מבט כולל: שיטות עבודה מומלצות לניהול האופן שבו אנשים משתמשים באתר הצוות שלך

מבט כולל: שיטות עבודה מומלצות לניהול האופן שבו אנשים משתמשים באתר הצוות שלך

הערה: אנו מעוניינים לספק לך את תוכן העזרה העדכני ביותר במהירות האפשרית, בשפה שלך. דף זה תורגם באמצעות אוטומציה והוא עשוי לכלול שגיאות דקדוק או אי-דיוקים. מטרתנו היא כי תוכן זה יהיה שימושי עבורך. האם תוכל לספר לנו אם המידע הועיל לך, בחלק התחתון של דף זה? לנוחותך, הנה המאמר באנגלית.

אם אתה בעלים של אתר צוות, מומלץ ליצור מודל ממשל-כלומר, מודל לטיפול בפריטי המדיניות, התהליכים, התפקידים ותחומי האחריות של האתר שלך. מודל כזה יסייע לך לשלוט באופן שבו אנשים משתמשים באתר שלך. לדוגמה, ייתכן שתרצה לדרוש הוצאה של קבצים כדי שאנשים מרובים לא ינסו לערוך קובץ בו. לחלופין, ייתכן שתרצה לאפשר רק לאנשים מסוימים ליצור אתרי משנה. מאמר זה מספק מבט כולל על רעיונות ושיטות עבודה מומלצות למחשבה על בעת יצירת מודל כזה.

הערה: אם אתה מחפש שלבים ליצירת אתר, ראה יצירת אתר SharePoint.

במאמר זה

מהו ממשל?

רכיבים של מודל ממשל

יצירת אתר משנה

ניהול הרשאות

ארכיטקטורת מידע

דרישת הוצאה של קבצים

מעקב אחר גירסאות

דרישת אישור מסמך

הישאר מעודכן לגבי שינויים

יצירת זרימות עבודה

הגדרת סוגי תוכן

מעקב ביקורת

מחזור חיים ופרישה של אתר

מגבלות אחסון

התאמה אישית

ניווט

חיפוש

תפקידים ותחומי אחריות לתמיכה באתר

הגנה על נתונים

מהו ממשל?

חלק חשוב אך בלתי נראה לעתים קרובות באתר כלשהו הוא מודל הניהולשלו – קבוצת המדיניות, התפקידים, תחומי האחריות והתהליכים שאתה קובע כדי לקבוע כיצד אנשים בקבוצה שלך משתמשים ב-SharePoint.

ארגונים רבים מכילים מודל ממשל במקום עבור אתרים ברמה המרכזית או ברמת אוסף האתרים, שניתן ליצור ולתחזק אותם באמצעות מחלקת טכנולוגיות מידע (IT) או צוות.

אם אתה בעלים של אתר עבור אתר משנה באוסף אתרים, כגון אתר צוות, מומלץ ליצור מודל ממשל נוסף משלך כדי לטפל בבעיות הספציפיות שלך.

מודל ממשל מקל עליך:

  • אפשר למשתמשי האתר לדעת מתי עליהם ליצור אתר משנה חדש, בניגוד ליצירת רשימה או תוכן אתר אחר.

  • ודא שאתרי המשנה והתוכן פרשו כאשר הם מיושן, במקום להשתמש בשטח האחסון שלך ולדלל את תוצאות החיפוש.

  • ודא שלאנשים הנכונים יש גישה לתוכן הנכון.

  • אפשר לבעלים של אתר משנה לדעת אילו תבניות וערכות נושא הם יכולים להשתמש.

  • בעלות מעבר בצורה חלקה של אתר מאדם אחד לאחר.

