מבוא לספריות

הערה: אנו מעוניינים לספק לך את תוכן העזרה העדכני ביותר במהירות האפשרית, בשפה שלך. דף זה תורגם באמצעות אוטומציה והוא עשוי לכלול שגיאות דקדוק או אי-דיוקים. מטרתנו היא כי תוכן זה יהיה שימושי עבורך. האם תוכל לספר לנו אם המידע הועיל לך, בחלק התחתון של דף זה? לנוחותך, הנה המאמר באנגלית.

ספריה היא מיקום באתר שבו ניתן להעלות, ליצור, לעדכן ולשתף פעולה בקבצים יחד עם חברי צוות. כל ספריה מציגה רשימת קבצים ומידע חשוב על הקבצים, כגון האדם האחרון ששינה קובץ כלשהו. רוב האתרים כוללים ספריה בעת יצירת האתר. לדוגמה, אתר צוות המכיל ספריית מסמכים שבה ניתן לסדר ולשתף את המסמכים.

ספריית מסמכים

לפי הצורך ספריות יותר, באפשרותך לבחור מבין כמה יישומים ספריה מוכן לשימוש ולהוסיף אלה לאתר שלך. באפשרותך גם להתאים אישית ספריות במספר דרכים. לדוגמה, באפשרותך לקבוע כיצד הם להצגה, מנוהל, ומסמכים שנוצרו. או לעקוב אחר גירסאות קבצים, כולל כמה וסוג הגירסה. באפשרותך גם ליצור תצוגות מותאמות אישית, טפסים וזרימות כדי לסייע לך לנהל את הפרוייקטים תהליכים עסקיים.

אם אתה מעוניין רק כדי ליצור או עבודה עם ספריות ולאחר זקוק למידע אודות השימוש, להלן משימות נפוצות ושימושיות שבאפשרותך לבצע.

צוות שיווק ב- Contoso יוצר אתר צוות שבו הוא מתכנן לנהל פרוייקטים ומסמכים. אנשי הצוות בוחרים בעלי אתר לניהול האתר. בעלי האתר מקבל את רמת ההרשאה 'שליטה מלאה' כאשר הוא נוסף לקבוצה 'בעלים' של האתר. הוא משתף את האתר ומעניק לכולם הרשאה להשתתף בו. הצוות החליט להשתמש בספריית המסמכים לניהול הודעות לעיתונות, קבצי תקציב, חוזים, הצעות ומסמכי צוות אחרים.

בעלי האתר מעלה מסמכים חשובים כדי לאפשר לצוות להתחיל להשתמש בספריה כמיקום מרכזי. לאחר מכן הוא מפעיל ניהול גירסאות, כדי שלצוות תהיה אפשרות לבחון כיצד קבצים התפתחו ולשחזר גירסאות קודמות, במידת הצורך. בעלי האתר מוסיף גם תבניות סטנדרטיות לספריה עבור דוחות שיווק, חוזי מכירות, תוכניות לקמפיינים וגליונות עבודה של תקציב. כל תבנית מכילה את סמל החברה ותבנית שכולם הסכימו להשתמש בה. כאשר חברים יוצרים קובץ חדש מספריית המסמכים, הם יכולים לבחור את התבנית לשימוש בקלות.

כאשר חברי הצוות מוסיפים קבצים ומשתפים פעולה במסמכים, הם מארגנים את הספריה על-ידי הוספת עמודות ויצירת תצוגות שיעזרו להם לאתר מסמכים במהירות. לדוגמה, בעלי האתר מוסיף את העמודה "שם פרוייקט" כך שהחברים יוכלו לסנן או למיין לפי עמודה זו. חברי צוות אחרים מוסיפים תצוגות ציבוריות שניתן לקבץ לפי רבעון כספים ומסננים בחיפוש אחר חוזים שתוקפם יפוג תוך שישה חודשים. כל חבר יוצר גם תצוגות אישיות העוזרות לו לאתר מידע במהירות ולהשלים את עבודתו.

לאחר דיון ארוך בפגישת צוות, חברי הצוות מחליטים להגדיר התראות ברמת הספריה כדי לדווח על עדכונים פעם בשבוע. כל חבר יכול להחליט כיצד להגדיר התראות נוספות או הזנות RSS בקבצים ספציפיים במידת הצורך.

