מבוא לספריות

חשוב: מאמר זה תורגם בתרגום מכונה, ראה כתב ויתור. תוכל למצוא את הגרסה באנגלית של המאמר כאן לעיונך.

ספריה היא מיקום באתר שבו באפשרותך ליצור, לאסוף, לעדכן ולנהל קבצים עם חברי צוות. כל ספריה מציגה רשימת קבצים ומידע מפתח אודות הקבצים, המסייעים לחברים להשתמש בקבצים כדי לעבוד יחד. באפשרותך לבחור מתוך מספר ספריות ותבניות ספריות מוכנות לשימוש שמספקות נקודת התחלה טובה לארגון הקבצים שלך. לאחר יצירת ספריה, באפשרותך להתאים אותה אישית במספר דרכים. לדוגמה, באפשרותך לשלוט על האופן שבו מסמכים מוצגים, מנוהלים ונוצרים. לחלופין, באפשרותך לעקוב אחר גירסאות, לרבות מספר הגירסאות וסוגיהן. באפשרותך אף ליצור תצוגות, טפסים וזרימות עבודה מותאמים אישית כדי לגרום לפרוייקטים ולתהליכים העסקיים שלך להתבצע באופן חלק יותר.

בנושא זה

מבט כולל על ספריות

מהי ספריית?

כיצד צוות טיפוסי משתמש בספריה?

סוגי ספריות

דרכי עבודה עם ספריות

ארגון ספריות באתר

אחסון מסמכים בספריה אחת

אחסון מסמכים בספריות מרובות

ארגון קבצים בספריה

הוספת עמודות

הגדרת תצוגות

יצירת תיקיות

שילוב השימוש בעמודות, תצוגות ותיקיות

השלבים הבאים

מבט כולל על ספריות

במקום שחברי הצוות שלך יחפשו מסמכים במיקומים שונים, כגון מחשבים אישיים, דיסקי רשת ותיקיות דואר אלקטרוני, הרבה יותר יעיל להשתמש בספריית SharePoint כמיקום מרכזי שכל חבר בצוות שלך יכול להציג ולהשתמש בו.

לראש הדף

מהי ספריה?

ספריה רגילה ספריית SharePoint נמצא במיקום באתר שבו באפשרותך ליצור, לאחסן, עדכון ולאחר שיתוף פעולה בקבצים עם חברי צוות. כל סוג של ספריית — דף wiki מסמך, תמונה, טופס ו- מציג רשימה של קבצים ומידע מפתח על הקבצים, כגון מי היה האדם האחרון כדי לשנות את הקובץ. באפשרותך לבחור מתוך מספר סוגי ספריות, בהתאם לסוגי הקבצים שברצונך לאחסן והאופן שבו אתה מתכנן להשתמש בהם. לאחר שתסיים עם ספריה, באפשרותך לאחסן בארכיון קבצים, למחוק את ספריית שאינם בשימוש ולאחר לחסוך בשטח דיסק בשרת.

באפשרותך גם להתאים אישית ספריות במספר דרכים. באפשרותך לשלוט על האופן שבו מסמכים מוצגים, נמצאים במעקב, מנוהלים ונוצרים. באפשרותך לעקוב אחר גירסאות, כולל מספרן וסוגיהן, ובאפשרותך להגביל את האנשים שיוכלו לראות מסמכים לפני אישורם. כדי לייעל תהליך עסקי, באפשרותך להשתמש בזרימות עבודה כדי לשתף פעולה במסמכים בספריות. כדי למנוע בלבול, באפשרותך לציין מדיניות ניהול מידע כדי לנהל את הטיפול במסמכים שבספריות ואת תפוגתם.

לראש הדף

כיצד צוות טיפוסי משתמש בספריה?

צוות שיווק בחברת קונטוסו נדרש לעבוד יחד על מסמכי פרוייקט ומסמכים קבוצתיים. לחברי הצוות דרוש מיקום מרכזי שבו יוכלו לשתף פעולה במסמכים, לעקוב אחר לוחות השנה והפגישות שלהם, לנהל פרוייקטים ולעקוב אחר משימות צוות. צוות זה כולל קבלן המתגורר במיקום מרוחק, כך שיש יתרון נוסף לשימוש ב- SharePoint 2010.

