מבט כולל על מדיניות המחיקה של מסמכים ב- SharePoint Server 2016

חשוב: מאמר זה תורגם בתרגום מכונה, ראה כתב ויתור. תוכל למצוא את הגרסה באנגלית של המאמר כאן לעיונך.

ייתכן שתידרש לארגון שלך כדי לשמור מסמכים עבור פרק זמן עקב תאימות משפטיות, או דרישות עסקיות אחרות. עם זאת, אם הארגון שלך שומר מסמכים יותר מנדרש, תיצור הסיכון משפטיים שאינם נחוצים. מדיניות המחיקה המסמך, באפשרותך להקטין בעצמם הסיכון על-ידי מחיקת מסמכים באתר באופן אוטומטי לאחר פרק זמן מסוים — לדוגמה, באפשרותך למחוק מסמכים ב- OneDrive המשתמשים עבור Business באתרי חמש שנים לאחר נוצרו המסמכים.

מדיניות המחיקה של מסמך הם בעלי עוצמה רבה גמישות עדיין — לדוגמה, באפשרותך:

  • לאפשר לבעלי אתרים לבחור מכל מדיניות באופן מרכזי היצירה והניהול. באפשרותך גם לאפשר לבעלי אתרים לבטל את ההצטרפות לחלוטין אם הם מחליט שמדיניות אינה חלה על התוכן שלהם.

  • לאכוף מדיניות הכרחי בודד בכל האתרים באוסף אתרים, כגון כל OneDrive for Business אתרים, או אפילו לאכוף מדיניות בכל אוספי האתרים שנוצרו מתבנית אוסף אתרים ספציפיים, כגון בתבנית אתר הצוות.

  • ספק מדיניות ברירת המחדל באמצעות כלל ברירת מחדל שיוחלו באופן אוטומטי ללא צורך בפעולה כלשהי הנדרשות על-ידי לבעלי אתרים.

  • יצירת מדיניות הכוללת מספר כללים המחיקה בעלי אתר יכולים לבחור מתוכם.

יצירה וניהול של מדיניות המחיקה מסמך במרכז התאימות מדיניות.

מרכז מדיניות תאימות

מתי להשתמש במדיניות המחיקה של מסמך

בנוסף מדיניות המחיקה של המסמך, SharePoint Server 2016 מספק אלה מדיניות שמירה עבור תוכן של אתר:

כל סוג של מדיניות פועלת בצורה הטובה ביותר עבור סוג מסוים של אתר או נתונים. לדוגמה, ייתכן שלארגון שלך יש אתר מובנות מאוד המשתמש סוגי תוכן, כגון אתר פיננסי עבור חוזים או מאגר ידע מאמרים. במקרה זה, באפשרותך להשתמש במדיניות סוג תוכן. או הארגון שלך שייתכן שיהיה עליך לשמור מסמכים משפטיים, ובמקרה שאתה עשוי להשתמש מרכז רשומות וסוגי תוכן כדי ליישם תוכנית קבצים.

מדיניות המחיקה של המסמך אל תחליף ניהול או מידע למדיניות ניהול הרשומות, אשר ביותר לעבודה עם נתונים מובנים וסוגי תוכן. במקום זאת, עליך להשתמש מדיניות המחיקה של מסמכים כאשר הדרוש לך כדי לנהל באופן רחב מחיקה אוטומטית של נתונים מובנים כגון OneDrive for Business ואתרי צוות.

דיאגרמה של תכונות מדיניות שמירה עבור תוכן של אתר

אם תחיל מדיניות המחיקה של מסמכים באתר שבו כבר משתמש בפריטי מדיניות של ניהול מידע, המערכת מתעלמת פריטי מדיניות אלה כאשר המדיניות המחיקה המסמך בתוקף. פירוש הדבר שעליך לתכנן עבור אתר להשתמש במדיניות רק המיועדות לאנשים תוכן מובנה או לא מובנה, ולא את שתיהן. לקבלת מידע נוסף אודות האופן שבו פריטי מדיניות של המחיקה מסמך עוקפים מדיניות אחרים, ראה החל או הסרה מדיניות המחיקה של מסמכים עבור אתר.

בניגוד מדיניות אחרים, מדיניות המחיקה מסמך לעבוד רק על ספריות מסמכים, רשימות לא.

מחיקת פריטי מדיניות ושל כללים

מדיניות המחיקה המסמך מכיל אחד או יותר למחוק כללים המציינים:

  • פרק הזמן עד למחיקה.

  • אם יש לחשב את התאריך מחיקה ממתי המסמך נוצר או שונה לאחרונה.

  • אם ברצונך למחוק את המסמך לצמיתות או אל סל המיחזור.

אם מדיניות מכיל יותר מכלל אחד, בעלי אתרים יכולים בחר את הכלל המתאים ביותר התוכן שלהם.

