מבוא לרשימות

הערה: אנו מעוניינים לספק לך את תוכן העזרה העדכני ביותר במהירות האפשרית, בשפה שלך. דף זה תורגם באמצעות אוטומציה והוא עשוי לכלול שגיאות דקדוק או אי-דיוקים. מטרתנו היא כי תוכן זה יהיה שימושי עבורך. האם תוכל לספר לנו אם המידע הועיל לך, בחלק התחתון של דף זה? לנוחותך, הנה המאמר באנגלית.

רשימה היא אוסף של נתונים שתוכל לשתף עם חברי צוות ומשתמשים אחרים באתר. תוכל למצוא SharePoint מספק כמה תבניות רשימה כדי לספק נקודת התחלה טובה עבור ארגון פריטים ברשימה ורשימות מוכנים לשימוש. מאמר זה מסביר את הרעיונות שמאחורי יצירה ושימוש של רשימות.

עיין בנושאים הבאים לקבלת מידע אודות אופן יצירה, עריכה ומחיקה של רשימות.

הערה: שים לב כי המידע כאן ועל סוגי רשימות זמינות עבורך תלויים בגירסה של SharePoint שאתה משתמש. אם אינך יודע את הגירסה פנה למנהל, לעזור שולחני, או מנהל או לראות איזו גירסה של SharePoint אני משתמש?.

אתר כולל בדרך כלל רשימות ברירת מחדל רבות, כולל קישורים, הכרזות, אנשי קשר, מעקב אחר נושאים, סקרים ומשימות, שבהן באפשרותך להשתמש כנקודת מוקד עבור שיתוף פעולה בצוות או במסגרת פתרון עסקי. במקרים רבים, רשימות ברירת מחדל אלה יכולות לספק פתרונות יעילים ומהירים עם שינויים מעטים או ללא שינוי כלל. לדוגמה, באפשרותך להשתמש בפריטים הבאים:

  • משימות, אשר כוללות מעקב אחר בעלות והתקדמות וכן ציר זמן בתוך הדף להצגה חזותית מרהיבה של תוכן הרשימה.

  • מעקב אחר נושאים, הכולל ניהול גירסאות ואחסון היסטוריית גירסאות, לצורך ניתוח מעמיק יותר של פרוייקטים של קבוצות עבודה ומשימות עבודה נפוצות.

רשימות הן עשירות וגמישות ומתאפיינות בתכונות מוכללות רבות המספקות דרך יציבה לאחסון, שיתוף ועבודה עם נתונים. באפשרותך לבצע את הפעולות הבאות:

  • ליצור רשימה הכוללת מגוון עמודות, לרבות 'טקסט', 'מספר', 'בחירה', 'מטבע', 'תאריך ושעה', 'בדיקת מידע', 'כן/לא' ו'מחושב'. באפשרותך גם לצרף קובץ אחד או יותר לפריט רשימה כדי לספק פרטים נוספים, כגון גיליון אלקטרוני המכיל מספרים תומכים או מסמך המכיל מידע רקע.

  • יצירת תצוגות רשימה כדי לארגן, מיון וסינון נתונים בדרכים שונות וספציפיות; שנה את המטה-נתונים, כגון הוספה ומחיקה של עמודות, ושינוי כללי אימות; ולהשתמש ברשימות בעקביות באתרי שונים עם סוגי תוכן, עמודות אתר ותבניות. לדוגמה, באפשרותך להציג רק את האירועים הנוכחיים מתוך לוח שנה בדף הבית וליצור תצוגה חזותית — הדומה ללוח שנה הקיר — בדף אחר.

  • ליצור קשרי גומלין בין רשימות על-ידי שימוש בשילוב של עמודות ייחודיות, עמודות בדיקת מידע ואכיפת קשרי גומלין (מחיקה בהתאם להירארכיית הקשרים ומחיקה מוגבלת), פעולות המשפרות את יכולתך ליצור פתרונות עסקיים מתוחכמים יותר ולסייע בשמירה על תקינות הנתונים שלך.