השלב הראשון הוא למנות חבר צוות אחד בתור בעל האתר והאחראי לניהול האתר. בעל האתר מקבל את תפקיד מנהל האתר, מקבל את ההרשאה 'שליטה מלאה' עבור הספריה ומוודא תחילה שכל חבר צוות מחזיק ברמת ההרשאה 'השתתפות' עבור הספריה 'מסמכים משותפים' באתר הצוות. לאחר מכן, בעל האתר משנה את שם הספריה לשם "מסמכי שיווק" ולאחר מכן מוסיף תיאור מפורט כך שכל המשתמשים, אך בעיקר אלה המשתמשים בספריה בפעם הראשונה, יקבלו מושג ברור לגבי מטרת הספריה והתוכן שאותו ניתן להציג בה או להוסיף אליה. הצוות החליט להשתמש בספריה זו לניהול הודעות לעיתונות, קבצי תקציבים, חוזים, הצעות ומסמכי צוות רלוונטיים אחרים.

אחת המשימות הראשונות של בעל האתר היא איתור מסמכים חשובים רבים והעלאתם לספריה כדי להרגיל את הצוות להשתמש בספריה כמיקום מרכזי. לאחר מכן, בעל האתר מחליט לבצע את הפעולות הבאות: הגדרת הספריה כך שתדרוש הוצאת קובץ, כדי שאף אחד מהחברים לא יחליף בשוגג שינויים במסמכים; ומעקב אחר גירסאות, כך שהצוות יראה את ההיסטוריה של התפתחות הקבצים ויוכל לשחזר גירסה קודמת אם יהיה צורך בכך. כדי להבטיח עמידה בתקני החברה, בעל האתר מוסיף לספריה גם תבניות תקניות עבור דוחות שיווק, חוזי מכירות, תוכניות קמפיינים וגליונות עבודה של תקציבים. כל תבנית מכילה את סמל החברה ואת יעדי החברה. כאשר חברים יוצרים קובץ חדש מתוך ספריית המסמכים, הם יכולים לבחור בקלות באיזו תבנית ברצונם להשתמש.

עם הזמן, כאשר חברי הצוות יוסיפו קבצים וישתפו פעולה במסמכים, הם יארגנו את הספריה על-ידי הוספת עמודות ויצירת תצוגות שמציגות תוכן במגוון דרכים בעלות משמעות עבור עבודתם. לדוגמה, בעל האתר מוסיף את העמודה "שם פרוייקט" כך שהחברים יוכלו לסנן או למיין לפי עמודה זו.

חברי צוות אחרים מוסיפים תצוגות ציבוריות שניתן לקבץ אותן לפי רבעון כספים ולסנן את החוזים שתוקפם יפוג תוך שישה חודשים. כל חבר יוצר גם תצוגות אישיות שיסייעו לו לאתר מידע במהירות ולהשלים את עבודתו.

לאחר דיון ארוך בפגישת צוות, חברי הצוות מחליטים להגדיר התראות ברמת הספריה כדי לדווח על עדכונים פעם בשבוע. כל חבר יכול להחליט כיצד להגדיר התראות נוספות או הזנות RSS בקבצים מסוימים אם יש צורך בכך. כמו כן, הצוות מתחייב ל"שיטת עבודה מומלצת" חשובה בעולם חדש זה של שיתוף פעולה. כאשר חברים רוצים להפיץ מסמך בספריה, הם מקפידים שלא לצרף אותו להודעת דואר אלקטרוני ושולחים את הקישור בדואר אלקטרוני במקום זאת. הוספת קישור למסמך בהודעת דואר אלקטרוני קלה לביצוע מרצועת הכלים של הספריה, והיא מבטיחה שחברי הצוות יקבלו גישה לגירסה העדכנית ביותר ומסייעת לנקות את הרשת המקומית מפריטים מיותרים.

מדי פעם, גישתם של חברי צוות ומשתמשים אחרים לתוכן נחסמת משום שהם אינם מחזיקים בהרשאות המתאימות. מסמכים מסוימים מוגנים מכיוון שהם מכילים תוכן רגיש, כגון פרטי חוזה או פרטי תקציב. עם זאת, מאחר שהאפשרות לבקש גישה מבעל האתר זמינה, הם יכולים לבקש גישה בנוחות מתוך דף ובעל האתר יכול להעניק את ההרשאה בהתאם למסמך.

