מדריך לממשק המשתמש של Access

רצועת הכלים

רצועת הכלים היא התחליף הראשי עבור תפריטים וסרגלי כלים. הוא מורכב בעיקר מכרטיסיות הכוללות קבוצות של לחצנים.

רצועת הכלים כוללת כרטיסיות ראשיות הקבוצה הקשורות לפקודות נפוצות, כרטיסיות הקשריות שמופיעות רק כאשר ניתן להשתמש בהן, ובסרגל הכלים לגישה מהירה, סרגל כלים קטן שניתן להתאים אישית באמצעות הפקודות המועדפות שלך.

בכרטיסיות רצועת הכלים, חלק מהלחצנים מספקים גלריה של אפשרויות, בעוד שאחרים מפעילים פקודה.

התצוגה מאחורי הקלעים

התצוגה מאחורי הקלעים מכילה פקודות ומידע החלים על מסד נתונים שלם, כגון דחיסה ותיקון, וכן פקודות שהיו בתפריט ' קובץ ' בגירסאות קודמות, כגון ' הדפסה'.

חלונית הניווט

חלונית הניווט עוזרת לך לארגן את אובייקטי מסד הנתונים, והיא הדרך העיקרית לפתיחה או לשינוי של העיצוב של אובייקט מסד נתונים.

חלונית הניווט מאורגנת לפי קטגוריות וקבוצות. באפשרותך לבחור מתוך מגוון של אפשרויות ארגוניות, וניתן גם ליצור ערכת ארגון מותאמת אישית משלך בחלונית הניווט. כברירת מחדל, מסד נתונים חדש משתמש בקטגוריה סוג אובייקט, הכוללת קבוצות התואמות לסוגים השונים של אובייקט מסד נתונים. הקטגוריה ' סוג אובייקט ' מארגנת את אובייקטי מסד הנתונים בצורה דומה לתצוגת חלון מסד הנתונים המהווה ברירת מחדל מגירסאות קודמות.

באפשרותך למזער את חלונית הניווט, ובאפשרותך גם להסתיר אותה, אך אין באפשרותך להסתיר את חלונית הניווט על-ידי פתיחת אובייקטי מסד נתונים לפניהם.

יצירת מסד נתונים ריק חדש

1. התחל גישה מהתפריט התחל או מקיצור דרך.

   התצוגה מאחורי הקלעים מופיעה.

2. בצע אחת מהפעולות הבאות:

   • יצירת מסד נתונים חדש באינטרנט

     1. תחת תבניות זמינות, לחץ על מסד נתונים ריק באינטרנט.

     2. בצד שמאל, תחת מסד נתונים ריק של אינטרנט, הקלד שם עבור קובץ מסד הנתונים בתיבה שם הקובץ או השתמש באפשרות המתאימה לך.

     3. לחץ על צור.

        מסד הנתונים החדש נוצר וטבלה חדשה נפתחת בתצוגת גליון נתונים.

   • יצירת מסד נתונים חדש של שולחן עבודה

     1. תחת תבניות זמינות, לחץ על מסד נתונים ריק.

     2. בצד שמאל, תחת מסד נתונים ריק, הקלד שם עבור קובץ מסד הנתונים בתיבה שם הקובץ או השתמש באפשרות המתאימה לך.

     3. לחץ על צור.

        מסד הנתונים החדש נוצר וטבלה חדשה נפתחת בתצוגת גליון נתונים.

Access מספק מספר תבניות עם המוצר, ובאפשרותך להוריד עוד מ-Office.com. תבנית של Access היא מסד נתונים מעוצב מראש הכולל טבלאות, טפסים ודוחות מעוצבים באופן מקצועי. תבניות מעניקות לך התחלה גדולה כאשר אתה יוצר מסד נתונים חדש.

יצירת מסד נתונים חדש מתבנית לדוגמה

1. התחל גישה מהתפריט התחל או מקיצור דרך.

   התצוגה מאחורי הקלעים מופיעה.

