מבוא לשימוש בזרימות עבודה עם טופסי InfoPath

חשוב: מאמר זה תורגם בתרגום מכונה, ראה כתב ויתור. תוכל למצוא את הגרסה באנגלית של המאמר כאן לעיונך.

במאמר זה

מהן זרימות עבודה?

דרכים לשימוש בזרימות עבודה עם טפסי InfoPath

זרימות עבודה הכלולות ב- Office SharePoint Server 2007

תמיכה עבור זרימות עבודה מותאמות אישית ב- Windows SharePoint Services 3.0 או ב- Office SharePoint Server 2007

שלבים המעורבים בשימוש בזרימות עבודה

הפעלת זרימת עבודה במסמך או בפריט

מהן זרימות עבודה?

זרימת עבודה נקראת לעתים מסדרת פעילויות היוצרות תוצאה. בהקשר של Microsoft SharePoint במוצרים ובטכנולוגיות, זרימת עבודה מוגדרת בצורה מדויקת יותר כ תנועה אוטומטית של מסמכים או פריטים דרך רצף מסוים של פעולות או משימות הקשורות לתהליך עסקי. זרימות עבודה יכולות לשמש לניהול תהליכים עסקיים נפוצים בתוך ארגון באופן עקבי על-ידי מתן אפשרות לארגונים לצרף לוגיקה עסקית מסמכים או פריטים ב- SharePoint רשימה או ספריה. לוגיקה עסקית היא למעשה קבוצת הוראות מציין אשר שולטת על פעולות המתרחשות במסמך או בפריט.

זרימות עבודה באפשרותך לייעל את העלות והזמן הנדרשים כדי לתאם תהליכים עסקיים נפוצים, כגון אישור פרוייקט או מסמך סקירת, על-ידי ניהול ומעקב אחר המשימות אנוש המעורבות שתהליכים אלה. לדוגמה, באתר Microsoft Office SharePoint Server 2007, באפשרותך להוסיף זרימת עבודה ל- ספריית מסמכים המנתבת מסמך לקבוצה של אנשים לאישור. כאשר מחבר המסמך מתחיל זרימת עבודה זו מסמך בספריה זו, זרימת העבודה יוצרת משימות אישור מסמך, מקצה משימות אלה למשתתפים בזרימת העבודה ולאחר מכן שולח דואר אלקטרוני התראות על הודעות המשתתפים הכוללים הוראות משימה וקישור למסמך לאישור. בזמן שזרימת העבודה מתבצעת, הבעלים של זרימת העבודה (במקרה זה, מחבר המסמך) או משתתפי זרימת העבודה יכולים לבדוק את הדף ' מצב זרימת עבודה ' כדי לראות אילו משתתפים השלימו את משימות זרימת העבודה שלהם. הדף ' מצב זרימת עבודה זמינה על-ידי לחיצה על מצב זרימת העבודה עבור מסמך או פריט בספריית המסמכים. כאשר משתתפים להשלים משימות זרימת העבודה שלהם, זרימת העבודה מסתיימת ואת הבעלים מקבל הודעה באופן אוטומטי זרימת העבודה הושלם.

האיור הבא מציג את תהליך זרימת עבודה של אישור.

תרשים זרימה של זרימת העבודה 'אישור'

זרימות עבודה לא רק תומכות בתהליכי העבודה ידנית קיים אלא גם להרחיב את הדרכים שבו אנשים יכולים לשתף פעולה ולעבוד עם מסמכים, רשימות וספריות. משתמשי האתר באפשרותך להתחיל ולאחר להשתתף בזרימות עבודה על-ידי שימוש בטפסים הניתנים להתאמה אישית הנגישים מהמסמך או פריט ב- SharePoint רשימה או ספריה. טפסים אלה להתאמה אישית הם דפי SharePoint שעוזרים למשתמשים כדי לסקור או לבצע שינויים לזרימת העבודה. בנוסף, הפונקציונליות של זרימת העבודה ב- Office SharePoint Server 2007 משולבת באופן הדוק עם Microsoft Office system 2007. ניתן לבצע את המשימות הבאות של זרימת עבודה בו באתר Office SharePoint Server 2007 או ישירות מתוך תוכניות מסוימות המהוות חלק מהדורה 2007 של Office:

  • הצגת רשימת זרימות העבודה הזמינות עבור מסמך או פריט.