כל החברים בצוות השיווק, בייחוד הקבלן, נהנים מהיכולת לקחת תוכן מהספריה במצב לא מקוון, לעבוד עמו מהבית או מאתר מרוחק ולאחר מכן לסנכרן את השינויים באופן חלק בעת החזרה למצב מקוון, והכל באמצעות Microsoft Office SharePoint Workspace 2010.

על צוות השיווק מוטלת אחריות משמעותית להציע קמפיינים שיווקיים להעלאת המכירות וההכנסות. בזמן שחברי הצוות מפתחים תוכנית קמפיין חדשה, הם מנהלים מעקב אחר גירסאות משניות של הקובץ. אם ישנה טעות בגירסה אחת, באפשרותם לשחזר גירסה קודמת. כאשר יסיימו את תוכנית הקמפיין, יוכלו ליצור גירסה ראשית ולאחר מכן לפרסם אותה לקבלת אישור מהמחלקה המשפטית ומהמנהל שלהם. כאשר הקובץ יקבל אישור, עובדים אחרים בחברה יוכלו להציג את הקובץ. בעל האתר חוקר את התיעוד, ההדרכות והבלוגים המקוונים ולאחר מכן מחליט ללא שימוש בקוד כיצד להגדיר זרימת עבודה, לשייך אותה לספריה ולהפוך את תהליך קבלת המשוב, איסוף החתימות ופרסום המסמך הסופי, לאוטומטי.

כעבור שלושה חודשי שימוש, ספריית השיווק והאתר הפכו לרכיב חיוני של צוות השיווק וסייעו לשיפור משמעותי של היעילות והניראות שלו בארגון. צוות השיווק אינו יכול להסתדר בלעדיהם וחוקר במרץ דרכים אחרות לשימוש ב- SharePoint 2010 כדי לשפר את שיתוף הפעולה.

לראש הדף

סוגי ספריות

חלק מהספריות נוצרות עבורך כאשר אתה יוצר אתר חדש, כגון הספריה 'מסמכים משותפים' באתר צוות. באפשרותך להתאים אישית ספריות אלה למטרותיך, או ליצור ספריות נוספות משלך. לכל סוג ספריה יש מטרה ספציפית וחלק מהספריות כוללות סדרה שונה של אופני פעולה ותכונות.

ספריית מסמכים     עבור סוגי קבצים רבים, כולל מסמכים וגליונות אלקטרוניים, השתמש בספריית מסמכים. באפשרותך לאחסן סוגי קבצים אחרים בספריית מסמכים, על אף פי שסוגי קבצים מסוימים חסומים מטעמי אבטחה. כאשר אתה עובד עם תוכניות שאינן חסומות, באפשרותך ליצור קבצים אלה מהספריה. לדוגמה, ייתכן שלצוות השיווק שלך תהיה ספריית מסמכים משלו עבור חומרי תכנון, חדשות להפצה ופרסומים.

ספריית תמונות     כדי לשתף אוסף של תמונות דיגיטליות או גרפיקה, השתמש בספריית תמונות. על אף פי שניתן לאחסן תמונות בסוגים שונים של ספריות SharePoint, לספריות תמונות יש כמה יתרונות. לדוגמה, ספריית תמונות מאפשרת להציג תמונות בהצגת שקופיות, להוריד תמונות למחשב ולערוך תמונות באמצעות תוכניות גרפיקה מתאימות, כגון הצייר של Microsoft. שקול ליצור ספריית תמונות אם ברצונך לאחסן תמונות של אירועי צוות או השקות מוצרים. תוכל גם ליצור קישורים לתמונות בספריה ממקום אחר באתר, כגון מתוך דפי Wiki ובלוגים.

