מבט כולל: הוספת משאבים ושימוש בהם

חשוב: מאמר זה תורגם בתרגום מכונה, ראה כתב ויתור. תוכל למצוא את הגרסה באנגלית של המאמר כאן לעיונך.

שימוש במשאבים

האנשים בצוות שלך כוללים לא רק אנשים אלה שהוקצו עבודת הפרוייקט שלך.

בתוך ניהול פרוייקטים, אנשים מהוות חלק קטגוריה גדולות של משאבים יכולים גם לכלול כל דבר המשמשים להשלמת פרוייקט, כגון ציוד או חומרים.

מבט כולל על זה מדריך אותך כיצד להוסיף ולנהל אנשים ומשאבים אחרים שיסייעו לך סיום הפרוייקט שלך בזמן בצורה טובה.

מאמר זה מהווה את אחת המטרות פרוייקטים ניהול על מפת הדרכים של הפרוייקט.

בנושא זה

הוספת משאבים

הוספת משאבים ושימוש בהם

דוגמאות מניהול פרוייקט. . .

דוגמה אחת: למנהל הפרוייקט בטעות   : שלא היית די יפה עם Microsoft Project. אתה משימות מסודרות, מקושר כלפי מעלה, ויש לך את משכי הזמן הנכון. וכעת ברצונך לקחת את מעוברת הגדולה הבא והקצאה של אנשים לפעילויות. פתאום, אתה דואג תצוגות נוספות, עליך אב. לא רק בו, אתה מבין שעליך להוסיף אנשים ללוח הזמנים שלך לפני שתוכל להקצות אותם. ואתה גם חושש מדי מידע אישי עומד להיות מוצג אודות אנשים אלה, כגון השכר, מספרי טלפון, כתובות דואר אלקטרוני וכן הלאה.

עם זאת, הוספת אנשים לפרוייקט והקצאתם לפעילויות היא פעולה פשוטה למדי — כל עוד לך להתחיל עם שלבים קלים ולהסתמך לאט מיומנויות שלך.

כאן כמה דברים שיש לך להתחיל בעבודה.

  • שקול את האופן שבו המספרים משאב להשפיע על משכי זמן     מספר המשאבים שהוקצו לפעילות לעתים קרובות משפיעות על משך הפעילות. ברוב המקרים, במיוחד עבור משימות עבודה ידנית, שני משאבים יכולים להשלים משימה במחצית מהזמן שלוקח משאב בודד הביצוע. במקרים רבים, עם זאת, פשוט התרעה אנשים בחלק פעילות להנחות את האפקט ההפוך. ניהול פרוייקט, הוספת אנשים נוספים לפעילויות בניסיון כדי לקצר המשך של הפרוייקט נקרא "קריסת" הפרוייקט. הוא יכול להיות מסוכן הדרך לביצוע פרוייקט עקב את העלויות הנוספים, תקשורת הנוספים ואחרים inefficiencies העלול לגרום.
    לדוגמה, העיצוב עבור גשר בתשלום חדש כנראה אינו עומד לעבור מהר יותר אם תכפיל את מספר אדריכלים בפרוייקט.

  • השתמש מדיה חברתית כדי לשמור על קשר עם הצוות שלך    אין עוד להבטיח את הצלחת פרוייקט מאיסוף נתונים בפועל ובדיקת עבור משאב מעל הקצאות. העברת משטחים על האנשים שהוקצו לפעילויות בפרוייקט שלך לעתים קרובות שנשכחה במבוך פונקציונליות תוכנה. זהו שבו מדיה חברתית כגון Facebook, Twitter ו- YouTube גם יכולים להיות שימושיים, במיוחד עבור חברות קטנות, או עבור פרוייקטים במהלך שלב האתחול של פיתוח שלו.

