מבט כולל על גליונות זמנים ומצב פעילות

חשוב: מאמר זה תורגם בתרגום מכונה, ראה כתב ויתור. תוכל למצוא את הגרסה באנגלית של המאמר כאן לעיונך.

כדי שחברי צוות יוכלו לתעד שעות גליון זמנים או את מצב הפעילויות שלהם, עליך להגדיר גליונות זמנים או מצב פעילות, או את שניהם. גליונות זמנים מתעדים את שעות העבודה בפועל על פעילויות, פרוייקטים ופריטים אחרים והם חשובים בעת מעקב אחר שימוש, זמן שניתן לחייב וכן הלאה. חברי צוות יכולים להזין את מצב הפעילות באמצעות מרכז הפעילויות אשר מאפשר לך לעקוב בצורה מדויקת אחר המצב או ההתקדמות בדרך לסיום פעילויות בפרוייקטים.

בנושא זה

האם צריך ליצור גליון זמנים או להגדיר מצב פעילות?

כיצד שני הסוגים של מעקב אחר העבודה יחד?

כיצד ניתן לסווג זמן?

לראש הדף

האם עליי ליצור גליון זמנים או להגדיר מצב פעילות?

תרצה ליצור גליון זמנים במצבים הבאים:

  • הארגון שלך מעוניין לעקוב אחר שעות שניתן לחייב ושעות שלא ניתן לחייב.

  • עליך להשתלב עם מערכת הנהלת חשבונות למטרות חיוב או תשלום משכורות.

  • ההנהלה מעוניינת לראות פרטים אודות מספר השעות שמשאבים משקיעים ואודות האופן בו הם משקיעים שעות אלה (שעות נוספות שניתן לחייב מול שעות רגילות שניתן לחייב מול שעות שלא ניתן לחייב).

אם בארגון שלך יש מנהלי פרוייקטים והם יעקבו אחר התקדמות הפרוייקטים שהם יצרו ב- Microsoft Office Project Professional 2007, יהיה ברצונך לעקוב אחר מצב הפעילות.

לראש הדף

כיצד פועלים שני סוגי המעקב ביחד?

אם אתה משתמש בגליונות זמנים ובמצב פעילות, כאשר משתמש מזין נתונים באזור אחד, ניתן להשתמש בנתונים אלה באזור השני.

  • בדרך כלל, משתמשים מזינים התקדמות בפעילויות באופן יומי דרך מרכז הפעילויות תחת 'העבודה שלי'. בסופו של השבוע, חבר הצוות יוצר גליון זמנים. גליון הזמנים מאוכלס מראש בהתבסס על העבודה המתוכננת מלוח הזמנים או מהעבודה בפועל שדווחו על-ידי חבר הצוות באמצעות מצב פעילות, על-ידי לחיצה על ייבוא התקדמות פעילות בדף גליון הזמנים שלי.

    חברי צוות יכולים להתאים את השעות בגליון הזמנים לפי הצורך. עם זאת, מצב הפעילות שדווח באמצעות מרכז הפעילויות לא משתנה כדי לשקף שינויים בשעות בפועל. בדרך כלל שעות העבודה בפועל וההתקדמות בפעילויות משתנות מאחר שפעילות דורשת יותר זמן או פחות זמן מזה שתוכנן או מאחר שהעבודה אינה מתקדמת בקצב קבוע. לכן, שתי ערכות הנתונים אינן מסונכרנות.

  • במקרים אחרים, חבר צוות ממלא את גליון הזמנים ולאחר מכן רוצה להזין את מצב הפעילות. חבר הצוות יכול ללחוץ על ייבוא גליון זמנים במרכז הפעילויות כדי לייבא את השעות בפועל שהוזנו בגליון הזמנים, להמיר אותן לאחוזים במידת הצורך ולאכלס מראש את רשת מצב הפעילות בנתונים.

    אזהרה: כל הנתונים שכבר הוזנו במרכז הפעילויות יוחלפו.

לראש הדף

כיצד עליי לסווג זמן לקטגוריות?

