מבוא לרשימות

הערה:  אנו מעוניינים לספק לך את תוכן העזרה העדכני ביותר במהירות האפשרית, בשפה שלך. דף זה תורגם באמצעות אוטומציה והוא עשוי לכלול שגיאות דקדוק או אי-דיוקים. מטרתנו היא כי תוכן זה יהיה שימושי עבורך. האם תוכל לספר לנו אם המידע הועיל לך, בחלק התחתון של דף זה? לנוחותך, הנה המאמר באנגלית .

רשימה היא אוסף של מידע שבאפשרותך לשתף עם חברי צוות. לדוגמה, באפשרותך ליצור טופס הרשמה לאירוע או לעקוב אחר אירועי הצוות בלוח שנה.

סקירה

בעת יצירת אתר Microsoft Windows SharePoint Services, נוצרים עבורך מספר סוגי רשימות. רשימות ברירת מחדל אלה נעות מלוח דיונים ועד לרשימת לוח שנה.

תוכל להתאים אישית ולהוסיף פריטים לרשימות אלה, ליצור רשימות נוספות מתוך תבניות רשימה שכבר קיימות וליצור רשימות מותאמות אישית הכוללות רק את ההגדרות ואת העמודות שתבחר.

באפשרותך להציג ברשימה במספר דרכים שונות. לדוגמה, באפשרותך לספק בדף אחד תצוגה המכילה את כל המשימות ובדף אחר, תצוגה המכילה רק את המשימות שתאריך היעד שלהן הוא היום. כמו כן, באפשרותך להשתמש בתיקיות כדי לארגן את פריטי הרשימה שלך. לדוגמה, באפשרותך להציג רק את האירועים הנוכחיים בלוח השנה בדף הבית וליצור תצוגה חזותית — הדומה ללוח שנה שעל הקיר — בדף אחר.

האם יש לך נתונים בגליון אלקטרוני שברצונך להשתמש בהם ברשימה באתר Windows SharePoint Services 3.0? באפשרותך ליצור רשימה חדשה, כולל העמודות והנתונים, על-ידי ייבוא גליון עבודה.

אם מותקנות אצלך תוכניות מסד נתונים תואמות Windows SharePoint Services 3.0 כגון Microsoft Office Access 2007 והדפדפן שלך תומך בפקדי ActiveX, תוכל לשלב את נתוני הרשימה שלך עם כלי מסד נתונים כגון שאילתות, צירופים ודוחות.

ניתן להציג רשימות גם ברכיבי Web Part בדפים באתר שלך. רכיבי web Part הם אבני הבניין של אתר אינטרנט ולאחר מכן ניתן להשתמש בהם כדי להוסיף פריטים ישירות מתוך רשימה בדף ה-Web Part. באפשרותך גם לפתוח רשימה ישירות ולעבוד איתו. לדוגמה, רשימת ברירת המחדל של הכרזות מופיעה ב- Web Part בדף בית חדש, אך באפשרותך גם ללחוץ על הכותרת של הרשימה כדי לפתוח ולעבוד איתה בדף נפרד.

להלן מספר דרכים בהם תוכל לעבוד עם רשימות כדי לסייע לך לנהל מידע עבור הקבוצה שלך:

  • מעקב אחר גירסאות והיסטוריה מפורטת     תוכל לעקוב אחר גירסאות של פריטי רשימה, כך שתוכל לראות אילו פריטים השתנו מגירסה לגירסה וכן את שם האדם ששינה את פריטי הרשימה. אם נעשו טעויות בגירסה חדשה יותר, באפשרותך לשחזר גירסה קודמת של פריט. מעקב אחר היסטוריה של רשימה הוא חשוב במיוחד אם הארגון שלך צריך לפקח על רשימה תוך כדי התפתחותה.

    היסטוריית גירסאות של רשימה

  • דרישת אישור    באפשרותך לציין שנדרש אישור עבור פריט רשימה לפני שאחרים יוכלו לצפות בו. פריטים נמצאים במצב המתנה עד שהם מקבלים אישור או עד שהם נדחים על-ידי אדם המורשה לעשות זאת. באפשרותך להחליט אילו קבוצות משתמשים יוכלו להציג פריט רשימה לפני אישורו.