רכיבים של מודל ממשל

מודל הממשל שלך צריך לטפל בבעיות הבאות:

  • יצירת אתרים

  • ניהול הרשאות

  • ארכיטקטורת מידע

  • מחזור חיים ופרישה של אתר

  • מגבלות אחסון

  • סיווג מידע

  • התאמה אישית

  • הגנה על נתונים

  • ניווט

  • חיפוש

  • תפקידים ותחומי אחריות לתמיכה באתר

ייתכן שחלק מהשאלות האלה כבר החליטו עבורך על-ידי מודל הניהול של אוסף האתרים או רמת הארגון, כגון כמות שטח האחסון שברשותך עבור האתר שלך, ואילו מיני התאמה אישית ניתן לעשות למראה ולתחושה של האתר. ייתכן שאחרים לא יהיו רלוונטיים, בהתאם לאופן שבו אתר הצוות שלך מורכב וכמה אנשים יש לך להשתמש בו. עם זאת, גם אם אינך צריך לקבל החלטות לגבי נושאים אלה, מומלץ לדעת אילו החלטות בוצעו, כדי שתוכל ליידע את משתמשי האתר שלך ולאכוף מדיניות כראוי.

להלן כמה דברים שיש לשקול כאשר אתה מגדיר אתר חדש.

יצירת אתר משנה

ייתכן שתרצה שחברי הצוות יוכלו ליצור אתרי משנה מתחת לאתר הצוות לשימוש בפרוייקטים ספציפיים.

היכולת ליצור באופן ספונטני אתרי משנה חדשים עשויה להועיל מאוד לקבוצה, אך יצירת אתרים בלתי מוגבלת יכולה לצאת מהישג יד. כאשר אתרי משנה היווצר באופן חופשי, בעיות עשויות לנבוע. לדוגמה:

  • קשה למשתמשים למצוא את אתר המשנה הנכון, או להיות בטוחים אם הם ברשותם.

  • ניתן לשכפל מידע בכמה אתרי משנה, תוך שימוש בשטח אחסון יקר, ולדרוש מאמץ משוכפל לשמירה.

  • מידע מיושן עשוי להימצא באתרי משנה, העשויים להיות שנים, המוצגים בתוצאות חיפוש. ייתכן שיהיה קשה לדעת איזו גירסה של מידע נכונה.

  • ניהול הרשאות עבור ריבוי אתרי משנה יכול להפוך למטלה מרכזית, וייתכן שמשתמשים לא יוכלו לגשת למידע שהוא באמת לא אמור להיות ברשותם.

  • כאשר העובדים עוזבים את הקבוצה, ייתכן שאתרי המשנה שהם יצרו אינם ננטשו, ויוצרים בלבול והתעוררות בתוצאות החיפוש עבור משתמשי האתר הנותרים.

באפשרותך לחסוך זמן ואנרגיה אם תגדיר מדיניות מסוימת עבור יצירת אתר המטפלת באזורים הבאים:

  • מי מורשה ליצור אתרי משנה?

  • האם יש לאשר מראש אתרי משנה חדשים? אם כן, מהם הקריטריונים לאישור ומי מעניק את האישור?

  • האם אתרי משנה חדשים צריכים להשתמש בתבניות וערכות נושא שנוצרו?

  • כמה מידע עשוי להיות מאוחסן באתר? כלומר, כמה שטח דיסק של שרת יכול להימשך?

  • מהם הכללים להכללת אסטרטגיות ניווט באתר?

  • כמה זמן יש לאחסן מידע באתרי משנה לפני המחיקה או האחסון בארכיון?

ראה יצירת אתר או אתר משנה לקבלת מידע נוסף.

ניהול הרשאות

התקינות, הסודיות והפרטיות של המידע הקריטי למשימה של הארגון שלך מוטלת על האופן שבו אתה מאובטח לבצע את האתר שלך-במיוחד, שאליו ברצונך להעניק גישה לאתר שלך.

הענקת הרשאות והגבלת גישה לאתר שלך נקראת הרשאות ניהול, והיא אחת מהאחריות החשובה ביותר שלך כבעלים של אתר.

להלן כמה עצות שיש לזכור כאשר אתה מפתח אסטרטגיית הרשאות.