  • התחלת זרימת עבודה במסמך או בפריט.

  • הצגה, עריכה או הקצאה מחדש של משימת זרימת עבודה.

  • השלמת משימת זרימת עבודה.

לראש הדף

דרכים לשימוש בזרימות עבודה עם טפסי InfoPath

באפשרותך ליצור טפסים של Microsoft Office InfoPath המציגים נתונים ספציפיים התואם ל- המצב הנוכחי של זרימת עבודה. ניתן לעשות זאת על-ידי עיצוב תבנית טופס לשימוש כללים לביצוע פעולות בטופס בהתבסס על המצב של זרימת העבודה. כך תוכל לפשט את התהליכים אנשים המשתמשים יוכלו למלא טפסים. לדוגמה, באפשרותך לעצב טפסים כדי להציג קבצים לקריאה בלבד תצוגה כאשר המצב של זרימת עבודה הושלמה, לכן, הנתונים בטופס אין לשנות.

באפשרותך גם להשתמש כללים כדי להפוך טפסים להגיב לזרימות עבודה בדרכים אחרות. לדוגמה, באפשרותך להשתמש בכלל כדי להציג הודעת תיבת דו-שיח המכיל הוראות ספציפיות מצב זרימת עבודה מסוימת.

הערה: בתיבות הדו-שיח לא יופיעו באופן אוטומטי בתבניות טפסים המותאמות לשימוש בדפדפן שמשתמשים ממלאים בדפדפן אינטרנט.

יש להוסיף זרימות עבודה כדי רשימה, ספריה או סוג תוכן כדי להפוך אותם לזמינים לשימוש בטפסים של InfoPath. סוגי זרימת עבודה זמינים עבור אתר משתנות בהתאם לסוג של אתר, אם זרימות עבודה מופעלות אם נוצרו זרימות עבודה מותאמות אישית באמצעות Microsoft Office SharePoint Designer 2007. פנה למנהל החווה שלך כדי לקבוע אילו זרימות עבודה מותקן ומוכן עבור האתר שלך.

כל זרימת עבודה מוגדרת על-ידי מצבים ייחודית עם שמות תיאורי, כגון מתבצע. השמות עבור מצבים משתנות בהתאם לסוג של זרימת עבודה. לדוגמה, זרימת עבודה של אישור — שאינו זמין בשרתים המפעילים Microsoft Office SharePoint Server 2007 — כולל מצב עבור מתבצע, בוטלהושלם. המצבים של זרימת עבודה של שלושה מצבים — שאינו זמין ב- Windows SharePoint Services 3.0 — ניתן להגדיר זאת על-ידי האדם מוסיף את זרימת העבודה ספריה או רשימה, בעוד זרימות עבודה אחרות להשתמש מצבי רגיל כגון המצב מתבצע שצוין לעיל. למרות השם התיאורי גלוי למשתמש, מצבים זרימת עבודה מיוצגים על-ידי ערכים מספריים באופן תיכנותי. כדי לעצב תבנית טופס בהתאם למצב זרימת עבודה ספציפיים, עליך לדעת את הערך המספרי עבור מצב זרימת העבודה שבה ברצונך להשתמש. הסיבה לכך היא InfoPath משתמש הערך המספרי של זרימת העבודה כדי ליזום פעולה, כגון להחליף תצוגות.

זרימות עבודה הכלולות באתרי SharePoint

זרימות העבודה הבאים לטפל תרחישים עסקיים נפוצים ואת כלולות ב- Windows SharePoint Services 3.0 ו- Office SharePoint Server 2007.

