מדוע עליך לשדרג את רשימות תפוצה קבוצות ב- Outlook

חשוב: מאמר זה תורגם בתרגום מכונה, ראה כתב ויתור. תוכל למצוא את הגרסה באנגלית של המאמר כאן לעיונך.

שנים הארגונים יש התבססה בקבוצות תפוצה היכולת לקיים תקשורת ולשתף פעולה עם קבוצות האנשים ולדפים החברה. כעת, עם זאת, קבוצות ב- Outlook מציעים פתרון חזק יותר עבור שיתוף פעולה.

מהן קבוצות?

בעת הגדרת קבוצה ב- Outlook, באפשרותך לבחור קבוצה של אנשים שעמם ברצונך לשתף פעולה עם וכדי להגדיר בקלות אוסף של משאבים עבור אנשים אלה לשיתוף. אין לך לחשוש הקצאת הרשאות באופן ידני כל המשאבים אלה מכיוון הוספת חברים לקבוצה באופן אוטומטי נותן לו את ההרשאות הדרושות לכלים הקבוצה שלך מספקת.

משאבים נוספים אלה כוללים:

  • תיבת דואר נכנס משותף - שבו שתתרחש השיחות שלך מסורתי ברשימות תפוצה שלך. Inbox משותף זה הוא לחיפוש מלא כך שהוא יוצר כארכיון מגורים של ההודעות של הקבוצה. באפשרותך לחפש newcomers לקבוצה או גלול בחזרה ההיסטוריה להתעדכן במהירות על מה הוא נרשמה בקבוצה בעבר. ראה: ניהול שיחה קבוצתית ב- Outlook.

    עצה: אם המשתמשים שלך עדיין מעוניין ההודעות הקבוצה תופיע בתיבת הדואר הנכנס האישי שלהם, כפי שהן נראו עם רשימת תפוצה, כל שעליהם לבצע הוא כמנוי לקבוצה על-ידי לחיצה על לחצן חברות ברצועת הכלים ב- Outlook.

  • ספריית קבצים משותף - הקבוצה שלך כוללת ספריית קבצים SharePoint שבו המשתמשים שלך יכולים לאחסן, לשתף ולעבוד עליהם מסמכים, חוברות עבודה, מצגות, תמונות או כל סוג אחר של הקובץ שהנחוץ להן לעבוד על. ראה: שיתוף קבצים קבוצתיים ב- Outlook 2016.

  • לוח שנה משותף - הקבוצה שלך מקבל לוח שנה משותף כדי לפרסם אירועים הקשורים לקבוצה. כל חבר מי נרשם כמנוי לקבוצה באופן אוטומטי מוזמן לאירועים שנרשמו ללוח השנה כך אותם אירועים יכול גם להופיע על לוחות השנה האישי שלהם אם הם בכך. ראה: תזמון פגישה בלוח שנה של קבוצה ב- Outlook 2016.

  • מחברת משותפת של OneNote - הקבוצה מקבל באופן אוטומטי מחברת משותפת של OneNote שבו חברי הקבוצה יכולים לאסוף ולשתף פעולה לגבי מידע. קבוצות רבות להשתמש המחברת כדי ליצור wiki מגורים עם שאלות נפוצות ומשאבים אחרים. ראה: תחילת העבודה עם OneNote 2016.

  • גישת אורח - באפשרותך להוסיף אנשי קשר חיצוניים לקבוצות הפצה לפני, אבל שמה של כל הם יש לך דואר אלקטרוני. באפשרותך להציע גישה אורחים עבור שיחות דואר אלקטרוני, קבצים או מחברת משותפת של OneNote גם עם קבוצות. ראה: גישת אורח בקבוצות של Office 365.

  • תוכן הוא לגילוי - קבוצות ב- Outlook הן ציבוריות כברירת מחדל, ומשמעות הדבר היא כי הם קלים עבור אנשים אחרים בארגון שלך לגלות והצטרפות או לעיין החומרים בקבוצה. אם התוכן של הקבוצה רגישים יותר באפשרותך לעבור לקבוצה פרטית, אשר מסתירה את תוכן שאינם חברים ודורש בעלי הקבוצה לאשר כל בקשות להצטרף.

