מבוא לערכות מסמכים

חשוב: מאמר זה תורגם בתרגום מכונה, ראה כתב ויתור. תוכל למצוא את הגרסה באנגלית של המאמר כאן לעיונך.

באפשרותך ליצור ולנהל תוצרי עבודה מרובי-מסמכים באמצעות סוג התוכן החדש 'ערכת מסמכים'. ערכת מסמכים היא קבוצת מסמכים קשורים שניתן ליצור בשלב אחד ולאחר מכן לנהל בתור ישות יחידה.

בנושא זה

מהי ערכת מסמכים?

יכולות של ערכת המסמכים

משימות קשורות

מהי ערכת מסמכים?

בעת עבודה על פרוייקטים, לעתים רחוקות קורה שאנשים יוצרים מסמכים בודדים. בסוגים רבים של פרוייקטים, נוצרת לרוב ערכה הכוללת מסמכים קשורים מרובים. במקרים מסוימים, ערכת מסמכים זו עשויה להיות התוצאה הסופית של פרוייקט, או ה"תוצר". לדוגמה, חברה לשירותים מקצועיים עשויה לייצר עלון מכירות בתגובה לכל בקשה להצעה שהיא מקבלת מלקוח פוטנציאלי. במקרים אחרים, ערכת מסמכים זו עשויה פשוט לייצג סוגי מידע שונים התומכים בפרוייקט גדול יותר, שבסופו נוצר או מסופק דבר אחר. לדוגמה, חברת ייצור עשויה לייצר ערכת מסמכים סטנדרטית הקשורה לעיצוב, לבדיקות ולהכנה של כל אחד ממוצריה.

הייצור של מסמכים אלה עשוי להתבצע בו-זמנית או בשלבים על-ידי אדם אחד או יותר, והם עשויים לכלול מסמכים מתבניות קובץ שונות (לדוגמה, מסמכי Word, מצגות PowerPoint, דיאגרמות של Visio, קבצי Excel וכדומה).

ארגונים המעוניינים ליצור ולנהל תוצרי עבודה מרובי-מסמכים בעקביות, יכולים לקבוע את התצורה של סוג תוכן חדש של ערכת מסמכים עבור כל תוצר עבודה מרובה-מסמכים שהם יוצרים בדרך כלל. סוג התוכן 'ערכת מסמכים' מבוסס על תיקיות ומארגן מסמכים קשורים מרובים בתצוגה אחת, שבה ניתן לעבוד עליהם ולנהל אותם בתור ישות אחת.

בעת הוספת סוג תוכן חדש של ערכת מסמכים לספריה, למשתמשים יש אפשרות ליצור מופעים חדשים של ערכת המסמכים על-ידי לחיצה על מסמך חדש ברצועת הכלים בספריה.

הפקודה 'ערכת מסמכים' בתפריט 'מסמך חדש'

לראש הדף

יכולותיה של ערכת המסמכים

סוג התוכן 'ערכת מסמכים' כולל כמה יכולות המאפשרות ליצור ולנהל בהצלחה וביתר קלות תוצרי עבודה מרובי-מסמכים. בעת קביעת התצורה של סוג תוכן של ערכת מסמכים, באפשרותך לבצע את הפעולות הבאות:

  • לציין את סוגי התוכן המותרים בערכת המסמכים (לדוגמה, קבצי מסמכים, תמונות, שמע או וידאו).

  • לציין מסמכי ברירת מחדל שברצונך כי ייווצרו באופן אוטומטי בכל פעם שנוצר מופע חדש של ערכת המסמכים. באפשרותך למפות את מסמכי ברירת המחדל לסוגי התוכן המותרים. לדוגמה, אם לארגון שלך יש תבניות סטנדרטיות שבהן אתה משתמש במסמכים כגון חוזים, או אם יש לך תבניות מותג שבהן אתה משתמש לסוגי תקשורת מסוימים, באפשרותך להעלות אותן בעת קביעת התצורה של סוג תוכן של ערכת מסמכים.

  • לציין מטה-נתונים משותפים שברצונך לסנכרן עם כל שאר המסמכים בערכה.

  • להתאים אישית דף פתיחה של ערכת מסמכים המוצג בכל מופע של תוצר עבודה שנוצר מסוג התוכן 'ערכת מסמכים'. דף פתיחה זה הוא דף Web Part שניתן לקבוע את תצורתו להצגת מידע או משאבים של פרוייקט כדי לסייע לחברי הצוות העובדים על ערכת המסמכים (לדוגמה, ציר זמן של פרוייקט, קישורים למשאבים וכן הלאה).

  • קביעת תצורה של זרימות העבודה שברצונך להפוך לזמינים עבור ערכת המסמכים. באפשרותך להשתמש זרימות העבודה הרגילה סקירה ואישור עם ערכות מסמכים. בנוסף, הארגון שלך יכול לפתח זרימות עבודה מותאמות אישית עבור ערכות מסמכים באמצעות את ארבע ערכת מסמכים פעולות זרימת עבודה זמינה ב- Microsoft SharePoint Designer 2010.

לאחר קביעת התצורה של סוג תוכן של ערכת מסמכים והוספתו לספריה, משתמשי אתר שיוצרים או מנהלים מסמכים בערכת מסמכים יכולים להשתמש בתכונות המוכרות של ניהול מסמכים, וכן בתכונות מיוחדות כגון הכרטיסיה ניהול ברצועת הכלים של ערכת מסמכים, בעת העבודה על מסמכים בערכת מסמכים.

עורכים של ערכת מסמכים יכולים לבצע את המשימות הבאות:

  • ליצור במהירות ובקלות תוצרי עבודה מרובי-מסמכים חדשים באמצעות הפקודה מסמך חדש בספריית מסמכים.

  • ללכוד תמונה של היסטוריית הגירסאות של המאפיינים והמסמכים הנוכחיים בערכת המסמכים.

  • להפעיל זרימות עבודה בערכת המסמכים כולה או בפריטים בודדים בתוך ערכת המסמכים כדי לנהל משימות נפוצות כגון סקירה ואישור.

  • לשלוח בדואר אלקטרוני קישור לערכת המסמכים.

  • להשתמש בפקודה שלח אל כדי להעביר או להעתיק את ערכת המסמכים למיקום אחר (יש לקבוע את התצורה של היעד בניהול המרכזי).

  • לנהל הרשאות עבור ערכת המסמכים.

לראש הדף

משימות קשורות

לראש הדף

הערה: כתב ויתור בנוגע לתרגום מכונה: מאמר זה תורגם על-ידי מערכת מחשב, ללא התערבות אדם. Microsoft מציעה את תרגומי המכונה כדי לסייע למשתמשים שאינם דוברי אנגלית ליהנות מתוכן בנושא מוצרים, שירותים וטכנולוגיות של Microsoft. מכיוון שהמאמר תורגם על-ידי מכונה, הוא עלול להכיל שגיאות באוצר המילים, בתחביר או בדקדוק.

הרחב את הכישורים שלך
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×