הכרטיסיה 'ספריה' עם סימון של התראת RSS

כמו כן, הצוות מתחייב ל"שיטת עבודה מומלצת" חשובה בעולם חדש זה של שיתוף פעולה. כאשר חברים רוצים לשתף מסמך, במקום לצרף אותו להודעת דואר אלקטרוני כפי שעשו בעבר, הם שולחים דואר אלקטרוני עם קישור למסמך. קל לשלוח קישור בדואר אלקטרוני מתוך ספריות והקישור מצביע על הגירסה העדכנית ביותר באתר הצוות.

אחד מתחומי האחריות החשובים של הצוות הוא הצעת קמפיינים שיווקיים להעלאת המכירות וההכנסות. בזמן שחברי הצוות מפתחים תוכנית חדשה לקמפיין, הם עורכים מסמכים במשותף ועוקבים אחר גירסאות משניות של הקבצים. העריכה המשותפת מאפשרת למשתמשים מרובים לערוך מסמך כלשהו בו-זמנית, מבלי לחשוש משינויים מתנגשים. אם הם טועים בגירסה אחת של המסמך, הם יכולים לשחזר גירסה קודמת. כאשר הם מסיימים את תוכנית הקמפיין, הם יכולים ליצור גירסה ראשית ולשלוח אותה לאישור של המחלקה המשפטית והמנהל שלהם. כאשר הקובץ מאושר, עובדים אחרים בחברה יכולים להציג את הקובץ.

בעלי האתר בוחן את התיעוד וההדרכות באינטרנט ולומד כיצד להגדיר זרימת עבודה, לשייך אותה לספריה ולהפוך את תהליך קבלת המשוב, איסוף החתימות ופרסום המסמך הסופי לאוטומטי.

כעבור שלושה חודשי שימוש, ספריית מסמכים והאתר הופכים לכלי חיוני של צוות השיווק והם עוזרים לשפר את הפרודוקטיביות והניראות שלו ברחבי הארגון. אנשי צוות השיווק לא יכולים להסתדר בלעדיהם והם בוחנים דרכים אחרות לשימוש בטכנולוגיות SharePoint לשיפור שיתוף הפעולה.

להלן כמה דרכים המאפשרות לעבוד עם ספריות ולהפוך אותן לשימושיות יותר עבור הקבוצה (מסודרות באופן כללי מהבסיסי למתקדם):

שימוש בתצוגות ויצירה שלהן     באפשרותך להשתמש בתצוגה כדי לראות את הקבצים בספריה החשובים לך ביותר או המתאימים ביותר למטרה. התוכן של הספריה אינו משתנה, אבל כל תצוגה מסדרת או מסננת את הקבצים כדי שיהיה קל יותר למצוא אותם וכדי לאפשר עיון מהותי יותר בהם. לקבלת מידע נוסף אודות תצוגות, ראה יצירה, שינוי או מחיקה של תצוגה ברשימה או בספריה.

סרגל התצוגות ספריית תמונות עם שינוי תצוגה שנבחרה

מעקב אחר גירסאות     אם אתה צריך לשמור גירסאות קודמות של קבצים, ספריות יכולות לסייע לך לעקוב אחר, לאחסן אותן ולשחזר את הקבצים. באפשרותך לעקוב אחר כל הגירסאות באותו אופן. לחלופין, באפשרותך לבחור מייעד כמה גירסאות ראשיות, כגון הוספת פרק חדש ידנית ולאחר בגירסאות מסוימות בתור משניות, כגון תיקון שגיאת איות. כדי לסייע בניהול שטח אחסון, באפשרותך לבחור באופן אופציונלי את המספר של כל סוג של הגירסה שברצונך לאחסן.

עצה:  אם הצוות שלך מתכנן להשתמש בעריכה משותפת, מומלץ להפעיל ניהול גירסאות ראשיות לפחות בספריה, למקרה שמישהו יעלה בטעות מסמך בעל שם זהה לספריה שבה כולם מבצעים עריכה משותפת. באופן זה, אם תאבד שינויים, תוכל לשחזר גירסה קודמת של המסמך.

לקבלת מידע נוסף אודות ניהול גירסאות, ראה הפיכת ניהול גירסאות לזמין וקביעת תצורתו עבור רשימה או ספריה.

עריכה משותפת או הוצאת קבצים     בעת עריכת מסמך Microsoft Word או PowerPoint מספריה מבלי לבדוק אותו, שאנשים אחרים יוכלו לערוך אותו בבת אחת (כלומר הוא עריכה משותפת). כאשר אתה הוצאת קבצים קובץ, אתה מוודא שרק אדם אחד יוכל לערוך את הקובץ עד להכנסת. באפשרותך לדרוש מסמכים הוצאה בספריות המכילות מסמכים רגישים או כאשר ברצונך לעקוב בזהירות בהתפתחות של מסמכים. אך זכור כי לדרוש הוצאת קבצים יבצע אותה לבלתי אפשרי להבנה עבור אנשים עריכה משותפת של מסמכים. שימוש הוצאה, אנשים יתבקש ספק משוב אודות מה השתנה הם במסמך, אך הוצאת גם להאט עריכה וסקירה של תהליכים. לקבלת מידע נוסף, ראה מסמך שיתוף פעולה ועריכה משותפת או הוצאה, הכנסה, או ביטול שינויים בקבצים בספריית.