2. לחץ על תבניות לדוגמהולאחר מכן עיין בתבניות הזמינות.

3. כאשר תמצא את התבנית שבה ברצונך להשתמש, לחץ על תבנית זו.

4. בצד שמאל, בתיבה שם הקובץ, הקלד שם קובץ או השתמש באפשרות המתאימה לך.

5. לחץ על צור.

   Access יוצר את מסד הנתונים החדש מהתבנית ופותח אותו.

באפשרותך להוריד תבניות גישה נוספות מ-office.com ישירות מתוך התצוגה מאחורי הקלעים.

יצירת מסד נתונים חדש מתבנית Office.com

1. התחל גישה מהתפריט התחל או מקיצור דרך.

   התצוגה מאחורי הקלעים מופיעה.

2. תחת החלונית תבניות Office.com , לחץ על קטגוריה ולאחר מכן, כאשר התבניות בקטגוריה זו מופיעות, לחץ על תבנית.

   הערה: באפשרותך גם לחפש תבנית באמצעות תיבת החיפוש שמופיעה.

3. בתיבה שם הקובץ , הקלד שם קובץ או השתמש באפשרות המוצגת עבורך.

4. לחץ על הורד.

   Access מוריד את התבנית באופן אוטומטי, יוצר מסד נתונים חדש בהתבסס על תבנית זו, מאחסן אותה בתיקיה ' מסמכים ' (לדוגמה, התיקיה ' המסמכים שלי ') ופותח את מסד הנתונים.

בעת פתיחת (או יצירה ופתיחה) של מסד נתונים, Access מוסיף את שם הקובץ והמיקום של מסד הנתונים לרשימה פנימית של המסמכים שהיו בשימוש לאחרונה. רשימה זו מוצגת בכרטיסיה האחרונה של תצוגת מאחורי הקלעים כדי שתוכל לפתוח בקלות את מסדי הנתונים שהיו בשימוש לאחרונה.

פתיחת מסד נתונים שנעשה בו שימוש לאחרונה

1. הפעל את Access.

2. בתצוגה מאחורי הקלעים, לחץ על אחרוניםולאחר מכן לחץ על מסד הנתונים שברצונך לפתוח.

   Access פותח את מסד הנתונים.

פתיחת מסד נתונים מתצוגת מאחורי הקלעים

1. הפעל את Access.

2. לחץ על הכרטיסיה קובץ ולאחר מכן לחץ על פתח. כאשר מופיעה תיבת הדו פתיחה , אתר ובחר קובץ ולאחר מכן לחץ על פתח.

   מסד הנתונים נפתח.

לראש הדף

בחירת כרטיסיית פקודה

1. הפעל את Access.

2. לחץ על הכרטיסיה הרצויה.

-לחלופין-

1. הפעל את Access.

2. הקש על מקש Alt ושחרר אותו.

   תיאורי לוח המקשים מופיעים.

3. הקש על המקש או על המקשים המוצגים בעצה בלוח המקשים או הקרוב ביותר לכרטיסיית הפקודה הרצויה.

באפשרותך להפעיל פקודה מספר דרכים שונות. הנתיב המהיר והישיר ביותר הוא להשתמש בקיצור המקשים המשויך לפקודה.

לקבלת מידע נוסף אודות קיצורי מקשים, ראה קיצורי מקשים עבור Access.

ביצוע פקודה

1. הפעל את Access.

2. לחץ על הכרטיסיה המתאימה עבור הפקודה. הטבלה הבאה מציגה דגימה מייצגת של הכרטיסיות והפקודות הזמינות בכל כרטיסיה. הכרטיסיות והפקודות הזמינות משתנות בהתאם לפעולות שאתה מבצע.

1. לחץ על הפקד המייצג את הפקודה. לחלופין, אם אתה מכיר את קיצור המקשים עבור הפקודה מגירסה קודמת של Access, הזן את קיצור המקשים באמצעות לוח המקשים.

   -לחלופין-

   הקש על מקש Alt ושחרר אותו.

   מקשי הגישה מופיעים.

