מדוע עליך לשדרג את רשימות התפוצה שלך לקבוצות ב- Outlook

במשך שנים ארגונים הסתמך על קבוצות תפוצה כדי לקיים תקשורת ולשתף פעולה עם קבוצות של אנשים בתוך החברה והן מחוצה לה. כעת, עם זאת, קבוצות Office 365 ב-Outlook מציעות פתרון עוצמתי יותר לשיתוף פעולה.

עצה: אם אתה מחפש מידע אודות השימוש בקבוצות אנשי קשר של Outlook כדי לשלוח דואר אלקטרוני לרשימת אנשים-כגון קבוצת חברים-ראה יצירת קבוצת אנשי קשר או רשימת תפוצה ב-outlook עבור PC.

מהן קבוצות של Office 365?

כשאתה מגדיר קבוצה של Office 365 ב-Outlook, באפשרותך לבחור קבוצה של אנשים שברצונך לשתף איתם פעולה ולהגדיר בקלות אוסף של משאבים שאנשים אלה יוכלו לשתף. אין צורך לדאוג להקצאת הרשאות באופן ידני לכל המשאבים האלה מאחר שהוספת חברים לקבוצה מספקת להם באופן אוטומטי את ההרשאות הדרושות לכלים שהקבוצה שלך מספקת.

משאבים נוספים אלה כוללים:

  • תיבת דואר נכנס משותפת-שבה מתבצעות השיחות שאתה מקבל באופן מסורתי ברשימת התפוצה. תיבת דואר נכנס משותפת זו ניתנת לחיפוש מלא כדי ליצור ארכיון חי של הודעות הקבוצה. מותרים חדשים לקבוצה יכולים לחפש או לגלול חזרה בהיסטוריה כדי להתעדכן במהירות על מה שפורסם בקבוצה בעבר. ראה: יש שיחה קבוצתית ב-Outlook.

    עצה: אם המשתמשים שלך עדיין מעוניינים להציג את הודעות הקבוצה בתיבת הדואר הנכנס האישית שלהם, כפי שעשו עם רשימת התפוצה, כל שעליך לעשות הוא להירשם כמנוי לקבוצה על-ידי לחיצה על לחצן ' חברות ' ברצועת הכלים ב-Outlook.

  • הספריה ' קבצים משותפים '-הקבוצה שלך כוללת ספריית קבצים של SharePoint שבה המשתמשים שלך יכולים לאחסן, לשתף ולשתף פעולה במסמכים, בחוברות עבודה, במצגות, בתמונות או בקבצים מסוג אחר שעליהם הם צריכים לעבוד. ראה: שיתוף קבצי קבוצה.

  • לוח שנה משותף -הקבוצה שלך מקבלת לוח שנה משותף כדי לפרסם אירועים הקשורים לקבוצה. כל חבר שנרשם כמנוי לקבוצה מוזמן באופן אוטומטי לאירועים שיפורסמו בלוח השנה כדי שאירועים אלה יוכלו גם הם להופיע בלוחות השנה האישיים שלהם אם הם מעוניינים בכך. ראה: קביעת מועד לפגישה בלוח שנה של קבוצה ב-Outlook.

  • מחברת onenote משותפת-הקבוצה כוללת באופן אוטומטי מחברת onenote משותפת שבה חברי הקבוצה יכולים לאסוף ולשתף פעולה במידע. קבוצות רבות משתמשות במחברת כדי ליצור wiki חי עם שאלות נפוצות ומשאבים אחרים.

  • גישת אורח -באפשרותך להוסיף אנשי קשר חיצוניים לקבוצות תפוצה בעבר, אך כל מה שהם קיבלו היה דואר אלקטרוני. עם קבוצות, תוכל להציע לאורחים גישה לשיחות דואר אלקטרוני, קבצים ואפילו למחברת OneNote המשותפת. ראה: גישת אורח בקבוצות Office 365.