עריכת קבצים מתוכניות שולחן עבודה    בעת אחסון מסמכים באתר SharePoint, באפשרותך ליצור, לערוך מסמכים ולבצע בהם עריכה משותפת ישירות מתוך תוכניות שולחן עבודה תואמות, כגון Microsoft Word או PowerPoint, מבלי לעבור לאתר. לדוגמה, באפשרותך לערוך מצגת PowerPoint באותו הזמן שאנשים אחרים עורכים אותה (פעולה הקרויה עריכה משותפת). כמו כן, באפשרותך לנהל הכנסה והוצאה של קבצים ישירות מ- PowerPoint. בנוסף, באפשרותך להשתמש ב- OneDrive for Business או ב- Outlook כדי להעביר תוכן ספריה למצב לא מקוון, לעבוד איתו ממיקום מרוחק ולאחר מכן לסנכרן את השינויים בצורה חלקה כאשר תחזור למצב מקוון.

קבלת עדכונים על שינויים     כדי להישאר מעודכן כאשר המסמכים בספריה משתנים, הגדר התראות, הירשם להזנות RSS או עקוב אחר מסמכים. ההבדל העיקרי בין התראות, RSS ומעקב הוא המקום שבו אתה מקבל את ההודעות. התראות והזנות RSS מודיעות לך על עדכונים ומאפשרות לך להתאים אישית את כמות המידע שאתה מקבל. באפשרותך להגדיר התראות או RSS כדי לקבל הודעה על כל דבר שמשתנה בספריה. אם אכפת לך ממסמך ספציפי בלבד, הגדר התראה או מעקב אחר המסמך. התראות יכולות להופיע בתור הודעות דואר אלקטרוני או טקסט. הודעות RSS מתקבלות בהזנה מאוחדת שניתן לקרוא ב- Outlook או בקורא הזנות אחר. אם תעקוב אחר מסמך, תקבל הודעה בהזנה החדשותית שלך (אם הארגון שלך משתמש בהזנה חדשותית). לקבלת מידע נוסף אודות הודעות, ראה יצירת התראה או הרשמה כמנוי להזנת RSS.

דרישת אישור מסמכים     באפשרותך לדרוש אישור מסמכים לפני שיהיה ניתן לראות אותם. מסמכים נשארים במצב המתנה עד שהם מקבלים אישור או דחייה מצד אדם המורשה לעשות זאת. באפשרותך לקבוע אילו קבוצות משתמשים יוכלו להציג מסמך לפני אישורו. תכונה זו יכולה להיות שימושית אם הספריה מכילה קווים מנחים או הליכים חשובים שיש להשלים לפני שאחרים יראו אותם.

הגדרת הרשאות    קבוצות SharePoint ורמות הרשאה לסייע לך לנהל ביעילות גישה לתוכן. כברירת מחדל, הרשאות של ספריות, תיקיות בתוך ספריות ומסמכים מתקבלות בירושה מאתר. הקצאת הרשאות ייחודיות ספריה ספציפית או מסמך יכולה לסייע לך להגן על תוכן רגיש, כגון חוזים או מידע תקציב, ללא הגבלת גישה לשאר האתר. לקבלת מידע נוסף אודות הרשאות, ראה הכרת רמות הרשאה ב- SharePoint.

יצירת זרימות עבודה     סוג ספריה או תוכן מסמך באפשרותך שימוש בזרימות עבודה שהארגון שלך הגדיר עבור תהליכים עסקיים, כגון ניהול אישור מסמכים או לסקור. הקבוצה שלך, באפשרותך להחיל תהליכים עסקיים למסמכים שלו, המכונה זרימות עבודה, אשר מציין פעולות שניתן לנקוט ברצף, כגון אישור מסמכים. זרימת עבודה של SharePoint היא דרך אוטומטית של העברת מסמכים או פריטים דרך רצף של פעולות או משימות. שלוש זרימות עבודה זמינות לספריות כברירת מחדל: אישור, ניתוב מסמך כדי שקבוצת אנשים לאישור; איסוף משוב, אשר ניתוב מסמך כדי שקבוצת אנשים משוב ומחזירה את המסמך לאדם שיזם את זרימת העבודה כקובץ אוסף; ו- ' איסוף חתימות ', אשר ניתוב מסמך לקבוצה של אנשים כדי לאסוף חתימות דיגיטליות שלהם.