ספריית טפסים     אם עליך לנהל קבוצה של טפסים עסקיים המבוססים על XML, השתמש בספריית טפסים. לדוגמה, ייתכן שהארגון שלך ירצה להשתמש בספריית טפסים עבור דוחות הוצאות. הגדרת ספריית טפסים דורשת עורך XML או תוכנית לעיצוב טפסי XML, כגון Microsoft InfoPath. הטופס שאנשים ממלאים הוא למעשה קובץ ‎.xml המכיל את הנתונים (ורק את הנתונים) שהוזנו לטופס, כגון תאריך ההוצאה והסכום. כל דבר אחר המרכיב את דוח ההוצאות מסופק בתבנית הטופס. לאחר שאנשים ממלאים טפסים, באפשרותך למזג את נתוני הטופס או לייצא אותם למטרת ניתוח.

ספריית דפי Wiki    כדי ליצור אוסף של דפי wiki מחוברים, השתמש של ספריית דפי wiki. דף wiki מאפשר למספר אנשים לאסוף מידע שגרתי בתבנית שקל ליצור ולשנות. באפשרותך גם להוסיף דפי wiki שמכילים תמונות, טבלאות, היפר-קישורים וקישורים פנימיים, לספריה שלך. לדוגמה, אם הצוות שלך יוצר אתר wiki עבור פרוייקט, האתר יכול לאחסן עצות וטריקים סידרה של הדפים להתחבר זה לזה.

הערה: בהתאם שלך אתר תצורה, מערכת נוספות, כגון לספריית הסגנונות, ספריית נכסים של אתר וספריות ספריית דפי אתר, נוצרים באופן אוטומטי על-ידי SharePoint Server 2010. עם זאת, לא ניתן ליצור ספריות ספציפיים אלה באמצעות ממשק המשתמש.

לראש הדף

דרכי עבודה עם ספריות

להלן מספר דרכים לעבוד עם ספריות ולהפוך אותן לשימושיות יותר עבור הקבוצה שלך:

צור תצוגות     באפשרותך להשתמש של תצוגה כדי לראות את הפריטים בספריה שהם החשובים ביותר לך או מתאימים ביותר למטרה. התוכן של הספריה עצמה אינם משתנים, אך הקבצים מאורגנים או מסוננים כדי להפוך אותם קלים יותר כדי לעיין באופן משמעותי.

דרישת הוצאה של קבצים     בעת דרישת הוצאה של קובץ, אתה מבטיח שאדם אחד בלבד יוכל לערוך את הקובץ עד שהוא מוכנס. לדרוש הוצאת מסמכים מונעת מאנשים מרובים ביצוע השינויים בבת אחת, באפשרותך ליצור והתנגשויות עריכה ולהתאים לבלבול. דרישת הוצאה יכולה גם לסייע להזכיר לחברי הצוות להוסיף הערה בעת הכנסת קובץ, כך שניתן בקלות רבה יותר לעקוב אחריה מה השתנה בכל גירסה.

מעקב אחר גירסאות     אם אתה צריך לשמור גירסאות קודמות של קבצים, ספריות יכולות לסייע לך לעקוב אחר, לאחסן אותן ולשחזר את הקבצים. באפשרותך לעקוב אחר כל הגירסאות באותו אופן. לחלופין, באפשרותך לבחור מייעד כמה גירסאות ראשיות, כגון הוספת פרק חדש ידנית ולאחר בגירסאות מסוימות בתור משניות, כגון תיקון שגיאת איות. כדי לסייע בניהול שטח אחסון, באפשרותך לבחור באופן אופציונלי את המספר של כל סוג של הגירסה שברצונך לאחסן.

דרישת אישור מסמכים     באפשרותך לציין שנדרש אישור עבור מסמך. מסמכים נשארים במצב המתנה עד שהם מקבלים אישור או נדחים על-ידי משתמש בעל הרשאה לעשות זאת. באפשרותך לשלוט אילו קבוצות של משתמשים יוכלו להציג במסמך לפני שהוא אושר. תכונה זו, יכול להועיל אם הספריה שלך כוללת הנחיות חשובים או הליכים חייבים להיות הסופית לפני לאחרים לראות אותן.

ציון הרשאות    קבוצות SharePoint ורמות הרשאה לסייע לך לנהל ביעילות גישה לתוכן. כברירת מחדל, הרשאות של ספריות, תיקיות בתוך ספריות ומסמכים עוברות בירושה מאתר האב שלהם. הקצאת רמות הרשאה לפריט ספציפי יכולה לסייע לך להגן על תוכן רגיש, כגון מידע חוזה או תקציב, ללא הגבלת גישה לשאר האתר.