  • בצע את העיקרון של הרשאה מינימלית: תן לאנשים את רמות ההרשאה הנמוכות ביותר שעליהם לבצע את המשימות שהוקצו להם.

  • תן לאנשים גישה על-ידי הוספתם לקבוצות סטנדרטיות ברירת מחדל (כגון חברים, מבקרים ובעלים). הפוך את רוב האנשים לחברים או לקבוצות מבקרים, והגבל את מספר האנשים בקבוצה ' בעלים '.

  • השתמש בירושה של הרשאות כדי ליצור הירארכיה נקיה וקלה להמחיש. כלומר, הימנע מהענקת הרשאות לאנשים, במקום זאת באפשרותך לעבוד עם קבוצות. במידת האפשר, ניתן להכניס אתרי משנה הרשאות בירושה מאתר הצוות שלך, במקום לקבל הרשאות ייחודיות.

  • ארגן את התוכן שלך כדי ליהנות מהירושה של הרשאות: שקול לחלק את התוכן שלך לפי רמת אבטחה – צור אתר או ספריה במיוחד לקבלת מסמכים רגישים, במקום לפזר אותם בספריה גדולה יותר ולהגן על-ידי unique רשאות.

ראה הכרת רמות הרשאה ב-SharePoint או עריכה של הרשאות עבור רשימה, ספריה או פריט בודד לקבלת מידע על הגדרת הרשאות.

ארכיטקטורת מידע

ארכיטקטורת מידע של אתר דומה לתוכן העניינים של ספר: הוא קובע כיצד המידע באתר זה – דפי האינטרנט, המסמכים, הרשימות והנתונים שלו – מאורגנים ומוצג בפני משתמשי האתר. ארכיטקטורת מידע מוקלטת לעתים קרובות כרשימה הירארכית של תוכן אתר, מילות מפתח, סוגי נתונים ומושגים אחרים.

כדי ליצור ארכיטקטורת מידע, עליך לנתח את המידע שיש להציג באתר. להלן כמה מהשאלות שבהן ניתן להשתמש כדי לפתח ארכיטקטורת מידע:

  • איזה סוג תוכן יופיע באתר? כיצד זה יתורגם לאתרי משנה, רשימות, ספריות וכן הלאה?

  • כיצד יוצג המידע באתר?

  • כיצד משתמשי האתר יוכלו לנווט באתר?

  • כיצד המידע יהיה ממוקד בקהלים ספציפיים?

  • כיצד החיפוש יוגדר וימוטב?

חלק מארכיטקטורת המידע עשויה לכלול סיווג של מידע.

אם המידע שאתה מטפל בו מכיל ערך גבוה לחברה, מחייב אבטחה מיוחדת או כללי תאימות תקינה, מומלץ להגדיר ערכת סיווג לזיהוי סוגי תוכן ספציפיים שיש לנהל בזהירות.

לאחר שארגנת מידע ברשימות ובספריות ספציפיות, תוכל להשתמש בתכונות ממשל כדי לנהל את האופן שבו התוכן מנוהל. לדוגמה:

דרישת הוצאה של קבצים

כאשר אתה דורש הוצאה של קובץ, אתה מוודא שרק אדם אחד יכול לערוך את הקובץ עד שהוא מוכנס. דרישת מסמכים להיבדק מונעת מאנשים מרובים לבצע שינויים בו, שיכולים ליצור התנגשויות עריכה ולהוביל לבלבול. דרישת הוצאה עשויה גם לסייע לך להזכיר לחברי הצוות להוסיף הערה כאשר הם בודקים קובץ, כדי שתוכל לעקוב ביתר קלות אחר הדברים שהשתנו בכל גירסה. לקבלת מידע נוסף, ראה הגדרת ספריה לדרוש הוצאה של קבצים.