הערה:  רק זרימת העבודה בשלושה מצבים זמינה ב- SharePoint Foundation.

לקבלת מידע נוסף אודות זרימות עבודה, ראה אודות זרימות העבודה הכלולות ב- SharePoint.

הגדרת סוגי תוכן     אם הקבוצה שלך עובדת עם מספר סוגים של קבצים, כגון גליונות עבודה, מצגות ומסמכים, באפשרותך להרחיב את הפונקציונליות של הספריה שלך על-ידי הגדרת סוגי תוכן מרובים והפיכתם. סוגי תוכן מוסיפים גמישות והעקביות בין ספריות מרובות. כל סוג תוכן יכול לציין תבנית ותהליכים אפילו זרימת עבודה. התבניות שתפעל בתור נקודת התחלה, עבור עיצוב ואת טקסט מוכן מראש ולקבלת המאפיינים שחלים מסמכים מסוג זה, כגון שם מחלקה או חוזה מספר.

מעקב ביקורת    אם יש לך קבוצה של קבצים רגישים יהיה כדאי לך לדעת כיצד המסמכים שהיו בשימוש, באפשרותך להגדיר מדיניות המאפשרת לך להפוך מעקב ביקורת של אירועים, כגון שינויים בקבצים, עותקים או המחיקה.

הגדרת מדיניות    הגדרות מדיניות מאפשרות תפוגת תוקף, מחיקה אוטומטית או סקירה תקופתית (באמצעות זרימת עבודה) של מסמכים שהגיעו לגיל מסוים. עם התפתחות הספריות, השימוש בהגדרות מחיקה אלה יכול לחסוך זמן ומאמץ בניסיון לפנות שטח דיסק קשיח שהתמלא באופן ידני או למנוע הגעה למגבלות מיכסה.

הערה:  הגדרות מדיניות אינן זמינות ב- SharePoint Foundation.

שימוש באתר מרכז המסמכים    באפשרותך להשתמש באתר מרכז המסמכים כאשר ברצונך ליצור, לנהל ולאחסן מספר רב של מסמכים. מרכז המסמכים מיועד לשמש בתור מאגר מרכזי לניהול מסמכים רבים. תכונות כגון ניווט במטה-נתונים ותצוגות עץ, סוגי תוכן ורכיבי Web Part עוזרות לך לארגן ולאחזר מסמכים. מארגני תוכן יכולים להגדיר במהירות ניווט מונחה מטה-נתונים לקבלת ביצועים טובים ברוב הספריות ללא יצירה מפורשת של אינדקסים. מארגני תוכן יכולים גם ליצור אינדקסים לשיפור הביצועים על-פני טווח רחב יותר של מסננים ותצוגות. באפשרותך להשתמש באתר מרכז מסמכים כסביבת עריכה (שבה משתמשים מכניסים ומוציאים קבצים ויוצרים מבני תיקיות עבור קבצים אלה) או כארכיון תוכן (שבו משתמשים רק מציגים או מעלים מסמכים).

הערה: מרכז המסמכים אינה זמינה ב- SharePoint Foundation.

האופן שבו אתה מארגן את הקבצים בספריה תלוי בצרכים של הקבוצה שלך ובאופן שבו אתה מעדיף לאחסן ולחפש את המידע שלך. מידה מסוימת של תכנון יכולה לעזור לך להגדיר את המבנה הטוב ביותר לקבוצה. ספריות כוללות כמה תכונות העוזרות לך לעבוד עם קבצים מרובים בספריה אחת. עם זאת, ייתכן שספריות מרובות יתאימו יותר לקבוצה שלך.

ייתכן שאתה מעדיף להשתמש בספריה אחת גדולה המשרתת צרכים מגוונים. לדוגמה, ייתכן שיש כמה פרוייקטים באותה קבוצה או קבוצות מרובות העובדות על פרוייקט אחד. שקול להשתמש בספריה יחידה כאשר:

  • הקבוצה שלך צריכה להציג מידע מסכם אודות אותה ערכת קבצים, או תצוגות שונות של אותה ערכת קבצים. לדוגמה, מנהל רוצה להציג את כל הקבצים כשהם מקובצים לפי מחלקה או לפי תאריך יעד.