  • ליצור רשימות מותאמות אישית, להציג את הנתונים ברכיבי Web Part ובדפי Web Part ולייבא, לייצא ולקשר אל נתונים מתוכניות אחרות, כגון Excel ו- Access.

  • לעקוב אחר גירסאות והיסטוריה מפורטת, לדרוש אישור לשינוי נתונים, להשתמש באבטחה ברמת פריט ותיקיה, להכניס ולהוציא קבצים ולהתעדכן באופן אוטומטי לגבי שינויים באמצעות התראות והזנות RSS.

  • לארגן תוכן ברשימה בודדת בתיקיות, לנוחות רבה יותר וביצועים משופרים, ולשפר את הביצועים באופן כללי בעת עבודה עם רשימות גדולות על-ידי יצירת אינדקסים.

להלן כמה דרכים שבהן באפשרותך לעבוד עם רשימות שיעזרו לך לנהל מידע עבור הקבוצה שלך.

מעקב אחר גירסאות והיסטוריה מפורטת    באפשרותך לעקוב אחר גירסאות של פריטי רשימה, כך שתוכל לראות אילו פריטים השתנו מגירסה לגירסה וכן את שם האדם ששינה את פריטי הרשימה. אם נעשו טעויות בגירסה חדשה יותר, באפשרותך לשחזר גירסה קודמת של פריט. מעקב אחר היסטוריה של רשימה הוא חשוב במיוחד אם הארגון שלך צריך לפקח על רשימה תוך כדי התפתחותה.

דרישת אישור    באפשרותך לציין שנדרש אישור עבור פריט רשימה לפני שאחרים יוכלו להציגו. פריטים נמצאים במצב המתנה עד שהם מאושרים או נדחים על-ידי אדם המורשה לעשות זאת. באפשרותך להחליט אילו קבוצות משתמשים יוכלו להציג פריט רשימה לפני אישורו.

התאמה אישית של הרשאות    באפשרותך לציין אם משתתפים ברשימה שלך יוכלו לקרוא ולערוך רק את הפריטים שהם יצרו או את כל הפריטים ברשימה. אנשים בעלי הרשאה לניהול רשימות יוכלו לקרוא ולערוך את כל פריטי הרשימה. באפשרותך גם להחיל רמות הרשאה ספציפיות על פריט רשימה בודד, לדוגמה, אם הפריט מכיל מידע חסוי.

יצירה וניהול של תצוגות    הקבוצה שלך יכולה ליצור תצוגות שונות של אותה רשימה. התוכן של הרשימה עצמה אינו משתנה, אך הפריטים מאורגנים או מסוננים כך שאנשים יוכלו למצוא את המידע החשוב ביותר או המעניין ביותר בהתאם לצרכים שלהם.

עדכון רשימות    ללא קשר לסוג הרשימה שאתה מעדכן, התהליך דומה עבור הוספה, עריכה ומחיקה של פריטי רשימה. קיימות שתי דרכים להוסיף פריט לרשימה או לערוך אותו.

  • על-ידי שימוש בטופס, שיטת העבודה המוגדרת כברירת מחדל.

  • עריכה בתוך השורה, כלומר, אתה מוסיף פריט ישירות בדף הרשימה.

אם הרשימה מוגדרת למעקב אחר גירסאות, נוצרת גירסה חדשה של פריט הרשימה בכל פעם שאתה עורך פריט רשימה. באפשרותך להציג היסטוריה של שינויי פריט הרשימה ולשחזר גירסה קודמת אם ביצעת טעות בגירסה חדשה יותר.

