מבוא לתפקידי משתמשים

חשוב: מאמר זה תורגם בתרגום מכונה, ראה כתב ויתור. תוכל למצוא את הגרסה באנגלית של המאמר כאן לעיונך.

במאמר זה

מבט כולל על תפקידי משתמשים

תרחישים לשימוש בתפקידי משתמשים

יצירה והקצאה של תפקידי משתמשים

מבט כולל על תפקידים משתמשים

תפקיד משתמש היא קטגוריה מוגדרת מראש שניתן להקצות למשתמשים על בסיס התפקיד שלהם או קריטריונים אחרים. תפקידי משמשות בדרך כלל להציג גירסאות מותאמות אישית, או תצוגות, של תבנית טופס לסוגים שונים של משתמשים. באפשרותך ייעול תהליכים עסקיים שלך, מיטוב נתונים איסוף על-ידי הוספת תפקידי משתמשים תבנית הטופס שלך כדי לקבוע מה משתמשים יכולים רואים בעת פתיחת טופס המבוסס על תבנית הטופס שלך. לדוגמה, נניח שאתה מעצב תבנית הטופס עבור יישום רשות שאת הטפסים ישמשו את הסוגים הבאים של משתמשים:

  • קבלני חשמל שצריכים להגיש בקשה לרשיון

  • סוכני קבלה המוודאים כי הבקשות של הקבלים מכילות את המידע הדרוש

  • מנהלים הסוקרים את בקשת הרשיון שנשלחה לאישור

במקום לעצב שלוש תבניות טפסים עבור כל סוג של משתמש, ולנהל את הנתונים מכל הטפסים הללו, באפשרותך לעצב תבנית טופס אחת שהטפסים שלה יאספו את כל הנתונים ויוסיפו תפקיד משתמש עבור כל סוג משתמש. תפקיד המשתמש קובע אילו נתונים יוצגו באמצעות תצוגות מותאמות אישית המבוססות על כל סוג משתמש.

הערת אבטחה: אין להשתמש תפקידי משתמשים כדי להגביל את הגישה של נתונים רגישים בטופס. גם אם להפוך תבנית טופס לקריאה בלבד או להסתיר פקדים מסוימים המבוססים על תפקידי משתמשים, משתמשים שעלולים להיות באפשרותך להשתמש תוכנית לעריכת טקסט כגון פנקס הרשימות של Microsoft כדי להציג או לשנות את קובץ התבנית (. xsn) טופס ולגשת נתונים אלה.

לראש הדף

תרחישים לשימוש בתפקידי משתמשים

קיימים תרחישים רבים שבהם תפקידי משתמש יכולים להועיל למשתמשים. לדוגמה, עם תפקידי משתמשים באפשרותך:

  • להציג תצוגה ייחודית עבור כל תפקיד משתמש    באפשרותך לעצב תבנית טופס שתאפשר להציג תצוגות שונות של אותה תבנית, בהתאם לאדם שממלא את הטופס. לדוגמה, באפשרותך לעצב תצוגה עבור קבלני חשמל שמגישים בקשה לרשיון, תצוגה לסוכנים שמקבלים את טפסי הבקשה לרשיון ותצוגה למנהלים שבודקים את כל המידע שהתקבל. כל תצוגה מציגה רק את הנתונים המתאימים לכל תפקיד משתמש.

  • להציג חלק אחר לכל תפקיד משתמש    באפשרותך לעצב תבנית טופס שתציג חלקים שונים, בהתאם לאדם שממלא את הטופס. לדוגמה, ניתן להציג חלק בתבנית טופס של דוח הוצאות שרלוונטי רק לעובדים רק כאשר עובד פותח את הטופס. חלק אחר שרלוונטי למנהלים המאשרים את דוח ההוצאות יוצג כאשר מנהל פותח את הטופס.