  • אנשים רוצים לחפש את הקבצים באותו מקום באתר.

  • ברצונך להחיל אותן הגדרות על הקבצים, כגון מעקב אחר גירסאות של קבצים או דרישת אישור.

  • הקבוצות העובדות עם הספריה חולקות מאפיינים דומים, כגון אותן רמות הרשאה.

  • ברצונך לנתח מידע על הקבצים בגיליון אלקטרוני, או לקבל עדכונים מאוחדים על הקבצים.

כדי לעבוד ביעילות עם מסמכים בספריה אחת, באפשרותך לארגן קבצים בספריה על-ידי הוספת עמודות, הגדרת תצוגות או יצירת תיקיות.

כדאי ליצור ספריות מרובות כאשר קיימים הבדלים ברורים בין ערכות הקבצים שאותן ברצונך לאחסן ולנהל, או בין קבוצות האנשים העובדים עם הקבצים. השתמש בספריות מרובות כאשר:

  • סוגי הקבצים שברצונך לאחסן ולנהל שונים זה מזה ואינך מצפה שאנשים יציגו לעתים קרובות תקצירים של הקבצים או יחפשו בקבצים יחד.

  • קבוצות האנשים המשתמשים בקבצים שונות זו מזו ובעלות רמות הרשאה שונות לגמרי.

  • עליך להחיל הגדרות שונות, כגון ניהול גירסאות או אישור, על ערכות שונות של קבצים.

  • אינך צריך לנתח את הקבצים יחד או לקבל עדכונים מאוחדים על הקבצים.

  • ברצונך לספק קבוצות שונות של אפשרויות ליצירת קבצים חדשים או שברצונך שהאפשרויות בתפריט 'חדש' של הספריה יופיעו בסדר שונה.

להלן חלק מהדרכים שבהן תוכל לעבוד ביעילות עם ספריות מרובות:

הגדרת תבניות אתר ועמודות    אם הארגון שלך מעוניין להקים הגדרות עקביות בכל הספריות שלו, באפשרותך להגדיר אותו את תבניות אתר ועמודות אתר. באפשרותך לשתף את ההגדרות בין ספריות מרובות כך שאין צורך ליצור מחדש את ההגדרות בכל פעם.

שליחת קבצים למיקום אחר    אם ברצונך שקובץ יהיה זמין בספריות מרובות, באפשרותך לאחסן אותו בספריה אחת ולאחר מכן לשלוח עותק לספריות אחרות. באפשרותך לבחור לקבל תזכורת לעדכון עותקים של המסמך בעת ביצוע שינויים במסמך המקורי.

יצירת תבניות ספריה    אם ברצונך לקבוע הגדרות אחידות לספריות או לעשות שימוש חוזר במאפיינים בין ספריות, באפשרותך לשמור כל ספריה כתבנית. תבניות ספריה זמינות בתור אפשרות בדף 'הוספת יישום' באתר שלך.

יש כמה דרכים לארגון קבצים בספריה. באפשרותך להוסיף עמודות, להגדיר תצוגות וליצור תיקיות. לכל אחת מהשיטות יש יתרונות משלה, ובאפשרותך לשלב בין השיטות כך שיתאימו לצרכים הייחודיים של הספריה שלך והצוות שלך.

כברירת מחדל, ספריות עוקבות אחר שם הקובץ ואחר מידע אודות מצב הקובץ, כגון אם הקובץ הוכנס. עם זאת, באפשרותך לציין עמודות נוספות שיעזרו לקבוצה שלך לחלק קבצים לקטגוריות ולנהל אחריהם מעקב, כגון שם קמפיין או מספר פרוייקט, או מידע אחר שחשוב לצוות שלך. קיימות כמה אפשרויות עבור סוג העמודה שאתה יוצר, כולל שורה יחידה של טקסט, רשימה נפתחת של אפשרויות, מספר המחושב מתוך עמודות אחרות או אפילו השם והתמונה של אדם כלשהו באתר שלך.

עמודות מספקות כותרות עמודה המקלות על המשתמשים למיין ולסנן מסמכים. בעת הצגת קבצים בספריה, באפשרותך למיין או לסנן אותם באופן זמני על-ידי הצבעה על שם של עמודה ולחיצה על החץ למטה לצד השם. פעולה זו שימושית אם עליך להציג את הקבצים בדרך מסוימת, אך תצטרך לחזור על השלבים בפעם הבאה שתציג את הספריה.

לקבלת מידע נוסף אודות הוספת עמודות, ראה יצירה, שינוי או מחיקה של עמודה ברשימה או בספריה.