שימוש בנוסחאות ובערכים מחושבים    באפשרותך להשתמש בנוסחאות ובערכים מחושבים כדי ליצור מידע באופן דינאמי בעמודות של רשימה. הפעולות יכולות לכלול מידע מעמודות אחרות ברשימה וכן פונקציות מערכת כגון [today] לציון התאריך הנוכחי. לדוגמה, באפשרותך לציין תאריך יעד המהווה ברירת מחדל החל שבעה ימים מהתאריך הנוכחי.

התעדכנות בשינויים    רשימות ותצוגות יכולות להשתמש ב- RSS, כך שחברים בקבוצת העבודה שלך יוכלו לקבל עדכונים באופן אוטומטי. RSS היא טכנולוגיה המאפשרת קבלה והצגה של עדכונים או הזנות RSS של חדשות ומידע במיקום אחיד. באפשרותך גם ליצור התראות דואר אלקטרוני שיודיעו לך כאשר הרשימות משתנות או כאשר פריטים חדשים מצורפים. התראות הן דרך נוחה לעקוב אחר שינויים חשובים.

יצירת קשרי גומלין בין רשימות    כדי ליצור קשר גומלין בין שתי רשימות, ברשימת המקור, עליך ליצור עמודת בדיקת מידע שתאחזר (או "תחפש") ערך אחד או יותר מרשימת יעד, אם ערכים אלה תואמים לערך בעמודת בדיקת המידע שברשימת המקור. אם תרצה, באפשרותך להמשיך ולהוסיף עמודות נוספות מרשימת היעד לרשימת המקור. בעת יצירת עמודת בדיקת מידע, באפשרותך גם להחליט לאכוף אופן פעולה של קשרי גומלין על-ידי הגדרה של האפשרות 'מחיקה בהתאם להירארכיית הקשרים' או 'מחיקה מוגבלת', המסייעת לשמור על חוקיות הנתונים שלך ולמנוע חוסר עקביות שעשוי לגרום לבעיות בהמשך.

שיתוף מידע רשימה עם תוכנית מסד נתונים    אם יש לך תוכנית מסד נתונים, כגון Access, אתה יכול לייצא וולייבא נתונים מהאתר שלך, וכן לקשר טבלה ממסד הנתונים אל רשימת. בעת עבודה עם נתוני הרשימות שלך במסד נתונים של Access, באפשרותך גם ליצור שאילתות, טפסים ודוחות. לקבלת מידע נוסף, ראה ייבוא נתונים למסד נתונים של Access .

שימוש ברשימות באופן עקבי באתרים שונים    אם הקבוצה שלך עובדת עם מספר סוגים של רשימות, באפשרותך להוסיף עקביות בין רשימות מרובות באמצעות סוגי תוכן, עמודות אתר ותבניות. תכונות אלה מאפשרות לך לעשות שימוש חוזר בהגדרות ובמבנה הרשימה בדרך יעילה. לדוגמה, באפשרותך ליצור סוג תוכן עבור נושא של שירות לקוחות שמציין עמודות מסוימות (כגון פרטי הקשר של הלקוח) ותהליכים עסקיים עבור סוג התוכן. דוגמה נוספת היא יצירת עמודת אתר עבור שמות מחלקות, הכוללת רשימה נפתחת של מחלקות. באפשרותך לעשות שימוש חוזר בעמודה ברשימות מרובות כדי להבטיח שהשמות תמיד יופיעו באותו אופן בכל רשימה.

עבודה עם פריטי רשימה מתוך תוכנית דואר אלקטרוני    באמצעות תוכנית דואר אלקטרוני תואמת טכנולוגיות SharePoint, עליך לבצע מידע רשימה חשוב איתך. לדוגמה, עם Outlook, באפשרותך להציג ולעדכן משימות, אנשי קשר ולוחות דיון באתר שלך מ- Outlook. לקבלת מידע נוסף, ראהחיבור רשימה חיצונית ל- Outlook .