  • יצירת בשירות עצמי - IT אינו צריך לקבל גבוהה כלפי מטה על-ידי בקשות ממשתמשים ליצור קבוצות. משתמשים יכולים ליצור קבוצות שלהם לפי הצורך. אם ברצונך לשלוט אילו משתמשים בארגון שלך יכולים ליצור קבוצות ראה: ניהול יצירת קבוצה של Office 365.

אלה הן רק כמה תכונות שהופכות קבוצות פתרון חזק יותר מקבוצות תפוצה.

ניהול של הקבוצות שלך

Office 365 מציע מספר כלים שימושיים ויכולות לקבלת מידע נוסף בקלות ניהול וניהול של קבוצות שלך. לקבלת מידע נוסף אודות כל אחד היתרונות הבאים, לחץ על כותרות שלהלן.

תוציא את מדריך הכתובות שלך תחת בקרת היא בעיה של כל מנהל. להלן כמה מהכלים שמציע Office 365 כדי להקל אשר:

  • מתן שם מדיניות - פריטי מדיניות של מתן השמות מאפשרים לך להגדיר מה אתה ואם לא, הם שמות קביל עבור הקבוצות שלך. אשר מונעת ממשתמשים למתן שמות מגונה או אסור קבוצות. בנוסף ניתן לאכוף קידומות רגיל של החברה או סיומות שמות הקבוצות.

    חברות דינאמיים - חברות דינאמיים מאפשרת לך לקבוע את החברות בקבוצה על-ידי כלל, מוסיף (או מסיר) חברי הקבוצה בהתבסס על מטה-נתונים (כגון במחלקה או תפקיד) ב- active directory שלך. ראה שימוש תכונות כדי ליצור כללים מתקדמים לקבלת מידע נוסף אודות יצירת חברות דינאמי.

  • חברות מוסתר - אם יש לך סיבה הרצוי את החברות בקבוצה שלך יהיה סודי, לדוגמה אם חברי הם התלמידים, באפשרותך להסתיר את החברות מספקים חיצוניים.

  • יצירת הרשאות - ייתכנו כמה אנשים בארגון שלך שאינך מעוניין לאפשר למשתמשים ליצור קבוצות חדשות. קיימות כמה טכניקות לניהול הרשאות ליצירת במדריך הכתובות שלך. ראה ניהול יצירת של Office 365 קבוצה ללא זמינה.

  • יומני ביקורת - האם יש לך יותר confidence מתן אפשרות למשתמשים ליצור קבוצות וניהול חברות בקבוצות מאחר יומני ביקורת קבוצות של Office 365 מאפשרים לך לעקוב אחר מי שנוצרו או נמחקו קבוצה מסוימת או ביצעו שינויים החברות בקבוצה. ראה: חיפוש הביקורת כניסה ב- Office 365 אבטחה ומרכז תאימות.

ניהול מסירות מספק לך כמה שיטות לטיפול כיצד שיש לשלוח הודעות או התקבלה על-ידי הקבוצה. בנוסף קיימים כלי לנטר את זרימת הודעות אלה.

  • שלח כקובץ או שליחה בשם - הגדרות אלה לאפשר למשתמשים שצוינו לשלוח הודעות דואר אלקטרוני כאילו הם הגיעו, או בשמו, הקבוצה.

  • הגבלות השולח - הגדרות אלה מאפשרות לך לקבוע מי מורשה לשלוח הודעות לקבוצה. ניתן לקבוע את תצורת הקבוצה כדי לאפשר דואר אלקטרוני ממשתתפים חיצוניים, אך ייתכן שתרצה להגביל אשר הצדדים מחוץ ספציפית בלבד.

  • תמיכה במשתמשים חיצוניים - על-ידי הזמנת אורחים לקבוצה שלך, שבאפשרותך לבחור אותן הכלולות בשיחות דואר אלקטרוני בקבוצה. ראה: אורח גישה לקבוצות של Office 365 - עזרה למנהלי מערכת.

  • כללי תעבורה - עבודה כללי תעבורה עבור קבוצות ממש כפי שהן פועלות עבור Exchange server שלך. הכללים באפשרותך לחפש הודעות לעמוד בתנאים מסוימים ולאחר מכן באפשרותך לנקוט בפעולה בהודעות אלה.