מעקב אחר גירסאות

אם עליך לשמור גירסאות קודמות של קבצים, ספריות יכולות לסייע לך לעקוב אחר הקבצים, לאחסן ולשחזר אותם. באפשרותך לבחור לעקוב אחר כל הגירסאות באותו אופן. לחלופין, באפשרותך לבחור לייעד גירסאות מסוימות כראשיות, כגון הוספת פרק חדש למדריך, וגירסאות מסוימות כקטנות, כגון תיקון שגיאת איות. כדי לסייע בניהול שטח אחסון, באפשרותך לבחור את המספר של כל סוג גירסה שברצונך לאחסן. לקבלת מידע נוסף אודות ניהול גירסאות, ראה כיצד פועל ניהול גירסאות ברשימה או בספריה?.

באפשרותך לציין כי דרוש אישור עבור מסמך. מסמכים נשארים במצב המתנה עד לאישורם או דחייתם על-ידי אדם בעל הרשאה לעשות זאת. באפשרותך לקבוע אילו קבוצות משתמשים יוכלו להציג מסמך לפני שהוא מאושר. תכונה זו יכולה להיות שימושית אם הספריה שלך מכילה קווים מנחים חשובים או שגרות שצריכות להיות סופיות לפני שאחרים יראו אותם. לקבלת מידע נוסף על אישור מסמך, ראה דרישת אישור של פריטים ברשימה או בספריה של אתר.

ספריות תומכות בטכנולוגיית RSS, כך שחברים בקבוצת העבודה יוכלו לקבל ולהציג עדכונים באופן אוטומטי, או הזנות, של חדשות ומידע במיקום מאוחד. באפשרותך להשתמש בטכנולוגיית RSS כדי להתריע בפניך על שינויים כלשהם בספריה, כגון המקרים שבהם קבצים המאוחסנים בספריה משתנים. הזנות RSS מאפשרות לחברים בקבוצת העבודה שלך לראות רשימה מאוחדת של קבצים שהשתנו. באפשרותך גם ליצור התראות דואר אלקטרוני, כך שתקבל הודעה כאשר הקבצים משתנים. לקבלת מידע נוסף על הזנות rss, ראה ניהול הזנות rss עבור אתר או אוסף אתרים.

ספריית מסמכים או סוג תוכן יכולים להשתמש בזרימות עבודה שהארגון שלך הגדיר עבור תהליכים עסקיים, כגון ניהול אישור מסמך או סקירה. הקבוצה שלך יכולה להחיל תהליכים עסקיים על המסמכים שלה, המכונים זרימות עבודה, אשר מציינות פעולות שיש לנקוט ברצף, כגון אישור או תרגום מסמכים. זרימת עבודה היא דרך אוטומטית להעברת מסמכים או פריטים באמצעות רצף של פעולות או משימות. שלוש זרימות עבודה זמינות לספריות כברירת מחדל: אישור, המנתב מסמך לקבוצה של אנשים לאישור; איסוף משוב, המנתב מסמך לקבוצה של אנשים לקבלת משוב ומחזירה את המסמך לאדם שהפעיל את זרימת העבודה כאוסף. ולאסוף חתימות, אשר מנתבת מסמך לקבוצה של אנשים כדי לאסוף את החתימות הדיגיטליות שלהם. לקבלת מידע נוסף אודות זרימות עבודה, ראה מבט כולל על זרימות עבודה הכלולות ב-SharePoint

אם הקבוצה שלך פועלת עם מספר סוגים של קבצים, כגון גליונות עבודה, מצגות ומסמכים, באפשרותך להרחיב את הפונקציונליות של הספריה שלך על-ידי הפיכת סוגי תוכן מרובים לזמינה ולהגדרתם. סוגי תוכן מוסיפים גמישות ועקביות בין ספריות מרובות. כל סוג תוכן יכול לציין תבנית ואפילו תהליכי זרימת עבודה. התבניות מתפקדות כנקודת התחלה, עבור עיצוב וטקסט מוכן מראש ועבור מאפיינים החלים על המסמכים מסוג זה, כגון שם מחלקה או מספר חוזה. לקבלת מידע נוסף אודות סוגי תוכן, ראה מבוא לסוגי תוכן ופרסום סוגי תוכן