דף כלל חדש

מדיניות והקצאות

לאחר יצירת מדיניות המחיקה המסמך, באפשרותך להקצות אותה לתבנית אוסף אתרים — לדוגמה, באפשרותך להקצות מדיניות OneDrive for Business תבנית כך שתכלול ב- OneDrive של כל המשתמשים for Business. כאשר אתה מקצה מדיניות לתבנית אוסף אתרים, אפשרות זו חלה על כל אוספי האתרים שכבר נוצרו מתוך תבנית זו, בנוסף אוספי אתרים כלשהם הנוצרים מתבנית זו בעתיד.

להקצות OneDrive עבור אפשרות תבנית עסקיים

באפשרותך גם להקצות מדיניות לאוסף אתרים ספציפיים — ביצוע דריסה כך פריטי מדיניות כלשהם שהוקצו לתבנית אוסף אתרים זה. לדוגמה, באפשרותך להקצות מדיניות בתבנית אתר הצוות, אך לאחר מכן לעקוף אותן על-ידי החלת ערכה שונה של מדיניות לאוסף אתרים ספציפיים שנוצרה מתוך תבנית זו.

מדיניות הכרחי אחת או כמה פריטי מדיניות לבחירה

כאשר אתה מקצה מדיניות, באפשרותך לבחור להפוך אותו הכרחי, כך ניתן להקצות מדיניות זו רק וכי הוא יוחל על כל האתרים באוסף האתרים. בעלי אתרים אין אפשרות לבטל הצטרפות מדיניות הכרחי, ומשמעות הדבר היא מסמכים באתר יהיו כפופים המדיניות מחק גורף.

מדיניות סימן כאפשרות הכרחי

במקום להפוך מדיניות אחת הכרחית, באפשרותך להקצות גם כמה פריטי מדיניות אוסף אתרים, המאפשרת לכל בעלי האתר לבחור איזה מדיניות כדי להחיל לאתר שלהם, או אפילו כדי לבטל את ההצטרפות לחלוטין. לדוגמה, באפשרותך ליצור מדיניות אחת עבור מסמכים עסקיים כלליים ומדיניות אחר עבור מסמכים פיננסי בעלי תזמון שמירה שונה. לעתים קרובות, בעלי אתר יודעת בצורה הטובה ביותר איזה תוכן אתר שלהם מכיל ולכן אילו המדיניות מחיקת מסמך כדי להחיל. כל אתר עשויות להכיל שהוחלה עליו מדיניות אחת בלבד.

כלל אחד או כמה כללים לבחירה

ובדרך כל מדיניות יכולה להכיל כללים רבים - לדוגמה, ייתכן מדיניות המחיקה עבור מסמכים עסקיים כללי שני כללים:

  • מסמכים שאין צורך שמירה בהתבסס על התחייבויות כלפי משפטי או יש צורך עסקי מתמשך לא יישמרו עבור מעל שנה משלב היצירה.

  • יש לשמור מסמכים הדרושים לשימוש עסקי פעיל, מתמשך הדרושות עבור מעל שנה, לא עבור שלוש שנים יותר מיצירת.

בעלים של אתר באפשרותך לקבוע כי האתר שלהם מכיל עסקיים כלליים מסמכים, בחר את מדיניות מחיקה זו ולאחר מכן בחר כלל המתאים ממדיניות. באפשרותך לבחור רק כלל ממדיניות שחלה כעת לאתר (לא ממדיניות כלשהו) ולאחר מכן הכלל זה חל על כל ספריות מסמכים באתר.

קשרי הגומלין של אוספי אתרים, מדיניות וכללים

קשר הגומלין בסיסי הוא זה:

אוסף אתרים או תבנית אוסף אתרים יכולים להיות אחת פריטי מדיניות נוספים המוקצים לה ולאחר כל אחד במדיניות להנחות את כלל אחד או יותר. עם זאת, ייתכנו מדיניות אחת בלבד לכל אתר הפעיל ולאחר יכולה להיות אחת בלבד כלל המחיקה שאינה פעילה בכל עת עבור הספריות בתוך האתר.

דיאגרמה המציגה מדיניות וכללים

מדיניות המחיקה של מסמך מתקבלות בירושה

כמו הרשאות, ניווט ותכונות רבות אחרות באתר, מתקבלות בירושה מדיניות המחיקה של המסמך. בעלים של אתר באפשרותך לבחור מדיניות המחיקה מסמך עבור האתר שלהם ולאחר כל אתרי המשנה מקבלים בירושה את המדיניות מהאב. בעלים של אתר משנה, באפשרותך לנתק העברה בירושה על-ידי בחירת מדיניות אחרת ושילוב כלל ומדיניות זו חלה על כל אתרי המשנה עד ירושה מנותק שוב.

