מבוא לשליחה וקבלה של טפסי דואר אלקטרוני של InfoPath עם Outlook

חשוב: מאמר זה תורגם בתרגום מכונה, ראה כתב ויתור. תוכל למצוא את הגרסה באנגלית של המאמר כאן לעיונך.

בנושא זה

מבוא לטפסי דואר אלקטרוני

תנאים מוקדמים לשימוש בטפסי דואר אלקטרוני של InfoPath

מבוא לטפסי דואר אלקטרוני של InfoPath

אם תשתמש כבר טפסים של Microsoft Office InfoPath עבור משימות כמו שליחת דוחות מצב שבועיים, אם אתה משתמש ב- Microsoft Office Outlook 2007 כדי לנהל הודעות דואר אלקטרוני, טפסי דואר אלקטרוני יכולה לסייע ייעול תהליכים שישמש אותך לשיתוף פעולה ולשיתוף נתונים. הסיבה לכך היא באפשרותך לפתוח, למלא ולשלוח טפסים של InfoPath מ- Office Outlook 2007, ללא צורך בפתיחת InfoPath. אם תקבל טופס דואר אלקטרוני של InfoPath, באפשרותך להשיב עליו, העבר אותו, ולאחסן אותו בדיוק כפי שהיית עושה עם כל פריט אחר ב- Office Outlook 2007.

אודות תבניות טופס וטפסים של InfoPath

InfoPath הוא תוכנית שימושים תקנים XML פתוחים כדי לספק למשתמשים גמישה מובנה עדיין דרך איסוף הנתונים. מאחר ש- InfoPath נבנה על תקני XML, הנתונים שנאספו באמצעות טפסי InfoPath יכול לעשות שימוש חוזר בארגון כולו. הנתונים נשמרים בטופס דוח הוצאות, לדוגמה, באפשרותך לגשת ויוצגו בדף אינטרנט המדגיש תקציב מגמות עבור מחלקה.

כשאתה מעצב טופס יוצר טופס InfoPath חדש, באפשרותו למעשה יוצר מה שמכונה תבנית טופס. תבנית טופס מגדירה את מבנה הנתונים, את המראה ואת אופן הפעולה של טפסים שמשתמשים ממלאים. חשוב על תבנית טופס בשם שרטוט — נקודת ההתחלה המאפשר למשתמשים ליצור טפסים חדשים להשתמש ולאחסן נתונים באותו אופן. מכיוון תבנית טופס חייבים להיות זמין לפני שניתן למלא טופס, עליך לפרוס תבניות טפסים במיקום שבו יוכלו לגשת על-ידי משתמשים. תבניות טפסים נפרסות נפוץ למיקומים ברשת החברה כגון תיקיות משותפות, שרתי האינטרנט או ספריות Windows SharePoint Services 3.0 או אתרי Microsoft Windows SharePoint Services 2.0.

אם למשתמשים יש הרשאת גישה למיקום שבו מאוחסנת תבנית טופס, הם יכולים למלא טופס המבוסס על תבנית זו על-ידי שימוש ב- InfoPath, בדפדפן אינטרנט, במכשיר נייד או Office Outlook 2007. אם טופס שניתן למלאו באמצעות InfoPath או אחת מהשיטות האחרות תלויה במספר גורמים, כולל כיצד תבנית הטופס מיועדת לבין שנפרס. לדוגמה, מילוי בדפדפן, טופס חייבים להיות מעוצבים להפעלת בדפדפן ולאחר יש לפרוס את תבנית הטופס עבור הטופס בשרת שפועל בו InfoPath Forms Services.

באפשרותך להשתמש בטפסי דואר אלקטרוני של InfoPath כדי לשתף את הנתונים שלך עם משתמשי Office Outlook 2007 אחרים.