זרימות עבודה הכלולות ב- Windows SharePoint Services 3.0

כלול את זרימת העבודה של שלושה מצבים Windows SharePoint Services 3.0 ואתרי Office SharePoint Server 2007. זרימת עבודה של שלושה מצבים ניתן להשתמש כדי לנהל תהליכים עסקיים הדורשים מארגונים לעקוב אחר נושאים או פריטים, כגון נושאים הקשורים לתמיכה בלקוחות, מכירות פוטנציאליות או משימות פרוייקטים.

לראש הדף

זרימות עבודה הכלולות ב- Office SharePoint Server 2007

אתר Office SharePoint Server 2007 כולל גם זרימות העבודה הבאים העונות על תרחישים עסקיים נפוצים:

  • אישור     זרימת עבודה זו מנתבת טופס שקבוצת אנשים לאישור. כברירת מחדל, זרימת העבודה של אישור משויכת לסוג תוכן מסמך, ומשמעות הדבר היא שזמינה באופן אוטומטי בספריות מסמכים. גירסה של זרימת העבודה של אישור גם שייכת, כברירת מחדל, עם ספריית דפים באתר פרסום, ניתן להשתמש זרימת העבודה כדי לנהל את תהליך האישור עבור הפרסום של דפי אינטרנט.

  • איסוף משוב     זרימת עבודה זו מנתבת טופס שקבוצת אנשים משוב. בודקים יכולים לספק משוב, אשר מכן נאסף ונשלח לאדם שיזם את זרימת העבודה. כברירת מחדל, זרימת העבודה של איסוף משוב משויכת לסוג תוכן מסמך, ומשמעות הדבר היא שסוג תוכן המסמך זמינה באופן אוטומטי בספריות מסמכים.

  • איסוף חתימות    זרימת עבודה זו מנתבת מסמך Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office PowerPoint 2007 או Microsoft Office Excel 2007 לקבוצה של אנשים כדי לאסוף חתימות דיגיטליות שלהם. יש אפשרות להפעיל זרימת עבודה זו בתוכנית Microsoft Office system 2007. כברירת מחדל, זרימת העבודה ' איסוף חתימות ' משויכת לסוג תוכן מסמך, ומשמעות הדבר היא שזמינה באופן אוטומטי בספריות מסמכים. עם זאת, זרימת העבודה ' איסוף חתימות ' זמינה רק עבור מסמכי Office המכילים אחד או יותר של שורות חתימה של Microsoft Office.

    הערה: זרימת עבודה זו אינה זמינה לשימוש עם טפסי InfoPath.

  • אישור מחיקה     זרימת עבודה זו, התומכת בתהליכי ניהול רשומות, מנהלת תפוגה ושמירה של מסמכים על-ידי מתן אפשרות למשתתפים להחליט אם לשמור או למחוק מסמכים שפג תוקפם. זרימת העבודה 'אישור מחיקה' מיועדת לשימוש בעיקר במסגרת אתר של 'מרכז רשומות'.

  • אישור קבוצה     זרימת עבודה זו דומה לזרימת העבודה של אישור, אך היא משתמשת בספריית מסמכים ייעודית ומציעה תצוגה מותאמת אישית של תהליכי האישור שבה משתמש משתתף. זרימת עבודה זו מספקת תרשים ארגוני הירארכי ממנו יש לבחור את המאשרים ומאפשרת זרימת העבודה למאשרים להשתמש בפקד חותמת במקום חתימה. פתרון זה זמין רק עבור גירסאות מזרח אסיה של Office SharePoint Server 2007.

  • ניהול תרגום    זרימת עבודה זו מנהלת את תהליך התרגום הידני של מסמכים על-ידי יצירת עותקים של המסמך לתרגום ועל -ידי הקצאת משימות תרגום למתרגמים. זרימת עבודה זו תהיה זמינה רק עבור ספריות ניהול תרגום.

ניתן להתאים אישית כל אחד זרימות העבודה לעיל עבור הארגון שלך במספר דרכים. לדוגמה, בעת הוספת זרימת עבודה של רשימה, ספריה או סוג תוכן כדי להפוך אותו לזמין לשימוש במסמכים או בפריטים, באפשרותך להתאים אישית את רשימות משימות ורשימות היסטוריה, שבו מאוחסן מידע אודות זרימת העבודה.