  • התוכן ניתן לגילוי -קבוצות ב-Outlook ציבוריות כברירת מחדל, כלומר, קל יותר לאנשים אחרים בארגון לגלות ולהצטרף או לסקור את החומרים בקבוצה. אם התוכן של הקבוצה רגיש יותר, באפשרותך להעביר את הקבוצה לפרטית, אשר מסתירה את התוכן מחברים שאינם חברים ומחייב את בעלי הקבוצה לאשר כל בקשה להצטרפות.

  • יצירת שירות עצמי -היא אינה צריכה להיות מתעכבת על-ידי בקשות ממשתמשים ליצירת קבוצות. משתמשים יכולים ליצור קבוצות משלהם לפי הצורך. אם ברצונך לקבוע אילו משתמשים בארגון שלך יכולים ליצור קבוצות ראה: גישת אורח בקבוצות Office 365.

אלה הן רק כמה מהתכונות ההופכות את הקבוצות לפתרון חזק יותר מאשר קבוצות תפוצה.

ניהול הקבוצות שלך

Office 365 מציע מספר כלים שימושיים ויכולות לניהול וניהול של הקבוצות ביתר קלות. לקבלת מידע נוסף אודות כל אחת מהטבות אלה, לחץ על הכותרות הבאות.

שמירה על מדריך הכתובות תחת שליטה היא דאגה לכל מנהל. להלן כמה מהכלים של Office 365 המציעה שיעזרו לך להקל על כך:

  • מדיניות מתן שמות-מדיניות מתן שמות מאפשרת לך להגדיר מה הם, ואינם שמות מקובלים עבור הקבוצות שלך. פעולה זו מונעת מהמשתמשים להעניק לקבוצות את השמות הטמא או האסורים. בנוסף, באפשרותך לאכוף קידומות סטנדרטיות של חברה או סיומות לשמות הקבוצות.

    מנוי דינאמי -חברות דינאמית מאפשרת לך להגדיר חברות בקבוצה לפי כלל, אשר מוסיפה (או מסירה) חברי קבוצה בהתבסס על מטה-נתונים (כגון מחלקה או תפקיד) ב-active directory. ראה שימוש בתכונות כדי ליצור כללים מתקדמים לקבלת מידע נוסף אודות יצירת חברות דינאמית.

  • חברות מוסתרות -אם יש לך סיבה לרצות שהחברות בקבוצה שלך תהיה סודית, לדוגמה, אם החברים הם תלמידים, באפשרותך להסתיר את החברות מצדדים חיצוניים.

  • הרשאות יצירה -ייתכן שיהיו אנשים בארגון שלך שאינך מעוניין שיוכלו ליצור קבוצות חדשות. קיימות כמה טכניקות לניהול הרשאות יצירה במדריך הכתובות שלך. ראה ניהול הקבוצה של Office 365.

  • יומני ביקורת -ניתן לאפשר למשתמשים ליצור קבוצות ולנהל חברות בקבוצה מכיוון שיומני ביקורת של קבוצות Office 365 מאפשרים לך לעקוב אחר הקבוצה שיצרה או מחקה קבוצה מסוימת או ביצעת שינויים בחברות הקבוצה. ראה: חיפוש ביומן הביקורת במרכז התאימות של Office 365 Security &.

ניהול מסירה מספק לך כמה שיטות לטיפול באופן השליחה או הקבלה של הודעות על-ידי הקבוצה. בנוסף, ישנם כלים לניטור הזרימה של הודעות אלה.

  • שלח בשם או שלח בשם -הגדרות אלה מאפשרות למשתמשים שצוינו לשלוח הודעות דואר אלקטרוני כאילו הן הגיעו, או מטעמו של הקבוצה.

  • הגבלות שולח -הגדרות אלה מאפשרות לך לקבוע מי רשאי לשלוח הודעות לקבוצה. ניתן להגדיר את הקבוצה כך שתאפשר הודעות דואר אלקטרוני מצדדים חיצוניים, אך מומלץ להגביל אותה לצדדים חיצוניים ספציפיים בלבד.

  • תמיכה במשתמשים חיצוניים -על-ידי הזמנת אורחים לקבוצה שלך, באפשרותך לבחור לכלול אותם בשיחות הדואר האלקטרוני בקבוצה. ראה: גישת אורח בקבוצות Office 365.