האם משתמשים לעתים קרובות תרצה לראות: כל המסמכים הקשורים ספציפי של project, כל המסמכים השייכים למחלקה מסוימת, או לקבץ את המסמכים מדי חודש הם יעד? אם בכוונתך להציג את הקבצים מסוימת הדרך לעתים קרובות, באפשרותך להגדיר תצוגה. באפשרותך להשתמש בתצוגה זו בכל פעם שאתה עובד איתן הספריה. בעת יצירת תצוגה, היא להוסיף אותו לרשימה הנפתחת תצוגות הנוכחי הממוקמת ברצועת הכלים של ספריה.

תצוגת ספריה היא בחירה של עמודות בדף המציגה פריטים בספריה ולעתים קרובות מגדירה הגדרות ספציפיות של סדר מיון, סינון, קיבוץ ופריסה מותאמת אישית. לספריות יכולות להיות תצוגות אישיות ותצוגות ציבוריות. כל משתמש שהוקצה לקבוצה 'חברים' באתר (בעלת רמת ההרשאה 'השתתפות') יכול ליצור תצוגה אישית כדי להציג את הקבצים בדרך מסוימת או כדי לסנן ולהציג רק את הקבצים שברצונו לראות. אם יש לך הרשאה לעצב ספריה, באפשרותך ליצור תצוגה ציבורית שכל אחד יכול להשתמש בה בעת הצגת הספריה. תוכל גם להפוך כל תצוגה ציבורית לתצוגת ברירת המחדל, כך שאנשים יראו תצוגה זו של הספריה באופן אוטומטי.

אם חברים בקבוצה שלך מציגים את הספריות במכשיר נייד, תוכל גם ליצור תצוגות למכשירים ניידים עם מגבלות, כגון מספר הפריטים המוצגים בתצוגה, שיתאימו באופן מיטבי לרוחב הפס ולמגבלות של המכשירים.

לקבלת מידע נוסף אודות תצוגות, ראה יצירה, שינוי או מחיקה של תצוגה ברשימה או בספריה.

תיקיות הן גורמים מכילים שניתן להשתמש בהם לקיבוץ ולניהול של תוכן בספריה או ברשימה. אם תיקיות זמינות עבור הספריה, באפשרותך להוסיף תיקיות לרוב סוגי הספריות. אם הספריה שלך מכילה פריטים רבים, תיקיות משפרות גם את יעילות הגישה לפריטים אלה. בעת יצירת תיקיה, נוצר מאחורי הקלעים אינדקס פנימי. אינדקס פנימי זה נוצר גם עבור תיקיית הבסיס, או עבור הרמה העליונה של רשימה או ספריה. בעת הגישה לפריטים בתיקיה, אתה משתמש למעשה באינדקס פנימי זה כדי לגשת לנתונים.

אם ספריה כלשהי מכילה פריטים רבים שניתן לקבץ אותם בדרך מסוימת, באפשרותך להשתמש בתיקיות כדי לארגן תוכן בתוך הספריה. דוגמאות טובות לקבוצות הן פרוייקטים, צוותים, מחלקות, קטגוריות מוצרים, טווחי גילאים, רשימות אלפביתיות וקבוצות משנה אלפביתיות (א-ג, ד-ו וכולי). תיקיות יכולות לעזור לאנשים לסרוק ולנהל קבצים רבים בדרך מוכרת.

תיקיות בספריה

כברירת מחדל, ספריית עם תיקיות זמין מציג תיקיות בתצוגת ברירת המחדל של ספריית ללא מסננים כלשהם. דבר זה שימושי משום שהמשתמשים יכולים לבחור את התיקיה המתאימה בעת הוספת מסמכים חדשים. הצגת כל התיקיות גם מאפשר פחות סביר פריטים יתווסף באופן שגוי מחוץ לתיקיות בספריה. ניתן לארגן מסמכים בתיקיות ספריה אחרת בקלות על-ידי שימוש בפקודה פתח באמצעות הסייר זמינה ברצועת הכלים של ספריה.

הערה:  ניתן להגדיר תצוגת ספריה למיון רק על-ידי קריטריונים שצוינו, ובמקרה זה התיקיות אינן מופיעות ראשונות לפני כל הפריטים בתצוגה. ייתכן שלא תרצה להשתמש באפשרות מיון תצוגה זו אם ברצונך לאפשר למשתמשים לאתר בקלות את התיקיה הנכונה.