הגדרת פילוח תוכן    באפשרותך להפוך את אפשרות הפילוח של קהל יעד לזמינה עבור רשימה ולאחר מכן לקבוע כי פריטים מסוימים ברשימה יופיעו רק בפני אנשים שהם חברים בקבוצות או בקהלים ספציפיים של SharePoint ושל Active Directory. פעולה זו מושגת באמצעות רכיבי Web Part, כגון ה- Web Part של שאילתת תוכן, המשתמש בפילוח של קהל יעד לצורך סינון הרשימה בהתבסס על החברות של המשתמש בקבוצה. כדי שניתן יהיה להפוך פריטים ברשימה לזמינים עבור קהל מסוים, יש להגדיר את הרשימה עצמה עם העמודה 'פילוח של קהל יעד'.

סוג הרשימה שבה תשתמש תלוי בסוג המידע שאתה משתף.

הכרזות    השתמש ברשימת הכרזות כדי לשתף חדשות ומצב וכדי לספק תזכורות. הכרזות תומכות בעיצוב משופר עם תמונות, היפר-קישורים וטקסט מעוצב.

אנשי קשר     השתמש ברשימת אנשי קשר לאחסון מידע אודות אנשים או קבוצות שאיתם אתה עובד. אם אתה משתמש בתוכנית דואר אלקטרוני או בתוכנית לניהול אנשי קשר התואמת לטכנולוגיות של SharePoint, באפשרותך להציג ולעדכן את אנשי הקשר שלך מתוך האתר שלך בתוכנית האחרת. לדוגמה, באפשרותך לעדכן רשימה של כל ספקי הארגון מתוך תוכנית דואר אלקטרוני התואמת לטכנולוגיות של SharePoint, כגון Outlook. למעשה, רשימת אנשי קשר אינה מנהלת את חברי האתר, אך ניתן להשתמש בה לאחסון ושיתוף של אנשי קשר עבור הארגון, כגון רשימה של ספקים חיצוניים.

לוחות דיונים     השתמש בלוח דיונים הדומה לתבנית קבוצות דיון כדי לספק מקום מרכזי לרישום ושמירה של דיוני קבוצה. אם מנהל המערכת הפך רשימות לזמינות באתר שלך לצורך קבלת הודעות דואר אלקטרוני, לוחות דיונים יכולים לאחסן דיוני דואר אלקטרוני מרוב תוכניות דואר אלקטרוני נפוצות. לדוגמה, ניתן ליצור לוח דיונים עבור מהדורת המוצר החדשה של הארגון.

קישורים    השתמש ברשימת קישורים כמיקום מרכזי עבור קישורים לאינטרנט, לאינטרא-נט של החברה שלך ולמשאבים אחרים. לדוגמה, באפשרותך ליצור רשימת קישורים לאתרי האינטרנט של הלקוחות שלך.

קישורים מקודמים    השתמש ברשימה זו כדי להציג קבוצה של פעולות קישור בפריסה חזותית.

לוח שנה    השתמש בלוח שנה עבור כל האירועים של הצוות שלך או עבור מצבים ספציפיים, כגון חופשות של החברה. לוח שנה מספק תצוגות חזותיות, הדומה ללוח שנה שולחני או על הקיר, של אירועי הצוות שלך, כולל פגישות, אירועים חברתיים אירועים של יום שלם. באפשרותך גם לעקוב אחר אבני דרך של הצוות, כגון תאריכי יעד או תאריכי השקה של מוצרים שאינן קשורות למרווח זמן מסוים. אם אתה משתמש בתוכנית דואר אלקטרוני או לוח שנה שתואמת טכנולוגיות SharePoint, באפשרותך להציג ולעדכן את לוח השנה שלך מאתר שלך במהלך עבודה בתוכנית האחרת. לדוגמה, באפשרותך להשוות ואת עדכון לוח השנה שלך באתר עם תאריכים מלוח השנה של Outlook, על-ידי הצגת שני לוחות שנה זה לצד זה או בשכבת-על זה ב- Outlook. לקבלת מידע נוסף, ראה יצירת לוח שנה .

