מבט כולל: מעקב אחר התקדמות

חשוב: מאמר זה תורגם בתרגום מכונה, ראה כתב ויתור. תוכל למצוא את הגרסה באנגלית של המאמר כאן לעיונך.

סמל: מעקב אחר התקדמות

למרות Microsoft Project מאפשר לך ניטור ומעקב אחר ההתקדמות של לוח הזמנים שלך בקלות, ישנם כמה שלבים שיש לבצע לפני שתוכל להתחיל פיקוח על התקדמות הפרוייקט.

פיקוח על הפרוייקט שלך בדרך כלל ניתן לחלק לתוך סוקר ומעקב אחר התקדמות הפרוייקט. סטיות מתוך התוכנית המקורית (או בסיסי) המזוהים ומנוהל לשמירה על הפרוייקט בתוך טווח, בזמן, ויחרוג מהתקציב.

מאמר זה מהווה את אחת המטרות פרוייקטים ניהול על מפת הדרכים של הפרוייקט.

דוגמאות מניהול פרוייקטים...

דוגמה אחת: למנהל הפרוייקט בטעות   : יצרת לוח הזמנים שלך, כולם עמוס עובד על המשימות שהקצית ממנו ולך מבוססים על ההנחה כל מה קורה כמתוכנן.

זהו הטעות הראשון. לא פרוייקט שאורכו כמתוכנן. אתה נתקל בבעיות ולאחר אמור להתחיל מחפש אותם כעת במקום מאוחר יותר. ככל המתנה כדי לאתר בעיות, גרוע הבעיות לקבל.

כפי שאתה לפקח על ההתקדמות של לוח הזמנים שלך, זכור את הפעולות הבאות.

  • צור תוכנית בסיסית עבור הפרוייקט שאתה    לאחר שיצרת את לוח הזמנים שלך, שקול ליצור תוכנית בסיסית עבורו. תוכנית בסיסית דומה בגירסה של הפרוייקט שניתן להשתמש בהם כדי להשוות התקדמות הפעילויות שלך. התוכנית הבסיסית מאפשרת לך לבצע השוואה בין על לוח הזמנים המקורי לבין גירסה מאוחרת יותר.

  • איסוף נתונים באופן ידני    למרות הדרך המהירה והקלה כדי לאסוף מידע אודות המצב של פרוייקט כדי באמצעות Project Server, כדאי לך לאסוף מידע זה באופן ידני.
    לדוגמה, ייתכן שאין לך Project Server מותקן, או הפרוייקט שלך עשויים להיות קטנים כך שנדרש לך זמן כדי לאסוף את הנתונים.
    כאשר אתה מחליט לאסוף נתוני מצב הפרוייקט באופן ידני, זכור כי עליך גם הזנת הנתונים תוכנית הפרוייקט שלך באופן ידני.

  • לצפות התנגדות התנגדות מעקב רשמית של נתוני ניהול הפרוייקט הוא רגילה. למזלך, קיימות מספר שיטות שבאפשרותך להשתמש כדי למזער התנגדות מסוג זה.

להלן שלושה שלבים פשוטים כדי לעזור לך להתחיל פיקוח על לוח הזמנים שלך.

  1. צור תוכנית בסיסית עבור הפרוייקט שלך. לחץ על הכרטיסיה פרוייקט ולאחר מכן לחץ על הגדרת תוכנית בסיסית.

  2. תקשורת, תקשורת, תקשורת. קל לא עבור אנשים לשלוח את שהעבודה מצב. דרכים פשוטות כדי לקבל המצב יהיה במהלך פגישות צוות שבועיות או פגישות stand-up האחרות. איסוף מצב על בסיס שבועי מתאימה במיוחד עבור מרבית הפרוייקטים. איסוף מצב עוד לעתים קרובות משבועי, עם זאת, יכול להיות פרודוקטיבי. באפשרותך גם להגדיר תזכורות שבועי ב- Outlook 2010 כדי לקבל מידע מצב בסיסי מאנשים."