שיתוף נתונים באמצעות טפסי דואר אלקטרוני של InfoPath

באפשרותך להשתמש בטפסי דואר אלקטרוני של InfoPath כדי לשתף נתונים. לדוגמה, אם אתה ממלא כרגע טופס דוח מצב שבועי ב- InfoPath ולאחר מכן שולח את הטופס המושלם למנהל שלך כקובץ מצורף להודעת דואר אלקטרוני, באפשרותך להשתמש ב- Office Outlook 2007 כדי לפשט תהליך זה. פתח את דוח המצב ממיקום הפירסום שלו כטופס דואר אלקטרוני של InfoPath, מלא אותו ולאחר מכן שלח את הנתונים אל המנהל שלך באמצעות Office Outlook 2007 — והכל ללא הפעלת InfoPath. בנוסף לכך, אם הטופס מוגדר לשליחת נתונים למקור נתונים, שליחת הטופס באמצעות Outlook תשלח את הנתונים לאותו מקור נתונים. לאחר שתשלח את הנתונים שלך, באפשרותך באופן אופציונלי לשמור עותק של טופס דואר אלקטרוני של InfoPath ואת הנתונים המוכלים בו בתיקיה הנוכחית.

איסוף נתונים באמצעות טפסי דואר אלקטרוני של InfoPath

באפשרותך להשתמש בטפסי דואר אלקטרוני של InfoPath כדי לאסוף נתונים מאחרים. לדוגמה, אם אתה מנהל ששולח הודעות דואר אלקטרוני שבועיות לצוות שלך כדי להזכיר לו למלא טופס דוח הוצאות, תוכל להשתמש ב- Office Outlook 2007 כדי לשלוח את טופס דוח ההוצאות כטופס הודעת דואר אלקטרוני של InfoPath. אם חברי הצוות שלך יוסיפו את כתובת הדואר האלקטרוני שלך לתיבה אל בטופס הדואר האלקטרוני של InfoPath כשהם ישלחו את הנתונים שלהם, תקבל עותקים של דוח ההוצאות שלהם בתיבת הדואר הנכנס של Office Outlook 2007 שלך. בעת איסוף נתונים באמצעות טפסי דואר אלקטרוני של InfoPath, באפשרותך גם לנהל נתונים אלה על ידי ביצוע המשימות הבאות:

  • אחסון נתונים בתיקיות    ב- Office Outlook 2007, באפשרותך להשתמש בסוג חדש של תיקיה, הנקרא, תיקיית טפסי InfoPath, כדי לאחסן אוספים של טפסי Office InfoPath 2007 קשורים. לדוגמה, אם תאסוף טפסי דוח מצב מהצוות שלך באמצעות Office Outlook 2007, תוכל לאחסן את דוחות המצב המושלמים בתיקיה InfoPath Forms בתיבת הדואר הנכנס שלך. באפשרותך גם לבחור להציג נתונים מכל טופס בעמודות בתיקיה זו. פעולה זו מאפשרת לך לקבץ, לסנן למיין במהירות נתונים מטפסים מרובים.

    לפני שתוכל להציג נתונים מטופס בתצוגה של תיקית InfoPath Forms, על תבנית הטופס עבור טופס זה להיות מוגדרת לשימוש בקידום מאפיינים. קידום מאפיינים מאפשר לשדות בטופס להציג ערכים בתיקיות InfoPath Forms ב- Office Outlook 2007 או בשרתים בהם פועל Windows SharePoint Services 3.0 או InfoPath Forms Services. מעצב תבנית טופס בלבד יכול להפוך קידום מאפיינים לזמין עבור תבנית טופס באמצעות InfoPath.

  • מיזוג נתונים    באפשרותך לאחד נתונים מטפסי דואר אלקטרוני מרובים של InfoPath לטופס אחד. לדוגמה, אם תאסוף טפסי דוח מצב מהצוות שלך באמצעות Office Outlook 2007, תוכל למזג את הנתונים מהטפסים שלהם לטופס סיכום אחד עבור המנהל שלך.

  • ייצוא נתונים    אם ברצונך לבצע ניתוח מפורט של נתוני טופס, באפשרותך לייצא אותם מהתיקיה 'טפסים' שלך ב- Outlook לחוברת עבודה של Microsoft Office Excel 2007. באפשרותך גם לייצא טפסי דואר אלקטרוני יחידים של InfoPath כקבצי ‎.xml לשולחן העבודה שלך.