משימות    שימוש ברשימת פעילויות כדי לעקוב אחר מידע אודות פרוייקטים ואירועים אחרים לביצוע עבור הקבוצה שלך. באפשרותך להקצות משימות לאנשים, וכן לעקוב אחר המצב ואחוזי ההשלמה הפעילות עובר לכיוון השלמה. אם אתה משתמש של דואר אלקטרוני או תוכנית לניהול משימות שתואמת טכנולוגיות SharePoint, באפשרותך להציג ולעדכן את המשימות שלך מאתר שלך בתוכנית אחרת. לדוגמה, באפשרותך ליצור רשימת משימות עבור תהליך התקציב של הארגון שלך ולאחר מכן להציג ולעדכן אותו ב- Outlook יחד עם המשימות האחרות שלך. לקבלת מידע נוסף, ראה יצירת רשימה .

משימות פרוייקט    שימוש ברשימת פעילויות פרוייקט כדי לאחסן מידע אודות פעילות עם תצוגה והתקדמות מייצגי פעילויות מסוג גנט. באפשרותך לעקוב אחר המצב ואחוזי ביצוע הפעילות עובר לכיוון השלמה. אם אתה משתמש של דואר אלקטרוני או תוכנית לניהול משימות שתואמת טכנולוגיות SharePoint, באפשרותך להציג ולעדכן את משימות הפרוייקטים שלך מאתר שלך בתוכנית אחרת. לדוגמה, באפשרותך ליצור רשימת משימות פרוייקט באתר שלך כדי לזהות ולהקצות את העבודה ליצירת חוברת הדרכה ולאחר מכן באפשרותך לעקוב אחר ההתקדמות של הארגון שלך מ- Project. לקבלת מידע נוסף, ראה יצירת רשימה .

מעקב אחר נושאים    השתמש ברשימה מעקב אחר נושאים כדי לאחסן מידע אודות נושאים ספציפיים, כגון נושאים הקשורים לתמיכה, ולעקוב אחר ההתקדמות שלהם. באפשרותך להקצות נושאים, לסווג אותם, ולקשר בעיות זה לזה. לדוגמה, באפשרותך ליצור רשימת מעקב אחר נושאים לניהול בעיות שירות לקוחות ופתרונות. באפשרותך גם להוסיף הערה אודות בעיות בכל פעם שאתה עורך אותם, יצירת היסטוריה של הערות מבלי לשנות את התיאור המקורי של הנושא. לדוגמה, נציג שירות לקוחות יכול לרשום כל שלב שבוצע כדי לפתור בעיה ואת התוצאות. באפשרותך גם להשתמש רשימת מעקב אחר נושאים עם זרימת עבודה של שלושה מצבים לעזור לארגון שלך בניהול נושאים או מעקב אחר פרוייקטים. לקבלת מידע נוסף, ראה יצירת רשימה .

סקר    השתמש סקר כדי לאסוף ולבצע הידור משוב, כגון סקר שביעות רצון של עובדים או בוחן. באפשרותך לעצב את השאלות והתשובות במספר דרכים שונות ולראות מבט כולל על המשוב שלך. אם יש לך גיליון אלקטרוני או מסד נתונים תוכנית התואמת לטכנולוגיות SharePoint, באפשרותך לייצא את תוצאות כדי להמשיך לנתח אותם. לקבלת מידע נוסף, ראה יצירת סקר .

מותאם אישית    השתמש רשימה מותאמת אישית כדי להתחיל רשימה מאפס. באפשרותך גם ליצור רשימה מותאמת אישית המבוסס על גיליון אלקטרוני, אם יש לך תוכנית גיליון אלקטרוני תואמת טכנולוגיות SharePoint. לדוגמה, באפשרותך לייבא רשימה מ- Excel שיצרת כדי לאחסן ולנהל חוזים עם ספקים. לקבלת מידע נוסף, ראה יצירת רשימה המבוססת על גיליון אלקטרוני .