   הקש על מקש או על המקשים המוצגים בתיאור לוח המקשים המשויך לפקודה הרצויה.

כרטיסיות פקודות הקשריות

בנוסף לכרטיסיות הפקודה הרגילות, Access כולל גם כרטיסיות פקודות הקשריות. בהתאם להקשר שלך (כלומר, באיזה אובייקט אתה עובד ומה אתה עושה), כרטיסיות פקודות הקשריות אחת או יותר מופיעות לצד כרטיסיות הפקודות הרגילות.

הפעלת כרטיסיית פקודה הקשרית

• לחץ על הכרטיסיה פקודה הקשרית.

-לחלופין-

1. הקש על מקש Alt ושחרר אותו.

   מקשי הגישה מופיעים.

2. הקש על המקש או על המקשים המוצגים במקש הגישה שמופיע בכרטיסיה הנגישה או הקרובה ביותר לכרטיסיית הפקודה ההקשריות.

כרטיסיות הפקודות ההקשריות מכילות פקודות ותכונות שעליך לעבוד בהן בהקשר ספציפי. לדוגמה, בעת פתיחת טבלה בתצוגת עיצוב, הכרטיסיות ההקשריות מכילות פקודות שחלות רק כאשר אתה עובד עם טבלה בתצוגה זו. כדוגמה נוספת, בעת פתיחת טבלה בתצוגת עיצוב, כרטיסיית פקודה הקשרית שנקראת עיצוב מופיעה לצד הכרטיסיה ' כלים מתקדמים '. בעת לחיצה על הכרטיסיה עיצוב , רצועת הכלים מציגה את הפקודות הזמינות עבורך רק כאשר האובייקט נמצא בתצוגת עיצוב.

גלריות    

רצועת הכלים משתמשת גם בסוג פקד שנקרא ' גלריה '. פקד הגלריה מיועד למקד את תשומת לבך לקבלת התוצאות הרצויות. במקום להראות פקודות בלבד, פקד הגלריה מציג את התוצאה של שימוש בפקודות אלה. הרעיון הוא לספק דרך חזותית שתוכל לעיין בה ולראות מה ניתן לעשות ב-Access 2010, בהתמקדות בתוצאות, במקום להתמקד רק בפקודות עצמן.

גלריות מגיעות בצורות ובגדלים שונים. יש פריסת רשת, ייצוג דמוי תפריט שיורד, ואפילו פריסה ברצועת הכלים המציבה את תוכן הגלריה עצמה ברצועת הכלים.

הסתרת רצועת הכלים

לעתים, ייתכן שתזדקק למעט מקום להקדיש לאזור העבודה שלך. מסיבה זו, ניתן לכווץ את רצועת הכלים כך שרק הסרגל עם כרטיסיות הפקודות נשאר. כדי להסתיר את רצועת הכלים, לחץ פעמיים על הכרטיסיה active command. כדי להציג אותה שוב, לחץ פעמיים על כרטיסיית הפקודה הפעילה.

סרגל הכלים לגישה מהירה (QAT)

סרגל הכלים לגישה מהירה הוא סרגל כלים הסמוך לרצועת הכלים המאפשר גישה בלחיצה אחת לפקודות. קבוצת הפקודות המהווה ברירת מחדל כוללת שמירה, ביטולוביצועחוזר, ובאפשרותך להתאים אישית את סרגל הכלים לגישה מהירה כדי לכלול פקודות אחרות שבהן אתה משתמש לעתים קרובות. באפשרותך גם לשנות את המיקום של סרגל הכלים ולשנות אותו מהגודל הקטן המוגדר כברירת מחדל לגודל גדול. סרגל הכלים הקטן מופיע לצד כרטיסיות הפקודות ברצועת הכלים. כאשר תעבור לגודל הגדול, סרגל הכלים יופיע מתחת לרצועת הכלים ויאריך את הרוחב המלא שלו.

פתיחת אובייקט מסד נתונים, כגון טבלה, טופס או דוח

• בחלונית הניווט, לחץ פעמיים על האובייקט.