  3. השתמש לוח תכנון של צוות. התצוגה לוח תכנון של צוות בפרוייקט נועדה לפתור רבות מהבעיות הקשורות מי עושה מה בצוות שלך. הצגת תצוגה זו במהלך פגישת צוות יכול לעזור לזרז את התהליך לאיסוף מידע מצב.

דוגמה שני: אתה מנהל פרוייקט מנוסה   : שלא היית מנהל פרוייקט זמן רב והשתמשת תוכנת מנהל פרוייקט מורכב בעבר. כעת אתה מתמודד עם פרוייקט שמצריך אתה החסות צרכי מאוד קרוב ניטור להשאירה יחרוג מהתקציב. ניטור אנשים דבר, אך פיקוח על עלויות והתקדמות משימות אחרת.

בנוסף, אתה החסות כי דורשת מנהל בכיר מדווח על בסיס חודשי. כעת אתה חושש באמת.

להלן רשימה של בעיות נפוצות בעריכה ניטור ומעקב ומה ניתן לעשות בנוגע לכך.

מכשול

פתרון אפשרי

לצפות התנגדות

התנגדות מעקב רשמית של נתוני ניהול הפרוייקט הוא רגילה. למזלך, קיימות מספר שיטות שבאפשרותך להשתמש כדי למזער התנגדות מסוג זה.

דואר אלקטרוני חסר

בקבלת פרטי מצב משתמש בדואר אלקטרוני הוא אחת הדרכים פשוטה יותר של פיקוח על הפרוייקט שלך. עם זאת, הודעות דואר אלקטרוני יכולים יאבד. באפשרותך להגדיר תזכורות שבועי ב- Outlook כדי להזכיר לחברי הצוות לשלוח לך מצב הפעילות שלהם באופן קבוע.

Project Server

אם אתה משתמש ב- Project Server למצב tract בעבודה, חשוב העסקת יועץ לעזור לחברי צוות באמצעות בעיות בעריכה של דיווח על עבודה בפועל. יועץ יכולים גם לעזור לך דרך לשלבים לעתים קרובות מורכבות של צג פרוייקט, פרוייקטים גדולות במיוחד. ייתכן תוכל לעזור Project MVP (Professional החשובים ביותר).

ספקים

ודא אם אתה משתמש ספקי מכווצים לעבוד על פעילות בפרוייקט שלך הם דיווח עבודה על בסיס שבועי. אחת הדרכים לעשות זאת היא דרוש שלב זה במשפט עבודה (או מסמכים אחרים החוזה) לפני העלאת הספק המשולב.

תקצוב scares לך

תקצוב scares כולם. למד את הערך של ניתוח ערך מזוכה. אם הגדרת תוכנית בסיסית פרוייקט (אשר השלבים שעליך אם אתה מומחה מנוסה) בחומר הזנת עלויות בלוח הזמנים, ערך מזוכה היא מה שאתה צריך כדי לפקח על לוח הזמנים שלך.

החריגה טווח

היקף החריגה קשה לעתים קרובות לניטור. הדבר קורה כאשר לדרישות של פרוייקט תוצר הם לא להבין באופן מלא על-ידי כל חברי הצוות. לדוגמה, צוות הנדסת ייתכן שתחליט כי פונקציונליות משופרת יהיה טוב יותר עבור מוצר מבלי לבדוק עם מנהל הפרוייקט כדי לקבוע אם העלות של השיפורים הוא לצורך בהינתן ביעדים גדול יותר מהתנאים שוק.

סקירת ההתקדמות בפעילות לפני מעקב

יצירה או עדכון של תוכנית בסיסית או תוכנית ביניים

יצירה או עדכון של תוכנית בסיסית או תוכנית ביניים כך בהמשך תוכל להשוות מידע זה לאנשי לוח זמנים מעודכנת או בסיסית מאוחר יותר בפרוייקט שלך. שמירת תוכנית בסיסית מאפשרת לך בזיהוי ובפתרון של חוסר התאמה ותכנון באופן מדויק יותר עבור הפרוייקטים העתידיים דומה.