רשימות חיצוניות    השתמש ברשימה חיצונית כדי לעבוד עם נתונים המאוחסנים מחוץ ל- SharePoint, שבאפשרותך לקרוא ולכתוב אותם בתוך SharePoint. מקור הנתונים עבור רשימה חיצונית נקרא סוג תוכן חיצוני. בניגוד לרשימת SharePoint מקורית, רשימה חיצונית משתמשת בשירותי קישוריות למידע עסקי כדי לגשת לנתונים ישירות ממערכת חיצונית (כגון SAP,‏ Siebel ו- Microsoft SQL Server), בין אם אותה מערכת היא מסד נתונים, שירות אינטרנט או מערכת קו פעולה עסקי.

רשימה מותאמת אישית בתצוגת גיליון נתונים    השתמש ב'רשימה מותאמת אישית בתצוגת גליון נתונים' כדי ליצור רשימה ריקה בדומה לרשימה מותאמת אישית, אך כדי להציג את הרשימה כברירת מחדל בתצוגת גליון נתונים. תצוגת גליון נתונים מספקת רשת נתונים להצגה ועריכה של נתונים בצורת שורות ועמודות. באפשרותך להוסיף ולערוך שורות ועמודות, להחיל מסננים וסדרי מיון, להציג ערכים מחושבים וסכומים כוללים ולערוך נתונים בנוחות בתאי הרשת. תצוגת גליון נתונים דורשת התקנת Office במחשב לקוח של 32 סיביות ודפדפן התומך בפקדי ActiveX.

רשימת מצבים    השתמש ברשימת מצבים כדי להציג את מטרות הפרוייקט ולעקוב אחר השגתן. הרשימה כוללת קבוצת סמלים צבעוניים כדי לציין את מידת העמידה במטרות.

חוזרים    השתמש ברשימת החוזרים לשליחת מידע, לרבות חותמות אישור, לחברי הצוות.

רשימת מילונים של Microsoft IME    השתמש ברשימת המילונים של Microsoft IME כאשר ברצונך להשתמש בנתונים ברשימה בתור מילון Microsoft IME. באפשרותך להמיר את פריטי העמודה 'קריאה' ל'תצוגה' באמצעות Microsoft IME ולהציג את התוכן ב'הערה' בחלון ההערות של IME. ניתן לקשר את הנתונים לכתובת URL ספציפית.

רשימת תוכן של PerformancePoint    השתמש ברשימת תוכן של PerformancePoint לאחסון פריטי לוח מחוונים, כגון כרטיסי ניקוד, דוחות, מסננים, דפי לוח מחוונים ופריטי לוח מחוונים אחרים שאתה יוצר באמצעות 'מעצב לוח מחוונים של PerformancePoint'.

שפות ומתרגמים    השתמש ברשימת שפות ומתרגמים עם זרימת עבודה של ניהול תרגומים בספריית ניהול תרגומים. זרימת העבודה משתמשת ברשימה להקצאת משימות תרגום למתרגם שצוין ברשימה עבור כל שפה. באפשרותך ליצור רשימה זו באופן ידני או לבחור ליצור רשימה זו באופן אוטומטי בעת הוספת זרימת עבודה של ניהול תרגומים לספריית ניהול תרגומים.

רשימת KPI    השתמש ברשימת KPI כדי לעקוב אחר 'מחווני ביצועי מפתח' המאפשרים לך להעריך במהירות את ההתקדמות שהושגה ביחס למטרות הניתנות למדידה. באפשרותך להגדיר רשימות KPI כדי לנהל מעקב אחר ביצועים באמצעות אחד מארבעה מקורות נתונים: נתונים המוזנים באופן ידני, נתונים ברשימת SharePoint, נתונים בחוברות עבודה של Excel או נתונים מ- Analysis Services - רכיב של Microsoft SQL Server. לאחר יצירת רשימת ה- KPI, באפשרותך להשתמש בה להצגת מצב המחוון בדף לוח מחוונים.