  • עצות דואר - עצות דואר הן הודעות אינפורמטיבי המוצג למשתמשים במהלך הם כתיבת הודעה. הם יכולים לסייע להקטין Ndr על-ידי משתמש אזהרה אם סביר להניח לספקים חיצוניים או לחרוג מיכסות הודעה שההודעה שלהם.

  • מספר כתובות ה-proxy - קבוצה להנחות את כינויי בדיוק כפי אינה הדואר המשתמש. כתובות ה-proxy נוספים יכולה להיות שימושית עבור קבלת הודעות הנשלחות אלה כינויים אחרים או עבור כך שיהיה קל יותר להגיע קבוצה הכוללת ארוך או קשה שם איות. ראה: מרובות תחומים תמיכה עבור קבוצות של Office 365 - מנהל מערכת עזרה

  • גודל מרבי של שליחה/קבלה - מיכסות אלה יכולה לסייע בצמצום בעיות עם הקבוצה הודעות גדולות במיוחד בקבלת (או השולח) כדי טוב יותר לנהל דרישות האחסון ורוחב הפס.

Office 365 גם מספק לך כמה כלים כדי לנהל את סוג התוכן מקבל ששותפו בקבוצה שלך.

  • קווים מנחים שימוש - תוכל להגדיר להנחיות השימוש עבור קבוצות של Office 365 — ללמד למשתמשים אודות שיטות עבודה מומלצות לעזור לשמור על יעילות קבוצות שלהם ואל ללמד אותם אודות מדיניות תוכן פנימית. לקבלת מידע נוסף, ראה: להנחיות השימוש עבור Microsoft לקוחות ושותפים.

  • סיווג נתונים - תוכל ליצור מערכת סיווג נתונים הניתן להתאמה אישית עבור קבוצות של Office 365 המאפשר הפרדה של קבוצות לפי סוג מדיניות (לדוגמה, "לא מסווגות", "חברה סודי" או "סוד העליון"). באופן זה, הקבוצות שלך יכול להביא לתוצאות בלתי למדיניות תוכן אחר בארגון שלך. מדיניות מורחבת מאפשרת לארגון שלך לקבוע תצורה של נקודת קצה שנקראת בכל פעם יצירה או שינוי של קבוצה — ולאחר מכן באפשרותך ליישם מדיניות משלך עבור יצירת קבוצה ללא זמינה או לשנות.

ניהול השינוי

משתמשים לעתים הם נוחות עם שינוי ולכן חשוב לקיים תקשורת עם החברים הקיימים שלך רשימות התפוצה כדי להודיע להם למה לצפות. להלן חלק מהמידע עליך לכלול בהודעה זו, יחד עם כמה תשובות שעשויים להיות שימושיים עבורך:

מהן קבוצות ב- Outlook?

קבוצות של office 365 ב- Outlook הן פתרון שיתוף פעולה יחיד עבור צוותים/קבוצות מעוניין מקום לשיתוף דיונים, קבצים, לוחות שנה והערות בדרך מאוחד שקל לאיתור.  ככל הנראה התכונה יחיד-בצורה הטובה ביותר היא כי תיבת הדואר הנכנס עבור הקבוצה שומר היסטוריה של הדיונים, וכך תוכל לחפש דיונים הקודם.

מדוע אנו מבצעים שינוי זה?

אנשים לעתים קרובות ביקשו היכולת לחפש את ההודעות שפורסמו לרשימת תפוצה שלנו כדי למצוא מידע זה נידון בעבר. שדרוג רשימת התפוצה לקבוצה פירושו אנשים אינם צריכים לבקש או לענות על השאלות אותו שוב ושוב.

גם הקבוצה החדשה תכלול לוח תאריכים עבור האירועים הקבוצתיים שלנו, ספריית קבצים משותפים ומחברת OneNote שבו אנו יכולים לשתף פעולה ואיסוף של מידע לצורך עיון עתידי.

האם עלי לעשות דבר להצטרף לקבוצה זו אם ניתן היה כבר חבר רשימת התפוצה?