  • לקבוע אימות נתונים עבור שדה המבוסס על התפקיד של כל משתמש    באפשרותך לעצב תבנית טופס שתחיל אימות נתונים שונה על פקד המאוגד לשדה ספציפי, בהתאם לתפקיד המשתמש של האדם שממלא את הטופס. לדוגמה, באפשרותך להגדיר מגבלה מסוימת לערך ההוצאה המרבי עבור מנהל וכן להגדיר ערך מרבי גבוה יותר עבור אותה תיבת טקסט עבור מנהל מערכת. אם מנהל ממלא את הטופס וחורג מסכום המגבלה, מופיעה תיבת דו-שיח. אם מנהל מערכת ממלא את הטופס, תיבת הטקסט תקבל ערך שהיה נדחה לו מנהל היה ממלא את הטופס.

  • לשלוח נתוני טופס למקור נתונים חיצוני המבוסס על כל תפקיד משתמש    לדוגמה, באפשרותך לעצב תבנית טופס כך שקבלני חשמל שצריכים להגיש בקשה לרשיון יכולים לשלוח את הטפסים המלאים שלה רק לשירות אינטרנט, וסוכני הקבלה יכולים לשלוח את הטפסים רק למסד נתונים של SQL. מנהלי מערכת יכולים לשלוח את נתוני הטפסים שלהם למסד נתונים בנוסף לשליחת הודעת דואר אלקטרוני כאשר הבקשה אושרה, או לשלוח את נתוני הטפסים שלהם רק למסד נתונים כאשר הבקשה נדחתה.

לראש הדף

יצירה והקצאה של תפקידי משתמשים

בעת יצירת תפקיד משתמש חדש, באפשרותך להקצות משתמשים אותה בדרכים הבאות:

  • על-ידי ציון שמות משתמשים משירות מדריך הכתובות Microsoft Active Directory (לדוגמה, "sales\andrew"). כדי לציין שם משתמש בשירות מדריך הכתובות Active Directory, על תבנית הטופס שנוצר בלבין לפרסום ב- Microsoft Windows רשת המשתמשת ב- Active Directory.

  • על-ידי ציון קבוצות משירות מדריך הכתובות של Active Directory. לדוגמה, באפשרותך לציין רשימת תפוצה של דואר אלקטרוני המכילה את השמות של כל חברי הצוות שיווק. כדי לציין קבוצה בשירות מדריך הכתובות Active Directory, על תבנית הטופס שנוצר בלבין לפרסום ב- Microsoft Windows רשת המשתמשת ב- Active Directory.

  • על-ידי ציון ערך המצורף ישירות מתוך שדה בטופס. השדה ייתכן קבלת נתונים מ- Active Directory, או המשתמש יכול להזין נתונים לתוך הפקד המאוגד לשדה זה. לדוגמה, אם תבנית הטופס שלך מכילה תיבת טקסט של מנהל, באפשרותך לשייך תפקיד משתמש מסוים שדה שאליו מאוגדת תיבת טקסט זו.

לאחר שתוסיף תפקיד משתמש, באפשרותך להגדיר אותו כאחת מהפעולות הבאות:

ברירת מחדל תפקיד    משתמשים שיכולים שלא הוקצו תפקיד משתמש קיים מוקצות באופן אוטומטי תפקיד המשתמש מצוין בתור תפקיד ברירת המחדל. תפקיד ברירת המחדל משמש גם עבור משתמשים מיהם חלק מקבוצה, אך מי אתה עובד במצב לא מקוון. תפקיד משתמש אחד מוגדר תמיד כברירת המחדל.