  • שילוב דואר אלקטרוני עם רשימה    אם דואר יוצא או דואר נכנס הפכו לזמינים באתר שלך, הרשימות יכולות לנצל את תכונות הדואר האלקטרוני. ניתן להגדיר רשימות מסוימות, כגון לוחות שנה, כך שאנשים יוכלו להוסיף להן תוכן על-ידי שליחת דואר אלקטרוני. רשימות אחרות, כגון רשימת משימות, ניתנות להגדרה כך שישלחו דואר לאנשים כאשר פריטים מוקצים להם. הארגון שלך יכול לבצע התאמה אישית לסוגים אחרים של רשימות כך שיקבלו דואר אלקטרוני.

  • התאמה אישית של הרשאות    באפשרותך לציין אם משתתפים ברשימה שלך יוכלו לקרוא ולערוך רק את הפריטים שהם יצרו או את כל הפריטים ברשימה. אנשים בעלי הרשאה לניהול רשימות יוכלו לקרוא ולערוך את כל פריטי הרשימה. תוכל גם להחיל רמות הרשאה ספציפיות על פריט רשימה בודד, לדוגמה, אם הנושא מכיל מידע חסוי.

  • יצירה וניהול של תצוגות    הקבוצה שלך יכולה ליצור תצוגות שונות של רשימה אחת. התכנים של הרשימה עצמה אינם משתנים, אך הפריטים מאורגנים או מסוננים כך שאנשים יוכלו למצוא את המידע החשוב ביותר או המעניין ביותר בהתאם לצרכים שלהם.

  • שימוש בנוסחאות וערכים מחושבים    באפשרותך להשתמש בנוסחאות ובערכים מחושבים כדי ליצור מידע באופן בדינאמי בעמודות של רשימה. הפעולות יכולות לכלול מידע מעמודה אחת או יותר ברשימה בנוסף לפונקציות מערכת כגון [today] לציון התאריך הנוכחי. לדוגמה, באפשרותך לציין תאריך יעד המהווה ברירת מחדל שהוא שבעה ימים מהתאריך הנוכחי.

  • הישאר מעודכן לגבי שינויים    רשימות ותצוגות ב- Windows SharePoint Services 3.0 עושות שימוש כעת ב- RSS, כך שחברי קבוצת העבודה שלך יוכלו לקבל עדכונים באופן אוטומטי. RSS היא טכנולוגיה המאפשרת קבלה והצגה של עדכונים או הזנות RSS של חדשות ומידע במיקום אחיד. באפשרותך גם ליצור התראות דואר אלקטרוני שיודיעו לך כאשר הרשימות משתנות או כאשר פריטים חדשים מצורפים. התראות הן דרך נוחה לעקוב אחר שינויים חשובים.

  • שיתוף מידע רשימה עם תוכנית מסד נתונים    אם מותקנת אצלך תוכנית מסד נתונים תואמת Windows SharePoint Services 3.0, כגון Microsoft Office Access 2007, באפשרותך לייצא ולייבא נתונים מהאתר שלך ואליו וכן לקשר טבלה ממסד הנתונים לרשימת SharePoint. בעת עבודה עם רשימת הנתונים שלך במסד נתונים, תוכל לנתח אותה כמו שתנתח כל נתון אחר, כגון באמצעות שאילתות, צירופים ודוחות.

    • השתמש ברשימות באופן עקבי על-פני אתרים    אם הקבוצה שלך עובדת עם מספר סוגים של רשימות, באפשרותך להוסיף עקביות על-פני רשימות מרובות עם סוגי תוכן, עמודות אתר ותבניות. תכונות אלה מאפשרות לך לעשות שימוש חוזר בהגדרות ובמבנה רשימה באופן יעיל. לדוגמה, באפשרותך ליצור סוג תוכן עבור נושא שירות לקוחות המציין עמודות מסוימות (כגון קשר עם לקוחות) ותהליכים עסקיים עבור סוג התוכן. דוגמה נוספת היא יצירת עמודת אתר עבור שמות מחלקה בעלת רשימה נפתחת של מחלקות. באפשרותך לעשות שימוש חוזר העמודה ברשימות מרובות כדי לוודא כי השמות מופיעים תמיד באותו האופן בכל רשימה.