ייבוא גיליון אלקטרוני    צור רשימה המשתמשת בעמודות ובנתונים של גיליון אלקטרוני קיים. ייבוא גיליון אלקטרוני דורש את Microsoft Excel או תוכנית תואמת אחרת.

הוסף אחד רשימות אלה אל דף שלך

  1. באתרים, לחץ על הגדרות הגדרות: עדכן את הפרופיל שלך, עדכן את התוכנה וחבר אותה לענן ולאחר מכן לחץ על תוכן אתר.

  2. לחץ על סמל הוסף יישום.

    הוספת סמל היישום בתיבת הדו-שיח ' תוכן אתר '.
  3. גלול ולחץ על היישום שבו ברצונך להשתמש. ייתכן שיהיו יותר מעמוד אחד.

  4. הענק היישום שם ייחודי כך שתוכל לאחזר אותה מאוחר יותר עבור דף, לחץ על צור.

  5. כשתחזור למסך תוכן אתר, באפשרותך לבצע שלושה דברים:

    • סגור את החלון ולחזור לדף. הוסף את היישום החדש בעמוד שלך באמצעות הוספת רכיבי Web Part.

    • לחץ על היישום והתחל להזין נתונים.

    • לחץ על שלוש הנקודות ולאחר מכן לחץ על שנה הגדרות. באפשרותך להוסיף עמודות, לשנות שמות, ובצע משימות אחרות כאן.

ארגון רשימות באתר

למרות שבאפשרותך להשתמש בתכונות של רשימות במגוון דרכים, אופן השימוש בהם תלוי בגודל ובמספר הרשימות שלך ובצרכי הארגון שלך.

ייתכן שתרצה רשימה אחת גדולה שתשרת צרכים שונים. לדוגמה, ייתכן שיש לך מספר גדול של נושאים טכניים למעקב ברחבי הארגון שלך וייתכן שהנושאים נוגעים לפרוייקטים מרובים ולקבוצות מרובות.

השתמש ברשימה אחת כאשר:

  • הקבוצה שלך צריכה לראות מידע תקציר אודות פריטי רשימה או תצוגות שונות של אותה ערכת פריטים. לדוגמה, ייתכן שמנהל ירצה לראות את ההתקדמות בכל הנושאים הטכניים של הארגון או לראות את כל הנושאים שנפתחו באותה תקופת זמן.

  • אנשים רוצים לחפש נושאים או לעיין בהם במיקום אחד באתר.

  • ברצונך להחיל הגדרות זהות על פריטי הרשימה, כגון מעקב אחר גירסאות או דרישת אישור.

  • הקבוצות שעובדות על הרשימה חולקות מאפיינים דומים, כגון רמות הרשאה זהות. ניתן להחיל הרשאה ייחודית על פריטי רשימה ספציפיים, אך אם קיימת שונות גדולה בין רמות ההרשאה, שקול את השימוש ברשימות מרובות.

  • ברצונך לנתח מידע אודות הרשימה או לקבל עדכונים מאוחדים עבור הרשימה. באפשרותך לקבל התראות כאשר פריטי הרשימה משתנים או לראות את השינויים ברשימה באמצעות טכנולוגיית RSS. הזנות RSS מאפשרות לחברים בקבוצת העבודה שלך לראות רשימה מאוחדת של מידע שהשתנה.

ייתכן שתרצה להשתמש ברשימות מרובות כאשר קיימים הבדלים ברורים בין הפריטים שברצונך לנהל או בין קבוצות האנשים שעובדים איתם.

השתמש ברשימות מרובות כאשר:

  • אינך צופה שאנשים יזדקקו לתקצירים של הפריטים ביחד.