עדכון לגבי שינויים     ספריות ב- SharePoint 2010 תומכות בטכנולוגיית RSS, כך שהחברים בקבוצת העבודה אפשרות באופן אוטומטי לקבל ולהציג עדכונים או הזנות של חדשות ומידע במיקום אחיד. באפשרותך להשתמש טכנולוגיית RSS כדי להזהיר אותך לגבי שינויים לספריה, כגון כאשר הקבצים המאוחסנים בספריית משתנים. הזנות RSS מאפשרות לחברים בקבוצת העבודה שלך לראות רשימה מאוחדת של קבצים שהשתנו. באפשרותך גם ליצור התראות דואר אלקטרוני, כך שתקבל הודעה כאשר הקבצים משתנים.

יצירת זרימות עבודה     סוג ספריה או תוכן מסמך באפשרותך שימוש בזרימות עבודה שהארגון שלך הגדיר עבור תהליכים עסקיים, כגון ניהול אישור מסמכים או לסקור. הקבוצה שלך, באפשרותך להחיל תהליכים עסקיים למסמכים שלו, המכונה זרימות עבודה, אשר מציין פעולות שניתן לנקוט ברצף, כגון אישור או לתרגום מסמכים. זרימת עבודה של SharePoint היא דרך אוטומטית של העברת מסמכים או פריטים דרך רצף של פעולות או משימות. שלוש זרימות עבודה זמינות לספריות כברירת מחדל: אישור, ניתוב מסמך כדי שקבוצת אנשים לאישור; איסוף משוב, אשר ניתוב מסמך כדי שקבוצת אנשים משוב ומחזירה את המסמך לאדם שיזם את זרימת העבודה כקובץ אוסף; ו- ' איסוף חתימות ', אשר ניתוב מסמך לקבוצה של אנשים כדי לאסוף שלהם חתימות דיגיטליות

הגדרת סוגי תוכן     אם הקבוצה שלך עובדת עם מספר סוגים של קבצים, כגון גליונות עבודה, מצגות ומסמכים, באפשרותך להרחיב את הפונקציונליות של הספריה שלך על-ידי הגדרת סוגי תוכן מרובים והפיכתם. סוגי תוכן מוסיפים גמישות והעקביות בין ספריות מרובות. כל סוג תוכן יכול לציין תבנית ותהליכים אפילו זרימת עבודה. התבניות שתפעל בתור נקודת התחלה, עבור עיצוב ואת טקסט מוכן מראש ולקבלת המאפיינים שחלים מסמכים מסוג זה, כגון שם מחלקה או חוזה מספר.

שילוב לקוחות    תוכניות לקוח תואמות מסוימות, לעבוד עם התכונות של SharePoint ישירות מהלקוח. לדוגמה, בעת שימוש Microsoft Word 2010, באפשרותך לנהל הכנסה וכן בדיקת מידע נוסף בקלות. מ- Microsoft Office SharePoint Workspace 2010 או Microsoft Outlook 2010, באפשרותך להעביר תוכן וספריות למצב לא מקוון, לעבוד איתם מכל אתר מרוחק, ולאחר מכן לסנכרן שינויים בצורה חלקה כאשר תחזור למצב מקוון.

מעקב ביקורת   אם יש לך קבוצה של קבצים רגישים יהיה כדאי לך לדעת כיצד המסמכים שהיו בשימוש, באפשרותך להגדיר מדיניות המאפשרת לך להפוך 'ביקורת' מעקב אחר של אירועים, כגון שינויים בקבצים, עותקים או המחיקה.

לראש הדף

ארגון ספריות באתר

האופן שבו אתה מארגן את הקבצים בספריה תלוי בצרכים של הקבוצה שלך ובאופן שבו אתה מעדיף לאחסן ולחפש את המידע שלך. תכנון יכול לסייע לך להגדיר את המבנה הטוב ביותר לארגון. ספריות מתאפיינות במספר תכונות העוזרות לעבוד עם קבצים מרובים בספריה אחת. עם זאת, ייתכן שריבוי של ספריות יתאים יותר לארגון שלך.