כאשר משתמש מפעיל זרימת עבודה במסמך או בפריט, בהתאם לסוג זרימת עבודה, ייתכן שהמשתמש האפשרות כדי להמשיך ולהתאים אישית את זרימת העבודה על-ידי ציון רשימת המשתתפים, תאריך יעד והוראות משימה.

לראש הדף

תמיכה עבור זרימות עבודה מותאמות אישית ב- Windows SharePoint Services 3.0 או Office SharePoint Server 2007

הארגון שלך עשוי לבחור לפתח ולפרוס זרימות עבודה מותאמות אישית הייחודיות לתהליכים עסקיים בארגון שלך. זרימות עבודה יכולות להיות פשוטות או מורכבות ככל שנדרש לתהליכים העסקיים בארגון. מפתחים יכולים ליצור זרימות עבודה המופעלות על-ידי משתמשי האתר, או שהם יכולים ליצור זרימות עבודה באופן אוטומטי בהתבסס על אירוע מסוים, כגון כאשר פריט רשימה של SharePoint או טופס בספריית מסמכים נוצר או השתנה. אם הארגון שלך כולל שפותחו שנפרס זרימות עבודה מותאמות אישית, זרימות עבודה אלה שיהיו זמינות לשימוש באתר שלך.

בהתאם מהאנשים הכרוכים ביצירת זרימת העבודה, קיימות שתי דרכים שבהן ניתן ליצור זרימות עבודה מותאמות אישית עבור Windows SharePoint Services 3.0 או Office SharePoint Server 2007:

  • מפתחי תוכנה מקצועיים     מפתחי תוכנה מקצועיים יכולים ליצור זרימות עבודה באמצעות Microsoft Visual Studio 2005 סיומות עבור Windows בסיס זרימת העבודה. זרימות עבודה אלה מכילים קוד מותאם אישית ופעילויות זרימת עבודה. לאחר שמפתח מקצועי יוצר זרימת עבודה מותאמת אישית, מנהל שרת באפשרותך לפרוס זרימת עבודה זו על-פני אתרים מרובים.

  • מעצבי אתרים    מעצבי באפשרותך לעצב זרימות עבודה ללא קוד לשימוש ספציפי ברשימה או בספריה באמצעות תוכנית עיצוב אתרים התואמת ל- Windows SharePoint Services, כגון Microsoft Office SharePoint Designer 2007. זרימות עבודה אלה נוצרות מרשימה של פעילויות זרימת עבודה זמינים ולאחר מעצב האינטרנט שיוצר אחת מזרימות אלה לפרוס אותה ישירות אל ספריית מסמכים או רשימה שבו ייעשה שימוש אותו.

אם אתה מעוניין ליישם זרימת עבודה מותאמת אישית, פנה למנהל החווה שלך לקבלת מידע אודות משאבים זמינים בארגון שלך. לקבלת מידע נוסף אודות פיתוח זרימות עבודה מותאמות אישית עבור Windows SharePoint Services 3.0, ראה את Windows SharePoint Services Developer Center ב- MSDN. לקבלת מידע נוסף אודות פיתוח זרימות עבודה מותאמות אישית עבור Office SharePoint Server 2007, ראה Microsoft Office SharePoint Server 2007 SDK, שאינו זמין מפורטל Microsoft Office SharePoint Server 2007 מפתחים ב- MSDN.

לראש הדף

שלבים המעורבים בשימוש בזרימות עבודה

ישנם כמה שלבים הכרוכים בשימוש בזרימות במסמך או בפריט. כל שלב נועדה להתבצע על-ידי אנשים בתפקידים שונים. לדוגמה, מנהל אתר, באפשרותך להוסיף זרימת עבודה בספריית מסמכים, יוצר תוכן ניתן להפעיל זרימת עבודה או לשנות זרימת עבודה המתבצעת ולאחר בודק המסמך או כמאשר יכולים להשלים משימת זרימת העבודה.