  • זהה סוגי המשאבים וכמויות הצורך     לאחר איסוף כל המידע הדרוש לך אודות הפעילויות בפרוייקט שלך, זהה את סוגי המשאבים (אנשים, ציוד וחומרים) והכמויות הנדרשים עבור כל משאב. גם מזהים כל פרטי ואת הנחות המשמש אותך אודות כל משאב: תפקיד, מערכת כישורים, חוויית, יכולת, איכות או ציון.

  • שקול כיצד יכולת משאב והאיכות להשפיע על משכי זמן     יכולות וחוויית של המשאבים שהוקצו לפעילות עשויים להשפיע על משך הפעילות. לדוגמה, בדרך כלל ניתן לצפות חבר צוות עם חמש שנים של חוויית להשלמת פעילות בזמן פחות מחבר צוות עם שני שנות ניסיון.

להלן שלושה שלבים קלים כדי שתוכל להתחיל לעבוד מרגיש בנוח אודות הקצאת אנשים לפעילויות פרוייקט.

  1. הוספת אנשים לפרוייקט שלך ולהקצות אותם בשלב אחד. בתרשים גנט, גלול מעל לעמודה משאבים והתחל להקליד את שמות האנשים שברצונך להקצות לפעילויות אלה. באפשרותך גם להקליד שמות כלליים, כגון "צוות," "יועץ" או "מסעדן".
    כאשר תעשה זאת, שים לב כי השמות של אנשים יופיעו לצד מייצגי פעילויות מסוג גנט.

  2. הוסף פרטים של אנשים העבודה על פעילויות אלה. לחץ על הכרטיסיה תצוגות ולאחר מכן, בקבוצה תצוגות משאבים, לחץ על ' גליון משאבים '.

  3. הצגת כל הפעילויות שהוקצו לו אלה מנקודת המבט של לוח תכנון של צוות ב- Project 2010. לחץ על הכרטיסיה תצוגה ולאחר מכן לחץ על Planer צוות.

    עצה: הסתרת עמודות שאינך מעוניין כולם כדי לראות. לחץ לחיצה ימנית על כותרת עמודה ולאחר מכן לחץ על הסתר עמודה.
    אל דאגה. לא ניתן למחוק את המידע בעמודה כאשר אתה מסתיר את העמודה. באפשרותך תמיד להציג את העמודה שוב על-ידי לחיצה על הוסף עמודה.

דוגמה שני: מנהל פרוייקט מנוסה   : שלא היית בכל זאת זמן רב. אך כעת גורם המימון חדש מופיע בחלק שלך דלת inquiring אודות ערך מזוכה החברה זכייה המערב פרוייקט נוסף מסובך מאשר אתה חש בנוח, עם ספק הקצאות, ההלוואה משאבים אחרים מחלקה ו- advanced מעקב, כגון חוזה חדש. כעת אתה חושש. והוא סוף השבוע כמעט כדי להתחיל.

למזלך, Microsoft Project מכיל את הכלים שהדרושים לך.

זכור, עם זאת, אשר את גדול יותר ועוד מסובך לארגון שלך, פעולות נוספות לדאוג לגבי כאשר מגיע להזנת, ניתוח ובקרה האנשים בפרוייקט שלך.

להלן כמה שיטות עבודה מומלצות לחשוב עליהם.

  • עיין ברשימת בזמנים ובפעילויות היקף הפרוייקט     זיהוי הדרישות של הפרוייקט עבור אנשים, ציוד, משאבי חומרים משאבי עלויות על-ידי עיון רשימת בזמנים ובפעילויות היקף הפרוייקט.

  • מעקב אחר התקדמות משאבים    הדרך היעילה ביותר למדוד את ההתקדמות בעבודה של אנשים על פרוייקט היא לאזן עומסי העבודה שלהם ולעקוב אחר ההתקדמות בפעילויות.