הקצאת מדיניות המחיקה מסמך בפעם הראשונה

חשוב להבין כי פרק הזמן שצוין עבור מסמך המדיניות מחיקת ממוצעי הזמן מאז המסמך נוצר או שונה, ולא את הזמן מאז הוקצתה המדיניות. לדוגמה, תוכל ליצור מדיניות המחיקה מסמך שמוחק לצמיתות מסמכים שנתיים לאחר נוצרו ולאחר מכן הקצה מדיניות זו לתבנית אוסף אתרים שממנו מספר אוספי אתרים נוצרו ארבע או חמש שנים. במקרה זה, סביר להניח כי אוספי האתרים קיים מכילים מסמכים רבים שכבר נמצאות שגילם עולה שנתיים שצוין על-ידי המדיניות המחיקה — כלומר כמות גדולה של תוכן יימחקו מיד לאחר הקצאת מדיניות המחיקה המסמכים בפעם הראשונה.

כאשר אתה מקצה את המדיניות בפעם הראשונה, מתבצעת הערכה של כל המסמכים באתר בנוסף, אם הם לא עומד בקריטריונים, הם יימחקו. אפשרות זו חלה על כל המסמכים הקיימים, המסמכים לא רק החדשים שייווצרו מאז הוקצתה המדיניות. וזכור כי פרק הזמן היא הגיל של כל מסמך, ולא את הזמן מתוך כאשר המדיניות הוקצתה תחילה.

לכן, לפני הקצאת מדיניות אתר בפעם הראשונה, עליך לשקול תחילה הגיל את התוכן הקיים ואת אופן המדיניות העלולות להשפיע על תוכן קיים זה. מומלץ גם לקיים תקשורת מדיניות החדשה לבעלי אתרים לפני להקצות אותו, כדי להעניק להם זמן להעריך את ההשפעה אפשריות.

זמן השהיה עבור הפצת מדיניות

לאחר הקצאת מדיניות לאוסף אתרים, בעלי אתרים השתמש בקישור מדיניות המחיקה של המסמך בדף ' הגדרות אתר ' כדי להציג והחלה של מדיניות הזמינות עבור האתר.

הקישור מדיניות המחיקה של המסמך לא יופיע אלא אם מדיניות הוקצו לאוסף האתרים. כמו כן, הקישור אינו מופיע מיד לאחר מדיניות הוקצו לאתר — יכולות להיות עד השהיה 24 שעות מתוך כאשר למדיניות מוקצות וכשמופיע הקישור מדיניות המחיקה של מסמך

קישור פריטי מדיניות המחיקה למסמך

אופן הפעולה של מדיניות המחיקה של מסמך במדיניות במקום

החזקה מקומית מבטיחה כל התוכן נשמרת עבור תקופה ספציפית של זמן, בעוד מדיניות המחיקה מסמך מבטיחה כי כל התוכן נמחקת לאחר פרק זמן מסוים.

אם עליך לשמור מסמכים עבור פרק זמן קבוע, באפשרותך להשתמש בשילוב עם מדיניות המחיקה למדיניות החזקה מקומית. לדוגמה, שאתה מחזיק מסמכים עבור שלוש שנים לאחר שהן ששינה ולאחר מכן הגדר את מדיניות המחיקה כדי למחוק מסמכים אלה שלוש שנים לאחר השתנו לאחרונה.

שים לב מדיניות המחיקה אפשרות לעקוף של החזקה מקומית. אם אתר נמצא בהמתנה ומחיקת מדיניות המחיקה מסמך מסמך, לאחר מכן המסמך יישמרו בספריית והחזק השימור באותו אופן כאילו המסמך היה נמחק באופן ידני. לקבלת מידע נוסף, ראה מבט כולל על מקום להחזיק ב- SharePoint Server 2016.

הרשאות

חברי הצוות שלך תאימות מי ישתמש מרכז מדיניות תאימות זקוק להרשאות לאוספי הן מדיניות מרכז ואתר שאליה מדיניות יוחל. אנו ממליצים לך:

  1. יצירת קבוצת אבטחה המכילה את כל המשתמשים של מרכז מדיניות תאימות — ככל הנראה לצוות תאימות.

  2. במרכז התאימות מדיניות, הוסף את קבוצת אבטחה לקבוצת בעלים של אוסף אתרים.

  3. בכל אוסף אתרים שאליו עליך להקצות מדיניות המחיקה של מסמך, הוסף קבוצת אבטחה לקבוצת בעלים של אוסף אתרים.

מידע נוסף

הערה: כתב ויתור בנוגע לתרגום מכונה: מאמר זה תורגם על-ידי מערכת מחשב, ללא התערבות אדם. Microsoft מציעה את תרגומי המכונה כדי לסייע למשתמשים שאינם דוברי אנגלית ליהנות מתוכן בנושא מוצרים, שירותים וטכנולוגיות של Microsoft. מכיוון שהמאמר תורגם על-ידי מכונה, הוא עלול להכיל שגיאות באוצר המילים, בתחביר או בדקדוק.

הרחב את הכישורים שלך
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×