמכים, ניווט במטה-נתונים, ואת סוגי תוכן כלולים עם התבנית.

אתר מרכז המסמכים פועל עבור שני תרחישים אלה:

  • סביבת עריכה    בסביבת עריכה של מרכז המסמכים, משתמשים יוצרים ועורכים אלפי מסמכים או נכסי מדיה המאוחסנים במאגר מרכזי.

  • ארכיון תוכן    בארכיון תוכן, כגון מאגר מידע, משתמשים מאחסנים או מציגים מסמכים.

מאמר זה מסביר לך אודות התכונות בתבנית אתר מרכז המסמכים.

כדי ליצור באתר מרכז המסמכים, ראה שימוש בתבניות כדי ליצור סוגים שונים של אתרי SharePoint

מה כלול באתר מרכז המסמכים?

תבנית האתר מרכז המסמכים מכילה תכונות שהופכות אותו בצורה קלה ויעילה יותר כדי ליצור ולנהל קבוצות גדולות של מסמכים. ברוב המקרים, בעלי אתר באפשרותך להוסיף כל אחת מתכונות אלה בנפרד. תבנית האתר מרכז המסמכים מאפשר באופן אוטומטי את תכונות ניהול מסמכים מומלצים. הסעיפים הבאים מתארים בקצרה תכונות אלה.

באפשרותך להשתמש באתר מרכז המסמכים כסביבת עריכה או כארכיון תוכן. בכסביבת עריכה, לעתים קרובות להכניס קבצים כניסה ויציאה ומשתמשים ליצור מבני תיקיות עבור קבצים אלה. ניהול גירסאות זמין, וגירסאות קודמות של כל מסמך נשמרות. בנוסף, זרימות עבודה, באפשרותך לשלוט מחזורי חיים של המסמך.

לעומת זאת, עריכה קטן מאוד מתרחשת כארכיון תוכן. משתמשים תצוגה או העלה מסמכים בלבד. תבנית האתר מרכז המסמכים תומך ביצירת סוג של ארכיון תוכן הנקרא ארכיונים מאגר הידע. בדרך כלל, בסיסי ידע מכילים יחיד גירסאות של מסמכים, ויש אתר יכולים לשנות את קנה המידה כדי מיליוני קבצים. בתרחיש אופייני, כגון מרכז תמיכה טכנית עבור ארגון גדול, ייתכן אלפי אנשים לגשת לתוכן, בעיקר כדי לקרוא אותה. רק חלק בדרך כלל להעלות תוכן חדש לאתר.

הפריטים הבאים מתארים כמה תכונות SharePoint שבאפשרותך לכלול באתר מרכז המסמכים. בנוסף יכולות אלה, ארגונים מסוימים להתאים אישית את המראה ואת הניווט של מרכז המסמכים. חלק להוסיף Web Part מותאמים אישית.

מטה-נתונים מנוהלים הם מערכת המקצה מונחים מסוימים למסמכים ב- SharePoint. לאחר מכן, באפשרותך להשתמש במונחים אלו כדי לסווג את המסמכים. באפשרותך גם להשתמש במטה-נתונים כדי ליצור כלי ניווט רב-עוצמה שיכול לעזור למשתמשים למצוא את הרצוי להם במהירות.

לדוגמה, נניח לחברה שלך יש מאגר ידע המכיל מאמרים לעזור לפתור בעיות עם מוצרי אנשים. באפשרותך ליצור תנאי מטה-נתונים המאפשרות למשתמשים לסנן מידע לפי מוצר, לפי סוג בעיה, או מאפיינים אחרים.

אתר מרכז המסמכים, כל קטע תוכן מקבל מזהה ייחודי שהוא לא קשורים אל המיקום של מסמך, כגון כתובת URL של קישור. פירוש הדבר כי אם תעביר או לשנות את שם המסמך, המזהה נשארת זהה. באפשרותך להשתמש במזהה כדי ליצור קישור קבוע עבור המסמך ולמזער קישורים מנותקים.

גירסאות זמינות באופן אוטומטי בבאתר מרכז המסמכים. פירוש הדבר שיש לך באופן אוטומטי היסטוריה של כל גירסאות שונות של קובץ. בתהליך סקירת המסמך, לדוגמה, פירוש הדבר שיש לך תיעוד של כל העדכונים שהוזנו במהלך מחזור סקירה. באפשרותך לעקוב אחר עדכונים, פנה מגיבים, וכן הלאה. בנוסף, אם מתעוררת בעיה עם הגירסה הנוכחית של מאמר, באפשרותך לחזור במהירות את הגירסה האחרונה התקינה.

סוג תוכן הוא סוג מסוים של תוכן יחד עם קבוצה של הגדרות עבור התוכן. כאשר מישהו יוצר מסמך של סוג תוכן מוגדר, הוא מקבל באופן אוטומטי את כל ההגדרות המתאימות עבור סוג תוכן זה. מרכז המסמכים יצטרכו אוסף של סוגי תוכן – סוגים שונים של מסמכים, וידאו, תבניות, וכן הלאה.

סדרן התוכן לא נכלל באופן אוטומטי באתר מרכז המסמכים, עם זאת, משתמשים רבים להוסיף אותה. סדרן התוכן היא תכונה SharePoint המאפשרת לך לנהל את הארגון הכולל והמבנה של פריטים. באמצעות מטה-נתונים או סוגי תוכן, מארגן תוכן ניתן לנתב באופן אוטומטי מסמכים ופריטים אחרים מיקומים ספציפיים. לדוגמה, במאגר מידע, ייתכן סדרן התוכן לנתב באופן אוטומטי את כל הפריטים ששלחתי חדש לספריה מיוחדים שאוסף מאמרים עבור מוצר ספציפי.

שפר את הכישורים שלך ב- Office
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×