אם יש לך קבוצה של קבצים רגישים, והיא שימושית לדעת כיצד נעשה שימוש במסמכים, באפשרותך להגדיר מדיניות המאפשרת לך לאפשר מעקב אחר ' ביקורת ' של אירועים, כגון שינויים בקבצים, עותקים או מחיקה. לקבלת מידע אודות הגדרת ביקורת, ראה קביעת תצורה של הגדרות ביקורת עבור אוסף אתרים

מחזור חיים ופרישה של אתר

אתרים כגון מסמכים worksites ואתרי דיונים נוטים להסתובב לאחר שאינם שימושיים יותר, תוך שימוש בשטח אחסון יקר ובתוצאות חיפוש מבעלות. מומלץ להגדיר לוח זמנים לסקירת אתרים והתוכן שלהם (לפחות פעם בשנה) כדי לבדוק אם הם שווים את השמירה.

בנוסף, מומלץ לזכור שגם מודל הממשל הגדול של הארגון שלך עשוי להימצא באתר התצפית לאתרים ישנים. לדוגמה, מנהל מערכת עשוי למחוק באופן אוטומטי אתרים שלא נגעו בהם במשך 90 ימים. כבעלים של אתר, אתה מקבל אזהרה בדואר אלקטרוני שהדבר עומד להתרחש. לקבלת מידע נוסף אודות מחזור חיים ומדיניות פרישה, ראה מדיניות סגירת אתר.

מגבלות אחסון

ייתכן שמנהל המערכת הגדיר מגבלה על כמות שטח האחסון של הדיסק שהקבוצה שלך יכולה להשתמש בה. עליך לברר אם קיימת מגבלה ואם כן, החלט כיצד תוכל למדדי אותו בין האתרים, הדפים והספריות שלך.

כברירת מחדל, SharePoint Server מטיל מגבלת 50 MB בגודל של מסמך יחיד שניתן להעלות לספריית מסמכים. כמו כן, כברירת מחדל, בעלי אתר הצוות מקבלים התראות כאשר האחסון נמצא ב-90% מהמיכסה.

לאחר שתדע מה המגבלות שלך, תוכל להשתמש בתכונות כגון מעקב אחר גירסאות או ביקורת כדי לוודא שהאתר שלך נשאר בתוכם. לקבלת מידע נוסף, ראה ניהול מגבלות אחסון של אוסף אתרים.

התאמה אישית

רוב הסיכויים שהארגון שלך יכלול כמה מיתוג סטנדרטי, תבניות אתר או פריסות אתר המועדפות או הדרושות. כמה רחוק משתמשים יכולים להיכנס להתאמה אישית של המראה של האתרים והעמודים שלהם?

כדי לשלוט בהתאמה אישית, ייתכן שתחליט לנעול את האנשים בצוות שלך יש הרשאה להתאמה אישית, או לבחור להשתמש בפריסות עמוד סטנדרטיות כדי להבטיח שדרישות מסוימות ימולאו, כגון הצגת בעלי האתר בפינה הימנית העליונה של כל אתרים.

ייתכן שתרצה גם להגדיר קווים מנחים לגבי הפונקציונליות שאנשים יוכלו להשתמש בהם באתרי המשנה שלהם. לדוגמה, ייתכן שתרצה לבקש מאנשים שאינם משתמשים ברכיבי Web part הדורשים קידוד מותאם אישית.

בקצה השני של הספקטרום, ייתכן שתספק את כל המשתמשים בצוות שלך באמצעות SharePoint designer, כדי שיוכלו לבצע את כל השינויים הרצויים.

לקבלת מידע נוסף על התאמה אישית של האתר, ראה התאמה אישית של אתר הצוות או המבוא להתאמה אישית של אתרים ודפים.

ניווט

רכיבי ניווט מסייעים לאנשים לעיין בתוכן הדרוש להם. שני פריטי ניווט שניתן להתאים אישית הם סרגל הקישורים העליון וההפעלה המהירה.