תפקיד יוזם    אם ברצונך להחיל תפקיד משתמש מסוים משתמשים שיכולים לפתוח את הטופס שלך בפעם הראשונה, באפשרותך לציין תפקיד יוזם. לדוגמה, באפשרותך להגדיר תפקיד יוזם בשם "קבלן" שמחיל המשתמשים מילוי טפסים יישום היתר חדש. משתמש המוקצה תפקיד משתמש אחר תוקצה לתפקיד קבלן באופן אוטומטי כאשר באפשרותו פותח טופס חדש של יישום היתר. עם זאת, בפעם הבאה שהמשתמש פותח באותו הטופס, Microsoft Office InfoPath משתמש תפקיד המשתמש שהוקצה של האדם במקום התפקיד יוזם.

אם הקצית תפקידים למשתמשים המבוססים על כל שילוב של שמות משתמשים, קבוצות או ערכים משדה, כאשר משתמש פותח טופס המבוסס על תבנית הטופס שלך, InfoPath קובע את התפקיד כדי להקצות למשתמש זה על-ידי שימוש בסדר הבא:

  1. שם המשתמש הוא ערך של שדה בתבנית הטופס.

  2. הוא שם המשתמש ב- Active Directory.

  3. המשתמש נמצא חבר בקבוצת Active Directory.

    הערה: אם המשתמש הוא חבר כמה קבוצות אתה מקצה תפקידי משתמש בהתבסס על קבוצה, InfoPath בודק את רשימת החברים של כל קבוצה לפי הסדר שבו הקבוצה מופיע בתיבת הדו-שיח ניהול תפקידי משתמשים. לדוגמה, אם המשתמש הוא חבר הקבוצה סוכן בקבלת והן קבוצת מנהל קבוצת מנהל מופיע לפני הקבוצה סוכן בקבלת, המשתמש יוקצו את תפקיד המשתמש עבור מנהל הקבוצה.

  4. אם אף תשובה הם true, נעשה שימוש תפקיד ברירת המחדל.

לאחר שתגדיר את תפקידי משתמש עבור תבנית הטופס שלך, באפשרותך להגדיר את כלל אשר עובר באופן אוטומטי תצוגות על בסיס התפקיד של המשתמש. לדוגמה, באפשרותך ליצור תפקיד משתמש מנהל ולאחר מכן יצירת כלל כדי לעבור באופן אוטומטי תצוגת מנהל כאשר משתמש שהקצה לתפקיד מנהל פותח את הטופס. לחלופין, באפשרותך ליצור את הכלל תחילה ולאחר מכן הגדר את תפקידי משתמש כחלק תהליך היצירה של הכלל.

באפשרותך גם לשנות את אופן הפעולה של פקד על בסיס תפקיד משתמש. לדוגמה, באפשרותך לאפשר פעולה של פקד רק עבור תפקיד משתמש ספציפי, בעוד שתפקידי משתמש אחרים יוכלו לראות את הנתונים בפקד, אך לא יוכלו לשנותו. היכולת להגביל מי יכול להזין נתונים בפקד על בסיס תפקיד המשתמש היא דרך אחת להבטיח שהנתונים המוזנים בפקד יגיעו ממקור חוקי. לדוגמה, באפשרותך להוסיף את תיבת הסימון אישור בתבנית טופס של בקשה לרשיון שרק חברים בעלי תפקיד המשתמש 'מנהל מערכת' יוכלו לבחור, כדי לציין שהבקשה אושרה. משתמשים המוקצים לתפקידי משתמשים אחרים, כגון קבלנים ששולחים את הבקשה, רק יראו את תיבת הסימון, אך לא יוכלו לבחור או לנקות אותה.

לראש הדף

הערה: כתב ויתור בנוגע לתרגום מכונה: מאמר זה תורגם על-ידי מערכת מחשב, ללא התערבות אדם. Microsoft מציעה את תרגומי המכונה כדי לסייע למשתמשים שאינם דוברי אנגלית ליהנות מתוכן בנושא מוצרים, שירותים וטכנולוגיות של Microsoft. מכיוון שהמאמר תורגם על-ידי מכונה, הוא עלול להכיל שגיאות באוצר המילים, בתחביר או בדקדוק.

הרחב את הכישורים שלך
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×