  • כללי תעבורה -כללי תעבורה פועלים עבור קבוצות בדיוק כפי שהם מתאימים לשרת Exchange. הכללים יכולים לחפש הודעות שעומדות בתנאים ספציפיים ולאחר מכן לבצע פעולות בהודעות אלה.

  • עצות דואר -עצות דואר הודעות אינפורמטיביות המוצגות למשתמשים בזמן שהן מחבר הודעה. הם יכולים לעזור להפחית את Ndr על-ידי אזהרה למשתמש אם סביר להניח שההודעה שלו מתבצעת מחוץ לצדדים, או חריגה ממכסות הודעות.

  • כתובות Proxy מרובות -קבוצה יכולה לכלול כינויים בדיוק כמו תיבת דואר של משתמש. כתובות proxy נוספות עשויות להיות שימושיות לקבלת הודעות הנשלחות לכינויים אחרים, או כדי להקל עליך להגיע לקבוצה המכילה את השם ' ארוך ' או ' קשה לאיות '. ראה: תמיכה בריבוי תחומים עבור קבוצות Office 365-עזרה למנהלי מערכת

  • גודל מירבי של שליחה/קבלה -מיכסות אלה עשויות לסייע בהפחתת בעיות בקבלת הודעות גדולות מאוד כדי לנהל דרישות אחסון ורוחב פס בצורה טובה יותר.

Office 365 מספק לך גם כמה כלים לניהול סוג התוכן שישותף בקבוצה שלך.

  • קווים מנחים לשימוש -תוכל להגדיר קווים מנחים לשימוש עבור קבוצות Office 365-כדי לחנך את המשתמשים שלך לגבי שיטות עבודה מומלצות שמסייעות לשמור על הקבוצות שלהם להיות יעילות ולחנך אותן במדיניות תוכן פנימי. לדוגמה, ראה: קווים מנחים לשימוש עבור לקוחות ושותפים של Microsoft.

  • סיווג נתונים -תוכל ליצור מערכת סיווג נתונים הניתנת להתאמה אישית עבור קבוצות של Office 365 המאפשרת הפרדה של קבוצות לפי סוג מדיניות (לדוגמה, "לא מסווג," חסויות של חברות או "סודי ביותר"). באופן זה, הקבוצות שלך יכולות להציג את מדיניות התוכן האחר בארגון שלך. מדיניות הרחבה מאפשרת לארגון לקבוע נקודת קצה שנקראת בכל פעם שקבוצה נוצרת או משתנה — ולאחר מכן באפשרותך ליישם מדיניות משלך עבור יצירת קבוצה או שינוי.

ניהול שינוי

לעתים, משתמשים לא מתעניינים בשינוי, ולכן חשוב לקיים תקשורת עם החברים הקיימים ברשימות התפוצה כדי ליידע אותם למה לצפות. להלן כמה מהמידע שעליך לכלול בהודעה זו, יחד עם כמה תשובות שתוכל למצוא שימושיות:

מהן קבוצות ב-Outlook?

קבוצות של Office 365 ב-Outlook הן פתרון שיתוף פעולה יחיד עבור teams/teams שברצונך לשתף בו דיונים, קבצים, לוחות שנה והערות באופן אחיד וקל לאיתור.  כנראה התכונה הטובה ביותר היא שתיבת הדואר הנכנס של הקבוצה שומרת היסטוריה של הדיונים, ומאפשרת לך לחפש בקלות דיונים קודמים.

מדוע אנו מבצעים שינוי זה?

אנשים ביקשו לעתים קרובות את היכולת לחפש את ההודעות שפורסמו ברשימת התפוצה שלנו כדי למצוא מידע שנדון בו בעבר. שדרוג רשימת התפוצה לקבוצה פירושו שאנשים לא יצטרכו לשאול או לענות על אותן שאלות שוב ושוב.

כמו כן, הקבוצה החדשה תכלול לוח שנה עבור אירועי הקבוצה שלנו, ספריית קבצים משותפים ומחברת OneNote שבה נוכל לשתף פעולה ולאסוף מידע לעיון עתידי.