בסעיף הבא נסביר את התהליכים הבאים המשויך בשימוש בזרימות עבודה:

  • הוספת זרימת עבודה לרשימה, ספריה או סוג תוכן

  • הפעלת זרימת עבודה במסמך או בפריט

  • שינוי זרימת עבודה במהלך הביצוע

  • השלמת משימות זרימת עבודה

  • מעקב אחר מצב זרימות העבודה

הוספת זרימת עבודה לרשימה, ספריה או סוג תוכן

לפני שניתן יהיה להשתמש בזרימת, אותו מוכרחה להתווסף רשימה, ספריה או סוג תוכן. עליך להשתמש בניהול רשימות הרשאות כדי להוסיף זרימת עבודה של רשימה, ספריה או סוג תוכן. ברוב המקרים, מנהלי אתרים או אנשים המנהלים רשימות או ספריות ספציפיות לבצע משימה זו.

זמינות זרימת עבודה בתוך אתר משתנה, בהתאם למיקום שבו היא נוספת:

  • אם תוסיף זרימת עבודה ישירות לרשימה או לספריה, היא תהיה זמינה רק עבור פריטים ברשימה או בספריה זו.

  • אם תוסיף זרימת עבודה לסוג תוכן רשימה (מופע של סוג תוכן אתר שנוסף לרשימה או ספריה ספציפיים), היא תהיה זמינה עבור פריטים מאותו סוג תוכן בלבד ברשימה או בספריה הספציפית שלה שויך סוג תוכן זה.

  • אם תוסיף זרימת עבודה לסוג תוכן אתר, זרימת עבודה זו תהיה זמינה עבור כל פריט בעל סוג תוכן זה בכל רשימה או ספריה אליה התווסף מופע של סוג תוכן אתר זה. אם ברצונך שזרימת עבודה תהיה זמינה בהיקף נרחב לאורך רשימות או ספריות באוסף אתרים עבור פריטים בעלי סוג תוכן מסוים, הדרך היעילה ביותר להשיג תוצאה זו היא על-ידי הוספת זרימת עבודה זו ישירות לסוג תוכן אתר.

בעת הוספת זרימת עבודה של רשימה, ספריה או סוג תוכן, באפשרותך להתאים אישית את זרימת העבודה עבור המיקום הספציפי שלה על-ידי ציון אחת מהאפשרויות הבאות:

  • השם עבור המופע של זרימת העבודה.

  • רשימת המשימות שבה מאוחסנות משימות הקשורות לזרימת העבודה.

  • רשימת ההיסטוריה המתעדת את כל האירועים הקשורים לזרימת העבודה.

  • האופן שבו ברצונך להפעיל את זרימת העבודה.

  • אפשרויות נוספות הספציפיות לזרימת העבודה הנפרדת. לדוגמה, כיצד משימות מנותבות למשתתפים, אילו נסיבות משלימות את זרימת העבודה וואילו פעולות מתרחשות לאחר שזרימת העבודה הושלמה.

הערה: בעת הוספת זרימת עבודה של רשימה, ספריה או סוג תוכן, עליך להפוך אותה לזמינה עבור מסמכים או פריטים במיקום ספציפי. אין להפעיל את זרימת העבודה בפועל. חפש קישורים למידע נוסף אודות הוספת זרימות עבודה לרשימות, ספריות או סוגי תוכן בסעיף למידע נוסף.

הפעלת זרימת עבודה במסמך או בפריט

לאחר הוספת זרימת עבודה של רשימה, ספריה או סוג תוכן, באפשרותך להפעיל זרימת עבודה במסמך או בפריט במיקום זה (אם זרימת העבודה מוגדרת כדי לאפשר לו להפעלה ידנית). כדי להפעיל זרימת עבודה, עליך לבחור את זרימת העבודה שעבורה ברצונך מהרשימה של זרימות עבודה הזמינות עבור המסמך או הפריט. במידת הצורך, ייתכן שתצטרך גם למלא טופס עם המידע הנדרש לזרימת העבודה. בהתאם כיצד זרימת העבודה היה מיועדת וקביעת תצורה, בעת הפעלת זרימת העבודה ייתכן האפשרות כדי להמשיך ולהתאים אותו אישית על-ידי ציון אפשרויות כאלה כמשתתפים, תאריך יעד, הוראות משימה.