אחסון מסמכים בספריה אחת

ייתכן שתרצה שספריה אחת גדולה תשרת צרכים מגוונים. לדוגמה, ייתכן שברשותך מספר פרוייקטים באותה קבוצה או קבוצות מרובות העובדות על פרוייקט אחד. שקול להשתמש בספריה בודדת במקרים הבאים:

  • הקבוצה שלך זקוקה להציג מידע מסכם אודות אותה ערכת קבצים או תצוגות שונות של ערכת קבצים. לדוגמה, מנהל עשוי לרצות להציג את כל הקבצים מקובצים לפי מחלקה או לפי תאריך יעד.

  • אנשים רוצים לחפש קבצים במיקום אחד באתר.

  • ברצונך להחיל הגדרות זהות על הקבצים, כגון מעקב אחר גירסאות של קבצים או דרישת אישור.

  • הקבוצות שעובדות עם הספריה חולקות מאפיינים דומים, כגון רמות הרשאה זהות.

  • ברצונך לנתח מידע אודות הקבצים בגיליון אלקטרוני או לקבל עדכונים מאוחדים אודות הקבצים.

כדי לעבוד ביעילות עם מסמכים בספריה אחת, באפשרותך לארגן קבצים בספריה על-ידי הוספת עמודות, הגדרת תצוגות או יצירת תיקיות.

לראש הדף

אחסון מסמכים בספריות מרובות

ייתכן שתרצה ליצור ספריות מרובות כאשר קיימים הבדלים ברורים בין ערכות הקבצים שאותן ברצונך לאחסן ולנהל או בין קבוצות האנשים העובדים עם הקבצים. השתמש בספריות מרובות כאשר:

  • סוגי הקבצים שברצונך לאחסן ולנהל הם שונים ואינך מצפה שאנשים יציגו לעיתים קרובות תקצירים של קבצים או יחפשו בקבצים יחד.

  • הקבוצות של האנשים המשתמשים בקבצים הן שונות ובעלות רמות הרשאה שונות במובהק.

  • עליך להחיל הגדרות שונות, כגון ניהול גירסאות או אישור, על ערכות שונות של קבצים.

  • אינך צריך לנתח את הקבצים יחד או לקבל עדכונים מאוחדים אודות הקבצים.

  • ברצונך לספק קבוצות שונות של אפשרויות ליצירת קבצים חדשים או שברצונך שהאפשרויות בתפריט 'חדש' של ספריה יופיעו בסדר שונה.

להלן חלק מהדרכים שבהן תוכל לעבוד ביעילות עם ספריות מרובות:

הגדרת תבניות אתר ועמודות    אם הארגון שלך מעוניין להקים הגדרות עקביות בכל הספריות שלו, באפשרותך להגדיר אותו את תבניות אתר ועמודות אתר. באפשרותך לשתף את ההגדרות בין ספריות מרובות כך שאין צורך ליצור מחדש את ההגדרות בכל פעם.

שליחת קבצים למיקום אחר    אם אתה מעוניין קובץ יהיה זמין בספריות מרובות, באפשרותך לאחסן אותו בספריה אחת ולאחר מכן לשלוח עותק לספריות אחרות. באפשרותך לבחור לקבל תזכורת לעדכן את כל העותקים של המסמך בעת ביצוע שינויים המקורית.

יצירת תבניות ספריה    אם ברצונך לקבוע הגדרות אחיד עבור ספריות או לעשות שימוש חוזר במאפיינים בין ספריות, באפשרותך לשמור ספריה כתבנית. תבניות ספריה זמינות כאפשרות באתר שלך כאשר אתה לוחץ על יצירה בתפריט ' פעולות אתר '.

לראש הדף

ארגון קבצים בספריה

ישנן מספר דרכים לארגון קבצים בספריה. באפשרותך להוסיף עמודות, להגדיר תצוגות וליצור תיקיות. לכל אחת מהשיטות יש יתרונות משלה, ובאפשרותך לשלב בין השיטות כך שיתאימו לצרכים הייחודיים של הספריה שלך ושל הצוות שלך.