  • קבוצות האנשים העובדים עם המידע הן שונות ובעלות רמות הרשאה שונות.

  • עליך להחיל הגדרות שונות, כגון ניהול גירסאות או אישור, על קבוצות פריטים מרובות.

  • אינך צריך לנתח את הפריטים יחד או לקבל עדכונים מאוחדים אודות הרשימה.

להלן חלק מהדרכים שבהן תוכל לארגן רשימות ופריטי רשימות:

הוספת עמודות    כדי לסייע לקבוצה לאתר במדויק את הפריטים החשובים ביותר, באפשרותך להוסיף עמודות לרשימה. לדוגמה, ייתכן שתוסיף את העמודה 'פרוייקט' לרשימה כדי לסייע לאנשים העובדים על פרוייקטים ספציפיים להציג את הפריטים שלהם ולעבוד עליהם ביתר קלות. ייתכן גם שתרצה להוסיף עמודות נוספות אם ברצונך לאסוף מידע נוסף עבור כל פריט רשימה, כגון שם המחלקה או שם העובד.

אם יש לך פריטים מרובים ברשימה, ייתכן שתעדיף אינדקס מסוימים עמודות כדי לשפר את הביצועים בעת הצגת מספר פריטים או מעבר בין תצוגות. תכונה זו אינה משנה את אופן שארגון הפריטים, אך ייתכן שהיא תאפשר לארגונים לאחסן יותר בקלות מספר גדול של פריטים ברשימה. עם זאת, יצירת אינדקס גוזלת שטח נוסף של מסד הנתונים. יצירה, שינוי או מחיקה של תצוגה של רשימה או ספריה

יצירת תצוגות    באפשרותך להשתמש בתצוגות אם האנשים בקבוצתך צריכים לעתים קרובות לראות את הנתונים בדרך מסוימת. תצוגות משתמשות בעמודות כדי למיין, לקבץ, לסנן ולהציג נתונים. כמו כן, באפשרותך לבחור כמה פריטים יופיעו בו-זמנית בכל תצוגה. לדוגמה, אנשים יכולים לעיין ברשימה בקבוצות של 25 או של 100 פריטי רשימה בכל דף, בהתאם להעדפות ולמהירות החיבור שלהם.

תצוגות מעניקות לך את הגמישות לאחסון מספר גדול של פריטים ברשימה, אך כדי לראות רק קבוצות משנה הרצוי בכל פעם מסוים, כגון רק את הבעיות פורסמו השנה, או רק את האירועים הנוכחיים בלוח שנה. באפשרותך ליצור תצוגות אישיות הזמינות רק אליך ולאחר אם יש לך הרשאה לשנות רשימה, באפשרותך ליצור תצוגות ציבוריות הזמינות לכולם. יצירה, שינוי או מחיקה של תצוגה של רשימה או ספריה

יצירת תיקיות    באפשרותך להוסיף תיקיות לרוב סוגי הרשימות, אם בעל הרשימה שלך אפשר יצירת תיקיות. פעולה זו שימושית במיוחד אם פריטי הרשימה שלך ניתן לחלק באופן מסוים, כגון על-ידי project או קבוצה. תיקיות מסייעות לאנשים לסרוק ולנהל בקלות רבה יותר על פריטי הרשימה. טכנולוגיות SharePoint מספקות תצוגת עץ המאפשרת לאנשים לנווט לאתרים שלהם ולתיקיות שלהם בדומה לאופן שבו הם עובדים עם התיקיות בדיסק הקשיח שלהם. לדוגמה, לכל מחלקה יכולה להיות תיקיה משלה. צור תיקיה ברשימה

למידע נוסף

הוספה, עריכה או מחיקה של פריטי רשימה

הפיכת ניהול גירסאות עבור רשימה או ספריה לזמין וקביעת התצורה שלו

יצירת תיקיה ברשימה

מחיקת תיקיה ברשימה

שפר את הכישורים שלך ב- Office
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×