למרות שתיקיות ספריה אינן מוצגות בניווט האתר, בעלי האתר או משתמש בעל הרשאת עיצוב אתר יכול להפוך את תצוגת העץ לזמינה, שבה מוצג מקטע תוכן אתר בניווט האתר ובה ניתן להרחיב, לכווץ ולנווט בקלות בתיקיות של ספריות.

תצוגת עץ באתר

לקבלת מידע נוסף אודות תיקיות, ראה יצירת תיקיה בספריית מסמכים או מחיקת תיקיה בספריה.

שלוש השיטות יכולות לעבוד יחד. אותן העמודות שבהן אתה משתמש לצורך מעקב אחר מסמכים בתצוגת ברירת המחדל של ספריה יכולות לשמש ליצירת תצוגה בעלת כמה קריטריוני סינון. אנשים יכולים למיין ולסנן תצוגות באופן דינאמי על-ידי לחיצה על כותרות העמודה כדי למצוא תוכן בן רגע. אם הוגדר מבנה תיקיות בספריה, באפשרותך "לשטח" תצוגת ספריה על-ידי הגדרת האפשרות הצג את כל הפריטים ללא תיקיות במקטע תיקיות בעת יצירה או שינוי של התצוגה. כל שיטה יכולה להשלים את האחרות לקבלת התוכן הנכון בזמן הנכון ובדרך הנכונה עבורך.

ספריות מסוימות נוצרות עבורך בעת יצירת אתר חדש, כגון הספריה 'מסמכים' באתר צוות. באפשרותך להתאים אישית ספריות אלה למטרות שלך, או ליצור ספריות נוספות משלך. לכל סוג ספריה יש מטרה ספציפית ולחלק מהספריות יש ערכה שונה של אופני פעולה ותכונות.

חשוב:  יכולות להיות לך פחות או יותר ספריות זמינות באתר שלך, בהתאם לגירסת SharePoint שהאתר שלך מבוסס עליה, התוכנית של Office 365 שהארגון שלך רשום אליה כמנוי, או הזמינות של תכונות מסוימות באתר שלך.

ספריית נכסים    כדי לשתף ולנהל נכסי מדיה דיגיטלית, כגון קבצי תמונה, שמע ווידאו, השתמש בספריית נכסים. ספריות נכסים מקלות על משתמשים לגלות קבצי מדיה דיגיטלית שמשתמשים אחרים כבר יצרו, כגון סמלים ותמונות חברה, ולהשתמש בהם מחדש. ספריות נכסים גם מספקות סוגי תוכן עם מאפיינים ותצוגות לניהול ולאיתור של נכסי מדיה, כגון תמונות ממוזערות או מילות מפתח של מטה-נתונים. לדוגמה, כדאי לנהל ולאחסן תמונות ממותגות וחלקי תוכן הניתנים לשימוש מחדש מיישומים, כדי שיהיו זמינים בכל הארגון וכדי שהשימוש בהם יהיה עקבי.

ספריית לוחות מחוונים    מכילה דפים של רכיבי Web Part, דפים של רכיבי Web Part עם רשימות מצב ולוחות מחוונים של פריסות PerformancePoint.

ספריית חיבורי נתונים     כדי לפשט את התחזוקה והניהול של חיבורי נתונים, השתמש בספריית חיבורי נתונים. ספריית חיבורי נתונים היא מקום מרכזי לאחסון קבצים של חיבורי נתונים של Office ‏(ODC). כל אחד מקבצים אלה (‎.odc) מכיל מידע על איתור מקורות נתונים חיצוניים, התחברות וקבלת גישה אליהם וביצוע שאילתות בהם. קבצי ODC ממורכזים בספריית חיבורי נתונים גם מאפשרים לשתף, לנהל ולחפש קבצי חיבורי נתונים מתוך אתר SharePoint, והם מבטיחים שנתונים ודוחות עסקיים, בעיקר גליונות אלקטרוניים, ישמרו על סידרה עקבית של ערכים ותוצאות נוסחאות בתור "גירסה אחת של האמת".

הערה: כדי לפשט את התחזוקה והניהול של קבצי חיבורי נתונים עבור PerformancePoint, השתמש בספריית חיבורי הנתונים של PerformancePoint. בספריה זו, באפשרותך לאחסן קבצי ODC וקבצי Universal Data connection ‏(UDC).

ספריית מסמכים     עבור סוגי קבצים רבים, כולל מסמכים וגליונות אלקטרוניים, השתמש בספריית מסמכים. באפשרותך לאחסן סוגי קבצים אחרים בספריית מסמכים, על אף פי שסוגי קבצים מסוימים חסומים מטעמי אבטחה. כאשר אתה עובד עם תוכניות שאינן חסומות, באפשרותך ליצור קבצים אלה מהספריה. לדוגמה, ייתכן שלצוות השיווק שלך תהיה ספריית מסמכים משלו עבור חומרי תכנון, חדשות להפצה ופרסומים.