הוספת עמודות

כברירת מחדל, ספריות עוקבות אחר שם הקובץ וכן אחר מידע אודות מצב הקובץ, כגון אם הקובץ הוכנס. עם זאת, באפשרותך לציין עמודות נוספות שיסייעו לקבוצה שלך לחלק קבצים לקטגוריות ולנהל אחריהם מעקב, כגון שם קמפיין או מספר פרוייקט, או מידע אחר שחשוב לצוות שלך. קיימות כמה אפשרויות עבור סוג העמודה שתיצור, כולל שורה בודדת של טקסט, רשימה נפתחת של אפשרויות, מספר המחושב מתוך עמודות אחרות או אפילו השם והתמונה של אדם באתר שלך.

עמודות מספקות כותרות עמודה שמקלות על המשתמשים למיין ולסנן מסמכים. בעת הצגת קבצים בספריה, באפשרותך למיין או לסנן אותם באופן זמני על-ידי הצבעה על שם של עמודה ולאחר מכן לחיצה על החץ למטה לצד השם. פעולה זו שימושית אם עליך להציג את הקבצים בדרך מסוימת, אך יהיה עליך לחזור על השלבים בפעם הבאה שתציג את הספריה.

לראש הדף

הגדרת תצוגות

האם המשתמשים ירצו לעתים קרובות להציג את כל המסמכים הקשורים לפרוייקט מסוים או כל המסמכים השייכים למחלקה מסוימת, או לקבץ את המסמכים לפי החודש שבו חל תאריך היעד שלהם? אם אתה מצפה להציג את הקבצים בדרך מסוימת לעתים קרובות, באפשרותך להגדיר תצוגה. באפשרותך להשתמש בתצוגה זו בכל פעם שתעבוד בספריה. כאשר תיצור תצוגה, היא תתווסף לרשימה הנפתחת 'תצוגות נוכחיות' שממוקמת ברצועת הכלים של הספריה.

תצוגת ספריה היא בחירה של עמודות בדף שמציגה פריטים בספריה ולעתים קרובות מגדירה סדר מיון, סינון, קיבוץ ופריסה מותאמת אישית מסוימים. לספריות יכולות להיות תצוגות אישיות ותצוגות ציבוריות. כל אדם בעל רמת ההרשאה 'השתתפות' יכול ליצור תצוגה אישית כדי לראות את הקבצים בדרך מסוימת או כדי לסנן רק את הקבצים שברצונו לראות. אם יש לך הרשאה לעצב ספריה, באפשרותך ליצור תצוגה ציבורית שכל אחד יכול להשתמש בה בעת הצגת הספריה. באפשרותך גם להפוך כל תצוגה ציבורית לתצוגת ברירת המחדל, כך שאנשים יראו באופן אוטומטי את התצוגה הזו של הספריה.

אם חברים בקבוצה שלך מציגים את הספריות במכשיר נייד, באפשרותך גם ליצור תצוגות המספקות מגבלות, כגון מספר הפריטים המוצגים בתצוגה, שיתאימו באופן מיטבי לרוחב הפס ולמגבלות של המכשירים.

לראש הדף

יצירת תיקיות

תיקיות (שנקראות גם גורמים מכילים) מספקות דרך אחרת לקבץ ולנהל תוכן בספריה או ברשימה. אם תיקיות זמינות עבור הספריה, באפשרותך להוסיף תיקיות לרוב סוגי הספריות. אם הספריה שלך מכילה פריטים רבים, תיקיות משפרות גם את יעילות הגישה לפריטים אלה. בעת יצירת תיקיה, נוצר מאחורי הקלעים אינדקס פנימי. אינדקס פנימי זה נוצר גם עבור תיקיית הבסיס, או עבור הרמה העליונה של רשימה או ספריה. בעת גישה לפריטים בתיקיה, אתה משתמש למעשה באינדקס פנימי זה כדי לגשת לנתונים.

אם ספריה מכילה פריטים רבים שניתן לקבצם בדרך מסוימת, באפשרותך להשתמש בתיקיות כדי לארגן תוכן בתוך הספריה. דוגמאות טובות לקבוצות כוללות פרוייקטים, צוותים, מחלקות, קטגוריות מוצרים, טווחי גילאים, רשימות אלפביתיות וקבוצות משנה אלפביתיות (א-ג, ד-ו וכו'). תיקיות יכולות לסייע לאנשים לסרוק ולנהל קבצים רבים בדרך מוכרת.