האם עליי לבצע פעולה כלשהי כדי להצטרף לקבוצה זו אם כבר הייתי חבר ברשימת התפוצה?

לא, אם כבר היית חבר ברשימת התפוצה, תהיה חבר בקבוצה החדשה באופן אוטומטי.

כיצד ניתן לגשת לקבוצה החדשה ב-Outlook? מה לגבי Outlook באינטרנט?

כדי לגשת לקבוצה החדשה ב-Outlook, פשוט עבור אל הקטגוריה קבוצות לכיוון החלק התחתון של חלונית הניווט מימין. אם אתה משתמש בקבוצה זו, עליך לשקול להצמיד אותה כפריט מועדף על-ידי לחיצה עליו באמצעות לחצן העכבר הימני ובחירה באפשרות הצג כמועדף.

בנוסף, יש לקוחות ניידים ללא תשלום עבור קבוצות Office 365 הזמינות בכל פלטפורמה ניידת (iOS, Android וכן הלאה) כדי שתוכל לגשת בקלות לקבוצה בדרכים.

אני עדיין לא מצליח לשלוח דואר אלקטרוני

כן, בטח. אותו כינוי דואר אלקטרוני שבו השתמשת עבור רשימת התפוצה עדיין יפעל בסדר גמור עבור הקבוצה ב-Outlook.

בנוסף...

זכור לספר להם כאשר שינוי זה מתרחש ולמי עליהם לפנות אם יש להם שאלות נוספות.

העברת רשימות התפוצה

מוכן לשדרג את רשימת התפוצה שלך לקבוצה? ראה העברת רשימות תפוצה לקבוצות Office 365-עזרה למנהלימערכת.

מה השלב הבא?

לאחר שדרוג קבוצת התפוצה לקבוצה של Office 365, יש כמה משימות המשך טיפול שייתכן שתרצה לבצע כדי להבטיח שהיא תעבור בצורה חלקה.

  • המשך טיפול עם המשתמשים -היכנס איתם מיד לאחר השלמת השדרוג, ולאחר מכן מספר ימים לאחר מכן. המראה שאתה מאזין ומגיב לשאלות שייתכן שיתבצעו דרך ארוכה להפיכתן למאושר ונוח בשינוי.

  • נטר את דוחות האירוסין -פורטל הניהול של Office 365 כולל כמה דוחות טובים שיכולים להראות לך כמה משתמשים משתמשים בקבוצה, באיזו תדירות ובאילו תכונות הם משתמשים. דוחות אלה יכולים לעזור לך לעצב את המעקב וההדרכה של המשתמש וכן להדגיש היכן המשתמשים משיגים את הערך הטוב ביותר מהקבוצה החדשה. ראה: דוחות פעילות במרכז הניהול של Microsoft 365.

  • שתף את החוויה שלך -תן לצוותים אחרים בחברה שלך לדעת ששדרגת את קבוצת התפוצה שלך ואת השלבים שביצעת כדי להצליח! שיתוף מידע זה יכול לעזור לצוותים אחרים לעקוב אחר הדוגמה שלך ולבצע שדרוג מוצלח משלהם.

למידע נוסף

יש לך שאלות בנוגע לקבוצות של Office 365?

בקר בקהילת קבוצות הטכנולוגיה של Microsoft Office 365.

אנחנו מקשיבים

מאמר זה עודכן לאחרונה ב- 22 בדצמבר 2017 כתוצאה מהמשוב. אם גילית שהוא הנחה אותך לקבלת מידע שימושי, ובמיוחד אם לא עשית זאת, לחץ על פקדי המשוב להלן והשאר לנו הערות בונות כדי שנוכל להמשיך לשפר אותה. תודה!

הערה:  דף זה תורגם באמצעות אוטומציה והוא עשוי לכלול שגיאות דקדוק או אי-דיוקים. מטרתנו היא כי תוכן זה יהיה שימושי עבורך. תוכל לספר לנו אם המידע היה מועיל? הנה המאמר באנגלית לעיונך.​

שפר את הכישורים שלך ב- Office
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×