  • זיהוי בעיות של הקצאת משאבים    על-ידי בדיקת מידע אודות משאב, כגון הקצאות, מעל הקצאות או הקצאות חסר, עלויות משאבים סטיות בין מתוכננת בפועל עבודה, באפשרותך לוודא כי משאבים מוקצים באופן מיטבי לפעילויות להשגת התוצאות שהרצויות

  • ניהול משאבים משותפים    לאחר הוספת משאבים ארגוניים, סקירה או שינוי של מידע אודות משאבים משותפים כדי לוודא הפרוייקט הוא גמישות ומסומן חסכוני ככל האפשר.

  • סקירה ומקד שמעריכה את משך הזמן     השתמש במידע שאתה אוסף על פרוייקט זה וכי הערכות פרוייקטים דומים כדי למקד את משך הזמן עבור פעילויות הפרוייקט. מידת הדיוק של הערכות משאב דרישות (וגם בסופו של דבר עלויות הפרוייקט) תלוי במידה רבה את הדיוק של הערכות משך הפעילות.

  • התנגדות Expect    אם אתה מתכנן מעקב אחר העבודה על הפרוייקט, לצפות התנגדות מסוימים. תגובות שלילי על מעקב רשמית נתוני ניהול הפרוייקט הוא רגילה.

  • קבל משאב היסטורי ומידע משך     איסוף מידע מקבצי קודמת של project, ממסדי ומאנשים עבדת פרוייקטים דומים. חפש במיוחד מידע אודות סוגי ומספרי ממשאבי שהיו בשימוש, וכן משך זמן בפועל של פעילויות.

  • השתמש מומחה כדי לסקור את דרישות משאבים     השתמש חבר צוות מנוסה בעל ידע כדי לסקור את הערכות משך הפעילות ודרישות משאבים. חברות גדולות עובד על פרוייקטים מורכבים לעתים העסקת estimators החיצוני כדי לסייע.

  • יצא את נתוני הפרוייקט ל- Excel לצורך ניתוח נוסף   . לדוגמה, באפשרותך לייצא מידע מטבלאות ערך מזוכה ל- Excel ולאחר מכן הצג את המידע באמצעות תרשימים זעירים ב- Excel 2010. מזוכה ערך מעניקה לך מידע אודות אופן עלויות הם משקיעים ואופן הפעולה המבוצעת.
    EVM ב- Excel באמצעות תרשימים זעירים

    באפשרותך גם להשתמש דוחות חזותיים ב- Project כדי ליצור PivotChart מורכבות יותר של ערך מזוכה (המכונה לעתים קרובות עקומה S).
    טבלת ערכים מזוכים ב- Excel

  • למד כמה דברים חדשים על אופן פעולה אנוש    אפשרות כגון הארגונים גדול יותר. לעתים קרובות, הם להשקיע סכומים גדולים הכסף לתרגל העובדים שלהם כיצד לעבוד בסביבות מגוונת. לפתות ניהול שלך כדי הכשרת אנשי מפתח על כישורים מנהיגות ותקשורת. קיימות תבניות הדרכה רבות, אך הם כל למרכז סביב הכרת ועבודה עם האישיות ההפרש ועבודה סגנונות ב- כוח העבודה. להלן מספר דוגמאות של גישות: Myers-Brigg ושיטות את רבות גדלה מתוך סמינרים שלהם בעבודה, יום אחד על תקשורת בין משתייכים וכן הלאה.

הוספת משאבים

הוספת משאבים לפרוייקט שלך

טקסט

דברים הראשונה הראשון — עליך להוסיף כמה אנשים או משאבים אחרים לפרוייקט שלך. משאבים אחרים עשויים להיות משאבי חומרים (כגון מלט או צביעה) או משאבי עלות (כגון כרטיסי טיסה ו ארוחה).

הוספת משאבים למאגר משאבי הארגון

אם ברשותך Project Professional ואתה מחובר ל- Project Server, באפשרותך להוסיף אנשים ומשאבים אחרים לאוסף המשאבים של כלל הארגון (או מאגר המשאבים של הארגון).