באמצעות דפי ההגדרות עבור כל רשימה או ספריה, באפשרותך לבחור אילו רשימות וספריות יופיעו בהפעלה המהירה. באפשרותך גם לשנות את סדר הקישורים, להוסיף או למחוק קישורים ולהוסיף או למחוק את המקטעים שאליהם הקישורים מאורגנים. לדוגמה, אם יש לך רשימות רבות מדי במקטע הרשימה, באפשרותך להוסיף מקטע חדש לרשימות משימות שבהן תוכל לכלול קישורים לרשימות המשימות שלך.

סרגל הקישורים העליון מספק דרך למשתמשי האתר שלך להגיע לאתרים אחרים באוסף האתרים על-ידי הצגת שורת כרטיסיות בחלק העליון של כל עמוד באתר. בעת יצירת אתר חדש, באפשרותך לבחור אם לכלול את האתר בסרגל הקישורים העליון של אתר האב והאם להשתמש בסרגל הקישורים העליון מאתר האב.

לקבלת מידע נוסף על ניווט באתר, ראה מבוא לניווט באתר או התאמה אישית של הניווט באתר הצוות שלך

חיפוש

תוכן מופיע במקומות רבים, כולל אתרים, רשימות, ספריות, רכיבי Web part ועמודות. כברירת מחדל, כאשר מישהו מחפש באתר שלך, כל התוכן באתר של כל אחד מאתרי המשנה שלו מופיע בתוצאות החיפוש.

כבעלים של אתר, באפשרותך לבחור אם התוכן באתר שלך יופיע בתוצאות החיפוש. כאשר תמנע מהתוכן של אתר להופיע בתוצאות החיפוש, התוכן של כל אתרי המשנה שמתחתיו נחסם גם הוא להופיע בתוצאות החיפוש.

כברירת מחדל, תוכן עם הרשאות מוגבלות אינו מופיע בתוצאות החיפוש עבור משתמשים שאין להם הרשאות לקרוא אותו. באפשרותך לשנות כך שהתוכן המוגבל יוצג בתוצאות החיפוש, אך המשתמשים לא יוכלו לפתוח תוכן שאין להם הרשאה אליו.

ראה מבט כולל על ניהול החיפוש של SharePoint Online או קביעת התצורה של Web part של חיפוש תוכן ב-SharePoint לקבלת מידע נוסף על חיפוש.

תפקידים ותחומי אחריות לתמיכה באתר

מומלץ להגדיר תפקידים ותחומי אחריות כדי לצמצם את הכאוס שיכול להתפתח באתר כאשר חברי הצוות מסתובבים או מחוץ לצוות. להלן כמה מהדברים שטובים שאייתו לגבי מי עושה מה באתר שלך:

  • הדרכה: הדרכה בסיסית של ניווט, חיפוש וניהול מסמכים עשויה להיות שימושית מאוד עבור אנשים חדשים למוצר.

  • תמיכה: ייתכן שתרצה להשתמש במומחה מיועד בצוות שלך כדי לפתור בעיות ולהיות איש קשר עם מנהל מערכת.

  • תאימות לקווים מנחים משפטיים או ארגוניים: לפעמים ייתכן שזהו רק עניין של שמירת קישורים עדכניים על הקווים המנחים המתאימים, אך מומלץ לאדם אחראי.

ראה תכנון אתרים וניהול משתמשים או ניהול מנהלים עבור אוסף אתרים לקבלת מידע נוסף על תפקידים.

הגנה על נתונים

תכונות הגיבוי והשחזור מגנות על הנתונים שלך מפני אובדן בשוגג. תדירות הגיבוי והמהירות ורמת השחזור מוגדרים על-ידי מנהל מערכת. ראה מבט כולל על גיבוי ושחזור ב-SharePointאו לנהל את סל המיחזור של אוסף אתרים של SharePoint Online

שפר את הכישורים שלך ב- Office
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×