      חפש קישורים למידע נוסף אודות סוגי תוכן, עמודות אתר ותבניות רשימה בסעיף למידע נוסף.

  • עבודה על פריטי רשימה מתוך תוכנית דואר אלקטרוני    באמצעות תוכנית דואר אלקטרוני תואמת Windows SharePoint Services 3.0, תוכל לקחת מידע רשימה חשוב איתך. לדוגמה, באמצעות Microsoft Office Outlook 2007, תוכל להציג ולעדכן משימות, אנשי קשר ולוחות דיונים באתר שלך מתוך Outlook.

סוג הרשימה שבה תשתמש תלוי בסוג המידע שאתה משתף:

  • הכרזות    השתמש ברשימת הודעות כדי לשתף חדשות ונתוני מצב ולספק תזכורות. הודעות תומכות בעיצוב משופר עם תמונות, היפר-קישורים, ולחץ על טקסט המעוצב.

  • אנשי קשר    השתמש רשימת אנשי קשר כדי לאחסן מידע אודות אנשים או קבוצות שאתה עובד איתן. אם אתה משתמש בדואר אלקטרוני או פנה אל תוכנית לניהול התואמת ל- Windows SharePoint Services 3.0, באפשרותך להציג ולעדכן את אנשי הקשר מאתר SharePoint שלך בתוכנית אחרת. לדוגמה, באפשרותך לעדכן רשימה של כל הספקים של הארגון שלך מ- Office Outlook 2007. רשימת אנשי קשר אינה מנהלת בפועל את החברים באתר שלך, אך הוא יכול לשמש לאחסון ושיתוף של אנשי קשר עבור הארגון שלך, כגון רשימה של ספקים חיצוניים.

  • לוחות דיונים    השתמש בלוח דיונים כדי לספק מיקום מרכזי כדי להקליט ולאחסן דיונים צוות הדומה לתבנית של קבוצות דיון. אם מנהל המערכת שלך הפך את רשימות באתר שלך כדי לקבל דואר אלקטרוני, לוחות דיונים יכולים לאחסן דיוני דואר אלקטרוני מתוכניות הדואר האלקטרוני הנפוצות ביותר. לדוגמה, באפשרותך ליצור לוח דיונים עבור שחרור המוצר החדש של הארגון שלך. אם אתה משתמש בתוכנית דואר אלקטרוני תואמת Windows SharePoint Services 3.0, באפשרותך להציג ולעדכן את לוח הדיונים שלך במהלך עבודה בתוכנית האחרת.

  • קישורים    השתמש ברשימת קישורים כמיקום מרכזי עבור קישורים באינטרנט, באינטרא-נט של החברה שלך ומשאבים אחרים. לדוגמה, תוכל ליצור רשימה של קישורים לאתרי אינטרנט של הלקוחות שלך.

  • לוח שנה    השתמש בלוח שנה עבור כל האירועים של הצוות שלך או עבור מצבים ספציפיים, כגון חופשות של החברה. לוח שנה מספק תצוגות חזותיות, הדומה ללוח שנה שולחני או על הקיר, של אירועי הצוות שלך, כולל פגישות, אירועים חברתיים אירועים של יום שלם. באפשרותך גם לעקוב אחר אבני דרך של הצוות, כגון תאריכי יעד או תאריכי השקה של מוצרים, שאינן קשורות למרווח זמן מסוים. אם אתה משתמש בתוכנית דואר אלקטרוני או לוח שנה שתואמת Windows SharePoint Services 3.0, באפשרותך להציג ולעדכן את לוח השנה שלך מאתר SharePoint שלך במהלך עבודה בתוכנית האחרת. לדוגמה, באפשרותך להשוות ואת עדכון לוח השנה שלך באתר SharePoint עם תאריכים מלוח השנה Office Outlook 2007, על-ידי הצגת שני לוחות שנה זה לצד זה או בשכבת-על ביניהם ב- Office Outlook 2007.