אחת מההחלטות הקריטיות ביותר שתקבל היא אופן סיווג הזמן לקטגוריות. באפשרותך לדווח ולייצא זמן רק בקטגוריות שאתה מגדיר. אף שתמיד באפשרותך לאסוף נתונים כדי לסכם אותם, אין באפשרותך להציג פרטים נוספים או מוגדרים יותר מאלה שאחריהם אתה עוקב באמצעות Microsoft Office Project Web Access.

השתמש במידע בסעיפים הבאים לשם קבלת סיוע בהחלטה לגבי אופן סיווג הזמן לקטגוריות.

ניתן בכוונתך להשתמש גליונות זמנים

בכוונתי להשתמש בגליונות נתונים

כברירת מחדל, בעת שימוש בגליונות נתונים, קיימים ארבעה סוגי חיובים:

  • שעות שניתן לחייב     שעה שניתן לחייב (או רגילה) היא זמן העבודה הרגיל המחויב לפי התעריף הקבוע.

  • שעות נוספות שניתן לחייב     שעות נוספות שניתן לחייב הן שעות נוספות המחויבות לפי התעריף הקבוע.

  • שעות שלא ניתן לחייב     שעות שלא ניתן לחייב הן שעות עבודה רגילות שלא ניתן לחייב בהן את הלקוח.

  • שעות נוספות שלא ניתן לחייב     שעות נוספות שלא ניתן לחייב הן שעות נוספות שלא ניתן לחייב בהן את הלקוח.

ראשית, הערך את סוגי השעה שעליך לעקוב אחריהן. זכור את קטגוריות השעה שעליך לייצא למערכת הנהלת החשבונות שלך, קטגוריות הזמן שעליך לחייב עליו לקוחות ואת האופן שבו ההנהלה רוצה לראות את הזמן מפורט בדוחות. ייתכן שתרצה לדבר עם מחלקת הנהלת החשבונות ועם צוות ההנהלה כדי לקבוע את סוגי הדוחות שהם רוצים לראות.

בשלב הבא החלט אם:

  • סוגי העבודה של המשאבים שלך משתייכים לאחת מארבע קטגוריות ברירת המחדל ועליך לייצא ארבע קטגוריות זמן אלה בלבד ולדווח עליהן.

    כן, קטגוריות ברירת המחדל עומד בדרישות החיוב שלנו

    בהפעלה המהירה, לחץ על הגדרות שרת ולאחר מכן לחץ על הגדרות וברירות מחדל של גליון זמנים. בדף הגדרות וברירות מחדל של גליון זמנים, במקטע תצוגת Project Web Access, בחר בתיבת הסימון גליון הזמנים יציג את סוגי הזמנים הבאים. אינך צריך להזין כל מידע בדף סיווגי גליון זמנים מאחר שאינך צריך ליצור סיווגים.

  • סוגי העבודה של המשאבים שלך משתייכים לאחת מארבע קטגוריות ברירת מחדל, אבל עליך לייצא ולדווח על זמן בתדירות גבוהה יותר. לדוגמה, ייתכן שתצטרך לדווח על זמן נסיעה שניתן לחייב מול זמן באתר שניתן לחייב או אולי לעקוב אחר קטגוריות שימוש.

    אנו זקוקים צפיפות יותר בתוך קטגוריות ברירת המחדל

    בהפעלה המהירה, לחץ על הגדרות שרת ולאחר מכן לחץ על גליון זמנים הגדרות וברירות מחדל. בדף גליון זמנים הגדרות וברירות מחדל, במקטע תצוגת Project Web Access, בחר בתיבת הסימון גליון הזמנים יציג את סוגי הזמנים הבאים. בדף סיווגי גליון זמנים, צור סיווגי כדי להכיל את הצפיפות הדרוש לך. ניתן להחיל כל סיווג על כל אחת מארבע קטגוריות החישוב. לדוגמה, אתה עשוי ליצור את סיווגי הדרכה, נסיעה כך שחברי צוות באפשרותך לעקוב אחר זמן הכשרה לחייב וזמן נסיעות לעומת בשעות נוספות הדרכה שלא ניתן לחייב או זמן נסיעות לחיוב בשעות נוספות.