לא, אם אתה כבר חבר רשימת התפוצה באופן אוטומטי יהיה חבר הקבוצה החדשה.

כיצד ניתן לגשת הקבוצה החדשה ב- Outlook? מה לגבי Outlook באינטרנט?

כדי לגשת הקבוצה החדשה ב- Outlook עבור רק לקטגוריה קבוצות סמוך לתחתית של חלונית הניווט בצד ימין. אם אתה משתמש לעתים קרובות בקבוצה זו שקול הצמדתו כפריט מועדף על-ידי לחיצה עליו ובחירה באפשרות הצג כ המועדפים.

בנוסף אין לקוחות ניידים ללא תשלום עבור קבוצות של Office 365 זמינות בכל פלטפורמה למכשירים ניידים (iOS, Android, וכדומה) כך שתוכל לגשת בקלות את הקבוצה תוך כדי תנועה.

לא ניתן עדיין רק דואר אלקטרוני

כן, בטח. השתמשת עבור רשימת התפוצה כינוי דואר אלקטרוני זהה ימשיכו לפעול כהלכה עבור הקבוצה ב- Outlook.

בנוסף...

זכור לומר אותם בעת שינוי זה מתרחש ואת מי שהם לפנות אם להם שאלות נוספות.

העברת רשימות התפוצה שלך

מוכן לשדרג את רשימת התפוצה שלך לקבוצה? ראה רשימות תפוצה העברת קבוצות של Office 365 - עזרה למנהלי מערכת.

מה השלב הבא?

לאחר ההרשמה שדרגת קבוצת תפוצה קבוצה של Office 365 ישנן כמה משימות המשך טיפול שכדאי לעשות כדי להבטיח שהוא עובר בצורה חלקה.

  • המשך טיפול עם המשתמשים שלך - הסימון באמצעות אותם מיד לאחר השלמת השדרוג, ולאחר מכן שוב מספר ימים מאוחר יותר. המציג כי אתה האזנה ואת להגיב על שאלות שעשויים להיות להם עשוי להביא לעבר הפיכתם שמח ובנוח עם השינוי.

  • לנטר את הדוחות מעורבות - פורטל הניהול של Office 365 כולל כמה דוחות טובה יכול להראות לך כמה משתמשים שמשתמשות לקבוצה, באיזו תדירות ומה תכונות הם משתמשים. דוחות אלה יכולה לסייע לך לעצב שלך טיפול הדרכה המשתמש וכן סימון המשתמשים שלך שממנו מקבל את הערך רוב מתוך הקבוצה החדשה. ראה: דוחות פעילות במרכז הניהול של Office 365.

  • שתף את החוויה שלך - אפשר צוותים אחרים בחברה שלך לדעת כי שדרגת קבוצת תפוצה והעדכון מה מנחה אותך כדי להפוך אותו בהצלחה! שיתוף כי המידע עשוי לסייע צוותים אלה בצע דוגמה שלך ויש לך בהצלחה שדרוג משלהן.

למידע נוסף

יש לך שאלות אודות קבוצות של Office 365?

בקר את הקהילה לטכנולוגיה של Microsoft Office 365 קבוצות.

אנחנו מקשיבים

מאמר זה עודכן לאחרונה על הפרסום 24 במאי, 2017 כתוצאה המשוב שלך. אם אתה נמצא כי הוא הנחיות לך מידע שימושי במיוחד אם לא, נא לחיצה על הפקדים משוב להלן וכרטיסי ספק לנו הערות בונה מסוימות כך שתוכל אנו ממשיכים לשפר אותו. תודה!

הערה: כתב ויתור בנוגע לתרגום מכונה: מאמר זה תורגם על-ידי מערכת מחשב, ללא התערבות אדם. Microsoft מציעה את תרגומי המכונה כדי לסייע למשתמשים שאינם דוברי אנגלית ליהנות מתוכן בנושא מוצרים, שירותים וטכנולוגיות של Microsoft. מכיוון שהמאמר תורגם על-ידי מכונה, הוא עלול להכיל שגיאות באוצר המילים, בתחביר או בדקדוק.

הרחב את הכישורים שלך
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×