ייצוא או ייבוא נתונים ל- Excel או ב- Visio

לעתים, דרושים כלים נוספים מעבר ל- Project כדי לנתח נתוני פרוייקט. היכולות הנרחבות של Excel בתחום המתמטיקה והסטטיסטיקה יכולות לסייע לך להעמיק את ניתוח המידע אודות משאבים ולהרחיב את אפשרויות הדיווח על המידע.

הסרה או החלפה של הקצאת משאב

אם האדם או המשאב אינו מתאים לביצוע משימה, החלף (או הסר) את המשאב.

הזן או שנה מידע אודות משאבים ארגוניים

לאחר הוספת משאב לאוסף המשאבים של הארגון, באפשרותך לשנות מידע אודות המשאב, כגון תעריף שכר, לוח תאריכים של עבודה או כתובת דואר אלקטרוני.

ניהול משאבים

תכנון משאבים: מדריך מחקר עבור Project 2010

מ- Project MVP Gary Chefetz ללמוד הפרטים של ניהול והתאמה מיטוב אנשים ומשאבים אחרים בתוך הפרוייקט

השתמש לוח תכנון של צוות

התצוגה החדשה של לוח תכנון של צוות שיעזרו לך להקצות עבודת משאבים ולאחר לנוע עבודה על-ידי גרירה ושחרור. ניהול העבודה של הצוות שלך הפך לקלה הרבה יותר ב- Project 2010.

הדפסת תצוגה או דוח של מידע אודות משאב

אחת הפעילויות הנפוצות ביותר בניהול פרוייקטים מדפיסה מידע אודות פרוייקט. הדפסת מידע פרוייקט הפך לקלה הרבה יותר ב- Project 2010.

עדכון עבודה בפרוייקט

מעקב אחר עבודה בפרוייקט אינו רק חיוני לסיום הפרוייקט בזמן. הוא גם מאפשר לך ללמוד מטעויות שנעשו בפרוייקט מאחר שהוא מספק פירוט של הסיכונים, הבעיות וההצלחות של הפרוייקט.

חלוקת עבודת הפרוייקט באופן שווה (החלקת הקצאות משאבים)

עומס יתר של עבודה עלול להכביד על אנשים, במיוחד אם הם עובדים על שני דברים בעת ובעונה אחת. החלקת הקצאות משאבים היא אחת הדרכים לחלוקה שווה יותר של העומס.

הגדר זמני עבודה, חופשות וחגים עבור הפרוייקט

כולנו זקוקים לחופשות. כולנו חולים לפעמים. וכולנו אוהבים את החגים שלנו. למד כיצד לקחת בחשבון את כל אותם פרקי זמן לא מתוזמנים על-ידי הוספתם ללוח הזמנים.

שינוי תבנית היחידה המוגדרת כברירת מחדל עבור הקצאות

באפשרותך להציג הקצאות לאנשים ומשאבים אחרים בתבנית של אחוז או בתבנית של ערך עשרוני.

השתמש באתרי מדיה חברתית כדי לסייע בניהול הצוות שלך

אין עוד כדי להבטיח את הצלחת פרוייקט מאיסוף נתונים בפועל ובדיקת עבור הקצאות יתר של משאבים. העברת משטחים על האנשים שהוקצו לפעילויות בפרוייקט שלך לעתים קרובות שנשכחה במבוך פונקציונליות תוכנה.

לעמוד התנגדות מעקב

התנגדות ארגונית במעקב אחר נתוני ניהול הפרוייקט הוא רגילה. למד מספר שיטות לטיפול אותו.

הערה: כתב ויתור בנוגע לתרגום מכונה: מאמר זה תורגם על-ידי מערכת מחשב, ללא התערבות אדם. Microsoft מציעה את תרגומי המכונה כדי לסייע למשתמשים שאינם דוברי אנגלית ליהנות מתוכן בנושא מוצרים, שירותים וטכנולוגיות של Microsoft. מכיוון שהמאמר תורגם על-ידי מכונה, הוא עלול להכיל שגיאות באוצר המילים, בתחביר או בדקדוק.

הרחב את הכישורים שלך
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×