ספריית טפסים     אם עליך לנהל קבוצה של טפסים עסקיים המבוססים על XML, השתמש בספריית טפסים. לדוגמה, ייתכן שהארגון שלך ירצה להשתמש בספריית טפסים עבור דוחות הוצאות. הגדרת ספריית טפסים דורשת עורך XML או תוכנית לעיצוב טפסי XML, כגון Microsoft InfoPath. הטופס שאנשים ממלאים הוא למעשה קובץ ‎.xml המכיל את הנתונים (ורק את הנתונים) שהוזנו לטופס, כגון תאריך ההוצאה והסכום. כל דבר אחר המרכיב את דוח ההוצאות מסופק בתבנית הטופס. לאחר שאנשים ממלאים טפסים, באפשרותך למזג את נתוני הטופס או לייצא אותם למטרת ניתוח.

ספריית תמונות     כדי לשתף אוסף של תמונות דיגיטליות או גרפיקה, השתמש בספריית תמונות. על אף פי שניתן לאחסן תמונות בסוגים שונים של ספריות SharePoint, לספריות תמונות יש כמה יתרונות. לדוגמה, ספריית תמונות מאפשרת להציג תמונות בהצגת שקופיות, להוריד תמונות למחשב ולערוך תמונות באמצעות תוכניות גרפיקה מתאימות, כגון הצייר של Microsoft. שקול ליצור ספריית תמונות אם ברצונך לאחסן תמונות של אירועי צוות או השקות מוצרים. תוכל גם ליצור קישורים לתמונות בספריה ממקום אחר באתר, כגון מתוך דפי Wiki ובלוגים.

ספריית רשומות     כדי לקיים מאגר מרכזי לאחסון וניהול של רשומות הארגון שלך או של מסמכים עסקיים חשובים, השתמש בספריית רשומות. לדוגמה, ייתכן שהארגון צריך לציית לתקנות תאימות הדורשות תהליך מסודר לניהול מסמכים חיוניים. אתר של מרכז רשומות יכול להכיל כמה ספריות רשומות לאחסון סוגים שונים של רשומות. עבור כל ספריה, באפשרותך להגדיר מדיניות הקובעת אילו רשומות יש לאחסן, כיצד לנתב ולנהל את המסמכים וכמה זמן יש לשמור את הרשומות.

ספריית דוחות     כדי לפשט את היצירה, הניהול והמסירה של דפי אינטרנט, מסמכים ומחווני ביצועי מפתח (KPI) של מדדים ויעדים, השתמש בספריית דוחות. ספריית הדוחות היא מקום מרכזי שבו ניתן ליצור ולשמור דוחות, כגון חוברות עבודה של Excel, ודפי לוחות מחוונים. בעת פרסום חוברת עבודה של Excel בספריית דוחות, ניתן לפתוח אותה בלחיצה אחת בתצוגת דפדפן כדי לראות את חוברת העבודה בנוחות מבלי להוסיף אותה לדף רכיבי Web Part.

ספריית דיאגרמות תהליך (יחידות מטריות ויחידות של ארה"ב)    כדי לאחסן ולשתף מסמכים של תהליכי דיאגרמה, כגון אלה הנוצרות ב- Microsoft Visio, השתמש בספריית דיאגרמות תהליך. הספריות ביחידות המטריות והספריות ביחידות ארה"ב מותאמות למידות המתאימות.

ספריית דפי Wiki    כדי ליצור אוסף של דפי Wiki מחוברים, השתמש בספריית דפי Wiki. דפי Wiki מאפשרים לאנשים רבים לאסוף מידע בתבנית קלה ליצירה ולשינוי. כמו כן, באפשרותך להוסיף לספריה דפי Wiki המכילים תמונות, טבלאות, היפר-קישורים וקישורים פנימיים. לדוגמה, אם הצוות יוצר אתר Wiki עבור פרוייקט, האתר יכול לאחסן עצות וטריקים בסדרת דפים המקושרים זה לזה.

הערה: בהתאם לאתר שלך ולתצורה, ספריות מערכת נוספות, כגון ספריית הסגנונות, ספריית נכסי האתר וספריית דפי האתר, נוצרות עבורך באופן אוטומטי. עם זאת, לא ניתן ליצור ספריות ספציפיות אלה באמצעות ממשק המשתמש.

שפר את הכישורים שלך ב- Office
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×