  • סוגי העבודה של המשאבים שלך לא יכולים להיות מוכלים בארבע קטגוריות בלבד. לדוגמה, אם יש לך תעריפים נוספים ניתנים לחיוב מלבד תעריף חיוב קבוע ותעריף שעות נוספות, קטגוריות ברירת המחדל לא יענו על צרכיך.

    אנו זקוקים סוגי חיובים נוספים כדי להכיל את תעריפי חיובים נוספים

    בהפעלה המהירה, לחץ על הגדרות שרת ולאחר מכן לחץ על הגדרות וברירות מחדל של גליון זמנים. בדף הגדרות וברירות מחדל של גליון זמנים, במקטע תצוגת Project Web Access, נקה את תיבת הסימון גליון הזמנים יציג את סוגי הזמנים הבאים. לאחר מכן, בדף סיווגי גליון זמנים, צור סיווגים כדי להכיל את כל סוגי החיוב שאתה זקוק להם. חברי צוות יבחרו סיווג עבור כל הזנת גליון זמנים כדי לציין את סוג החיוב עבור זמן זה.

לראש הדף

אין בכוונתי להשתמש בגליונות זמנים

אין באפשרותך להפוך את התכונה 'גליון זמנים' ב- Office Project Web Access ללא זמינה. הורה לצוותים שלך לא להשתמש בדף גליון זמנים.

עליי לעקוב אחר התקדמות פעילות בפרוייקטים הארגוניים שלי

אם אתה משתמש במצב פעילות, עליך להחליט באיזו שיטה תשתמש כדי לאפשר למשתמשים לדווח על ההתקדמות בפעילויות. ניתן לדווח על פעילות באחת משלוש דרכים:

  • שעות עבודה שהתבצעה לכל יום או שבוע

  • העבודה בפועל שבוצעה והעבודה שנותרה

  • אחוז העבודה שהושלמה

התקדמות בפעילויות משקפת את מצב התנועה בפעילות בדרך לסיומה מול שעות העבודה אשר אחריהן ניתן לעקוב בגליון הזמנים. שני ערכים אלה אינם תמיד מתואמים באופן ישיר.

עצה: כדי להחליט באיזו שיטת מצב פעילות להשתמש, השווה את צרכי הדיווח שלך להשפעת הזנת הנתונים על חברי צוות. שעות עבודה בכל יום או בכל שבוע מציעות את מידע הדיווח מאחר שאתה עוקב אחר מידע מפורט אודות מצב ומשווה אותו לעתים קרובות למצב המתוכנן. מצד שני, הדבר דורש הזנת נתונים מפורטת ותכופה על-ידי חברי צוות. אם הארגון שלך אינו עוקב כרגע אחר שעות, הדבר עשוי להוות שינוי תרבותי גדול עבורו ולזכות להתנגדות מסוימת. השיטות האחרות מציעות כמות קטנה יותר של פירוט באופן הדרגתי, אבל מהוות השפעה תרבותית קטנה יותר בהשוואה לכך ותקורה לחברי צוות.

מדוע אין באפשרותי לבצע פעולות מסוימות ב- Microsoft Office Project Web Access ?

בהתאם להגדרות הרשאות שבו השתמשת כדי להיכנס ל- Project Web Access, לא תוכל לראות או להשתמש בתכונות מסוימות. כמו כן, למה שאתה רואה דפים מסוימים עשויות להיות שונות מאלה שמתועדים אם מנהל השרת שלך התאמה אישית של Project Web Access ו- תבצע התאמה אישית של העזרה בהתאם.

לראש הדף

הערה: כתב ויתור בנוגע לתרגום מכונה: מאמר זה תורגם על-ידי מערכת מחשב, ללא התערבות אדם. Microsoft מציעה את תרגומי המכונה כדי לסייע למשתמשים שאינם דוברי אנגלית ליהנות מתוכן בנושא מוצרים, שירותים וטכנולוגיות של Microsoft. מכיוון שהמאמר תורגם על-ידי מכונה, הוא עלול להכיל שגיאות באוצר המילים, בתחביר או בדקדוק.

הרחב את הכישורים שלך
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×