  -לחלופין-

  בחלונית הניווט, בחר את האובייקט ולאחר מכן הקש ENTER.

  -לחלופין-

• בחלונית הניווט, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על אובייקט ולאחר מכן לחץ על פתח.

שים לב שניתן להגדיר אפשרות לפתיחת אובייקטים בלחיצה אחת בתיבת הדו אפשרויות ניווט .

חלונית הניווט מחלק את אובייקטי מסד הנתונים לקטגוריות, וקטגוריות אלה מכילות קבוצות. קטגוריות מסוימות מוגדרות עבורך, ובאפשרותך גם ליצור קבוצות מותאמות אישית משלך.

כברירת מחדל, חלונית הניווט מופיעה בעת פתיחת מסד נתונים, כולל מסדי נתונים שנוצרו בגירסאות קודמות של Access. באפשרותך למנוע מחלונית הניווט להופיע כברירת מחדל על-ידי הגדרת אפשרות תוכנית. קבוצת השלבים הבאה מסבירה כיצד לבצע כל פעולה.

כדי להראות או להסתיר את חלונית הניווט    

• לחץ על לחצן בפינה השמאלית העליונה של חלונית הניווט (), או הקש F11.

מנע מחלונית הניווט להופיע כברירת מחדל

1. לחץ על הכרטיסיה קובץ ולאחר מכן לחץ על אפשרויות.

   תיבת הדו-שיח אפשרויות Access מופיעה.

2. בחלונית הימנית, לחץ על מסד נתונים נוכחי.

3. תחת ניווט, נקה את תיבת הסימון הצג חלונית ניווט ולאחר מכן לחץ על אישור.

לקבלת מידע נוסף אודות חלונית הניווט, עיין במאמר הצגה וניהול של אובייקטים באמצעות חלונית הניווט.

לראש הדף

הצגה או הסתרה של כרטיסיות מסמך

1. לחץ על הכרטיסיה קובץ ולאחר מכן לחץ על אפשרויות.

   תיבת הדו-שיח אפשרויות Access מופיעה.

2. בחלונית הימנית, לחץ על מסד נתונים נוכחי.

3. במקטע אפשרויות יישום , תחת אפשרויות חלון מסמך, בחר מסמכים בכרטיסיות.

4. בחר או נקה את תיבת הסימון הצג כרטיסיות מסמכים . ניקוי תיבת הסימון מכבה את כרטיסיות המסמך.

5. לחץ על אישור.

   הערות: 

   • ההגדרה ' הצג כרטיסיות מסמך ' היא הגדרה לכל מסד נתונים. עליך להגדיר זאת באופן עצמאי עבור כל מסד נתונים.

   • לאחר שתשנה את ההגדרה הצג כרטיסיות מסמך , עליך לסגור ולפתוח מחדש את מסד הנתונים כדי לראות את השינוי ייכנס לתוקף.

   • מסדי נתונים חדשים שנוצרו באמצעות Access הצג כרטיסיות מסמכים כברירת מחדל.

   • מסדי נתונים שנוצרו באמצעות גירסה קודמת של Access משתמשים בחלונות חופפים כברירת מחדל.

לראש הדף

הצגה או הסתרה של שורת המצב

1. לחץ על הכרטיסיה קובץ ולאחר מכן לחץ על אפשרויות.

   תיבת הדו-שיח אפשרויות Access מופיעה.

2. בחלונית הימנית, לחץ על מסד נתונים נוכחי.

3. תחת אפשרויות יישום, בחר או נקה את תיבת הסימון הצג שורת מצב . ניקוי תיבת הסימון מכבה את התצוגה של שורת המצב.

4. לחץ על אישור.

לראש הדף

עיצוב טקסט באמצעות סרגל הכלים המצומצם

1. בחר את הטקסט שברצונך לעצב.

   סרגל הכלים המצומצם מופיע בצורה שקופה מעל הטקסט.

2. החל עיצוב באמצעות סרגל הכלים המצומצם.

לראש הדף