תיקיות בספריה

כברירת מחדל, ספריית עם תיקיות זמין מציג תיקיות בתצוגת ברירת המחדל של ספריית ללא מסננים כלשהם. דבר זה שימושי משום שהמשתמשים יכולים לבחור את התיקיה המתאימה בעת הוספת מסמכים חדשים. הצגת כל התיקיות גם מאפשר פחות סביר פריטים יתווסף באופן שגוי מחוץ לתיקיות בספריה. ניתן בקלות לארגן מסמכים בתיקיות ספריה אחרת על-ידי שימוש זמינות ברצועת הכלים של ספריה בפקודה פתח באמצעות סייר Windows.

הערה: ניתן להגדיר זאת תצוגה ספריה, מיון כהוא, ובמקרה התיקיות אינם מציגים הראשונה לפני כל הפריטים בתצוגה. לא מומלץ להשתמש באפשרות מיון תצוגה זו אם ברצונך שמשתמשי כדי לאתר בקלות את התיקיה הנכונה.

למרות אינם מציגים תיקיות של ספריית מסמכים, במקטע של ההפעלה המהירה, בעל האתר או משתמש בעל הרשאה לעיצוב אתר באפשרותך להפעיל תצוגת עץ, אשר מציגה את המקטע הירארכיית אתרים בהפעלה המהירה, ומאפשר לך להרחיב, לכווץ ולנווט בקלות תיקיות של ספריות.

תיקיות בתצוגת עץ

לראש הדף

שילוב בין השימוש בעמודות, תצוגות ותיקיות

כל שלוש גישות יוכלו לעבוד יחד. ניתן להשתמש באותן עמודות שתשתמש כדי לעקוב אחר פרוייקטים בתצוגת ברירת המחדל של ספריה כדי ליצור תצוגה עם מספר קריטריוני סינון. תצוגה ניתן גם למיין ולסנן באופן דינאמי על-ידי לחיצה על כותרות העמודות כדי להמשיך לבודד ולזהות תוכן הנחוצים את spur של הרגע. אם הוגדר מבנה תיקיות בספריית, ניתן "לשטח" תצוגה ספריה על-ידי הגדרת האפשרות הצג את כל הפריטים ללא תיקיות ב- מקטע תיקיות בעת יצירה או לשנות את התצוגה. בכל אחת מהגישות יכולים להשלים השני כדי לקבל את התוכן הנכון בזמן המתאים והודעות בדרך המתאימה לך.

לראש הדף

השלבים הבאים

כעת, לאחר שקיבלת תמונה כוללת על ספריות, השלבים הבאים הם משימות נפוצות ושימושיות שבאפשרותך לבצע עם ספריות.

  • יצירה או מחיקה של ספריה או של תיקיה בספריה

  • הוספה, פתיחה ומחיקה של קבצים בספריה

  • הוספת עמודות לספריה ויצירת תצוגות ספריה

  • עבודה עם תבניות ספריה וסוגי תוכן

  • סינכרון ספריית SharePoint במחשב שלך עם תוכניות לקוח

  • העברה והעתקה של מסמכים בין ספריות

  • שימוש בזרימות עבודה עם ספריה

  • הגדרת הרשאות והגדרות מתקדמות בספריה

  • שימוש בספריות תמונות

  • ניהול ספריה בעלת מסמכים רבים

מצא מידע נוסף אודות משימות אלה במקטע למידע נוסף.

לראש הדף

הערה: כתב ויתור בנוגע לתרגום מכונה: מאמר זה תורגם על-ידי מערכת מחשב, ללא התערבות אדם. Microsoft מציעה את תרגומי המכונה כדי לסייע למשתמשים שאינם דוברי אנגלית ליהנות מתוכן בנושא מוצרים, שירותים וטכנולוגיות של Microsoft. מכיוון שהמאמר תורגם על-ידי מכונה, הוא עלול להכיל שגיאות באוצר המילים, בתחביר או בדקדוק.

הרחב את הכישורים שלך
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×