  • משימות    שימוש ברשימת פעילויות כדי לעקוב אחר מידע אודות פרוייקטים ואירועים אחרים לביצוע עבור הקבוצה שלך. באפשרותך להקצות משימות לאנשים, וכן לעקוב אחר המצב ואחוזי ההשלמה הפעילות עובר לכיוון השלמה. אם אתה משתמש בתוכנית דואר אלקטרוני או משימות שתואמת Windows SharePoint Services 3.0, באפשרותך להציג ולעדכן את המשימות שלך מאתר SharePoint שלך בתוכנית אחרת. לדוגמה, באפשרותך ליצור רשימת משימות עבור תהליך התקציב של הארגון שלך ולאחר מכן להציג ולעדכן אותו ב- Office Outlook 2007 יחד עם המשימות האחרות שלך.

  • משימות פרוייקט    כדי לאחסן מידע דומה לרשימת פעילויות, אך גם לספק visual או תצוגת גנט עם קווי התקדמות, שימוש ברשימת פעילויות פרוייקט. באפשרותך לעקוב אחר המצב ואחוזי ביצוע הפעילות עובר לכיוון השלמה. אם אתה משתמש בתוכנית דואר אלקטרוני או משימות שתואמת Windows SharePoint Services 3.0, באפשרותך להציג ולעדכן את משימות הפרוייקטים שלך מאתר SharePoint שלך בתוכנית האחרת. לדוגמה, באפשרותך ליצור רשימת משימות באתר SharePoint שלך כדי לזהות ולהקצות את העבודה ליצירת חוברת הדרכה. לאחר מכן באפשרותך לעקוב אחר ההתקדמות של הארגון שלך מ- Office Outlook 2007.

  • מעקב אחר נושאים    השתמש ברשימה מעקב אחר נושאים כדי לאחסן מידע אודות נושאים ספציפיים, כגון נושאים הקשורים לתמיכה, ולעקוב אחר ההתקדמות שלהם. באפשרותך להקצות נושאים, לסווג אותם, ולקשר בעיות זה לזה. לדוגמה, באפשרותך ליצור רשימת מעקב אחר נושאים לניהול בעיות שירות לקוחות ופתרונות. באפשרותך גם להוסיף הערה אודות בעיות בכל פעם שאתה עורך אותם, יצירת היסטוריה של הערות מבלי לשנות את התיאור המקורי של הנושא. לדוגמה, נציג שירות לקוחות יכול לרשום כל שלב שבוצע כדי לפתור בעיה ואת התוצאות.

  • סקר    כדי לאסוף ולבצע הידור משוב, כגון סקר שביעות רצון של עובדים או בוחן, השתמש סקר. באפשרותך לעצב את השאלות והתשובות במספר דרכים שונות ולראות מבט כולל על המשוב שלך. אם יש לך גיליון אלקטרוני או מסד נתונים של תוכנית התואמת ל- Windows SharePoint Services 3.0 או ב- Windows SharePoint Services 2.0, באפשרותך לייצא את תוצאות כדי להמשיך לנתח אותם.

  • מותאם אישית    אמנם באפשרותך להתאים אישית כל רשימה, באפשרותך להתחיל עם רשימה מותאמת אישית ולאחר מכן התאם אישית את ההגדרות שאתה מציין. באפשרותך גם ליצור רשימה המבוססת על גיליון אלקטרוני, אם יש לך תוכנית גיליון אלקטרוני תואמת Windows SharePoint Services 3.0 או Windows SharePoint Services 2.0, ו- Windows Internet Explorer ו- Microsoft Windows. לדוגמה, באפשרותך לייבא רשימה מ- Microsoft Office Excel 2007 שיצרת כדי לאחסן ולנהל חוזים עם ספקים.

שפר את הכישורים שלך ב- Office
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×