לראש הדף

תנאים מוקדמים לשימוש בטופסי דואר אלקטרוני של InfoPath

כדי להשתמש בטפסי דואר אלקטרוני של InfoPath בהצלחה, עליך לוודא שלך ולאנשים שאיתם אתה עובד יש את התוכנה המתאימה מותקנת ומוגדרת.

דרישות מוקדמות להתקנה

כדי לשלוח או לקבל טפסי דואר אלקטרוני ב- Microsoft Office Outlook 2007, Microsoft Office InfoPath 2007 חייב להיות מותקן במחשב שלך, ו- Office Outlook 2007 יש לקבוע את תצורת שליחה וקבלה של טפסי דואר אלקטרוני. אם יש לך תוכניות אלה מותקן במחשב שלך, Office Outlook 2007 מוגדר לשלוח טפסי דואר אלקטרוני, אך הדבר נכון לא עבור הנמענים של טפסי דואר אלקטרוני שלך, הטפסים שאתה שולח תופיע בפני הנמענים אלה כקבצים מצורפים להודעות דואר אלקטרוני. לאחר מכן, הנמענים יכולים לשמור את הטפסים המצורף ולחץ פתיחתן באמצעות InfoPath. תצורת Office Outlook 2007 שליחה וקבלה של טפסי דואר אלקטרוני כברירת מחדל. כדי להפעיל טפסי דואר אלקטרוני או ביטול, בתיבת הדו-שיח אפשרויות ב- Office Outlook 2007, לחץ על אפשרויות מתקדמות בכרטיסיה אחר, ולאחר מכן בחר או נקה את תיבת הסימון אפשר טפסי דואר אלקטרוני בתיבת הדו-שיח אפשרויות מתקדמות.

דרישות מוקדמות להתקנה עבור נמענים

אם הנמענים של טפסי הדואר האלקטרוני שלך אין Microsoft Office Outlook 2007 ו- Microsoft Office InfoPath 2007 התקנת מוגדר לשימוש טפסי דואר אלקטרוני, הם יקבלו הודעת דואר אלקטרוני המכילה ייצוג HTML של תצוגת טופס ברירת המחדל ומסמכים טופס InfoPath יצורפו להודעת הדואר האלקטרוני. אם הנמענים מותקנת גירסה קודמת של InfoPath המותקן הטופס מכילה תכונות תאימות לאחור, הם יכולים לשמור את הקובץ המצורף טופס ופתח אותו באמצעות הגירסה הקודמת של InfoPath.

תלותיות של תבניות טופס

אם ברצונך שמשתמשי מלא טפסי דואר אלקטרוני ושלח את הנתונים בחזרה אליך, תבנית הטופס המשויכת של הטופס אינו מאוחסן במיקום משותף המשתמשים שלך יכולים לגשת אליהם, באפשרותך לכלול את תבנית טופס עם טופס דואר אלקטרוני של InfoPath על-ידי לחיצה על האפשרות כלול תבנית טופס בחלונית המשימות אפשרויות דואר. חלונית המשימות מופיע כאשר אתה מעביר של טופס דואר אלקטרוני של InfoPath או השב אליה, או כאשר אתה שולח אותה על-ידי לחיצה על ' שלח ' בטופס. לחלופין, באפשרותך לשלוח גירסה לקריאה בלבד של הטופס.

לראש הדף

הערה: כתב ויתור בנוגע לתרגום מכונה: מאמר זה תורגם על-ידי מערכת מחשב, ללא התערבות אדם. Microsoft מציעה את תרגומי המכונה כדי לסייע למשתמשים שאינם דוברי אנגלית ליהנות מתוכן בנושא מוצרים, שירותים וטכנולוגיות של Microsoft. מכיוון שהמאמר תורגם על-ידי מכונה, הוא עלול להכיל שגיאות באוצר המילים, בתחביר או בדקדוק.

הרחב את הכישורים שלך
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×