סקירת ההתקדמות של לוח הזמנים שלך

מעקב אחר התקדמות בפרוייקט שלך, באפשרותך לסקור את ההבדלים בין עבודה מתוכננת, מתוזמנת ועבודה בפועל. פעולה זו מסייעת לך להעריך אם העבודה בפרוייקט מתקדמת כצפוי.

מה קובע את תאריך הסיום של הפרוייקט (נתיב קריטי)

טקסט

אחד מהשלבים הראשונה בניטור פרוייקטים מגלה כיצד משנה תאריך הסיום של הפרוייקט כמשימות ושנה דרישות משאבים.

השוואה בין שתי גירסאות של פרוייקט (קישור יוצג בעתיד)

ייתכן שיהיה עליך ליצור או לשמור הערכת הפרוייקט המקורי ונתונים פרוייקט בפועל, אשר השוואת לקביעת התקדמות.

עבודה של צג עם לוח תכנון של צוות

טקסט

Struggle מנהלי פרוייקט עם לראות במהירות בבהירות אילו הצוות שלהם עושה בכל נקודה נתון בלוח הזמנים של הפרוייקט. השתמש לוח תכנון של צוות להגיב במהירות עומסי עבודה בודדים.

הצגת גורמי תזמון ומעקב

השתמש את מפקח הפעילויות כדי לראות כיצד שינויים בפעילות אחת משפיעים על פעילויות אחרות. בעת עדכון התקדמות הפעילות, שים לב אחד מסוגי שינויים אלה.

כיצד תזמון עובד ב- Project

הכרת תזמון הפונקציונליות החדשה ב- Project 2010. פעולה זו תסייע לך ישקף את השינויים כפי פיקוח על הפרוייקט.

לעמוד התנגדות מעקב

התנגדות ארגונית במעקב אחר נתוני ניהול הפרוייקט הוא רגילה. למד מספר שיטות לטיפול אותו.

לראש הדף

לפקח על ההתקדמות של לוח הזמנים שלך

עדכון עבודה בפרוייקט

בתור העבודה על התקדמות הפרוייקט שלך, באפשרותך לעדכן את התוכנית עם ההתחלה בפועל ולאחר סיום תאריכים, עבודה בפועל, משך בפועל ושעות, האחוז הביצוע ואת אחוז העבודה שהושלמה

עדכון מהיר של פעילויות שהושלמו

למד כיצד לעדכן במהירות משימות באמצעות פקדים ברצועת הכלים.

ניתוח ביצועי פרוייקטים עם ניתוח ערך מזוכה

ניתוח ערך מזוכה ' מציין איזה חלק מהתקציב אמור היה להיות מושקע, לאור כמות העבודה שבוצעה עד כה לבין העלות הבסיסית עבור פעילות, משימה או משאבים.

שמירת פרוייקט ל- Project Server

כאשר תסיים פיקוח על הפרוייקט שלך, באפשרותך לשמור גירסה ל- Project Server, או לשתף אותם עם חברי צוות ובעלי עניין אחרים.

יצירת דוחות של התקדמות הפרוייקט

טקסט

דוחות חזותיים מאפשרות לך להציג מידע אודות פרוייקט באופן גרפי באמצעות טבלאות Pivottable משופרות ב- Excel 2010 או דיאגרמות ציר ב- Visio 2010.

היכרות עם Project Web App

עבור הכלי ultimate מעקב אחר העבודה ברחבי הארגון שלך, חפש לתוך Project Server 2010 ומסייע שלו, Project Web App.

חזור אל מפת הדרכים של הפרוייקט

הערה: כתב ויתור בנוגע לתרגום מכונה: מאמר זה תורגם על-ידי מערכת מחשב, ללא התערבות אדם. Microsoft מציעה את תרגומי המכונה כדי לסייע למשתמשים שאינם דוברי אנגלית ליהנות מתוכן בנושא מוצרים, שירותים וטכנולוגיות של Microsoft. מכיוון שהמאמר תורגם על-ידי מכונה, הוא עלול להכיל שגיאות באוצר המילים, בתחביר או בדקדוק.

הרחב את הכישורים שלך
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×