שינוי זרימת עבודה במהלך הביצוע

לאחר החלה של זרימת עבודה, ייתכן שיהיה עליך לבצע בו שינויים. לדוגמה, ייתכן שיהיה עליך להוסיף משתתפים נוספים, או משתתף זרימת עבודה, ייתכן שתצטרך הקצאה מחדש של המשימה שלו לאדם אחר או לבקש שינוי במסמך או בפריט המהווה את מוקד זרימת העבודה. באפשרותך לשנות חלק מזרימות העבודה המוגדרות מראש הכלולות ב- Office SharePoint Server 2007 בזמן שזרימת העבודה מתבצעת. אם הארגון שלך כולל שפותחו שנפרס זרימת עבודה מותאמת אישית, היכולת לשנות את זרימת העבודה כאשר הוא מתבצע תלוי כיצד היא תוכננה.

השלמת משימות זרימת עבודה

כל אירוע זרימת עבודה הדורשת אינטראקציה ידנית מיוצג באמצעות משימת זרימת עבודה. כאשר מוקצית משימה למשתתף זרימת עבודה, נמען המשימה באפשרותך להשלים משימה זו או לבקש שינויים בזרימת העבודה עצמה על-ידי עריכת טופס משימת המשויך זרימת העבודה. ב- Office SharePoint Server 2007, יכולים משתתפי זרימת עבודה להשלים משימות זרימת עבודה באתר SharePoint או ישירות מתוך תוכנית Microsoft Office 2007 — כגון Microsoft Office InfoPath 2007. כאשר משתתף זרימת עבודה משלים משימת זרימת עבודה או מבקש שינוי בזרימת העבודה, השרת מתבקש כדי להזיז את מצב זרימת העבודה לשלב הבא בזרימת העבודה.

מעקב אחר המצב של זרימת עבודה

בעלים של זרימת עבודה ומשתתפים יכולים לעקוב אחר ההתקדמות של זרימת עבודה על-ידי בדיקת דף המצב המשויך זרימת העבודה, באתר SharePoint. דף המצב כולל מידע מצב אודות משימות זרימת העבודה שלא הושלמו. הוא כולל גם מידע היסטוריה הרלוונטי לזרימת העבודה.

Office SharePoint Server 2007 כולל גם כלי דיווח המספקים ניתוח מצטבר של היסטוריית זרימת עבודה. ארגונים יכולים להשתמש בניתוח זה כדי לאתר אזורים בתהליכי שזקוקים כדי ניתן לשפר או כדי לקבוע אם קבוצה היא ליעדי את הביצועים עבור תהליך עסקי נתון. Office SharePoint Server 2007 כולל כמה דוחות Microsoft Excel מוגדרים מראש שניתן להשתמש בהם עם כל זרימת עבודה. בנוסף, מידע היסטוריית זרימת עבודה זמין כמקור נתונים רשימת SharePoint שבה הניתן לשימוש ולניתוח בתוכניות אחרות, כגון Microsoft Office Visio 2007, Microsoft Office Access 2007, Microsoft Office InfoPath 2007, או בתהליכים עסקיים מותאמים אישית פיקוח על פתרון.

לראש הדף

הערה: כתב ויתור בנוגע לתרגום מכונה: מאמר זה תורגם על-ידי מערכת מחשב, ללא התערבות אדם. Microsoft מציעה את תרגומי המכונה כדי לסייע למשתמשים שאינם דוברי אנגלית ליהנות מתוכן בנושא מוצרים, שירותים וטכנולוגיות של Microsoft. מכיוון שהמאמר תורגם על-ידי מכונה, הוא עלול להכיל שגיאות באוצר המילים, בתחביר או בדקדוק.

הרחב את הכישורים שלך
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×